Cartilha de Eventos da Unimed

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Gu i a d e Or G a n i z a ç ã O d e ev e n t O s CO r p O r a t i v O s

Índice

Definição

Apresentação Etapas do

Plano de Ação

Marketing

DesenvolvimentoProfissional

IntegraçãoInstitucional

Gestão do Conhecimento

EventosTécnicos

EventosSociais

Termos Adotadospela Fesp

Métodos eFerramentas

Classificação

Definiçãodo Escopo

Planejamento eOrganização

Realização eSuporte

Encerramento

Fases daOrganização

Modelo deEscopo

Plano deGerenciamento

Relatóriodo Evento

Planejamento Orçamentário

Avaliação deReação

Controlede Compras

Definiçãode Equipe

Ficha deInscrição

Disposiçãode Salas

Briefing

Anexos

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Estrutura do Guia de Eventos

Oponto de partida deste trabalho foi a observação dos eventos corporativos realizados pelas Unimeds e, diante das muitas formas diferentes “do fazer”, a Fesp idealizou a opor-tunidade de criar um conteúdo que pudesse nortear as ativida-des realizadas pelas associadas.

Portanto, o objetivo deste trabalho se define com a vonta-de de potencializar os eventos promovidos pelas Unimeds, em seus diferentes contextos, orientados por instrumentos e métodos que apoiam a realização de um evento com excelência.

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Organização de eventos no Sistema Unimed é um tema com muitos detalhes e peculiaridades, por isso a importância de se criar um conteúdo que atendesse às demandas das Unimeds.A primeira iniciativa foi estimular os funcionários da Fesp a participarem do Cur-so de Organização de Even-tos, realizado em 16 horas em parceira com a Rabaglio Educação Empresarial.Após a realização do cur-so, foi criado um grupo de trabalho com o objetivo de desenvolver um conteúdo norteador e transformá-lo

no Guia de Organização de Eventos Corporativos.A elaboração deste Guia contou com a participação de nove funcionários da Fesp, das áreas Educação Corporativa, Secretaria Executiva e Eventos, com obtenção dos resultados em seis reuniões de trabalho.Por fim, a Fesp tem o interes-se de difundir esse conteúdo por meio das ações de capa-citação, visando à formação dos funcionários das Uni-meds que serão aprendizes, executores e, principalmen-te, multiplicadores na sua cooperativa.

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a) Definição do evento: inicialmente é apresentada a defi-nição do termo “evento” adotada neste material e seus diferentes focos de atuação, classificados nos segmentos: Marketing, Desenvolvimento Profissional, Integração Institucional e Gestão do Conhecimento.

b) Tipologia de eventos: descrição dos tipos de eventos, a considerar os eventos Técnicos, Sociais e Termo adotados pela Fesp.

c) Métodos e ferramentas: descrição dos métodos ou ferra-mentas mais comuns utilizados no mercado e pelas Unimeds.

d) Fases da organização de eventos: tomando como base o método de gerenciamento de projetos PMBOK, foram sistematizadas as etapas de organização de eventos,

que compreendem:Definição de escopo•Planejamento e organização•Realização e suporte ao evento•Encerramento•

e) Anexos: foram inseridos os materiais mais detalhados e os modelos que podem ser utilizados na organiza-ção de eventos (e, naturalmente, adaptados pelas Unimeds):

I. Definição do escopo do evento II. Modelo de planejamento

orçamentário III. Definição de papéis e atribui-

ções da equipe IV. Briefing do evento V. Plano de gerenciamento VI. Avaliação de reação VII. Ficha de inscrição VIII. Relatório do evento IX. Controle de compra de

produtos para realização de eventos

X. Disposição das salas e auditório

Estrutura do Guia de EventosO Guia de Organização de Eventos Corporat ivos está organizado de acordo com a seguinte proposta:

