CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP T T NGHI...

NGUYỄN ĐỨC THẢO

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

Hệ thống bán hàng điện tử thông minh - IESS

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1 / 102

----------------------------------------~ ~---------------------------------------

----------------------------------------~ ~--------------------------------------- Khoa Tin học kinh tế Sinh viên: Nguyễn Đức Thảo

MỤC LỤC

MỤC LỤC .......................................................................................................................... 1

LỜI NÓI ĐẦU .................................................................................................................... 4

CHƯƠNG I ........................................................................................................................ 6

A. THÔNG TIN DOANH NGHIỆP ..................................................................................................... 6

1. THÔNG TIN CHUNG ................................................................................................................. 6

2. CƠ CẤU TỔ CHỨC .................................................................................................................... 8

2.1. Mô hình sơ đồ tổ chức ............................................................................................................ 8

2.2. Ban lãnh đạo ........................................................................................................................... 8

3. LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG.......................................................................................................... 9

3.1. Mục tiêu hoạt động ................................................................................................................. 9

3.2. Lĩnh vực hoạt động ................................................................................................................ 9

3.3. Định hƣớng phát triển ..........................................................................................................10

4. CÁC SẢN PHẨM PHẦN MỀM TIÊU BIỂU ...........................................................................11

B. QUÁ TRÌNH XÁC ĐỊNH YÊU CẦU .............................................................................................13

1. KHẢO SÁT CƠ SỞ THỰC TẬP ..............................................................................................13

1.1. Đề xuất yêu cầu ......................................................................................................................13

1.2. Phƣơng pháp tiến hành .........................................................................................................13

1.3. Mô tả khung cảnh ..................................................................................................................14

2. PHÂN TÍCH YÊU CẦU .............................................................................................................15

2.1. Hệ thống cần nghiên cứu ......................................................................................................15

2.2. Các vấn đề đặt ra ...................................................................................................................15

3. ĐÁNH GIÁ KHẢ THI ................................................................................................................17

3.1. Khả thi về tổ chức..................................................................................................................17

3.2. Khả thi về kỹ thuật ................................................................................................................17

3.3. Khả thi về thời gian ...............................................................................................................17

3.4. Khả thi về tài chính ...............................................................................................................18

CHƯƠNG II ..................................................................................................................... 19

A. CƠ SỞ PHƢƠNG PHÁP LUẬN .....................................................................................................19


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


1. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ......................................................................................19

1.1. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý ............................................................................19

1.2. Phân tích, thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin .........................................................26

1.3. Một số kiến thức khoa học về hệ thống thông tin kế toán ..................................................31

2. CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM ......................................................................................................40

2.1. Một số khái niệm cơ bản .......................................................................................................40

2.2. Quy trình xây dựng phần mềm ............................................................................................42

B. XÂY DỰNG HỆ THỐNG ................................................................................................................49

1. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ .....................................................................................................49

1.1. Phân tích chi tiết ....................................................................................................................49

1.2. Thiết kế logic ..........................................................................................................................57

1.3. Đề xuất các phƣơng án của giải pháp ..................................................................................64

1.4. Thiết kế vật lý ngoài ..............................................................................................................64

2. TRIỂN KHAI HỆ THỐNG........................................................................................................68

2.1. Thiết kế vật lý trong ..............................................................................................................69

2.2. Lập trình phần mềm .............................................................................................................76

CHƯƠNG III .................................................................................................................... 86

A. PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG - SERVER ........................................................................86

1. CẤU HÌNH HỆ THỐNG ...........................................................................................................86

1.1. Tham số hệ thống ...................................................................................................................87

1.2. Tài khoản sử dụng .................................................................................................................87

1.3. Cấu hình giao diện .................................................................................................................88

1.4. Nhật ký sự kiện .......................................................................................................................89

2. QUẢN LÝ MUA HÀNG .............................................................................................................90

2.1. Nhà cung cấp ..........................................................................................................................90

2.2. Hoá đơn mua hàng .................................................................................................................91

2.3. Danh mục hàng hoá ...............................................................................................................91

3. QUẢN LÝ BÁN HÀNG ..............................................................................................................92

3.1. Dữ liệu khách hàng ................................................................................................................92

3.2. Lập hoá đơn bán hàng ...........................................................................................................93

3.3. Quản lý hoá đơn bán hàng ....................................................................................................93

4. THỐNG KÊ BÁO CÁO .............................................................................................................94

4.1. Báo cáo bán hàng ...................................................................................................................94

4.2. Báo cáo tồn kho ......................................................................................................................95


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


4.3. Công cụ tìm kiếm ....................................................................................................................96

5. TRỢ GIÚP SỬ DỤNG ................................................................................................................97

5.1. Giải trí – Thư giãn..................................................................................................................97

B. PHẦN MỀM HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG – CLIENT.....................................................................98

1. GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP ...............................................................................................98

2. TRA CỨU THÔNG TIN ............................................................................................................99

3. LIÊN HỆ KHÁCH HÀNG .......................................................................................................100

4. HỖ TRỢ ĐẶT HÀNG ..............................................................................................................100

KẾT LUẬN .................................................................................................................... 101

TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................. 102


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


LỜI NÓI ĐẦU

“Quản lý bán hàng”, một đề tài đã quá quen thuộc với những nhà lập

trình tin học kinh tế. Nhắc đến quản lý bán hàng thì không ai có thể phủ

nhận đƣợc tầm quan trọng của nó đối với một cửa hàng hay một công ty

kinh doanh hàng hoá, dịch vụ.

Đất nƣớc phát triển tạo đà cho công nghệ thông tin phát triển rầm rộ,

đã phát huy đƣợc những lợi thế về khả năng hỗ trợ hiệu quả các hoạt động

trong mọi lĩnh vực kinh tế xã hội. Nhƣng nền kinh tế phát triển cũng đồng

nghĩa với việc có rất nhiều đơn vị vƣơn lên nhờ áp dụng hiệu quả công nghệ,

trở thành những đối thủ cạnh tranh đáng gờm của các đơn vị cùng tranh đua

chiếm lĩnh thị phần. Vì thế yêu cầu đặt ra đối với mỗi đơn vị đó là phải luôn

luôn đổi mới công nghệ, nâng cấp hệ thống thông tin quản lý nhằm tăng

cƣờng hiệu quả khai thác lợi thế công nghệ trong kinh doanh, sản xuất.

Trong điều kiện phát triển của Việt nam hiện nay, số đơn vị áp dụng

hệ thống thông tin quản lý bán hàng có thể nói là chƣa đáng kể so với tiềm

lực đầu tƣ của mỗi đơn vị và trình độ tiếp thu sử dụng phần mềm tin học của

nhân công Việt nam. Việc khai thác hiệu quả phần mềm quản lý bán hàng

đƣợc đầu tƣ xây dựng riêng mới chỉ đạt đƣợc ở các đơn vị có quy mô lớn,

còn đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ đa số là chƣa triển khai ứng

dụng phần mềm nào, nếu có thì mới chỉ khai thác các tính năng của các công

cụ văn phòng nhƣ Word, Excel hoặc một phần mềm không chuyên nghiệp.

Công ty cổ phần VISTCO là một đơn vị kinh doanh có quy mô trung

bình, với nhiều trung tâm kinh doanh các loại mặt hàng sản phẩm và dịch vụ

có tính chất khác nhau. Mặc dù đội ngũ cán bộ kỹ thuật của công ty có trình

độ chuyên môn cao, nhƣng do cấu trúc của quá trình quản lý bán hàng trong

tổng thể nhiều bộ phận và sự kết hợp quản lý nhiều loại mặt hàng có tính


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


chất khác nhau nên đơn vị vẫn chƣa khai thác đƣợc một hệ thống thông tin

quản lý bán hàng đang đƣợc kinh doanh trên thị trƣờng nào một cách thực

sự hiệu quả, kể cả sản phẩm phần mềm bán hàng mà công ty đã kinh doanh.

Với tốc độ phát triển rất cao của công nghệ thông tin cũng nhƣ sự phát triển

trong nhận thức, đòi hỏi của khách hàng ngày càng tăng lên thì rất nhiều

phần mềm bán hàng đƣợc xây dựng từ nhiều năm trƣớc đã trở nên lạc hậu và

có nguy cơ áp dụng thất bại trong tƣơng lai gần. Vì thế nhu cầu của xã hội

về những hệ thống hiện đại trong quản lý và trong liên kết mạng kinh doanh

đang ngày càng trở nên cấp thiết hơn.

Trƣớc những yêu cầu đặt ra cho sự phát triển của doanh nghiệp, đòi

hỏi nâng cấp hệ thống thông tin quản lý bán hàng của đơn vị và trƣớc nhu

cầu xây dựng một đề tài thực sự thiết thực của sinh viên, lãnh đạo công ty và

cụ thể là Tổng giám đốc Tiến sỹ tin học Lê Trọng Bài đã đề xuất yêu cầu

“Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý bán hàng hiện đại”và tận tình

hƣớng dẫn trực tiếp sinh viên xây dựng chuyên đề thực tập.

Sau một thời gian thực tập khoa học, dƣới sự hƣớng dẫn, chỉ đƣờng

quan trọng của thầy giáo, Phó giáo sƣ, Tiến sỹ Hàn Viết Thuận và sự hƣớng

dẫn tận tình của Tiến sỹ Lê Trọng Bài, em đã xây dựng đƣợc một chuyên đề

thực tập thành công với sản phẩm là:

Hệ thống bán hàng điện tử thông minh - IESS

Trong báo cáo về đề tài này, chuyên đề và kết quả đƣợc trình bày chi tiết

trong 3 phần lớn là: Tổng quan về cơ sở thực tập – Cơ sở lý luận và quá

trình phân tích, thiết kế hệ thống - Giới thiệu chi tiết về sản phẩm phần mềm.

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn hai thầy giáo Tiến sỹ đã nhiệt

tình hƣớng dẫn giúp em hoàn thành tốt chuyên đề này!

Sinh viên thực hiện


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


CHƢƠNG I

TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP

CÔNG TY CỔ PHẦN SINH VIÊN VISTCO

A. THÔNG TIN DOANH NGHIỆP

1. THÔNG TIN CHUNG

Tổng quan

- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN SINH VIÊN

- Tên giao dịch quốc tế: Student Joint Stock Company

- Tên viết tắt: VISTCO

- Khẩu hiệu: Chắp cánh cho ý tưởng

Thông tin liên hệ

- Trụ sở chính: 45 Hàng Bún – Ba Đình – Hà Nội

- Điện thoại: (04) 7.163827

- Fax: (04) 9.273734

- E-mail: [email protected]

- Website: http://www.vistco.com

Thông tin doanh nghiệp

- Năm thành lập: 2003

- Giấy phép ĐKKD: 0101002831

mailto:[email protected]

http://www.vistco.com/


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


- Mã số thuế: 0101461670

- Vốn điều lệ: 4.500.000.000 VNĐ

Thông tin giao dịch

- Tài khoản giao dịch: 122.10.00.001427.6

- Mở tại: Ngân hàng đầu tƣ & phát triển chi nhánh Hà Thành.

- Địa chỉ Ngân Hàng: 34 Hàng Bài – Hoàn Kiếm – Hà Nội

- Hình thức thanh toán: Tiền mặt, Sec, Chuyển khoản, Thẻ tín dụng …

Liên minh kinh tế

- ITV-Group: Công ty kinh doanh trong lĩnh vực CNTT & viễn thông.

- AE-TTT-Group: Công ty kinh doanh trong lĩnh vực kinh tế, môi trƣờng

- VIGEA: Hội doanh nghiệp vừa và nhỏ giữa Việt Nam và Đức

Hợp tác quốc tế

Công ty đang hợp tác chặt chẽ với các công ty của nước Đức:

TecArt GmbH

Fischmarkt 5

99084 – Erfurt / Germany

Để phát triển các sản phẩm có thƣơng hiệu chung VDSoft.


