ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · F02-PO-12.01 Inventar fluxuri de informaţii 23...
Transcript of ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · F02-PO-12.01 Inventar fluxuri de informaţii 23...
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”,
JUD. BACĂU
APROBAT,
DIRECTOR,
PROF. ANTIP CRINA RAMONA
……………………………..
AVIZAT
PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.
PROF. SAVA RODICA
…………………….
OPIS DOCUMENTE
STANDARDUL 12-INFORMAREA ȘI COMUNICAREA
Nr.crt. / Cod
formular Documente privind mediul de control Pag.
PO-12.01 REALIZAREA CIRCUITULUI INFORMAȚIILOR 3
F01-PO-12.01 Chestionare de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control
intern/managerial
22
F02-PO-12.01 Inventar fluxuri de informaţii 23
F03-PO-12.01 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor 24
F04-PO-12.01 Decizie privind realizarea circuitului informațiilor 25
PO-12.02 COMUNICAREA INTER ȘI INTRAINSTITUȚIONALĂ 26
F01-PO-12.02 Inventar Documente 62
F02-PO-12.02 Inventar fluxuri de informații 63
F03-PO-12.02 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului comunicării interinstituționale 64
F04-PO-12.02 Decizie privind realizarea circuitului comunicării interinstituționale 65
F05-PO-12.02 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului comunicării intrainstituționale 66
F06-PO-12.02 Decizie privind realizarea circuitului comunicării intrainstituționale 67
PO-12.03 CORESPONDENȚA INTER ȘI INTRAINSTITUȚIONALĂ 68
F01-PO-12.03 Inventar Documente 94
F02-PO-12.03 Registrul intrări-ieșiri 95
F03-PO-12.03 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului corespondenței interinstituționale 96
F04-PO-12.03 Decizie privind realizarea circuitului corespondenței interinstituționale 97
F05-PO-12.03 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului corespondenței intrainstituționale 98
F06-PO-12.03 Decizie privind realizarea circuitului corespondenței intrainstituționale 99
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
3
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
REALIZAREA CIRCUITULUI INFORMAȚIILOR
PO-12.01
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
4
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după
caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat
Grădinariu Sebastian
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Paloșanu Elena
Membri Comisie 02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2018
3 Aprobat
Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
5
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
6
Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia
din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
Crt
Scopul
difuzării
Ex.
Nr.
Serviciu/
Birou/
Compar
timent
Funcţia Nume şi
prenume
Data
primirii
Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare /
Aplicare
1 Comisie Membri
Comisie
Grădinariu Sebastian
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Paloșanu Elena
02.11.2018
2 Aplicare 1 Comisie Secretar
Comisie
Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018
3 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
4 Arhivare 1 Comisie Secretar
Comisie
Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
7
1. Scopul procedurii
Prezenta procedură de sistem are scopul de a stabili tipurile de informaţii şi documente,
sursele şi destinatarii, precum şi circuitul intern al acestora, astfel încât conducerea şi
salariaţii, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile.
Scopuri generale
Stabileşte modul de circulaţie al informaţiilor şi documentelor în interiorul instituției
în funcţie de tipul acestora;
Asigură existența documentației necesare formalizării circuitului informaţiilor şi
documentelor la nivelul instituţiei;
Asigură funcţionarea optimă a instituţiei, în concordanță cu misiunea acesteia;
Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/sau control, iar
pe director, în luarea deciziei.
Scopuri specifice
Stabilește mijloacele de urmărire a circulaţiei documentelor şi informaţiilor în cadrul
unității;
Reglementează activitățile realizate de către persoanele responsabile cu gestionarea
circuitului intern al documentelor şi informaţiilor în cadrul instituției;
Stabileşte persoanele responsabile cu asigurarea unui flux informaţional şi de
documente eficient la nivelul unităţii de învăţământ.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
8
2. Domeniul de aplicare
Procedura va fi aplicată în procesul de gestionare al circuitului informaţiilor şi
documentelor din cadrul unității;
Persoanele din cadrul unităţii de învăţământ care asigură fluenţa circuitului
informaţional şi al documentelor vor aplica prezenta procedură în activitatea
desfăşurată.
Principalele activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:
- determinarea persoanelor responsabile cu asigurarea circuitului informaţional la
nivelul instituției;
- însuşirea legislaţiei specifice care stă la baza circuitului informaţional de la nivelul
unității;
- stabilirea documentelor care vor fi elaborate în procesul de gestionare a circuitului
informaţional;
- stabilirea activităților ce au ca scop buna circulaţie a informaţiilor şi documentelor în
cadrul unităţii de învăţământ.
Compartimente implicate în activitatea procedurată:
- compartimente furnizoare de date: toate compartimentele/persoanele din instituţie;
- compartimente beneficiare ale activităţii procedurate: toate
compartimentele/persoanele din instituţie.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
9
3. Documente de referinţă
3.1 Legislaţie naţională primară (legi, ordonanţe de urgenţă)
Legea nr. 1/2011 Legea Educației Naţionale;
Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicată;
Legea nr.52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia publică, cu
completările ulterioare;
Legea nr.544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public, cu modificările
şi completările ulterioare.
3.2 Legislaţie naţională secundară (hotărâri de guvern, ordine, etc.)
Hotărârea Guvernului nr.123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare
a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public;
OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a
unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al
entităților publice;
Regulamentul privind regimul actelor de studii şi al documentelor şcolare gestionate de
unităţile de învăţământ preuniversitar;
Decizie de numire a Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea
metodologică cu privire la sistemele de control managerial.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
10
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
4.1 Definiţii:
Nr.
Crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru
stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi
sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor;
PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate sau un
proces care se desfăşoară la nivelul tuturor
compartimentelor/structurilor dintr-o entitate publică.
PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau un
proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente
dintr-o entitate publică.
2. Compartiment Departament / serviciu / birou.
3. Conducătorul
compartimentului
Şef birou / şef serviciu.
4. Sistem de control
managerial
Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese
şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial.
5. Circuitul informaţiilor
şi documentelor
Traseul parcurs de informaţiile şi documentele care sunt primite de
instituţia de învăţământ sau de cele elaborate în cadrul unității
6. Comisie Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a
dezvoltării sistemului de control managerial.
4.2 Abrevieri:
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. PO Procedura operaţională
2. PS Procedură de sistem
3. SCI/M Sistem de Control Intern/Managerial
4. E. Elaborare
5. V. Verificare
6. A. Aprobare
7. Ap. Aplicare
8. Ah. Arhivare
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
11
5. Descrierea procedurii
5.1 Generalităţi:
Procedura descrie traseul parcurs de informaţiile şi documentele primite de instituţia de
învăţământ sau de cele elaborate în cadrul acesteia, activităţile realizate, precum şi persoanele
implicate în asigurarea circuitului informaţional necesar bunei desfăşurări a activităţilor la
nivelul unității.
Informaţia este indispensabilă unui management sănătos, unei monitorizări eficace,
identificării situaţiilor de risc în faze anterioare ale manifestării acestora. În acest sens, cultura
entităţii publice are o incidenţă majoră asupra cantităţii, naturii şi fiabilităţii informaţiilor. În
entităţile publice există, în general, o cultură de tip normativ, în care accentul se pune pe
urmărirea corectă a procedurilor.
Informaţia trebuie să fie corectă, credibilă, clară, completă, oportună, utilă, uşor de
înţeles şi receptat, iar conducerea şi salariaţii trebuie să primească şi să transmită informaţiile
necesare pentru îndeplinirea optimă a sarcinilor. Informaţiile trebuie să beneficieze de o
circulaţie rapidă, în toate sensurile, inclusiv în şi din exterior.
Rezultate scontate: Asigurarea unui circuit fluent şi eficace a documentelor şi informaţiilor în
cadrul unităţii de învăţământ, în vederea desfăşurării în bune condiţii a activităţii unității și a
realizării rolului acestuia, în concordanță cu prevederile legale în vigoare.
5.2 Modul de lucru
5.2.1 Documente şi informaţii gestionate de unitate
Unitatea de învăţământ gestionează o gamă largă de documente şi informaţii care
privesc activitatea şcolară a elevilor din cadrul unității, activitatea cadrelor didactice şi didactice
auxiliare, precum şi operaţiunile contabile şi administrative care asigură funcţionarea
corespunzătoare a instituţiei. Documentele privesc actele de studii, evidenţa performanţelor
şcolare, a frecventării cursurilor şi a stării de sănătate a elevilor.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
12
În urma desfăşurării şedinţelor Consiliului de administraţie al unității şi a altor comisii
care sunt organizate şi funcţionează în cadrul instituţiei, se întocmesc procese-verbale şi minute
pentru consemnarea hotărârilor acestora.
Activităţile de natură administrativă şi organizatorică desfăşurate în cadrul instituţiei
sunt evidenţiate, de asemenea, prin intermediul documentelor specifice. Partea financiar-
contabilă şi cea de salarizare a personalului este ilustrată prin documentele financiare
corespunzătoare acestor activităţi.
Toate categoriile de documente menţionate anterior sunt înregistrate în Secretariatul
unităţii de învăţământ, acestea primind un număr unic din registrul de intrări-ieşiri, pentru a se
putea observa în permanenţă stadiul lucrărilor şi compartimentele sau persoanele cărora le-au
fost repartizate pentru soluţionare sau păstrare.
5.2.2 Persoanele responsabile cu funcţionarea circuitului informaţional
Buna funcţionare a circuitului informaţional din cadrul instituţiei depinde de întregul
personal, însă directorul şi secretarul unității joacă un rol esenţial în funcţionarea fără sincope
a acestuia.
Directorul răspunde de întocmirea, eliberarea, reconstituirea, anularea, completarea şi
gestionarea actelor de studii, precum şi a documentelor de evidenţă şcolară. De asemenea,
directorul repartizează lucrările angajaţilor competenţi cu soluţionarea lor, aplicând rezoluţiile
corespunzătoare pe acestea. Aprobarea documentelor care stabilesc realizarea anumitor
operaţiuni este o altă prerogativă importantă a directorului, care permite derularea rapidă a
acestora, contribuind la funcţionarea fluentă a instituţiei.
La rândul său, secretarul unității realizează activităţile de înregistrare a documentelor ce ţin de
funcţionarea internă a instituţiei, precum şi de soluţionarea unor solicitări venite din mediul
extern. Secretarul asigură transmiterea către director a documentelor ce necesită analiza,
verificarea şi aprobarea acestuia. De asemenea, secretarul este responsabil cu siguranţa
documentelor de evidenţă şcolară, completează fişele matricole, cataloagele de corigenţă şi se
ocupă de arhivarea tuturor documentelor şcolare. Compartimentul Secretariat este subordonat
directorului unităţii de învăţământ.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
13
5.2.3 Circulaţia internă a documentelor şi informaţiilor
Toate categoriile de documente gestionate de unitate, atât cele primite din exterior spre
soluţionare sau comunicarea unor răspunsuri sau documente, cât şi cele elaborate şi transmise
exclusiv în circuitul intern, trebuie să fie înregistrate şi aduse la cunoştinţa directorului.
Documentele primite din mediul extern instituţiei, se înregistrează, sunt înaintate directorului
pentru rezoluţie, după care se transmit angajaţilor cărora le sunt repartizate de către conducător.
După soluţionare, acestea sunt retransmise Secretariatului, care le înaintează directorului spre
semnare/aprobare. Ulterior, documentele sunt preluate din nou de secretar, care le descarcă din
evidenţa sa şi le expediază solicitanţilor de informaţii sau documente.
Documentele elaborate în cadrul unității, necesare desfăşurării anumitor procese
destinate funcţionării activităţii proprii, sunt direcţionate între compartimentele sau persoanele
responsabile, în conformitate cu procedurile interne care reglementează circulaţia lor. Acestea
sunt înregistrate în registrul de intrări-ieşiri al instituţiei, avizate de cei în măsură şi aprobate de
director la final. Apoi, documentele sunt preluate din nou de secretar, care le descarcă din
evidenţa sa şi le arhivează.
Circulaţia informaţiilor de interes pentru angajaţi şi conducere, necesare bunei
funcţionări a instituţiei se realizează, atât prin intermediul documentelor de lucru menţionate
anterior, precum şi în mod nemijlocit prin transmiterea acestora de către director sau Consiliul
de administraţie, către personal. Circulaţia informaţiilor cu acurateţe şi în timp util, asigură
premisele unei bune comunicări. Comunicarea trebuie să fie bidirecţională, atât pe verticală
(conducere-angajaţi şi angajaţi-conducere), cât şi pe orizontală (angajaţi-angajaţi).