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Evento corporativo é um aconte-cimento que aglutina pessoas num determinado tempo e espaço físico, visando atingir objetivos de uma or-ganização, de um grupo de pessoas ou mesmo de um indivíduo.Todo evento corporativo tem o seu propósito, ou seja, tem um objetivo maior determinante para sua realiza-ção. De um propósito podem surgir outros objetivos que são secundá-rios e complementares.Por exemplo, o evento corporativo “Palestra de Medicina Baseada em Evidências” tem o propósito de apresentar uma nova tecnologia na área médica e tem como objetivo secundário a integração dos participantes.O propósito é imprescindível para identificar a especificidade de um evento, ou seja, todo evento precisa estar alocado em algum dos seg-mentos apresentados neste Guia, conforme definições a seguir.Marketing: este segmento está rela-cionado às estratégias definidas pela organização frente ao mercado para posicionamento da sua marca. Nes-

se caso, temos os eventos corporati-vos que buscam a fixação da marca, a disseminação dos valores organi-zacionais, os produtos e serviços oferecidos, entre outros (Ex.: Suesp – Simpósio Estadual das Unimeds do Estado de SP).

Desenvolvimento profissional: este segmento traduz eventos corporativos cujo propósito está, prioritariamente, relacionado com o desenvolvimento das pessoas e todo o esforço se concentra no conteú-do, na didática e nas metodologias a serem utilizadas (Ex.: Curso de Secretária Executiva).

Integração institucional: este segmento está totalmente rela-cionado com a dimensão estratégica (alta direção) e compreende eventos corporativos que estejam relaciona-dos às causas da organização, sejam elas de ordem política (Ex.: realiza-ção da AGO) ou institucional (Ex.: Encontro de Dirigentes, Jusmed, apresentação do Plano de Desenvol-vimento Institucional – PDI).

Estrutura do Guia de EventosDefinição do evento

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Gestão do conhecimento: este segmento condiz com o propósito de aglutinar pessoas para tratar de um assunto determinado e discutir sobre o mesmo, visando à continui-dade e aprofundamento do assunto em outros momentos e espaços (Ex.: Jornada de Desenvolvimento, Workshop de Marketing, Encontro dos Núcleos de Desenvolvimento Humano). Neste caso, há forte ten-

dência de o evento

corporativo ter abordagens práticas, compartilhamento de experiências e momentos de construção coletiva.É fundamental ressaltar que os segmentos são complementares (e não excludentes) e definem os elementos para a organização dos eventos corporativos, ou seja, como desenvolver o conteúdo, quais as competências necessárias para a formação de equipes e as diretrizes para a coordenação do evento.

Eventos Técnicos: Curso: de curta, média ou •longa duração, é dirigido para um público específico por meio de aulas e apresentações, onde os participantes buscam aprendizado específico com especialistas. Palestra: apresentação sobre um •assunto ou tema específico para um público definido. Tem o papel de dis-seminar e sensibilizar o público para esse assunto ou tema específico e sua

Tipologia de Eventos


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abordagem é mais superficial/pontual. Treinamento: • de curta e média duração, é dirigido para um pú-blico específico com o objetivo de reciclagem ou aplicabilidade de uma técnica. • Seminário: exposição oral que já tem conhecimento prévio do assunto a ser debatido. • Congresso: evento de grande porte que aborda uma área do conhecimento específica, de interesse a um segmento pro-fissional, voltado ao público em geral e que tem a ocorrência de atividades simultâneas. • Convenção: evento de grande porte que aborda interesses específicos de várias áreas do conhecimento e é destinado a um público institucional. • Simpósio: evento organizado e conduzido por um modera-dor que direcionará e orientará as atividades programadas em torno de um tema principal com a participação de especialistas. Jornada:• reunião periódica de determinado grupo de profissio-nais que objetiva a discussão de

