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INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESACódigo CD-01
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Fecha 01-07
PROCESO: DIRECTIVOOBJETIVO: Establecer y gestionar las directrices y políticas de la instituciónRESPONSABLE: Rectora
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES/SUBPROCESO SALIDA CLIENTEComunidad educativaMENMunicipio de MedellínSecretaría de EducaciónTodos los procesosProveedores en generalComunidad salesianaFraternidad Medellín
Necesidades encontradas en la comunidad educativaPEISistema Preventivo SalesianoNormatividad vigenteDiagnostico InstitucionalInformación de ProveedoresProveedores seleccionadosPresupuesto Recursos financieros Necesidades de recursos y de mejora en la infraestructura
P: : Analizar la información de entradaProyección presupuestal
Información analizadaNecesidades especificasEstudio del entornoPlan financieroProvisión de los recursosEvaluación de proveedores
Comunidad educativa.Todos los procesos.
Comunidad educativaMENMunicipio de MedellínSecretaría de EducaciónTodos los procesosProveedores en generalComunidad salesianaFraternidad Medellín
Estudio del entornoNecesidades especificas de cada procesoSistema Preventivo Salesiano Directrices Municipales, nacionales y SectorialesNecesidades de recursosInformación de
H: Establecer direccionamiento estratégico de la instituciónEstablecer el presupuestoAsegurar la comunicación internaEjecutar el presupuesto Realizar la adquisición de bienes y
servicios y hacer subcontrataciones. Realizar mantenimiento en la
infraestructura y ambiente de trabajo
MisiónVisiónPolíticasObjetivosFilosofíaPrincipiosPOAIPEIDiseño del presupuestoComunicaciones
Comunidad educativa.Todos los procesosSecretaria de Educación
ProveedoresProveedores seleccionadosPresupuesto Recursos financieros Necesidades de recursos y de mejora en la infraestructura
Realizar estados financieros. Estados financierosInfraestructura adecuada y provisión de recursosInformes
Comunidad educativaMENMunicipio de MedellínSecretaría de EducaciónTodos los procesosProveedores en generalComunidad salesianaFraternidad Medellín
Diagnostico InstitucionalResultado de los procesosEvaluaciones anterioresDirectricesResultados de AuditoriaEjecución presupuestalEvaluación de los proveedores
V: Realizar la Evaluación institucionalRealizar la Revisión por la DirecciónVerificar la ejecución presupuestal
Análisis de la Evaluación InstitucionalNecesidades de mejoramientoPlan de mejoramiento institucionalMedición de indicadores de procesos
Comunidad educativa.Todos los procesosSecretaria de Educación
Comunidad educativaTodos los procesosProveedores en general Comunidad salesianaFraternidad Medellín
Resultados de procesosNo conformidadesNecesidades de mejoramientoPlan de mejoramientoPlan operativo de inversión
A: Gestionar acciones de mejora Acciones de mejora, Acciones correctivas, preventivas
Comunidad educativa.Todos los procesosSecretaria de Educación
DOCUMENTOSINTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO9001 – GP1000
ID-01 REPORTE DE CALAMIDAD DOMESTICAID-02 SOLICITUD DE PERMISOSGD-01 LLEGADAS TARDE DE EDUCADORESGD-02 PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONALGD-03 ELEBORACION DE PRESUPUESTOGD-04 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONALGD-05 PLAN OPERATIVO (ELIMINADO)MD-01 MANUAL DE CONVIVENCIAMD-02 MANUAL DE FUNCIONESMD-03 MANUAL DE INDUCCIÓNFD-01 EVALUACION INSTITUCIONAL
la educación y sus normasley general de educaciónPES propuesta educativa salesianaLey 80/1993Plan general de contabilidadLey 87/1993Acuerdos municipalesDecreto 1857 /1994Informe anual de Fraternidad Medellín
Capitulo 56.1 Provisión de recursos6.3 Infraestructura7.4 Compras8.3 Control del producto no conforme8.4 Análisis de datos8.5 Mejora8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos8.2.4 Seguimiento y medición del producto
FD-02 LLEGADAS TARDE EDUCADORESFD-03 REVISION POR LA DIRECCIÓNFD-04 COMUNICACIONESFD-05 SOLICITUD DE MATERIAL DIDÁCTICOFD-06 AUTORIZACION DE PERMISOS A DOCENTESFD-07 LLAMADAS DE ATENCIÓNFD-08 ESTIMULOSFD-09 GASTOS O APROPIACIONESFD-10 INGRESOSFD-11 EGRESOSFD-12 INVERSIONESFD-13 PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE CAJAFD-14 PLAN ANUAL DE SUBPROYECTOSFD-15 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIÓN POAIFD-16 PROGRAMA GENERAL DE COMPRASFD-17 PRESUPUESTO DE RECURSOSFD-18 PLAN DE COMPRASFD-20 ANALISIS DE RESULTSDOS DE LA EVALUACIÓN INSTITUCIONALFD-21 ANALISIS HISTORICO DE PRUEBAS ICFESFD-22 CRONOGRAMA INSTIUCIONALFD.23 PLAN ESTRATÉGICO Y OPERATIVO
RECURSOSTALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
RectoraRepresentante de la direcciónTesorera
Equipo de cómputomaterial de oficina
CómodoAireadoVentilado
CONTROLESQUÉ SE CONTROLA? CÓMO SE CONTROLA? QUIÉN CONTROLA? CUANDO SE CONTROLA?