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


2. CƠ CẤU TỔ CHỨC

2.1. Mô hình sơ đồ tổ chức

2.2. Ban lãnh đạo

- TS. LÊ TRỌNG BÀI : Tổng giám đốc

- KS. PHẠM QUANG CƢỜNG : Phó tổng giám đốc

- TS. TRẦN VĂN ĐÍCH : Giám đốc TT Đào tạo &

Chuyển giao công nghệ.

- KS. TRẦN VĂN MINH : Giám đốc TT hỗ trợ phát triển

sinh viên tài năng.

- Cử nhân. NGUYỄN QUÝ HỮU : Giám đốc TT phát triển phần

mềm và giải pháp công nghệ.

Hội

đồng

quản

trị

Ban

lãnh

đạo

công

ty

TT

HT

phát

triển

SV

tài

năn

g

TT

phát

triển

PM

&

GP

CN

TT

Đào

tạo

và

chuy

ển

giao

công

nghệ

TT

phát

triển

KD

&

Dịch

vụ

khác

h

hàn

g

Tru

ng

tâm

du

lịch

Hội

đồng

chuyê

n gia

Hành

chính,

KT.

Tổng

hợp


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


3. LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG

3.1. Mục tiêu hoạt động

* Trở thành một công ty hàng đầu về lĩnh vực Công nghệ thông tin ở

Việt Nam.

* Mở rộng hợp tác kinh doanh với các doanh nghiệp trong và ngoài

nƣớc, nghiên cứu khoa học công nghệ, nâng cao chất lƣợng sản

phẩm đặc biệt trong lĩnh vực tin học.

* Là cầu nối giữa doanh nghiệp với nhà trƣờng, giữa nhu cầu ứng

dụng trong doanh nghiệp và nghiên cứu khoa học.

* Chú trọng đào tạo và chuyển giao công nghệ, mở trƣờng đào tạo,

dạy nghề cho các nguồn nhân lực kinh tế.

3.2. Lĩnh vực hoạt động

* Khoa học và công nghệ

* Cung cấp nguồn nhân lực có chất lƣợng cao cho các doanh

nghiệp và xuất khẩu lao động.

* Đào tạo và bồi dƣỡng nghiệp vụ:

Tổ chức các chương trình:

- Bồi dƣỡng nghiệp vụ hỗ trợ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

- Chƣơng trình về quản trị doanh nghiệp

- Công nghệ thông tin

- Công nghệ sinh học

- Nông nghiệp sinh thái

- Các dịch vụ tƣ vấn

* Công nghệ thông tin

- Tƣ vấn giải pháp công nghệ

- Sản xuất phần mềm ứng dụng


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


- Thiết kế website và cơ sở dữ liệu

- Giải pháp mạng

- Cung cấp các dịch vụ tên miền, hosting và bảo trì mạng máy tính

* Dịch vụ viễn thông

- Tƣ vấn, thiết kế thi công tổng đài kỹ thuật số, thiết bị thu phát vệ

tinh, máy bộ đàm, HT camera quan sát bảo vệ, máy Fax.

- Cung cấp các sản phẩm chính thức của các hãng có mặt tại thị

trƣờng Việt Nam: Samsung, Motorola, LG, Viettel …

* Nghiên cứu chuyển giao công nghệ sinh học

- Nông nghiệp

- Môi trƣờng

3.3. Định hƣớng phát triển

Mở trƣờng dạy nghề nhằm đào tạo nguồn nhân lực cho các ngành

kinh tế.

Quan hệ hợp tác với các nhà kinh doanh trong và ngoài khu vực

nhằm mở rộng hợp tác nghiên cứu khoa học và công nghệ, nâng cao

chất lƣợng sản phẩm đặc biệt trong lĩnh vực tin học.

Đẩy mạnh việc xây dựng các văn phòng và đại lý trên toàn quốc.


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


4. CÁC SẢN PHẨM PHẦN MỀM TIÊU BIỂU

Một số đặc điểm nổi bật cần tham khảo và nghiên cứu:

a. Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

CRM là hệ thống quản lý quan hệ khách hàng trên mạng Internet,

đƣợc dùng để cài đặt ứng dụng cho các doanh nghiệp, cho các cơ

quan và tổ chức.

CRM hoạt động tạo nên môi trƣờng giống nhƣ một văn phòng ảo

giúp cho việc quản lý đƣợc liên tục không bị phân biệt bởi việc các

cán bộ nhân viên của đơn vị đang làm việc tại nhiệm sở hay đang

đi công tác lƣu động xa nhà.

Cài đặt trên môi trƣờng Internet, công nghệ Web.

Hiện nay công ty đang có một số lƣợng lớn bạn hàng và các đối tác

kinh doanh cộng tác trên nhiều lĩnh vực.

b. Quản lý nhà hàng (RMS)

RMS có thể chạy độc lập hoặc có thể chạy độc lập thông qua mạng

máy chủ.

Nhân viên quản lý có thể theo dõi và trực tiếp can thiệp vào các

hoạt động của nhà hàng từ xa.

In hoá đơn thanh toán với khách hàng theo đặc thù của nhà hàng,

hoá đơn GTGT.

Giao diện đồ hoạ Window thân thiện dễ sử dụng với tuỳ chọn

Tiếng Việt - Tiếng Anh (Có thể dành cho nhà hàng nƣớc ngoài).

Có thể đáp ứng nhu cầu thay đổi hay ghép nối bàn ăn, món ăn theo

yêu cầu khách hàng.


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


c. Quản lý bán hàng (ESM)

Quản trị hệ thống, ngƣời dùng.

Quản lý nhà cung cấp, khách hàng.

Quản lý xuất nhập, tồn kho.

Quản lý hàng và nhóm hàng.

Quản lý bán buôn, bán lẻ, bán bằng mã vạch.

Quản lý doanh thu, lợi nhuận, báo cáo.

Hƣớng dẫn sử dụng trực tuyến trên hệ thống.

d. Quản lý nhân sự (EHRM)

Thích hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

Quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công và tính lƣơng.

Môi trƣờng mạng LAN sử dụng nhiều ngƣời.

e. Quản lý khách sạn (HRS)

f. E-commerce (Ecom)

g. Quản lý Tuor Du lịch (TuorSoft)


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


B. QUÁ TRÌNH XÁC ĐỊNH YÊU CẦU

1. KHẢO SÁT CƠ SỞ THỰC TẬP

1.1. Đề xuất yêu cầu

Tổng giám đốc Lê Trọng Bài đề xuất dự án nghiên cứu một “Phần

mềm quản lý bán hàng” đáp ứng đƣợc các yêu cầu sau:

- Đạt đƣợc tính hiện đại: Ngôn ngữ thiết kế, lập trình hiện đại, có khả

năng thích ứng đƣợc các công nghệ mới trong tƣơng lai.

- Đảm bảo đƣợc các chức năng cơ bản của một hệ thống bán hàng cơn

bản trên nền tảng của phần mềm đã có của công ty.

- Có thể tích hợp đƣợc với nhiều chƣơng trình phàn mềm khác của một

tổ chức doanh nghiệp vừa và nhỏ.

- Tăng cƣờng khả năng bán hàng qua mạng LAN, Internet và hỗ trợ

khách hàng qua mạng Internet.

- Cung cấp một số công cụ hữu ích cho nhà quản lý và các nhân viên.

- Phù hợp với đông đảo các quy mô đơn vị tổ chức vừa và nhỏ, kinh

doanh có thể cùng lúc nhiều loại mặt hàng, dịch vụ có tính chất khác

nhau và đang có nhu cầu nâng cao công tác quản lý bán hàng.

1.2. Phƣơng pháp tiến hành

- Những người đã gặp:

o Lãnh đạo cơ sở thực tập: Tổng giám đốc công ty VISTCO:

TS. Lê Trọng Bài.

o Các cán bộ phụ trách quản lý kinh doanh của các trung tâm.

o Giám đốc trung tâm phát triển phần mềm và giải pháp công nghệ:

Nguyễn Quý Hữu.


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


- Công cụ thu thập thông tin:

o Phỏng vấn trực tiếp những ngƣời gặp mặt.

o Quan sát quá trình cập nhật thông tin hàng hoá và tổ chức bán hàng

của các đơn vị, trung tâm của công ty.

o Nghiên cứu tài liệu phần mềm công ty, tài liệu về tổ chức và về

quy tắc xử lý các nghiệp vụ bán một số loại mặt hàng khác nhau.

1.3. Mô tả khung cảnh

- Môi trường của hệ thống bán hàng:

o Tất cả các bộ phận bán hàng của các trung tâm trong công ty đều

ảnh hƣởng tới và chịu ảnh hƣởng của hệ thống bán hàng điện tử.

o Các bộ phận kế toán tài chính, phòng tổ chức kinh doanh, quản lý

kho hàng, quản trị kỹ thuật, an ninh mạng, quản lý quan hệ khách

hàng, hỗ trợ sau bán hàng … đều liên kết mật thiết với hệ thống.

o Nhà cung cấp, bạn hàng và khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đối tác

liên minh hay đơn vị hỗ trợ kỹ thuật, ngân hàng đăng ký thanh

toán, cơ quan thuế của nhà nƣớc … là môi trƣờng bên ngoài doanh

nghiệp có ảnh hƣởng lớn đến hệ thống bán hàng.

- Các nhà quản lý có trách nhiệm:

o Ban lãnh đạo, hội đồng quản trị của công ty.

o Lãnh đạo và nhà quản lý của các trung tâm có kinh doanh hàng hoá

sản phẩm cụ thể hay cung cấp dịch vụ.

o Những ngƣời chịu trách nhiệm quản lý công tác bán hàng trực tiếp

của các bộ phận trong đơn vị.


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


- Khung cảnh ứng dụng một hệ thống bán hàng điện tử:

o Đặc trƣng tổ chức: Công ty có nhiều chính sách nhằm nâng cao

khả năng kinh doanh trên nhiều loại mặt hàng và dịch vụ. Đặc bệt,

công ty rất chú trọng tới việc tăng cƣờng khả năng xuất bán hàng

và đã có những chiến lƣợc cụ thể nhằm thực hiện mục tiêu này.

o Đặc trƣng công nghệ: Công ty có sử dụng hệ thống mạng LAN kết

nối chặt chẽ các bộ phận và kết nối Internet 24/24 cho mục đích

quan lý các hoạt động của tổ chức và giới thiệu công ty tới mạng

toàn cầu. Công ty đang ứng dụng một số công cụ tiện ích trong

công tác quản lý bán hàng nhƣ: công cụ văn phòng (Word, Excel,

Access…), phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý bán

hàng, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

o Tất cả các nhân viên ở các bộ phận đều đƣợc trang bị máy vi tính

làm việc tại công ty và nhiều nhân viên có khả năng làm việc tại

nhà với công nghệ Internet kết nối toàn cầu.

2. PHÂN TÍCH YÊU CẦU

2.1. Hệ thống cần nghiên cứu

- Tên gọi: Hệ thống bán hàng điện tử thông minh

- Tên tiếng Anh: Intelligent Electrical Selling System – IESS

- Mục đích: Quản lý bán hàng và Hỗ trợ khách hàng

2.2. Các vấn đề đặt ra

- Nhìn dưới góc độ các nhà quản lý có liên quan:

Hệ thống phải tạo ra sự đột biến thực sự hiệu quả công tác bán hàng

của tổ chức. Đặc biệt là phải quản lý thống nhất quá trình kinh

doanh đồng thời nhiều loại hàng hoá, dịch vụ có tính chất khác nhau.


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


Hệ thống phải là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp các lãnh đạo và nhà

quản lý có thể theo dõi chính xác và đƣa ra các quyết định kịp thời,

hiệu quả.