diversos assuntos. • Workshop: de cunho empre-sarial, é um evento de curta duração que busca reunir pro-fissionais para discutir sobre um determinado tema, serviço ou produto. • Oficina: de cunho empresarial, é um evento de curta duração que busca reunir profissionais para discutir sobre um determi-nado tema, serviço ou produto e que é dividido em duas fases distintas: expositiva e prática. • Encontro: evento caracterizado pela apresentação de trabalhos e estudos, que busca a promoção de troca de experiências. • Reunião: evento de duas ou mais pessoas de curta duração para discutir temas preestabe-lecidos/pautados, que exige uma organização prévia e gera providências. Cada reunião é dirigida por um presidente e tem a participação de um relator que gerará uma ata ou o registro dos assuntos debatidos. • Conferência: reunião bastante formal com apresentação de um tema específico em que, após


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explanação, o moderador abre para perguntas. Fórum:• evento de discussão sobre um assunto específico, motivado por um coordena-dor que levanta o problema de interesse geral e que conta com a participação dos envolvidos. • Ciclo de palestras: conjunto de palestras interligadas que

compõem um tema ou proposta específica. • Visita técnica: visita de um público específico que tem inte-resse em conhecer o trabalho re-alizado na Unimed e pressupõe uma organização prévia, desde o entendimento do interesse até pesquisa de satisfação. Colóquio:• sinônimo de palestra.

Eventos Sociais: • Coquetel: reunião social em que as pessoas ficam em pé, circulando por entre vários grupos, o que estimula a comunicação entre elas. Rea-lizado por inúmeros motivos (homenagear alguém, inau-gurações, comemorações etc.). Exposição:• geralmente com um intuito comercial, por estabelecer o contato direto

entre fabricante, comprador e usuário. Esses eventos são criados para a exposição téc-nica de serviços e produtos direcionados a um público específico. • Mostra: exposição com ca-ráter itinerante, que permite a divulgação do seu conteú-do em diversos locais. • Happy hour: de caráter mais descontraído e com o objetivo de proporcionar


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maior integração entre os participantes, é realizado no final da tarde e tem o cardápio similar ao do coquetel, porém um pouco mais reforçado. • Welcome coffee: como o próprio nome diz, é um café de boas-vindas realizado no início do evento. • Brunch: a palavra brunch é resultado da junção em inglês da palavra café da manhã (bre-akfast) com almoço (lunch). É servido próximo ao horário do almoço, das 11h00 às 13h00, e pode variar de um café da manhã mais reforçado até um minialmoço. Café da manhã, almoço ou •jantar: usualmente, realizado para encontros, comemo-rações, confraternizações e consolidação entre parceiros empresariais. O jantar é mais formal do que o almoço, exigindo uma forma mais elaborada, com planejamento e cerimonial adequados à ocasião. • Gincana: é um tipo de com-

petição recreativa que tem o objetivo de pôr à prova as habilidades físicas ou mentais dos membros de duas ou mais equipes. Sarau:• reunião festiva que ocorre à tarde ou no início da noite, apresentando con-certos musicais, serestas, cantos e apresentações solo, demonstrações, interpretações ou performances artísticas e literárias. Coffee break:• realizado entre os intervalos dos eventos, com a duração de 15 a 30 minutos. Os alimentos servidos são de rápido consumo e com opções variadas. Espetáculo ou atividade •cultural: são apresentações teatrais, musicais, cinemato-gráficas, circenses, exibição de trabalhos artísticos etc. Geral-mente, são realizados no perío-do da noite e em eventos com mais de um dia de duração. Festa:• evento comemorativo destinado a pessoas ou fatos importantes.


