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CENTRAL DE DESPESAS

MANUAL DO USUÁRIO FILIAIS ELETROZEMA

DATA: 20/07/2016

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1. LOGIN NO SISTEMA

O login na Central de Despesas é o mesmo utilizado no acesso a Intranet Zema:

O acesso está liberado para os usuários das lojas que ocuparem os cargos de: Gerente de Loja, Coordenador

Administrativo, Caixa e Crediário.

OBS: se o usuário permanecer com o aplicativo aberto durante 60 minutos sem nenhuma movimentação, o tempo

de acesso é expirado, necessitando o usuário efetuar login novamente.

2. MENU: ÁREA FILIAL

Neste menu, a filial poderá solicitar as despesas realizadas por colaboradores da empresa, no caso de entrega de

tabloides e demais despesas:

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2.1 SOLICITAÇÃO DE DESPESAS

Formulário responsável por realizar as solicitações de todas as despesas da filial, exceto as despesas de tabloides

feitas pelos próprios colaboradores das filiais Eletrozema.

OBS: deverá ser preenchida uma solicitação para cada despesa.

Para cada seleção que o colaborador solicitante realizar no formulário abaixo, deverá aguardar a tela carregar os

dados para em seguida passar para a próxima seleção.

ALERTA: No momento de solicitar qualquer despesa, filial não poderá abrir ao mesmo tempo e nem mesmo manter minimizadas duas ou mais telas de solicitação (tela abaixo), pois esta situação pode interferir no envio dos dados (cruzando informações das telas abertas) ocasionando divergências e impossibilitando a análise correta da despesa.

Na primeira parte do formulário são apresentadas as informações da filial solicitante:

Caso seja uma despesa de publicidade rateada entre várias filiais, marque a opção SIM, conforme abaixo:

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Basta selecionar as filiais, uma a uma, na caixa de seleção Filial e logo após informar o valor do rateio e clicar em

Incluir Filial. Prossiga desta forma para as demais filiais, até adicionar todas as filiais envolvidas nesta despesa. O

aplicativo irá calcular automaticamente o valor total.

Deverá ser anexado neste formulário (painel abaixo demonstrará a forma correta de anexar os documentos) o e-mail

de autorização da (s) filial (is) participante (s) do rateio.

OBS: Caso tenha alguma filial (que faça parte do rateio) que o crédito pré-aprovado seja inferior ao valor lançado

para esta filial, a solicitação não poderá ser concluída.

A próxima etapa é o preenchimento do motivo da despesa. Descreva na caixa de texto os detalhes desta despesa,

para que o conferente da CSC possa analisar:

É necessário informar também a Categoria e a Subcategoria correspondentes a esta despesa:

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Segue abaixo algumas particularidades conforme a seleção da Categoria e Subcategoria:

Categoria - Descarga de Carreta e Subcategoria – Descarga É necessário informar o valor bruto (total da despesa)

e a quantidade de descargas realizadas:

Categoria - Lanche e Subcategoria - Lanche Balanço É necessário informar o valor bruto, será exibido o painel para

que sejam informados todos os colaboradores que participaram do lanche, para isso basta selecionar na caixa de

seleção o colaborador envolvido e clicar em Incluir Colaborador:

Caso tenha sido selecionado e incluído um colaborador indesejado, basta clicar em Excluir para que este colaborador

seja removido da lista.

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OBS: se colaboradores de outras filiais tiverem participado do balanço, os nomes destes devem ser discriminados

no campo “Informações Complementares” (logo abaixo).

Categoria - Publicidade Quando é selecionada a categoria Publicidade, será exibido o painel de extrato, listando o

crédito pré-aprovado para publicidade neste mês, somando com os valores que já foram gastos e o saldo disponível,

conforme abaixo:

OBS: só poderão ser solicitadas as despesas, cujo valor seja inferior ou igual ao saldo disponível do crédito pré-

aprovado, isto para despesas de PUBLICIDADE. O crédito só será abatido após a aprovação da despesa. Caso o

conferente tenha aprovado indevidamente uma despesa (no caso de PUBLICIDADE), a mesma poderá ter seu

status alterado, se a filial ainda não tiver realizado o pagamento. Se ocorrer a mudança do status, o crédito será

automaticamente estornado.