El cumplimiento de la normatividad Manteniendo actualizada la legislación y con los informes de gestión
Rectora y Consejo Directivo Diariamente
La Ejecución presupuestal Confrontación de lo ejecutado con lo presupuestado
Rectora y Consejo Directivo TrimestralAnual
MEDICIONESINDICADOR FORMULA META PERIODICIDAD
Eficacia del presupuesto Presupuesto ejecutado X 100Presupuesto planeado Mayor o igual al 80% Anual
Evaluación y reevaluación de proveedores
puntaje promedio x100# total de aspectos evaluados x 5 Mayor o igual al 90% anual
Control de cambios
NOVEDAD FECHACreación del documento 01-07
Elaboró: Revisó: Aprobó:Luz Stella Lopera Luz Nasly García Amador Sor Lina María Rincón
INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA Código CA-01 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Fecha 01-07
PROCESO: ADMISIONES Y MATRICULASOBJETIVO: Legalizar el compromiso mutuo entre acudientes, estudiantes y la institución educativa. RESPONSABLE: Secretaria
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES/SUBPROCESO SALIDA CLIENTEProceso directivo
Secretaría de EducaciónAcudientes – Aspirantes – Estudiantes
Proceso de Bienestar y apoyo estudiantil
Políticas institucionalesMatrícula en líneaPEIListado de estudiantes para ser becadas y con vaso de leche y restauranteDocumentación estudiantesCronograma institucionalCarga AcadémicaNotasDireccionamiento con relación al número de cupos
P: Definir requisitos y cronogramas para la renovación, admisiones y matrícula de acuerdo con las políticas institucionales
Listado de estudiantes matriculados Información de EstudiantesInforme de GestiónRecursos financierosEstadísticasDocumentación actualizada de estudiantesAcciones de mejora
Comunidad EducativaMEN – Secretaría de Educación MunicipalDANETodos los procesos
Proceso directivo
Secretaría de EducaciónAcudientes – Aspirantes – Estudiantes
Proceso de Bienestar y apoyo estudiantil
Políticas institucionalesMatrícula en líneaPEIListado de estudiantes para ser becadas y con vaso de leche y restauranteDocumentación estudiantesCronograma institucionalCarga AcadémicaNotasDireccionamiento con relación al número de cupos
H: Realizar admisiones, matrícula
y renovación Llevar los libros reglamentarios Mantener actualizado el
software educativo de la institución y la Matrícula en línea
Realizar las estadísticas para el DANE y las requeridas por la Secretaría de Educación
Listado de estudiantes matriculados Información de EstudiantesInforme de GestiónRecursos financierosEstadísticasDocumentación actualizada estudiantesAcciones de mejora
Comunidad EducativaMEN – Secretaría de Educación MunicipalDANETodos los procesos
Proceso directivo Políticas institucionales V: Seguimiento y medición al proceso Listado de estudiantes Comunidad Educativa
Secretaría de EducaciónAcudientes – Aspirantes – Estudiantes
Proceso de Bienestar y apoyo estudiantil
Matrícula en líneaPEIListado de estudiantes para ser becadas y con vaso de leche y restauranteDocumentación estudiantesCronograma institucionalCarga AcadémicaNotasDireccionamiento con relación al número de cupos
matriculados Información de EstudiantesInforme de GestiónRecursos financierosEstadísticasDocumentación actualizada estudiantesAcciones de mejora
MEN – Secretaría de Educación MunicipalDANETodos los procesos
Proceso directivo
Secretaría de EducaciónAcudientes – Aspirantes – Estudiantes
Proceso de Bienestar y apoyo estudiantil
Políticas institucionalesMatrícula en líneaPEIListado de estudiantes para ser becadas y con vaso de leche y restauranteDocumentación estudiantesCronograma institucionalCarga AcadémicaNotasDireccionamiento con relación al número de cupos
