CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE ETAPA 1 Informe … · 2017. 4. 13. · 2.1.1 Cambio de...
25
CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE ETAPA 1 Informe de Gestión Administrativa Administración Consejo de Administración Vigencia 2017 Asamblea General Ordinaria Bogotá D.C., abril 2017
Transcript of CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE ETAPA 1 Informe … · 2017. 4. 13. · 2.1.1 Cambio de...
CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE ETAPA 1
Informe de Gestión Administrativa
Administración
Consejo de Administración
Vigencia 2017
Asamblea General Ordinaria
Bogotá D.C., abril 2017
Contenido Introducción ........................................................................................................................................ 4
1. Entorno de la Copropiedad. ........................................................................................................ 5
1.1 Marco Histórico ................................................................................................................... 5
1.2 Licencia de Construcción ..................................................................................................... 5
1.3 Personería Jurídica .............................................................................................................. 6
1.4 Reglamento de Propiedad Horizontal ................................................................................. 6
1.5 Manual de Convivencia ....................................................................................................... 7
1.6 Reglamento interno de Consejo de Administración ........................................................... 7
1.7 Seguro de Áreas Comunes .................................................................................................. 7
1.8 Planta Física ......................................................................................................................... 7
1.8.1 Unidades Privadas ....................................................................................................... 7
1.8.2 Áreas comunes ............................................................................................................ 8
1.9 Proveedores ...................................................................................................................... 12
1.9.1 Aseo ........................................................................................................................... 12
1.9.2 Vigilancia ................................................................................................................... 12
1.9.3 Ascensores ................................................................................................................. 12
1.9.4 Administración .......................................................................................................... 12
2. Aspectos Administrativos .......................................................................................................... 13
2.1 Gestión Administrativa ...................................................................................................... 13
2.1.1 Cambio de Iluminación .............................................................................................. 13
2.1.2 Cambio de Puertas .................................................................................................... 13
2.1.3 Sistema de Control de Acceso ................................................................................... 13
2.1.4 Implementación de Cassius Plataforma Propiedad Horizontal ................................. 14
2.1.5 Lavado de Tanques. ................................................................................................... 14
2.1.6 Instalación de Espejos ............................................................................................... 14
2.1.7 Negociación AR .......................................................................................................... 14
2.1.8 Instalación de Tapetes ............................................................................................... 14
2.1.9 Anunciadores y Campañas Educativas ...................................................................... 15
2.1.10 Instalación de Jardines .............................................................................................. 15
2.1.11 Instalación de Reflectores ......................................................................................... 15
2.1.12 Parqueadero de Motos ............................................................................................. 15
2.1.13 Instalación de Cámaras ............................................................................................. 15
2.1.14 Adecuación del Cuarto de Monitoreo ....................................................................... 16
2.1.15 Actualización de Datos .............................................................................................. 16
2.1.16 Citófonos ................................................................................................................... 16
2.1.17 Lavado de Sótanos y Torres....................................................................................... 16
2.1.18 Mantenimiento de los ingresos de cada torre .......................................................... 16
2.1.19 Mantenimiento de la recepción ................................................................................ 17
2.1.20 Cambio de puertas .................................................................................................... 17
2.1.21 Señalización ............................................................................................................... 17
2.1.22 Cambio de Baranda Sótano 1 .................................................................................... 17
2.1.23 Acceso vehicular ........................................................................................................ 17
2.1.24 Instalación de resaltos ............................................................................................... 17
2.1.25 Puerta acceso sótano 1 ............................................................................................. 18
2.1.26 Cambio de iluminación en sótanos ........................................................................... 18
2.1.27 Trámites con movilidad y alcaldía ............................................................................. 18
2.1.28 Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo ............................................. 18
2.1.29 Procedimiento Mudanzas ......................................................................................... 19
2.1.30 Conciliación secretaria hábitat .................................................................................. 19
2.1.31 Ampliación cerca eléctrica y barreras infrarrojas ..................................................... 20
2.1.32 Instalación de postes y cámaras PTZ ......................................................................... 20
2.1.33 Capacitaciones con la policía nacional ...................................................................... 20
2.1.34 Talleres de plastilina .................................................................................................. 20
2.1.35 Sanciones ................................................................................................................... 21
3. Aspectos Financieros ................................................................................................................. 22
3.1 Gestión Financiera ............................................................................................................. 22
3.1.1 Cartera ....................................................................................................................... 22
3.1.2 Cuentas por Pagar ..................................................................................................... 25
Introducción
La Administración y el consejo de Administración agradecen a todos los copropietarios y residentes
de ciudadela parque Central de occidente etapa 1, por su confianza y apoyo brindado durante el
año 2016 y exalta la participación decidida de cada uno de ustedes para el cumplimiento de las
tareas propuestas tanto por el Consejo como la administración de la copropiedad. Así mismo
agradecemos a los consejeros que participaron activamente en las labores realizadas durante la
vigencia que culmino; Jairo Andrés Rodríguez Romero - presidente, Ricardo Bolívar, Melquiseder
Marroquín, Henry Márquez, Esmeralda Herrera, Elizabeth Lugo y Claudia Morales. Además,
agradecemos a Álvaro Alfonso López - Contador y Francisco Aponte - Revisor Fiscal por las labores
adelantadas en cumplimiento de sus funciones, así como al cuerpo administrativo, de seguridad y
aseo. En concordancia con el mandato señalado por la ley 675 de 2001 artículo 56, se procede a
rendir informe de gestión de las actuaciones realizadas por este órgano colegiado desde su
nombramiento hasta la fecha con el único propósito de mantener a nuestra comunidad informada
con aras de lograr un clima social óptimo y una excelente calidad de vida en nuestra Copropiedad.