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
14
Nr.
Crt.
Tip Document Provenienţa Conţinut Rol
1 Adresă Intern, Extern Date de identificare,
informaţii constatatoare
Înştiinţare
2 Notă Telefonică Extern Informări, date, comunicate Înştiinţare
3 Comunicat de Presă Extern Informări, date, comunicate Înştiinţare
4 Notă de Constatare Intern Constatare realizată la
nivelul conducerii sau la
nivelul compartimentelor
Remedierea
deficienţelor,
evidenţierea
calităţilor
5 Decizie Intern Hotărâre luată la nivelul
conducerii
Aducere la
cunoştinţă
6 Referat Necesitate Intern Necesar material, financiar
etc. în vederea realizării unor
activităţi
Solicitare fonduri,
resurse materiale
7 Cerere Intern, Extern Solicitări formulate de PC Eliberări acte,
încheiere de
contracte, acordarea
de drepturi cuvenite
prin lege
8 Adeverinţă Intern Date referitoare la PC Autorizare, avizare
9 Chestionar Intern Date de tip feed-back Reglarea procesului
de comunicare
10 Proces Verbal Intern Date factuale înregistrate în
urma unor constatări,
întruniri, şedinţe
Constatarea /
înregistrarea
activităţii
11 Raport Intern Date centralizate
consemnând starea de fapt pe
compartimente sau pe unitate
Centralizarea de
date; autoanaliză,
autoevaluare
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
15
5.3 Etapele activității procedurate
5.4 Resurse necesare:
5.4.1 Resurse materiale
hârtie de scris;
telefon pentru legături operative cu persoanele implicate în realizarea activităţii
procedurate;
registre, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator, capsator.
5.4.2 Resurse umane
directorul;
personalul didactic și didactic auxiliar;
personalul nedidactic (administrativ).
5.4.3 Resurse financiare
bugetul necesar funcţionării instituţiei în bune condiții.
Înregistrarea şi aducerea la cunoştinţa directorului a documentelor primite din mediul extern, cât şi a celor de ordin
intern ale instituţiei
Înregistrarea documentelor din mediul extern, transmiterea lor către director pentru rezoluţie, iar apoi repartizarea către
anagajaţii desemnaţi să le soluţioneze
Transmiterea documentelor către Secretariat după soluţionare, care le înaintează directorului spre semnare / aprobare,
iar apoi le descarcă din evidenţă şi le expediază solicitanţilor
Direcţionarea documentelor elaborate în cadrul institutiei, între compartimentele/persoanele responsabile, conform
procedurilor interne care reglementează circulaţia lor
Înregistrarea documentelor în registrul de intrări-ieşiri al instituţiei, avizarea lor de către persoanele responsabile pentru
aceasta şi aprobarea de către director la final
Figura 1. Circuitul informaţiilor şi documentelor
Preluarea documentelor de către secretar, care le descarcă din evidenţa sa şi le arhivează
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
16
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Nr.
crt.
Compartimentul (postul) / acţiunea
(operaţiunea)
I II III IV V
1. Înregistrarea documentelor instituției /
aplicarea rezoluţiei pentru soluţionare
pe documente
E.
2. Verificarea modului de soluţionare a
documentelor repartizate V.
3. Analiza și aprobarea documentelor
interne sau externe, soluţionate A.
4. Aplicarea prevederilor necesare bunei
funcţionări a circuitului informaţiilor şi
documentelor la nivelul unității
Ap.
5. Arhivarea documentelor de lucru
gestionate de instituție, după ieşirea lor
din uz
Ah.
I – secretar / director;
II – conducere;
III – director;
IV – conducerea și angajații unității;
V – persoana cu atribuții de arhivă.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
17
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
18
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
19
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
20
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod formular
Denumirea
anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr. de
exemplare
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadă
Copertă ----------- ---------- Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F01-PO-12.01 Inventar
documentelor
----------- Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F02-PO-12.01 Inventar fluxuri de
informaţii
----------- Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F03-PO-12.01 Hotărâre C.A.
privind realizarea
circuitului
informațiilor și
documentelor
C.A. Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F04-PO-12.01 Decizie privind
realizarea
circuitului
informațiilor
Director Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
21
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 3
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
4
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
5
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
6
5 Scopul procedurii operaţionale 7
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 8
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
9
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
10
9 Descrierea procedurii operaţionale 11
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 16
11 Formular evidență modificări 17
12 Formular analiză procedură 18
13 Lista de difuzare a procedurii 19
14 Anexe, înregistrări, arhivări 20
15 Cuprins 21
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
22
ANEXA 1 - F01-PO-12.01 Inventar documentelor
INVENTARUL DOCUMENTELOR
Nr.
crt.
Denumirea activităţii Documente de
intrare (input)
Documente de
ieşire (output)
Observaţii
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
23
ANEXA 2 - F02-PO-12.01 Inventar fluxurilor de informaţii
INVENTARUL FLUXURILOR DE INFORMAŢII
Nr.
crt.
Fluxul de informaţii Documente de
intrare (input)
Documente de
ieşire (output)
Observaţii
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
24
ANEXA 3 - F03-PO-12.01 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor
Unitatea de învăţământ ......................................................................
HOTARAREA nr . ........ din ...........................
pentru realizarea circuitului informațiilor și documentelor
Consiliul de administratie al ……………………………………………, intrunit in
sedinta in data de ……………….
în temeiul:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice
- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 10.01.2011, cu modificarile si completarile ulterioare;
având în vedere prevederile:
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de
învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
HOTARASTE:
Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului informațiilor și documentelor din cadrul unității de învătământ.
Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei hotărâri se încredințează directorul unității de
învătământ și compartimentul secretariat.
Art. 3 Prezenta Hotărâre se înregistrează în registrul de evidență a hotărârilor C.A. și se păstrează la
dosarul hotărârilor adoptate.
Presedinte Consiliu de Administratie, Secretar,
prof. ...................................... .......................................
Voturi
- pentru .................
- abtineri ...............
- impotriva .............
Elaborat in 1 (unul) exemplar
Ex. 1/1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
INFORMAȚIILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.01
25
ANEXA 4 - F04-PO-12.01 Decizie privind realizarea circuitului informațiilor
Unitatea de învăţământ ____________________________________________________
DECIZIE
pentru realizarea circuitului informațiilor și documentelor
Profesor__________________________, director al __________________________, judeţul
___________________ numit prin decizia nr._____________ emisă de ISJ ___________________,
în temeiul:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice
- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 2011, cu modificarile si completarile ulterioare;
având în vedere prevederile:
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de
învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
DECID:
Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului informațiilor și documentelor din cadrul unității de învătământ.
Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei decizii se încredintează compartimentul
secretariat.
Nr. _____ din ________
Director,
_______________
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
26
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
COMUNICAREA INTER ȘI INTRAINSTITUȚIONALĂ
PO-12.02
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
27
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după
caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat
Grădinariu Sebastian
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Paloșanu Elena
Membri Comisie 02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2018
3 Aprobat
Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
28
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
29
Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia
din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
Crt
Scopul
difuzării
Ex.
Nr.
Serviciu/
Birou/
Compar
timent
Funcţia Nume şi
prenume
Data
primirii
Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare /
Aplicare
1 Comisie Membri
Comisie
Grădinariu Sebastian
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Paloșanu Elena
02.11.2018
2 Aplicare 1 Comisie Secretar
Comisie
Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018
3 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
4 Arhivare 1 Comisie Secretar
Comisie
Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
30
1. Scopul procedurii
Procedura stabileşte modalităţile de participare a personalului din cadrul unității la stabilirea
bunelor practici din punct al sistemului de control managerial, pentru activităţile desfăşurate în
cadrul tuturor proceselor instituţiei şi modalităţile de comunicare internă (între diversele
compartimente) şi externă (cu alte părţi interesate şi cu alţi participanţi la desfăşurarea
activităţilor, conform domeniului de activitate).
Prezenta procedura:
- descrie modul de identificare a necesitatilor de comunicare;
- prezintă atitudinea personalului din cadrul unității faţă de furnizori, parteneri;
- prezintă mijloacele de comunicare utilizate de către unitate în relaţia cu furnizorii, beneficiarii,
partenerii pentru a asigura cunoaşterea şi înţelegerea aşteptărilor beneficiarilor şi informarea
corespunzătoare a acestora.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
31
2. Domeniul de aplicare
- Procedura se aplică în cadrul unității pentru activităţile ce vizează comunicarea, în relaţiile de
serviciu, în toate compartimentele.
- Unitatea scolara este conştientă că fără comunicarea interinstituţională, mai ales cu acele
instituţii cu care se află în relaţii de subordonare, nu se poate realiza un act educaţional de
calitate.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
32
3. Documente de referinţă
3.1 Legislaţie primară:
- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public, cu completările
ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de
aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public;
- Hotărârea Guvernului nr. 1.723/2004 privind aprobarea Programului de măsuri pentru
combaterea birocraţiei în activitatea de relaţii cu publicul, cu modificările ulterioare.
3.2 Legislaţie secundară:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al
entităților publice;
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a
unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare
- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul
financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
3.3 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice:
- Regulamentul de Organizare şi Funcţionare;
- Regulamentul Intern;
- Fişa de post.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
33
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
4.1 Definiţii
Nr.
Crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1 Procedurã Prezentare în scris a pasilor ce trebuie urmati, a metodelor de lucru stabilite
si a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având
în vedere asumarea responsabilităţilor;
Compartiment = Sector/Departament/serviciu/ birou/direcţie;
Conducatorul Compartimentului = Director/şef birou/şef serviciu, etc.;
PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate sau un
proces care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor
dintr-o entitate publică.
PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau un
proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente
dintr-o entitate publică.
2 Sistem de control
managerial
Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi
resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial.
3 Părţi interesate Beneficiari, părţi interesate, colaboratori, angajatori, furnizori, proprietarii de
procese, organizaţiile cu care instituţia interacţionează.
4 Analiză Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea subiectului în
cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor stabilite.
4.2 Abrevieri:
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. PO Procedura operaţională
2. E. Elaborare
3. V. Verificare
4. A. Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. PS Procedură de sistem
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
34
5. Descrierea procedurii
5.1 Generalităţi:
a. Comunicarea formală Reţelele formale de comunicare sunt prescrise prin organigramă,
document care reprezintă organizarea funcţională a activităţilor şi natura relaţiilor de
subordonare şi coordonare dintre compartimente şi persoane. Derularea comunicării formale
scrise sau orale este guvernată de o serie de reguli implicite şi explicite privind conţinutul (ce
fel de informaţie se transmite), responsabilitatea (cine emite şi cine controlează şi semnează –
în cazul mesajelor scrise), forma (orală / scrisă, modul de structurarea a mesajului, conţinutul
părţii de identificare, formulele de adresare), momentul (ocazii, termene) şi destinaţia mesajelor
(cui sunt adresate).
Comunicare descendentă poate avea loc în sensul cererii de situaţii, date, etc. sau
al emiterii de decizii, dispoziţii, instrucţiuni, informaţii. Formele concrete folosite
de o organizaţie pot fi decizii, circulare de informare, broşuri sau manuale cu
norme şi instrucţiuni, ziare de întreprindere, scrisori către fiecare angajat, dări de
seamă, rapoarte în faţa adunării generale a salariaţilor sau acţionarilor.