A: Realizar acciones de mejora Listado de estudiantes matriculados Información de EstudiantesInforme de GestiónRecursos financierosEstadísticasDocumentación actualizada estudiantesAcciones de mejora
Comunidad EducativaMEN – Secretaría de Educación MunicipalDANETodos los procesos
DOCUMENTOSINTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO9001 – GP1000
FA-01 Estudio socio económicoFA-02 Ficho de inscripciónFA-03 Encuesta para estudiantes nuevosFA-04 Formulario de matrículaIA -01 Instructivo estudiantes nuevosIA-02 Instructivo Estudiantes antiguosPA-01 Admisiones y matrículasActa de graduaciónRegistro de entrega de actas y diplomas bachilleres
Filosofía SalesianaLey 115 y 715Resolución de costos académicosResolución de proceso de matrículaInstructivo para manejar el Software
7.2 Procesos relacionados con el cliente7.5.3 Identificación y trazabilidad7.5.4 Propiedad del cliente7.5.5 Preservación del producto y/o servicio8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio8.3 Control del servicio no conforme8.4 Análisis de datos8.5 Mejora
Libro de registro de diplomasLibro de calificacionesLibro de matrículaSoftware educativo y Matrícula en líneaEstadísticas
RECURSOSTALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
HUMANOS: Rectora, Secretarias, Consejo Directivo, Docentes de apoyo, Coordinadoras
Equipos de cómputo con Internet, software educativo (Coasis, Camaleón, Eureka), papelería.
Buena iluminación, buena ventilación, espacio amplio
CONTROLESQUÉ SE CONTROLA? CÓMO SE CONTROLA? QUIÉN CONTROLA? CUANDO SE CONTROLA?
Que la documentación de los estudiantes esté completa y bien proyegida
Inspección visual de la documentación de cada estudiante
Secretarias Al momento de matricular y durante su estadía en la Institución.
MEDICIONESINDICADOR FORMULA META PERIODICIDAD
Eficacia en la matrícula de las estudiantes
# estudiantes matriculadas X100 total estudiantes asistentes
95% Anual
Control de Documentos
NOVEDAD FECHACreación del documento 01-07
Elaboró Revisó AprobòAdriana Marìa Giraldo Luz Stella Lopera Sor Lina Marìa Rincòn
INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA Código: CP-01
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Fecha: 01-07
PROCESO: PLANEACIÓN CURRICULAROBJETIVO: diseñar proyectos, planes y programas curriculares de la institución educativa.RESPONSABLE: Coordinación Académica y de Convivencia
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES/SUBPROCESO SALIDA CLIENTEMENProceso DirectivoProceso de Admisiones y MatrículasProceso de Desarrollo AcadémicoProceso de Recursos Físicos
Normatividad vigenteNecesidades encontradasPlan operativo anualFilosofía Salesiana
P: Definir requisitos para el diseño curricular.
Criterios para elaboración y aprobación de planes de estudio, programas y proyectos institucionales
Proceso de directivoProceso desarrollo curricularRecursos físicos Recursos humanos
Proceso DirectivoProceso de Desarrollo AcadémicoProceso de Bienestar Estudiantil.
Evaluación institucional del año anterior.Necesidades EncontradasPlan operativo anualPEI
H: Elaboración y aprobación de planes de estudio, programas y proyectos institucionales.
Plan de estudio, programas y proyectos institucionales aprobados y adicionados al PEI.Cronograma anual.
Comunidad educativaTodos los proceso del SGC.
Todos los procesos del SGC
PEIPlanes de estudioProgramas y proyectos institucionales.
V: Revisión , verificación y validación de planes de estudio, programas y proyectos institucionales
Plan de estudio, programas y proyectos institucionales actualizados.Cronograma anual ajustado.
Comunidad educativaTodos los procesos
Comunidad educativaTodos los procesos
Resultados del proceso No conformidadesNecesidades de mejora encontradas
A: Realizar acciones de mejora Acciones implementadas Comunidad educativaTodos los procesos.
DOCUMENTOSINTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO9001 – GP1000
PP-01 PLANEACION CURRICULARPP-02 DISEÑO CURRICULARFP-01 PLAN DE AREAFP-02 MALLA CURRICULAR
Leyes (115, 715) y Decretos (1860)Formatos de evaluación institucional del MEN y Secretarías de EducaciónHojas de vida
7.1, 7.2, 7.3, 7.5Capítulo 8
FP-03 PROYECTOS INSTITUCIONALESFP-04 REVISION, VERIFICACIÓN Y VALIDACIÓN ACADÉMICAFP-05 PLANEACION DE EVALUACIONES DE PERIODO
CertificadosProgramas externosBibliografía relacionada
RECURSOSTALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
Personal directivo y docente. Equipos de cómputoOficinasSala de ReunionesAulasBiblioteca y Bibliobanco
CómodoAireadoVentilado
CONTROLESQUÉ SE CONTROLA? CÓMO SE CONTROLA? QUIÉN CONTROLA? CUANDO SE CONTROLA?
Cumplimiento de las directrices Definiendo requisitos y verificando que se cumplan
RectoraCoordinadores
Anualmente
MEDICIONESINDICADOR FORMULA META PERIODICIDAD
Cumplimiento de los objetivos institucionales
a) Números de planes de estudio revisados y actualizados/Número de áreas y asignaturas aprobadas en el PEI
b) Números de programas y proyectos revisados y actualizados/Número de programas y proyectos aprobados en el PEI
100%
80%
Anual
Anual
Control de Documentos
NOVEDAD FECHACreación del documento 01-07
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Luz Nasly García Amador Luz Stella Lopera Ruiz Sor Lina María Rincón
INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA Código: CL-01
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Fecha 01-07
PROCESO: DESARROLLO CURRICULAROBJETIVO: Ejecutar los planes, proyectos y programas académicos y convivenciaRESPONSABLE: Coordinación Académica y de Convivencia
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES / SUBPROCESO SALIDA CLIENTEPEITodos los procesos del S.G.C.
DireccionamientoNecesidades de recursos P: Definir los requisitos para la ejecución
de los planes, proyectos y programas académicos y convivencia
.
Asignación de carga académica y proyectosCronogramas institucional
Comunidad educativaTodos los procesos del SGC
Planeación curricular Los planes, proyectos y programas académicos y convivencia
H: Ejecutar los planes, proyectos y programas académicos y convivencia
Cumplimiento de logrosInforme de calificacionesEstudiantes con formación integral
Comunidad educativaTodos los procesos del SGC
Comunidad educativaTodos los procesos del SGC
Resultados del procesoEjecución de planes, proyectos y programas
V: Realizar seguimiento y medición al proceso
Evaluación Curricular.Informes de gestión
Comunidad educativaTodos los procesos del SGC
Comunidad educativaTodos los procesos del SGC
Resultados del proceso No conformidadesNecesidades de mejora encontradas
A: Realizar acciones y planes de mejoramiento
Planes de mejora Comunidad educativaTodos los procesos del SGC
INTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO9001 – GP1000PL-01 EVALUACION DE COMPORTAMIENTOGL-01 CONTROL SEMANAL DE ASISTENCIA
DecretosFormatos de evaluación institucional
7.1 , 7.2, , 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5.
DOCUMENTOS
GL-02 CONTROL MENSUAL DE LLEGADAS TARDEGL-03 EXCUSAS DE ESTUDIANTESGL-04 LIBRO DE SEGUIMIENTO COMPORTAMNETALGL-06 VALIDACIÓN BASICA PRIMARIAGL-07 CONTROL MESUAL DE ASISTENCIAFL-01 COMPROMISO PEDAGÓGICO COMPORTAMENTALFL-02 CONTROL MENSUAL DE ASISTENCIAFL-03 SEGUIMIENTO DEL ESTUDIANTEFL-04 PLAN DE AULAFL-05 REUNION DE PADRES DE FAMILIAFL-06 CELEBRACIONES INSTITUCIONALESFL-07 CITACION A PADRES DE FAMILIAFL-08 CONTROL MENSUAL DE LLEGADAS TARDEFL-09 NOTIFICACION DE CONTRATO PEDAGÓGICOFL-10 RESERVA DE EQUIPOS AUDIOVISUALES Y MATERIAL DIDÁCTICOFL-11 SOLICITUD DE VALIDACIÓNFL-12 EXCUSA POR INASISTENCIA A REUNION DE PADRES DE FAMILIAFL-13 CONTRATO DE COOPERACIÓN ACADÉMICAFL-15 CEP EVALUACIÓN DE PROCESOS ACADÉMICOS DEL AÑOFL-16 