QUY CHẾQUẢN LÝ VẬT TƯ, PHỤ TÙNG TRONG

CÔNG TY TNHH MTV THAN HẠ LONG - VINACOMIN(Ban hành kèm theo Quyết định số QĐ số /THL- QĐ ngày / / 2013)

PHẦN A: QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VẬT TƯ, PHỤ TÙNG.

I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Những nguyên tắc cơ bản.

1. Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý Công tác mua bán, cấp

phát, sử dụng vật tư, phụ tùng trong Công ty, thực hiện đúng các quy định của Nhà

nước, của Tập đoàn về quản lý, mua bán, cấp phát, sử dụng vật tư, phụ tùng có hiệu

quả cao nhất.

2. Quy chế định rõ trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của Công ty cũng như

các Phòng Ban; Phân xưởng, Tổ Đội sản xuất trong công tác quản lý, sử dụng: nguyên

nhiên vật liệu, phụ tùng, công cụ dụng cụ đảm bảo phục vụ tốt và hiệu quả cho sản

xuất.

3. Thực hiện nguyên tắc quản lý kho một cấp, các vật tư được quản lý tập trung

tại kho vật tư Công ty.

Điều 2: Đối tượng và phạm vi điều chỉnh của quy chế.

1. Đối tượng điều chỉnh theo quy chế này bao gồm:

Tất cả các loại vật tư nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng, công cụ dụng cụ, thiết bị

nhỏ lẻ không thuộc tài sản cố định (sau đây gọi tắt là vật tư phụ tùng VTPT) được

tiêu hao trực tiếp hoặc được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh tại các phòng

ban, ngành, phân xưởng, tổ đội sản xuất (sau đây gọi tắt là đơn vị).

2. Phạm vi áp dụng:

- Công tác quản lý VTPT tại các đơn vị trực thuộc trong Công ty TNHH MTV

than Hạ Long - Vinacomin.

- Hệ thống quản lý VTPT từ cấp Công ty đến các đơn vị trực thuộc.

Điều 3: Yêu cầu về công tác quản lý VTPT.

Công ty thống nhất thực hiện công tác vật tư đảm bảo tính thống nhất, hệ thống

bao gồm từ xây dựng mô hình quản lý, biểu mẫu, mã vật tư, phần mềm quản lý, cán

bộ làm công tác vật tư vv... đảm bảo các yêu cầu sau: 1

1. Đảm bảo việc quản lý VTPT trong Công ty đạt được những mục tiêu chủ

yếu: Chặt chẽ, đúng Pháp luật, an toàn, khoa học, tiết kiệm, hiệu quả.

2. Công tác VTPT được thực hiện trên cơ sở các quy định của Pháp luật có liên

quan và kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý, năm của Công ty.

3. Xử lý nghiêm mọi hành vi tiêu cực: lãng phí, trộm cắp, các hành vi vi phạm

Pháp luật hoặc vi phạm các quy định của Công ty, của Tập đoàn.

4. Đề ra cơ sở cho việc thực hiện mua bán, quản lý, cấp phát VTPT đúng theo

các quy định của Nhà nước và yêu cầu chung của Công ty, của Tập Đoàn.

5. Việc mua bán VTPT phải theo nguyên tắc hiệu quả cao nhất, phục vụ tốt và

kịp thời cho sản xuất, đảm bảo chất lượng, giá cả cạnh tranh, không gây tồn kho,

chậm luân chuyển, ứ đọng. Hàng hoá, vật tư phải có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng (về

đơn vị bán hàng, nơi sản xuất, năm sản xuất, chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất,

chứng chỉ an toàn dùng trong hầm lò vv...).

II. NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ.

Công tác quản lý VTPT bao gồm nhưng không giới hạn các công việc chủ yếu

sau:

- Lập kế hoạch nhu cầu VTPT;

- Tổ chức mua sắm VTPT;

- Lập và quản lý bộ mã vật tư;

- Nhập – xuất kho VTPT;

- Bảo quản VTPT trong kho;

- Sử dụng VTPT;

- Dự trữ VTPT;

- Thanh lý hàng tồn kho ứ đọng, phế liệu;

- Báo cáo công tác vật tư.

Điều 4: Trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân trong công tác VTPT.

1. Quyền và trách nhiệm của Giám đốc Công ty.

a. Giám đốc Công ty có quyền và trách nhiệm ban hành các quy định, chỉ đạo,

kiểm tra, giám sát công tác VTPT trong Công ty. Trực tiếp ký duyệt đề xuất mua,

duyệt giá mua, ký hợp đồng mua bán cũng như cấp phát vật tư hoặc uỷ quyền cho Phó

giám đốc ký duyệt cấp vật tư cho các đơn vị.

2

b. Xử lý các hành vi vi phạm về quy định quản lý sử dụng VTPT.

2. Quyền và trách nhiệm của phó Giám đốc.

Tùy theo yêu cầu cụ thể của từng giai đoạn và yêu cầu cụ thể của sản xuất, các

Phó giám đốc được Giám đốc phân công hoặc ủy quyền thực hiện các nhiệm vụ sau:

a. Được quyền ký duyệt đề xuất cấp VTPT và điều chuyển VTPT cho các đơn

vị trực thuộc.

b. Chủ trì nghiệm thu VTPT trước khi nhập kho.

c. Ký phiếu nhập xuất kho các VTPT.

d. Chủ trì thẩm định giá mua VTPT;

3. Phòng Kế hoạch Vật tư :

a. Chủ trì cùng với các phòng liên quan ban hành bộ định mức chi tiết thống

nhất trong toàn Công ty đối với tất cả các công đoạn được giao khoán (đào lò, khấu

than, xén, vận tải,…)

b. Chịu trách nhiệm chính về lập kế hoạch vật tư, mua bán VTPT theo tháng,

quý, năm trình giám đốc Công ty phê duyệt và đăng ký kế hoạch nhu cầu vật tư theo

yêu cầu của Tập đoàn.

c. Chịu trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc Công ty trong công tác quản lý

mua bán, cấp phát và sử dụng VTPT trong Công ty. Chủ trì cùng các Phòng ban,

ngành, phân xưởng, tổ đội, cá nhân có liên quan tổ chức thực hiện công tác mua bán,

quản lý, cấp phát VTPT theo quy định của Nhà nước và Quy chế này. Chủ trì nghiên

cứu, sửa đổi quy chế nếu thấy cần thiết hoặc theo đề nghị hợp lý của các đơn vị trực

thuộc để Giám đốc Công ty quyết định.

d. Tham gia nghiệm thu VTPT trước khi nhập kho.

e. Chịu trách nhiệm cung ứng toàn bộ vật tư thiết bị theo kế hoạch và nhu cầu

phát sinh của sản xuất.

f. Tổ chức quản lý và cấp phát VTPT, mở sổ sách theo dõi nhập, xuất tồn kho

VTPT. Quyết toán VTPT cho từng đơn vị hàng tháng, quý, năm.

g. Kiểm tra vật tư tồn kho, ký đề xuất lĩnh các loại VTPT cho các đơn vị trước

khi trình Giám đốc phê duyệt.

h. Lập báo cáo Giám đốc Công ty và báo cáo Tập đoàn về xuất, nhập, tồn

VTPT theo tháng, quý, năm.