Comunicarea ascendentă poate fi un răspuns la cererile de situaţii şi date ale
conducerii sau emiterea unor cereri, plângeri, opinii. Formele folosite pot fi note
de serviciu, rapoarte, dări de seamă, reglementate prin normele de organizare şi
funcţionare. Pe lângă acestea conducerea poate folosi la fundamentarea deciziilor
sale date furnizate de chestionare de opinie sau atitudini, forme de colectare a
propunerilor şi sugestiilor salariaţilor. Tehnici recente de canalizare a
insatisfacţiilor salariaţilor sunt aşa-numitele “hot-lines” şi “uşa deschisă”.
b. Comunicarea informală Paralel cu comunicarea formală sunt iniţiate comunicări
informale între participanţi, pentru a schimba informaţii care nu au o legătură directă cu
activitatea. Cu timpul se constituie reţele informale de comunicare, bazate pe criterii afective
simpatie / antipatie, interese comune legate (sau nu) de organizaţie; canalele folosite sunt altele
decât cele formale, regulile de comunicare sunt mai puţin stricte.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
35
Reţelele de comunicare formale şi informale sunt coexistente şi uneori interferente, în
sensul că cele informale pot bloca circulaţia informaţiei în reţeaua formală, o pot distorsiona în
funcţie de relaţiile şi interesele celor implicaţi sau, dimpotrivă, pot flexibiliza şi îmbunătăţi
comunicarea formală. Structura reţelelor de comunicare informale este aleatorie, orizontală şi
verticală, contactele personale scurtcircuitează reţeaua formală, funcţionarea lor se bazează pe
comunicare nepermanentă, bi- şi multi-direcţională. Formele mai frecvente de comunicare
organizaţională informală sunt zvonurile, semnele secrete de avertizare, materialele satirice
scrise.
c. Comunicare scrisă şi comunicare orală
Comunicările scrise sunt folosite în organizaţie în cazul mesajelor care trebuie să dureze în
timp, ori de câte ori trebuie prevenită uitarea sau fixată responsabilitatea într-o manieră lipsită
de echivoc. Comunicările scrise pot constitui elemente ale unor înregistrări contabile, pot fi o
documente care vor fi păstrate un anumit timp în fonduri arhivistice, pot fi folosite ca probe în
justiţie. Cu cât organizaţia este mai mare şi mai complexă, cu atât ponderea documentelor scrise
în ansamblul comunicării creşte.
Într-o organizaţie, comunicările scrise pot fi standardizate (toate formularele care
sistematizează informaţii despre diferite aspecte ale activităţii) sau ocazionale. Traseul
comunicărilor scrise poate fi clar fixat (mai ales în cazul comunicărilor standardizate, existând
persoane şi chiar compartimente specializate care le întocmesc, le dirijează circuitul lor sau care
le aprobă, dar există şi comunicări scrise ocazionale, care au un traseu mai puţin riguros.
d. Roluri în comunicare
Rolurile în comunicare sunt manifestări comportamentale ale indivizilor în procesul de
comunicare. Aşa cum am arătat anterior, persoanele centrale sunt mai active în reţea, mai
satisfăcute şi deţin, prin însăşi poziţia lor, o putere potenţială rezultată din monopolizarea
informaţiei. Ele o pot transpune în fapt reglementând circulaţia informaţiei între membrii şi
intrarea informaţiei noi în reţea. Acest rol activ în comunicare se manifestă şi în influenţarea
rezultatului cooperării (performanţa în muncă) şi în luarea deciziilor.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
36
Controlorul informaţiei poate fi şi o altă persoană decât persoana centrală a reţelei.
Rolul de controlor poate fi jucat de oricine, în circulaţia ascendentă (subordonatul poate
influenţa decizia superiorilor selectând informaţia care le parvine) sau în cea descendentă (şeful
comunică subordonaţilor numai ceea ce trebuie să ştie şi în felul acesta le influenţează
cooperarea şi performanţa), numai că părerile participanţilor la reţea diferă referitor la ceea ce
trebuie să ştie fiecare). Controlul are aspecte pozitive şi negative, ducând la furnizarea unor
cantităţi insuficiente sau excesive, în unele cazuri producându-se baraje.
Omul de legătură este o persoană a cărei activitate presupune contacte frecvente cu
două sau mai multe grupuri. Ea facilitează coordonarea acelor grupuri informându-le reciproc
despre activităţile celorlalte, atunci când ele nu interacţionează în procesul muncii. Legătura
este necesară mai ales în organizaţiile cu diferenţiere mare a subunităţilor sau cu activităţi cu
un grad mare de autonomie.
Entitatea juridică = ansamblu economico-social autonom posesor al unei averi
(patrimoniu) distincte de cea a proprietarilor săi (acţionari, asociaţi, stat).
Entitatea publică = autoritatea publică, instituţia publică, regia autonomă,
compania/societatea naţională, societatea comercială la care statul sau o unitate administrativ-
teritorială este acţionar majoritar şi care are personalitate juridică.
Instituţia = organ sau organizatie de stat care desfasoara activitati din domeniul
conducerii statului sau al serviciilor publice prin care nu contribuie (direct) la productie sau la
circulatia produsului social.
Agentul economic = persoana sau grup de persoane indeplinind functii bine determinate
in viata economica. Agentii economici sunt entitati de natura sociala recunoscute si, eventual,
oficializate ca atare.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
37
Asociaţia = grupare de persoane fizice sau juridice organizata pe baza unui statut in
vederea realizarii unui scop comun (stiintific, cultural, artistic, sportiv).
Persoana fizică = reprezinta omul privit individual, ca titular de drepturi si obligatii.
Persoana juridică = colectivitate de persoane fizice, cu calitate de subiect distinct, de
drept bunurandu-se de o organizare de sine statatoare si de un patrimoniu propriu, indreptat spre
realizarea unui anumit scop.
e. Climatul de comunicare este atmosfera generală în care are loc comunicarea organizaţională.
Climatul influenţează atât procesul comunicării, cât şi efectele sale asupra performanţei
individuale şi de grup şi a satisfacţiei. Climatul de cooperare este caracterizat prin flexibilitate,
spontaneitate, respect, empatie, încredere reciprocă, centrare pe sarcină. Participanţii sunt
preocupaţi de rezolvarea problemelor de serviciu, se apreciază şi se respectă reciproc, nu
acţionează pe baza unor “agende ascunse”. Climatul defensiv este generat de lipsa de încredere
reciprocă între angajaţi, suspiciune, tendinţă de a-i domina şi controla pe ceilalţi, tendinţă de
securizare prin recurgere la “agenda ascunsă” (una spun şi alta gândesc şi fac). Participanţii
sunt preocupaţi mai mult de conflicte şi tensiuni decât de activitatea propriu-zisă, sunt
manipulativi, blochează şi filtrează informaţia şi încearcă să dobândească prin aceasta mai
multă putere personală. Climatul de comunicare depinde nu numai de natura organizaţiei, ci şi
de valorile şi tradiţiile sale, de grupurile de putere existente şi de relaţiile dintre ele, de politicile
manageriale, de gradul de rigiditate al reţelelor de comunicare.
Performanţa în muncă poate fi abordată la mai multe niveluri: individual, grupal,
organizaţional. Pe lângă variabilele individuale care influenţează performanţa (aptitudini,
competenţe, motivaţie, trăsături de personalitate, stare de sănătate) şi alte variabile
organizaţionale, de natură tehnică, tehnologică şi de organizare a activităţii (echipamente, spaţiu
şi orar de muncă, tehnologii, management, sisteme de stimulare etc.), comunicarea
interpersonală şi organizaţională este considerată ca un factor important. Cercetările au arătat
că feedback-ul - cunoaşterea rezultatelor imediate şi finale ale activităţii proprii - are o influenţă
pozitivă indiferent de sursa de la care provine (organizaţie, şefi, colegi, sarcina în sine).
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
38
Comunicarea rezultatelor are un rol informaţional şi totodată motivaţional: centrează atenţia pe
aspectele relevante ale sarcinii, orientează spre comportamente dezirabile şi adecvate
performanţei; excesul de feedback poate deteriora performanţa în timp ce deficitul poate duce
la un comportament aleator şi ineficient.
Pentru a evita deteriorarea performanţei la nivel organizaţional prin integrarea lentă a
noilor angajaţi, unele firme au conceput programe speciale de familiarizare rapidă prin
furnizarea informaţiilor esenţiale despre norme, reglementări, canale de comunicare, etc.
Satisfacţia în muncă este influenţată şi ea de comunicare, aşa cum am arătat în paragrafele
precedente: cei care au acces la mai multă informaţie sunt mai mulţumiţi, deşi au performanţe
mai slabe, deficitul de informaţie şi distorsiunea creează insatisfacţie, mai ales atunci când este
vorba de informaţie utilă pentru muncă. Excluderea de la comunicare creează nu numai
insatisfacţie ci şi nesiguranţă şi tensiune emoţională.
f. Eficienţa activităţii la nivel grupal depinde de natura reţelei (formală / informală) şi de
structura ei (restrictivă / flexibilă). Reţelele formale sunt destinate circuitului informaţiilor
necesare bunei desfăşurări a activităţii şi, din acest motiv sunt şi restrictive: participanţii au
acces numai la acele informaţii care le sunt indispensabile activităţii proprii şi colaborărilor
implicate. Cu cât organizaţia este mai ierarhizată, cu atât controlul fuxului informaţional creşte.
Reţele restrictive, prin faptul că au circuite informaţionale şi reguli de comunicare bine definite,
au avantajul că permit o execuţie rapidă (principala raţiune a unităţii de comandă) şi nu lasă loc
pentru deliberări, interpretări individuale. Dezavantajul lor este legat de faptul că nu permit
decât în mică măsură realizarea funcţiei expresive a comunicării, au tendinţa de a genera stări
de insatisfacţie, tensiuni, opoziţie, filtrări şi blocaje.
Funcţionalitatea reţelelor nerestrictive, fie ele formale sau informale este afectată de
lentoarea difuzării mesajelor, de dependenţa transmiterii de caracteristicile individuale ale
participanţilor (motivaţie, interese etc) şi de tendinţa spre exces de informaţie. Avantajul lor
constă în faptul că satisfacţia generată de accesul la informaţie măreşte coeziunea grupurilor şi
loialitatea faţă de organizaţie.
Existenţa reţelelor de comunicare informală nu are numai efecte negative asupra
eficienţei activităţii. Rezistenţa la schimbare poate fi contracarată promovând elemente ale
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
39
schimbării prin aceste reţele: credibilitatea informaţiilor va fi crescută de asocierea lor cu
sursele informale, iar angajaţii vor accepta mai uşor persuasiunea şi vor adera la schimbările
propuse.
g. Programe de comunicare
Comunicarea organizaţională eficientă presupune existenţa unor principii clare,
utilizarea unor mijloace şi asigurarea bunei funcţionări a reţelelor de comunicare existente.
Principii
un bun program de comunicare trebuie să aibă două sensuri (asigurarea feedback-
ului);
subiectele comunicărilor trebuie să aparţină sferei de interes ;
comunicările sunt eficiente când au ca obiect fapte şi sunt ineficiente când
constau în discursuri sau teorii;
stilul comunicărilor trebuie să fie obiectiv (nici condescendent, nici paternalist,
nici “cald”, emoţional sau dimpotrivă, vexatoriu).
respectarea ierarhiilor, veridicitatea comunicării, operativitatea şi respectarea
termenelor, transparenţa
Mijloace
vizite neoficiale ale conducerii in cancelarie au un efect de calm, satisfacţie şi
stimulare, conducerea “invizibilă” are efecte proaste;
discuţii directe şef / subaltern;
şedinţe scurte, în grupuri mici;
anihilarea zvonurilor prin discutarea deschisă în grup.
A. Intra
Şedinţe ordinare lunare (CA, CP, comisii, servicii funcţionale)
Şedinţe extraordinare
Telefon fix(centrala telefonică proprie)
Telefon mobil (convorbire şi SMS)
Fax
E-mail – există creat cont de lucru pe serverul propriu al unității
Aviziere
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
40
Tablă cancelarie
B. Inter
Telefon fix, mobil, SMS
Portal MEN: www.edu.ro
Corespondenţă poştală şi curierat clasic
Deplasare transmitere documente oficiale prin persoane delegate din unitate
Şedinţele de instruire(, primărie, prefectură, Consiliul Local, Consiliul Judeţean,
Casa Corpului Didactic, CJRAE)
Simptome patologice de evitat
refuzul directorului de a comunica clar obiectivul de atins;
teama directorului că subalternul să cunoască obiectivele superioare;
refuzul directorului
de a comunica subalternilor informaţiile necesare pentru a-şi îndeplini munca.
h. Comunicarea managerială
Managerul, ca persoană care gestionează resursele materiale, financiare şi umane ale
unei organizaţii îşi asumă funcţii specifice: planificare, organizare, comandă, coordonare şi
control. Exercitarea fiecăreia din aceste funcţii presupune comunicarea cu ceilalţi membrii ai
organizaţiei şi cu persoane, grupuri sociale şi instituţii exterioare organizaţiei. Bunul mers al
întregii organizaţii, supravieţuirea ei în mediul social, depind de modul în care managerul
gestionează o a patra resursă, de natură subtilă - informaţia. S-a spus: informaţie = putere. De
fapt circulaţia informaţiei - comunicarea - este cea care leagă între ele celelalte resurse. În şi
prin activitatea sa, managerul stabileşte structurile şi imprimă stilul de comunicare, îşi
consolidează puterea. Formula de mai sus ar putea fi exprimată: comunicare = putere.
