CompanyMediaCompanyMedia 4. 4. Больше, чем СЭД Больше, чем СЭД

Вадим Ипатов

ИнтерТраст

+7 (495) 956 7928

Vipatov@inttrust.ru

Управление документами и основная Управление документами и основная деятельность организациидеятельность организации

Управление документами и контентом:•Фокус на документе

•Главная забота – исключение потерь и искажений

•Упорядочение и регламентированное хранение

•Индивидуальное авторство

•Обеспечение долговременной целостности в интересах гарантированного свидетельства и поиска ответственности

Основная деятельность организации:•Фокус на взаимодействии

•Быстрый доступ к релевантной информации

•Форма представления информации не существенна

•Коллективное творчество

•Использование в границах процесса, сохранение лучших практик

Проблема сближения СЭД с бизнесомПроблема сближения СЭД с бизнесом

•Что важнее? •Достижение результата

•Или вычисление виновного

•Забота бизнеса – принятие правильных решений и результативное исполнение

•Забота СЭД – фиксирование решения, контроль исполнения, согласование и утверждение результата

•Согласования и утверждения хранятся, содержательный ход дела непрозрачен

vsvs

Организация работы в СЭД основана на жизненном Организация работы в СЭД основана на жизненном цикле документа цикле документа

Кому это мешает?Кому это мешает?

•«Эффективный управляющий»

человек, который в силу занимаемой им должности или имеющихся знаний человек, который в силу занимаемой им должности или имеющихся знаний отвечает за деятельность, «непосредственно влияющую на способность отвечает за деятельность, «непосредственно влияющую на способность организации функционировать и добиваться результатов» организации функционировать и добиваться результатов» (П.Друкер)(П.Друкер)

•Эксперты

Люди, ответственные за бизнес процессы Люди, ответственные за бизнес процессы организацииорганизации

•Бизнес специалисты

Люди, участвующие в создании ценностейЛюди, участвующие в создании ценностей

Организация работыОрганизация работы с точки зрения с точки зрения CompanyMedia 4CompanyMedia 4

Должностные обязанности

Исполнение заданий

Регламентированные процессы

Случайные процессы

Проекты (кейсы)

ИнформацияИнформация

АктивностиАктивности

ДокументационноеДокументационноеокружение окружение сотрудникасотрудника

ПроцессыПроцессы

•Корреспонденция

•Служебная

переписка

•Сигналы от

процессов

•Отчеты и сводки

•Электронная почта

•Заметки и

комментарии

•Справочная

информация

КорпоративныеКорпоративныеБД БД

•Ини

циат

ивна

я

рабо

та

•Выпо

лнен

ие зад

ач

•Кон

трол

ь

•При

няти

е ре

шен

ий

•Пла

ниро

вани

е

•Кол

лект

ивна

я

рабо

та

CompanyMedia 4CompanyMedia 4. Ключевые компоненты. Ключевые компоненты

•Документирование как сервис:

•корпоративная архитектура

•мультиязычность

•безопасная СЭД

•«кроссвзаимодействие» (межведомственность)

•Социальная среда:

•сервис обсуждения

•Кейс менеджмент:

•Управляемая нацеленность на результат

•Персонализация контента:•персональные динамические коллекции документов

•Современный пользовательский интерфейс:

•управление задачами, временем, активностями

•Мобильная СЭД:•доступ из любого места в любое время

•Аналитика контента:

•Принятие решений, основанное на фактах

Адаптивный кейс менеджмент в Адаптивный кейс менеджмент в CompanyMediaCompanyMedia

Кейс менеджмент: Кейс менеджмент: Документоориентированный интерфейс к бизнесуДокументоориентированный интерфейс к бизнесу

•Управление неструктурированными или частично структурированными бизнес-процессами:

•с учетом особенностей предметной области;

•бизнес-правил, принятых в организации;

•особенностей оргструктуры,

•без ограничений свободы участников по порядку выполнения бизнес операций

•Возможность быстрой модификации плана действий по достижению бизнес результата.

