KURUMSAL EVRAK SÜREÇLERİ(KURUM İÇİ GİDEN EVRAK SÜRECİ)

Evrak ekleKurum İçi Giden Evrak Ekle butonuna tıklanırsa;

Ekranı görüntülenir.Bu ekranda;

Kırmızı renker; doldurulması zorunlu alanları ifade etmektedir.

İleri – Geri tarihli işlem yapılamamaktadır.

İçyazı No sistem tarafından otomatik verilmekte, müdahale edilememektedir. Kullanıcıyı ilgilendiren alanlar kırmızı satırlardır.

EVRAK KAYIT BİLGİLERİ

Evrakın Gittiği Yer alanında Kendi Birimim / Kurum İçi seçeneği gelmektedir.

Kurum İçi seçildiğinde:

Gönderilen Makam alanına yazının yazılacağı birim SAĞ taraftan seçilmektedir. Birim 1’den fazla seçildiğinde DAĞITIM olarak gönderilmektedir.

Unvan alanına seçilen birimin 1. Derece sorumlu personelin Ünvanı gelmektedir

SOL alt köşede Kişiye Dağıtım mevcuttur.

okla gösterilen buton ile kişiye dağıtım yapılabilmektedir.

Birim seçilebilir ya da Seçimi Kaldır ( en üst satırda ) seçeneği ile tüm birimlerde arama yapılabilmektedir.

Birim seçilirken “Başlıklar” seçilmemelidir. Yani “Fakülte” seçilmemeli, altındaki ilgili Fakülte seçilmelidir. Başlık olan “Fakülte” seçildiğinde, Kaydet aşaması sırasında “içi boş” şeklinde hata mesajı gelmektedir.

Unvanı alanı seçilerek seçili unvandaki personele dağıtım yapılabilmektedir.

Gönderim Amacı Gereği / Bilgi olarak seçilmektedir.

Çıktıda Dağıtılan Yerleri Gösterme seçeneği ile yazının gönderimi sırasında Dağıtım gizlenmektedir. ( Örneğin Jüri üyeliği yazıları )

Kullanıcılar seçildikten sonra SOL alt köşedeki “Şablonlar” ile grup oluşturulabilmektedir.

Şablon Olarak Kaydet seçeneği ile verilen isimde şablon kaydedilmekte ve daha sonraki benzer yazışmalarda aynı şablon kullanılmaktadır.

Dağıtım sırasında Şablonlar kısmında kaydedilen şablonlar listelenmekte, seçilen şablon Dağıtım alanına eklenmektedir.

Şablonlar 2 şekilde dağıtım alanına eklenmektedir.

seçeneği ile listedeki şablon seçilerek Seçilen Şablonu Yükle tıklandığında şablonun içeriğindeki Birim/Kullanıcılar açık olarak Dağıtım alanına eklenmektedir.

SAĞ alt köşedek i işareti ile Dağıtım bilgileri kaydedilmektedir.

Dosya Kodu seçilirken en alt kırılıma kadar inilmelidir.

Tüm + olanlar açılmalı, en alt kırılıma kadar inilmelidir. Bu kodlar YÖK’e göre listelenmektedir ve Kod bazında saklama süreleri hesaplanmaktadır.

Konu ne ile ilgili ise manuel olarak da yazılabilmektedir.

Evrak İçerik Bilgileri

2 seçenek ile İLGİ girilir.

o birimde var olan ilgili evraklar listelenmektedir. Listeleme default olarak 1 aylık gelmektedir. SAĞ köşedeki seçenekler ile 7 Gün – 1 Ay – 3 Ay – 6 Ay – 1 Yıl – Tümü listelenebilmektedir. Listeden ilgi yazı / yazılar seçilmektedir.

seçeneği ile ilgi manuel olarak ilgi girilmektedir. Girilen ilgiler sistem tarafından a-) b-) c-) … şeklinde otomatik olarak sıralanmaktadır.

Ek alanına yazının Ek alanında yer alması istenilen ifadeler yazılmaktadır.

Varsa gizlilik durumu belirlenmelidir.

Varsa Aciliyet Durumu belirlenmelidir.

Şablon Ön İzleme ile yazı kontrol edilmelidir. Geçici Kaydet ile yazıldığı kadarı ile kaydedilmekte, numara alınmamaktadır…

Herhangi bir yere yanlışlıkla tıklandığında yazı kaybolmaktadır. Bu nedenle Geçici Kaydet seçeneği ile yazı kaydedilmelidir.