En esta oportunidad como todos los años, por norma legal se hace entrega del informe de la gestión
que se adelantó en el Conjunto Residencial; tanto el Consejo de Administración como la
Administración de la Ciudadela, quienes de manera mancomunada trabajaron para el beneficio y
bienestar de todos los residentes, por tanto, en el presente informe se incluyen las actividades que
enmarcaron el actuar y los aspectos más relevantes de la función administrativa encomendada
durante el año anterior.
1. Entorno de la Copropiedad.
Para comprender los aspectos generales de los diferentes componentes y actividades que se
realizan a través de la administración del conjunto es necesario enmarcarlos y relacionarlos a
continuación.
1.1 Marco Histórico
Ciudadela Parque Central de occidente 2 es un Proyecto Creado por AR Construcciones S.A.S
construido en la modalidad de etapas, donde una vez alcanzado el punto de equilibrio en ventas se
inició la construcción de la sub etapa 1 (Torre 1) en Octubre de 2012 finalizándola en abril de 2013
e iniciando la entrega de unidades privadas en mayo de 2013, la administración para el periodo de
mayo de 2013 a Diciembre de 2013, estuvo en manos de la Señora Elsy Patricia quien fue nombrada
por la Constructora como administradora provisional, donde el valor de la administración promedio
estaba en $193.000, en el mes de enero de 2014 se nombró consejo de administración y como
administradora a la señora Dora Inés Pinto, Para Abril del año 2014, se terminó la sub etapa 2 (Torre
2) iniciando entregas de unidades privadas en mayo de 2014, en agosto de 2014 se convocó
asamblea extraordinaria donde se acordó en dejar la cuota de administración en un promedio de
$145.000 y se nombra nuevo consejo de administración, en el mes de septiembre se nombra como
administrador al señor William Bueno Hernández, para el mes de abril del 2015 se realiza asamblea
general ordinaria donde se mantuvo la cuota de administración, en junio de 2015 se finaliza la sub
etapa 3 (Torre 3) iniciando entregas de unidades privadas en julio de 2015, en el mes de abril de
2016 se realiza asamblea ordinaria donde en el proyecto de presupuesto se tiene en cuenta la
inclusión de la sub etapa 4 (Torre 4) llegando al acuerdo entre propietarios de aumentar la cuota de
administración en promedio general de $3.000, en junio de 2016 se finaliza la sub etapa 4 (Torre 4)
iniciando entregas de unidades privadas en septiembre 19 de 2016.
1.2 Licencia de Construcción
El conjunto cuenta con una licencia de construcción y una modificación a esta licencia.
Licencia de Construcción No. LC 11-3-1310 otorgada por la curaduría urbana No.3 de Bogotá el día
quince de diciembre de dos mil once para una edificación en 20 pisos de altura y 2 sótanos, para
160 unidades de vivienda, y una edificación en 2 pisos de altura adosada al bloque 1; para
equipamiento comunal, con 164 cupos de parqueo privados de los cuales 4 son para discapacitados,
16 cupos de parqueo para visitantes de los cuales 2 son para discapacitados y 50 bicicleteros, Los
cupos de parqueo, los bicicleteros y el equipamiento comunal restante, corresponde a futuras sub
etapas.
Modificación a la Licencia de construcción No. LC 11-3-1310, otorgada por la Curaduría Urbana No.3
de Bogotá, el diez (10) de julio de dos mil doce (2012), sé aprobó la modificación del diseño del
punto fijo del bloque 1 de apartamentos que conforman la sub etapa 1 del proyecto, en esta misma
licencia se concedió Modificación de licencia para la ampliación de la sub etapa 1 del proyecto el
cual consta de 3 bloques de 20 pisos de altura, 2 sótanos para 480 unidades de vivienda, una
edificación de 2 pisos de altura adosadas al bloque 1 para equipamiento comunal y una edificación
de 1 piso de altura para cuarto de basura, con 624 cupos de estacionamientos privados de los cuales
10 son para discapacitados, 60 cupos de parqueo para visitantes de los cuales 2 son para
discapacitados y 250 bicicleteros, Los cupos de parqueo, los bicicleteros y el equipamiento comunal
restante, corresponde a futuras sub etapas.
1.3 Personería Jurídica
Ciudadela Parque Central de Occidente Etapa 1, es un conjunto residencial, ubicado en la CALLE 77
B # 129 – 70, clasificado como multifamiliar dada la cantidad de unidades de vivienda y habitantes
que existen, el 6 de Junio de 2013, fue inscrita por la Alcaldía Local de ENGATIVA la Personería
Jurídica, mediante la Resolución Administrativa y/o registro en base de datos de propiedad
horizontal No. NC-4150 donde se declaró como entidad sin ánimo de lucro conforme a lo previsto
en el Artículo 8 de la Ley 675 de 2001.