Hệ thống sẽ là cầu nối hiện đại giữa các nhân viên trong đơn vị, đặc

biệt là các nhân viên có nhiệm vụ công tác liên hệ mật thiết với nhau

(Ví dụ nhƣ: Nhân viên Kế toán – Bán hàng - Thủ kho – Giao hàng)

- Nhìn dưới góc độ nhà phân tích:

Hệ thống phải đƣợc thiết kế hiện đại: Giao diện đẹp và khách hàng

có thể cài đặt tuy nghi thích hợp; Các mẫu Form nhập hay xuất dữ

liệu phải đƣợc bố trí phù hợp với các mẫu hoá đơn hay báo cáo mà

doanh nghiệp đã thực hiện trên các công cụ xử lý trƣớc đây theo quy

định của ngành hay của riêng doanh nghiệp; Có thể tích hợp và liên

kết với các chƣơng trình, công cụ mà đơn vị đã và đang sử dụng

đồng thời có thể đáp ứng đƣợc nhu cầu đổi mới trong tƣơng lai.

Hệ thống phải đƣợc thiết kế sao cho giúp tất cả ngƣời sử dụng khi

thực hiện nghiệp vụ của mình một cách nhanh chóng nhất và ít gặp

phải sai sót nhất.

Hệ thống cần đảm bảo đƣợc tính phân quyền theo cơ cấu phân cấp

của tổ chức. Các bộ phận chức năng có thể sử dụng những Module

riêng biệt, không phụ thuộc chờ đợi hay không dễ xảy ra sự cố phá

hại vô ý hoặc cố ý trong đơn vị. Đồng thời các module trong một

dây chuyền xử lý nghiệp vụ phải đảm bảo thống nhất và liên kết chặt

chẽ với nhau để tận dụng lợi thế của quá trình tự động hoá điện tử.

Hệ thống cần đạt đƣợc tính bảo mật dữ liệu đồng thời lại hỗ trợ việc

truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Việc sử dụng

các kết nối mạng LAN và mạng Internet tạo ra sự liên hệ mật thiết


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


trong môi trƣờng cả bên ngoài lẫn bên trong của hệ thống nhƣng

phải đảm bảo tính bảo mật, tính mở và tính hệ thống.

3. ĐÁNH GIÁ KHẢ THI

3.1. Khả thi về tổ chức

Hệ thống phần mềm đƣợc thiết kế dựa trên những kết quả phân tích

của các phần mềm, tài liệu đã đƣợc khảo sát, phân tích và thiết kế của

công ty VISTCO cùng một số sản phẩm tƣơng tự đang đƣợc kinh doanh

trên thị trƣờng. Với những yêu cầu của ban lãnh đạo và các nhân viên

tham gia công tác bán hàng, hệ thống phần mềm bán hàng IESS tôn trọng

những chính sách, quy tắc quản lý bán hàng của doanh nghiệp, đồng thời

đƣợc các nhân viên sẵn sàng tham gia vào sự phát triển hệ thống.

3.2. Khả thi về kỹ thuật

Hiện nay, giá thành của các thiết bị máy tính và kết nối mạng đã

không còn là vấn đề khó khăn đối với nhiều công ty và cửa hàng kinh

doanh hàng hoá. Vì thế mà chi phí cho một mạng máy tính bán hàng tuỳ

theo quy mô cửa hàng, công ty có thể nằm trong sự quyết định của lãnh

đạo hay chủ cửa hàng. Trên thực tế có rất nhiều đơn vị đã và đang tin học

hoá từng phần cũng nhƣ số lƣợng nhân viên có thể sử dụng máy tính ở

mức cơ bản hay có thể đƣợc đào tạo trong thời gian ngắn đã khá đông

đảo nên việc áp dụng hệ thống có thể dễ dàng triển khai trong đơn vị.

3.3. Khả thi về thời gian

Đối với việc phát triển hệ thống bán hàng điện tử IESS thì với mô

hình phần mềm cho trƣớc, các kỹ thuật viên chỉ cần mất khoảng một tuần

kể từ khi nhà lãnh đạo quyết định khởi động dự án ứng dụng, để có thể

cài đặt lại và thêm các cấu hình theo nhu cầu ngƣời sử dụng cũng nhƣ sao

cho phù hợp với quy mô và tính chất kinh doanh của đơn vị. Việc cài đặt


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


không quá phức tạp cũng nhƣ việc đào tạo kỹ thuật sử dụng cho nhân

viên sẽ không mất nhiều thời gian. Việc chuyển đổi dữ liệu có thể diễn ra

nhanh chóng nhằm giúp đơn vị có thể sớm ổn định quá trình ứng dụng hệ

thống quản lý bán hàng mới để thực hiện thành công các chiến lƣợc phát

triển của mình.

3.4. Khả thi về tài chính

Đối với một đơn vị kinh doanh thì việc ứng dụng một phần mềm quản

lý bán hàng sẽ tạo ra rất nhiều lợi ích và doanh thu cho đơn vị, vì quá

trình quản lý sẽ đƣợc đẩy cao tốc độ và quá trình phục vụ khách hàng sẽ

đạt đƣợc chất lƣợng hơn. Mặt khác chi phí để xây dựng một hệ thống bán

hàng điện tử riêng của doanh nghiệp hay mua một sản phẩm phần mềm

mang tính phổ biến thích nghi cho các loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ

đối với nhiều đơn vị không còn là vấn đề khó khăn.

* Kết luận: Nhƣ vậy, sau đợt thực tập tổng hợp, đề tài đƣợc định hình

cụ thể là:

Hệ thống bán hàng điện tử thông minh

= Quản lý bán hàng hiện đại + Hỗ trợ khách hàng thông minh


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


CHƢƠNG II

QUY TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG

IESS - HỆ THỐNG BÁN HÀNG ĐIỆN TỬ THÔNG MINH

A. CƠ SỞ PHƢƠNG PHÁP LUẬN

1. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1.1. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý

1.1.1. Tầm quan trọng của thông tin đối với doanh nghiệp

Tháp quản lý thể hiện tính chất thông tin theo cấp quyết định:

Hình 1: Tháp quản lý

Cấp chiến

thuật

Cấp tác nghiệp

Xử lý giao dịch

Cấp

chiến

lƣợc

Quyết định

Quyết định

Quyết định

Thông tin

Thông tin

Thông tin

Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


Các đầu mối thông tin của tổ chức doanh nghiệp:

Hình 2.a, 2.b: Mối quan hệ giữa hệ thống và môi trƣờng bên ngoài

doanh nghiệp

Nhà nước và

cấp trên

Khách hàng

Doanh nghiệp

cạnh tranh

Doanh nghiệp

có liên quan

Doanh nghiệp

sẽ cạnh tranh

Nhà cung cấp

DOANH NGHIỆP

Nhà nước và

cấp trên

Nhà nước và

cấp trên

Doanh nghiệp

Ngân

hàng

Nhà cung

cấp

Cơ quan

hành

chính

Nhà thầu

Khách hàng Đại lý

Nguyên vật liệu,

Nhiên liệu, dịch vụ

Dịch vụ tài chính

Thanh toán Thanh toán chi phí

Bán thành phẩm Dịch vụ

Thanh toán

Thanh toán

Thanh toán

Sản phẩm cuối cùng


Thanh toán



----------------------------------------~ ~---------------------------------------


1.1.2. Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp

* Khái niệm cơ bản:

Có rất nhiều cách định nghĩa khác nhau về hệ thống thông tin tuy

nhiên theo cách hiểu của các nhà tin học thì : Hệ thống thông tin là một tập

hợp những con ngƣời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu …thực

hiện hoạt động thu thập, lƣu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập

các ràng buộc đƣợc gọi là môi trƣờng.

Nó đƣợc thể hiện bởi những con ngƣời, các thủ tục, dữ liệu và các

thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) cua hệ thống thông tin

đƣợc lấy từ các nguồn (Sources) và đƣợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó

cùng vời các dữ liệu đã đƣợc lƣu trữ từ trƣớc. Kết quả xử lý (Outputs) đƣợc

chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lƣu trữ dữ liệu.

Hình 3: Mô hình hệ thống thông tin

Nguồn

Kho dữ liệu

Phân phát Thu thập Xử lý và

lƣu trữ

Đích


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


* Phân loại các hệ thống thông tin trong tổ chức

1. Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing

System)

Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)

Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System

Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

Hệ thống thông tin tăng cƣờng khả năng cạnh tranh ISCA

(Information System for Competitive Advantage)

2. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp

Hình 4: Phân loại hệ thống thông tin

Tài chính

Kế toán

Marketing

Nhân lực

Kinh doanh

Sản xuất

Văn phòng

Chiến lược

Chiến thuật

Tác nghiệp


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


* Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể đƣợc mô tả khác nhau tuỳ theo

quan điểm của ngƣời mô tả. Có ba mô hình đã đƣợc đề cập tới để mô tả

cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô

hình vật lý trong.

Hình 5: Các mô hình của hệ thống thông tin

* Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt

Việc xây dựng hệ thống thông tin thực sự là giải pháp cứu cánh trong

việc nâng cao khả năng cạnh tranh của một doanh nghiệp trƣớc đối thủ và là

giải pháp hữu hiệu để giải quyết vấn đề mà tổ chức gặp phải. Thực tế cho

thấy một tổ chức thƣờng xây dựng hệ thống thông tin khi họ gặp phải những

vấn đề cản trở hoặc hạn chế không cho phép họ thực hiện những điều mong

đợi hay muốn có ƣu thế mới, năng lực mới để đạt đƣợc mục tiêu và nắm lấy

cơ hội trong tƣơng lai.

Hoạt động tốt hay xấu của hệ thống thông tin đƣợc đánh giá thông qua

chất lƣợng thông tin mà nó cung cấp.

Mô hình logic

(Góc nhìn quản lý)

Mô hình vật lý ngoài

(Góc nhìn sử dụng)

Mô hình vật lý trong

(Góc nhìn ký thuật)

Mô hình ổn định nhất Cái gì? Để làm gì?

Cái gì ở đâu? Khi nào?

Nhƣ thế nào? Mô hình hay thay đổi


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


Hình 5: Quá trình xử lý thông tin của hệ thống

(HTTQL: Hệ thống thông tin quản lý – NSD: Người sử dụng)

Tiêu chuẩn chất lƣợng của hệ thống thông tin nhƣ sau:

* Khả năng ứng dụng mạng trong hệ thống thông tin quản lý:

1. Ứng dụng trong quản lý bán hàng:

- Bán hàng từ chi nhánh: Một công ty muốn tăng tốc độ hệ thống tiếp

nhận đơn đặt hàng bằng cách phát triển một mạng tiếp nhận gồm các đầu

Tính dễ hiểu

Tính được bảo vệ

Tính đúng thời điểm

Độ tin cậy

Tính đầy đủ

Tính thích hợp

Thông tin nội

- Thông tin viết

- Thông tin nói

- Thông tin hình ảnh

- Thông tin dạng khác

Thông tin ngoại

- Thông tin viết

- Thông tin nói

- Thông tin hình ảnh

- Thông tin dạng khác

HTTTQL thu nhận

Xử lý các dữ liệu thô (lọc cấu trúc hoá)

Xử lý (Áp dụng các quy tắc quản lý)

Thông tin cấu trúc

Phân phát

Thông tin kết quả

NSD NSD


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


cuối đƣợc đặt ở các văn phòng chi nhánh. Từ các chi nhánh nhân viên bán

hàng có thể truy cập trực tiếp vào các máy tính lớn ở văn phòng tổng; họ có

thể nhập vào một đơn đặt hàng từ xa; xác định khả năng tài chính trên thẻ tín

dụng của khách hàng và lƣợng hàng hiện có trong kho ngay tức thời và gửi

phiếu xuất tới bộ phận bán hàng trong vài giây.

- Bán hàng trên địa bàn: Nhân viên có thể đƣợc trang bị một máy tính

xách tay có thể nhập đơn đặt hàng ở bất cứ nơi nào trong địa bàn công tác.

Họ có thể làm việc đó trong phòng ở khách sạn, trên ô tô, tại nhà của khách

hàng bằng cách kết nối không dây hoặc qua Internet Phone.

- Khả năng in ấn tại bàn làm việc: Thông qua việc chia sẻ tài nguyên

máy in trong mạng của hệ thống, nhân viên có thể in các hoá đơn, báo cáo

nhanh chóng, giảm bớt chi phí di chuyển hay mua sắm thiết bị.

