Coaching w zarzadzaniu projektami

COACHING W ZARZĄDZANIU PROJEKTAMI

Beata Ponichtera28-06-2011

Kilka słów o mnie

Beata Ponichtera

Project Manager

Life Coach freelancer

Doświadczenie: Zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie projektami i zespołami projektowymi (obszary Finansów, IT, ogólno-organizacyjne), coaching.

Życiowe motto: „Żyj tak, jakby kolejny dzień miał być twoim ostatnim”

Spis treści

1. Specyfika zarządzania projektami

2. Fazy zarządzania projektami

3. Specyfika Coachingu

4. Narzędzia i umiejętności coachingowe – wykorzystanie

5. Korzyści wynikające ze stosowania coachingu w zarządzaniu projektami



3. Specyfika coachingu



Specyfika Zarządzania projektamiDefinicje

Zarządzanie projektami To sztuka skutecznego wykonywania oczekiwanej pracy w

wyznaczonym czasie i za pomocą dostępnych środków.

Projekt Unikalne, tymczasowe przedsięwzięcie podjęte w celu

zaspokojenia określonej potrzeby i tym różni się od typowych

działań firmy, że ma określony w czasie początek i koniec.

Specyfika Zarządzania projektamiRole w projekcie

Interakcje Kierownika Projektu

PROJEKT

Właściciel

Firma zewnętrzna

KierownikProjektu

Zespółprojektowy

Kierownicy Funkcyjni

Użytkownicy

Sponsor Projektu

Specyfika Zarządzania projektamiCzynniki wpływające na sukces projektu

Motywacja (PM)

Motywacja zespołu

Kompetencje zawodowe

Określenie roli

Dostępność zasobów

Kompetencje społeczne

Kompetencje metodyczne

Jednoznaczne zlecenie

Cele projektu i ich odgraniczenie

Specyfika Zarządzania projektamiPrzyczyny niepowodzenia projektów

Brak autonomii.Cele realizowane wniewielkim stopniu

Brak informacjizwrotnej

Nieufność w zespole, złe relacje.

Nieumiejętne zarządzanie zmianą.

Mała identyfikacja z organizacją.

Nieobecności ifluktuacja.KADRA KIEROWNICZA RELACJE, ZESPÓŁ

OGÓLNE

Fazy Zarządzania projektamiFazy projektu

Czas

PLANOW

ANIE

INIC

JACJA

REALIZACJA

MONITOROWANIE I KONTROLA ZA

KOŃCZ

ENIE

Natę

żenie

dzi

ała

ń

Wg. Project Management Institute

PROBLEM / POMYSŁ

WIZJA

OKREŚLENIE CELÓW

PLAN DZIAŁANIA REALIZACJA

TESTY I WDROŻENIE NA PRODUKCJĘ

OCENA

ADAPTACJA

START KONIEC

Fazy Zarządzania projektamiZakres poszczególnych faz

• Powołanie kierownika projektu

• Przedstawienie Problemu / Pomysłu

• Kreowanie wizji

• Analiza potrzeby realizacji projektu

• Wstępne wymagania projektu i jego ryzyka

• Identyfikacja zainteresowanych stron

• Zaplanowanie planowania projektu

• Spisanie zakresu projektu

• Zbadanie pracochłonności projektu

• Kreowanie struktury projektu – role, podział zadań

• Budowa harmonogramu realizacji projektu

• Ustalenie budżetu

• Opracowanie miar oceny projektu

• Opracowanie szczegółowego zakresu projektu

• Zarządzanie zmianą• Zarządzanie jakością

prac i ryzykiem• Optymalizacja procesów• Zarządzanie zespołem

(budowanie relacji, zarządzanie konfliktem, rozwiązywanie problemów, inspirowanie, motywowanie, rozwijanie, przeprowadzanie przez proces zmian)

• Mierzenie postępów projektów wg. przyjętych miar

• Ocena różnic – zmiany projektu

• Ocena istotności czynników wywołujących zmiany

• Wprowadzanie zmian w projekcie

• Opracowywanie prognoz realizacji projektu

• Kontrola jakości

• Raportowanie

• Potwierdzenie realizacji projektu

• Odbiór projektu

• Rozliczenie zakresu, harmonogramu i budżetu projektu

• Ocena zespołu

• Zebranie Lessons learned

• Zdanie dokumentacji projektowej i jej archiwizacja

• Uwolnienie zasobów

INICJACJA PLANOWANIE REALIZACJA MONIKTOROWANIE i KONTROLA

ZAKOŃCZENIE

Specyfika coachingu

COACH KLIENT

SPONSOR

CORPORATE COACHING

LIFE COACHING

UMIEJĘTNOŚCI COACHINGOWE

NARZĘDZIA COACHINGOWE

ROZWIJANIE KLIENTA

PODĄŻANIE ZA KLIENTEM

BRAK DORADZANIA, SUGESTII, OCENY

CEL/PROBLEM/WIZJA

ZASOBY

UMIEJETNOŚCI I KOMPETENCJE

NADAWANIE KIERUNKÓW

ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Narzędzia i umiejętności coachingowe - wykorzystanie

Formułowanie wizji projektu

Zestaw pytań coachingowych – Formułowanie wizji

Co chcesz zmienić?