1.4 Reglamento de Propiedad Horizontal
El Reglamento de propiedad Horizontal cuenta Actualmente con Cuatro tomos que han sido
entregados a la administración conforme se van terminando cada una de las etapas del proyecto y
realizando entregas de áreas comunes esenciales.
Este reglamento fue elevado mediante Escritura Pública No. 715 del 11 de marzo de 2013, corrida
ante la Notaría 1 del Círculo Notarial de Bogotá D.C., mediante la cual se acogen al régimen de
propiedad horizontal que trata la Ley 675 de 2001, esta se encuentra registrada en la Oficina de
Instrumentos Públicos en el folio de matrícula 50c-1800657.
Este contiene aspectos generales de la copropiedad, las tablas de coeficientes, descripción,
distribución de los linderos de cada una de las unidades privadas.
1.5 Manual de Convivencia
El manual de convivencia fue creado por el consejo de administración del periodo de agosto de 2014
– abril de 2015 y fue aprobado por la asamblea general ordinaria de abril 19 de 2015 por voto
unánime, este manual se crea a partir de la necesidad de regular los comportamientos de los
residentes y utilizarlo como herramienta para salvaguardar la armonía y la convivencia en la
comunidad, para esta asamblea se requieren cambios en la versión inicial dado que el código de
policía empezó a regir a partir del 31 de enero del año en curso adicionalmente hay normas dentro
del manual que merecen ser estudiadas.
1.6 Reglamento interno de Consejo de Administración
Así como el manual de convivencia el reglamento interno del consejo de administración se creó para
reafirmar cada uno de los compromisos adquiridos por parte de los consejeros haciéndolos más
participativos.
1.7 Seguro de Áreas Comunes
El conjunto cuenta con el seguro de áreas comunes de acuerdo a lo establecido en el artículo 15 de
la ley 675 de 2001, con la compañía de seguros CHUBB seguros, la copropiedad está asegurada por
un valor de 69.778 millones, está cubierto cualquier evento causado por eventualidad de la
naturaleza, incendio, terremoto, inundación en 100% del valor asegurado, adicionalmente el seguro
ampara responsabilidad civil, contractual y extracontractual por actuaciones de directores y
administradores, cuenta con servicio asistencia de eventualidades y siniestros incidentales solo para
áreas comunes.
1.8 Planta Física
1.8.1 Unidades Privadas
Apartamentos: 640 Unidades de Vivienda.
La ciudadela está compuesta por cuatro torres de 20 pisos, cada piso cuenta con 8 unidades de
vivienda, identificadas con numeración de 1 a 8 y como prefijo el número del piso, para un total de
160 Apartamentos por torre.
Parqueaderos: 640 Unidades de Parqueo vehicular.
Estas unidades privadas están distribuidas en una plataforma con 113 unidades, en el sótano 1 con
266 unidades y sótano 2 con 271 unidades.
Depósitos: 640 Unidades de Deposito o Almacenamiento.
Estas unidades están distribuidas en los sótanos, en sótano 1 hay 297 unidades y en sótano 2 hay
343.
1.8.2 Áreas comunes
Están constituidas por todos los bienes, los elementos y zonas del conjunto que permiten o facilitan
la existencia, estabilidad, funcionamiento, conservación, seguridad, uso o goce de los bienes de
dominio particular, pertenecen en común y proindiviso a los propietarios de tales bienes privados,
son indivisibles y mientras conserven su carácter de bienes comunes, son inalienables e
inembargables en forma separada de los bienes privados, no siendo objeto de impuesto alguno en
forma separada de aquellos.(artículo 19 de la ley 675 de 2001).
1.8.2.1 Áreas Esenciales.
Son todas aquellas áreas que se requieren para el funcionamiento de las áreas privadas como los
elementos estructurales, accesos, escaleras y espesores, su entrega se efectúa de manera
simultánea con la entrega de las áreas privadas según las actas correspondientes.
Para el caso de nuestro conjunto estas áreas son las siguientes:
Escaleras de Emergencia: Cada torre cuenta con dos escaleras de emergencia, en ala derecha y ala
izquierda, estas escaleras están constituidas por elementos de seguridad tales como 23 puertas
cortafuego con barra anti pánico, sistema de iluminación de Emergencia con 22 unidades de
lámparas de emergencia, para un total de 8 escaleras de emergencia con 184 puertas cortafuego y
176 lámparas de emergencia, 22 kit de armarios contra fuego y un sistema de detección de fuego
por cada dos torres.
Ascensores: el conjunto tiene ocho (8) ascensores, con su respectivo cuarto de máquinas, el foso y
sus acometidas eléctricas, sistemas de comunicación.
Pasillos: cada piso cuenta con accesos desde las puertas de emergencia y puertas del ascensor a
cada una de las unidades privadas con su respectiva iluminación, sistema de detección de incendios,
cajas de acueducto y gas, vale la pena aclarar que en la red de gas y acueducto la responsabilidad
de la administración va hasta la llave de entrada antes del contador.
Sistema Eléctrico: cada una de las torres cuenta con su red eléctrica soportada por una subestación,
un cuarto eléctrico por cada 2 torres, y dos plantas eléctricas.
Citofonía: El conjunto cuenta con una red de comunicación desde la recepción en portería a cada
apartamento y desde la entrada de cada torre a cada apartamento con apertura de ingreso esta
Citofonía es 100% digital, marca Fermax, con planta de comunicación y consola digital, esta se da
por entregada desde el momento de la firma del acta de entrega de cada apartamento.
