Vuokraus-

toiminta on yhteis-

peliä, joka edellyttää

sujuvaa tiedonvälitystä

vuokranantajan, vuokraajan

ja huoltoyhtiön kesken.

Kun SATO halusi tarjota

asiakkailleen mahdollisuuden

sähköiseen vuokrasopimuk-

seen, palvelu toteutettiin

yhteispelillä, johon osallistui

Canonin lisäksi VISMA Sign,

Mepco ja Talokeskus.

Sähköisen allekirjoituksen palvelulla tuotettiin aika- ja paikkariippumaton vuokrasopimus

Canon OyHuopalahdentie 24, PL 100351 Helsinkipuhelin 010 544 20canon.fi

SATO Oyj on yksi Suomen suurimmista vuokranantajista, jonka tavoitteena on tarjota erinomainen asiakaskokemus. Vuokraustoimin-taan liittyy useita osapuolia ja paljon tietoa, joka tulee saada kulkemaan paikasta toiseen tehokkaasti ja arkistoitua luotettavasti. SATO halusi tarjota asiakkailleen mahdollisuuden allekirjoittaa vuokrasopimus etänä, verkon yli.

– Sähköinen vuokrasopimus palvelee niitä asiakkaita, jotka eivät ehdi tai edes halua saapua tätä varten toimipisteeseemme, asiakkuuspäällikkö Kaisa Aalto SATOlta selventää.

Uudenlaisen palvelun tuottaminen edellytti sujuvaa yhteistyötä yli organisaatiorajojen. Projektiin osallis-tuivat Mepco, Talokeskus ja dokumenttiarkiston tuottanut Canon sekä VISMA Sign, jonka kanssa Canon tuottaa sähköisen allekirjoituksen palvelun.

”Toimitimme yhteistyöllä koko vuokrausprosessin läpi kulkevan automaattisen tietoketjun.”

Saila Ahlqvist, Business Consult informaationhallinnan asiantuntija, Canon Oy

Tavoitteena erinomainen asiakaskokemus

Perusteellinen tarvemäärittely ennen projektin käynnistämistäSelkeät tavoitteet, toimintamallit ja aikataulutus sekä sujuva viestintä eri tahojen välillä ovat edelly-tyksiä monikantaympäristössä toimivan projektin menestymiselle.

– Halusimme lähteä projektiin hyvin valmistau-tuneina. Päätimme kuvata kaikki vuokraustoimintaan liittyvät prosessit ja erikoistilanteet mahdollisimman tarkasti talon sisällä, ennen kuin istuimme järjestel-mätoimittajien kanssa samaan pöytään, kertoo Kaisa Aalto SATOIta.

– Asiakkaan sanelema aikataulu oli hyvin tiukka ja projektiin osallistui useita toimittajia, mikä toi kommunikointiin ja integraatioihin lisähaastetta. Ratkaisimme tämän niin, että lähes koko projekti- tiimimme vietti kolme päivää viikossa asiakkaan tiloissa. Näin kaikki kysymykset saatiin selvitettyä heti ja haasteet ratkaistiin sujuvasti, kertoo tiimi- päällikkö Tomi Jylhä Mepcolta.

Asiakastietojärjestelmän ja Canonin tuottaman Therefore-dokumentinhallintajärjestelmän välille piti rakentaa rajapinta. SATOlla oli Therefore jo käytössä sisäisenä dokumenttiarkistona, mutta se on myös järjestelmä, jonka päälle sähköisen allekirjoituksen palvelu toteutetaan. Thereforen metatietokortteja muokattiin niin, että kaikki olennaiset tiedot saatiin mukaan.

”Kattavalla tarve- määrittelyllä saavutettiin yhteinen ymmärrys projektiin osallistuneiden osapuolten kesken. Tämä oli monitoimittajaprojektin onnistumisen edellytys.” Kaisa Aalto asiakkuuspäällikkö, SATO Oyj

– Projekti eteni ketteriä kehitysmenetelmiä hyödyntäen: aloitimme heti oikeiden toteutuksien työstämisen ja konkreettisten asioiden verifioimisen, Tomi Mepcolta täsmentää.

– Vuokrausprosessi ei suinkaan pääty siihen, kun vuokralaisen allekirjoitus on saatu sopimukseen. Meidän osaltamme todellinen lisäarvon tuottaminen alkoi vasta, kun autoimme SATOa sujuvoittamaan allekirjoitusprosessin kokonaishallintaa, kertoo informaationhallinnan asiantuntija Saila Ahlqvist Canonilta.

