Chương 2: Kh ảo Sát Hiện Trạng Xác Định Yêu Cầu Thông Tin
description
Transcript of Chương 2: Kh ảo Sát Hiện Trạng Xác Định Yêu Cầu Thông Tin
Faculty of MISFaculty of MIS
Chương 2:
Khảo Sát Hiện TrạngXác Định Yêu Cầu Thông Tin
Chương 2:
Khảo Sát Hiện TrạngXác Định Yêu Cầu Thông Tin
Faculty of MISFaculty of MIS
GV: LÊ THỊ QUỲNH NGA
Faculty of MISFaculty of MIS
Nội DungNội Dung
Khảo sát thu thập thông tin của HTQuá trình khảo sátCác thông tin dữ liệu cần thu thập
Các phương pháp truyền thống xác định yêu cầuPhỏng vấnBảng câu hỏiQuan sátNghiên cứu, phân tích các thủ tục & tài liệu
Các khái niệm dùng trong khảo sát Các bước thực hiện sau khảo sát
Faculty of MISFaculty of MIS
Khảo sát thu thập thông tin của HTQuá trình khảo sátKhảo sát thu thập thông tin của HTQuá trình khảo sát
Khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án
phát triển HTTT
Khảo sát chi tiết: nhằm thu thập các TT
chi tiết phục vụ phân tích yêu cầu TT làm
cơ sở cho bước thiết kế
Faculty of MISFaculty of MIS
Khảo sát thu thập thông tin của HTQuá trình khảo sátKhảo sát thu thập thông tin của HTQuá trình khảo sát
Cách tiếp cận 1 tổ chức từ trên xuống (Top down) từ dưới lên (Bottom up)
Các bước khảo sát & thu thập TT Tiến hành thu thập TT Củng cố bổ sung & hoàn thiện kết quả khảo sát Tổng hợp kết quả khảo sát Hợp thức hóa kết quả khảo sát
Các yêu cầu đặt ra Phân tích là quá trình sáng tạo đỏi hỏi người phân tích cần có
tính xông xáo, tính chủ động, sự nghi ngờ, chú ý đến mọi chi tiết & biết đặt ngược vấn đề
Faculty of MISFaculty of MIS
Khảo sát thu thập thông tin của HT Các thông tin dữ liệu cần thu thậpKhảo sát thu thập thông tin của HT Các thông tin dữ liệu cần thu thập
Các loại dữ liệu & đặc trưng của nó
Các công việc & trình tự thực hiện
Các qui tắc chi phối các hoạt động thu thập, quản lý, xử lý & phân phối dữ liệu & các yêu cầu kỹ thuật khác
Các chính sách & các hướng dẫn mô tả bản chất của kinh doanh, thị trường & môi trường
Các nguồn lực
Các điều kiện môi trường
sự mong đợi về HT mới của người dùng
Faculty of MISFaculty of MIS
Các phương pháp truyền thống xác định yêu cầuPhỏng vấnCác phương pháp truyền thống xác định yêu cầuPhỏng vấn
Là hỏi trực tiếp người có liên quan để thu thập
thông tin
Kết quả phỏng vấn phụ thuộc vào:
sự chuẩn bị
Chất lượng câu hỏi & phương pháp ghi chép
Kinh nghiệm & khả năng giao tiếp của người phỏng
vấn
Faculty of MISFaculty of MIS
Faculty of MISFaculty of MIS
Faculty of MISFaculty of MIS
Lựa chọn câu hỏi phỏng vấnLựa chọn câu hỏi phỏng vấn
Câu hỏi kết thúc mở (Open-ended
questions): những câu hỏi mà không có câu
trả lời trước.
Câu hỏi kết thúc đóng (Closed-ended
questions): những câu hỏi mà người được
phỏng vấn sẽ chọn 1 trong một số câu trả lời
cụ thể 9
Faculty of MISFaculty of MIS10
Phỏng vấn nhómPhỏng vấn nhóm
Hạn chế của phỏng vấn cá nhân
Ý kiến trái ngược, mâu thuẫn giữa những người
được phỏng vấn.
Tốn nhiều thời gian cho nhiều cuộc phỏng vấn.
Những cuộc phỏng vấn mới có thể nảy sinh nhiều
câu hỏi cần lấy ý kiến từ những người phỏng vấn
trước đó.
Faculty of MISFaculty of MIS11
Phỏng vấn nhómPhỏng vấn nhóm
Phỏng vấn cùng lúc một số người có vai trò chính.
Thuận lợi Không tốn nhiều thời gian. Có thể nghe được nhiều ý kiến (đồng ý hoặc không đồng ý)
trong cùng một lúc. Có cơ hội để mọi người cùng đóng góp ý kiến hỗ trợ nhau.