Managerul există ca putere reală în organizaţie şi îşi îndeplineşte funcţiile comunicând:
Planificarea activităţii se bazează pe o amplă informare internă asupra resurselor
materiale, financiare, umane, asupra disfuncţiilor şi problemelor interne cât şi pe
informare externă asupra situaţiei de pe piaţă, a diferitelor evenimente care afectează
organizaţia, informare vitală mai ales în condiţiile unei situaţii dinamice, cum este cea
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
41
din societatea românească “în tranziţie”. Calitatea deciziilor luate depinde de calitatea
şi cantitatea de informaţie de care dispune managerul la un moment dat. Deciziile
manageriale, concretizate în obiective şi planuri de realizare sunt apoi comunicate
tuturor celor implicaţi în realizarea lor.
Organizarea - funcţie subsecventă planificării, presupune stabilirea şi atribuirea de
sarcini, determinarea structurilor funcţionale, stabilirea termenelor şi a parametrilor de
executare a sarcinilor (cine, ce, cum, când are de făcut). Alocarea resurselor organizaţiei
este mediată de comunicarea internă, deci eficienţa organizării depinde, alături de
competenţa managerului, de felul în care se informează şi îi informează pe ceilalţi.
Comanda - funcţia cea mai sensibil determinată de comunicare - constă în direcţionarea
subordonaţilor pentru atingerea obiectivelor prin dispoziţii, ordine, instrucţiuni. Modul
în care managerul îşi “conduce” oamenii spre obiective, delegarea responsabilităţilor,
motivarea pentru muncă depind de stilul de comunicare.
Coordonarea resurselor şi compartimentelor funcţionale pe parcursul realizării
obiectivelor, climatul de colaborare, atenuarea tensiunilor, rezolvarea conflictelor şi
depind şi ele de stilul de comunicare şi de tactul managerului.
Controlul constă din verificarea îndeplinirii obiectivelor de către fiecare persoană şi
compartiment funcţional în condiţiile prescrise (termene, calitate etc.), evaluarea
performanţelor şi comportamentului organizaţional al angajaţilor. Stilul de comunicare,
relaţionare şi conducere se manifestă plenar în interviurile de comunicare a evaluării,
discuţiile de disciplinare, analiza rapoartelor subordonaţilor şi întocmirea propriului
raport de activitate.
Analize ale ponderii comunicării în activitatea managerială au arătat că timpul alocat
acesteia este foarte mare şi creşte odată cu nivelul ierarhic. Această situaţie pune încă o dată
în evidenţă importanţa abilităţilor sociale şi comunicaţionale pentru munca managerului.
Munca reală a managerului se concretizează prin roluri interpersonale,
informaţionale, decizionale
Rolurile interpersonale sunt jucate de manager ca persoană de legătură între
organizaţie şi exterior, între membrii organizaţiei, între diferite compartimente, între
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
42
persoane şi compartimente / instanţe ierarhice. Personalitatea managerului se manifestă
în fiecare dintre aceste relaţii şi se modelează prin exercitarea rolurilor.
Rolurile informaţionale, manifestate prin gestionarea resursei “informaţie”, contribuie
la căutarea şi primirea de informaţii (interne şi din mediu) necesare deciziilor,
transmitere de informaţii utile pentru îndeplinirea sarcinilor de către subordonaţi,
reprezentarea organizaţiei în exterior.
Rolurile decizionale, implicite actului de conducere, se bazează pe primele două
categorii şi constau în adoptarea de strategii de dezvoltare, schimbare, rezolvarea
disfuncţionalităţilor pentru atingerea obiectivelor.
Exercitarea acestor roluri manageriale presupune folosirea funcţiilor organizaţionale
ale comunicării (informare, coordonare, control, motivare, exprimare emoţională) pentru
îndeplinirea funcţiei de gestiune a tuturor resurselor organizaţiei. Iată câteva exemple de situaţii
de comunicare fără de care munca managerială ar fi de neconceput: participarea la şedinţe
(operative, de comisie etc.), discuţii telefonice cu personalul din subordine, discuţii cu alte
persoane din conducere, discuţii cu diferiţi beneficiari, furnizori, alte organizaţii, audienţe,
activităţi de protocol (primirea unor delegaţii din ţară şi din străinătate), rezolvarea
corespondenţei şi semnarea mapei, discuţii cu liderii sindicali din institutie, consultarea unor
materiale de specialitate.
Scopurile comunicării manageriale sunt strâns legate de obiectivele generale ale
organizaţiei: informare, comandă şi instruire, influenţare şi convingere, îndrumare şi sfătuire,
integrare şi menţinere. Managerul face să circule informaţia utilă atingerii acestor obiective,
coordonează sursele intermediare de comunicare, face să ajungă informaţiile utile la timpul
potrivit şi la persoana potrivită, foloseşte informaţia pentru a face clare scopurile organizaţiei
pentru angajaţi, pentru a-i cointeresa şi a le crea satisfacţia atingerii scopurilor. Adeziunea
angajaţilor la scopurile organizaţiei, “concertarea” şi concentrarea eforturilor lor se pot realiza
folosind toate formele şi resursele comunicării manageriale.
i. Documente de bază în comunicarea organizaţională
Nota de serviciu este o comunicare internă scurtă, referitoare la un fapt particular, prin
care se solicită ceva sau se informează persoane sau compartimente asupra unor evenimente,
măsuri etc. Ea dă esenţialul, simplifică secundarul şi sacrifică restul. Fiind o comunicare oficială
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
43
care stabileşte responsabilităţi, nota de serviciu se întocmeşte de obicei în două exemplare,
destinatarul semnând de primire pe copie (pentru unele tipuri de note există formulare cu rubrici
pentru menţionarea datei şi orei de primire). Ca orice altă formă de comunicare scrisă, nota va
menţiona emitentul şi destinatarul (nume, funcţie, compartiment) şi va fi semnată de primul.
Procesul verbal consemnează o relaţie precisă, scrisă de o persoană calificată şi autorizată în
acest sens, pentru a fi citită în public (de unde şi numele ei). Procesul verbal conţine:
constatarea unui fapt, incident, eveniment;
consemnarea unei mărturii, a unei declaraţii;
acordul la care au ajuns două părţi;
rezoluţiile luate cu o anumită ocazie.
Autorul comunicării relatează cu fidelitate evenimentul, declaraţia, rezoluţia, acordul, dar nu
comentează în nici un fel conţinutul. Procesul verbal este datat şi semnat de autor şi de
declaranţi sau martori pentru a confirma autenticitatea.
Darea de seamă are, de obicei, o întindere mai mare decât procesul verbal şi comunică
detaliat modul de îndeplinire a unei însărcinări. Faptele sunt descrise cât mai fidel pentru a pune
la curent cu realitatea un superior sau un for, într-o manieră obiectivă, fără a analiza sau
comenta. Ca şi la celelalte forme de comunicare scrisă, se va menţiona data întocmirii, emitentul
şi destinatarul.
Raportul este o comunicare mai complexă, care cuprinde analiza unor fapte sau a unei
situaţii, cu scopul de a orienta un for superior spre o anumită decizie sau acţiune. El are o formă
riguroasă şi trebuie să respecte câteva reguli:
să dea date precise despre subiect;
înlănţuirea ideilor să fie logică şi să cuprindă argumentări şi aprecieri personale;
să tindă în final spre prezentarea unor propuneri practice
5.2. Modul de lucru
Managementul de la cel mai înalt nivel asigură comunicarea, atât în interiorul instituţiei, cât şi
cu părţile interesate, stabilind căi şi mijloace adecvate pentru asigurarea unei comunicări
eficiente.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
44
Atribuţiile şi responsabilităţile stabilite prin fişele de post şi proceduri, privind implementarea
şi menţinerea sistemului de control managerial, sunt comunicate tuturor celor interesaţi, la toate
nivelurile instituţiei.
Informaţiile sunt furnizate în mod adecvat şi sunt verificabile.
Sub diverse forme sau în diferite ocazii, fiecare membru al instituţiei este implicat în procesul
de comunicare.
5.3 Documente utilizate
5.3.1 Lista documentelor şi conţinutul acestora:
-
5.3.2 Circuitul documentelor:
Fluxul de informaţii înspre şi dinspre instituţie trebuie să fie unul continuu.
5.4.Resurse necesare:
5.4.1 Resurse materiale
compartimente, birouri, servicii, secretariat, cabinete, cu dotarea aferentă, conform
organigramei aplicabile;
PERSONAL
NEDIDACTIC
ELEVI COMISII
METODICE
BIBLIOTECĂ
ADMINISTRA
ŢIE
CONTABILITA
TE
SECRETARI
AT DIRECŢIUN
E
INFORMAŢIE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
45
birotică, aparatură şi echipamente specifice;
reţea internet;
telefoane, fax-uri pentru legături operative cu alte compartimente şi cu structuri
din afara instituţiei;
papetărie şi tipizate, conform domeniului de activitate desfăşurat în cadrul unității.
5.4.2 Resurse umane
Personalul din cadrul unității;
Director;
Personal secretariat;
5.4.3 Resurse financiare
Conform bugetului aprobat pentru anul în curs.
5.5 Modul de lucru:
5.5.1 Tipuri de comunicare, după:
- modul de comunicare:
pe suport de hârtie (adrese,decizii, note interne, panouri de afişare, buletine
informative);
verbale (directe, sedinte operative);
pe suport electronic (reţea locală sau internet, pagina web);
telefonic (telefonie internă, externă şi mobilă)
fax;
radio (staţii radio emisie/recepţie fixe sau mobile);
teleconferinţe şi videoconferinţe;
- scopul comunicării:
comunicare curentă;
comunicare operativă (sedinţe operative şi comunicările pe linie de
dispecer);
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
46
comunicare în situaţii de urgenţă;
- direcţa de comunicare:
pe orizontală;
pe verticală;
- nivelul comunicării
individuală;
de grup;
organizaţională;
- periodicitatea comunicării
aleatorie;
periodică.
5.5.2 Comunicarea internă
Comunicarea internă (comunicarea organizaţională) cuprinde comunicarea interpersonală şi în
grup, reţelele formale şi informale de comunicare, mijloacele interne de informare şi de
transmitere a deciziilor, interconectarea informaţională şi relaţională dintre compartimentele
unității.
Comunicarea internă se referă la circuitul informaţiei privind sistemul de control managerial
din cadrul organizaţiei.
Mijloacele şi canalele de informare interne sunt:
scrise – materiale şi tematici de instruire, materiale informative, adrese, decizii, note de
control, rapoarte de audit, rapoarte de acţiuni corective şi preventive, înregistrări,
referate, buletine de analize, etc.
verbale – informaţii transmise în cadrul şedinţelor de lucru, a întâlnirilor periodice sau
ocazionale, discuţii, prezentări în faţa grupului în cadrul programelor de instruire, la
operativele lunare.
vizuale - prin panouri de afişaj, aviziere, prezentări pe reţeaua intranet şi internet.
Procesul de comunicare internă se realizează printr-un schimb bidirecţional şi în ambele sensuri
a informaţiilor astfel:
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
47
pe verticală între nivelurile ierarhice conform structurii organizatorice (comunicarea de
sus în jos şi de jos în sus);
pe orizontală între compartimentele organizaţiei.
5.5.3 Comunicarea externă
* Comunicarea cu organismele abilitate
Responsabilii desemnaţi pun la dispoziţia instituţiilor care efectuează inspecţii şi
controale datele solicitate, cu respectarea legislaţiei în domeniu, şi la cerere, asigură
accesul reprezentanţilor acestora în cadrul unității cu respectarea normelor de
securitate şi sănătate.
În urma inspecţiilor se întocmesc Procese verbale, semnate de conducerea instituţiei
şi reprezentanţii instituţiilor care au efectuat inspecţia / controlul, procesele verbale
fiind transmise la fiecare compartiment inspectat / controlat;
În urma inspecţiilor / controalelor se stabilesc corecţii, acţiuni corective şi
preventive cu termene şi responsabilităţi;
* Comunicarea cu presa locală, centrală, mijloacele audio-video, publicul se face
prin:
Realizarea de articole, acordarea de interviuri, realizarea de campanii de informare;
Organizarea sau participarea la întâlniri sau conferinţe de presă;
Organizarea sau participarea la simpozioane;
Organizarea sau participarea la dezbateri, mese rotunde;
Aceste activităţi se realizează numai cu aprobarea conducerii, de persoane
desemnate de aceasta.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
48
* Sesizări primite de la părţile interesate
Sesizările şi reclamaţiile de la părţile interesate sunt tratate conform procedurilor
operaţionale aplicabile.