CEP EVALUACIÓN DE PROCESOS ACADÉMICOS DEL PERIODOFL-17 RECIBO DE DOCUMENTOS FL-18 INFORME DE ACTIVIDADES DE REFUERZO Y RECUPERACIÓNFL-19 INFORME DE EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES DE REFUERZO Y RECUPERACIÓNFL-20 CONTROL ANUAL DE LOGROS PENDIENTESFL-21 SEGUIMIENTO A PROYECTOSFL-22 SALIDAS PEDAGÓGICASFL-23 PERMISO DE SALIDAS PEDAGÓGICAS A ESTUDIANTESFL-24 EVALUACION DE COMPORTAMIENTOFL-25 CONTROL MENSUAL DE ASISTENCIAFL-26 ESTADISTICAS DE COMPORTAMIENTOFL-27 PLAN DE RECUPERACIONESFL-28 CONSOLIDADO ESTADÍASTICO POR PERÍODOFL-29 CONSOLIDADO ESTADÍASTICO POR PERÍODO- PRRESCOLARFL-30 ACTA DE EVALUACIÓN DE PROCESOS ACADÉMICOS PREESCOLARFL-31 INFORME DE EVALUACIÓN -ACTIVIDADES DE RECUPERACIÓN - GRUPAL -
del MEN y Secretarías de EducaciónResolución Calendario Académico
8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5
RECURSOSTALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
CoordinadoresDocentes
Equipo de cómputoAulas de clases
Laboratorios Sala de Reuniones
CómodoAireado
Ventilado
CONTROLESQUÉ SE CONTROLA? CÓMO SE CONTROLA? QUIÉN CONTROLA? CUANDO SE
CONTROLA?La ejecución de planes, proyectos y
programasRevisando los avances Coordinadores y jefes de áreas y
proyectosPermanentemente
MEDICIONESINDICADOR FORMULA META PERIODICIDAD
Efectividad de la educación integral(# estudiantes por grupo que no pierden ningún área) x 100% / Total de Estudiantes del grupo (# estudiantes con nivel alto en ICFES x 100%/Total estudiantes que las presentan) (# proyectos ejecutados efectivamente x100%/ Total proyectos planeados) (# estudiantes con comportamiento aprobado x 100% /Total de estudiantes.
60%
80%
80%80%
Cada periodo
Anual
Semestral Cada periodo
Control de cambios
NOVEDAD FECHACreación del documento 01-07
Elaboró: Revisó: Aprobó:Luz Nasly García Amador Luz Stella Lopera Ruiz Sor Lina María Rincón
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA TERESACódigo: CQ-01
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Fecha: 01-07
Proceso: Gestión de CalidadObjetivo: Mantener y mejorar el Sistema de gestión de la calidadResponsable: Coordinador-a de Calidad
Todos los procesos Entidades
gubernamentales y no gubernamentales.
Comunidad en general
Información oficial. Requisitos legales. Necesidades de
normalización y estandarización.
P Documentar e implementar el Sistema de gestión de la Calidad
Documentación del Sistema de gestión de la Calidad
Comunidad en general. Todos los procesos. Entidades
gubernamentales y no gubernamentales.
Todos los procesos Documentación. Resultados y/o
evidencias
H Organizar y ejecutar las auditorias internas.
Estado real de cada proceso. Informes de auditorias. Acciones de mejora
Todos los procesos. Consejo directivo.
Todos los Procesos. Entidades
gubernamentales
Informaciones internas y externas.
Cronogramas.
H Asegurar la comunicación interna y externa de la Institución
Planes de comunicación. Circulares. Carteleras informativas. Correos electrónicos
Comunidad Educativa. Todos los procesos. Entidades
gubernamentales y no gubernamentales
Todos los Procesos. Comunidad. :M.E.N. Secretaría de Educación
Municipal
Acciones de mejora. Acciones Correctivas. Acciones Preventivas
V Asegurar el mejoramiento del Sistema de gestión de la Calidad
Planes de mejoramiento. Todos los procesos. Comunidad educativa. Partes interesadas
Comunidad educativa. Entidades
gubernamentales y no gubernamentales
Quejas y reclamos. A Realizar el seguimiento a la satisfacción de los clientes
Retroalimentación a los clientes.
Acciones establecidas para asegurar la satisfacción de los clientes
Comunidad educativa. Partes interesadas.
Internos Externos Requisitos ISO 9001 y GP 1000
Proveedor Entrada Actividades Salida ClienteDOCUMENTOS
Documentación de cada Proceso Manual de calidad.
Comunicaciones externas oficiales y no oficiales.