3

i. Phối hợp với các phòng ban khác lập hồ sơ thanh lý VTPT tồn kho chậm luân

chuyển, TSCĐ hết khấu hao, phế liệu thu hồi.

k. Tham gia kiểm kê tồn kho VTPT định kỳ theo yêu cầu.

4. Trách nhiệm của Phòng CĐVT.

a. Kết hợp với các phòng liên quan xây dựng định mức cho tất cả các công đoạn

được giao khoán liên quan đến phần việc của phòng.

b. Lập kế hoạch nhu cầu VTPT cho thiết bị cơ điện theo tháng, quý, năm.

c. Theo dõi quá trình hoạt động của xe máy thiết bị. Lập phương án sửa chữa

khi thiết bị hư hỏng trình Giám đốc phê duyệt.

d. Chịu trách nhiệm chính nghiệm thu chất lượng VTPT đối với thiết bị cơ điện

trước khi nhập kho.

e. Kiểm tra, ký đề xuất VTPT thiết bị cơ điện cho các đơn vị trước khi trình

Giám đốc phê duyệt.

f. Mở sổ sách theo dõi cấp phát sử dụng VTPT thiết bị cơ điện.

g. Phối hợp với các phòng ban khác lập hồ sơ thanh lý VTPT tồn kho chậm

luân chuyển, TSCĐ hết khấu hao, phế liệu thu hồi.

h. Xác định số lượng VTPT thừa thiếu và đánh giá chất lượng VTPT cơ điện

khi các đơn vị trực thuộc thu hồi nhập về kho Công ty.

i. Lưu giữ hồ sơ kỹ thuật của các thiết bị cơ điện phòng chống cháy, nổ.

k. Tham gia kiểm kê tồn kho VTPT định kỳ theo yêu cầu.

5. Trách nhiệm của Phòng Kỹ thuật.

a. Kết hợp với các phòng liên quan ban hành định mức VTPT cho tất cả các

công đoạn giao khoán liên quan đến phần việc của phòng.

b. Lập kế hoạch nhu cầu VTPT khai thác hầm lò, như cột chống, giá chống, vì

chống, ray lò, ghi lò, gỗ lò… theo tháng, quý, năm.

c. Chịu trách nhiệm chính về nghiệm thu chất lượng các VTPT phục vụ cho

khai thác hầm lò như cột chống, giá chống, vì chống, ray lò, ghi lò…trước khi nhập

kho.

c. Kiểm tra ký đề xuất VTPT khai thác hầm lò cho các đơn vị trước khi trình

Giám đốc phê duyệt.

4

d. Mở sổ sách theo dõi cấp phát sử dụng VTPT như cột chống, giá chống, vì

chống, ray lò, ghi lò v.v..

e. Xác định số lượng VTPT thừa thiếu, đánh giá chất lượng VTPT nhóm dùng

cho khai thác than khi các đơn vị thu hồi nhập về kho Công ty.

f. Tham gia kiểm kê tồn kho VTPT định kỳ theo yêu cầu.

6. Trách nhiệm của Phòng An toàn.

a. Lập kế hoạch nhu cầu VTPT, thiết bị an toàn và phòng chống cáy nổ trong

hầm lò theo tháng, quý, năm.

b. Chịu trách nhiệm chính về nghiệm thu chất lượng VTPT, thiết bị an toàn

trước khi nhập kho.

c. Kiểm tra ký đề xuất VPTP, thiết bị an toàn cho đơn vị trước khi trình Giám

đốc phê duyệt.

d. Mở sổ sách theo dõi cấp phát sử dụng VTPT, thiết bị an toàn.

e. Lưu giữ hồ sơ kỹ thuật về VTPT thiết bị an toàn phòng chống cháy, nổ.

f. Tham gia kiểm kê tồn kho VTPT định kỳ theo yêu cầu.

7. Trách nhiệm của Phòng Kế toán Tài chính.

a. Viết phiếu nhập xuất kho VTPT theo quy định của Công ty, Nhà nước.

b. Quản lý việc nhập, xuất, tồn VTPT.

c. Tham gia nghiệm thu VTPT trước khi nhập kho.

d. Kiểm tra đối chiếu hồ sơ sổ sách và thực tế số lượng VTPT nhập, xuất, tồn

của các kho VTPT trong Công ty, đối chiếu ký xác nhận thẻ kho hàng tháng.

e. Chịu trách nhiệm chính về kiểm kê tồn kho VTPT định kỳ theo yêu cầu.

f. Lập hồ sơ thanh lý VTPT tồn kho chậm luân chuyển, hết thời hạn sử dụng.

8. Trách nhiệm của Phòng Tổ chức lao động.

a.Kết hợp với các phòng liên quan ban hành định mức cho tất cả các công đoạn

giao khoán liên quan đến phần việc của phòng.

b. Lập kế hoạch nhu cầu BHLĐ, chế độ độc hại cho cán bộ công nhân viên

trong Công ty theo đúng quy định của Nhà nước, của Tập đoàn và Công ty.

c. Lập danh sách cấp phát bảo hộ lao động, cấp phát chế độ độc hại.

d. Mở sổ sách theo dõi cấp phát sử dụng chế độ bảo hộ lao đông, chế độ độc

hại.

5

9. Trách nhiệm của Phòng Thông gió- thoát nước.

a. Lập kế hoạch nhu cầu VTPT phục vụ công tác khoan thăm dò, phòng ngừa

bục nước, thông gió và hệ thống kiểm soát khí mỏ theo tháng, quý, năm.

b. Chịu trách nhiệm chính về nghiệm thu chất lượng VTPT phục vụ công tác

khoan thăn dò, phòng ngừa bục nước, thông gió và hệ thống kiểm soát khí mỏ trước

khi nhập kho.

d. Mở sổ sách theo dõi cấp phát sử dụng VTPT phục vụ công tác khoan thăm

dò, phòng ngừa bục nước, thông gió và hệ thống kiểm soát khí mỏ.

e. Lưu giữ hồ sơ kỹ thuật về VTPT phục vụ công tác khoan thăm dò, phòng

ngừa bục nước, thông gió và hệ thống kiểm soát khí mỏ .

f. Tham gia kiểm kê tồn kho VTPT định kỳ theo yêu cầu..

10. Trách nhiệm của Phòng Bảo vệ Quân sự Thanh tra.

a. Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, đề xuất cấp phát, quản lý việc sử dụng các

VTPT, thiết bị phòng cháy chữa cháy ngoài lò tại các đơn vị theo quy định.

b. Chịu trách nhiệm kiểm tra theo dõi việc vận chuyển VTPT ra vào khai

trường, ra vào lò của Công ty.

c. Chịu trách nhiệm bảo vệ toàn bộ các VTPT tại các khai trường trong toàn

Công ty.

