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Jistrital da las Artes
GESTIÓN PARA EL FOMENTO A LAS PRÁCTICAS ARTÍSTICAS
PROCEDIMIENTO PROGRAMA DISTRITAL DE APOYOS CONCERTADOS
Código: 2MI-GFPA-PD-02
Fecha: 19/04/2013
Versión: 2
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OBJETIVO:Garantizar condiciones técnicas financieras y conceptuales para que las organizaciones culturales implementen sus proyectos en las áreas deLiteratura, Artes Plásticas, Audiovisuales, Arte Dramático, Música y Danza, a través de la adjudicación de recursos financieros, conceptuales ytécnicos a organizaciones de derecho privado sin ánimo de lucro para la formulación y ejecución de proyectos de interés público.ALCANCE: inicia con la definición de lineamientos y estrategias en cabeza de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte y finalizaen el momento en que se liquida el contrato realizado mediante la metodología de apoyos concertados.RESPONSABLE (S): Subdirección de las Artes - Área de convocatoriasNORMAT1VIDAD:CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA Art.71 crear incentivos para personas e instituciones y Art. 355 prohibición de auxilios o donaciones afavor de personas naturales o jurídicas de derecho privado.POLÍTICAS CULTURALES DISTRITALES 2004-2016.PLAN DECENAL DE CULTURA 2012-2021LEY 397 DE 2007, por la cual se desarrollan los artículos 70,71 y 72 y demás artículos concordantes de la Constitución Política y se dictan normassobre Patrimonio Cultural, Fomentos y Estímulos a la cultura.LEY 489 DE 1998, Art. 96 incisos primero y segundo define principios y reglas de la organización y funcionamiento de la función pública.DECRETO NACIONAL 777 DE 1992. Reglamenta la celebración de contratos a que refiere el inciso segundo del articulo 355 de la constitución Art. 1.DECRETO NACIONAL 1403 DE 1992. Por el cual se modifica el decreto 777 de 1992.DECRETO NACIONAL 854 DE 2001. El cual delega funciones del alcalde y se precisan atribuciones.DECRETO 627 DE 2007 el cual dispone que el fomento es un proceso que compone el Sistema Distrital de Arte.ACUERDO 455 DE 2012 Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Publicas para Bogotá "Bogotá Humana".DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:APOYO CONCERTADO: Es una estrategia de fomento que brinda apalancamiento económico y apoyo técnico a entidades jurídicas sin ánimo delucro de reconocida trayectoria e idoneidad, para la realización de un proyecto artístico mediante la participación en la convocatoria, presentando unapropuesta que atienda los términos de referencia, que sea de interés público y que por su trayectoria o impacto metropolitano pueda ser apoyado.OBJETIVO: Una pretensión relacionada con el desarrollo de la organización que puede ser entendida también como estrategia.POLÍTICAS INSTITUCIONALES: Son las intenciones Generales de la entidad.CONVOCATORIA: Es un mecanismo de participación que busca destinar recursos técnicos, logísticos, financieros y humanos para apoyar proyectosen arte, cultura y patrimonio, así como premiar y becar el talento individual y colectivo.SUBSANACIÓN: Es el calificativo que se le otorga a un documento que, aunque es obligatorio, puede ser corregido, ya que no cambia la orientacióndel proyecto.HABILITADO: Entidad que cumplió con todos los requisitos conforme a lo establecido en la presente convocatoria.RECHAZADO: Entidad que no presentó los documentos no subsanables o que habiéndolos presentado lo hizo sin llenar los requisitos establecidosen la cartilla, o aquellos que siendo subsanables no los presentó dentro del plazo establecido en el cronograma.
Este es un documento controtado, una vez se descargue o se imprima de la intranet: http://comunic3rte.idartss.gQy.co/jdartes, se considera COPIA NO CONTROLADA
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ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.
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In&lituto Distrital de las Artes
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DIMENSIONES: Agrupan las distintas prácticas que llevan a cabo profesionales, instituciones, organizaciones culturales y público general en el arte,las prácticas culturales y el patrimonio.