Informaţiile comunicate sunt complete, relevante, astfel încât publicul interesat să
nu aibă suspiciuni privind bunele intenţii ale instituţiei în ceea ce priveşte rezolvarea
principalelor probleme apărute.
* Organizarea sau participarea la Conferinţe, simpozioane, cursuri
Directorul stabileşte oportunitatea participării sau organizării evenimentelor şi
persoanele implicate.
Se analizează şi se alocă necesarul de resurse.
Cu aceasta ocazie, delegaţii preiau materialele de prezentare şi documentare puse la
dispoziţie de organizatori (buletine de informare, cataloage, pliante, CD-uri, etc).
Informează conducerea instituţiei cu privire la subiectele abordate şi / sau noutăţile
în domeniu.
În funcţie de importanţa problemelor şi a informaţiilor acumulate se fac instruiri cu
persoanele interesate.
* Consemnarea comunicărilor
Comunicarile, cu exceptia celor verbale, se consemnează în registre conform
procedurilor aplicabile.
Comunicarile verbale importante (care constituie dovezi ale unor activităţi sau
transmit decizii) se consemneaza în registre:
- registru note telefonice;
- registru operativ.
* Comunicarea internă
Unitatea îşi propune să menţină în cadrul său un mediu deschis şi cooperant care să
stimuleze personalul să înţeleagă mai bine ce trebuie sa facă, fiecare în parte, pentru
a realiza împreună obiective comune.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
49
Comportamentele legate de o comunicare deschisă şi cooperantă pot fi caracterizate
astfel:
Sunt descriptive: afirmaţiile făcute sunt mai degrabă informative decât evaluative
Sunt orientate spre soluţie: accentul se pune pe aflarea unei soluţii a problemei şi nu
pe ceea ce nu se face;
Sunt deschise şi sincere: chiar şi atunci când sunt exprimate unele critici, apar rareori
mesaje ascunse; scopul este de a ajuta şi de a îmbunătăţi;
Sunt atente şi grijulii: se pune accent deosebit pe empatie şi înţelegere;
Sunt echitabile: comunicarea este un proces la care ia parte oricine, în mod egal,
indiferent de rol şi statut;
Sunt indulgente: inevitabile şi se acceptă existenţa unor erori, concluzii incorecte – în
anumite limite - şi se iau măsuri pentru a le evita în viitor;
Asigură feed-back: văzut ca element esenţial în menţinerea relaţiilor bune de lucru
şi a unui nivel înalt al performanţei. Pentru obţinerea unei comunicări deschise şi
cooperante organizaţia şi-a declarat obiectivele strategice şi cele operaţionale pentru
ca acestea să fie cunoscute de tot personalul.
* Canalele de comunicare existente şi folosite în cadrul unității sunt
următoarele:
Canalul de
comunicare
Obiectul comunicării
Avantaje
Dezavantaje
Fax
Scrisori -înregistrări
permanente
-Consumă timp
pentru
redactare şi citire Procese verbale
Prospecte, etc. -Mesajele sunt
consecvente către
toţi primitorii -Răspuns întârziat
-Pot fi citite şi li
se poate răspunde
la momentul
potrivit
Poştã
Cataloage, diverse documente
-înregistrări
permanente
-Necesită spaţiu de
depozitare Diverse mărfuri, produse, etc.
Scrisori, notificări, etc. -Volum excesiv
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
50
Mesaje, scrisori, prezentări,
schiţe, diverse documente, etc.
-Rapide, cu un
consum redus de
hârtie
-Posibil numai dacă
emiţătorul şi
receptorul
sunt conectaţi în
reţea -Răspunsul poate fi
imediat, daca
receptorul se află
on-line
-Pericolul scurgerii
de
Informaţii
confidenţiale -Adesea costă mai
puţin decât
trimiterile poştale
Şedinţe
-Întâlnire a două sau mai multe
persoane
-Sunt mecanisme
efective de
concentrare a
eforturilor pentru
transmiterea
informaţiilor,
soluţionarea
problemelor,
documentarea
deciziilor, etc.
-Consum mare
de timp
-Nu toate discuţiile
prezintă
importanţă pentru
toţi
participanţii
-Formale/informale
-Planificate/neplanificate
-Structurate/nestructurate -Daca nu sunt
sructurate,
pot fi manevrate in
scopul evitării luării
unor
decizii
-Pot asigura
angajarea
grupului fata de
obiectivele
stabilite
Convorbiri
telefonice
Modalitate concretă, imediată
şi directă de transmitere sau
obţinere a informaţiilor
-Se poate obţine un
răspuns imediat
-Pot consuma timp
mai ales
daca numărul
căutat este
ocupat
-Asigura un tip de
contact personal,
care altfel nu ar fi
posibil -Nu se fac
inregistrări
scrise
-Nu permite feed-
back
vizual
Faţă în faţă
-Cel mai utilizat si mai obişnuit
canal de
comunicare
-Implicare
personală
-Consum de timp
-posibilitatea de a
verifica inţelegerea
mesajului şi a
răspunsului
-Nu se fac
înregistrări
scrise -Este canalul preferat
-Feedback vizual -Pericolul
divagărilor de
la subiect -Funcţie socială
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
51
* Comunicarea cu furnizorii/beneficiarii/partenerii
Identificarea necesităţilor de comunicare, a căilor şi mijloacelor necesare:
Exista trei situaţii importante de comunicare cu aceştia:
a) în faza de informare a cetăţenilor cu privire la activitatea din cadrul unității;
b) în faza de instruire, informare, consultări, etc.;
c) în faza de culegere a informaţiilor, feed-back.
Căi şi mijloace de comunicare folosite în faza de informare a cetăţeanului/partenerului cu
privire serviciile asigurate în cadrul unității:
a) Prezentarea de pliante, cataloage, afişare la avizier, etc.
b) Conferinţe;
c) Informatii disponibileî permanenţă pe internet.
Ca şi mijloace de comunicare folosite în faza de instruire, informare, consultări, etc.:
a) Consultări cu partenerii la sediul instituţiei.
b) Cursuri, simpozioane, mese rotunde, conferinţe, etc.
c) Asigurarea de informaţii prin secretariatul instituţiei.
Ca şi mijloace de comunicare folosite în faza de culegere a informatiilor feed-back
a) Posibilitatea completării on-line a sugestiilor, reclamaţiilor, sesizărilor, etc.
Alegerea modului de comunicare adecvat
Comunicarea reprezintă mai mult decat a vorbi şi a asculta, înseamna a înţelege. Comunicarea
înseamna a-i ajuta pe cei din jurul nostru să ne înţeleagă şi a fi siguri că, la rândul nostru, îi
înţelegem pe aceştia.
Ascultarea beneficiarilor/partenerilor – este o parte importantă a procesului de comunicare,
căreia i se acorda o importanţă deosebită prin:
a) ascultare activă – „auzim cu urechile, dar ascultăm cu mintea”;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
52
b) întelegerea mesajului transmis de beneficiar – ce exprima cuvintele, limbajul
non-verbal (gesturi, expresia fetei şi a ochilor), tonul şi intonaţia folosite;
c) verificarea înţelegerii corecte – fie prin întrebări, fie prin repetarea cuvintelor
interlocutorului;
d) oferirea de feed-back – pentru asigurarea interlocutorului de întelegerea
mesajului.
Transmiterea informatiilor către parteneri – este o parte importantă a procesului de
comunicare, căreia i se acordă o importanţă deosebita prin:
a) clarificarea ideii ce urmează a fi exprimată – prin alegerea mesajului ce se
doreşte transmis şi structurarea logică a acestuia pentru a putea fi urmărit cu
usurinţă;
b) alegerea cuvintelor potrivite – adaptate tipului de discuţie (oficială, amicală,
etc.);
c) alegerea canalului potrivit de comunicare – scris (dacă se doreşte să se ofere
posibilitatea interlocutorului de a reciti mesajul) sau vorbit (dacă se doreşte
rapiditate mai mare sau să se ofere posibilitatea interlocutorului de a cere
detalii);
d) modul de exprimare a mesajului – este important cum spui ceea ce ai de spus,
se acordă atenţie limbajului non-verbal (gesturi, expresia feţei), tonului şi
intonaţiei folosite.
Analiza comunicării cu furnizorii/partenerii
Periodic, conducerea instituţiei analizează metodele, mijloacele şi căile utilizate pentru
promovarea contactelor cu furnizorii/partenerii/beneficiarii privind adecvarea,
accesibilitatea şi eficienţa acestora.
Atunci când se impun, se iniţiază acţiuni corective şi preventive, cu termene şi
responsabilităţi stabilite.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
53
5.6. Valorificarea rezultatelor activităţii:
• optimizarea sistemului de comunicare internă;
• analiza gradului de utilitate a sistemului aplicat în instituţie;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
54
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Secretarul:
preia zilnic corespondenţa instituţiei;
înregistrează documentele primite în registrul unic de intrări şi ieşiri;
înregistrează cererile, rapoartele şi referatele depuse de PC şi elevi;
eliberează adeverinţe pentru PC şi elevi;
înaintează directorului toate documentele intrate în instituţie;
înaintează spre aprobare directorului actele depuse de elevi sau PC;
păstrează registrele de procese verbale de la CP şi CA.
Directorul:
coordonează procesul de comunicare internă privind activitatea instituţiei;
stabileşte tehnicile şi metodele utilizate pentru comunicarea internă;
comunică intern politica şi priorităţile instituţionale;
semneaza în registrul de intrări ieşiri de primire;
adoptă decizii şi hotărâri privind responsabilitatea şi autoritatea, pe care le
comunică persoanelor interesate;
încurajeaza feedback-ul,comunicarea şi consultarea cu personalul, ca mijloc de
implicare totală a acestuia în desfăşurarea activităţii;
asigură resurse pentru comunicare;
desemnează prin decizie internă persoana / persoanele responsabile de întocmirea
proceselor verbale de şedinţă, de constatare etc.;
verifică şi aprobă toate comunicările cu părţile interesate, indiferent de forma
acestora;
reprezinta organizaţia în relaţia cu mass media.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
55
Şefii de compartimente / comisii metodice:
primesc şi transmit pe linie ierarhică toate informaţiile care vin de la nivelul
managementului;
semneaza în registrul de intrări ieşiri de primire;
asigură informări la nivelul personalului din subordine din punct de vedere
profesional;
încurajeaza feedback-ul şi comunicarea deschisă a sugestiilor şi opiniilor din
partea angajaţilor, pe care le colectează şi le comunică managementului organizaţiei;
comunică cerinţele întregului personal din subordine în scopul unei mai bune
implicări a acestuia în realizarea serviciilor la nivelul de exigenţă cerut şi a cerinţelor
legislatiei aplicabile în vigoare.
Personalul Contractual:
primeşte informaţiile venite pe linie ierarhică;
semnează în registrul de intrări ieşiri de primire;
participă la toate formele comunicării interne: şedinţă, consfătuire, instruire,
comunicare, dezbatere, informare;
formulează sugestii şi opinii referitoare la activitatea de comunicare pe care le
comunică la o treaptă ierarhic superioară;
execută hotărârile / deciziile transmise.
Elevii:
primesc informaţiile transmise;
participă la toate formele de comunicare: şedinţe pe clase, şedinţe ale Consiliului
Elevilor, şedinţe cu părinţii, şedinţe pe unitate, informări ale dirigintelui;
execută dispoziţiile / hotărârile / deciziile transmise;
formulează sugestii şi opinii referitoare la activitatea de comunicare pe care le comunică
dirigintelui;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
56
Nr.
crt.
Compartimentul
(postul)
Acţiunea
(operaţiunea)
Secretar
Personal
instituţie
Director
1 Asigură înregistrările adecvate procesului de
comunicare cu părţile interesate, atât din interiorul, cât
şi din exteriorul unității
E, Arh Ap V
2 Asigură resursele necesare desfăşurării procesului de
comunicare
Ap E, A
3 Asigură procesul de comunicare adecvat nevoilor
partenerilor
E Ap A
4 Analizează periodic modul în care se efectuează
comunicarea
Arh Ap V
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
57
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
58
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
59
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
60
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexã/
cod formular
Denumirea anexei /
formularului
Elaborator
Aprobã
Nr. de
ex
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadã
Copertă ----------- ---------- Arhivă Cf.
nomenclator
F01-PO-12.02 Inventar Documente _ _ _ _ Director Arhivã Conform
Nomenclator
F02-PO-12.02 Inventar fluxuri de
informații
_ _ _ _ _ Director Arhivã Conform
Nomenclator
F03-PO-12.02 Hotărâre C.A.
privind realizarea
circuitului
comunicării
interinstituționale
C.A.
