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軟體專案管理 ( 再版 ) 林信惠‧黃明祥‧王文良 著

ISBN 957-729-552-5

第八章 專案管理軟體

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本章大綱 8.1 導論 8.2 專案管理軟體需求分析 8.3 專案管理軟體功能評估 8.4 專案管理軟體的導入與實施 8.5 協同式專案管理軟體 8.6 用 MS Project 來管理專案 8.7 結論

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學習目標 如何從需求面評估專案管理軟體。 如何從功能面評估專案管理軟體。 如何導入專案管理軟體。 MS Project 的使用範例。 協同式專案管理軟體。

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導論 專案管理軟體能提升專案成本、時程與品質的管理 市面上專案管理軟體種類極多，使用者如何評估自己

的需求，以挑選合適的軟體 開發環境的變遷，協同式專案管理軟體的興起 如何使用專案管理軟體

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圖 8.1 專案管理軟體的分析、評估與導入過程

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專案管理軟體需求分析 專案管理軟體的評估、選擇有其專業的背景與特殊的

需求考量，明顯地與辦公室軟體的評估有所不同。 評估的出發點應以需求為主要考量，然後對應至軟體

功能的多寡、種類等，評估時可參考現有專業期刊加上本身的特殊考量來制定一套評估方法，找出最適合的軟體。

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使用者的需求 只有真正的瞭解「需要」才能找到最理想、功能最適

合的軟體。 專案管理軟體有很多專門術語，常會形成需求表達上

的障礙。

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表 8.1 專案管理軟體應具備的功能之需求等級

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表 8.3 專案類型與適合的專案管理軟體

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提升開發能力成熟度 軟體開發程序愈成熟的開發團隊，其成功機率相對地

也會較高，而時程延誤、成本超支的情形會減少。 在企業的規模愈大與複雜度愈高的情況下，愈來愈多

的企業借助專案管理軟體來達成更高層級的開發目標。

專案管理軟體提升開發能力成熟度的作法將各個專案開發過程相關資料記錄於資料庫中。 利用歷史資料建立起許多的標準範本。將標準範本修改、套用於適合的新專案計畫中。 更快速地完成專案規劃與減少錯誤發生的機率。

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與現有系統的整合

與辦公室軟體整合 與現有資料庫系統整合

與會計系統整合

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專案管理軟體功能評估 使用者的需求功能調查

一般使用者專業人員

專業期刊的評估 標竿測試功能比較表綜合評論產品小檔案

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專案管理軟體的導入與實施 (1/5)

高階主管的支持 提供策略性的觀點。當專案被視為公司策略性的目標，高階主管的參與無可避免。

高階主管協助，專案經理較容易推動專案。高階主管的參與可帶動專案管理軟體的使用風氣。專案管理軟體實施計畫的直接成本與間接成本等預算，都必須來自高階主管的支持與承諾。

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專案管理軟體的導入與實施 (2/5)

使用者抗拒技術層面

– 專案管理軟體不好使用。– 功能不完整、不是員工需要的功能。–教育訓練時間太少或是軟體學習時間太長。– 軟體品質不佳。– 過去失敗的經驗。

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專案管理軟體的導入與實施 (3/5)

員工權利層面 – 專案開發的資訊更加地透明化。 –工作分派無法由開發小組隨性地改變。– 不容易混水摸魚。

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專案管理軟體的導入與實施 (4/5)

團隊運作的變化 –任務可能被分隔成數段，甚至於任務有時會由不同的人員來負責，如此，將造成溝通、人際關係比以前複雜。

– 專案管理軟體引入後，可能改變現有的加班、趕工獎懲制度。

–無法配合現有的流程團隊、組織團隊、文化團隊、習慣團隊等。

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專案管理軟體的導入與實施 (5/5)

管理制度的配合 工作時間的制度化。資源成本的制度化。 產值法的計算方式。資料如何蒐集。

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協同式專案管理軟體傳統專案管理

單一地點、單一專案的管理 強調專案價值鏈的輸入與輸出 缺乏組織記憶、知識管理

跨區域的虛擬專案管理 跨區域的虛擬專案管理 強調專案價值鏈的過程 注重組織記憶、知識管理

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表 8.6 協同作業的等級與軟體功能

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用 MS Project 來管理專案(1/6)

專案任務細分任務的建立 資源成本設定任務類型

固定工時– 為總工時一定，當資源數量改變時，將影響資源參與的時間。

固定工期–意謂著任務的完成工期與所分派資源的變更無關，即該任務所需的工期是固定的。

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用 MS Project 來管理專案(2/6)

固定單位–設定資源工作的時間，一般為 100% ，如果固定單位設定為 50% ，則其參與工作時間只用了原來的一半。

任務關聯[ 完成－開始 ]

[ 開始－開始 ]

[ 完成－完成 ]

[ 開始－完成 ]

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圖 8.3 資訊系統之工作分解圖

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用 MS Project 來管理專案(3/6)

任務資源的分派 專案檢視

任務檢視– PERT 圖–甘特圖–任務分派狀況–行事曆–追蹤甘特圖– 資源工作表

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用 MS Project 來管理專案(4/6)

資源檢視– 資源圖表– 資源工作表– 資源分派狀況

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圖 8.11 甘特圖與資源圖表之對比檢視

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解決時程與資源問題增加資源 加班增加工作時間調整任務關聯

用 MS Project 來管理專案(5/6)

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資源過度分派的解決方法調整任務開始時間以解決資源過度分派。調整寬延時間以解決資源過度分派。 任務分隔以解決資源過度分派問題。

用 MS Project 來管理專案(6/6)

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圖 8.15 延後系統設計開始時間，以解決專案經理過度分派的

問題

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圖 8.16 調整測試的寬延時間，以解決專案經理資源過度分派的問題

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圖 8.17 利用任務分隔解決資源過度分派的問題

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結論 選擇適當的專案管理軟體可提升專案管理效率 專案管理軟體必須考量使用者需求、專案類型、成本效益，以期能提升開發能力成熟度、與現有系統結合、

傳統專案管理軟體僅適用單一地區、單一專案 協同專案管理分為四個等級，能支援全球化、虛擬

化、動態化開發環境