Caso Práctico

Gestión de Seguridad

Implantación de un Sistema de Automatización de la Fuerza de Ventas

Resumen del Caso Práctico:1) Diagnóstico de la situación

- ¿Qué se hizo mal?- ¿Cómo subsanar la situación?- ¿Qué hacer y cuándo hacerlo?

2) Un caso similar- Descripción- Solución- Medidas a adoptar

3) La importancia de los usuarios en proyectos T.I.C.

Diagnóstico de la situación

¿Qué se hizo mal?–Impaciencia

•Excesiva premura en la decisión e implantación del aplicativo.

–Planificación Incorrecta•Comunicación y coordinación inexistente entre los departamentos implicados.•Errónea previsión de recursos humanos

Diagnóstico de la situación¿Qué se hizo mal?

– Omisión• No se tiene en cuenta en la implantación al

departamento que mejor conoce a los clientes, que serán además los que alimenten la BBDD.

• Departamento de Sistemas, están relegados a un segundo plano sin estar verdaderamente implicados.

– Escasa Formación• Sistemas, Ventas y Marketing

– BBDD mal parametrizada• Debido a la carencia de participación y formación

Diagnóstico de la situación¿Cómo subsanar la situación? (1)

– Diseñar un plan de acción, donde implicamos a un responsable de cada departamento – En el plan se recogerán las carencias de los distintos departamentos y los objetivos a cumplir para mejorar los resultados:

•Organización– Explicará cuáles son las funcionalidades requeridas por la dirección.– La Dirección debe crear valor en torno al producto y lograr que este valor

trascienda entre los departamentos.

•Ventas– Se impartirá formación sobre los nuevos conceptos y el aplicativo– Se realizará un análisis de funcionamiento del aplicativo en el que se

estudiará especialmente la interacción del departamento de ventas con la aplicación.

•Marketing– Participarán junto a ventas en la formación y el análisis del aplicativo

Diagnóstico de la situación¿Cómo subsanar la situación? (2)

– Elaborar un plan de seguimiento con el fin de monitorizar el desarrollo de las tareas a realizar y el estado en el que se encuentran.– Será importante para ver la evolución de la implantación y conseguir su mejora tanto a nivel técnico como a nivel de objetivos comerciales.– Se hará hincapié en retroalimentar la evolución de uso/éxito del nuevo sistema.

Diagnóstico de la situación¿Cómo subsanar la situación? (3)

Sistemas• Recibirán más formación técnica por parte de la consultoraOutsourcing• Dedicado a realizar las tareas habituales del Departamento de Sistemas• Contratar gente nueva con el objetivo de mantener la nueva aplicación y

darles la formación necesaria para que los ingenieros actuales puedan continuar con su tareas habituales.

Crear un documento de pruebas del que participarán todos los departamentos implicados, en el que se recogerán:

• Calendario de pruebas• Alimentación con datos reales• Análisis de informes de la BBDD• Estudio de la información obtenida

–¿Conseguimos identificar nuestro target?–¿Podemos realizar de modo fiable nuestras acciones de marketing?.)

Diagnóstico de la situación

¿Cómo subsanar la situación?–PUESTA EN PRODUCCIÓN

Lista de Acciones y PrioridadACCIÓN PRIORIDAD

Elaborar plan de acción Muy Alta

Elaborar plan de seguimiento de las distintas tareas de mejora.

Muy Alta

Impartir Formación según departamento. Alta

Acometer modificaciones en caso de ser necesarias.

Media

Documento de pruebas y puesta en práctica.

Media-Alta

• Cuando una nueva implantación afecta a varias de las actividades de una empresa (Áreas), debe existir una coordinación o nexo de unión entre los distintos departamentos.

• Ya que afecta a varias áreas de la empresa, involucra a varios de los departamentos de ésta.

• La aplicación se conjuga con el modelo de negocio de la empresa, alterando las formas de trabajar tradicionales, luego:

-> SUPONE UNA ADAPTACIÓN.• Cuando se hacen este tipo de implantaciones se debe de crear valor en

torno al producto desde la Dirección General hasta el último departamento implicado. De esta manera se involucra a las personas, haciéndolas conscientes de la importancia.

• Debe existir una buena gestión desde arriba hasta abajo involucrando a los distintos departamentos.

• Debe generarse documentación sobre la evolución de la implantación a nivel técnico y de empresa. Esto se debido a que una vez que desaparece la empresa que desarrolló e implanto el sistema no existen referencias sobre como solucionar situaciones difíciles o de riesgo.

Importancia de los usuarios en la implantación de un nuevo sistema TI

Problemática en las implantaciones TI

•Caso similar:Módulo ERP de Presupuestos y CRM

Problemática en las implantaciones TI

•Antecedentes:-Análisis de requisitos deficiente-Inversión limitada en TI-Desatención a los usuarios

Problemática en las implantaciones TI

•Antecedentes:-Análisis de requisitos deficiente-Inversión limitada en TI-Desatención a los usuarios

•Síntomas:-No conformidades de los clientes-Quejas del personal interno-Datos incongruentes en el sistema

Problemática en las implantaciones TI

•Medidas adoptadas:-Actualización de programas-Formación de usuarios-Reimplantación de interfaz-Gestión documental

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