Director Arhivã Conform
Nomenclator
F04-PO-12.02 Decizie privind
realizarea circuitului
comunicării
interinstituționale
Director Director Arhivã Conform
Nomenclator
F05-PO-12.02 Hotărâre C.A.
privind realizarea
circuitului
comunicării
intrainstituționale
C.A.
Director Arhivã Conform
Nomenclator
F06-PO-12.02 Decizie privind
realizarea circuitului
comunicării
intrainstituționale
Director Director Arhivã Conform
Nomenclator
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
61
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 26
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
27
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
28
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
29
5 Scopul procedurii operaţionale 30
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 31
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
32
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
33
9 Descrierea procedurii operaţionale 34
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 54
11 Formular evidență modificări 57
12 Formular analiză procedură 58
13 Lista de difuzare a procedurii 59
14 Anexe, înregistrări, arhivări 60
15 Cuprins 61
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
62
ANEXA 1 - F01-PO-12.02 Inventar Documente
INVENTARUL DOCUMENTELOR
Nr.
crt.
Denumirea activităţii Documente de
intrare (input)
Documente de
ieşire (output)
Observaţii
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
63
ANEXA 2 - F02-PO-12.02 Inventar fluxuri de informații
INVENTARUL FLUXURILOR DE INFORMAŢII
Nr.
crt.
Fluxul de informaţii Documente de
intrare (input)
Documente de
ieşire (output)
Observaţii
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
64
ANEXA 3 - F03-PO-12.02 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului comunicării interinstituționale
Unitatea de învăţământ ......................................................................
HOTARAREA nr . ........ din ...........................
pentru realizarea circuitului comunicării interinstituționale
Consiliul de administratie al ……………………………………………, intrunit in sedinta in
data de ……………….
în temeiul:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice
- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 10.01.2011, cu modificarile si completarile ulterioare;
având în vedere prevederile:
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ
preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
HOTARASTE:
Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului comunicării interinstituționale din cadrul unității de învătământ.
Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei hotărâri se încredințează directorul unității de învătământ
și compartimentul secretariat.
Art. 3 Prezenta Hotărâre se înregistrează în registrul de evidență a hotărârilor C.A. și se păstrează la dosarul
hotărârilor adoptate.
Presedinte Consiliu de Administratie, Secretar,
prof. ...................................... .......................................
Voturi
- pentru .................
- abtineri ...............
- impotriva .............
Elaborat in 1 (unul) exemplar
Ex. 1/1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
65
ANEXA 4 - F04-PO-12.02 Decizie privind realizarea circuitului comunicării
interinstituționale
Unitatea de învăţământ ____________________________________________________
DECIZIE
pentru realizarea circuitului comunicării interinstituționale
Profesor__________________________, director al __________________________, judeţul
___________________ numit prin decizia nr._____________ emisă de ISJ ___________________,
în temeiul:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice
- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 2011, cu modificarile si completarile ulterioare;
având în vedere prevederile:
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de
învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
DECID:
Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului comunicării interinstituționale din cadrul unității de învătământ.
Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei decizii se încredintează compartimentul
secretariat.
Nr. _____ din ________
Director,
_______________
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
66
ANEXA 5 - F05-PO-12.02 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului comunicării
intrainstituționale
Unitatea de învăţământ ......................................................................
HOTARAREA nr . ........ din ...........................
pentru realizarea circuitului comunicării intrainstituționale
Consiliul de administratie al ……………………………………………, intrunit in
sedinta in data de ……………….
în temeiul:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice
- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 10.01.2011, cu modificarile si completarile ulterioare;
având în vedere prevederile:
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de
învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
HOTARASTE:
Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului comunicării intrainstituționale din cadrul unității de învătământ.
Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei hotărâri se încredințează directorul unității de
învătământ și compartimentul secretariat.
Art. 3 Prezenta Hotărâre se înregistrează în registrul de evidență a hotărârilor C.A. și se păstrează la
dosarul hotărârilor adoptate.
Presedinte Consiliu de Administratie, Secretar,
prof. ...................................... .......................................
Voturi
- pentru .................
- abtineri ...............
- impotriva .............
Elaborat in 1 (unul) exemplar
Ex. 1/1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
COMUNICAREA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.02
67
ANEXA 6 - F06-PO-12.02 Decizie privind realizarea circuitului comunicării intrainstituționale
Unitatea de învăţământ ____________________________________________________
DECIZIE
pentru realizarea circuitului comunicării intrainstituționale
Profesor__________________________, director al __________________________, judeţul
___________________ numit prin decizia nr._____________ emisă de ISJ ___________________,
în temeiul:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice
- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 2011, cu modificarile si completarile ulterioare;
având în vedere prevederile:
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de
învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
DECID:
Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului comunicării intrainstituționale din cadrul unității de învătământ.
Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei decizii se încredintează compartimentul
secretariat.
Nr. _____ din ________
Director,
_______________
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
68
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
CORESPONDENȚA INTER ȘI INTRAINSTITUȚIONALĂ
PO-12.03
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
69
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după
caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat
Grădinariu Sebastian
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Paloșanu Elena
Membri Comisie 02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2018
3 Aprobat
Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
70
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
71
Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia
din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
Crt
Scopul
difuzării
Ex.
Nr.
Serviciu/
Birou/
Compar
timent
Funcţia Nume şi
prenume
Data
primirii
Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare /
Aplicare
1 Comisie Membri
Comisie
Grădinariu Sebastian
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Paloșanu Elena
02.11.2018
2 Aplicare 1 Comisie Secretar
Comisie
Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018
3 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
4 Arhivare 1 Comisie Secretar
Comisie
Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
72
1. Scopul procedurii operationale
1.1. Scopul procedurii:
- procedura are rolul de a stabili reguli aplicabile salariatilor din cadrul unitatii, cu privire la
corespondenta inter și intrainstituțională, astfel incat sistemul sa fie accesibil directorului,
angajatilor si tertilor interesati cu abilitare in domeniu.
1.2. Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii
compartimentului cu privire la primirea/expedierea, inregistrarea si arhivarea corespondentei.
1.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin
faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice il inlocuieste pe cel
in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
1,4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe
director in luarea deciziei. Este un real sprijin pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni
de auditare, iar pentru directorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, in luarea deciziei
pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
73
2. Domeniul de aplicare a procedurii operationale
2.1. Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala.
- primirea/expedierea, inregistrarea si arhivarea corespondentei inter și intrainstituțională;
- corespondenta trebuie sa fie purtatoarea unor informatii utile in interiorul si in exteriorul Școlii
Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.
2.2. Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati
desfasurate. S-au procedurat urmatoarele activitati:
- Clasificarea documentelor
o actelor oficiale
o corespondentei oficiale
- Circulatiei corespondentei
o in interiorul institutiei
o in afara ei
- Sisteme de inregistrare a corespondentei
o Primite
o Expediate
2.3 Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea
procedurata
- In functie de tipul de purtator si mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenta,
operatiunile de intrare, iesire, inregistrare si stocare trebuie adaptate corespunzator, pe baza
unor planuri elaborate in acest sens, astfel incat, pentru fiecare caz, sa poata fi reflectate
cerintele majore privind:
o asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondentei;
o confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondentei;
o stocarea (arhivarea) corespondentei;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
74
o accesul la corespondenta realizata.
2.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii
procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii.
-compartimentele furnizoare de date sunt toate compartimentele unitatii
-beneficiarul rezultatelor acestei activitati procedurate: ordonator de credite
- compartimentele implicate sunt: toate compartimentele unitatii
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
75
3. Documente de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate
3.1. Reglementari internationale:
- normele Uniunii Europene, Organizatia pentru Cooperare si Dezvoltare Economica.
3.2. Legislatia primara
- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public;
- Legea nr. 129/2018 pentru modificarea și completarea Legii nr. 102/2005 privind
înființarea, organizarea și funcționarea ANSPDCP, precum și pentru abrogarea Legii nr.
677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și
libera circulație a acestor date;
- Legea nr. 182/2002 privind protectia informatiilor clasificate;
- Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica;
- Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;
3.3. Legislatia secundara
- HG nr. l007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea
administratiei publice;
- HG nr. l259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice si metodologice pentru aplicarea
Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, cu modificarile ulterioare; HG Nr. l349/2002
privind colectarea, transportul, distribuirea si protectia, pe teritoriul Romaniei, a corespondentei
clasificate, cu modificarile si completarile ulterioare;
- OG nr. 27/2002 privind reglementarea activitatii de solutionare a petitiilor, aprobata cu
modificari si completari prin Legea nr. 233/2002;
- OUG nr. 39/2006 pentru modificarea si completarea Legii Arhivelor Nationale nr.
16/1996, aprobata cu modificari prin Legea nr. 474/2006.
3.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale unitatii de invatamant
- Organigrama;
- Regulamentul de organizare si functionare;
- Fisele posturilor;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
76
4. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala
4.1. Definitii ale termenilor
Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati,
a
metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii activitatii, cu privire la
aspectul procesual.
Editie a unei procedure operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri
operationale, aprobata si difuzata.
Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau alteie asemenea,
dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni
care au fost aprobate si difuzate.
4.2. Abrevieri ale termenilor
Abrevierea Termenul abreviat
OTC Ordonator tertiar de credite
Ct contabilitate
E elaborare
V verificare
Ap aprobare
Ah arhivare
Acp alte compartimente;
Scr Secretariat
OPC Ordonator principal de credite
AF Administrator Financiar
AP Administrator Patrimoniu
ISJ Inspectoratul scolar judetean
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
77
5. Descrierea procedurii operationale
5.1. Generalitati
Corespondenta oficiala cuprinde totalitatea scrisorilor si actelor care circula intre persoane
juridice sau intre o persoana fizica si o persoana juridica, in scopul stabilirii unor relatii intre
ele. Actele emise de o autoritate (persoana juridica) sunt considerate acte oficiale.
Caracteristicile actelor / corespondentei oficiale:
actul este o dovada scrisa prin care se constata un fapt. se reglementeaza o obligatie, etc
actul are titlu
actul are specificat in cuprinsul sau titularul in folosui caruia se face constatarea;
majoritatea actelor sunt tipizate
actele au numere proprii de ordine, pe baza carora se [ine evidenta emiterii si circulatiei
lor (in Registrul de intrare-iesire sunt inregistrate scrisorile insotitoare ale actelor);
actele nu pot fi intocmite si semnate decat de functionari investiti printr-o dispozitie
expresa a unui act normativ cu aceste drepturi;
actul circula de la autor la beneficiar insotit de o scrisoare; cand nu se foloseste
scrisoarea insotitoare, actul nu poate fi inmanat beneficiarului decat prin luare de
semnatura;
5.2. Documente utilizate
Clasificarea actelor oficiale se poate face in functie de mai multe criterii si anume:
Din punctul de vedere al naturii juridice, sunt:
- acte cu caracter normativ, care reglementeaza cu putere obligatorie principalele relatii sociale
si se caracterizeaza prin aplicabilitatea lor repetata, acte a caror indeplinire este asigurata prin
forta coercitiva a statului (de exemplu, legile, ordonantele Guvernului, hotararile normative ale
Guvernului sau ale organelor locale);
- acte nenormative - sunt acte ce nu prevad atributii a caror indeplinire este asigurata prin forta
publica.
Din punctul de vedere al efectului pe care il produc, sunt:
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
78
- acte producatoare de efecte juridice (de exemplu, toate actele emise de organele statului, fie
normative, fie nenormative);
- acte care nu produc efecte juridice (acte cu caracter organizatoric, tehnico-functional etc.).
Din punctul de vedere al razei teritoriale pe care isi produc efectul, sunt:
- acte cu caracter general - al caror efect se produce pe intreg teritoriul tarii (de exemplu: acte
emise de Parlament, de Presedintele Romaniei si de Guvern;
- acte ale organelor locale ale administratiei publice - efectele lor sunt limitate la o anumita
unitate administrativ-teritoriala(de exemplu, actele Consiliilor locale, ale prefectilor si
primarilor).