Dlaczego chcesz to zmienić?

Co się stanie, jeśli to zmienisz?

Co się nie stanie, jeśli to zmienisz?

Co się stanie, jeśli tego nie zmienisz?

Co się nie stanie, jeśli tego nie zmienisz?

Jakie znaczenie dla strategii organizacji będzie miało wdrożenie zmiany?

Czy zmiana jest zgodna z kierunkami działania całej organizacji?

Czy zmiana jest zgodna z Twoimi celami, wartościami?

Jak wygląda rzeczywistość po zmianie?

Jak przebiegają procesy?

Jak działają systemy?

Jak pracują ludzie?

Jak funkcjonuje biznes? itp.


Planowanie projektu (1)

Zestaw pytań coachingowych – planowanie projektu

Po co tutaj jesteśmy?

Co chcemy osiągnąć? Jaki mamy cel?

Czy cel organizacji jest dla nas ważny i pilny?

Po co to robimy?

Dlaczego jest to dla nas ważne/istotne?

Jakie są najważniejsze cele/zadania w projekcie?

W jakim stopniu osiągnięcie celu jest zależne od efektów pracy innych osób w organizacji?

W jakim stopniu inne osoby są zależne od efektu naszej pracy?

Co jest ważne?

Z czego możemy zrezygnować?

Jaka jest pilność poszczególnych zadań?

Jakich zasobów potrzebujemy? A jakie zasoby posiadamy? Jakich zasobów nam brakuje? Jak możemy je uzupełnić?

Jakie są nasze ograniczenia? Kto nam może je przezwyciężyć? Czego/kogo potrzebuję, aby poradzić sobie z trudnościami?

Kto jest naszym sprzymierzeńcem? itp.


Planowanie projektu (2)

Model T-GROW

T - opic Temat Jaki jest problem? Jaką mamy potrzebę zmiany?

G - oal CelJak mogę przeformułować problem, aby stał się moim celem? Co chcę osiągnąć? Do jakiej sytuacji dążę. Pamiętaj o modelu SMART!

R - eality Rzeczywistość

Jaka jest twoja obecna sytuacja, twoje otoczenie (kultura organizacji, procesy, procedury, ludzie itp.)? Jakie masz zasoby (ludzie, czas, budżet itp.)?

O - ptions Możliwe opcjeJakie są możliwe działania, które możemy podjąć? Które rozwiązania wybrać?

W - ay forward Plan działania

Z jakich zasobów będziemy korzystać? W jakim czasie będą realizowane poszczególne działania? Jaka będzie odpowiedzialność poszczególnych osób? Jak będziemy kontrolować postępy?


Określanie celów projektu

Model SMART

S - pecific Specyficzny, określony Co konkretnie chcesz osiągnąć?

M - easurable Możliwy do zmierzenia Po czym rozpoznasz, że cel został osiągnięty?

A - chievable Możliwy do osiągnięciaCzy cel jest możliwy do osiągnięcia? Czy wiesz jakie zadania prowadzą do jego osiągnięcia?

R - elevant OdpowiedniCzy cel jest istotny z punktu widzenia strategii i nadrzędnych celów organizacji?

T - rackable Monitorowalny w czasieJak mogę kontrolować postępy prac? W jaki sposób mogę reagować na zmiany, opóźnienia?

Cel powinien być zapisany w formie pozytywnej, konkretnej i zrozumiałej. Powinien mieć nie więcej niż 30 słów), tak aby był łatwy do zapamiętania.


Określanie wagi celów/zadań projektowych

ZASADA EISENHOWERAWAŻNOŚĆ

- Jak istotny dla projektu jest cel/zadanie

- Co się stanie jeśli go nie wykonam?

- Jak cel/zadanie ma się do całości projektu?

PILNOŚĆ

-Jak pilne na tle innych celów/zadań jest to zadanie/cel

- Czy mogę wykonać go później?

- Co się stanie jeśli nie wykonam celu/zadania natychmiast?


Zarządzanie zespołem Najczęstsze problemy (1)

PROBLEMY MOŻLIWE WYPOWIEDZI UCZESTNIKÓW

Niska motywacja, brak zaangażowania

Nie mam czasu. Nie ma sensu uczestniczenia w dodatkowych projektach.To kolejne przedsięwzięcie, z którego nic nie wyniknie.Po co mam się angażować, skoro i tak będę rozliczany ze swoich standardowych zadań.