11. Trách nhiệm của các đơn vị sử dụng VTPT.

a. Quản lý và sử dụng tốt thiết bị, khi có sự cố hoặc thiết bị hư hỏng phải chủ

động báo Phòng ban chức năng kiểm tra xác định nguyên nhân, lập phương án sửa

chữa.

b. Chịu trách nhiệm bảo quản VTPT đơn vị mình đang quản lý. Mọi mất mát,

hư hỏng VTPT đơn vị đó phải hoàn toàn chịu trách nhiệm bồi hoàn vật chất theo

quyết định của Giám đốc Công ty.

c. Căn cứ vào kế hoạch SXKD của Công ty giao, đơn vị trực thuộc lập nhu cầu

VTPT và chủ động đề xuất trình các phòng ban và Giám đốc Công ty phê duyệt, các

bước công việc cụ thể như sau:

- Đề xuất lĩnh VTPT.

- Lĩnh VTPT.

6

- Mở sổ theo dõi việc cấp phát VTPT theo từng ca sản xuất.

d. Đối với VTPT thu hồi tại các đơn vị trực thuộc nếu có nhu cầu sử dụng lại thì

đơn vị và các phòng ban chức năng (phòng chủ quản chủ trì) phải lập biên bản kiểm

tra đánh giá vật tư thiết bị, đơn vị trực thuộc đó phải làm thủ tục nhập kho thu hồi tái

sử dụng, phòng KHVT viết phiếu nhập xuất thẳng ( không phải vận chuyển nhập xuất

kho).

e. Báo cáo VTPT sử dụng tiêu hao theo tháng, quý, năm.

f. Đối chiếu số lượng VTPT đã lĩnh trong tháng trước với phòng KHVT vào

ngày 02 tháng sau.

11.Trách nhiệm của thủ kho vật tư phụ tùng.

a. Thủ kho VTPT là người được đào tạo về nghiệp vụ kho tàng, có hiểu biết về

các loại VTPT mà mình được giao quản lý trong kho. Thủ kho là người chịu trách

nhiệm trước Giám đốc Công ty và Pháp luật về quản lý hàng hóa trong kho.

b. Thủ kho phải quản lý, bảo quản tất cả các VTPT trong kho và tuân thủ các

nguyên tắc về quản lý VTPT trong kho, đảm bảo bí mật về hàng hóa trong kho, không

để người không có nhiệm vụ ra vào trong kho.

c. Không được tự ý cho các phương tiện bên ngoài ra vào kho khi chưa có lệnh

của người có thẩm quyền.

d. Đảm bảo thời gian nhập và cấp phát theo quy định của Công ty,trường hợp

đặc biệt có thể cấp thêm giờ khi có lệnh của Giám đốc Công ty, hoặc của lãnh đạo

trực sản xuất. Thủ kho chỉ được nhập, xuất VTPT khi có đầy đủ thủ tục theo quy định,

không được tự ý cho gửi hoặc cho vay, mượn VTPT.

e. Có trách nhiệm mở sổ, mở thẻ kho theo dõi cấp phát toàn bộ số lượng VTPT

đã nhập và cấp phát theo đúng quy định. Nghiêm cấm cho mượn hoặc giao sổ sách,

chứng từ kho cho người không có trách nhiệm quản lý.

f. Sắp xếp bảo quản vật tư vật phụ tùng gọn gàng, ngăn nắp, đảm bảo bảo quản

tốt được chất lượng, thuận tiện cho việc bốc vác vận chuyển khi cần sử dụng.

g. Chỉ được cấp phát VTPT khi đã có phiếu xuất kho, đảm bảo xuất VTPT kịp

thời đúng số lượng, chủng loại, chất lượng (mới, cũ hoặc thu hồi) ghi trong phiếu

xuất kho.

h. Chịu trách nhiệm về số lượng và chất lượng VTPT khi đã nhập kho.

7

i. Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu hàng hóa với sổ sách, chứng từ kho. Trong

quá trình thực hiện các công việc nếu phát hiện những vấn đề bất thường thủ kho phải

báo cáo ngay với những người có trách nhiệm của Công ty để xử lý. Trong trường hợp

có các vi phạm như để mất mát, hư hỏng hàng hóa, sai khác giữa hàng hóa và chứng

từ (trừ nguyên nhân khách quan), để hàng hóa ngoài sổ sách v.v.. thì thủ kho phải chịu

hoàn toàn trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và Pháp luật.

k. Thủ kho không được kiêm nhiệm công tác kế toán, không được viết các

phiếu nhập, phiếu xuất vật tư hàng hóa do mình quản lý.

12. Trách nhiệm của thủ kho vật liệu nổ công nghiệp (VLNCN).

a. Thủ kho VLNCN phải là người có sức khỏe tốt, được huấn luyện đào tạo về

các quy định Pháp luật đối với quản lý VLNCN, những hiểu biết cơ bản về các loại

VLNCN cũng như cách phân loại, bảo quản VLNCN và được cấp giấy chứng nhận

thủ kho VLNCN theo QCVN 02: 2008/BCT.

b. Đảm bảo thời gian nhập và cấp phát hàng ngày theo quy định của Công ty,

cấp phát 3 ca/ngày.

c. Có trách nhiệm mở sổ, mở thẻ kho theo dõi cấp phát toàn bộ số lượng

VLNCN đã nhập và cấp phát.

d. Sắp xếp bảo quản VLNCN theo đúng quy định QCVN 02: 2008/BCT quy

chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn trong bảo quản vận chuyển sử dụng và tiêu huỷ vật

liệu nổ công nghiệp.

e. Kiểm tra phiếu lệnh của các đơn vị trực thuộc trước khi làm phiếu xuất kho,

đối chiếu chữ ký đăng ký của các đơn vị với chữ ký ký trong phiếu lệnh nổ mìn.

f. Viết phiếu xuất kho đúng số lượng chủng loại VLNCN như trong phiếu lệnh

nổ mìn của các đơn vị trực thuộc đề nghị.

g. Chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng VLNCN trong kho.

h. Hết ca phải bàn giao cho ca sau bằng văn bản cụ thể.

i. Đối chiếu tồn kho với phòng KHVT, Phòng KTTC Công ty hàng tuần, tháng,

quý, năm hoặc đột xuất theo yêu cầu quản lý.

III. QUY ĐỊNH VỀ LẬP KẾ HOẠCH VÀ MUA SẮM VTPT.Điều 5. Lập kế hoạch nhu cầu VTPT.

8

1. Căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh quý, năm Tập đoàn giao cho Công ty

như kế hoạch sản xuất, kế hoạch sửa chữa lớn, kế hoạch sửa chữa thường xuyên, kế

hoạch về XDCB v.v.. và căn cứ vào định mức tiêu hao vật tư kinh tế kỹ thuật Công ty

ban hành, các phòng ban Công ty lập kế hoạch nhu cầu VTPT duyệt Giám đốc Công

ty theo tháng quý, năm.

2. Căn cứ vào kế hoạch giao khoán hàng tháng, quý Công ty giao cho các đơn

vị trực thuộc và các định mức kinh tế kỹ thuật Công ty đã ban hành, đơn vị trực thuộc

lập kế hoạch nhu cầu sử dụng VTPT theo tháng, quý trình các phòng ban chức năng

và Giám đốc Công ty duyệt.