Para toda despesa que o valor tiver que ser descontado da verba de publicidade liberada pelo regional, a categoria

escolhida deverá ser PUBLICIDADE. Quando for despesa referente a Campanha de Associação Comercial, a Nota

Fiscal, recibo e/ou boleto deverá ser emitido separadamente da mensalidade mensal, sendo escolhida a categoria

PUBLICIDADE e a subcategoria CAMPANHA ASSOCIAÇÃO COMERCIAL. Sendo que se a despesa referente a Associação

Comercial for emitida com o valor da mensalidade mensal e com Campanha associativa, a mesma será aprovada no

valor total e descontando o valor referente a PUBLICIDADE.

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Categoria - Publicidade e Subcategoria – Tabloides É necessário informar o valor bruto (total da despesa) e a

quantidade total de tabloides entregues:

OBS: só será possível solicitar este tipo de despesa, se a filial possuir verba de publicidade disponível. Após a

aprovação, serão abatidos 50% da verba (conforme procedimento 002/07).

Categoria – Entrega de mercadorias Deverá ser gerado o relatório de custos no formato PDF que consta no

sistema “Controle de Entregas” localizado na intranet . Em seguida, este relatório deverá ser anexado

no sistema de aprovação de despesas, juntamente com a Nota Fiscal ou selecionar a opção RPA para que a Central

de Despesas providencie o documento (não é necessário o envio do relatório e/ou Nota Fiscal por malote).

Após conferência e aprovação da Central de Despesas o pagamento das entregas de mercadorias será feito através

do recibo que será habilitado no sistema de aprovação de despesas (para casos em que o comprovante seja Nota

Fiscal) ou RPA (caso o prestador não possua Nota Fiscal). No caso do pagamento ser por NF, após a despesa ser

aprovada, deverá ser anexado à nota o recibo de aprovação e enviados no caixa.

Os romaneios impressos deverão ser arquivados na filial por 6 anos (não é necessário escanear e anexar no sistema

de aprovação de despesas e/ou enviar os romaneios).

Categoria – Montagem de móveis terceirizada Deverá ser gerado o relatório de custos no formato PDF que consta

no sistema “Controle de Montagens” localizado na intranet . Em seguida, este relatório deverá ser

anexado no sistema de aprovação de despesas, juntamente com a Nota Fiscal ou selecionar a opção RPA para que a

Central de Despesas providencie o documento (não é necessário o envio do relatório e/ou Nota Fiscal por malote).

Após conferência e aprovação, o pagamento das montagens terceirizadas será feito através do recibo que será

habilitado no sistema de aprovação de despesas (para casos em que o comprovante seja Nota Fiscal) ou RPA (caso o

prestador não possua Nota Fiscal). No caso do pagamento ser por NF, após a despesa ser aprovada, deverá ser

anexado à nota o recibo de aprovação e enviados no caixa.

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Os romaneios impressos deverão ser arquivados na filial por 6 anos (não é necessário escanear e anexar no sistema

de aprovação de despesas e/ou enviar os romaneios).

OBS.: para as despesas referentes a montagem terceirizada de bicicletas deverá ser enviada apenas a solicitação de

despesa via sistema. Os cartões de bicicletas deverão ser encaminhados devidamente preenchidos via malote para a

Central de Despesas (sem serem anexados no sistema) juntamente com o formulário abaixo devidamente

preenchido (a filial é responsável pela a impressão do formulário abaixo).

OBS: as despesas referentes a montagem de bicicletas só serão analisadas após a chegada dos cartões na CSC . O

prazo para a análise será de até 7 dias corridos contados a partir da chegada dos mesmos na CSC.

O próximo passo é selecionar o fornecedor responsável pela despesa. Informe primeiro o tipo de fornecedor Pessoa

Física ou Jurídica, depois é possível realizar a busca deste fornecedor. A busca pode ser filtrada pela Razão Social,

Nome Completo ou Nome Fantasia ou então CNPJ ou CPF. Selecione o tipo de filtro e digite o que deseja buscar na

caixa de texto ao lado e clique em Buscar. Caso não informe nada na caixa de texto serão listados todos os

fornecedores cadastrados:

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Após encontrar o fornecedor, basta clicar em Selecionar na grade abaixo:

Após clicar em Selecionar, serão listados os dados referentes ao fornecedor selecionado conforme abaixo:

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Caso exista alguma informação desatualizada deste fornecedor, clique na caixa de seleção Marque aqui para

solicitar a atualização dos dados cadastrais do fornecedor e informe os novos dados abaixo. Desta forma será

exibido um painel para que a filial possa informar os dados que precisam ser atualizados, assim o conferente no

momento da análise poderá atualizar estas informações do fornecedor nos sistemas da matriz. Segue abaixo o painel

para o preenchimento das informações do fornecedor que foi selecionado, caso seja necessário:

O painel acima também será exibido, caso seja um fornecedor novo. Neste caso, ao contrário de buscar o

fornecedor, a filial deverá clicar no botão Novo na parte de pesquisa de fornecedor.