Sistema hidroneumático: este sistema está compuesto por seis (6) tanques de agua potable, doce
(12) motobombas marca Barnes y Barmesa, ocho (8) hidroacumuladores, cuatro (4) tableros
eléctricos con sus respectivos controladores, válvulas de cierre, válvulas de regulación de presión,
en general las respectivas tuberías y aditamentos para la prestación del servicio de agua potable.
Sistema de detección de incendios: este cuenta con 480 dispositivos de detección de humo, 32
dispositivos de detección de monóxido de carbono, 176 dispositivos sonoros y visuales, 176
dispositivos de activación de alarmas, 2 tableros de mando con sus respectivos soportes de UPS, 2
tableros de mando remoto, con sus respectivas tuberías de canalización de cables.
Sistema Contra incendios: el conjunto cuenta con 2 sistemas independientes de red contra
incendios, compuesto por 2 motobombas de baja presión de 30 caballos de fuerza, y dos
motobombas de 300 caballos de fuerza con 88 Kits de armarios contra incendio, cada uno contiene
un hacha, una llave de ajuste de manguera, una manguera de 10 metros y un extintor multiusos.
Sistema de drenaje aguas negras: este sistema de drenaje está compuesto por las tuberías que se
encuentran en los vacíos de cada torre las cuales por gravedad evacuan a un sistema de 44 cajas
que a su vez se encargan de expulsarlas a l sistema de alcantarillado público, estas no requieren de
sistema de eyección.
Sistema de drenaje de aguas lluvia: Este sistema está compuesto por todas las tuberías que recogen
las aguas que se vierten en el conjunto de sifones ubicados en los diferente puntos del conjunto
residencial, éstas llegan a una serie de cajas llamadas “Desarenadores” y drenadas a través de
bombas eyectoras que se encargan de expulsarlas al sistema de alcantarillado de aguas lluvias de
Bogotá, éste mismo sistema tiene un conjunto de cajillas que recogen las aguas del nivel freático las
cuales tienen el mismo tratamiento que las aguas lluvias.
Terrazas: Las terrazas son áreas comunes para el servicio de mantenimiento y no de goce, dado que
la licencia de construcción aprobada lo especifica así, por lo tanto, la administración tomando
medidas de seguridad, opto por cerrarlas al público, hasta tanto no se determine su uso.
Cuarto de Basuras: El conjunto residencial ya cuenta con el espacio para depositar las basuras en
donde se encuentran las canecas para dicho fin.
Es importante tener en cuenta que cada propietario o residente debe hacer el adecuado uso de este
espacio, cerrando correctamente las bolsas y depositándolas en las canecas para que el personal de
aseo pueda darle el manejo adecuado.
1.8.2.2 Áreas de Goce
Son todas aquellas áreas que se utilizan con fines de esparcimiento, educación, cultura y recreación
de los residentes en el conjunto existen las siguientes áreas:
Salón Comunal: Desde el mes de octubre de 2016 el conjunto cuenta con el salón comunal que se
utiliza para que los residentes efectúen sus reuniones sociales, esta entrega la hizo AR
construcciones a la administración, con sus respectivas salvedades, dado que faltaban detalles de
pintura, estucado, impermeabilización y acabados en general.
MES NO. DE ALQUILERES
NOVIEMBRE 2016 2
DICIEMBRE 2016 7
ENERO 2017 2
FEBRERO 2017 7
MARZO 2017 3
ABRIL 2017 1
TOTAL 22
0
1
2
3
4
5
6
7
8
NOVIEMBRE 2016 DICIEMBRE 2016 ENERO 2017 FEBRERO 2017 MARZO 2017 ABRIL 2017
NO. DE ALQUILERES
Parque Infantil: Durante el mes de noviembre el parque infantil fue entregado por la constructora,
ha sido un área de recreación para los niños y han hecho un buen uso del mismo.
Parqueaderos de Visitantes: El conjunto cuenta con 64 parqueaderos de visitantes de los cuales 12
se tomaron para parqueadero de motos dejando así un total de parqueaderos disponibles para goce
de 52 parqueaderos.
1.9 Proveedores
1.9.1 Aseo
El Conjunto tiene un contrato con la compañía Dact Chemical empresa de Aseo, quienes hasta el
momento han realizado una buena labor, contamos con cuatro personas dedicadas al aseo general
de las áreas comunes en las torres, áreas perimetrales, cuartos de basura, administración recepción,
parqueaderos y salón comunal, un todero para actividades que requieran reparaciones eléctricas,
plomería, podado de césped, lavado y traslado de canecas de basura.
1.9.2 Vigilancia
Para el mes de abril de 2017, la compañía de vigilancia fue cambiada, adaptando la ejecución de
filtros para la selección y capacitación del personal, donde se eligieron las personas idóneas para el
desarrollo de las tareas que cada puesto asume. Se aumentó en un vigilante para el recorrido de
sótanos, se nombraron coordinadores para cada turno y los fines de semana, un refuerzo para la
recepción.