•Рабочее пространство для решения задачи: необходимые для работы документы, план действий, отражение хода решения задачи

•Достижение бизнес цели с использованием всех функциональных возможностей СЭД

Модули и сервисы СЭД Модули и сервисы СЭД

Управление кейсами в СЭДУправление кейсами в СЭД

CaseCase – папка и частный случай – папка и частный случай

©© Максим Смирнов, Максим Смирнов, «adaptive case management. «adaptive case management. внедорожник длявнедорожник длябизнес-процессов»бизнес-процессов»

Кейс как групповая социальная сетьКейс как групповая социальная сеть

•Взаимодействие людей и информации в ходе «живого» дела

•Нацеленность на достижение результата в любом деле

•Простой общий доступ ко всей информации кейса

•Динамическое управление рабочим циклом

•Изучение опыта на основе анализа прошлых дел

Примеры кейсовПримеры кейсов

•Оказание государственной услуги

•Отработка страхового случая

•Выдача кредита

•Судебное дело

•Управление закупками

•Подготовка и проведение мероприятия

•Управление процессом продажи

•Прием сотрудника на работу

•Получение сертификации по ISO 9001

•Заключение договора

Реализация концепции кейс менеджмента в Реализация концепции кейс менеджмента в CompanyMediaCompanyMedia

•Фазы жизненного цикла:

•Разработка

•Исполнение (наполнение)

•Последующее использование (свидетельства, измерения, изменение шаблонов)

•Способы исполнения:

•Выбрать уже готовый шаблон и двигаться по нему

•Запланировать только первый этап, описать его и далее действовать в зависимости от результатов этапа

•Сразу набросать весь план действий (создать новый шаблон)

Составляющие интерфейса:Составляющие интерфейса:

•Представление кейса на фазе разработки

•Представление экземпляра кейса в ходе его исполнения

•Представление множества кейсов (навигация, таксономия)

•Представление кейса для разных участников (исполнителя, инициатора, наблюдателя и др.)

Типовые функцииТиповые функции

•Создание кейса («с нуля», на основании документа, из шаблона)

•Создание/добавление элемента

•Добавление роли

•Назначение сотрудника на роль

•Присоединение готового документа

•Создание документа в кейсе

•Обсуждение элемента кейса

•Создание шаблона кейса

•Делегирование

•Создание отчета по элементу

•Завершение элемента

•Объединение кейсов

Компоненты кейсаКомпоненты кейса

•Реквизиты кейса

•Операции – состав работ, памятка задач и действий

•Участники – окружение взаимодействия по кейсу

•Документы – информационное наполнение кейса, документирование по ходу процесса

•События – значимые состояния

•Чек-листы - проверка корректности прохождения

•Обсуждения, сообщения, отражение хода кейса в ленте.

Реквизиты кейсаРеквизиты кейса

Участники и ролиУчастники и роли

ЗадачиЗадачи

ДокументыДокументы

ТаймлайнТаймлайн

Параллельная работа с двумя разделамиПараллельная работа с двумя разделами

Поддержка всех ключевых принципов Поддержка всех ключевых принципов управления проектамиуправления проектами

•Наглядное представление цели;

•Разработка списка задач

•Должен быть только один лидер

•Закрепление людей за задачами

•Управление ожидаемыми результатами, расчет резервов для ошибок, выработка запасных позиций

•Использование подходящего стиля руководства

•Знание того, что происходит

•Информирование исполнителей о том, что происходит

Применение проектного подхода к Применение проектного подхода к решению «непроектных» задач решению «непроектных» задач

•Единая методология управления людьми, задачами, информацией

•Единый инструментарий, доступный не ИТ-специалистам

•Наработка шаблонов кейсов, применение лучших практик

•Наглядная система информирования участников проекта (кейса) о происходящем

•Чеклисты, события, напоминания, поручения

•Связи с ответственными документами ЕСМ/СЭД

Аналитика по кейсамАналитика по кейсам

•Кейс – носитель разнообразной информации

•Фиксация показателей и формирование статистики

•Временные показатели

•Сравнение плановых и фактических параметров

•Поиск экспертизы по участникам

•Сохранение лучших практик в шаблонах

Вопросы Вопросы

Вадим Ипатов

ИнтерТраст

+7 (495) 956 7928

Vipatov@inttrust.ru