No
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DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA
CONCERTAR LAS LÍNEAS PRIORITARIAS DELPROGRAMA DISTRITAL DE APOYOS CONCERTADOSPARA LA VIGENCIA SIGUIENTE CON EL SISTEMADISTRITALLos secretarios técnicos de los espacios de participación delSistema Distrital de Arte, Cultura y Patrimonio y las áreasmisionales deben concertar las prioridades del ProgramaDistrital de Apoyos Concertados.Se identifican poblaciones, grupos sociales y profesionalesasociados a los Apoyos y se establecen propuestas para eldesarrollo de los apoyos.PLANEACION DE LAS LINEAS PRIORITARIAS DELPROGRAMA DISTRITAL DE APOYOS CONCERTADOSPARA LA VIGENCIA SIGUIENTELos directivos de las entidades, el equipo de fomento, losequipos de convocatorias y las áreas misionales se reúnen aplanificar y aprobar el contenido del programa de ApoyosConcertados de acuerdo a las principales necesidades delsector. Se establece un cronograma.DISEÑO E IMPLEMENTACION DE LA ESTRATEGIA DECOMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN PARA ELPORTAFOLIO ANUALEl jefe de prensa y el equipo de fomento se reúne aconcertar y aprobar la estrategia de comunicaciones que sellevará a cabo durante el año.
RESPONSABLEDEPENDENCIA
Á ' 'Área misional ySecretariosTécnicos
de los espacios departicipación del
Sistema Distrital deArtp diltnrs ur^l Iv, Vu/UI LUÍ u V
Pfltrimonin1 CJLI M 1 ll_SI II W
Directivos, áreasmisionales y equipos
técnicos deconvocatorias
Jefes de prensaentidades, equipos
técnicos deconvocatorias
CARGO
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
PRODUCTO OREGISTRO
Actas de lasconcertaciones
Acta del comité dedirección en el cual
se aprueba elPortafolio de
Apoyos ycronograma
Acta de la reuniónen la cual seaprueba la
estrategia decomunicaciones
PUNTO DECONTROL
X
N.A.
X
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DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA
ESTRATEGIA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DELPROGRAMA DE APOYOS CONCERTADOSUn responsable del área de planeación de cada entidad,junto con los equipos de convocatorias, el equipo defomento y el coordinador de la estrategia de seguimiento yevaluación se reúnen a concertar y aprobar laimplementación de la estrategia para el programa de apoyosconcertados para el año.
ESTRATEGIA DE RECUPERACIÓN, SALVAGUARDA YDIFUSIÓN DE LA MEMORIA DEL PROGRAMA DEAPOYOS CONCERTADOS EN EL SECTORLas áreas misionales, el equipo de convocatorias, el equipode fomento, el coordinador de recuperación, salvaguarda ydifusión de la Memoria del sector se reúnen a concertar yaprobar la estrategia.
ELABORAR LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE CADACONCURSO A TRAVÉS DE LA ELABORACIÓN DECARTILLASElaboración de los términos y las condiciones departicipación de la convocatoria. El área misional loselabora, el equipo de convocatoria asesora y revisa.
REVISIÓN JURÍDICA Y FINANCIERA DE LAS CARTILLASOficina Asesora jurídica y financiera revisan y aprueban lostérminos de las cartillas presentadas.
RESPONSABLEDEPENDENCIA
Área de Planeación,Equipos de
convocatorias,Equipo
de Fomento,Responsable de
Evaluación ySeguimiento del
sector
Áreas misionales,equipos técnicos de
convocatorias yResponsable derecuperación,salvaguarda ydifusión de la
Memoria del sector
Oficina AsesoraJurídica y Oficina
Financiera
CARGO
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
PRODUCTO 0REGISTRO
Acta de la reuniónen la cual seaprueba la
estrategia deevaluación yseguimiento
Acta de la reuniónen la cual se
estrategia derecuperación,salvaguarda ydifusión de la
Concertados en elsector
Cartilla delprograma de
ApoyosConcertados
Cartilla delprograma de
ApoyosConcertados
PUNTO DECONTROL
X
X
X
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ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D-C.