Capitulo 4 5.3 – 5.4 – 5.5.3 - 7.2.3 Capitulo 8
Responsable de cada proceso Comité de Calidad. Coordinador de calidad
Computador. Programa de Office. Impresora. Papel
Espacio iluminado, ventilado y tranquilo
¿Qué se controla? ¿Cómo se controla? ¡Quién lo controla? ¿Cuándo lo controla? El cumplimiento del Sistema de
Gestión de la Calidad Verificando los requisitos de la
documentación. Respondiendo a las quejas y
reclamos
Comité de Calidad. Coordinador de calidad. Responsable de cada Proceso
Cada que se reciban quejas y reclamos.
En cada auditoria
MEDICIÓN Efectividad en las acciones de
mejora (Número de acciones correctivas
y de mejora efectivas / total de acciones correctivas, preventivas y de mejora efectivas)x100
(Número de reconocimientos, quejas y reclamos atendidos/ Número de reconocimientos, quejas y reclamos recibidos)x100
Mayor o igual al 80%
Mínimo el 90% atendidas
Trimestral
Mensual
Control de cambios
NOVEDAD FECHACreación del documento 01-07
Elaboró: Revisó: Aprobó:Luz Stella Lopera Ruiz Luz Nasly García Amador Sor Lina María Rincón
RECURSOSTalento Humano Infraestructura Ambiente de Trabajo
CONTROLESIndicador Fórmula Meta Periodicidad
INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA Código: CR-01
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Fecha: 06-06
Proceso: Recursos FísicosObjetivo: Velar por consecución y el buen funcionamiento de los recursos físicosResponsable: Rectora
Proveedor Entrada Actividades Salidas ClienteSecretaria de Educación,Municipio de Medellín
Recursos Físicos Muebles y enseres existentes
P: Inventariar los Recursos Físicos de la instituciónDetectar las necesidades de mantenimientoArchivar los reportes de anomalías
Inventario actualizado,Estado de recursos Físicos
Todos los procesosComunidad Educativa
Secretaria de Educación, todos los procesos, comunidad religiosa, asociación de padres.
Planta Física.Muebles.Enseres
H: Suministrar los recursos Físicos.Administrar los recursos físicos.
Necesidades suplidas Todos los procesos. Comunidad educativa
Proceso Directivo Inventario de Recursos físicos
V: Hacer mantenimiento preventivo y correctivo a la planta física. Reparación de planta física muebles y enseres
Recursos en buen estado.Reparación y sugerencias de consecución.
Todos los procesos
Proceso Directivo Inventario de Recursos físicos
A: Revisión de inventario al final del período lectivo
Inventario actualizadoPlan de mantenimiento ejecutado
Todos los procesos
DocumentosINTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO 9001 Y GP 1000
FR-01 Inventarios FR-02 Plan de mantenimiento.FR-03 Reporte de anomalíasFR-04 inventario de muebles y enseres a repararFR-05 selección de proveedoresFR-06 listado de selección proveedoresFR-07 solicitud de productos o serviciosFR-08 evaluación y reevaluación de proveedores
No aplica Capitulo 6.1 6.3 6.48.2.3 8.3.4 8.58.2.4 7.5.3 7.5.47.5.5
RecursosTALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
Responsable del proceso.BibliotecariaResponsable del bibliobancoRectora
Computadores.Papel.ImpresoraInsumos y materiales
Espacios apropiados, ventilados e iluminados
ControlesQUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN CONTROLA CUANDO CONTROLACumplimiento del Plan de mantenimiento Observación directa.
Realizando las actividades,.mantenimiento y mejora de los recursos físicos
BibliotecariaRectora Semestral
MedicionesINDICADOR FÓRMULA META PERIODICIDAD
Eficiencia en la administración de los Recursos Físicos
Número de actividades realizadasNúmero de actividades planeadas X 100
100% Semestral
Control de documentos
NOVEDAD FECHACreación del documento 06-06
Elaboró: Revisó: Aprobó:Sor Lina María Rincón Luz Stella Lopera Ruiz Luz Nasly García Amador
INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESACODIGO CH-01
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
FECHA 08-06
PROCESO: RECURSOS HUMANOSOBJETIVO: Optimizar y gestionar los recursos humanos necesarios para el buen funcionamiento institucional.RESPONSABLE: Coordinación de Convivencia y Docente delegado.
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES/SUBPROCESO SALIDA CLIENTEComunidad educativaMENMunicipio de MedellínSecretaría de EducaciónProceso DirectivoProceso de Planeación
Necesidades encontradasPEIModelo Preventivo SalesianoNormatividad vigente
P: Establecimiento de los perfiles para todo el personal institucional.
Perfiles aprobados y publicados.Manual de funciones.
Comunidad educativaProceso de Desarrollo AcadémicoProceso de Recursos FísicosA quien le interese.