3. Công tác lập kế hoạch vật tư là yêu cầu bắt buộc, duy trì liên tục trong suốt

năm kế hoạch, hạn chế tối đa việc mua sắm đột xuất ngoài kế hoạch. Khi khắc phục

sự cố, hư hỏng đột xuất v.v.. thì phải tiến hành lập biên bản trước khi mua sắm vật tư.

Nội dung biên bản phải đánh giá mức độ hư hỏng, nguyên nhân, trách nhiệm cá nhân,

kịp thời báo cáo Giám đốc Công ty bằng văn bản đối với những tài sản, máy móc hư

hỏng lớn, phải dừng khắc phục dài ngày ảnh hưởng lớn tới sản xuất.

Điều 6. Thẩm quyền quyết định mua sắm VTPT.

1. Các loại vật tư Tập đoàn chỉ đạo hoặc phân công địa chỉ mua trong nội bộ

Tập đoàn như thuốc nổ, gỗ chống lò, nhiên liệu (xăng, dầu), BHLĐ, vật tư cơ khí, vì

lò, lưới thép, thép ray, cáp điện cao su phòng nổ, đèn lò, mũ lò, ắc quy tàu điện, phụ

tùng máng cào SKAT80, cột, xà thủy lực v.v.. mua theo đúng địa chỉ chỉ đạo của Tập

đoàn.Trường hợp mua ngoài phải được sự đồng ý của Tập đoàn trừ trường hợp khắc

phục sự cố, hư hỏng đột xuất v.v.

2. Đối với những loại vật tư không nằm trong danh mục Tập đoàn quản lý,

trước khi ký kết hợp đồng mua bán đều phải được duyệt giá qua tổ duyệt giá mua

VTPT của Công ty.

3. Công tác mua sắm thực hiện theo nguyên tắc sau:

a. Căn cứ nhu cầu sử dụng VTPT của các đơn vị trực thuộc.

b. Từ bản đề xuất cấp vật tư của các đơn vị, phòng kế hoạch vật tư tổng hợp

lượng vật tư, phụ tùng cần mua.

9

c. Việc mua sắm VTPT phải thông qua hội đồng giá (tổ duyệt giá) theo quyết

định phân công của Giám đốc Công ty.

Công ty tổ chức duyệt giá và lập biên bản duyệt giá theo mẫu quy định của Tập

đoàn tại công văn số 2374/CV-VTD ngày 12/4/2006, ký hợp đồng mua những danh

mục vật tư, phụ tùng Công ty được trực tiếp mua.

d.Việc mua sắm vật tư, phụ tùng phải hợp lý, đáp ứng kịp thời cho sản xuất

nhưng tồn kho phải ( ≤ 8% tổng giá trị vật tư sử dụng trong cả năm).

e. Tập trung mua hàng trực tiếp từ nhà sản xuất, hạn chế tối đa mua qua trung gian

làm tăng giá mua vật tư, phụ tùng. Ưu tiên mua hàng trong ngành, trong nước sản xuất

được, hạn chế tối đa mua hàng nhập khẩu.

Điều 7. Quản lý hồ sơ mua bán vật tư.

1. Hồ sơ thủ tục mua sắm vật tư, phụ tùng lưu trữ bao gồm nhưng không giới

hạn các nội dung sau:

- Biểu yêu cầu VTPT, bản vẽ thiết kế (nếu có).

- Bản tổng hợp nhu cầu mua VTPT (hoặc kế hoạch sử dụng VTPT) được Giám

đốc Công ty duyệt.

- Thư mời báo giá chào hàng.

- Giấy báo giá của 3 nhà cung cấp trở lên. Trường hợp nếu chủng loại vật tư

phụ tùng là mặt hàng khan hiếm, đặc chủng hoặc độc quyền thì cần có 01 báo giá của

nhà cung cấp và có ý kiến chỉ đạo của Giám đốc có tham khảo giá trên mạng Internet

hoặc báo thị trường (nếu có).

- Các hợp đồng tương tự của các đơn vị bạn hoặc các hợp đồng đã thực hiện.

- Biên bản duyệt giá của tổ duyệt giá hoặc tổ chuyên gia xét chào hàng cạnh

tranh.

- Hợp đồng mua bán, hóa đơn mua hàng, biên bản nghiệm thu, bàn giao VTPT

nhập kho.

2. Phòng KHVT là phòng nghiệp vụ tổng hợp các chứng từ phát sinh liên quan

đến toàn bộ quá trình mua sắm, cấp phát VTPT. Trước khi giao chứng từ về cho

10

phòng KTTC thì phòng KHVT có trách nhiệm photo lại toàn bộ các chứng từ và lưu

theo thứ tự để tiện cho công tác kiểm tra, báo cáo.

Điều 8. Nhượng bán, thanh lý vật tư.

1. Vật tư, tài sản thanh lý, bán ra ngoài, Công ty phải tuân thủ đúng các quy

định của Nhà nước và của Tập đoàn. Việc nhượng bán, thanh lý tài sản do Giám đốc

Công ty quyết định và chịu trách nhiệm hoặc trình cấp trên giải quyết theo thẩm

quyền.

2. Vật tư, thiết bị, phụ tùng kém phẩm chất, không đồng bộ, không thể sử dụng

được, phế liệu, tài sản hư hỏng không thể phục hồi được cần thanh lý, phế liệu cần

bán để giải phóng mặt bằng hoặc thu hồi vốn thì phải được Hội đồng đánh giá chất

lượng để xem có còn giá trị sử dụng vào công việc khác không, nhằm tiết kiệm chi phí

sau đó mới định giá trước khi bán và thực hiện theo các quy định của Nhà nước về

bán đấu giá tài sản, phù hợp Quy chế tài chính cũng như cơ chế điều hành cụ thể của

Công ty và Tập đoàn.

3. Việc bán VTPT thanh lý, sắt thép phế liệu phải theo thứ tự ưu tiên bán cho

đơn vị trong ngành để tận dụng phục vụ nhu cầu sản xuất nội bộ ngành (đơn vị trực

thuộc, cơ khí, đơn vị thương mại..), sau đó mới được thông báo bán ra ngoài Tập

đoàn.

IV. QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ XUẤT NHẬP VTPT

QUẢN LÝ HÀNG HOÁ TRONG KHO

Điều 09: Nội dung và yêu cầu về quản lý VTPT.

1. Công tác quản lý VTPT tại các kho VTPT của Công ty bao gồm những việc

chủ yếu sau:

a. Nhập, cấp phát VTPT;

b. Quản lý, sử dụng VTPT;

c. Bảo quản hàng hoá, vật tư trong kho;

d. Dự trữ VTPT;

e. Xử lý VTPT kém phẩm chất, không đồng bộ, vật tư thanh lý;

f. Báo cáo định kỳ công tác VTPT theo quy định.

11

2. Quản lý VTPT phải có đủ thủ tục pháp lý, đảm bảo yêu cầu về chất lượng, đủ về

số lượng, đúng về quy cách, kịp về thời gian theo yêu cầu của sản xuất.