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Tipologia de Termos Adotados Pela Fesp

Partiariu:• significa parceria em latim e é utilizado exclusivamen-te pela Fesp para denominar o evento “café da manhã com os clientes”, realizado com o propó-sito de aproximar suas parcerias comerciais. • Barbitúrico: assim é chamado o happy hour que acontece exclusi-vamente no Suesp. • Suesp (Simpósio das Unime-ds do Estado de São Paulo): é

considerado o maior evento do cooperativismo de trabalho mé-dico paulista e tem como objetivo promover uma ampla discussão sobre questões de gestão, admi-nistração e operacional no âmbito das Unimeds, além da educação continuada e das práticas e doutri-nas cooperativistas. Jusmed:• o evento é um Painel Jurídico que tem como principal objetivo a discussão dos assuntos atuais e relevantes da área jurídica.

Brainstorming: intervenção parti-•cipativa com um grupo de pessoas para desenvolvimento de um pro-jeto ou plano de ação, contando com a contribuição e diversidade de ideias dos participantes. Transcrição: consiste na cópia •literal de um discurso e é utiliza- da para trazer informações preci- sas das ideias ou conclusões apresentadas. Painel: exposição geral sobre um •determinado assunto, estabelecen-do uma visão relativa a um tema. Mesa-redonda: reunião de um •grupo com conhecimentos ou

interesses similares para esclare- cimentos, troca de ideias e discus-são de casos. Videoconferência: comunicação •simultânea, em tempo real, entre pessoas situadas em locais diferen-tes, visando à troca de informações ou discussões de forma interativa. Métodos participativos: pressu-•põem a participação efetiva do grupo, valorizando os conheci-mentos e experiências dos par-ticipantes, e envolvendo-os na discussão, identificação e busca de soluções dos problemas e questio-namentos emergentes.

Métodos ou ferramentas ut i l izadas


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Fase 1: Definição do Escopo do Evento (Anexo I)Nessa etapa será definido o tipo de evento, os objetivos estratégicos, a descrição do público, a previsão/opções de datas, indicação de convidados especiais, área solici-tante (departamento/Diretoria), a equipe que será envolvida e sugestões de conteúdos a serem abordados.Dotação orçamentária e estimativa do custo do evento (Anexo II).

Fase 2: Planejamento e OrganizaçãoEquipe Organizadora: é a equipe que atuará nas diferentes etapas do evento. Independentemente do tamanho da equipe, é preciso contemplar algumas atribuições. No mínimo, deve ter pessoas que respondam pelos papéis/funções.

Dica: A equipe deve ter claro o seu papel e ter pessoas que possuam sinergia para fazer parte da equipe. Para isso, é importante a elaboração de um documento para a definição da equipe (Anexo III).

Preparação: a preparação corres-ponde à etapa em que se colhem as informações do demandante da ação (por meio do Briefing – Anexo IV) e as transformam em uma ação/um evento. O planejamento deve levar em consideração: o objetivo do evento, o público-alvo e os recur-sos disponíveis (físicos/estruturais, materiais, humanos e financeiros) para sua realização, entre outros definidos no briefing. A partir disso, deve-se definir todas as necessida-des de recursos e o Plano de Geren-ciamento do Evento (Anexo V) – as atividades, o prazo, os responsáveis e o orçamento relativo à prepara-ção do evento. A preparação em si corresponde à organização prévia, todas as negociações, contratações, compras, reservas e solicitações necessárias para o dia do evento.

Dica: Levar em consideração todas as especificidades da organização e possíveis dificuldades que podem ocorrer durante o período de prepa-ração do curso.Pensar no melhor formato para a utilização do espaço (Anexo X).

Fases de um evento


Atentar para: Manter foco no briefing.• Empresas x Autônomos – o •pagamento de autônomos envolve retenções de tributos (IR, INSS, ISS) e, além disso, recolhimento de 20% de INSS sobre o valor pago. Da mesma forma, contratar cooperativas de trabalho gera recolhimen- to de 15% de INSS sobre o valor pago. Fornecedores: sempre que pos-•sível pedir referências. Comunicar os dados da empre-•sa contratada (profissionais e ma-teriais) aos responsáveis pela recepção, para controle e segurança. Atualização tecnológica e ma-•nutenção preventiva programa-da de equipamentos próprios. Equipamentos sobressalentes.• Observar as exigências dos •palestrantes e convidados especiais. Integração com demais •fornecedores. Comunicar ao fornecedor os •horários de entrada e saída de material no local do evento

e normas de organização e limpeza. Cláusulas de contrato de loca-•ção: seguro, período de trabalho, nº de profissionais e equi-pamentos, antecedência para testes e multa. Visita com o fornecedor ao lo-•cal: diagnosticar características do local, instalações, restrições e pontos estratégicos.