CULTURA HKCFitAClClN 1 Y UFPOK TE
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DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA
CORRECCIONES A LAS CARTILLASEn el caso de haber correcciones el área misional deberáencargarse de hacerlas. Finalmente deberá tener el aval dela Oficina asesora Jurídica y financiera para obtener lacartilla final, apoya el equipo de convocatorias.TRAMITES INTERNOS PARA SOLICITUD DE CDPEl área misional solicita al grupo interno de recursosfinancieros el CDP, cuando se halla tramitado lo informa algrupo de convocatorias.RESOLUCIÓN DE LANZAMIENTO DE LACONVOCATORIAEl equipo de convocatorias proyecta la resolución delanzamiento la tramita en la Oficina Asesora jurídica y en laSecretaría General para revisión y aprobación.PUBLICACIÓN DE CARTILLASPortal web: La oficina de comunicaciones realiza lamaqueta en el portal web, en donde el equipo deconvocatorias publica las cartillas de las convocatorias.Impresión: El equipo de convocatoria tramita ante la oficinade comunicaciones la impresión de las cartillas.
LANZAMIENTO DEL PROGRAMA APOYOSCONCERTADOSLanzamiento Oficial del programa de Apoyos Concertados yrealización de toda aquella actividad con el fin de socializarel mismo.
JORNADAS INFORMATIVASEstrategia de socialización del contenido específico de cadaconcurso en cada entidad.
RESPONSABLEDEPENDENCIA
Áreas misional,Oficina asesorajurídica y área
misional
áreas misionales yel Grupo Interno de
RecursosFinancierosEquipo de
convocatorias, laOficina Asesora
Jurídica, SecretaríaGeneral
Equipo deconvocatorias y
Oficinas decomunicaciones
SCRD,Responsablestécnicos de
convocatorias porentidad y of de
comunicacionesSCRD, áreamisional y
responsablestécnicos
de convocatorias por
CARGO
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
PRODUCTO 0REGISTRO
Cartilla delprograma de
ApoyosConcertados
Certificado deDisponibilidadpresupuesta!
Resolución delanzamiento
fechada y numerada
Cartilla delprograma de
ApoyosConcertados
Cartilla delprograma de
ApoyosConcertados
Presentaciones delas jornadas
informativas decada concurso.
Convocatoria a las
PUNTO DECONTROL
N.A.
N.A.
X
X
X
X
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Instituto
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DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA
ATENCIÓN AL PÚBLICOEsta actividad se realiza de manera permanente durantetodo el año.Se realiza una jornada de información acerca del Portafoliode Convocatorias con la oficina de Atención al ciudadano.
RECEPCIÓN DE PROPUESTASSe realiza la recepción de propuesta de acuerdo alcronograma establecido.
PRIMERA VERIFICACIÓN CONJUNTA CON ÁREASJURÍDICA, FINANCIERA Y MISIONALSe realiza la verificación financiera y jurídica de cada uno delos documentos solicitados. El área misional se encargaráde realizar la verificación de los documentos de acuerdo a losolicitado por la misma.
RESPONSABLEDEPENDENCIA
entidad
Equipo deconvocatorias y
oficinade atención al
ciudadano
Responsablestécnicos de
convocatorias porentidad
Áreas Jurídicas,Financieras y
m¡Q¡nn?ilp^1 1 1 lOlwl lul O
CARGO
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
PRODUCTO OREGISTRO
jornadasinformativas enpágina web yestrategia de
medios.Planillas de
asistencia a lasjornadas
informativasCartillas de cada
concursoespecifican los
medios de contactovía correo
electrónico yteléfonos para elcaso de resolverdudas respecto al
Portafolio deConvocatorias
Listado depropuestas
Formato deverificación jurídica,financiera, misional
y técnica
PUNTO DECONTROL
N.A.
N.A.