OBS: a filial apenas deve clicar em Novo se não encontrar o fornecedor através da busca realizada conforme

explicado acima.

OBS: quando for um fornecedor “novo” e o comprovante for “RPA”, a filial deverá primeiramente enviar através do “Formulário de Cadastro de Fornecedores” localizado na intranet – Download de Utilitários, os dados do prestador de serviços para [email protected]. Assim que a Central de Cadastros confirmar para a filial que o cadastro foi incluso, a solicitação de despesa poderá ser encaminhada para a Central de Despesas através do sistema de aprovação de despesa, para que o RPA (Recibo de Pagamento Autônomo) seja providenciado. A regra acima vale também para os casos que o cadastro do fornecedor precisa ser atualizado.

A próxima etapa é escolher o Tipo de Documento que será enviado para a aprovação:

mailto:[email protected]

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Será necessário que a filial, escaneie os documentos (que serão analisados), salve-os no formato “JPEG", "GIF" ou

"PDF" e anexe os arquivos correspondentes a estas imagens:

Ao anexar o documento é necessário informar o Nome do Documento (o tipo de despesa e valor; ex: rádio 100,00),

o Nº do documento como também o Nº de série do documento.

Logo após, clique no botão Select File, para apontar onde este documento se encontra no computador e clique no

botão Incluir Documento. Faça da mesma forma para os demais, até adicionar todos os documentos que se referem

à despesa.

Ex.: Após localizar o documento, clique em Abrir (conforme figura abaixo):

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Aguarde carregar, como mostra a imagem abaixo:

Quando o campo Select File ficar na cor verde claro, pode-se clicar em Incluir Documento e aguardar a tela carregar.

Feito isso, passamos para anexar o próximo documento, preenchendo os campos e buscando o próximo arquivo. O campo Select File agora estará na cor verde limão, porém o processo será o mesmo para os demais anexos.

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OBS: As despesas escaneadas devem estar bem legíveis para facilitar a avaliação da Central de Despesas.

Quando for anexar os documentos, evitar nomeá-los com os caracteres (*ã ,.~ç ) para não ocorrer erro no anexo.

Caso o tipo de fornecedor seja Pessoa Física e o Tipo de Documento seja RPA - Recibo de Pagamento Autônomo,

será aberto um novo painel na tela, ao contrário do painel citado acima (anexo de documentos), conforme abaixo:

Se o fornecedor tiver a Isenção total de INSS, é necessário que o colaborador escaneie a declaração de isenção e

salve no formato "JPEG", "GIF" ou “PDF”. Logo após clique no botão Select File e aponte onde está o arquivo desta

declaração no computador. Se o fornecedor tiver a Retenção de INSS, basta clicar na caixa de seleção Retenção de

INSS.

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OBS: para despesa cujo documento seja RPA, não é necessário preencher nenhum tipo de recibo, apenas a

solicitação do sistema.

Se a filial necessitar enviar alguma autorização escaneada para despesa referente ao tipo de documento RPA, é só

anexar a documentação conforme demonstração abaixo:

Por último, informe alguma informação complementar (caso necessário) na caixa de texto abaixo e clique em Enviar

Solicitação para finalizar o processo de solicitação de despesa.

OBS: Caso a filial tenha preenchido uma solicitação indevidamente, basta clicar em Cancelar, para que o aplicativo

desconsidere todos os dados que foram inseridos e a filial possa preencher uma nova solicitação.

A despesa enviada será analisada em até 7 dias corridos.

OBS: caso a despesa seja reprovada pelos motivos: falta de autorização, correção de documentação, dentre outros,

deverá ser providenciado o solicitado, e posteriormente preenchida e enviada uma nova solicitação para a análise.