Din punctul de vedere al organului emitent, sunt:
- acte emise de organele reprezentative ale puterii de stat (Parlament, Presedintele Romaniei
etc.)
- actele emise de organele administratiei publice centrale si locale (Guvern, ministere si alte
autoritati ale administratiei centrale, prefecturi, primarii);
- actele emise de agentii economici si celelalte unitati si institutii.
Consiliul local, in exercitarea atributiilor ce-i revin, adopta hotarari, semnate de presedintele
sedintei respective. El are initiativa si hotaraste, cu respectarea legii, in problemele de interes
local, cu exceptia celor care sunt date prin lege in competenta altor autoritati publice.
Hotararile Consiliilor locale produc efecte juridice si au caracter normativ sau nenormativ
(individual). Hotararile cu privire la persoane se adopta numai prin vot secret.
Organele administratiei publice (centrale sau locale) fiind investite, potrivit legii, cu competenta
derivata, emit pe baza si in vederea executarii legii, acte administrative.
Actul administrativ este o forma juridica de realizare a activitatii executive si de dispozitie a
organelor administratiei publice; ele sunt acte juridice intrucat sunt manifestari de vointa ale
organelor administratiei publice, in scopul de a da nastere la drepturi si obligatii si au character
normativ, stabilind reguli de conduita obligatorii pentru unitati, institutii sau cetateni, sau
caracter individual (nenormativ).
Administratia publica locala se intemeiaza pe principiile autonomiei locale, descentralizarii
serviciilor publice, eligibilitatii administratiei publice locale si consultarii cetatenilor in
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
79
problemele locale de interes deosebit. Autoritatile administratiei publice prin care se realizeaza
autonomia locala in comune si orase sunt Consiliile locale, ca autoritati deliberative si primarii,
ca autoritati executive.
Consiliul local organizeaza, la nivelul comunei sau al orasului, servicii publice in principalele
domenii de activitate, potrivit specificului si nevoilor locale. Daca consiliul local, asa cum am
mai aratat, poate adopta hotarari, inclusiv cu caracter normativ, primarii, in exercitarea
atributiilor lor, emit dispozitii, avize, acorduri si autorizatii, care au caracter individual.
Acte emise de agentii economici, organizatii si institutii
In functie de profilul specific si complexitatea sarcinilor, Ia nivelul acestora, se intocmesc
regulamente de organizare si functionare, regulamente de ordine interioara si contracte
colective de munca, prin care conducerile administrative, impreuna cu sindicatele, stabilesc, in
conformitate cu legile si celelalte acte normative emise de organele superioare, conditiile
concrete de organizare si desfasurare a activitatii, precum si comportamentul in cadrul unitatii
respective.
In afara acestora, unitatile elaboreaza un mare numar de acte tehnice, care sunt instrumente de
lucru pentru buna desfasurare a activitatii de baza a acestora. O alta categorie de acte emise de
unitati o constituie actele doveditoare, care se elibereaza la cererea unor persoane fizice sau
juridice (adeverinta, certificatul, chitanta).
5.2.1. Lista si provenienta documentelor:
Importanta activitatii de corespondenta consta in faptul ca:
- este un element de baza pentru stabilirea relatiilor intre unitatile economice, intre
persoanele fizice si persoane juridice care sunt obligate sa-si rezolve anumite probleme
in comun;
- ofera posibilitatea consemnarii scriptice a unei activitati;
- constituie un element de inregistrari conta bile;
- serveste ca proba justitie;
- permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumita problema, constituirea unui
ciclu de corespondenta ce oglindeste aparitia, modificarea sau stingerea unor relatii intre
persoane juridice sau intre persoane fizice si persoanejuridice; devine sursa de
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
80
documentare, prin constituirea unui fond arhivistic, redand stadiile evolutiei raporturilor
economice, precum si ale evolutiei vocabularului din domenii diferite de activitate.
5.2.2. Continutul si rolul documentelor:
Corespondenta oficiala se clasifica dupa mai multe criterii:
a) dupa criteriul de circumscriere:
- corespondenta interna (intre compartimente sau responsabili ai aceleasi organizatii);
- corespondenta externa (catre sau de la o institutie spre mediul exterior, la alta institutie sau
persoana).
b) dupa domeniul de activitate:
- corespondenta juridica (contestatia, intampinarea, notificarea, plangerea, cererea de
chemare in judecata etc.);
- corespondenta administrativa (referatul, rapoartul, darea de seama, procesul verbal, decizia,
ordinul, dispozitia);
- corespondenta protocolara (invitatii, scrisori de felicitare, felicitari, corespondenta tehnica a
departamentelor de protocol etc.);
- corespondenta comerciala (cererea de oferta, oferta, comanda, reclamati a economica,
avizul de insotire a marfii, scrisoarea de garantie etc.};
- corespondenta diplomatica (nota diplomatica, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic,
minuta diplomatica, nota verbala etc.).
c) dupa scopul ei:
- corespondenta de solicitare (cererea economica, juridica etc.);
- corespondenta de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seama etc.);
- corespondenta de constatare (procesul verbal etc.); corespondenta de decizie, indrumare,
control (ordinul, decizia);
- corespondenta de reclamatle (reclamatia economica, juridica); corespondenta insotitoare de
acte.
d) dupa criteriu) accesibilitatii:
- corespondenta secreta (transmisa prin mijloace de securitate organizate, folosita in sistemul
institutionalizat (Birou Documente Secrete - BDS);
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
81
- corespondenta deschisa (transmisa pe cale obisnuita si care poate lua toate formele materiale
ale corespondentei - scrisoarea, faxul, e-mail, etc.).
e)dupa initiativa trimiterii scrisorii:
- scrisoarea initiala;
- de raspuns;
- de revenire.
f) dupa criteriul suportului:
- corespondenta clasica / scrisoarea;
- corespondenta telegrafica / telegrama,telexul; c
- corespondenta electronica / e-mail-ul.
g) dupa modul de intocmire:
- documente tipizate;
- documente netipizate.
i) dupa natura si destinatia exemplarelor:
- originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului);
- copia simpla (de arhiva sau de dosar) se scrie odata cu originalul la indigo;
- duplicatul originalului pierdut se elibereaza numai dupa publicarea pierderii originalului in
Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat si originalul. Pe actul
nou eliberat se mentioneaza „duplicat"; are puterea originalului;
- copia dupa original / se copiaza exact textul de pe original; se scrie /copie/, locul sigiliului
(LS) si s-a semnat (SS); ea poate fi: copia certificata - are confirmarea ca este valabila; se
foloseste pentru pastrarea originalului, se semneaza si se elibereaza de secretariatul unitatii care
pastreaza originalul. Dupa colationare se scrie "conform cu originalul", "pentru conformitate".
Obligatoriu, copia poarta semnatura si stampila;
- copia legalizata - este eliberata de notariat. Ea contine reproducerea exacta a continutului
actului, dactilografiata in sir indian sau xerox, precum si incheierea de legalizare, sub
semnatura notarului si stampila biroului notarial. Documentele legalizate se inscriu intru-un
registru special la notariat; -fotocopia- are valoare numai in cazul legalizarii de notariat; extrasul
- constituie copia unei parti, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari.
Valabilitatea lui este conditionata de certificare.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
82
Documentele in speta contin date despre operatiunea care urmeaza a fi supusa activitatii
procedurate si au rolul de documente justificative.
5.2.3 Circuitul documentelor:
extem / intern / secretariat / - ordonator de credite- compartimentul care a initiat operatiunea /
arhiva
5.3. Resurse necesare
5.3.1. Resurse materiale: calculatoare, laptopuri, internet, birotica, consumabile;
5.3.2. Resurse umane: conform organigramei si statului de personal;
5.3.3. Resurse financiare: prevederile bugetare ale sumelor necesare.
5.4 Modul de lucru
5.4.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitatii
Circulatia corespondentei
Circulatiei corespondentei, atat in interiorul institutiei, cat si in afara ei, i se acorda o atentie
deosebita, tocmai datorita importantei pe care o reprezinta scrisorile pentru orice institutie.
Scrisoarea poate circula astfel:
- in plic inchis, sigilat si transmis prin posta sau curier;
- transmisa ca atare prin intermediul curierului sau predata-preluata personal. Nu
este sigilata in plic (se exclud din aceasta categoriile scrisorile cu regim special de
confidentialitate);
- scrisoarea depusa la serviciul de registratura sau secretariat al destinatarului
si primirea unui bon cu numarul de inregistrare. Se utilizeaza frecvent in modul de lucru al
autoritatilor publice cu cetatenii;
- transmisa prin intermediul unei alte persoane ca mesager personal (situatie
distincta de curierat).
5.4.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii
5.4.2.1. Corespondenta primita
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
83
Sistemul de inregistrare a corespondentei, organizarea circulatiei corespondentei intr-o unitate
este impusa de necesitatea cunoasterii in orice moment a locului unde se gasesc documentele,
a persoanelor care le detin, precum si a modului de rezolvare a lor.
In acest scop, se folosesc:
- registrele si fisele de corespondenta (se inregistreaza atat corespondenta primita cat si cea
expediata) ofera informatii cu privirea la identificarea, continutul, miscarea si destinatia actelor
si documentelor;
- dosarele, clasoarele si bibliorafturile in care se pastreaza si se claseaza actele, impreuna cu
corespondenta compartimentelor functionale implicate;
- condicile de expediere si distribuire a corespondentei;
- borderourile de expeditie a corespondentei.
Corespondenta patrunde intr-o institutie prin intermediul compartimentului.
Registratura generala, aici au loc urmatoarele operatii:
• verificarea corespondentei primite pentru a se vedea daca scrisorile au fost bine indrumate pe
numele si sdresa unitatii respective;
• deschiderea plicurilor (plicurile pe care scrie „personal", „confidential" nu se deschid;
plicurile nu se arunca, ci se prind impreuna cu scrisoarea in urmatoarele situatii:
- daca scrisoarea nu contine adresa expeditorului, dar aceasta figureaza pe plic;
- daca adresa expeditorului de pe plic nu este identica cu cea din scrisoare;
- daca semnaturile nu sunt citete, dar numele expeditorului figureaza pe plic;
- daca timpul scurs intre data sosirii si data expedierii este prea mare, pentru a se putea
constata daca vina este a postei sau a expeditorului;
- daca o anexa lipseste;
- daca scrisoarea contine o oferta sau un acord pentru care data postei este un punct de
plecare sau pentru care exista o data;
- daca scrisoarea a fost gresit adresata, intrucat plicul justifica intarzierea
raspunsului, in cazul in care scrisoarea a ajuns la destinatar cu intarziere.
• sortarea corespondentei;
• inregistrarea si datarea corespondentei;
• intocmirea unei condici interne de distributie;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
84
• predarea corespondentei la departamente, iar cele pentru conducere sunt predate secretarei
(asistentei director ).
La primirea corespondentei, secretara semneaza in condica de expeditie, verifica
corespondenta, o sorteaza (scrisori care necesita atentia conducerii si scrisori care necesita
atentia secretarei) Scrisorile sunt introduse apoi, in ordinea urgentei, in mapa de corespondenta
pentru conducere. Conducerea va nota pe fiecare document o rezolutie (persoana sau
departamentul care il va primi spre rezolvare, termenul si eventual modalitatea de rezolvare).
Dupa ce primeste corespondenta de la conducere (cu rezolutia pe ea), secretara o inregistreaza
intr-un caiet (condica) si o va repartiza apoi persoanelor sau departamentelor pe baza de
semnatura. Daca una din scrisorile primite contine un numar de probleme ce necesita atentia
mai multor departamente sau persoane, se va proceda in asa fel incat fiecare departament
/persoana sa fie pusa la curent cu problema ce il priveste.
Modalitati de lucru :
- se ataseaza la scrisoare o notita in care sunt enumerate toate departamentele interesate si apoi
scrisoarea este trimisa pe rand la toate acestea; pe masura ce fiecare din ele isi indeplineste
sarcina, isi bifeaza numele pe notita si o trimite mai departe;
- scrisoarea se distribuie departamentului care se ocupa de majoritatea problemelor cuprinse in
ea, revenindu-i apoi sarcina de a o trimite mai departe celorlalte departamente;
- se fac copii si se trimite cate una fiecarui departament interesat. Aceasta modalitate este cea
mai indicata (scrisoarea originala ramane la secretariat), cu conditia ca solutionarea problemelor
sa fie coordonata.