Opór przed zmianą

Po co zmieniać coś co dobrze funkcjonuje i zapewnia pracę wielu z nas.Nie mam kompetencji projektowych, nigdy tego nie robiłem, boję się że sobie nie poradzę i zostanę źle oceniony.

Brak czasuMam na głowie tyle różnych obowiązków i dodatkowych przedsięwzięć, jak mam znaleźć czas na kolejny projekt.To nie jest moim priorytetem.

Brak formalnego umocowania PM, jako menedżera zespołu

Nie jesteś moim szefem, nie będę tego robił, mój szef wymaga ode mnie wyników w innych obszarach mojej pracy. Nie możesz mi wyznaczać priorytetów.Nie pracujesz w mojej jednostce, nie znasz specyfiki naszej pracy. Nie zarządzałeś tego typu tematami.


Zarządzanie zespołemProblemy (2)

PROBLEMY PYTANIA COACHINGOWE

Niska motywacja/ Brak zaangażowania

Jak mogę Ci pomóc? Czego potrzebujesz, aby zwiększyć swoją dostępność?Dlaczego tak uważasz? Skąd wzięło się Twoje przekonanie o projektach?Jakie są Twoje doświadczenia w tym zakresie? Czego się obawiasz? Co poszło nie tak? Co można zrobić, aby tego uniknąć w tym projekcie? Co było dobre w tym doświadczeniu? Jak wyobrażasz sobie idealną pracę w tym projekcie?Co musiałoby się stać, abyś zmienił podejście? Czego oczekujesz ode mnie?

Opór przed zmianą

Czego konkretnie się obawiasz? Jakiego wsparcia potrzebujesz, aby przezwyciężyć obawy? Co dobrego może się stać, jeśli będziesz aktywnym uczestnikiem zmiany?Co się stanie jeśli się zaangażujesz? Co się stanie jeśli się nie zaangażujesz? Co możesz stracić? Co możesz zyskać? Co byś zrobił, jeśli miałbyś pewność, że sobie poradzisz? Jakie masz zasoby? Czego Ci brakuje? Jak możesz to uzupełnić?


Zarządzanie zespołemProblemy (3)

PROBLEMY PYTANIA COACHINGOWE

Brak czasu

Co by musiało się stać, aby Twój komfort czasowy był większy? Co jest ważne i pilne, a co mniej istotne? Z czego możesz zrezygnować? Czego oczekujesz ode mnie, a czego od Twojego bezpośredniego przełożonego?Jakie są Twoje priorytety? W czym mogę Ci pomóc? Kto mógłby Ci pomóc? Ile czasu potrzebujesz na wykonanie tego zadania? Jakie warunki musisz mieć, aby sprawnie wykonać to zadanie? Co możemy zrobić w przyszłości, aby uniknąć takiej sytuacji?

Brak formalnego umocowania PM, jako menedżera zespołu

Rozmawiałam z Twoim szefem, dedykował Ciebie na 50% do projektu. Jesteś ekspertem w tej dziedzinie, Twoje wsparcie jest bardzo potrzebne. Czy Twój szef rozmawiał z Tobą o tym? Czego potrzebujesz, aby czuć się bardziej komfortowo? Co Cię powstrzymuje przed zaangażowaniem się w projekt? Jakiego poziomu relacji oczekujesz ode mnie? Jak wyobrażasz sobie naszą współpracę? Jakiego podejścia w zarządzaniu zespołem oczekujesz ode mnie? Jak wyobrażasz sobie proces delegowania zadań? Czego chcesz nauczyć się ode mnie? Co Ci konkretnie przeszkadza, w fakcie, że nie mam wiedzy merytorycznej z Twojego obszaru?


Fazy Planowania i realizacji – narzędzia Coachingowy styl zarządzania zespołem

INSPIRUJ

WIERZ W POTENCJAŁ ZESPOŁU

SŁUCHAJ, OKAZUJZAINTERESOWANIE

WSPIERAJ, BĄDŹZAANGAŻOWANY

REAGUJ – PYTAJ O PRZYCZYNY

BRAKU POSTĘPÓW

KONTROLUJ POSTĘPY

ROZWIJAJ

STAWIAJ WYZWANIA

ZARZĄDZANIEZESPOŁEM

Coaching w zarządzaniu projektamiZarządzanie poprzez coaching – korzyści

ZARZĄDZANIE POPRZEZ COACHING

EFEKT

ŚWIADOMOŚĆ ODPOWIEDZIALNOŚĆ

- EFEKTYWNOŚĆ- NAUKA- PRZYJEMNOŚĆ

- POTENCJAŁ- PEWNOŚĆ SIEBIE- SAMOMOTYWACJA

WYŻSZA PRODUKTYWNOŚĆLEPSZA KOMUNIKACJALEPSZE RELACJELEPSZY EFEKT

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ

Beata Ponichtera

Tel. 0501-327-741

E-mail: [email protected]

Coaching w zarzadzaniu projektami

Education

Transcript of Coaching w zarzadzaniu projektami