ALERTA: no momento de solicitar despesas no sistema de aprovação da Central de Despesas, a filial não poderá

abrir ao mesmo tempo e nem mesmo manter minimizadas duas ou mais telas de solicitação, pois esta situação

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pode interferir no envio dos dados (cruzando informações das telas abertas) ocasionando divergências e

impossibilitando a análise correta da despesa.

2.2 TABLOIDE FUNCIONÁRIO

Formulário responsável por realizar as solicitações de todas as despesas de tabloides feitas pelos próprios

colaboradores das filiais Eletrozema.

OBS: deverá ser preenchida uma solicitação por mês/ano e respeitar a data de corte parametrizada para a verba

de publicidade.

Para cada seleção que o colaborador solicitante realizar no formulário abaixo, deverá aguardar a tela carregar os dados para em seguida passar para a próxima seleção.

ALERTA: No momento de solicitar qualquer despesa, filial não poderá abrir ao mesmo tempo e nem mesmo manter minimizadas duas ou mais telas de solicitação (tela abaixo), pois esta situação pode interferir no envio dos dados (cruzando informações das telas abertas) ocasionando divergências e impossibilitando a análise correta da despesa.

Na primeira parte do formulário são apresentadas as informações da filial solicitante:

Primeiramente deve-se escolher o Tipo da Solicitação (Tabloide):

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Deverá ser informado o Valor Pago por Milheiro. Em seguida, deve-se selecionar o Nome do colaborador e informar

a Quantidade de Tabloides entregues pelo colaborador. Após clicar em Incluir, podem ser informados mais

colaboradores que participaram do processo. O sistema calcula automaticamente a Quantidade Total e o Valor

Total:

Será exibido também o painel de extrato, listando a data de corte e o crédito pré-aprovado para o mês/ano

referentes selecionados:

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OBS 1: só poderão ser solicitadas as despesas, em que o valor total seja inferior ou igual ao saldo disponível do

crédito pré-aprovado.

OBS 2: se for escolhido um colaborador indevidamente e/ou informado a quantidade incorreta de tabloides inseridas

para o colaborador, este poderá ser excluído clicando em Excluir. Se for inserido o valor pago incorreto por milheiro,

deverão ser excluídos todos os colaboradores que tiverem sido incluídos, corrigir o valor e inserir os colaboradores

novamente.

O próximo passo é selecionar o Mês e o Ano referentes à despesa:

Por último, clique em Enviar Solicitação para finalizar o processo de solicitação de despesa:

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OBS: Caso a filial tenha preenchido uma solicitação indevidamente, basta clicar em Cancelar, para que o aplicativo

desconsidere todos os dados que foram inseridos e a filial possa preencher uma nova solicitação.

OBS: caso a despesa seja reprovada pelos motivos: falta de autorização, informações erradas, dentre outros, deverá

ser providenciado o solicitado, e posteriormente preenchida e enviada uma nova solicitação para a análise.

3. MENU CONSULTA

Neste menu, a filial poderá visualizar e alterar as despesas que se encontram disponíveis para serem analisadas

(despesas realizadas por colaboradores da empresa, no caso de entrega de tabloides e demais despesas). Neste, a

filial acompanhará a mudança de status de cada despesa solicitada. Se houver necessidade de alterar alguma

despesa, basta encontrá-la na grade e clicar em Abrir:

OBS: somente poderão ser alteradas as despesas cujo status estejam: EM ABERTO e/ou AGUARDANDO ANÁLISE, o

que significa que o processo de análise da solicitação pela Central de Despesas ainda não iniciou-se.

Item “DESPESAS”: que contempla as despesas diversas (entrega de mercadorias, lanche, etc.):

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Se a despesa tiver sido aprovada, será habilitado o recibo. A filial deverá clicar no campo correspondente para que o

recibo seja visualizado. O mesmo deverá ser impresso, anexado à despesa (todos os comprovantes) e enviado no

caixa.

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Assim que o recibo for impresso, automaticamente a despesa terá seu status alterado para “Paga”.

OBS: caso ocorra erro na impressão (ex.: a impressora travou), a solicitação deverá ser filtrada com o status

“Paga” (conforme painel abaixo) e poderá ser impresso o recibo novamente. Caso o tipo de documento seja RPA,

deverá ser solicitada a reimpressão conforme procedimento 001/07 da Central de Despesas.