.- Nhắn tin và hỗ trợ ra quyết định: Hệ thống mạng với các phần mềm

thông dụng có thể hỗ trợ nhân viên nhắn tin trao đổi với nhau và nhà quản

lý, ban lãnh đạo có thể ra quyết định tác nghiệp tốt hơn.

- Cơ sở dữ liệu trực tuyến: có thể cung cấp các thông tin hữu ích

nhằm hỗ trợ khách hàng khi mua sản phẩm của doanh nghiệp.

2. Mạng máy tính cục bộ (LAN)

- Mạng LAN (Local Area Network): nối các máy vi tính hoặc các đầu

cuối trong phạm vi địa lý hẹp (trong một văn phòng, toà nhà hoặc một khuôn

viên) bằng những đƣờng truyền riêng, truyền theo kiểu quảng bá

(Broadcasting) thông tin trên toàn mạng và thƣờng có một chủ nhân cụ thể.

- Các thành phần: Máy trạm (Workstation), Máy chủ tệp (File

Server), Máy chủ in ấn (Printer Server), Máy chủ truyền thông

(Communications Server), Dây cáp (Cabling), Cạc giao diện mạng NIC


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


(Network Interface Cards), Hệ điều hành mạng NOS (Network Operating

System).

- Cấu hình mạng LAN: Có nhiều cấu hình vật lý (Topology) nhƣ:

Mạng hình sao (Star), mạng đƣờng trục (Bus), mạng vòng (Ring), mạng

LAN hỗn hợp, mạng xƣơng sống (Backbone).

Hình 6: Sơ đồ mạng LAN hỗn hợp

* Lý do cài đặt mạng LAN: Dùng chung các thiết bị ngoại vi đắt tiền; Chia

sẻ các tệp dữ liệu; Sử dụng các phần mềm nhiều ngƣời dùng; Truyền thông

tin giữa các nhân viên với nhau không cần in ra giấy; Nhắn tin, thƣ tín điện

tử hoặc hội thoại điện tử; Truy cập vào máy tính lớn hoặc các mạng khác.

1.2. Phân tích, thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin

1.2.1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

MÁY CHỦ

TỆP Máy In

Máy trạm

Máy trạm

HUB

Máy trạm


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


- Những vấn đề về quản lý: Hệ thống quản lý cũ phát sinh những sai xót

hay những rắc rối trong quá trình vận hành, điều đó đã làm giảm hiệu quả

hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh.

- Những yêu cầu mới của nhà quản lý: Sự phát triển về tiềm lực cũng

nhƣ tăng gia về các chỉ tiêu cần đạt đƣợc trong quản lý và kinh doanh đã đặt

ra những yêu cầu nâng cấp hệ thống đã có để có thể đáp ứng đƣợc nhu cầu

của doanh nghiệp trong giai đoạn mới. Sự nhìn nhận và đánh giá của nhà

quản lý về môi trƣờng quan hệ mật thiết với doanh nghiệp cũng sẽ ảnh

hƣởng đên quyết định học tập hay áp dụng một hệ thống thông tin quản lý

hiệu quả đã đƣợc xây dựng và kiểm chứng ở đơn vị khác.

- Sự thay đổi công nghệ: Sự phát triển mới của công nghệ tác động

mạnh mẽ đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong việc đáp ứng các

yêu cầu của thị trƣờng. Bên cạnh việc giúp doanh nghiệp liên kết chặt chẽ

hơn với môi trƣờng mật thiết bên ngoài doanh nghiệp, công nghệ mới còn có

thể giúp doanh nghiệp đạt đƣợc những bƣớc tiến mới trong việc nâng cao

hiệu quả quản lý và sản xuất kinh doanh.

- Thay đổi sách lược chính trị: Dự đoán đƣợc xu thế phát triển tƣơng lai

của đơn vị mình trong môi trƣờng cạnh tranh gay gắt là cơ sở để các nhà

lãnh đạo hoạch định các chiến lƣợc phát triển một cách hiệu quả. Việc lãnh

đạo quyết định có xây dựng một hệ thống thông tin quản lý mới hay chỉ

nâng cấp từ hệ thống đã có là phƣơng tiện để nhà quản lý thƣc hiện các

đƣờng lối, sách lƣợc phát triển của mình.

Tuy nhiên, việc nhận ra yêu cầu phát triển một cách rõ ràng vẫn chƣa

là điều kiện đủ để bắt đầu phát triển một hệ thống thông tin quản lý trong

đơn vị. Nó còn tuỳ thuộc vào từng hoàn cảnh cụ thể.


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


1.2.2. Phƣơng pháp phát triển hệ thống thông tin

* Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống:

Phƣơng pháp SADT (Structured Analysis and Design Technique): Kỹ thuật

phân tích cấu trúc và thiết kế. Phƣơng pháp này xuất phát từ Mỹ.

Nguyên tắc xây dựng:

- Sử dụng các mô hình.

- Chuyển từ cái chung sang cái riêng.

Để nhận biết đƣợc những hệ thống quá phức tạp, phải loại bỏ những

đặc điểm phụ để nhận biết cho đƣợc các đặc điểm chính.

Hệ thống đƣợc nhận thức dƣới hai mức:

Mức vật lý - Mức logic

Áp dụng phƣơng thức biến đổi:

Phân cấp các chức năng phức tạp thành các chức năng nhỏ hơn và cứ

thế tiếp tục. Đi từ tổng quát đến chi tiết:

Dùng hộp đen: cái gì chƣa biết gọi là hộp đen.

- Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ

mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.

Mô hình

phân rã liên kết

thực thể liên kết

quan hệ

Mức vật lý Mức logic Sự trừu tượng hoá

Hộp đen


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


* Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin:

1. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

1.1. Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

1.2. Làm rõ yêu cầu

1.3. Đánh giá tính khả thi

1.4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

2. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

2.1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2. Nghiên cứu môi trƣờng của hệ thống thực tại

2.3. Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4. Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

2.5. Đánh giá lại tính khả thi

2.6. Sửa đổi đề xuất của dự án

2.7. Chuẩn bị trình bày báo cáo phân tích chi tiết

3. Giai đoạn 3: Thiết kế logic

3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2. Thiết kế xử lý

3.3. Thiết kế các dòng vào

3.4. Hoàn chỉnh tài liệu logic

3.5. Hợp thức hoá mô hình logic


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


4. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

4.1. Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học

4.2. Xây dựng các phƣơng án của giải pháp

4.3. Đánh giá các phƣơng án của giải pháp

4.4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về phƣơng án của giải pháp

5. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

5.1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2. Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra

5.3. Thiết kế phƣơng thức giao tác với phần tin học hoá

5.4. Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5. Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài

6. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

6.1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

6.2. Thiết kế vật lý trong

6.3. Lập trình

6.4. Thử nghiệm kiểm tra

6.5. Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống

7. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

7.1. Lập kế hoạch cài đặt

7.2. Chuyển đổi

7.3. Khai thác và bảo trì

7.4. Đánh giá


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


1.3. Một số kiến thức khoa học về hệ thống thông tin kế toán

1.3.1. Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán

Hình 7: Mô hình chu trình nghiệp vụ của một hệ thống thông tin kế toán

Chu

trình

tiêu thụ

Chu

trình

cung cấp

Chu

trình sản

xuất

Chu

trình tài

chính

Chu trình báo

cáo tài chính

Báo cáo tài chính

Các sự kiện

kinh tế

Các giao dịch


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


A – Chu trình tiêu thụ

Chức năng

Chu trình tiêu thụ ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc

tạo doanh thu.

Các sự kiện kinh tế

- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng.

- Giao hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng.

- Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng.

- Nhận tiền thanh toán.

Các hệ thống ứng dụng

- Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng.

- Hệ thống giao hàng hoá và dịch vụ.

- Hệ thống lập hoá đơn bán hàng.

- Hệ thống thu quỹ.

Các chứng từ

- Lệnh bán hàng (do bộ phận ghi nhận đặt hàng lập).

- Phiếu gửi hàng (do bộ phận gửi hàng lập).

- Hoá đơn bán hàng (do bộ phận lập hoá đơn lập).

- Phiếu thu tiền (đối với bán hàng thu tiền ngay).

- Giấy báo trả tiền do khách hàng gửi tới (đối với bán chịu), xác định số tiền

thanh toán cho khoản nợ nào.

- Chứng từ ghi nhận hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán (do bộ phận

lập hoá đơn lập).


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


- Bảng phân tích nợ theo thời gian – phân tích nợ không thu hồi đƣợc (do bộ

phận bán chịu lập) và chứng từ ghi sổ - căn cứ ghi việc xoá nợ khó đòi trên

sổ chi tiết khách hàng và tài khoản liên quan trong sổ cái (do bộ phận kế

toán lập).

Các báo cáo

- Báo cáo khách hàng: đƣợc lập định kỳ hàng tháng và gửi cho khách hàng,

liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo từng khách hàng trong tháng.

- Báo cáo phân tích nợ theo thời gian: đƣợc lập hàng tháng, phân tích nợ của

từng khách hàng theo số ngày nợ với giới hạn 30, 60, 90 ngày.

- Báo cáo nhận tiền: liệt kê toàn bộ tiền và các sec nhận đƣợc trong ngày.

Các sổ sách kế toán

- Ba nhật ký đặc biệt: nhật ký bán hàng, nhật ký giảm giá hàng bán - hàng

bán bị trả lại và nhật ký thu tiền.

- Một sổ chi tiết phải thu khách hàng: theo dõi chi tiết cho từng khách hàng.

B – Chu trình cung cấp

Chức năng

Chu trình cung cấp ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến

mua hàng hay dịch vụ.


- Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết.

- Nhận hàng hay dịch vụ.

- Xác định nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp.

- Đơn vị tiến hành thanh toán theo hoá đơn.


----------------------------------------~ ~---------------------------------------



- Hệ thống mua hàng.

- Hệ thống nhận hàng.

- Hệ thống thanh toán theo hoá đơn.

- Hệ thống chi tiền.

Các chứng từ

- Yêu cầu mua hàng (do các bộ phận bộ phận trong doanh nghiệp lập khi có

nhu cầu và gửi đến bộ phận mua hàng).

- Đơn đặt hàng (do bộ phận mua hàng lập).

- Báo cáo nhận hàng (do bộ phận nhập hàng lập).

- Chứng từ thanh toán (do bộ phận kế toán phải trả lập trên cơ sở các bản sao

chứng từ đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hoá đơn của nhà cung cấp, làm cơ

sở cho bộ phận tài vụ phát hành sec chi trả).

- Séc (do bộ phận tài vụ ký phát hành).

- Yêu cầu trả lại hàng (do ngƣời mua lập và gƣỉƣ kèm theo hàng trả lại).

Các báo cáo

- Báo cáo hoá đơn chƣa xử lý: Liệt kê các hoá đơn chƣa đƣợc thanh toán và

tổng số của nó theo từng khách hàng.

- Báo cáco chứng từ thanh toán: tóm tắt các chứng từ phải thanh toán theo

thời hạn thanh toán.

- Báo cáo yêu cầu tiền: liệt kê các chứng từ thanh toán theo ngày phải thanh

toán.

Các sổ sách kế toán

- Nhật ký ghi chép chứng từ thanh toán.

- Nhật ký ghi chép séc.


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


C – Chu trình sản xuất

Chức năng

Chu trình sản xuất ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan

đến một sự kiện kinh tế - sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất

chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ.


- Mua hàng tồn kho.

- Bán hàng tồn kho.

- Chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động và chi phí sản xuất khác trong quá

trình sản xuất.

- Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm.

- Thanh toán lƣơng.


- Hệ thống tiền lƣơng.

- Hệ thống hàng tồn kho.

- Hệ thống chi phí.

- Hệ thống tài sản cố định.

D – Chu trình tài chính

Chức năng

Chu trình cung cấp ghi chép kế toán các sự kiện liên quan đến việc

huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ, kể cả tiền mặt.


- Hoạt dộng tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tƣ và từ đi vay.

- Sử dụng vốn để tạo các tài sản mà việc sử dụng các tài sản sẽ tạo ra doanh

thu.