3. Việc xuất VTPT đảm bảo xuất cả 3 ca phục vụ kịp thời cho sản xuất đặc biệt đối

với các vật tư tiêu hao theo định mức, trừ những loại vật tư có quy định riêng, không có

kho trung gian tại phân xưởng. Đối với các đơn vị ở xa kho VTPT được phép xuất theo

lô, chuyến nhưng phân xưởng phải mở sổ theo dõi và Công ty viết phiếu xuất hàng ca.

Điều 10. Quy định nhập nhiên liệu.

1. Nhiên liệu, dầu mỡ phụ phải mua theo đúng các quy định của Tập đoàn than

- Khoáng sản Việt Nam.

2. Hồ sơ nhập nhiên liệu gồm có:

- Hợp đồng mua bán;

- Hoá đơn bán hàng;

- Biên bản nghiệm thu, bàn giao.

3. Căn cứ vào nhu cầu thực tế của sản xuất, phòng Kế hoạch vật tư liên hệ với

đơn vị bán và nhập nhiên liệu đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất.

4. Nhiên liệu và dầu mỡ phụ trước khi nhập kho phải được kiểm tra của Phòng

kế toán, Kế hoạch Vật tư, Phòng Bảo vệ thanh Tra, thủ kho và đại diện bên bán. Dầu

mỡ phụ nhập kho theo phi, thùng, can phải còn nguyên đai, nguyên kiện, đúng chủng

loại, tên nhà sản xuất. Số lượng nhiên liệu phải đủ lưỡi gà ở cổ téc, nhiên liệu phải

sạch, không pha tạp (dung tích xe téc được Cục Đăng kiểm Việt Nam kiểm định theo

định kỳ).

Trước khi lập biên bản nghiệm thu, bàn giao cần phải làm các việc sau:

+ Kiểm tra giấy tờ liên quan đến sức chứa của xe téc, phiếu xuất kho kiêm hoá đơn vận

chuyển.

+ Kiểm tra các kẹp chì niêm phong ở hộp cốp van, nắp téc, mức độ chứa đầy của xe téc.

+ Sau khi xả dầu vào téc ở kho của Công ty phải kiểm tra lại để đảm bảo chắc chắn dầu

trong téc của xe téc được xả hết.

+ Kiểm tra so sánh giữa lượng dầu nhập so với số lượng trên phiếu xuất kho của đơn vị

cung cấp, nếu có sai lệch phải lập biên bản báo Giám đốc Công ty xử lý.

+ Tất cả các số liệu kiểm tra đều phải được ghi vào biên bản kiểm nhập.12

5. Thành phần nghiệm thu nhiên liêu.

- Phó Giám đốc phụ trách :

- Phòng Kế toán tài chính;

- Phòng Kế hoạch vật tư;

- Phòng Thanh Tra bảo vệ;

-Thủ kho nhiên liệu;

- Đơn vị bán.

Điều 11. Quy định về xuất nhiên liệu.

1. Việc cấp phát nhiên liệu dầu mỡ phụ bắt buộc phải có các giấy tờ sau:

- Phiếu lĩnh nhiên liệu, dầu mỡ phụ phải có đầy đủ chữ ký của đơn vị sử dụng

thiết bị, hoặc đề xuất nhiện liệu, dầu mỡ phụ đã được Giám đốc duyệt.

- Phiếu xuất kho.

2. Nghiêm cấm xuất khống nhiên liệu.

3 Các đơn vị trực tiếp quản lý ô tô, xe máy căn cứ vào định mức nhiên liệu

Công ty đã ban hành, căn cứ vào khối lượng công việc thực hiện của ngày hôm trước

và công việc cụ thể của ngày hôm sau để làm phiếu lĩnh nhiên liệu cho từng thiết bị xe

máy.

4. Phiếu lĩnh nhiên liệu phải có chữ ký của lái xe, lái máy, thống kê và cán bộ

đơn vị quản lý thiết bị xe máy.

5. Các phân xưởng sản xuất khác căn cứ vào kế hoạch khoán phí hoặc kế hoạch

chạy máy phát của Công ty khi có nhu cầu sử dụng nhiên liệu, dầu mỡ phụ phải làm

đề nghị xin cấp trình Giám đốc phê duyệt.

6. Thủ kho nhiên liệu căn cứ vào phiếu lĩnh nhiên liệu hoặc giấy đề xuất cấp

phát đúng chủng loại và số lượng.

7. Riêng nhiên liệu lĩnh tại kho của Xí nghiệp Vật tư Vận tải thì lái xe, lái máy

phải có phiếu bán theo mẫu của Xí nghiệp Vật tư Cẩm Phả, có chữ ký của phòng

KHVT Công ty.

8. Đầu ca 1 ngày tiếp theo phải chuyển về phòng chuyên quản để viết phiếu.

Riêng thứ 7, chủ nhật thì chuyển về phòng vào sáng thứ hai.

Điều 12. Quy định nhập VLNCN.

13

1. Tất cả VLNCN phải mua theo đúng các quy định của Tập đoàn than Khoáng

sản Việt Nam, (Công ty Công nghiệp và Hoá Chất Mỏ Quảng Ninh).

2. Hồ sơ nhập VLNCN gồm có:

- Hợp đồng mua bán;

- Hoá đơn bán hàng;

- Biên bản nghiệm thu, bàn giao.

3. Căn cứ vào nhu kế hoạch sản xuất và số lượng VLNCN tồn kho của Công ty.

Phòng Kế hoạch vật tư làm đơn hàng trình Giám đốc Công ty phê duyệt gửi Công ty

công nghiệp Hoá chất mỏ Quảng Ninh cung cấp.

4. VLNCN trước khi nhập kho phải được kiểm tra nghiệm thu về chủng loại, số

lượng theo từng đơn hàng cụ thể, trên bao bì của VLNCN phải ghi rõ hạn sử dụng, lô

sản xuất, ngày sản xuất, ngày hết hạn.

5. Thành phần nghiệm thu VLNCN nhập kho.

- Phó Giám đốc phụ trách :

- Phòng Kế toán tài chính;

- Phòng Kế hoạch vật tư;

- Phòng Thanh Tra bảo vệ;

-Thủ kho VLNCN;

- Đơn vị bán.

Điều 13. Quy định xuất kho VLNCN.

1. Việc cấp phát VLNCN bắt buộc phải tuân theo quy chuẩn: QCVN02:

2008/BTC, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn trong bảo quản vận chuyển sử

dụng và tiêu huỷ vật liệu nổ công nghiệp.

2. Việc cấp phát VLNCN bắt buộc phải có các giấy tờ sau:

- Mẫu đăng ký chữ ký của các đơn vị sử dụng VLNCN;

- Phiếu lệnh uỷ nhiệm hoặc phiếu lệnh của đơn vị có đầy đủ chữ ký;

- Phiếu xuất kho;

- Phiếu trả kho.

3. Nghiêm cấm xuất khống VLNCN.

4. Thủ kho VLNCN căn cứ vào phiếu uỷ nhiệm hoặc phiếu lệnh viết phiếu xuất

kho theo đúng chủng loại và số lượng đã ghi trong phiếu uỷ nhiệm hoặc phiếu lệnh.