X
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Instituto
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WiALDÍA MAYORBOGOTÁ D-C.tCRtACIÓN Y DEPOFirt
Distrital d3 las Artes
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DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA
CONSOLIDAR RESULTADOS Y PUBLICAR EN LAPÁGINA WEB EL LISTADO DE INSCRITOS YDOCUMENTOS A SUBSANAREl listado de documentos a subsanar lo consolida y publicael equipo de convocatoriasRECEPCIÓN DE DOCUMENTOS A SUBSANAR, DEACUERDO CON EL CONSOLIDADO DE LA PRIMERAVERIFICACIÓNEl equipo de convocatorias realiza la recepción dedocumentos a subsanar por parte de los concursantesSEGUNDA VERIFICACIÓN CONJUNTA ÁREASJURÍDICA, FINANCIERA Y MISIONALSe realiza la verificación financiera, jurídica y misional decada uno de los documentos solicitados.CONSOLIDACIÓN Y PUBLICACIÓN FINAL DE LOSPROPONENTES QUE CUMPLIERON CON LOSREQUISITOS Y SE ENCUENTRAN HABILITADOS PARAEVALUACIÓNEl equipo de convocatorias se encarga de consolidar losresultados de la verificación de cada áreaREALIZACIÓN EVALUACIÓN ESTRATÉGICA Y MISIONALDE LOS PROYECTOS DE APOYOSEl área misional y la oficina de planeación realizan laevaluación de las propuestas de acuerdo a los criteriosestablecidos en las cartillas de las convocatorias. El equipode convocatorias consolida resultados y presenta losresultados a su respectiva Dirección o Gerencia.En esta actividad se puede incluir la posibilidad de un juradoexterno dentro del equipo de evaluación.Se proyecta listado de elegibles.
RESPONSABLEDEPENDENCIA
Responsables deconvocatorias por
entidad
Responsables deconvocatorias por
entidad
Arpa*; li irídira^/Al W CIO OUI IVllIsClO,
finanripra*; vMI icn iiriui oo y
misional1 1 1 IOI*-SI 'C*l
Responsables deconvocatorias por
pntirlacl\¿¿i i Liucavj
Área misional,oficina de
planeación yequipo de
convocatorias
CARGO
Prnf PS inna 1 p*;D 1 \J L^OI\JI IQl^O
Designados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
PRODUCTO OREGISTRO
Listado de inscritosy documentos a
subsanar
Listado deproponentes que
subsanaronrinn impntariñnUUVskJI 1 l\*l llCJwlui 1
Formato deverificación jurídica,financiera, misional
y técnica
Listado deproponentes
habilitados paraevaluación
Formato1 \Jt 1 1 ICHW
diligenciado depx/fili laoinn^ V CtiUOvivL 1
estratégica ymisional 1 ¡otarioMltOIWI IGII- ^1O Idu*
con los puntajes decada proponentes
PUNTO DECONTROL
X
N.A.
Xf\.
X
X
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DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA
PRESENTACIÓN DE LA EVALUACIÓN AL COMITÉDIRECTIVO PARA APROBACIÓNEl equipo de convocatoria realiza la presentación y lasocializa con la dirección para revisión y aprobaciónPUBLICACIÓN LISTADO DE ELEGIBLESEl equipo de convocatorias publica en el portal web el listadode elegiblesREALIZAR JORNADAS DE CONCERTACION CON LOSELEGIBLESEl área misional realiza las jornadas de concertaciónincluyendo el acta de cada una de estas. El equipo deconvocatorias apoya en la convocatoria de los concursantesPROYECTAR LA RESOLUCIÓN DE GANADORESProyecta la resolución de seleccionados y la tramita en laoficina asesora jurídica y en la secretaría general.TRAMITE DE SELECCIONADOS EN EL SISTEMA ORFEOPORSe realiza la creación de expediente y la digitalización de losdocumentos formales presentados a la convocatoria, sereasigna el expediente al área misionalRECEPCIÓN DE DOCUMENTOS POR PARTE DE LOSELEGIBLESEl área misional se encarga de recepcionar los documentosde los seleccionados en el marco de los contratosREALIZAR SOLICITUD DE CONTRATACIÓN Y TRAMITESCONTRACTUALESEl área misional se encargar de los tramites administrativospara realizar los contratos.LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO DE APOYOAprobación de la firma y del contrato legalizado.
RESPONSABLEDEPENDENCIA
Responsables deconvocatorias
Responsables deconvocatorias por
entidad
El área misional conel apoyo de los
responsables deconvocatorias
Responsables deconvocatorias por
entidad
Responsables deconvocatorias de la
SCRD
Áreas misionales
Áreas misionales
Áreas misionales
CARGO
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
PRODUCTO OREGISTRO
PresentaciónActa de aprobación
Listado de elegibles
Acta de las jornadasde concertación
Resolución deganadores
Expediente en elSistema Orfeo
Proyectos ajustadosy documentos de
contratación
Minuta de contratode apoyos
Contrato legalizado
PUNTO DECONTROL
NA
X
N.A.