5.4.2.2. Corespondenta expediata - Cuprinde raspunsuri la scrisorile primite sau scrisori
care initiaza un ciclu de corespondenta cu alte unitati (scrisori ,,initiale" sau din
„oficiu") Scrisorile de raspuns se redacteaza, fie de secretara, urmand indicatiile conducerii,
fie de cel caruia i-a fost repartizata aceasta sarcina. Dupa redactarea si dactilografierea lor,
scrisorile sunt prezentate, in mapa pentru semnat, conducerii, impreuna cu materialul de baza.
Dupa semnare, secretara le verifica (daca au fost toate semnate, se verifica anexele) si pune
stampila pe semnatura conducerii. Daca scrisorile sunt expediate de secretariat, ele vor fi
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
85
inregistrate {data si numar) sau vor fi trimise la Registratura de unde vor fi expediate.
Operatiile ulterioare sunt:
• sortarea copiilor si a materialelor de baza ji remiterea lor serviciilor de resort;
• clasarea corespondentei in dosare (copiile).
5.4.2.3 Sisteme de inregistrare a corespondentei primite si expediate- in vederea pastrarii
unei evidente clare a corespondentei care intra in unitate, precum si a celei emise, secretariatul
inregistreaza fiecare document intr-un Registrul de corespondenta - se pastreaza la
Registratura generala. Se practica doua sisteme: unul care foloseste un registru unic de intrare-
iesire si altul care evidentiaza in registre separate intrarile si iesirile.
In registrul unic de corespondenta, cele doua foi asezate fata in fata servesc pentru inregistrarea
corespondentei (stanga) si a corespondentei expediate (dreapta). Acest tip de registru ofera
posibilitatea informarii imediate si concomitente asupra corespondentei primite si
expediate.
In rubrici separate se inscriu: numarul de inregistrare al scrisorii care intra in unitate, data
inregistrarii, locul de provenienta (denumirea expeditorului si adresa), rezumatul
continutului ei, serviciul caruia i se repartizeaza, indicatorul dosarului de clasare.
In cazul in care se expediaza raspunsul la o scrisoare intrata, pe acelasi rand cu inregistrarea
acesteia in stanga, se evidentiaza in partea dreapta modul in care s-a rezolvat, data la care se
expediaza, denumirea destinatarului; scrisoarea de raspuns primeste acelasi numar cu care a
fost inregistrata la intrare scrisoarea careia i-a fost expediat raspunsul - aceasta se trece ia
rubrica ,,numar de conexare", in locul acestui numar la scrisorile expediate ,,din oficiu" se trece
numarul nou care se da scrisorii emise de unitate.
La sfarsitul fiecarui an, la terminarea unui volum de registru de intrare-iesire, sau chiar daca
volumul nu este complet, se intocmeste un proces-verbal de incheiere a registrului respectiv
conform modelului anexat la procedura.
Registrele pot fi tipizate, realizate la comanda sau pregatite de catre persoana responsabila din
cadrul compartimentului. Registrele au un dubla rol: pe de o parte sunt cataloage de inscriere a
circulatiei documentelor, fiind un martor obiectiv (au valoare juridica), iar pe de alta parte
reprezinta tin ordonator, un adevarat ghid in cautarea oricarui document.
La inregistrarea documentelor in registru trebuie sa se tina seama de urmatoarele aspecte:
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
86
- inregistrarea se face de catre o singura persoana; in cazul absentei, va fi inlocuita mereu
de aceeasi persoana;
- inscrierea se face numai olograf;
- nu se pastreaza nici un rand liber;
- in cazul in care exista resturi de spatii pe o pagina, acestea se bareaza vizibil.
Nu se inregistreaza:
- darile de seama periodice;
- actele expediate care au numar propriu de ordine;
- scrisorile si actele de corespondenta interna;
- copiile dupa scrisori si acte care se transmit de la un serviciu la altul , imprimatele;
- registrele sau condicile;
- revistele, ziarele si alte publicatii.
In cazul expedierii corespondentei prin posta, fiecare scrisoare se inscrie nominalizat cu datele
ei de identificare, intr-un borderou de expeditie. Borderoul se intocmeste separat pentru
scrisorile simple si recomandate.
Pentru scrisorile difuzate prin curier se intocmeste o condica de expeditie, in care se trec datele
importante : anul, ziua, luna, numarul lucrarii, destinatarul, semnatura.
De asemenea, corespondenta care se repartizeaza compartimentelor din interiorul unitatii se
inregistreaza in prealabil intr-o condica interna de distributie cu aceleasi rubrici ca si condica
de expeditie.
Inregistrarea corespondentei pe calculator - acest sistem de organizare presupune existenta
unui compartiment special creat pentru preluarea intregii corespondente (exceptie fac
documentele cu caracter confidential) si a cale unui operator omolog in fiecare dintre
compartimentele prevazute in organigrama. Baza acestor registraturi generale este reprezentata
de un soft adecvat si o retea de calculatoare prevazute cu nivele diferite de acces.
Modul de functionare: exista un compartiment structurat pe criterii tematice pentru fiecare
corespondenta, forma practica fiind ghiseele. Cetateanul se prezinta la ghiseu si isi depune
lucrarea. Operatorul inregistreaza documentul, il catalogheaza, verifica criteriile care fac
posibila inregistrarea si emite un bon de registratura cu toate datele care sunt inscrise si in baza
de date: numele depunatorului, numarul si data de inregistrare, problematica corespondentei,
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
87
compartimentul unde este directionala spre rezolvare, termenul de raspuns, indicativul celui
care a facut inregistrarea. Sistemul informatic permite ca de la mai multe posturi sa se faca
inregistrari, iar calculatorul va ordona singur numerele in cateva secunde si abia apoi se va salva
inregistrarea si se va emite bonul. Operatorul poate numai introduce date, dar nu si modifica.
Dreptul de modificare sau corectura il are numai seful compartimentului de registratura pe baza
de parola.
5.4.3. Valorificarea rezultatelor activitatii
Corespondenta utilizeaza purtatori diferiti ai informatiei (hartie, benzi magnetice, floppy, CD
etc.) si se realizeaza prin mijloace diferite (curierul, posta, posta electronica, fax etc.); Ponderea
in care entitatea publica utilizeaza unul sau altul dintre purtatori si apeleaza la unul sau altul
dintre mijloacele de realizare a corespondentei este determinata de o serie de factori, cum ar fi:
gradul de dotare interna si/sau al tertilor, nivelul de pregatire al salariatilor, urgenta, distanta,
costul, siguranta, restrictiile din reglementari etc.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
88
6. Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
Nr.
crt.
Compartimentul/ Operatiunea Secretariat Director Arhiva
1 Secretar E Ah
2 Secretar V
3 Director Ap
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
89
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
90
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
91
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
92
10. Anexe, inregistrari, arhivari
Nr.
anexã/
cod formular
Denumirea anexei /
formularului
Elaborator
Aprobã
Nr. de
ex
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadã
Copertă ----------- ---------- Arhivă Cf.
nomenclator
F01-PO-12.03 Inventar Documente _ _ _ _ Director Arhivã Conform
Nomenclator
F02-PO-12.03 Registrul intrări-
ieșiri
_ _ _ _ _ Director Arhivã Conform
Nomenclator
F03-PO-12.03 Hotărâre C.A.
privind realizarea
circuitului
corespondenței
interinstituționale
C.A.
Director Arhivã Conform
Nomenclator
F04-PO-12.03 Decizie privind
realizarea circuitului
corespondenței
interinstituționale
Director Director Arhivã Conform
Nomenclator
F05-PO-12.03 Hotărâre C.A.
privind realizarea
circuitului
corespondenței
intrainstituționale
C.A.
Director Arhivã Conform
Nomenclator
F06-PO-12.03 Decizie privind
realizarea circuitului
corespondenței
intrainstituționale
Director Director Arhivã Conform
Nomenclator
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
93
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 68
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
69
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
70
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
71
5 Scopul procedurii operaţionale 72
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 73
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
75
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
76
9 Descrierea procedurii operaţionale 77
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 88
11 Formular evidență modificări 89
12 Formular analiză procedură 90
13 Lista de difuzare a procedurii 91
14 Anexe, înregistrări, arhivări 92
15 Cuprins 93
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
94
ANEXA 1 - F01-PO-12.03 Inventar Documente
INVENTARUL DOCUMENTELOR
Nr.
crt.
Denumirea activităţii Documente de
intrare (input)
Documente de
ieşire (output)
Observaţii
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
95
ANEXA 2 - F02-PO-12.03 Registrul intrări-ieșiri
REGISTRU INTRARE-IESIRE
Nr.
crt.
Data
inreg.
Nr.si data
documentului
Continutul
pe scurt
De unde
provine
documentul
Compartimentul
caruia i s-a
repartizat
documentul si
semnatura de
primire
Data
expedierii
Destinatar Nr. de inreg.
la care se
conex.doc.si
indic dos
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
96
ANEXA 3 - F03-PO-12.03 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului corespondenței
interinstituționale
Unitatea de învăţământ ......................................................................
HOTARAREA nr . ........ din ...........................
pentru realizarea circuitului corespondenței interinstituționale
Consiliul de administratie al ……………………………………………, intrunit in
sedinta in data de ……………….
în temeiul:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice
- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 10.01.2011, cu modificarile si completarile ulterioare;
având în vedere prevederile:
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de
învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
HOTARASTE:
Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului corespondenței interinstituționale din cadrul unității de
învătământ.
Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei hotărâri se încredințează directorul unității de
învătământ și compartimentul secretariat.
Art. 3 Prezenta Hotărâre se înregistrează în registrul de evidență a hotărârilor C.A. și se păstrează la
dosarul hotărârilor adoptate.
Presedinte Consiliu de Administratie, Secretar,
prof. ...................................... .......................................
Voturi
- pentru .................
- abtineri ...............
- impotriva .............
Elaborat in 1 (unul) exemplar
Ex. 1/1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
97
ANEXA 4 - F04-PO-12.03 Decizie privind realizarea circuitului corespondenței interinstituționale
Unitatea de învăţământ ____________________________________________________
DECIZIE
pentru realizarea circuitului corespondenței interinstituționale
Profesor__________________________, director al __________________________, judeţul
___________________ numit prin decizia nr._____________ emisă de ISJ ___________________,
în temeiul:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice
- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 2011, cu modificarile si completarile ulterioare;
având în vedere prevederile:
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de
învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
DECID:
Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului corespondenței interinstituționale din cadrul unității de
învătământ.
Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei decizii se încredintează compartimentul
secretariat.
Nr. _____ din ________
Director,
_______________
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
98
ANEXA 5 - F05-PO-12.03 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului corespondenței
intrainstituționale
Unitatea de învăţământ ......................................................................
HOTARAREA nr . ........ din ...........................
pentru realizarea circuitului corespondenței intrainstituționale
Consiliul de administratie al ……………………………………………, intrunit in
sedinta in data de ……………….
în temeiul:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice
- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 10.01.2011, cu modificarile si completarile ulterioare;
având în vedere prevederile:
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de
învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
HOTARASTE:
Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului corespondenței intrainstituționale din cadrul unității de
învătământ.
Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei hotărâri se încredințează directorul unității de
învătământ și compartimentul secretariat.
Art. 3 Prezenta Hotărâre se înregistrează în registrul de evidență a hotărârilor C.A. și se păstrează la
dosarul hotărârilor adoptate.
Presedinte Consiliu de Administratie, Secretar,
prof. ...................................... .......................................
Voturi
- pentru .................
- abtineri ...............
- impotriva .............
Elaborat in 1 (unul) exemplar
Ex. 1/1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CORESPONDENȚA INTER ȘI
INTRAINSTITUȚIONALĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-12.03
99
ANEXA 6 - F06-PO-12.03 Decizie privind realizarea circuitului corespondenței intrainstituționale
Unitatea de învăţământ ____________________________________________________
DECIZIE
pentru realizarea circuitului corespondenței intrainstituționale
Profesor__________________________, director al __________________________, judeţul
___________________ numit prin decizia nr._____________ emisă de ISJ ___________________,
în temeiul:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice
- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 2011, cu modificarile si completarile ulterioare;
având în vedere prevederile:
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de
învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
DECID:
Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului corespondenței intrainstituționale din cadrul unității de
învătământ.
Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei decizii se încredintează compartimentul
secretariat.
Nr. _____ din ________
Director,
_______________