Khó khăn Sắp xếp lịch hẹn khó hơn so với phỏng vấn cá nhân.
Faculty of MISFaculty of MIS
Các phương pháp truyền thống xác định yêu cầuBảng câu hỏiCác phương pháp truyền thống xác định yêu cầuBảng câu hỏi
Nhằm thăm dò dư luận, thu thập các ý kiến, quan điểm hay đặc trưng có tính đại chúng rộng rãi, có tính xu hướng liên quan đến hoạt động chung TC & việc phát triển HTTT
Nội dung thăm dò có thể: Khó khăn mà TC gặp
Nguyên nhân có thể có của khó khăn đó
Yếu tố có tính quyết định đến sự hoạt động thành công
Giải pháp xây dựng HTTT có phải là giải pháp tốt nhất
Khó khăn chính khi triển khai 1 HTTT
sự hiểu biết & quan niệm của người dùng về HTTT
Faculty of MISFaculty of MIS
Các phương pháp truyền thống xác định yêu cầu Quan sátCác phương pháp truyền thống xác định yêu cầu Quan sát
để bổ sung & chính xác hóa TT
Có 2 cách: trực tiếp & qua phương tiện
TT quan sát có tính bộ phận, bề ngoài, bị
hạn chế về thời gian & phạm vi nhỏ hẹp
Faculty of MISFaculty of MIS
Các phương pháp truyền thống xác định yêu cầu Nghiên cứu, phân tích các thủ tục & tài liệuCác phương pháp truyền thống xác định yêu cầu Nghiên cứu, phân tích các thủ tục & tài liệu
Giúp tăng cường các kết quả nhận được để phát
hiện ra các chi tiết về chức năng & TC
Bao gồm các việc chính:
Xác định tài liệu chính, báo cáo chính cần thu thập
Sao chép tài liệu, báo cáo được thu thập & tổng hợp lại
Ghi lại các dữ liệu chính của mỗi tài liệu, báo cáo: tên
mục, định dạng, khối lương, tần suất sử dụng, cấu trúc
mã, nơi phát sinh, nơi sử dụng
Faculty of MISFaculty of MIS
Nghiên cứu, phân tích các thủ tục & tài liệu (tiếp)Nghiên cứu, phân tích các thủ tục & tài liệu (tiếp)
4 loại tài liệu hữu dụng trong tổ chứcViết về quy trình công việc
Mô tả các công việc được thực hiện như thế nào Các dữ liệu và thông tin được sử dụng và được tạo ra
trong quá trình xử lý công việc.Các biểu mẫu
Được sử dụng trong tất cả các công việc Xác định rõ dòng dữ liệu vào và ra của 1 hệ thống và
các dữ liệu cần thiết.Các báo cáo về hệ thống hiện thời
Từ báo cáo đi ngược lại quy trình xử lý để có được báo cáo
Văn bản mô tả hệ thống thông tin hiện thời hoạt động như thế nào
Faculty of MISFaculty of MIS
Các khái niệm dùng trong khảo sátCác khái niệm dùng trong khảo sát
Chức năng – công việc: tập hợp các hành động được
thực hiện ở 1 phạm vi nào đó trong 1 HT có tác động
trực tiếp lên dữ liệu & TT của HT đó
thủ tục & qui tắc nghiệp vụ: qui định hay hướng dẫn
được chấp nhận chi phối các hoạt động TC nhằm
đảm bảo cho hoạt động TC đạt được mục tiêu đề ra
hồ sơ tài liệu - thực thể dữ liệu: chứng từ, báo cáo,
dự báo, kế hoạch
Faculty of MISFaculty of MIS
Các bước thực hiện sau khảo sátCác bước thực hiện sau khảo sát
xử lý sơ bộ kết quả khảo sát: phân loại, sắp xếp, trích rút dữ
liệu, tổng hợp dữ liệu làm cho nó đầy đủ, chính xác, cân đối,
gọn gàng dễ kiểm tra & dễ theo dõi, bổ sung chỗ thiếu, sửa đổi
chỗ sai
Tổng hợp kết quả khảo sát: theo các xử lý & theo các dữ liệu
Hợp thức hóa kết quả khảo sát: được người dùng & đại diện
TC chấp nhận là đúng. hoàn chỉnh & trình bày nội dung phỏng
vấn để người được phỏng vấn xem xét & cho ý kiến. Các bản
tổng hợp tài liệu được đệ trình để các nhà QL & lãnh đạo đánh
giá & đề xuất bổ sung.