Caso confiar
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un caso de rotundo éxito con OOo, en el sector financiero colombiano Confiar Cooperativa Financiera e s c o g i ó OpenOffice.org p a r a satisfacer plenamente sus necesidades de herramientas de oficina, usando para ello estándares abiertos internacionales y por ser extremadamente “amistoso” con el usuario, ademas de reducir significativamente sus costos de operación anual (U$100 mil en el primer año). Este caso muestra como OpenOffi ce.org ayudo efectivamente a una compañía financiera del sector solidario a obtener una ventaja competiti va real en costos, permitiéndose una posición comparativa y ventajosa de mercado sobre sus competidores, desarrollando simultáneamente una infraestructura tecnológica que permi tiera su rápido y eficiente creci mi ento. Antecedentes Confiar . es una entidad financiera del sector solidario colombiano, con activos totales a diciembre 31 de 2009 de 170 millones de dolares, dispersa geográficamente en varias localidades del país , con sus treinta y tres oficinas y agencias, con aproximadamente 1200 empleados y 30 mil cli entes. En este ambiente, Confiar tiene un rápido creci miento gracias a su continua innovación y a un rígido control de costos. Para poder soportar esta estrategia se rediseño totalmente su sistema de informaci ón, con el fin de obtener un excelente desempeño con un bajo costo. Ademas su último infor me de auditoria interna, mostró que una parte muy impor tante de su presupuesto anual de operación , se gasta en el licenciami ento comercial de programas de computación. También puntualizó que la administración y seguimiento de estos costos es todos los días mas difícil de realizar, debido a su rápido crecimiento y lo disperso de sus instalaciones. La Solución Como medida inicial se propuso reemplazar en los computadores de los empleados, aproxi madamente 350 Ms Office con OpenOffi ce.org, debido por supuesto a las siguientes consideraciones: • Soporte de todas las platafor mas en uso actualmente por Confiar. • Sin costo de li cenciami ento, lo que ali vi o inmediatamente sus presupuestos de operación.. • Un análisis de Costo de Propiedad (TCO), demostró un inmediato y signi ficati vo ahorro logrado al migrar a OpenOffi ce.org . Sin embargo quedaban importantísima consideraciones, vitales para los requerimientos críticos del negocio y que OpenOffice.org debería satisfacer • Podría la totalidad del personal de Confiar ., actual y futuro hacer l a transición a esta nueva herramienta? • Confiar . regularmente intercambia documentos de Ms Word y Ms
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Casos de Exitos de Migracion de Software Libre
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un caso de rotundo éxito con OOo, en el sector
financiero colombiano
Confiar Cooperativa Financiera e s c o g i ó OpenOffice.org p a r a satisfacer plenamente sus necesidades d e h e r r a m i e n t a s d e o f i c i n a , u s a n d o p a r a e l l o estándares abiertos internacionales y por ser extremadamente “amistoso” con el usuario, ademas de reducir significativamente sus costos de operación anual (U$100 mil en el primer año).
Este caso muestra como OpenOffice.org ayudo efectivamente a una compañía f i nanci e ra de l sec tor so l ida r io a obtener una ventaja competitiva real en costos, permitiéndose una posición comparativa y ventajosa de mercado sobre sus competidores, desarrollando simultáneamente una infraestructura tecnológica que permitiera su rápido y eficiente crecimiento.AntecedentesConfiar . es una entidad financiera del sector solidario colombiano, con activos totales a diciembre 31 de 2009 de 170 millones de dolares, dispersa geográficamente en varias localidades d e l p a í s , con sus treinta y tres oficinas y agencias, con aproximadamente 1200 empleados y 30 mil clientes. En este ambiente, Confiar tiene un rápido crecimiento gracias a su continua innovación y a un rígido control de costos.
Para poder soportar esta estrategia se rediseño totalmente su sistema de información, con el fin de obtener un excelente desempeño con un bajo costo. Ademas su último informe de auditoria interna, mostró que una parte muy importante de su presupuesto anual de operación , se gasta en el licenciamiento comercial de programas de computación. También puntualizó que la administración y seguimiento de estos costos es todos los días mas difícil de realizar, debido a su rápido crecimiento y lo disperso de sus instalaciones.La SoluciónComo medida inicial se propuso reemplazar en los computadores de los empleados, aproximadamente 350 Ms Office con OpenOffice.org, debido por supuesto a las siguientes consideraciones:
• Soporte de todas las plataformas en uso actualmente por C o n f i a r .• Sin costo de licenciamiento, lo que alivio inmediatamente sus
presupuestos de operación..• Un análisis de Costo de Propiedad (TCO), demostró un inmediato
y significativo ahorro logrado al migrar a OpenOffice.org.
Sin embargo quedaban importantísima consideraciones, vitales para los requerimientos críticos del negocio y que OpenOffice.org debería satisfacer
• Podría la totalidad del personal de Confiar ., actual y futuro hacer l a transición a esta nueva herramienta?
• Confiar . regularmente intercambia documentos de Ms Word y Ms
un caso de rotundo éxito con OOo, en el sector
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Excel con clientes y organizaciones externas, podría OpenOffice.org 1' conservar este intercambio?
• Podría OpenOffice.org ser capaz de producir y administrar los documentos cotidianos de C o n f i a r .?
• Confiar usa de manera regular formas y plantillas especiales producidas en diferentes áreas de la compañía, podría OpenOffice.org crearlas, mantenerlas, convertirlas y/o administrarlas?
Un “no” a cualquiera de estos interrogantes suspendería de manera inmediata el proyecto de implementación y/o migración hacia OpenOffice.org
MigraciónUn cuidadoso proceso de migración, basado fundamentalmente en un detallado plan de entrenamiento del usuario final y del grupo de soporte (Help Desk), demostró rápidamente que todas las inquietudes anteriores, no solo podrían resolverse satisfactoriamente, sino que en algunas de ellas se obtendrían ventajas significativas de productividad laboral.
El proceso de migración solo tomo 20 semanas, después de las cuales, 90% de los usuarios mostraban un nivel competitivo en el uso de la herramienta, Los requerimientos de soporte se completaban rápidamente y los usuarios estaban guardando archivos en formatos MS Office, que circulaban sin dificultad entre clientes y proveedores, sin que estos se percataran del cambio en curso. La conversión de formas y plantillas especiales, tomo cerca de 8 semanas, estandarizando en algunas de ellas el uso del formato PDF, creado de manera e f i c i e n t e por OOo. Este proceso fue aprovechado por la compañía para subir sus estándares de documentación a la norma ISO 9001/2000.No todo fue perfecto....OOo simplemente no es un “clon” de MS Office y existen una serie de labores y funciones que son realizadas de manera diferente, Entre ellas la escritura y operación de m acros codificadas en Vba, pues estas no “..son ejecutadas.” por OpenOffice.org y requieren ser convertidas a OpenBasic.
También aun existen puntos m e n o r e s de incompatibilidad en los estilos y formatos de Word y Writer, y que ya están disponibles en las versiones OOo 3.2 (Marzo de 2010) Y el ganador es...Es Confiar , donde ahora. Están plenamente convencidos de que la migración a OOo esta siendo un éxito y que la herramienta se ha convertido en un elemento clave de la infraestructura de tecnología de la entidad que será empleada en las áreas de creación de nuevas funciones en el sector financiero, en el uso y conexión a Bases de Datos, la implementación de herramientas de Trabajo en Grupo - GroupWare y en flujo corporativo de
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documentos.