14

5. Viết phiếu như xăng dầu.

Điều 14: Quy định nhập kho vật tư.

1. Quy định nhập kho vật tư mới.

a. Tất cả vật tư hàng hoá mua về trước khi đưa vào sử dụng đều phải làm thủ

tục nhập kho.

b. Nghiêm cấm nhập khống vật tư hàng hoá.

c. Có hợp đồng mua bán (đối với hàng mua có hợp đồng);

- Trong hợp đồng mua bán phải ghi rõ ký mã hiệu vật tư, phụ tùng và nước sản

xuất. Khi kiểm nhập phải ghi đầy đủ ký mã hiệu, nước sản xuất theo hợp đồng đã ký.

- Trường hợp đột xuất giải quyết sự cố thì có thể mua trực tiếp ngay vật tư,phụ

tùng để giải quyết sự cố nếu trong Công ty không có hoặc không điều chuyển nội bộ

được. Trong vòng 3 ngày phải hoàn tất hợp đồng mua bán.

d. Có hoá đơn hợp lệ của đơn vị bán hàng theo quy định của Bộ Tài chính.

e. Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hợp pháp, xuất xứ của hàng hoá.

f. Các giấy tờ có liên quan khác.

g. Biên bản nghiệm thu, bàn giao vật tư hàng hóa sẽ là một trong những chứng

từ bắt buộc trong hồ sơ quản lý vật tư. Sau khi các thành viên của tổ kiểm tra xong

hàng hoá, hàng đảm bảo đúng hợp đồng và các giấy tờ khác có liên quan, được xác

nhận bằng việc ký biên bản nghiệm thu, bàn giao và phiếu nhập kho, sau đó hàng

được giao cho thủ kho, khi đó hàng hoá thuộc quyền quản lý của thủ kho. Thủ kho

phải vào sổ sách, thẻ kho quản lý theo quy định trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận hàng

và chịu trách nhiệm về hàng hoá đã nhập kho.

k. Trong khi tiến hành kiểm tra thấy hàng hoá không đảm bảo yêu cầu theo quy

định như không có hoá đơn, hoá đơn không hợp lệ, không có giấy tờ chứng minh

nguồn gốc, xuất xứ, không đảm bảo chất lượng theo hợp đồng thì không được phép

nhập kho và phải yêu cầu đơn vị cung ứng chở ra khỏi khai trường của Công ty, bộ

phận nghiệm thu của Công ty không được tự ý cho gửi kho hàng hoá vật tư.

m. Đối với các loại hàng hoá nhập từ nguồn khác (không phải nguồn mua) như

nhập lại hàng gia công, nhập lại hàng thừa từ sản xuất... thì phải có chứng từ liên quan

đến việc xuất kho để gia công, xuất cho sản xuất (đối với hàng thừa) và các chứng từ

có liên quan khác.

15

n. Hàng hoá, vật tư gửi kho phải được sự đồng ý của Giám đốc và phải làm thủ

tục gửi kho (bao gồm cả việc làm biên bản nêu rõ lý do gửi kho và các thông tin về

hàng hoá như số lượng, chất lượng, chủng loại....) các hàng hoá, vật tư gửi kho phải

được để ở nơi riêng biệt, không lẫn với các hàng hoá đã có sẵn trong kho.

2. Quy định nhập kho vật tư thu hồi, phế liệu và TSCĐ hết khấu hao chờ

thanh lý.

a. Tất cả VTPT thu hồi, phế liệu và thiết bị (TSCĐ) hết khấu hao, chờ thanh lý

từ các đơn vị trực thuộc phải được nhập hết vào kho vật tư thu hồi của Công ty theo

biên bản giao nhận VTPT thu hồi, phế liệu, thiết bị hết khấu hao, chờ thanh lý. Những

vật tư thiết bị thu hồi không có khả năng tái chế, sửa chữa được nhập vào kho phế

liệu. Những vật tư thiết bị thu hồi có khả năng sửa chữa được nhập vào kho vật tư tái

sử dụng.

b. Các vật tư nhỏ lẻ như choòng khoan, mũi khoan, choòng đâm, búa lò, cuốc

chim, bu lông, đinh vấu không còn khả năng sử dụng các đơn vị trực thuộc phải thu

hồi nhập về kho phế liệu của Công ty. Nếu các vật tư trên còn khả năng tận dụng làm

việc khác thì đơn vị trực thuộc phải đề xuất trình Giám đốc xin cấp vật tư đó để tận

dụng lại nhưng đơn vị trực thuộc phải làm thủ tục nhập xuất kho vật tư phế liệu của

Công ty. Ngày 02 tháng sau đơn vị trực thuộc phải làm xong thủ tục nhập, xuất kho

các vật tư nhỏ lẻ thu hồi cũ của tháng trước. Khi các đơn vị không làm thủ tục nhập

kho hoàn trả các vật tư thu hồi cũ của tháng trước, thì thủ kho vật tư Công ty phải theo

dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện. Đến ngày 8 tháng sau các đơn vị không làm nhập,

xuất kho các vật tư cũ thu hồi của tháng trước thì thủ kho vật tư Công ty phải thống kê

số lượng vật tư chuyển về phòng KHVT ra quyết định trình Giám đốc ký bồi hoàn gía

trị theo giá Công ty mua tại thời điểm hiện tại.

c. Các ống nhựa vỡ nát, gioong phớt cao su, bóng đèn sợi đốt phân xưởng phải

thu gom để gọn đảm bảo vệ sinh môi trường.

d. Tất cả các sản phẩm phân xưởng Cơ điện sửa chữa xong đều phải nhập kho

Công ty trước khi xuất cho các đơn vị trực thuộc.

e. Để tiết kiệm chi phí bốc xếp vận chuyển các vật tư thiết bị có trọng lượng lớn

khi phải sửa chữa tại phân xưởng Cơ điện, các phân xưởng sản xuất có thể vận chuyển

thẳng về phân xưởng Cơ điện và tiến hành bàn giao tay ba ( thành phần bàn giao gồm

16

phân xưởng giao, các phòng chức năng và phân xưởng Cơ điện). Phòng KHVT có

trách nhiệm làm thủ tục nhập kho tái chế và xuất cho phân xưởng Cơ Điện để sửa

chữa.

f. Các vật tư thu hồi tại các phân xưởng khi không có nhu cầu tái sử dụng lại,

phân xưởng phải chủ động vận chuyển về nhập kho vật tư Công ty. Nếu các vật tư thu

hồi đó phân xưởng dùng tái sử dụng lại ngay tại phân xưởng (đưa vào các diện sản

xuất sau khi thu hồi), thì các phòng kỹ thuật phụ trách quản lý các vật tư đó phải có

lệnh cho phân xưởng làm thủ tục nhập lại kho vật tư tái sử dụng của Công ty, phân

xưởng phải cử người đến kho vật tư Công ty để làm thủ tục xuất nhập lại vật tư đó

cho phân xưởng để sử dụng. Nếu phân xưởng nào không làm thủ tục xuất nhập vật tư

tái sử dụng đó, Công ty sẽ không nghiêm thu khối lượng công việc mà phân xưởng đã

dùng vật tái sử dụng đó để làm.

g. Tất cả các vật tư nhập kho tái sử dụng trong biên bản nhập kho phải có cột

đánh giá % giá trị còn lại.

h. Vật tư, phụ tùng thu hồi được mở sổ sách theo dõi như vật tư mới, quản lý

riêng rẽ, không để lẫn với VTPT mới.