1.9.3 Ascensores
La Empresa proveedora de los ascensores es Thynsenkrupp Elevadores, con el fin de respaldar la
garantía, tener un excelente respaldo y garantizar la seguridad, se tiene con ellos un contrato de
mantenimiento preventivo mensual por los ocho ascensores que operan en el conjunto.
Actualmente se está realizando la gestión de certificación de acuerdo a lo establecido en el decreto
663 de 2011, el acuerdo 470 de 2011 y la resolución 092 de 2014.
1.9.4 Administración
Actualmente el Administrador cuenta con el apoyo de 3 asistentes quienes desempeñan labores
operativas, administrativas y financieras. Por el tamaño del conjunto y teniendo en cuenta la
entrada de torres 3 y 4 fueron necesarios estos apoyos.
2. Aspectos Administrativos
2.1 Gestión Administrativa
2.1.1 Cambio de Iluminación
Durante la entrega de cada una de las etapas del proyecto se ha venido realizando el cambio de la
iluminación de cada torre debido a que el costo por concepto de energía eléctrica se incrementa, y
a que personas inescrupulosas toman los bombillos instalados para su uso personal, el cambio
consiste en pasar de la roseta convencional con bombillos de 60watts a lámparas led de 14watts
teniendo así un ahorro del 73.33%, esto se ha hecho con recursos destinados al pago de energía de
acuerdo al presupuesto, en los sótanos durante el año se ha realizado el cambio de tubos
fluorescentes de 68 watts a tubos led de 16 watts y en donde hay rosetas se han reemplazado con
lamparas led de 14watts.
2.1.2 Cambio de Puertas
En los últimos dos años se ha realizado mantenimiento y reparaciones por casi el 80% del valor de
las puertas de acceso de las torres 1 y 2, debido a la mala calidad de los materiales con los que se
fabricaron estos accesos y al uso diario de los residentes de las mismas, debido a esto la
administración y el consejo de administración decidió realizar el cambio de estas por unas de mejor
calidad que mejorara el aspecto y valorizara la propiedad.
2.1.3 Sistema de Control de Acceso
En el mes de octubre del año 2014 se realizó un estudio de seguridad, que arrojó como resultado
que el conjunto estaba catalogado por su ubicación geográfica, estratificación, importancia de
personajes y su posición económica de acuerdo al poder adquisitivo de los residentes, en nivel de
riesgo 7 de 1 a 10, donde implicaba tener un mayor control a través de medios tecnológicos, donde
se determinó instalar un sistema de control de acceso por tarjeta de proximidad que se implementó
en el ingreso en la recepción y posteriormente al ingreso de cada torre para tener un mayor control
del personal.
2.1.4 Implementación de Cassius Plataforma Propiedad Horizontal
El pasado 12 de enero se implementó la plataforma de propiedad horizontal Cassius PH que consta
de 5 módulos, el módulo de registro de unidades privadas, el módulo de correspondencia, el módulo
de novedades, el módulo de visitantes, módulo de parqueaderos.
Cada módulo trabaja integrado con la información de los residentes y propietarios por eso es
importante que la Base de datos de la información de los residentes este actualizado para un
funcionamiento óptimo.
2.1.5 Lavado de Tanques.
A comienzo de año se realizó el lavado de tanques de almacenamiento y tanques de provisión de
agua potable, durante este mantenimiento se evidencio que el agua en el fondo tenía sedimentos
ferrosos y fangosos para lo cual el proveedor sugirió el revestimiento de la tubería para evitar el
sedimento ferroso y el revestimiento de las paredes y pisos del tanque con el fin de evitar la
propagación de algas, este revestimiento se realizó con pintura epóxica con asepsia, para cuando se
procedió con el desocupado de los tanques de provisión se evidencio que uno de los tanques tenía
filtración de aguas del nivel freático al interior de este, se solicitó a la constructora Ar
Construcciones realizar el respectivo arreglo para proceder con el revestimiento.
2.1.6 Instalación de Espejos
La plataforma vehicular definitiva fue entregada el pasado 24 de diciembre por parte de AR
Construcciones. Teniendo en cuenta esto fue necesario adquirir para el conjunto Espejos cóncavos
que fueron ubicados estratégicamente. Cuatro de ellos se ubicaron a la bajada de los sótanos con
el fin de poder visualizar los vehículos entrantes y salientes y así evitar accidentes. El otro espejo
fue ubicado en la recepción del Conjunto cuyo objetivo es visualizar los residentes, visitantes o
domiciliarios que ingresan por esta zona.
2.1.7 Negociación AR
Con respecto a este tema se realizó seguimiento obteniendo como respuesta que Ar Construcciones
está en disposición de llegar a un acuerdo para lo cual requieren de un tiempo no mayor a un mes
para revisar los montos, quedando así la administración atenta a la próxima reunión.
2.1.8 Instalación de Tapetes
Con el fin de proteger los pisos de los ascensores y embellecer el conjunto se adquirieron tapetes
para los 6 ascensores identificados cada uno de ellos con la correspondiente torre. Al igual las dos
puertas de la recepción fueron dotadas con tapetes de 1.80*1.20 y con el logo del conjunto.
2.1.9 Anunciadores y Campañas Educativas
Para poder tener un contacto más directo con los residentes del Conjunto y compartirles campañas
educativas, de seguridad e informativas se instalaron en los 6 ascensores unos televisores de 17”.
Aquí se proyecta información de intereses para el Conjunto y sus residentes.
