1

Сергей ПеньковКонсультант,

управление изменениямиPROSCI-certified

ChangeMate – вовлечённое управление изменениями

- Концепция- Процесс конфигурации- Результатыwww.changemate.ru

Проект

Если люди не изменят порядок того, как они выполняют работу, то не важно, какие изменения внедрены

Перспектива Параметры Персонал

Если люди не изменят порядок того, как они выполняют работу, то мы не достигнем поставленных целей© PROSCI

2013

Вовлеченность людей в изменение и достижение целей – насколько это важно?

2

Системный подход.Управление проектом и изменениями

Определение проблемы

Планирование

Проектирование

Разработка

Внедрение

Процесс внедрения

Оценки

Подготовка команды и спонсоров

Коммуникации

Коучинг и обратные связи

Управление сопротивлением

Процесс управленияизменением

3

Управлять изменениями придётся. Рано или поздно («ГРАБЛИ»)

Процесс управленияизменением

© Prosci 2010

Процесс Внедрения

Сопротивление легче

предотвратить, чем

преодолеть

4

Запаздывание может быть источником сопротивлен

ия

ЗАЧЕМ Повысить уровень

вовлеченности людей в процесс проведения и управления изменением

5

ЧТОКАК

ЗАЧЕМ

ChangeMate – вовлечённое управление изменениями

ЧТО Повышенный уровень

вовлечённости людей,управление изменениями с помощью приборной доски участника изменения, показатели процессов, отчёты;

КАК На основе ИТ-системы,

реализующей процессы управления изменениями и формирующей социальную сеть, связанную с изменением.

6

Концепция

Процессы - конфигурация

Результаты

7

ChangeMateКонцепция управления изменениями.• Изменение – процесс, не событие.

Методология управления – BPM, (KPI – «приборная доска» - управлять можно тем, что можно измерить – показатели процессов);

• Управление изменениями – проект.Методология управления - Проектное (конфигурация и мониторинг выполнения работ, сбор показателей процессов, принятие решений на основе данных);

• Организационное изменение – совокупность индивидуальных изменений (модель ADKAR).Объект управления– индивидуальное отношение людей к изменению;

• Способ изменения людей – управление сообщениями.Формирование, передача, обратная связь, оценка, контроль, анализ;

• Механизм реализацииWeb-технологии для сбора, анализа и публикации данных, автоматизация ручных операций, различные задания для вовлечения людей в процесс изменения;

8

• Подготовка.Конфигурация – оргструктура, опросы, сроки, ресурсы, стоимость работ;

• Исполнение.Выполнение плана работ, мониторинг, сбор данных, визуализация показателей на приборной доске;

• Управление.Анализ параметров процессов, принятие решений по управлению изменениями

ChangeMateКонцепция управления изменениями.

10

• Когда с людьми говорят…По делу, компетентно, вовремя, авторитетно, несколько раз;

• Когда люди слышат то, что им говорят…Вовлечены, увлечены, предоставлено время..

• Когда люди видят, что их мнением интересуются…Вовлечены, обратные связи, социальные сети

• Когда люди задают себе вопрос «Что мне от этого»..И делают свой выбор…

Когда и почему люди меняют свое отношение к проводимому изменению?

ChangeMate – управление сообщениями:• Что (опросы)• Кому (целевая группа)• От кого (спонсоры)• Сколько раз (контроль)• Обратная связь («дошло?»)

11

ChangeMate – концепция измерения и управления изменениями.

• Измерение людей с помощью опросов;• Типы опросов – оценка и сбор мнений;• Связь опросов с изменением и

работами по проекту;

• Вовлечение руководителей в изменение – оценка индивидуальных опросов группы

• Обеспечение своевременности опросов• Сбор комментариев и мнений людей

• Обобщение результатов опросов• Публикация результатов опросов• Принятие управленческих решений

на основании результатов

12

ChangeMate – Модель измерения параметров изменения

Индивидуальныеметрики

• Готовность к изменению• Уровень воздействия изменения• Барьер сопротивления• Индивидуальный уровень вовлеченности

Групповыеметрики

• Статистика индивидуальных опросов• Оценка руководителями групповых опросов • Уровень вовлеченности и участия групп

МетрикиПроцессовуправления

• Конфигурация (внесение изменений)• Сроки (соблюдение плана)• Прогресс (% выполнения заданий)• Качество управления изменениями

Подготовка Внедрение Закрепление

13

Концепция

Процессы - конфигурация

Результаты

14

ChangeMate – Структура процессов управления изменениями

• Создание портфеля изменения (набор проектов) и настройка шаблонов работ;

• Создание и конфигурация проектов управления изменениями;

• Проведение опросов и подготовка людей к изменению;