3. Thành phần nghiệm thu vật tư nhập kho

a. Thành phần:

- Phó Giám đốc phụ trách;

- Phòng khối kỹ thuật phụ trách;

- Phòng Kế hoạch;

- Phòng Kế toán;

- Thủ kho vật tư;

- Đơn vị bán vật tư.

b. Các phòng kỹ thuật phụ trách có trách nhiệm kiểm tra về chất lượng, quy

cách, chủng loại và các thông số kỹ thuật, điều kiện an toàn phòng nổ đối với các vật

tư thiết bị về an toàn phòng nổ trước khi nhập kho căn cứ theo hợp đồng mua bán của

Công ty đã ký với nhà cung cấp.

3. Phòng KHVT, Phòng Kế toán Tài Chính, thủ kho vật tư kiểm tra về số lượng,

thủ tục mua bán VTPT trước khi nhập kho.

Điều 15. Quy định xuất kho vật tư.

17

1. Việc cấp phát vật tư, hàng hoá bắt buộc phải có các giấy tờ sau:

- Đề xuất vật tư đã được Giám đốc duyệt;

- Phiếu xuất kho.

2. Nghiêm cấm xuất khống vật tư hàng hoá.

3. Việc cấp phát vật tư hàng hoá phải tuân thủ nguyên tắc thu cũ cấp mới (trừ

những vật tư tiêu hao trực tiếp vào quá trình sản xuất, những vật tư thuộc loại rẻ tiền

mau hỏng như dây cu roa, bóng đèn, gioăng, phớt cao su....).

4. Tất cả các phiếu xuất kho phải ghi rõ thời hạn hiệu lực, nếu quá 5 ngày ghi

trong phiếu mà đơn vị sử dụng chưa lĩnh vật tư thì phải có giải thích lý do, tuỳ thuộc

vào điều kiện cụ thể mà phiếu được ra hạn hay phải thu phiếu cũ để viết phiếu xuất

kho khác.

5. Việc bàn giao chứng từ xuất giữa thủ kho cho phòng KHVT và phòng Kế

toán phải thực hiện tối đa là 01 ngày kể từ ngày hàng hoá được xuất ra khỏi kho.

6. Đối với vật tư lĩnh thay thế (thay cũ lấy mới) khi lĩnh vật tư đơn vị trực thuộc

phải có đề xuất được Giám đốc ký duyệt và phải có biên bản kiểm tra xác định nguyên

hư hỏng, tình trạng kỹ thuật kèm theo giấy đề xuất (trừ những vật tư thuộc loại rẻ tiền

mau hỏng như dây cu roa, bóng đèn, gioăng, phớt cao su...).

7. Người nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá và chịu trách nhiệm hoàn

toàn về hàng hoá sau khi đã lĩnh ra khỏi kho (về chủng loại, danh điểm, số lương, chất

lượng...).

8. Vật tư xuất ra khỏi kho để nhượng bán cho đơn vị ngoài Công ty ngoài phiếu

xuất kho phải có hợp đồng mua bán giữa hai đơn vị và hoá đơn (hoặc hoá đơn kiêm

phiếu xuất kho) theo quy định của Nhà nước.

Điều 16: Các quy định với kho và thủ kho

1. Tất cả các kho bảo quản hàng hoá phải đảm bảo kiên cố, đủ diện tích, có hệ

thống bảo vệ, an toàn theo đúng các quy phạm an toàn của Nhà nước.

2. Kho tàng phải có đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo quản, đo lường khi

cấp phát, có đầy đủ phương tiện phòng chống cháy nổ theo quy định. Các thiết bị,

dụng cụ đo lường phải có giấy chứng nhận kiểm định hợp lệ của cơ quan có chức

năng của Nhà nước.

18

3. Thủ kho phải là người được đào tạo về nghiệp vụ kho tàng, có hiểu biết về

các loại hàng hoá mà mình được giao quản lý trong kho.

4. Thủ kho là người chịu trách nhiệm trước đơn vị và pháp luật về trách nhiệm

quản lý hàng hoá trong kho.

5. Tất cả hàng hoá của đơn vị để trong phạm vi kho mà thủ kho được giao quản

lý đều phải được bảo quản, giữ gìn theo đúng các quy định về nghiệp vụ bảo quản

hàng hoá và phù hợp với đặc điểm của từng loại hàng hoá. Thủ kho có trách nhiệm

đảm bảo bí mật về hàng hoá trong kho, những người không có nhiệm vụ không được

cho vào kho để hàng hoá.

6. Thủ kho phải cập nhật chứng từ hàng ngày và thường xuyên kiểm tra, đối

chiếu số lượng và chất lượng giữa chứng từ và hàng hoá thực tế. Trong quá trình thực

hiện công việc nếu phát hiện có những vấn đề bất bình thường thủ kho phải báo cáo

ngay với những người có trách nhiệm của đơn vị để xử lý kịp thời.

7. Thủ kho chỉ được cấp phát hàng hoá khi có đủ thủ tục theo quy định, không

được tự ý cho vay mượn hàng hoá trong kho. Hàng gửi kho phải có sự đồng ý của

người có trách nhiệm của đơn vị.

8. Sổ sách, chứng từ kho phải được quản lý theo quy định, đảm bảo rõ ràng,

chính xác. Nghiêm cấm cho mượn hoặc giao sổ sách, chứng từ kho cho người không

có trách nhiệm quản lý.

Điều 17: Quản lý hàng hoá trong kho

1. Việc bảo quản hàng hoá phải đuợc phân loại theo từng kho hoặc từng gian,

giá hàng riêng biệt đối với từng loại vật tư phụ tùng. Hàng hoá trong kho phải được

sắp xếp theo từng loại và theo một trình tự phù hợp với quy phạm kho tàng, có thể xếp

theo sơ đồ để dễ bảo quản, kiểm tra và cấp phát. Không được để lẫn hàng cũ với hàng

mới.

2 Đối với mỗi chủng loại hàng hoá phải có phương pháp bảo quản thích hợp

trên cơ sở tính chất của hàng hoá và điều kiện cụ thể của đơn vị. Những hàng hoá dễ

cháy nổ, hàng hoá độc hại phải được bảo quản trong kho riêng biệt theo quy định về

tiêu chuẩn Việt Nam, có niêm yết đầy đủ những điều cần thiết nhằm đảm bảo hàng

hoá an toàn, vệ sinh môi trường và bảo vệ sức khoẻ.

19

3. Tại nơi để hàng phải có thẻ hàng theo quy định. Tại các kho đều phải có bảng nội

quy kho tàng, các quy định cụ thể về bảo quản các loại hàng hoá đặc biệt.