Yazıda kırmızı alanlar tamamlandığında seçeneği ile kaydedilmektedir. Yazı imzalandıktan sonra sistem üzerinde otomatik olarak numaralandırılmaktadır. Bu aşamadan sonra yazı İPTAL edilememektedir.

Geçici Kaydet ya da Kaydet ile kaydedilen yazılar Kısayollarım penceresinde Geçici Oluşturduğum Evrak segmesi tıklanarak listelenmekte, listeden seçilen yazılar üzerinde işlemler tamamlanarak imzaya sunulmaktadır.

Paraf ve İmza Bilgileri

Paraflayacak Kullanıcılar pencerenin içinde “çift tık” ya da SAĞ taraftaki seç butonuna basılarak seçilmektedir. Hangi birimde iseniz o birimdeki kişiler listelenmektedir.

Sistemde 5 parafçı tanımlıdır.

1.parafçı yazıyı yazan kişidir.

4 parafçı daha seçilmektedir. Seçim sonrasında OKLAR ile parafçı sıralaması değiştirilebilmektedir.

Beni Ekle işaretlendiğinde yazı numara aldıktan sonra yazan kişiye gelmekte, yazan kişi parafladıktan sonra diğer parafçılara gitmektedir.

Beni Ekle seçilmez ise sistem yazan kişinin adına otomatik olarak paraflayıp 2.parafçıya direk göndermektedir. Sonra sıra ile 3. 4. ve 5. Parafçıya yazı gitmektedir.

Ayrıca hiç parafçı eklenmeyebilir de… En üstte yer alan 2. Parafçıdır. Birim dışındaki bir kişi de parafçı olarak seçilebilmektedir. Arama Kriteri ile o kişi bulunup seçilebilmektedir.

Parafçı seçiminde, yazıyı yazan kişinin birimi ve o birimdeki kullanıcılar listelenmektedir. Birim dışından parafçı seçilebilmesi için Arama Kriterleri’nde Seçimi Kaldır tıklanmalıdır.

SAĞ taraftaki Seçilenleri Kullan segmesi tıklanarak en alt pencerede seçilen kullanıcıların yazıda Paraflayacak Kullanıcılar listesine eklenmesi sağlanmaktadır.

ekranın SAĞ alt köşesindeki Kaydet işareti ile Parafçı Grubu oluşturulabilmekte ve diğer yazışmalarda bu grup kullanılabilmektedir.

Oluşturulan gruplara işareti tıklanarak Kullanıcı Gruplarım seçilerek ulaşılmakta, grubun SOL başındaki OK tıklanarak grup güncelleme / silme yapılabilmektedir.

İmzalayacak Kullanıcılar penceresinde çift tıklandığında o birimde E-imza yetkisi olan kullanıcılar listelenmektedir. En fazla 3 imzalayacak kullanıcı seçilmektedir.

Ekranın SAĞ alt köşesindeki Kaydet seçeneği ile yine aynı şekilde kullanıcı grubu oluşturulabilmektedir.

SAĞ taraftaki Seçilenleri Kullan sekmesi tıklanarak en alt pencerede seçilen kullanıcıların yazıda İmzalayacak Kullanıcılar listesine eklenmesi sağlanmaktadır.

Şablon seçeneği ile İmza Kırılımları seçilmektedir.

“İçerik” Kısmının Hazırlanması

Ekranın SOL tarafına “İçerik” Word formatında yazılmaktadır. İçerik yazılırken Satır Başı verilmemekte, sistem tarafından otomatik olarak atılmaktadır. Her ENTER tuşu sistem tarafından otomatik olarak Satır Başı olarak değerlendirilmektedir.

İçerik kısmının SAĞ alt köşesindeki seçenekler ile kullanıcının bilgisayarında hazırlanan Word dosyasındaki metin + tablo bilgileri İçerik kısmına HTML formatında kaydedilmekte ya da Şablon oluşturulabilmektedir.

Eğer yazının içeriğinde tablo mevcut ise hem metin kısmı hem de tablo bilgisi Word

dosyasında hazırlanmalıdır. Bu hazırlanan Word dosyası yazının İçerik kısmına

seçeneği 1 kez tıklandıktan sonra aynı yerde görüntülenen seçeneği ile resim olarak HTML formatında yapıştırılmaktadır. Resim olarak yapıştırıldığından hazırlanan Word dosyasında içeriğinin Satır Başı formatının kullanıcı tarafından düzenlenmesi gerekmektedir.

seçildikten sonra İçerik alanına “çift tıklanarak” açılan Word dosyasına İçerik + Tablo hazırlanarak “Farklı Kaydet” ile kullanıcı bilgisayarında kaydedilmekte, gerek bu yeni

kaydedilen Word dosyası gerek ise kullanıcı bilgisayarındaki başka bir Word dosyası seçeneği ile İçerik kısmına HTML formatında aktarılmaktadır.