Kun vuokrasopimus on allekirjoitettu VISMA Sign -verkkopalvelussa, se palautuu Therefore-doku-mentinhallintajärjestelmään ja kaikki tiedot välitty-vät niitä tarvitseville tahoille.

”Projektissa vallitsi todella hyvä henki kaikkien toimijoiden osalta: luottamukselliset suhteet edistivät projektin etenemistä.” Tomi Jylhä tiimipäällikkö, Mepco

”Hatunnosto SATOlle määrätietoisesta asenteesta. Heillä oli hieno visio siitä, että palvelun tulee näyttäytyä loppuasiakkaalle

yhtenäisenä, jotta käyttökokemuksesta muodostuu eheä.” Harri Koponen, myyntijohtaja, VISMA Sign

Kokonaispalvelulla lisäarvoa kaikille osapuolilleProjekti käynnistettiin vuoden 2016 alussa ja sitä päästiin pilotoimaan maaliskuun lopulla, jolloin jo 30% SATOn vuokrasopimuksista allekirjoitettiin sähköisesti.

– Allekirjoituspalvelu toimii vaikka asiakas-määrä kasvaisi kuukaudessa 10-kertaiseksi. Palvelu skaalautuu loputtomasti, sillä se on rakennettu SaaS-mallilla, vakuuttaa Harri Koponen VISMA Signista.

– Tämä oli meillä paljon odotettu toiminto, jonka avulla voimme tarjota asiakkaalle helpompaa, ajasta ja paikasta riippumatonta palvelua, Kaisa Aalto kertoo.

Sähköisen allekirjoituksen palvelun ansiosta SATO pystyy palvelemaan asiakkaitaan aiempaa paremmin ja tehokkaammin. Tiedonvälitys on vaiva- tonta ja tapahtuu aina ajallaan, kun kaikki tarpeelliset tiedot välittyvät olennaisille osapuolille automaatti-sesti. Muuttoilmoitus lähtee huoltoyhtiöön. Avainten luovuttajalle lähtee tieto siitä, kuka avaimet noutaa ja milloin, eikä paperilla olevaa vuokrasopimusta tarvita lainkaan. Vuokralaisen sähköpostiin saapuu mm. talo- yhtiön säännöt ja kaikki muut olennaiset tiedot.

– Kaikki sujui hienosti projektiin osallistuneiden toimittajien kanssa. Kaiken kaikkiaan todella positii-vinen kokemus, Kaisa kiittelee.

Seuraa meitä

www.twitter.com/CanonBusinessFI

www.youtube.com/CanonBusinessFI

www.linkedin.com/company/canon-oy

www.slideshare.net/CanonBusinessFI

www.canon.fi/business-bytes/

Canon OyHuopalahdentie 24, PL 100351 Helsinkipuhelin 010 544 20canon.fi

Me autamme hallitsemaan ja hyödyntämään tietoa, tehostamaan dokumentinhallinnan käytäntöjä ja automatisoimaan dokumenttikeskeisiä prosesseja. Jos haluat keskustella aiheesta kanssamme, lähetä viesti demand@canon.fi, niin otamme sinuun yhteyttä.

SATO Oyj on yksi Suomen suurimmista vuokranantajista, jonka tavoitteena on tarjota kattavat vuokra-asumisen vaihtoehdot ja erinomainen asiakkuuskokemus. SATOn omistuksessa on yhteensä noin 24 000 vuokrattavaa asuntoa Suomen suurimmissa kasvukeskuksissa ja Pietarissa. Lisätietoja: www.sato.fi

Mepco Oy toimittaa ratkaisuja yritysten ja julkishallinnon asiakkuudenhallintaan, talouden- ja toiminnanohjaukseen sekä palkka- ja henkilöstöhallintoon. Palveluksessasi on yli 200 mepcolaista Helsingissä, Tampereella ja Turussa. Onnistumisemme tärkein mittari on tyytyväinen asiakas. Mepco on osa Accountor-konsernin Softwaredivisioonaa, jonka palveluksessa on yli 400 henkeä ja jonka liikevaihto on yli 70 miljoonaa euroa. Lisätietoja: www.mepco.fi

VISMA Sign ja Canon Oy tuottavat yhteisenä palvelukokonaisuutena sähköisen allekirjoituksen ja arkistoinnin työnkulkuratkaisun. Sähköinen allekirjoitus on juridisesti sitova ja nopea tapa allekirjoittaa sopimukset ja muut allekirjoituksella vahvistet-tavat asiakirjat. Asiakirjat voidaan allekirjoittaa mobiilivarmenteella tai verkkopankkitunnuksilla ja arkistointi hoituu automatisoidusti.

Lue lisää sähköisen allekirjoituksen palvelusta canon.fi/sähköinenallekirjoitus