----------------------------------------~ ~---------------------------------------



- Hệ thống thu quỹ.

- Hệ thống chi quỹ.

E – Chu trình báo cáo tài chính

Chức năng

Chu trình báo cáo tài chính thực hiện báo cáo về các nguồn tài chính và các

kết quả đạt đƣợc từ việc sử dụng nguồn tài chính này. Đây không phải là

một chu trình hoạt động của doanh nghiệp, nó chỉ thực hiện việc thu thập dữ

liệu kế toán và dữ liệu về hoạt động của doanh nghiệp từ các chu trình

nghiệp vụ khác và xử lý dữ liệu thu đƣợc thành dạng mà từ đó có thể tạo ra

các báo cáo tài chính.


- Hệ thống sổ cái.

- Hệ thống báo cáo tài chính.

1.3.2. Sơ đồ mô tả quá trình xử lý nghiệp vụ kế toán

* Một số khái niệm cơ bản:

- Nghiệp vụ: là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động kinh

doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính hoặc số lời lãi thu về. Các

nghiệp vụ đƣợc ghi lại trong sổ nhật ký và sau đó đƣợc chuyển vào sổ cái.

- Chu trình nghiệp vụ: đƣợc hiểu là chuỗi các hoạt động lặp đi lặp lại củam

một doanh nghiệp đang hoạt động.

- Xử lý nghiệp vụ: bao gồm nhiều thao tác đa dạng mà một tổ chức cần thực

hiện nhằm trợ giúp cho các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày.


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


* Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ: (Hình 8)

Gửi

hàng

Xuất

/

Nhập

kho

Nhận

hàng

Bán

hàng

Sản

xuất

Lập

hoá

đơn

Lập

lịch

sản

xuất

Kế toán

phải trả

Nhân viên

Khách

hàng

Nhà

cung

cấp

Kế toán

phải

thu

Ghi sổ

kế toán

Kế toán

lƣơng

Mua

hàng

14

01

02

03

04

05

06 29

30

10

09

08

07 13

12

11

19

17

18

16

15

21

20

23

25

27

28

26

24

22

31


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


Chú thích các dòng dữ liệu:

01 – Đơn đặt hàng

02 – Lệnh bán hàng

03 – Lệnh bán hàng chƣa xử lý

04 – Hoá đơn bán hàng

05 – Hoá đơn bán hàng

06 – Giấy báo về tình hình công nợ còn phải thu của khách

07 – Lệnh bán hàng

08 – Đơn đặt hàng sản xuất


10 – Phiếu gửi hàng

11 – Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

12 – Phiếu giao nộp thành phẩm


14 – Phiếu gửi hàng cùng hàng hoá gửi cho ngƣời mua

15 – Kế hoạch sản xuất

16 – Báo cáo về tình hình sản xuất

17 – Yêu cầu mua hàng hoá hoặc dịch vụ

18 – Bảng chấm công, phiếu giao nộp sản phẩm

19 – Đơn đặt mua hàng của tổ chức

20 – Đơn đặt mua hàng của tổ chức

21 – Đơn đặt mua hàng

22 – Phiếu gửi hàng cùng hàng hoá do nhà cung cấp gửi tới

23 – Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp

24 – Báo cáo nhận hàng

25 – Thanh toán với nhà cung cấp


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


26 – Báo cáo chi tiền, ghi nhận thanh toán với nhà cung cấp

27 – Séc thanh toán lƣơng cho nhân viên

28 - Bảng thanh toán lƣơng

29 – Séc thanh toán kèm giấy báo trả tiền của ngƣời mua

30 – Báo cáo nhận tiền kèm theo giấy báo trả tiền của ngƣời mua

31 – Báo cáo nhận hàng cùng hàng đặt mua

* Tổng kết: Những kiến thức về Hệ thống thông tin quản lý đã phác hoạ

được tầm quan trọng và phương pháp xây dựng một ứng dụng công nghệ

thông tin hiệu quả trong doanh nghiêp. Những thông tin trình bày về hệ

thống kế toán doanh nghiệp đã mô tả chi tiết quy trình hoạt động của công

tác quản lý sản xuất kinh doanh trong một đơn vị kinh tế, làm nền tảng cho

việc xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả.

Bên cạnh đó còn có các kiến thức bổ sung, hỗ trợ từ các môn học

khoa học khác được trang bị như: Hạch toán kế toán trong doanh nghiệp;

Kinh tế thông tin; Quản trị nhân lực; Kế toán máy …


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


2. CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

2.1. Một số khái niệm cơ bản

- Phần mềm: Phần mềm là một tổng thể bao gồm 3 yếu tố:

Các chƣơng trình máy tính.

Các cấu trúc dữ liệu liên quan.

Các tài liệu hƣớng dẫn sử dụng.

(Định nghĩa của nhà tin học Mỹ Roger Pressman)

- Công nghệ phần mềm: Bao gồm một tập hợp với 3 yếu tố chủ chốt là:

Phƣơng pháp, công cụ và thủ tục; giúp cho Quản trị viên dự án có thể

kiểm sót đƣợc quá trình phát triển phần mềm và cung cấp cho kỹ sƣ phần

mềm một nền tảng để xây dựng một phần mềm có chất lƣợng cao.

Hình 9: Mô hình công nghệ phần mềm

Công nghệ

phần mềm

Chức năng Thành phần

Phƣơng pháp

Công cụ

Thủ tục

Quản

trị dự

án

Kỹ sƣ

phần

mềm


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


- Kiến trúc phần mềm:

Hình 10: Mô hình kiến trúc phần mềm

- Vòng đời phát triển của phần mềm:

Hình 11: Sơ đồ thác nước vòng đời phát triển của phần mềm

Thiết kế giao diện

Thiết kế thủ tục

Thiết kế kiến trúc

Thiết kế dữ liệu

Thiết kế chi tiết

Thiết kế sơ bộ

Khía

cạnh

kỹ

thuật

Khía cạnh

quản lý

Công nghệ HT

Phân tích

Thiết kế

Mã hoá

Kiểm thử

Bảo trì


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


2.2. Quy trình xây dựng phần mềm

(Mô tả bằng các lưu đồ hoạt động)

1 – Quy trình 1: Xác định yêu cầu phần mềm

Mở đầu

Lập kế hoạch xác định yêu cầu

Khảo sát thực tế

Phân tích nghiệp vụ

Phân tích yêu cầu ngƣời sử dụng

Tổng hợp kết quả

Mô tả hoạt động

Kết thúc


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


2 – Quy trình 2: Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm

Mở đầu

Đề xuất dự án phần mềm

Giải pháp kỹ thuật

Xây dựng và ký kết HĐPM

Tổng hợp và kết thúc DAPM

Theo dõi dự án phần mềm

Kết thúc

Khách hàng lựa

chọn

Thanh toán, thanh lý HĐPM

Có

Không


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


3 – Quy trình 3: Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm

Mở đầu

Lập kế hoạch

Xây dựng đặc tả phần mềm

Thiết kế kiến trúc

Tổng hợp kết quả thiết kế

Thiết kế mức cao

Kết thúc

Thông qua

Thiết kế kỹ thuật

Có

Không


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


4 – Quy trình 4: Lập trình phần mềm

Mở đầu

Lập kế hoạch

Kiểm tra công cụ lập trình

Lập trình thƣ viện


Lập trình module

Kết thúc

Lỗi TEST

Viết tài liệu

Có

Không

Tích hợp


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


5 – Quy trình 5: Test phần mềm

Mở đầu

Lập kế hoạch Test

Lập kịch bản Test

Tổng hợp kết quả thiết kế

Thiết kế mức cao

Kết thúc

Thông qua

Thiết kế kỹ thuật

Có

Không


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


6 – Quy trình 6: Triển khai kỹ thuật

Mở đầu

Lập kế hoạch triển khai

Xây dựng giải pháp và quá trình


Đào tạo sử dụng

Kết thúc

Thông qua

Vận hành hệ thống

Cài đặt hệ thống Có

Không


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


7 – Quy trình 7: Quản trị dự án phần mềm

* Tổng kết: Những kiến thức về quy trình xây dựng một phần mềm thương

mại trong nền công nghiệp phần mềm đang phát triển rầm rộ hiện nay đã

vạch ra con đường và quy cách tiến hành xây dựng một sản phẩm phần mềm

vừa đảm bảo được các yêu cầu đặt ra từ phía khách hàng, vừa tiết kiệm

được một khoản lớn các chi phí có thể phát sinh trong quá trình xây dưng.

Mở đầu

Khởi động dự án

Quản lý

nguồn lực

của dự án

Xử lý các

tình huống

bất

thƣờng

Quản lý

sản phẩm

của dự án

Kết thúc

Kế hoạch đƣợc

duyệt

Tổng hợp kết quả dự án

Quản lý

tiến trình

dự án

Đúng

Sai


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


B. XÂY DỰNG HỆ THỐNG

1. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ

1.1. Phân tích chi tiết

* Mục đích: Hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định

những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi

và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ

thống thông tin mới phải đạt đƣợc.

Hình 12: Các bước của giai đoạn phân tích hệ thống

1.0

Xác định

các yêu

cầu hệ

thống

2.0

Cấu trúc

hoá các

yêu cầu

3.0

Tìm và lựa

chọn các

giải pháp

Hồ sơ dự án

Kế hoạch xây dựng

HTTT, lịch phân tích HT,

yêu cầu dịch vụ của HT

…

Các yêu cầu HT

Ghi chép phỏng vấn; kết

quả quan sát, khảo sát;

Các mẫu thu được …

Mô tả về HT hiện tại

và HT mới

Mô tả về HT mới

Chiến lược đề xuất

cho HT mới


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


1.1.1. Mô hình hoá hệ thống

- Sơ đồ luồng thông tin (IFD):

Các ký pháp:

+ Xử lý:

+ Kho lưu trữ dữ liệu:

+ Dòng thông tin: + Điều khiển:

Thủ công Giao tác

ngƣời - máy

Tin học hoá

toàn phần

Thủ công Tin học hoá

Tài liệu


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


Sơ đồ:

Thời điểm Đối tác Nhân viên Lãnh đạo

Nhập hàng

Mua hàng

Hàng hoá

của nhà

cung cấp

Nhập hàng

Hàng hoá,

hoá đơn

Kho

hàn

Hàng hoá

Bán hàng

Hoá đơn

Hàng hoá

bán

Kho

hoá

đơn


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


Cuối kỳ

- Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD):

Ký pháp:

Tài liệu kết

quả và báo

cáo

Tính

toán

và

phân

tích

Lập

và

nộp

báo

cáo

Tên ngƣời/bộ phận

phát/nhận tin

Tên tiến

trình xử

lý

Tệp dữ liệu

Nguồn hoặc đích

Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý

Kho dữ liệu

Tên dòng dữ liệu


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


Sơ đồ ngữ cảnh:

3.1

Lập báo

cáo

1.1

Quản lý

mua

hàng

2.1

Quản lý

bán

hàng

4.1

Hỗ trợ

khách

hàng

Nhà cung cấp Lãnh đạo

Khách hàng

- Tệp hoá đơn

- Các tệp danh

mục …

Hàng

hoá

Hoá

đơn

mua,

Tiền

thanh

toán

Dữ liệu

mua hàng

Dữ liệu

bán hàng

Các báo cáo

Yêu cầu quản lý

Danh sách

giỏ hàng

Danh sách

hàng mua,

Tiền thanh

toán

Hoá đơn

bán hàng,

hàng hoá

Yêu cầu hỗ trợ

Kết quả hỗ trợ


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


* Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường

dùng nhất để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Chúng thể hiện hai

mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh của hệ thống.

* Thực chất hoạt động chính của module Hỗ trợ khách hàng sử

dụng hệ thống mạng LAN tại cửa hàng và kết nối mạng Internet chính là

mô phỏng các quá trình tra cứu và lập hoá đơn của phần mềm Quản lý

bán hàng tại máy chủ. Việc liên hệ giữa khách hàng và đơn vị có thể

thông qua thư điện tử hoặc bằng một module góp ý trực tiếp trên trang

web. Như vậy với các kết quả phân tích và thiết kế cho phần mềm quản lý

bán hàng thì việc thể hiện một số module hỗ trợ bằng ngôn ngữ kịch bản

trên máy chủ ASP là hoàn toàn có thể thực hiện dễ dàng.