Pencerenin içine Word formatında Metin ve Tablo hazırlanmakta ve kaydedildikten sonra

ekranın SAĞ alt köşesindeki işareti ile İçerik kısmına HTML formatında aktarılmaktadır.

Eğer İçerik ve Tablo üzerinde değişiklik yapılması gerekiyor ise yüklenen Word dosyasında değişiklik yapılmalı ve İçerik alanına yeniden yüklenmelidir.

İçerik kısmının SAĞ alt köşesindeki işareti ile mevcut şablonlar listelenmekte, listeden

istenilen şablon SOL taraftaki işareti ile seçilerek İçerik alanına yüklenmesi sağlanmaktadır.

“Ekler” Kısmının Hazırlanması

CD / Bayrak / Pafta … ekleri evrakın arkasına konulamamaktadır. Bunların haricindekiler 4 şekilde eklenmektedir.

• Sistemdeki Evrak

• Seç ve Ekle

• Tara ve Ekle

• Manuel Ek

Manuel EK’de EK’ler manuel olarak yazılır.

1 adet yazıcı, 5 adet kartuş …

Tara ve Ekle

Tara SOL alt köşedeki Tarave Ekle tıklandığında açılan pencerede Kaynak alanına tarayıcının isminin gelmesi gerekmektedir.

Web TWAIN özelliği yoksa tarayıcı kaynakta görünmemekte ve ekranın altında yüklenmesi için onay mesajı görüntülenmektedir. Bu özelliğin yüklü olması gerekmektedir. Kaynak kısmında tarayıcı gelmiyorsa dosya taranıp Seç ve Ekle seçeneği ile yazıya eklenebilmektedir. Kaynak’dan taranıp Kaydet denildiğinde tarayıcıdan EK olarak alınmaktadır.

Seç ve Ekle

Seç kutucuğu tıklanarak kullanıcı bilgisayarındaki dosya yazıya EK olarak yüklenmektedir. Yüklenen dosya aynı yerde EK’den kaldırılabilmektedir.

Dağıtım olduğunda, EK’ler dağıtıma göre özelleştirilebilmektedir. Dağıtımdaki Birim / Kişi seçilerek Eklerin Tamamı / Kısmi olarak alıcılara gönderilebilmekte ya da bazılarına hiç EK gönderilmemektedir.

Özelleştirmek için tıklandığında açılan penceredeki EK’ler soldan sağa doğru ilerleyerek kullanıcı bazında özelleştirilmektedir.

Yazıdaki PDF ekleri Kısmi olarak eklenebilmektedir. Kaydet&Kapat seçeneği ile EK’ler kaydedilmektedir.

SOL alt köşedeki “Islak İmza ile Onaya Sun” ya da “E-İmza ile Onaya Sun” seçilmeden önce mutlaka “Şablon Ön İzleme” ile kontrol edilmeli ve en sonunda “Kaydet” seçilerek numara alınmalıdır.

Onay tuşlarının herhangi birine basıldıktan sonra “Paraf” alanı dolmaktadır. Yapılacak işlemin üzerine gelip 1 kez tıklandıktan sonra “Paraf” renkli olarak görevlere düşmektedir.

Göreve tıklanırsa;

Ekranı gelir.Buradan parafla butonuna basılırsa

Evrak paraflanmış ve bir üst aşamaya geçmiş bulunmaktadır.Anasayfa ekranından parafladığım evraklar tıklanarak evrak hakkındaki tüm bilgiler listelenebilir.

Elektronik İmza ile onaya sunulan yazıların imza işleminde, Logo’nun gelmesi gerekmektedir. Eğer Logo gelmiyorsa “Java” ile ilgili sorun var demektir.

“İmzala” ( YEŞİL renk ) seçildiğinde imzalayacak kişinin “Ad/Soyad” alanının da doğru olması gerekmektedir. Hem Logo hem de Ad/Soyad alanında sorun yok ise o zaman “PIN Kodu” girilerek E- İmza ile imzalanılmaktadır. PIN Kodu bir kez girildikten sonra tarayıcı kapatılmadığı sürece 50 kez sorulmamaktadır.

İmzalanan yazı hangi birimlere gönderilmiş ise o birimlere otomatik olarak gitmektedir. Ön İzleme ile İmza / Tarih / Sayı alanları görülebilmektedir.

E-imza ile imzalanan yazıların sayı alanında “E” harfi görülmektedir. Örneğin “E-49” gibi.