CE QU’Il FAUT SAVOIR SUR LES RETARDS DE PAIEMENT Rare sont les entreprises qui dans le cadre de leurs relations commerciales, ne connaissent pas de retards de paiement. Et cette tendance se constate dans une enquête annuelle récente de l’AFDCC qui souligne qu’en 2013 les petits retards de paiement inférieurs à 10 jours se sont multipliés par 2 passant ainsi de 17% en 2012 à 33% en 2013. Il va s’en dire que dans un contexte de trésorerie tendue, ces derniers auront des conséquences plus qu’importantes pour les entreprises. Aussi, comment faut –il les gérer… Déterminer la nature de ce retard I l faut faire la part entre un délai incompressible dû aux délais postaux – aux conditions bancaires que vos clients obtiennent de la part de leurs partenaires – du traitement comptable de vos encaissements. Dans ce dernier cas, un travail régulier d’apurement des comptes d’attente et « unidentified » est nécessaire pour garantir une fiabilité de vos comptes clients et favoriser les meilleures conditions de relance pour vos factures. Et d’autre part, les causes de ce retard de paiement qui peuvent provenir de l’organisation interne du client – de son comportement « mauvais-payeur » - d’une situation financière dégradée - du délai que vous pouvez prendre pour traiter les litiges ou réclamations client. Concernant ce dernier point, plus vite une correction ou solution est apportée plus vous êtes en mesure d’assurer que le règlement du client intervienne à échéance de facture auquel cas ce retard sera effectif.

Notons qu’un client régulièrement facturé permettra plus facilement de définir son comportement de paiement donc son « profil payeur » qu’à contrario l’anticipation d’un éventuel retard de paiement se portera sur les conditions de règlement que vous accordez à tout nouveau client notamment lors des deux, trois commandes suivantes. La règle étant de privilégier le règlement à réception ou au comptant. Ne laisser pas s’installer durablement ce retard En effet, tout traitement des retards de paiement suppose en amont une méthodologie dans la gestion de votre « poste clients » et l’établissement d’un prévisionnel d’encaissements. Une des règles d’usage consiste à relancer vos factures au moins une fois avant leur date d’échéance, disons cinq jours avant afin de vous assurer que la facture est au stade de l’émission et de la signature du règlement. Toutefois, ce procédé suppose la mise en place d’un système d’alerte voire de gestion des tâches qui facilite votre suivi client ; ceci depuis une « balance âgée » ou du tableau de bord « Excel » mis à jour à chaque facturation et qui réunisse par exemple les informations ci-dessous : • Le numéro du compte client, téléphone, nom

du contact • L’historique de toutes les factures (date,

échéance, montant TTC) • La date de contact • L’action à effectuer • Date de promesse de règlement • Les informations de paiement (date, type,

montant TTC)

Une fois vos rapprochements bancaires faits et comptabilisés, il faut mettre en place un plan d’action sitôt le retard constaté soit immédiatement ou dans les 24 à 72 heures suivantes. En premier lieu l’appel téléphonique est à privilégier et pourra être complété en fonction de la nature de votre activité par les différents outils de la « relation client » par SMS, mail, mailing, courrier. La pratique veut que soit hiérarchisé votre mode de communication dans les 30 jours qui suivent le constat du dépassement d’échéance. Ainsi, en clarifiant les causes de vos retards de paiement, et que toutes les informations qui sont en votre possession laissent à croire qu’il n’y a aucun motif valable à ces retards, mettez en œuvre vos obligations légales de recouvrement… Actionner les leviers d’obligations légales en la matière

Rappelons que dans le cadre d’une relance client, tout retard de règlement se définit au premier jour de dépassement de la date d’échéance figurant sur la facture. Ce retard vous permet depuis le 1er janvier

2013 de facturer des « frais de recouvrement de 40 € » pour chacune des factures en sus des intérêts de retard demandés lors d’une mise en demeure. I l est à noter que ces frais de recouvrement peuvent être utilisés comme levier dans le cadre d’une négociation amiable, qu’ils sont de plus en plus facturés et réglés quelque soit les marchés où la transaction commerciale intervient à savoir en B2B, B2C et avec le Secteur Public pour les intérêts moratoires selon une étude européenne d’Intrum Justitia publiée en 2013. En parallèle, des mesures sont

adoptées par certains fournisseurs, qui mentionnent dans les rapports d’activité de leurs clients les retards de paiement afin d’être réglés à réception de facture. Par ailleurs, si vous êtes dans le cas où les 30 jours de dépassement approchent de sa phase précontentieuse. Vous pouvez opter pour une ultime intervention amiable soit à votre niveau ou au niveau de l’équipe commerciale ou bien de votre direction avant d’envoyer une lettre de mise en demeure ou une injonction de payer. A l’issue de cet envoi et que le règlement ne vous soit toujours pas parvenu dans le délai imparti, la phase contentieuse commence. Et pour ce faire vous avez le choix de mettre en œuvre : • Une procédure amiable auprès du médiateur

interentreprises ou de la fonction publique. Son caractère confidentiel peut vous permettre de préserver votre relation commerciale.

• Le recouvrement contentieux de vos impayés en mandatant soit un avocat, un huissier ou une société de recouvrement.

• Une procédure en référé devant le tribunal de commerce

• Une procédure de jugement sur le fond devant ce même tribunal

Mais attention à l’adéquation entre le coût de procédure, le montant total des impayés qui sont dus et la nature du litige car un montant minimal est requis pour recourir à ces procédures, que toutes ne sont pas appropriées à la nature du contentieux et qu’un accompagnement de la part de tous ces acteurs ne peut qu’être utile. Structurer au mieux votre relation financière client En abordant la question des retards de paiement, c’est envisager les moyens et les outils que l’entreprise peut adopter pour : • Minimiser ses « risques d’impayé » et de

« défaillance d’entreprises » • Améliorer sa réactivité et l’« interaction de ses

services » pour garantir le paiement à échéance convenue

• Tirer les enseignements des situations rencontrées ainsi que de ses propres « dysfonctionnements »

Au final, le client sera plus sensible à toutes nouvelles offres proposées si son « expérience de la relation financière client » contribue à le « satisfaire » ; Somme toute vous sera-t-il plus « loyal ».

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FACILITYSE CONSEIL Auteur : Marylène TSHIAMALAAuteur : Marylène TSHIAMALAAuteur : Marylène TSHIAMALAAuteur : Marylène TSHIAMALA Parution : Parution : Parution : Parution : le 17 Mars 2014