• Мониторинг выполнения планов работ;• Сбор и обработка результатов опросов;• Формирование аналитических отчетов;

Конфигурация

Выполнение работ

Анализ и закрепление

16

ChangeMate – Матрица Процессов управления изменениями

Текущее Промежуточное Будущее

Конфигурация

Дизайн

Утверждение

Подготовка

Осведом. Желание

Планы работ, спонсоры, команды

Выполнение

Анализ

Знания Способность

Внедрение процессов и систем, знания и способности людей

Управление

Закрепление

Уровни адаптации и удовлетворения

изменением

Стадии изменени

я

Процессы

Метрики

Результаты

17

Процесс конфигурации проектов управления изменениями

Конфигурация портфеля изменений:• Формирование организационной структуры;• Настройка шаблонов опросов;• Опросы и задания;Конфигурация проекта изменений:• Структура проекта;• Спонсоры и участники (группы);• Конфигурация опросов и заданий;• План выполнения опросов и заданий;• Распределение работ;• Утверждение состава работ и плана работ;

18

ChangeMate – регистрация в системе

• У каждого пользователя системы – набор «портфелей изменений»;

• «Портфель изменений» – набор проектов изменений.• Конфигурация – портфель и проекты изменений

19

ChangeMate – «портфель изменений»

• «Портфель изменений» – набор проектов изменений.• Различный уроверь доступа – Admin, руководитель группы

20

• «Портфель изменений» – набор проектов изменений.• Различный уроверь доступа – Admin, руководитель группы

ChangeMate – «портфель изменений»

21

Конфигурация - оргструктура

• Орг.структура – группы и их связи;• Состав групп – руководители и исполнители;• Уровень участия в изменениях – принимающие решения,

влияющие, участники

 Уровень 1-й 2-й 3-й

Роль

Главное руководство Ключевые фигуры при принятии решения

Участники проекта, влияющие на него

Участники изменения, на которых направлено изменение

Функции

Те, которые заметно и явно могут отстаивать проект или обеспечивать необходимыми ресурсами и поддержкой на высоком уровне

Те, кто вносит вклад или предоставляет помощь с координацией и развёртыванием усилий

Обеспечивают обратную связь, непосредственно внедряют решения

Кандидаты

Исполнительные директоры. Управляющие проектом, контролирующие финансирование проекта и доступ к другим ресурсам проекта

Основные и дополнительные члены проектной команды. Клиенты, предоставляющие требования и участвующие в обратной связи. Комитет по корпоративному управлению Поддерживающие структуры (HR, отдел закупок и снабжения, отдел связей, IT)

Конечные пользователи/сотрудники. Индивидуумы, группы, отделы. Внешние участники (поставщики и пр.)

Модель спонсорской поддержки – уровни спонсоров и их роли

22

23

Конфигурация - связи групп, роли

• Связи между группами (формальная, неформальная, влияние);• Уровень участия в изменениях – принимающие решения,

влияющие, участники; Цель управления связями – построение иерархии групп

24

Конфигурация - Состав групп

• Состав группы – персонал и их контактные данные.

Опрос Назначение РезультатБарьер сопротивления Определение барьера сопротивления

изменениюБарьер сопротивления по ADKAR

Общее видение изменения

описание структуры изменения (Business-Technology-Organisation-Processes-People-Customers)

Данные для формирования общего видения

Готовность к изменению Уровень готовности к изменению (PROSCI)

KPI - «приборная доска»

Уровень воздействия изменения

Уровень воздействия изменения (PROSCI) KPI - «приборная доска»

Оценка главного спонсора

Оценка главного спонсора изменения (PROSCI)

KPI - «приборная доска»

Оценка спонсора изменения

Оценка руководителя группы (PROSCI) KPI - «приборная доска»

Оценка структуры проекта

Оценка структуры проекта (PROSCI) KPI - «приборная доска»

Оценка «здоровья» проекта

Карта «здоровья» проекта (HP) KPI - «приборная доска»

Описание изменения Сбор мнений участников проекта; Данные для формирования общего видения

Часто задаваемые вопросы

Часто задаваемые вопросы по изменению

Управление вовлеченностью

Оценка стиля управления Оценка стиля управления (И. Адизес) Управление вовлеченностью

ChangeMate – Система опросов

26

Конфигурация – шаблоны опросов

• Редактирование шаблонов опросов («портфель» и «проект»)• Тиражирование опросов – по проектам и стадиям (портфель,

проект)

27

Конфигурация - Опросы

• Цель управления конфигурацией опросов – статус «утверждено»

28

Конфигурация – Проекты изменений

• Настройка структуры проекта, параметров, групп и участников, проектная команда (роли), коалиция спонсоров, опросы, планы работ, оценка затрат. Индикация ошибок конфигурации.