X
N.A.
N.A.
N.A.
X
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DEFINICIÓN DEL TIPO DE SUPERVISIÓN Y/OINTERVENTORÍAEl área misional propone los posibles postulantes para larealización de la interventoría y ios términos del contrato.
EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO DEL PROYECTO YDESEMBOLSOSEl área misional realiza el seguimiento y la supervisión alcontratista delegado de la interventoría de los apoyosconcertados.DEVOLUCIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LAS PROPUESTASNO RECLAMADASEl equipo de convocatoria se encarga de la devolución delas propuestas no seleccionadas y de la destrucción de laspropuestas no entregadas.ENTREGA DE INFORMES FINALESTres tipos de informes: el entregado por el ejecutor delproyecto, el del supervisor y el del programa en general.LIQUIDACIÓN DE CONTRATOSSe realiza la liquidación de contratos.FIN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLEDEPENDENCIA
Áreas misionales,Equipo de fomento y
responsable deevaluación y
seguimiento delsector
Áreas misionales
Equipo deconvocatorias
Áreas misionales
Áreas misionales
CARGO
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
ProfesionalesDesignados
PRODUCTO OREGISTRO
Informe de gestión ode interventoría
Actas de reunión
Listado de laspropuestas
devueltas y listadode propuestas a
destruir
Informes Finales
Contrato liquidado
PUNTO DECONTROL
N.A.
X
X
X
N.A.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
1. Los lineamientos generales de las Convocatorias de Premios, Becas, Residencias y Pasantías así como los del Programa Distrital de Jurados,deben ser aprobadas por el Comité de Dirección de la Secretaria Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.
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2. Las cartillas de Convocatorias de Premios, Becas, Residencias y Pasantías así como las del Programa Distrital de Jurados, deben ser proyectadaspor aquellas dependencias que dentro de su plan de acción, tengan un Premio, Beca, Residencia o Pasantía por entregar a la ciudadanía.
3. Es necesario desarrollar un proceso de concertación con diferentes agentes del sector, de las líneas de estímulos que se desarrollarán en loscampos del Arte, la Cultura y el Patrimonio.
4. Para que los Estímulos se otorguen con la mayor eficiencia posible es indispensable adelantar una convocatoria pública que permita una ampliaparticipación de los agentes de los campos Culturales, Artísticos y del Patrimonio.
ANEXOS:
Actas de ReuniónCartilla del programa de Apoyos ConcertadosCertificado de Disponibilidad presupuestal.Resolución de lanzamientoPresentaciones de las jornadas informativas de cada concurso.Convocatoria a las jornadas informativas en página web y estrategia de medios.Listado de propuesta (inscritos) Código: 2MI-GFPA-F-11 Versión 1Formato verificación financiera Código: 2MI-GFPA-F-12 Versión 1Formato de verificación técnica Código: 2MI-GFPA-F-13 Versión 1Formato verificación jurídica Código: 2MI-GFPA-F-14 Versión 1Listados de habilitados, rechazados y documentos a subsanar del concursoListado de habilitados para evaluación y rechazados del concursoFormato de evaluaciónActa de jornada de concertaciónListado de devolución de propuestas del concursoPlanilla de destrucciónActa de aprobaciónResolución de ganadoresProyectos ajustados y documentos de contrataciónMinuta de contrato de apoyos
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Contrato legalizadoInforme de gestión o e interventoríaActa de liquidación de Contrato
HISTÓRICO DE CAMBIOSVersión
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r Fecha de EmisiónNoviembre 2011
— — — . 1
Cambios realizadosEmisión InicialAdecuación a la estructura documental SIG, mejoras en laredacción del objetivo, alcance, normatividad, definiciones, asícomo la estandarización de las actividades establecidas por laSCRD para todo el sector.
Revisó:
Prfesionai UniversitarioOficina Planeación
Validó:
la uuirrtero MedinaSubdirectora de las Artes
Aprobó:
LtHsTernapdo Mejía CastroJefe Oficina Asesóos Planeación
Fecha Aprobación:
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