2.1.10 Instalación de Jardines
En marzo y agosto del 2015 se adquirieron especímenes arbóreos como Eugenias Medianas (278) y
Durante (24) para embellecer los jardines, dejando pendientes los jardines exteriores para
completar este proyecto.
2.1.11 Instalación de Reflectores
Teniendo en cuenta que el conjunto tiene deficiencias en la iluminación se adquirieron 10
reflectores que fueron ubicados en la plataforma vehicular y al entorno del conjunto. Este proyecto
va de la mano con la entrega de áreas comunes.
2.1.12 Parqueadero de Motos
Teniendo presente que al Conjunto no le fueron entregados por parte de la constructora
parqueaderos para motos, fue necesario adaptar espacios de parqueaderos de visitantes para el uso
de motos. Actualmente se tienen 62 parqueaderos y 58 motos de residentes ubicados en estos
espacios.
2.1.13 Instalación de Cámaras
El conjunto al mes de junio de 2015 contaba únicamente con 16 cámaras, teniendo en cuenta la
dimensión del conjunto y por seguridad fue necesario adquirir otras 16 cámaras las cuales fueron
ubicadas estratégicamente en puntos vulnerables de seguridad y en los parqueaderos asignados
para motos. En enero de 2016 la empresa de Vigilancia y Seguridad Magneto dio inicio al proyecto
de instalación de 316 cámaras que cubren las 3 torres actuales, desde el primer piso hasta las
azoteas. Este proyecto finaliza el 30 de abril.
2.1.14 Adecuación del Cuarto de Monitoreo
Con el proyecto de las 316 cámaras está contemplado la adecuación de un cuarto de monitoreo,
que se encuentra ya ubicado en el sótano 1 y desde allí se va a monitorear todo el sistema de
circuito cerrado de televisión.
2.1.15 Actualización de Datos
Dando cumplimiento al punto 7 del título 2 capítulo III del Manual de Convivencia, se está solicitando
desde el mes de diciembre de 2015 la actualización de datos de los propietarios, residentes,
inmobiliarias, vehículos y mascotas. El proceso se debe realizar por la página del conjunto
www.parquecentraloccidente2.com/actualizacióndedatos. Actualmente 128 apartamentos se
encuentran pendientes de registrar esta actualización.
2.1.16 Citófonos
El mantenimiento de los citófonos se encontraba a cargo de un técnico de Fermax contratado
directamente por la Constructora, ya que en esta misma consola se encuentran las 4 torres del
Conjunto. La torre 1 ya venció su garantía por cumplir 3 años, torre 2 al igual porque ya tiene 2 años
y torre 3 si cuenta aún con esta cobertura. El técnico encargado no podía asistir con frecuencia y
teniendo en cuenta que las solicitudes de mantenimiento son generadas en su mayoría por torre 1
y 2, fue necesario que el Conjunto contratará otro técnico de Fermax para que realice estos
mantenimientos. El contrato se firmó a mediados del mes de marzo y a partir de este mes se
iniciaron las visitas técnicas programadas, la gran mayoría de las fallas reportadas fue por
desconocimiento en el manejo del Citófono, para mitigar esto se hicieron campañas, se publicó en
la página del conjunto y se enviaron correos sobre el manejo de este.
2.1.17 Lavado de Sótanos y Torres
Teniendo en cuenta la dimensión de los parqueaderos, el gasto de agua y la incomodidad que genera
se están realizando dos lavados de sótanos al año. El lavado de las torres consiste en quitar el
cemento, despercudir el granito y desmanchar el piso todo esto con productos especiales; al igual
que los sótanos se realiza dos veces al año.
2.1.18 Mantenimiento de los ingresos de cada torre
Se realizó mantenimiento a las fachadas de ingreso a las torres resanando, estucando y pintándolas.
Adicional se implementó en estas puertas el sistema de control de acceso con tarjeta de proximidad
para tener mayor control de las personas que ingresan.
2.1.19 Mantenimiento de la recepción
En el mes de mayo de 2016 se realizó resane, estuco, pintura y cambio de esquineros en la
recepción, baños, cocina, hall y administración.
2.1.20 Cambio de puertas
Se realizó el cambio de las puertas de acceso a las torres que estaban en aluminio por puertas en
vidrio con su correspondiente logo.
2.1.21 Señalización
En el conjunto residencial, hacía falta señalización de las áreas comunes y de algunos lugares donde
era vital implementarla, se realizaron negociaciones con la constructora para que ellos asumieran
dicha implementación. Luego, en agosto de 2016 la administración comenzó la implementación de
la señalización que se adaptó en los sótanos. La constructora asumió la señalización de las torres y
sótanos y la demarcación del piso. La señalización ha permitido que las personas ubiquen las salidas
y hagan un buen manejo de las áreas comunes y ascensores.
2.1.22 Cambio de Baranda Sótano 1
La baranda del sótano 1 fue cambiada a razón que un vehículo se estrelló, aprovechando que la
aseguradora respondía por éste daño la administración realizó el cambio por una baranda de acero
inoxidable y vidrio.
2.1.23 Acceso vehicular
Se agregó al sistema de control de acceso por radiofrecuencia, reutilizando las tarjetas de acceso
peatonal, minimizando el costo para los usuarios, junto con esto se instalaron sensores de presencia
para evitar que las talanqueras se cierren cuando hay vehículos.