1.1.2. Môi trƣờng của hệ thống

Môi trường ngoài:

- Nhà nƣớc: Ban hành luật pháp, các chính sách khuyến khích và hỗ trợ

các doanh nghiệp phát triển sản xuất kinh doanh nhằm góp phần phát triển

kinh tế và thực hiện các chính sách chiến lƣợc phát triển đất nƣớc. Cơ quan

quản lý nhà nƣớc tại địa bàn và trong ngành có sự tác động tới quá trình bán

hàng của doanh nghiệp đặc biệt là cơ quan thuế của nhà nƣớc.

- Các đối thủ cạnh tranh: Xu thế công nghệ trong ngành phát triển tạo

cơ hội cho các doanh nghiệp tiếp cận và ứng dụng phƣơng tiện hiện đại để

nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vì thế để cạnh tranh đƣợc trong thị trƣờng thì

đơn vị cần kịp thời phát triển hệ thống thông tin quản lý của mình.

Môi trường tổ chức:


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


- Các thông tin về tổ chức: Đã đƣợc giới thiệu trong phần I.A - Tổng

quan về cơ sở thực tập. Một đơn vị kinh doanh nhiều loại mặt hàng và dịch

vụ có tính chất khác nhau: Hàng điện tử, phần mềm, dịch vụ đào tạo …

- Các đối tác: Các bạn hàng gồm khách hàng và các nhà cung cấp luôn

muốn chất lƣợng bán hàng và cung cấp dịch vụ ngày đƣợc nâng cao. Các đối

tác có thể áp dụng các công nghệ kỹ thuật tiên tiến hiện đại, vì thế đơn vị

muốn nâng cao chất lƣợng của các quá trình tƣơng tác (ví dụ nhƣ đặt hàng)

thì cần chú trọng phát triển hệ thống thông tin quản lý.

Môi trường vật lý:

- Phân bố thành viên sử dụng: Các nhân viên và ban lãnh đạo quản lý

đều tham gia sử dụng hệ thống quản lý bán hàng. Tuy nhiên về vị trí làm

việc vật lý thì họ ở những phòng khác nhau trong công ty và có thể cách xa

địa lý rất nhiều. Vì thế việc tổ chức xử lý dữ liệu bằng các công cụ văn

phòng nhƣ Excel hay Word đã tiêu tốn rất nhiều chi phí thời gian và chi phí

vận chuyển tài liệu.

- Các khách hàng có thể liên lạc gián tiếp với đơn vị thông qua hình

thức điện thoại, tuy nhiên hoạt động này gây khá nhiều tốn kém cho khách

hàng đồng thời hiệu quả giải quyết vấn đề không cao.

- Do tính bảo mật chƣa cao và tính tự động hoá trong quản lý chƣa

đƣợc áp dụng nên việc lƣu trữ dữ liệu vẫn là thủ công bán tự động.

Môi trường kỹ thuật:

- Công ty VISTCO có trang bị một hệ thống máy tính mạng LAN

nhƣng yếu tố mạng hầu nhƣ phục vụ cho mục đích chia sẻ tài nguyên hệ

thống, còn việc quản lý bằng các phần mềm là chƣa rõ rệt.

- Về nhân sự phát triển và khai thác hệ thống thì VISTCO là một đơn vị

đang có một đội ngũ nhân viên có trình độ tin học khá tốt.


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


1.1.3. Xác định các yếu tố giải pháp

Vấn đề

Nguyên nhân Mục tiêu Giải pháp

Thời gian, chi

phí cho quản lý

bán hàng bán tự

động khá nhiều.

Do đó hiệu quả

kinh doanh chƣa

đạt cao.

Việc lƣu trữ và

xử lý dữ liệu chủ

yếu bằng công cụ

Excel và Word.

Chƣa sử dụng

phần mềm quản

lý chuyên biệt

hiệu quả.

Nâng cao tốc độ

xử lý nghiệp vụ

và giảm thiểu chi

phí cho các sự cố

phát sinh.

Áp dụng một

phần mềm quản

lý bán hàng thực

sự hiệu quả, có

thể đáp ứng đƣợc

các yêu cầu của

đơn vị.

Chƣa thống nhất

quản lý các quá

trình kinh doanh

các loại mặt hàng

có tính chất khác

nhau trong cùng

một tổ chức.

Chƣa định nghĩa

và phân nhóm

hàng hoá một

cách khoa học

nên chƣa quản lý

dữ liệu chung

đƣợc.

Thống nhất quá

trình cập nhật dữ

liệu và báo cáo

tình hình nhập

xuất hàng nhằm

giảm thời gian và

các chi phí.

Xây dựng một

phƣơng pháp

quản lý cơ sở dữ

liệu khoa học gắn

liền với một hệ

thống truy cập và

xử lý hiệu quả.

Mối liên hệ với

khách hàng và

các nhà cung cấp

chƣa tận dụng

thực sự hiệu quả

lợi thế của mạng

Internet

Hệ thống bán

hàng và quản lý

quan hệ khách

hàng không

thống nhất dữ

liệu và hoạt

động. Chƣa có

cầu nối điện tử

hiệu quả giữa

khách hàng và

doanh nghiệp.

Nâng cao hiệu

quả liên minh,

liên kết kinh

doanh và chất

lƣợng phục vụ

nhu cầu và thu

hút khách hàng

của đơn vị.

Xây dựng hệ

thống quản lý

bán hàng điện tử

gắn liền với hệ

thống hỗ trợ

khách hàng qua

mạng Internet.


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


1.2. Thiết kế logic

* Mục đích: Xác định một cách chi tiết, chính xác những cái gì mà hệ thống

mới phải làm để đạt đƣợc những mục tiêu đã đƣợc thiết lập từ giai đoạn

phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộc của môi trƣờng..

Hình 13: Các bước của giai đoạn thiết kế logic

1.0

Thiết kế

biểu mẫu

và báo cáo

2.0

Thiết kế

các giao

diện và hội

thoại

3.0

Thiết kế cơ

sở dữ liệu

logic

Hồ sơ dự án

Các dòng dữ liệu,

các mô hình E – R,

các mẫu …

Đầu vào/ra, cá

mô hình dữ

liệu, mô hình

tiến trình

Lựa chọn

vật mang

cho đầu

vào/ra,

khuôn

dạng các

biểu mẫu

và báo

cáo

Các thực đơn, biểu

tượng…, giao diện và

các đặc tả hội thoại

Các dòng dữ liệu, Kho

dữ liệu, Sơ đồ E – R,

Các đầu vào/ra

Các quan hệ đa

chuẩn hoá


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


1.2.1. Thiết kế Cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin đầu ra

Sau khi thực hiện chuẩn hoá từ mức 1 đến mức 3 và xác định liên

hệ logic giữa các tệp, ta được sơ đồ cấu trúc dữ liệu cơ bản của hệ thống

bán hàng như sau:

HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG

Số hoá đơn Mã khách

hàng

Phƣơng thức

thanh toán

Ngày bán Ngƣời bán

KHÁCH HÀNG

Mã khách

hàng

Tên khách

hàng

Địa chỉ

khách hàng

HÀNG HOÁ

Mã hàng hoá Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá

HOÁ ĐƠN NHẬP HÀNG

Số hoá đơn Mã nhà cung

cấp

Phƣơng thức

thanh toán

Ngày nhập Ngƣời

nhập

NHÀ CUNG CẤP

Mã nhà cung

cấp

Tên nhà cung

cấp

Địa chỉ nhà

cung cấp

HÀNG NHẬP

Số hoá đơn Mã hàng hoá Số lƣợng

Số hoá đơn Mã hàng hoá Số lƣợng

HÀNG BÁN


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


* Mô tả:

- Gồm các bảng dữ liệu với tên tƣơng ứng.

- Mỗi bảng thể hiện những trƣờng chính cơ bản.

- Các trƣờng có thể là khoá chính (In nghiêng và gạch chân) hoặc có

thể là khoá ngoại (In nghiêng).

- Các bảng có quan hệ với nhau thông qua liên kết giữa các khoá với

nhau: Một Nhiều.

- Các bảng đƣợc xây dựng phải đảm bảo nguyên tắc vẹn toàn thực thể.

Khoá chính phải có giá trị (khác NULL) và không có khoá ngoại lai

bơ vơ. Tính toàn vẹn giúp cho việc thao tác trên cơ sở dữ liệu đảm

bảo đƣợc các ràng buộc và giảm thiểu số thao tác thực hiện cập nhật.

* Ngoài những tệp cơ bản trên ra còn có nhiều tệp dữ liệu khác có

liên quan đến quá trình quản lý bán hàng cũng như những tệp cần thiết của

cá module hệ thống đảm bảo các yêu cầu đã đề ra.(Ví dụ như: Tệp tài khoản

nhân viên, tệp tham số hệ thống, tệp cấu hình giao diện chức năng …)

* Kiểm tra và hợp lệ hoá dữ liệu:

- Việc xây dựng các kiểu dữ liệu cho các trƣờng trong các bảng cần

phù hợp với thực tế và các quy tắc chung. Phân loại trƣòng có thể nhƣ

sau: Mã số, Tên, thông tin khác: Kiểu xâu ký tự (Text hay Text);

Ngày tháng, giờ (Date hoặc Time); Giá trị tính toán hay đo đếm: Kiểu

số (Number, Integer, Single ...); Thông tin kiểm tra: Kiểu đúng sai

(Boolean); Mật khẩu: Kiểu password (Che dấu mắt nhìn) ...

- Áp dụng các loại kiểm tra dữ liệu nhập vào hợp lệ với khai báo.


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


1.2.2. Thiết kế sơ đồ mạng máy tính


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


1.2.3. Thiết kế logic xử lý

- Đồng bộ các sự kiện quản lý bán hàng của hệ thống

Thời điểm bắt đầu

Cài đặt tham số và

chuyển đổi dữ liệu

Quản lý hoạt

động Nhập

hàng

Quản lý hoạt

động Bán hàng

Kho dữ liệu

Phân tích, xử lý và

đề ra các quyết định

Thống kê, lập và in

các báo cáo

Đầu kỳ kinh doanh

Trong kỳ kinh doanh

Cuối kỳ kinh doanh

Quyết định

nhập hàng

Quyết định

bán hàng Thông tin

tra cứu

Dữ liệu

thống kê Dữ liệu

Nhập hàng

Dữ liệu

Bán hàng

Chuyển các kết quả

cho kỳ kinh doanh

tiếp theo


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


- Phân tích tra cứu

Là tìm hiểu xem bằng cách nào để có đƣợc những thông tin đầu ra từ

các tệp đã đƣợc thiết kế. Những thông tin này cung cấp cho các biểu mẫu,

hóa đơn, báo cáo hay danh sách các kết quả tìm kiếm. Phƣơng pháp sử dụng

là dựa vào mối quan hệ liên kết giữa các bảng dữ liệu để lấy thông tin về đối

tƣợng của từng bảng. Từ một bảng ta có thể dựa vào giá trị khoá ngoại của

đối tƣợng để truy xuất đến giá trị khoá chính duy nhất ở bảng khác. Với

khoá chính đó có thể xác định đƣợc các thông tin của đối tƣợng đƣợc lƣu trữ

giá trị trong các trƣờng khác tƣơng ứng với khoá chính.

Ví dụ về việc tra cứu thông tin (tên trƣờng đƣợc in đậm) của một

hoá đơn bán hàng nhƣ sau:


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


* Cụ thể ta đƣợc các thông tin sau:

Số hoá đơn – Ngày bán

Phƣơng thức thanh toán

Mã số và tên nhân viên

Tên và địa chỉ khách hàng

Danh mục hàng hoá đƣợc bán (khách hàng mua):

Mã hàng hoá, Tên hàng hoá, Đơn vị tính, Số lƣợng, Đơn giá.