As despesas só serão aceitas pelo setor Financeiro (Matriz) se estiverem anexadas a este recibo, exceto RPA.

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Item “DESPESAS - FUNCIONÁRIOS”: que contempla as despesas de funcionários:

Se a despesa tiver sido aprovada, será exibida uma mensagem informando quando o pagamento será lançado na

“Folha de Pagamento” do (s) colaborador (es), conforme painel abaixo:

OBS: somente poderão ser alteradas as despesas cujo status estejam: EM ABERTO e/ou AGUARDANDO ANÁLISE, o

que significa que o processo de análise da solicitação pela área Central de despesas ainda não iniciou-se.

4. MENU FORMULÁRIOS

Neste menu, a filial poderá enviar dúvidas, sugestões ou reclamações quanto ao sistema ou as regras de negócios, e

poderá também visualizar diretamente dentro deste sistema os procedimentos, hoje existentes na intranet quanto

ao que diz respeito à Central de Despesas:

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4.1 DÚVIDAS / SUGESTÕES / RECLAMAÇÕES

Formulário responsável pelo envio de dúvidas, sugestões ou reclamações quanto ao sistema ou as regras de

negócios. Basta preencher o formulário e clicar em Enviar. A mensagem será diretamente enviada para o conferente

responsável pelas despesas da filial:

4.2 PROCEDIMENTOS CENTRAL DE DESPESAS

Formulário que permite o acesso aos procedimentos relacionados à Central de Despesas, e que estão contidos no

manual de procedimentos localizado na intranet da empresa. Basta escolher o procedimento a ser consultado e

clicar no ícone a direita do nome do procedimento, que representa um arquivo no formato “PDF”:

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5. MENU RELATÓRIOS

Neste menu, a filial poderá acessar os diversos relatórios disponíveis para acompanhamento das despesas, créditos

disponíveis, etc.:

5.1 CRÉDITO PRÉ-APROVADO

Com este relatório é possível listar todos os Créditos liberados e Débitos lançados para uma determinada filial, mês e

ano referentes:

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Ao informar os parâmetros de geração e clicar em GERAR RELATÓRIO, será exibida uma nova janela contendo o

relatório a ser lido/impresso:

5.2 DESPESAS COM ENTREGA DE MERCADORIAS

Com este relatório é possível listar todas as despesas de entrega de mercadorias aprovadas e/ou pagas:

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5.3 DESPESAS COM MONTAGEM TERCEIRIZADA

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Com este relatório é possível listar todas as despesas com montagens terceirizadas que foram aprovadas e/ou pagas:



5.4 DESPESAS DE FUNCIONÁRIOS

Com este relatório é possível listar todos os pagamentos pendentes a serem realizados para os colaboradores

referentes à entrega de tabloides, como os pagamentos que já foram realizados e também os que foram reprovados:

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5.5 DESPESAS DE PUBLICIDADE

Com este relatório é possível listar todas as despesas de publicidade aprovadas pelo departamento de CSC:

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5.6 DESPESAS GERAIS

Neste relatório é possível listar todas as despesas aprovadas, reprovadas, pagas:

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relatório a ser lido/impresso. Para este relatório o layout utilizado é bastante formal, pois a principal utilização será a

exportação para a planilha de Excel:

5.7 PONTOS PERDIDOS

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Com este relatório é possível listar todas as ocorrências de perda de pontos no mês (anteriores a novembro 2014),

devido irregularidades apresentadas nas despesas. Através deste, é realizada a apuração dos pontos para o

fechamento da Avaliação de Caixa e Crediário (processo extinto em novembro 2014):


relatório a ser lido/impresso.

OBS: para verificar o motivo pelo qual a filial perdeu ponto, a mesma deverá consultar a despesa pelo código da

solicitação, conforme painel abaixo.

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relatório a ser lido/impresso.

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6. SUPORTE AO USUÁRIO

Dúvidas ou problemas quanto ao funcionamento e usabilidade do sistema podem ser tratados diretamente com a

Central de Serviços da T.I. no ramal 1888 ou pelo ServiceDesk – TI (intranet).

Dúvidas ou problemas quanto às regras de negócio ou como proceder em uma situação não tratada pelo sistema,

podem ser esclarecidos diretamente com a equipe da Central de Despesas através dos ramais: 1404, 1409, 1493 e

1727.

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