2.1.24 Instalación de resaltos
Teniendo en cuenta que muchos residentes no respetaban los límites de velocidad en
parqueaderos, el consejo de administración y la administración, tomaron la decisión de instalar 48
metros de reductores de velocidad.
2.1.25 Puerta acceso sótano 1
Para el control del acceso peatonal y reforzar la seguridad, se instaló la puerta al sótano 1 y así
mismo se controla el acceso de las personas que no tienen la tarjeta de proximidad y son residentes
del conjunto.
2.1.26 Cambio de iluminación en sótanos
Anteriormente en los sótanos había bombillos fluorescentes de 64 vatios, se realizó el cambio de
dichos bombillos y se instalaron LED de 18 vatios para economizar energía.
2.1.27 Trámites con movilidad y alcaldía
Los trámites que se han realizado por medio de la alcaldía son los temas de mascotas, querella que
se le impuso a la constructora AR por la construcción de las plataformas, sin lograr que la alcaldía
realizara la gestión y procediera a favor del conjunto.
A movilidad se han realizado una serie de derechos de petición para que levanten los vehículos que
se encuentran parqueados al frente del conjunto sin lograr una respuesta positiva.
Se logró que movilidad señalizara la vía de acceso al conjunto.
2.1.28 Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
El sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SG-SST) comenzó a implementarse en
octubre 2016, dando cumplimiento al decreto 1072 del 2015 y para efectos de éste, el decreto 52
del 2017 donde se especifican las pautas para la planeación, ejecución y auditorias del mismo.
ENER
O
FEB
RER
O
MA
RZO
AB
RIL
MA
YO
JUN
IO
JULI
O
AG
OST
O
SEP
TIEM
BR
E
OC
TUB
RE
NO
VIE
MB
RE
DIC
IEM
BR
E
$0,00
$2.000.000,00
$4.000.000,00
$6.000.000,00
$8.000.000,00
$10.000.000,00
VA
LOR
MESES
CONSUMO SERVICIO ENERGIA 2016
Con el sistema de gestión se pretende mitigar o eliminar enfermedades y accidentes laborales, tener
espacios seguros y tener personal capacitado para cualquier emergencia que se presente en el
conjunto.
El conjunto participó en el simulacro nacional, en octubre del 2016 donde la participación del
personal de vigilancia, aseo y la administración fue óptima y el de la comunidad fue mínima.
En el informe del simulacro, se proporcionaron las pautas y recomendaciones para mejorar la
respuesta ante emergencias.
2.1.29 Procedimiento Mudanzas
Teniendo en cuenta lo contemplado en el manual de convivencia fue necesario instruir y capacitar
al personal de vigilancia para preparar la logística delas mudanzas para optimizar el uso de los
ascensores, dado que el tránsito de personas el día sábado y domingo por la recepción fue necesario
implementar una recepcionista de refuerzo los fines de semana, dando atención a las constantes
sugerencias de no dejar hacer mudanzas los domingos aclaramos que el código de policía menciona
que las mudanzas se realizan de domingo a domingo de 6 am a 6pm.
2.1.30 Conciliación secretaria hábitat
De acuerdo a la solicitud que realizó un propietario a la secretaría de hábitat, donde se menciona
que la constructora AR no cumplía con los requisitos para personas minusválidas, terminados en
ING
RES
O
ING
RES
O
ING
RES
O
ING
RES
O
SALI
DA
SALI
DA SA
LID
A
SALI
DA
0
10
20
30
40
50
60
70
dic-16 ene-17 feb-17 mar-17
dic-16 ene-17 feb-17 mar-17
INGRESO 63 48 55 56
SALIDA 21 21 38 28
ESTADISTICA MUDANZAS
áreas comunes, específicamente escaleras de emergencia, pisos de la terraza, señalización,
barandales, filtración de agua en los parqueaderos etc. La secretaria de hábitat le contestó al
propietario que todo esto eran temas que debía tramitar directamente la administración del
conjunto, teniendo en cuenta lo anteriormente expresado, la administración tomo las medidas
pertinentes dándole continuidad a la solicitud del propietario donde la secretaria de hábitat citó a
la constructora AR y a la administración del conjunto, donde se llegó a la conclusión de que AR
construcciones no cumplió con el requerimiento del conjunto, quedando a espera del fallo para
resolver la solicitud.
2.1.31 Ampliación cerca eléctrica y barreras infrarrojas
Para la seguridad interna del conjunto, se amplió la cerca eléctrica que funciona todo el tiempo y
las barreras infrarrojas comienzan a funcionar en la noche.
2.1.32 Instalación de postes y cámaras PTZ
Viendo la necesidad que existía en el conjunto respecto a la seguridad, fue indispensable adaptar
cámaras de alta resolución para poder identificar las personas que ingresan sin autorización al
conjunto o que cometen infracciones atentando contra la seguridad y ocasionando daños en las
áreas del conjunto. Para esto, la administración compró las bases para los postes y con la
colaboración de AR construcciones se instalaron, luego se empotraron los postes donde se
instalaron las cámaras PTZ.
Durante el año 2016 se instalaron 348 cámaras en todas las torres y 120 en los sótanos,
lamentablemente se han instalado no solo por la seguridad si no por el comportamiento de los
residentes y propietarios.