- Phân tích cập nhật

Tệp dữ liệu

Loại cập nhật Sự kiện phát sinh

NHÀ CUNG CẤP

Thêm Mở rộng số lƣợng nhà cung cấp.

Xoá Ngừng nhập hàng từ nhà cung cấp.

Sửa Thay đổi thông tin về nhà cung cấp.

HOÁ ĐƠN NHẬP

Thêm Có sự kiện cập nhật thêm hàng hoá.

Xoá Huỷ hoá đơn mua hàng.

Sửa Cập nhật thông tin hoá đơn nhập.

HÀNG HOÁ

Thêm Mở rộng thêm loại mặt hàng hoá

kinh doanh.

Xoá Ngừng kinh doanh một loại mặt hàng

Sửa Cập nhật số lƣợng, thông tin về mặt

hàng kinh doanh.

KHÁCH HÀNG Thêm Có khách hàng đăng ký là khách


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


hàng thƣờng xuyên của đơn vị.

Xoá Có khách hàng huỷ liên kết thƣờng

xuyên với đơn vị.

Sửa Khách hàng có sự thay đổi thông tin

HOÁ ĐƠN BÁN

Thêm Có khách hàng đăng ký mua hàng

của đơn vị.

Xoá

Huỷ hoá đơn mua hàng do khách

hàng thay đổi hoặc đơn vị quyết định

không bán hàng theo hoá đơn đó.

Sửa Có sự kiện thay đổi nội dung hoá

đơn: Mặt hàng, số lƣợng …

1.3. Đề xuất các phƣơng án của giải pháp

- Biên giới phần tin học hoá: Toàn bộ quá trình quản lý bán hàng.

- Các ràng buộc: Việc đầu tƣ cho triển khai hệ thống và hƣớng dẫn sử dụng

cho các nhân viên hoàn toàn nằm trong sự khả thi của không chỉ công ty

VISTCO mà còn của rất nhiều cửa hàng, công ty kinh doanh vừa và nhỏ.

1.4. Thiết kế vật lý ngoài

1.4.1. Một số nguyên tắc thực hiện

- Đảm bảo rằng ngƣời sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống. Có nghĩa là,

anh ta luôn có thể thông báo cho hệ thống những việc phải thực hiện.

- Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của ngƣời sử dụng.

- Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã đƣợc dùng.

- Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng tạo

thành hệ thống.


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


- Cung cấp thông tin tƣ liệu trên màn hình.

- Giảm tới mức tối thiểu lƣợng thông tin mà ngƣời sử dụng phải nhớ trong

khi sử dụng hệ thống.

- Dựa vào những quy tắc đã đƣợc chấp nhận về đồ hoạ, ký hoạ khi thể hiện

thông tin trên màn hình hoặc trên giấy.

1.4.2. Thiết kế vật lý các dầu ra

* Mẫu chung cần tuân thủ của các vật mang như sau:

Các hoá đơn mua – bán hàng


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


Các báo cáo thống kê gửi lãnh đạo


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


1.4.3. Thiết kế giao diện vào


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


1.4.4. Thiết kế cách thức giao tác

* Giao tác bằng chuột

Sử dụng con trỏ chuột để nhấn trái chuột lên các nút bấm (Button)

hoặc các biểu tƣợng để thực hiện các chức năng hay khởi động các

module chƣơng trình.

Sử dụng con trỏ chuột để chọn các mục trong danh sách lựa chọn hoặc

lựa chọn các hộp nhập văn bản để cập nhật thông tin.

* Giao tác bằng bàn phím

Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển trên các danh sách dữ liệu.

Sử dụng phím Tab để di chuyển giữa các nút bấm và các điều khiển

trên biểu mẫu Form của chƣơng trình.

Trên các biểu mẫu thì nút ENTER là phím tắt mặc định để thực hiện

một chức năng quan trọng nhất của biểu mẫu. Nút ESC để kết thúc

đóng biểu mẫu chức năng đó lại.

Sử dụng các phím chức năng cơ bản để thực hiện các thao tác sử dụng

trên biểu mẫu: F1 Thêm mới; F2 Sửa đổi; F3 Xoá bỏ; F4

Huỷ bỏ; F5 Ghi nhớ; F8, F9 Xem bảng và In báo cáo;

* Giao tác bằng thực đơn

Sử dụng tổ hợp phím Alt – Num (Num là các phím số từ 1 đến 9) để

thực hiện các chức năng của các Menu thực đơn của chƣơng trình.

2. TRIỂN KHAI HỆ THỐNG

* Mục đích: Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đƣa ra các

quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ

chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới bản ghi của các tệp và

những chƣơng trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin.


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


Việc viết các chƣơng trình máy tính, thử nghiệm các chƣơng trình, các

module và toàn bộ hệ thống cũng đƣợc thực hiện trong giai đoạn này.

2.1. Thiết kế vật lý trong

* Mục đích: Bảo đảm độ chính xác của thông tin và làm hệ thống mềm

dẻo, ít chi phí.

2.1.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong

Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

1.0

Viết

phần

mềm

3.0

Chuyển

đổi hệ

thống

4.0

Tài liệu

hệ

thống

Hồ sơ dự án

Các chương trình và

thủ tục, dữ liệu và kế

hoạch thử nghiệm

2.0

Thử phần

mềm

6.0

Thiết kế

các thủ

tục hỗ

trợ

5.0

Đào tạo

ngƣời sử

dụng

Các chương trình và

thủ tục

Kết quả thử

nghiệm

Các hệ thống mới,

cũ, các chương

trình chuyển đổi

Kế hoạch và kết quả

chuyển đổi

Đặc tả thiết kế logic và

vật lý

Tài liệu hệ thống và

người sử dụng

Các chương trình hiện

có, sơ đồ cấu trúc và

các đặc tả vật lý khác

Tài liệu, kế hoạch đào

tạo, chuyển đổi

Các kế hoạch hỗ trợ

người sử dụng

Kế hoạch, các

module đào tạo

Tài liệu và các đặc

tả thiết kế logic


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: là một phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo

ra, lƣu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ

một số cơ sở dữ liệu.

- Có nhiều loại hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhƣ: MS Access, SQL server,

Oracle, MySQL, FoxPro, dBASE … và có thể kể cả Microsoft Excel nữa.

- Những lý do lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access cho hệ

thống bán hàng điện tử thông minh IESS:

1. Là hệ quản trị thông dụng nhất trên các máy tính cá nhân hiện nay, vì

thế có nhiều ngƣời biết và ƣa thích sử dụng.

2. Đƣợc tích hợp trong bộ Microsoft Offices của hãng Microsoft nổi

tiếng, đƣợc cài đặt hầu hết trên các hệ điều hành Window trên thế giới

và ở Việt nam. Do đó việc cài đặt hay mua bản quyền thêm đối với tổ

chức áp dụng sẽ đơn giản hơn.

3. Cung cấp công cụ xây dựng có sở dữ liệu cho hệ thống một cách đơn

giản và hữu hiệu rất tốt.

4. Khả năng truy cập, xử lý và bảo mật rất tốt. Có thể đảm bảo đƣợc các

quy tắc chuẩn trong việc thiết kế và cập nhật số liệu.

5. Tƣơng thích với rất nhiều ngôn ngữ lập trình và ngôn ngữ khai thác

dữ liệu. Và có thể chuyển đổi hay liên kết với các loại hệ quản trị dữ

liệu khác rất cao, đặc biệt là việc chuyển đổi dữ liệu giữa các công cụ

của bộ Microsoft Offices.

- Phiên bản sử dụng thông dụng nhất hiện nay, có thể thích nghi đƣợc nhiều

ngôn ngữ lập trình, đó là Microsoft Access 97 – 2000.

Các bảng dữ liệu chính của hệ thống

Tên Kiểu Độ Mô tả


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


trƣờng dữ liệu rộng trƣờng

Bảng Tài Khoản

MaTaiKhoan Text 5 Mã tài khoản

TenTaiKhoan Text 20 Tên tài khoản nhân viên

MatKhau Text 12 Mật khẩu bảo mật

Bảng Tham Số

MaThamSo Text 5 Mã tham số

TenThamSo Text 20 Tên mô tả tham số

GiaTri Text 200 Giá trị của tham số

Bảng Nhóm Hàng Hoá

MaNhomH Text 5 Mã phân nhóm hàng

TenNhomH Text 20 Tên nhóm hàng

MoTa Text 200 Mô tả về nhóm

MaNhomCha Text 5 Mã nhóm cấp trên

Bảng Nhóm Khách Hàng

MaNhomKH Text 5 Mã nhóm khách hàng

TenNhomKH Text 20 Tên nhóm khách hàng

MoTa Text 200 Mô tả về nhóm

MaNhomCha Text 5 Mã nhóm cấp trên trực tiếp

Bảng Nhóm Nhà Cung Cấp

MaNhomNCC Text 5 Mã nhóm nhà cung cấp

TenNhomNCC Text 20 Tên nhóm nhà cung cấp

MoTa Text 200 Thông tin mô tả nhóm


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


MaNhomCha Text 5 Mã nhóm cấp trên trực tiếp

Bảng Quầy Hàng

MaQuay Text 5 Mã quầy bán hàng

TenQuay Text 20 Tên gọi của quầy

MoTa Text 100 Mô tả về quầy

Bảng Kho Hàng

MaKho Text 5 Mã kho chứa hàng

TenKho Text 20 Tên của kho

MoTa Text 100 Mô tả về kho

Bảng Hàng Hoá

MaHang Text 5 Mã sô mặt hàng hoá

TenHang Text 50 Tên gọi loại hàng hoá

DonVi Text 10 Đơn vị tính của số lƣợng

GiaBan Number 10 Giá bán ra / 1 đơn vị

GiaMua Number 10 Giá mua vào / 1 đơn vị

Bảng Khách Hàng

MaKhach Text 5

TenKhachHang Text 50

DiaChi Text 100

DienThoai Text 15

ThongTin Text 200

Bảng Nhà Cung Cấp

MaNCC Text 5

TenNhaCC Text 50

DiaChi Text 100


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


DienThoai Text 15

ThongTin Text 200

Bảng Hình thức thanh toán

MaThanhToan Text 5

TenHinhThuc Text 20

MoTa Text 100

Bảng Hoá đơn Mua hàng kiêm Phiếu nhập kho

MaHD Text 5

NgayMua Date/Time 10

MaNhanVien Text 5

MaNCC Text 5

ThueVAT Number 5

MaQuay Text 5

MaKho Text 5

MaThanhToan Text 5

NgayThanhToan Date/Time 10

Bảng Danh Mục Hàng Mua

MaHang Text 5

MaHD Text 5

SoLuong Number 10

Bảng Hoá đơn Bán hàng kiêm Phiếu xuất kho

MaHD Text 5

NgayBan Date/Time 10

MaNhanVien Text 5


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


MaKhach Text 5

ThueVAT Number 5

MaQuay Text 5

MaKho Text 5

MaThanhToan Text 5

NgayThanhToan Date/Time 10

Bảng Danh Mục Hàng Bán

MaHang Text 5

MaHD Text 5

SoLuong Number 10

- Các trƣờng in đậm là khoá chính của bảng, in nghiêng là khoá phụ (ngoại

lai) của bảng.

- Ngoài những bảng chính trên, còn có những bảng dữ liệu của cơ sở dữ liệu

dùng để cài đặt cấu hình giao diện hệ thống nhƣ: Bảng danh mục chức năng;

Bảng danh mục dữ liệu thƣ giãn, giải trí …


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


2.1.2. Thiết kế các nhiệm vụ giao tác ngƣời – máy

Nghiệp

vụ

Nhiệm vụ -

Ngƣời

Nhiệm vụ -

Máy

Thông tin hiện ra

Cấu hình

hệ thống

- Lựa chọn và

thay đổi các

thông tin.

- Mở chức năng.

- Cập nhật dữ liệu.

- Hiện lại cấu hình

hệ thống mới.

- Các tham số hệ

thống.

- Các giao diện hệ

thống.