MENPEIPersonal institucionalPersonal externo
Necesidades encontradasPerfiles aprobadosManual de FuncionesPolíticas educativas vigentes.
P: Gestionar capacitaciones para el personal.
Personal capacitado.Registros en el historial institucionalCertificados/registros en las hojas de vida del personal
Comunidad EducativaTodos los procesos
Comunidad educativaMunicipio de MedellínSecretaría de EducaciónCooperativas de trabajoProceso Directivo
Necesidades encontradasVacantes
H: Administración del personal docente, administrativo y de apoyo logístico.
Educadores vinculados.Personal administrativo y de apoyo logístico vinculado o contratado.Asignación académica y de grupo.Asignación de proyectos institucionales.Asignación de funciones.Necesidades satisfechas.
Comunidad educativaProceso de Desarrollo AcadémicoProceso de Bienestar EstudiantilTodos los procesosA quien le interese.
Proceso DirectivoProceso de PlaneaciónPEI
Manual de ConvivenciaModelo Preventivo Salesiano.Perfiles aprobados.Necesidades encontradasDocumentación vigente
HV: Realización de procesos de inducción y reinducción del personal docente, administrativo y de apoyo logístico.
Personal con sentido de partencia institucional y conocimiento del componente teleológico del PEI y conductos regulares para adelantar cualquier proceso en la institución.
Comunidad educativaTodos los procesos del SGC
PEITodos los procesos
Manual de ConvivenciaModelo Preventivo Salesiano.
V: Realización de el análisis de perfiles Planes de capacitaciónNo conformidades
Todos los procesos
Perfiles idealesPerfiles aprobados.Necesidades encontradasDocumentación vigente
Proceso DirectivoProceso de Gestión de Calidad.Municipio de MedellínMEN
Normatividad vigente.Perfiles aprobadosManual de FuncionesFormatos de evaluación del desempeño
A: Realizar la evaluación general del comportamiento y proponer políticas de mejoramiento institucional
Evaluación anual del desempeño.Planes de mejoramientoNecesidades de capacitación o reinducción identificadas.No conformidades.
Proceso DirectivoPersonal institucional.Secretaría de EducaciónCooperativas de trabajo
DOCUMENTOS
INTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO9001 – GP1000FH-01 PERFILES DE CARGOSFH-02 ANALISIS DE PERFILESFH-03 PLAN DE CPACITACIONESFH-04 ASISTENCIA A REUNION DE EDUCADORES
Leyes y DecretosFormatos de evaluación del desempeño del MEN y Secretarías de EducaciónHojas de vidaCertificados
6.2Capítulo 8
RECURSOSTALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
RectoraSecretariasCoordinadores
Equipo de cómputoArchivo de Coordinación de ConvivenciaSala de ReunionesOficinas
CómodoAireadoVentilado
CONTROLESQUÉ SE CONTROLA? CÓMO SE CONTROLA? QUIÉN CONTROLA? CUANDO SE CONTROLA?
Cumplimiento de funcionesPlanes de MejoramientoPerfiles de la Institución EducativaAcciones Correctivas
Observación DirectaDiligenciamiento de formatosEntrevistasRegistros
RectoraCoordinadores
Diariamente
MEDICIONESINDICADOR FORMULA META PERIODICIDAD
TIPO: Cubrimiento, efectividad y eficienciaNOMBRE: cumplimiento de las funciones de Administración del personal
a) Número de empleados capacitados/Número de empleados vinculados a la institución
b) Número de empleados
70%
90%
Anual
Anual
beneficiarios de proceso de inducción/ Número de empleados vinculados a la institución
c) Número de empleados beneficiarios de proceso de reinducción/ Número de empleados vinculados a la institución
d) Número de empleados con evaluación anual de desempeño/ Número de empleados vinculados a la institución
90%
80%
Anual
Anual y/o semestral
Control de documentos
NOVEDAD FECHACreación del documento 08-06
Elaboró: Revisó: Aprobó:Luz Nasly García Amador Luz Stella Lopera Ruiz Sor Lina María Rincón
INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA CODIGO CB-01
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOSFECHA O1-07
PROCESO: Bienestar estudiantil OBJETIVO: Contribuir al desarrollo integral de los estudiantes, a través de la puesta en marcha de los servicios Complementarios. RESPONSABLE: Docente encargada.
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES/SUBPROCESO SALIDA CLIENTEComunidad educativa.Comunidad aledaña Comunidad religiosaMunicipio de MedellínProceso directivoDesarrollo curricular
Necesidades de formación, alimentarias, entre otras.Direccionamiento
P: Planear las actividades de los programas de bienestar estudiantil.