2.1.33 Capacitaciones con la policía nacional
La capacitación realizada con la policía nacional fue de nuevas modalidades de robo en los conjuntos
residenciales, a esta capacitación asistieron únicamente 12 personas y el grupo de administración.
2.1.34 Talleres de plastilina
Durante el año 2016 y lo que ha transcurrido del año 2017, los cursos de plastilina han sido
implementados en las vacaciones de los niños, semana santa y recesos para que, en la comodidad
del salón social, puedan acceder a una actividad lúdica y que aporte al desarrollo de la creatividad
de cada uno de ellos.
2.1.35 Sanciones
Dando cumplimiento al manual de convivencia aplico sanciones y llamados de atención.
REFERENCIA DESCRIPCIÓN CANTIDAD
1 Inasistencia Asamblea Diciembre 127
1.1 Inasistencia Asamblea Abril 69
2 Incumplimiento al manual 44
3 Actualización de datos 66
Total 306
Total Sanciones en el año 2016 $ 20.282.291
3. Aspectos Financieros
3.1 Gestión Financiera
3.1.1 Cartera
3.1.1.1 Recuperación de Cartera
Durante el 2016 se realizaron campañas invitando a los propietarios que se encontraban en mora
acercarse a la administración a realizar acuerdos de pago. Varios propietarios se acercaron y
realizaron acuerdos, los cuales algunos cumplieron y se pusieron al día, otros no los cumplieron y
otros tantos no se acercaron, por lo tanto, fue necesario remitirlos a partir del mes de febrero del
2016 a cobro pre-jurídico con los abogados Pérez & Pacheco. Vale la pena tener en cuenta que una
vez la cuenta pasa a esta instancia, la Administración ya no tiene potestad sobre esa cuenta y se
deben reconocer los honorarios de los abogados equivalentes al 15%, en caso de que la cuenta pase
a cobro jurídico los honorarios serán del 30%.
90,6
143,3
128,6 110,0 114,6
108,0 107,6
113,0 111,8
-
20,0
40,0
60,0
80,0
100,0
120,0
140,0
160,0
Diciembre diciembre Diciembre Marzo Junio Septiembre Diciembre Enero Febrero
2013 2014 2015 2016 2016 2016 2016 2017 2017
Comportamiento de la cartera por año
Torre 1
Detalle Cantidad Valor
Acuerdo Administrativo 1 $444.594
Acuerdo Prejurídico 4 $17.892.465
Cobro Jurídico 0 $0
Cobro Prejurídico 11 $25.365.832
Menor a 30 días 19 $1.842.667
Menor a 60 días 8 $2.056.849
Proceso Administrativo 7 $5.324.815
50 $52.927.222
Torre 2
Detalle Cantidad Valor
Acuerdo Administrativo 1 $6.344.045
Acuerdo Prejurídico 2 $5.006.562
Cobro Jurídico 2 $9.696.307
Cobro Prejurídico 4 $6.529.338
Menor a 30 días 23 $2.373.716
Menor a 60 días 16 $4.700.729
Proceso Administrativo 5 $3.037.412
53 $37.688.109
Torre 3
Detalle Cantidad Valor
Acuerdo Administrativo 0 $0
Acuerdo Prejurídico 0 $0
Cobro Jurídico 0 $0
Cobro Prejurídico 2 $2.846.242
Menor a 30 días 19 $1.979.193
Menor a 60 días 14 $3.631.160
Proceso Administrativo 8 $4.645.007
43 $13.101.602
Torre 4
Detalle Cantidad Valor
Acuerdo Administrativo 0 $0
Acuerdo Prejurídico 0 $0
Cobro Jurídico 0 $0
Cobro Prejurídico 0 $0
Menor a 30 días 18 $1.701.668
Menor a 60 días 7 $2.126.292
Proceso Administrativo 2 $1.438.839
27 $5.266.799
A la fecha veintisiete (27) apartamentos deben la cuota extraordinaria del año 2016 destinado al
proyecto de cámaras, de acuerdo a la gráfica se evidencia la cantidad de apartamentos por torres.
108
9
0
200000
400000
600000
800000
1000000
1200000
1400000
1 2 3
VA
LOR
TORRE
CUOTA EXTRAORDINARIA 2016
TORRE VALOR
TORRE APTO VALOR
1 408 $ 98.880
1 702 $ 143.354
1 805 $ 137.300
1 903 $ 143.300
1 907 $ 142.400
1 1005 $ 143.300
1 1201 $ 138.700
1 1707 $ 102.500
1 2007 $ 77.200
1 2008 $ 157.800
2 206 $ 44.140
2 403 $ 143.300
2 508 $ 139.700
2 1204 $ 145.200
2 1504 $ 144.300
2 1606 $ 144.300
2 1707 $ 146.100
2 1903 $ 149.900
3 204 $ 7.800
3 604 $ 139.100
3 1101 $ 11.900
3 1104 $ 142.800
3 1208 $ 112.239
3 1403 $ 51.500
3 1503 $ 27.900
3 1602 $ 141.600
3 1803 $ 97.388
$ 3.073.901
3.1.2 Cuentas por Pagar
Actualmente el Conjunto no tiene cuentas por pagar mayores a 30 días. Los pagos a proveedores se
realizan mes vencido.