Điều 18: Phiếu nhập kho, thẻ kho

1. Tất cả hàng hoá nhập kho đều phải có phiếu nhập cụ thể, ghi rõ nguồn nhập

(nhập hàng mua, nhập để gia công, nhập lại hàng đã xuất để gia công...) để tiện phân

tích, đánh giá cũng như phục vụ sản xuất của Công ty.

2. Phiếu nhập kho phải được ghi chép rõ ràng, liên tục, không được tẩy xoá đồng

thời phải được ghi đầy đủ các nội dung chủ yếu: Tên kho, số hoá đơn, danh điểm, tên và

quy cách vật tư, số lượng, đơn giá, thành tiền ... theo mẫu quy định về phiếu nhập kho và

phải có chữ ký, ghi rõ họ tên của những người có liên quan.

3. Tất cả các hàng hoá được quản lý trong kho đều phải được theo dõi thông

qua thẻ kho. Sau khi nhập kho (có phiếu nhập kho), thủ kho phải ghi đầy đủ các nội

dung về hàng hoá vào thẻ kho (tên, mã hiệu/ danh điểm, quy cách, số lượng,....) bao

gồm cả các thông tin về thời gian và địa điểm nhập kho, hàng nhập kho nào phải vào

thẻ kho đó. Thẻ kho phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết cách dòng, khi nhập/xuất

kho thủ kho phải cập nhật thẻ kho chính xác tương ứng.

Điều 19: Sử dụng VTPT được cấp phát.

1. Tất cả các VTPT đã được cấp phát phải được sử dụng kịp thời theo đúng mục

đích mà bộ phận sử dụng yêu cầu và được duyệt.

2. Vật tư lĩnh về không sử dụng do một nguyên nhân nào đó hoặc do tiết kiệm

thì phải nhập lại kho. Việc nhập lại kho phải được tiến hành hàng tháng hoặc cuối chu

kỳ sản xuất.

3. Việc sử dụng vật tư cần được quản lý thông qua việc mở sổ theo dõi đảm bảo

yêu cầu, trong sổ thể hiện được số phiếu xuất kho, người duyệt cấp VTPT, ngày lấy

VTPT, người nhận VTPT, ngày sử dụng.

4. Trường hợp cần phải thay đổi mục đích sử dụng VTPT khác với đề nghị ban

đầu phải được sự đồng ý của người ký duyệt cấp VTPT qua kiểm tra của phòng chức

năng, sau đó nếu cần thiết đơn vị phải tiến hành điều chỉnh việc hạch toán cho phù

hợp.

20

Điều 20. Dự trữ vật tư.

1. Mỗi kỳ kế hoạch, phòng KHVT cùng các phòng ban chức năng phải lập nhu

cầu dự trữ một số vật tư chính nhằm đảm bảo cho yêu cầu kịp thời phục vụ sản xuất.

Số lượng và giá trị vật tư dự trữ được tính toán trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh

doanh và khả năng cung ứng của các nhà cung cấp trong và ngoài ngành, tình hình tồn

kho của Công ty.

2. Tồn kho VTPT cuối kỳ tại các công trường, phân xưởng không vượt quá giới

hạn mức tồn kho do Giám đốc Công ty quy định.

Điều 21: Luân chuyển chứng từ:

* Đối với hồ sơ nhập kho: Ngay sau khi hoàn thiện phiếu nhập kho, phòng

KHVT phô tô chứng từ để gửi:

- 01 bộ gốc gửi phòng KTTC.

- 01 bộ phôtô để lưu phòng KHVT.

- Thủ kho lưu 01 liên phiếu nhập, phiếu xuất.

* Đối với phiếu xuất kho: Hàng ngày phòng KHVT có trách nhiệm gửi phiếu xuất kho vật tư có đủ các thành phần ký theo quy định về phòng KTTC để quản lý và hạch toán. Kế kế toán vật liệu và phòng KHVT phải thường xuyên kiểm tra thẻ kho, đối chiếu số lượng, giá trị xuất nhập kho, ký thẻ kho theo quy định.

PHẦN B: CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, THƯỞNG PHẠT,

XỬ LÝ VI PHẠM, TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I: BÁO CÁO, THƯỞNG PHẠT, XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 22: Chế độ báo cáo công tác VTPT.

1. Tất cả các phân xưởng sản xuất và các đơn vị sử dụng vật tư, nhiên liệu vật

liệu phải thực hiện chế độ báo cáo và quyết toán vật tư, nhiên liệu vật liệu đã sử dụng

trong tháng, quý, năm.

2. Chế độ báo cáo bao gồm: Báo cáo tháng, báo cáo quý, năm hoặc báo cáo đột

xuất theo yêu cầu quản lý hoặc kiểm tra, thanh tra của Công ty cũng như của Tập

đoàn.

3. Việc vi phạm các quy định về chế độ báo cáo, báo cáo không đúng, báo cáo

sai, báo cáo thiếu trung thực về số liệu cũng như các vấn đề có liên quan sẽ bị xử lý

theo quy định.

21

5. Ngoài việc lập báo cáo công tác VTPT, các đơn vị, phòng ban chức năng

phải thực hiện kiểm kê vật tư, hàng hoá, thời điểm 00 giờ ngày 01 tháng 01 hàng năm

theo quy định.

Điều 23. Thưởng phạt và xử lý vi phạm.

1. Công tác quản lý VTPT của các đơn vị sử dụng sẽ được kiểm tra định kỳ

hàng tháng, quý, năm hoặc đột xuất theo yêu cầu quản lý của Công ty. Đơn vị nào

quản lý không tốt làm mất mát VTPT, hoặc các đơn vị lĩnh VTPT về sử dụng không

đúng mục đích gây ra lãng phí sẽ bị bồi thường bằng 100% giá trị VTPT mới Công ty

đã mua, nếu gây hậu quả nghiêm trọng tuỳ theo mức độ vi phạm Giám đốc Công ty sẽ

có hình thức xử lý vi phạm đối với từng trường hợp cụ thể. Đơn vị nào quản lý tốt tiết

kiệm được VTPT sẽ được thưởng theo quy chế thưởng của Công ty.

2. Trưởng các phòng ban, Quản đốc các phân xưởng, Đội trưởng sản xuất,

Trưởng các ngành có trách nhiệm chỉ đạo tổ chức kiểm tra, kiểm soát thường xuyên

và định kỳ các hoạt động trong công tác quản lý VTPT của đơn vị mình để tránh các

sai phạm.

II. TỔ CHỨC THỰC HIỆNCác Trưởng phòng ban Công ty, Quản đốc các phân xưởng, tổ đội có trách nhiệm phổ

biến, hướng dẫn nội dung quy chế tới cho từng CBCNV trong đơn vị nắm chắc để thực hiện.

Trong quá trình thực hiện có vấn đề gì vướng mắc các đơn vị gửi báo cáo bằng văn bản về

Phòng KHVT. Phòng KHVT có trách nhiệm tập hợp trình Giám đốc công ty sửa đổi hoặc bổ

sung kịp thời cho phù hợp với tình hình thực tế của sản xuất./.

22