29

Управление конфигурацией проектов

• Цель управления конфигурацией – «зеленая зона» всех областей конфигурации.

30

Концепция

Процессы - конфигурация

Результаты

32

ChangeMate – Результаты управления изменениями

Текущее Промежуточное Будущее

Конфигурация:Структура проекта;Показатели процессов;Группы участников; Коалиция спонсоров;Проектная команда;Опросы;Планы;Оценка стоимости и требуемых ресурсов;Готовность проектной команды;

Выполнение:Мониторинг работ;Определение барьеров сопротивления;Обработка результатов опросов (приборная доска);Сбор показателей эффективности (KPI процессов);Определение статуса изменения;Управление коалицией спонсоров;

Закрепление:Определение барьеров сопротивления;Разработка рекомендаций по преодолению барьеров;Оценка коалиции спонсоров;Оценка работы проектной команды;

33

Управление изменениями – ChangeMate – в чем разница?

Инструмент:ПоручениеОрганизация:Иерархия – через руководителя

МетодологияКонтроль исполнения поручений

Обратная связь:На основе жалобМаршрут:По вертикали, возвраты и пересмотры, конфликтыЦелевые показатели:ХаотичныеПредсказуемость:Будет, но непредсказуемо

Инструмент:Процесс + регламентОрганизация:По горизонтали между исполнителямиМетодологияПроцессное и проектное управление + управление изменениямиОбратная связь:На основе показателей качества, отзывы участников проектаМаршрут:Горизонтальный конвейерЦелевые показатели:Устойчивый управляемый ростПредсказуемость:Предсказуемые сроки и качество

Обычно ChangeMate

34

ChangeMate - процессы и действия• Планы работ по связываются с работами по управлению

изменениямиСоздается портфель изменений;

• Проект изменения проходит стадию конфигурации (роли, группы, задания, сроки)Конфигурация и планы утверждаются спонсором проекта;

• Используется Web-технологии для проведения опросов и обработки результатов.Опросы проводятся в соответствии с планом, автоматизация сбора и обработки данных;

• Управление изменениями производится на основе параметров результативности.Участникам проекта предоставляется «Приборная доска» с набором параметров;

• Основной фокус – участники изменения.Формируется коалиция спонсоров изменения и обеспечивается управление на основе параметров процессов изменений (KPI);

• Обеспечивается целостность коммуникаций.Общее видение, результаты опросов, комментарии распространяются через Web-портал;

• Спонсоры проекта непосредственно участвуют в управлении изменениями.KPI процессов отображаются на «приборной доске»

35

• Главный спонсор, Спонсоры измененияОценка стоимости работ по управлению изменениями;Обеспечение вовлеченности и видимости руководителей в изменении;Своевременное принятие управленческих решений;

• Руководители проектовФормализация отчетности по управлению изменениями перед спонсорами проекта;Конфигурация проекта (что, когда, кто) по управлению изменениями;Обеспечение вовлеченности персонала;Своевременная индикация проблемных областей проекта;Оценка качества работ по управлению изменениями;

• Проектная группаПонимание задач и целей работ по управлению изменениями;Выполнение работ согласно утвержденному плану;Автоматизация работ, снижение уровня рутинности;

• Участники измененияОбратная связь с руководителями через социальную сеть;Целостность сообщений, вовлеченность, возможность влиять на ход процессов внедрения изменения.

ChangeMate – что «мне» от этого?

37

ChangeMate –Средство сбора,

анализа и визуализации

данных по управлению

изменениями

ChangeMate – средство

вовлечения людей в изменение, сбора

и обобщения отзывов и

предложенийУправлять можно тем, что можно измерить

ChangeMate – средство измерения и поддержки принятия решений по

управлению изменениями

Без фактов и данных Ваше суждение есть не что

иное, как еще одно мнение

38

Пример – панель управления поддержкой руководителями проводимого изменения

39

Changemate – www.changemate.ru

demo

demo

Благодарю за внимание

40

Сергей ПеньковИспользование материалов презентации

Использование данной презентации, может осуществляться только при условии соблюдения требований законов РФ об авторском праве и интеллектуальной собственности, а также с учётом требований настоящего Заявления.

Презентация является собственностью авторов. Разрешается распечатывать копию любой части презентации для личного некоммерческого использования, однако не допускается распечатывать какую-либо часть презентации с любой иной целью или по каким-либо причинам вносить изменения в любую часть презентации. Использование любой части презентации в другом произведении, как в печатной, электронной, так и иной форме, а также использование любой части презентации в другой презентации посредством ссылки или иным образом допускается только после получения письменного согласия авторов.