Programas de bienestar (restaurante, vaso de leche, biblioteca. psicorientación).Recursos asignados
Comunidad educativa (estudiantes, padres de familia, comunidad religiosa, comunidad aledaña)
Municipio de MedellínProceso directivo
Planes y programa de bienestar estudiantil.
H: Implementar los planes y/o de cada uno de los programas
Planes y programas de bienestar estudiantil ejecutados
Comunidad educativa.
Comunidad educativaResponsables de planes
Resultados de los programas de bienestar estudiantil
V: Seguimiento y evaluación a la ejecución de los planes y programas de bienestar estudiantil.
Análisis de los planes Propuestas de mejora
Todos los procesosResponsables de planes.
Municipio de MedellínProceso directivoComunidad educativaResponsables de planes
Análisis de los planes Propuestas de mejora
A: Realizar acciones de mejora. Satisfacción la comunidad educativaAcciones de mejora.
Municipio de MedellínProceso directivoComunidad educativaResponsables de planes
DOCUMENTOSINTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO9001 – GP1000
FB-01 cita psicológica para estudiantesFB-02 cita psicológica para padres de familiaFB-03 consentimiento informadoFB-04 constancia de cita psicológicaFB-05 formato de gruposFB-06 información general del consultanteFB-07 registro de atención psicológicaFB-08 remisión de estudiante a psicología
Comunicación de alcaldia Reglamentos de Secretaria de bienestar socialSecretaria de solidaridadInformes de interventoria de las Universidades Remisiones alimentarias
5.2, 7.23, 8.2.1, 8.23, 8.3, 8.4, 8.5, 7.5.5, 7.3.3,
FB-09 seguimiento psicologíaFB-10 control de visitas a la bibliotecaFB-11 control diario de fotocopiasFB-12 ficha del lectorFB-13 Control de revistasFB-14 Préstamo BibliobancoFB-15 control mensual cuota restauranteFB-16 control anual cuota vaso de lecheFB-17 asistencia a escuela de padresFB-18 control anual asistencia a escuela de padres.FB-19 Encuesta de satisfacción restauranteFB-20 Nuevas Adquisiciones.FB-21 Encuesta de satisfacción Biblioteca.FB-22 Multas Biblioteca.FB-23 Libros descartados.FB-24 Retrasos En la entrega de libros a la biblioteca.FB-25 Encuestas de satisfacción Sicología.FB-26 Control de temperatura.FB-27 Cronograma de visitas ala biblioteca.
RECURSOSTALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
Responsable de cada programa o plan y/o proyectos.
Restaurante. Oficinas de sicoorientaciòn. Implementos de oficina. Implementos de restaurante. Buiblioteca Bibliobanco
Buena Iluminación. Suficiente Ventilación. Limpieza. Orden
CONTROLESQUÉ SE CONTROLA? CÓMO SE CONTROLA? QUIÉN CONTROLA? CUANDO SE CONTROLA?
La ejecución y cumplimiento de los programas de bienestar estudiantil.
Supervisión de los responsables Registros
Responsable de cada programa Continuamente.
MEDICIONESINDICADOR FORMULA META PERIODICIDAD
Biblioteca: Satisfacción de los objetivos del servicio de biblioteca.
# de actividades programadas x 100/ numero de personas de la comunidad educativa beneficiadas.
60% Semestral.
Cumplimiento de los objetivos del bibliobanco
# de profesores y estudiantes beneficiados x 1oo / # de libros prestados.
60% Semestral
Cumplimiento de programa vaso de leche y restaurante.
Personas satisfechas con el programa x 100 / total de personas que participan.
Número de cupos asignados x 100 / número de usuarios en el restaurante y vaso de leche escolar.
60%
60%
Semestral
Anual
Utilización y satisfacción del servicio de sicorientación por parte de las estudiantes y padres de familia.
Número de usuarios del servicio de sicorientación x 100/ número de usuarios satisfechos.
Numero de padres y madres en escuela de padres x 100/ números de padres y madres satisfechos con el servicio.
60%
60%
Semesral.
Semestral
Satisfacción de las estudiantes en los programas lúdicos.
Número de estudiantes usuarios de los programas de lúdicas x 100 / usuarios satisfechos con el programa.
60% Anual.
Control de documentosNOVEDAD FECHA
Creación del documento 01-07Modificación del documento 05-07
Elaboró: Revisó: Aprobó:Sor Paula Andrea Arango Luz Stella Lopera Sor Lina María Rincón