Quản lý

nhập hàng

- Nhập thông tin

nhà cung cấp.

- Nhập thông tin

hàng hoá.

- Nhập thông tin

mua hàng.

- Mở các Form.

- Hiện danh sách

nhà cung cấp.

- Hiện thông tin

hàng hoá.

- Lƣu trữ dữ liệu.

- Giao diện các Form.

- Hiện các thông tin.

- Đƣa ra các thông

báo.

- Hiện các kết quả

phân tích, tìm kiếm.

Quản lý

bán hàng

- Nhập thông tin

khách hàng.

- Nhập thông tin

bán hàng.

- Mở các Form.

- Hiện danh sách

khách hàng.

- Hiện hoá đơn

bán hàng.

- Lƣu trữ dữ liệu.

- Giao diện các Form.

- Hiện các thông tin.

- Đƣa ra các thông

báo.

- Hiện các kết quả

phân tích, tìm kiếm.

Thống kê,

Báo cáo

- Chọn chức

năng báo cáo.

- Nhập các tiêu

chí báo cáo.

- Hiện các Form

báo cáo.

- Hiện các thông

tin kết quả.

- Thông tin các tiêu

thức, chỉ tiêu.

- Thông tin kết quả.

Trợ giúp

sử dụng

- Chọn các chức

năng.

- Đáp ứng hiện

các thông tin.

- Các chƣơng trình trợ

giúp, giải trí …


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


2.2. Lập trình phần mềm

2.2.1. Lựa chọn ngôn ngữ lập trình

Có nhiều ngôn ngữ lập trình phần mềm nhưng Visual Basic là một

công cụ thông dụng nhất, đa năng nhất, vì nó là sản phẩm, ngôn ngữ

lập trình chính của hãng Microsoft, cha đẻ của hệ điều hành Window

và bộ công cụ Microsoft Offices.

Visual Basic (VB) có những ưu điểm sau:

- Ngôn ngữ trong sáng, dễ hiểu, dễ sử dụng, dễ thiết kế.

- Có nhiều module chƣơng trình nhỏ tiện ích đƣợc cung cấp miễn

phí cho mục đích tham khảo và tích hợp.

- Có thể truy vấn và cập nhật đƣợc nhiều loại hệ quản trị cơ sở dữ

liệu thông dụng. Có thể xuất và xử lý các kết quả trên nhiều

phƣơng tiện, công cụ lƣu trữ thông tin.

- Hỗ trợ lập trình Module, lập trình hƣớng đối tƣợng (Class), kết

nối dữ liệu theo nhiều kiểu (DAO, ADO, RDO …).

- Có thể thích nghi với những công nghệ mạng LAN, mạng toàn

cầu NET (thông qua các trang ASP) và các công nghệ của

tƣơng lai nhƣ: XML, ...

- VB và Access là sự kết hợp tuyệt vời mà tập đoàn Microsoft

muốn cung cấp cho toàn thế giới.


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


2.2.2. Giải thuật lập trình các module chính

Cấu hình giao diện

- Cấu hình chức năng

Bắt đầu

Lựa chọn công cụ

cấu hình giao diện

Lựa chọn chức năng

cần cập nhật

Cập nhật thay đổi

thông tin.

Ghi nhớ thay đổi

Thay đổi

tiếp?

Thoát và khởi động

lại hệ thống.

Kết thúc

Không

Có


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


- Lựa chọn mẫu phiếu

Bắt đầu


xuất mẫu phiếu

Lựa chọn mẫu phiếu

(hoá đơn, báo cáo)

Xem thử

Có đồng ý

hay

không?

Cài đặt thông tin cố

định in trên phiếu

Kết thúc

Có

Không

Kết thúc chức năng


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


Bảo mật mức tài khoản

- Đăng nhập tài khoản


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


- Phân quyền tài khoản

Bắt đầu

Lựa chọn công cụ phân

quyền tài khoản

Lựa chọn tài khoản cấp

dƣới cần phân quyền

Chọn loại tài khoản cấp dƣới và lọc các

quyền hạn trong danh sách cho phép

Có tiếp

tục hay

không?

Cài đặt thông tin cố

định in trên phiếu

Kết thúc

Có

Không


Đăng nhập tài khoản

với một số quyền hạn

Đƣợc phép

phân

quyền?

Đúng

Sai


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


Phân nhóm đối tượng

* Đối tƣợng là: Khách hàng, Nhà cung cấp, Mặt hàng ...

Bắt đầu

Lựa chọn công cụ phân

nhóm đối tƣợng

Tạo một nhóm mới

Xác định nhóm cấp trên

trực thuộc trực tiếp

Có tiếp

tục hay

không?

Kết thúc

Có

Không

Kết thúc đóng chức năng

Cập nhật thông tin cho

nhóm mới


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


Cập nhật mới đối tượng

Bắt đầu

Lựa chọn công cụ cập nhật

thông tin về đối tƣợng

Lựa chọn đối tƣợng cần

cập nhật dữ liệu

Kết thúc

Có

Không


Cập nhật

thông tin mới

Có tiếp

tục hay

không?

Thêm mới

đối tƣợng?

Xoá bỏ

đối tƣợng?

Làm trống các ô

Textbox

Có chắc

chắn xoá

Ghi nhớ cập nhật

Thực hiện xoá Không

Sai

Có

Đúng

Đúng

Sai

Dữ liệu

hợp lệ?

Đúng

Sai


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


Tìm kiếm đối tượng

Bắt đầu

Lựa chọn công cụ tìm kiếm đối tƣợng

Lựa chọn các tiêu thức tìm kiếm

Tìm thấy

dữ liệu?

Kết thúc

Đúng

Sai


Thực hiện lệnh tìm kíêm

Tiếp tục

tìm kiếm?

Hiện kết quả tìm kiếm

Đúng

Sai


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


Quản lý hoá đơn kiêm phiếu

Bắt đầu


quản lý hoá đơn

Mở bảng dữ liệu

danh sách hoá đơn

Muốn

thanh toán

hoá đơn?

Lựa chọn và Thực

hiện thanh toán

Kết thúc

Có

Không


Có thay

đổi nội

dung cố

định?

Mở chức năng và

thay đổi

Cập nhật thông

tin cho hoá đơn

Tạo một

hoá đơn

mới?

Mở Form và tạo hoá

đơn mới

Có tiếp

tục hay

không? Có

Không

Sai

Đúng

Sai

Đúng


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


Thống kê - Báo cáo

Bắt đầu

Lựa chọn công cụ báo cáo

Lựa chọn các tiêu

thức báo cáo

Xem kết quả báo cáo

Kết thúc

Đúng

Sai


Báo cáo tổng

kết cuối kỳ?

Chọn kỳ cần báo cáo

Có In báo cáo

hay không?

Thực hiện In báo cáo

Có tiếp

tục hay

không? Có

Không

Sai

Có

Không

Mở chức năng báo

cáo nhiều chiều

Thực hiện lệnh

báo cáo


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


CHƢƠNG III

GIỚI THIỆU GIAO DIỆN PHẦN MỀM

IESS - HỆ THỐNG BÁN HÀNG ĐIỆN TỬ THÔNG MINH

A. PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG - SERVER

1. CẤU HÌNH HỆ THỐNG

* Đây là giao diện toàn phần của năm (5) chức năng chính mà phần mềm

bán hàng cung cấp: Với mỗi chức năng trên Thực đơn Menu nằm ngang sẽ

mở ra một Form có một thực đơn nằm bên trái để lựa chọn các công cụ sử

dụng bằng chuột hay bàn phím. Vùng trắng trống ở giữa sẽ là các Form


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


tƣơng ứng thực hiện các chức năng của công cụ đƣợc chọn. Chỉ khi thoát

khỏi các Form này mới có thể thao tác trên Form giao diện lớn.

1.1. Tham số hệ thống

1.2. Tài khoản sử dụng


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


1.3. Cấu hình giao diện


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


1.4. Nhật ký sự kiện


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


2. QUẢN LÝ MUA HÀNG

2.1. Nhà cung cấp


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


2.2. Hoá đơn mua hàng

2.3. Danh mục hàng hoá


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


3. QUẢN LÝ BÁN HÀNG

3.1. Dữ liệu khách hàng


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


3.2. Lập hoá đơn bán hàng

3.3. Quản lý hoá đơn bán hàng


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


4. THỐNG KÊ BÁO CÁO

4.1. Báo cáo bán hàng


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


4.2. Báo cáo tồn kho


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


4.3. Công cụ tìm kiếm


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


5. TRỢ GIÚP SỬ DỤNG

5.1. Giải trí – Thư giãn


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


B. PHẦN MỀM HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG – CLIENT

1. GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


2. TRA CỨU THÔNG TIN


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


3. LIÊN HỆ KHÁCH HÀNG

4. HỖ TRỢ ĐẶT HÀNG


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


KẾT LUẬN

Hệ thống bán hàng điện tử thông minh – IESS đƣợc xây trên sự

phân tích và thiết kế khá chi tiết và khoa học, đƣợc lập trình bởi những công

cụ, ngôn ngữ hiện đại, đã đáp ứng đƣợc các yêu cầu mà những chuyên gia

phân tích và những ngƣời sử dụng trực tiếp đã đề ra. Giá trị kinh tế, xã hội

mà hệ thống sẽ đem lại chính là sự nâng cấp về hiệu quả kinh doanh sản xuất

của đơn vị cũng nhƣ lợi thế cạnh tranh trên thị trƣờng. Đơn vị áp dụng có

thể phát triển mạnh dƣới sự hỗ trợ tƣơng tác trực tuyến với môi trƣờng bên

ngoài và có đƣợc nền tảng tốt để nâng cấp công nghệ hệ thống trong tƣơng

lai.

Tuy nhiên, trong giới hạn của một chuyên đề thực tập tốt nghiệp về

thời gian, kinh phí và trình độ thực hiện của sinh viên, đề tài vẫn chƣa thể

đạt đƣợc sự hoàn hảo tốt nhất. Quy mô đáp ứng mới chỉ thích hợp tốt cho

các doanh nghiệp vừa và nhỏ mà chƣa có điều kiện mở rộng các tính năng

thích nghi cho quản lý một hệ thông thông tin lớn. Mục tiêu chính của sản

phẩm là đáp ứng đƣợc số lƣợng lớn yêu cầu từ các đơn vị kinh doanh trong

xã hội nên đối với các đơn vị thì việc quản lý những hoạt động kinh doanh

các mặt hàng cụ thể và các nghiệp vụ chuyên biệt vẫn chƣa thể đáp ứng tốt

đƣợc. Chính vì thế mà định hƣớng phát triển trong tƣơng lai của đề tài chính

là nâng cao khả năng đáp ứng đƣợc ngày càng nhiều hơn các mô hình kinh

doanh phổ biến để tăng cƣờng hiệu quả quản lý cho khách hàng sử dụng.

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hƣớng dẫn, giúp đỡ tận

tình, chỉ đƣờng sáng suốt của Tiến sỹ Hàn Viết Thuận và Tiến sỹ Lê Trọng

Bài cùng với các kỹ thuật viên của công ty cổ phần sinh viên VISTCO.

Sinh viên thực hiện Nguyễn Đức Thảo


----------------------------------------~ ~---------------------------------------


TÀI LIỆU THAM KHẢO

Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý” – TS. Trƣơng Văn Tú, TS.

Trần Thị Song Minh – NXB Thống Kê.

Bài giảng các môn : Công nghệ phần mềm, Hệ thống thông tin quản

lý, Cấu trúc dữ liệu và giải thuật, Cơ sở dữ liệu.

Sách “Microsoft Visual Basic 6.0 và lập trình cơ sở dữ liệu” - Nguyễn

Thị Ngọc mai chủ biên – Nhà xuất bản lao động, xã hội.

Các Help File của các công cụ trong bộ Microsoft Offices 2003 (Word

– Excel – Access).

Bài giảng môn học Kế toán máy và tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần

mềm kế toán FAST 2005.

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP T T NGHI...

Documents

Transcript of CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP T T NGHI...