Programação: a programação deve ser organizada por atividade/tem-po de duração em uma sequência planejada para favorecer a atenção dos participantes, com variações da dinâmica de cada momento (ex: 1º momento expositivo, 2º momen-to prático, intervalo, 3º momento plenária etc.).

Dicas: Devemos ficar atentos em momentos que já são natural-mente favoráveis à disper-são ou cansaço como, por exemplo, retorno do almoço, final do evento. Assim como nos mo-mentos em que


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os participantes podem estar mais ansiosos e tensos: credenciamen-to, início do evento. Percebendo essas dinâmicas é possível planejar atividades adequadas para favore-cer os resultados do evento.Avaliação do Evento: a avaliação é fundamental para verificar a satisfação dos participantes com relação ao evento. Para isso, o mais recomendável é a elaboração de uma avaliação que deverá ser entregue imediatamente após a ação e que contenha os aspectos educacionais, organizacionais e de infraestrutura (Anexo VI).

Divulgação, Cobertura e Comu-nicação: tem a função de tornar público o evento, atrair o público-alvo e promover as inscrições (Anexo VII) etc. antes de sua realização, bem como proporcio-

nar a visibilidade da empresa ou cooperativa que

o realizou com ações durante e depois de realizado. É interessante definir um Plano de divulgação, que contenha no mínimo: Público direcionado, meio de divulgação (Internet, TV, rádio, jornal...), peça de divulgação (e-mail ma-rketing, correspondência, folder, spot de rádio, anúncio em jornal). É importante lembrar as formas indiretas de comunicação com o uso de assessoria de imprensa, que pode gerar entrevista em rádio local, notícia em jornal, notícia no site da empresa/cooperativa.

Dica: A cobertura fotográfica e a filmagem do evento são interes-santes para prestar contas, manter um arquivo da memória institu-cional, conquistar parceiros ou pa-trocinadores em próximos eventos e uso em próximos materiais de divulgação.


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Parcerias: as parcerias acontecem quando organizações têm um inte-resse comum e desejam demonstrar esta aliança. Assim podem aconte-cer na forma de patrocínio, apoio, apoio institucional e não se restrin-gem a contribuições em espécie. A parceria pode se dar por cessão de espaço, de recursos materiais, empréstimos de equipamentos, composição de equipe de trabalho, doações diversas, permutas e até descontos. Além disso, o apoio institucional pode ocorrer quando é interessante vincular-se à outra organização independentemente de contribuições desta, mas pelo res-paldo, credibilidade, legitimidade que a associação à marca oferece ao evento. Ainda, é preciso ter o cuida-do de evitar parcerias com empre-sas que estejam em desacordo com a imagem e os ideais de nosso ramo de atividade.

Dica: Em qualquer situação, sugere-se a formalização da parceria por meio de contrato ou termo com cláusula de segu- rança e multa (mesmo que sim-ples) para dar mais clareza do

acordo e das responsabilidades.

Cerimonial: relação em ordem cronológica de todas as atividades (e especificações) que acontecerão no evento desde a abertura até o enceramento com todas as formali-dades necessárias, ou seja, o roteiro do evento. No Cerimonial deve constar: todas as atividades e intervalos, forma, local, horário de realização, nome e currículo das pessoas envolvidas, textos de abertura, encerramento, homenagens e agradecimentos.

Dica: Conferir a pronúncia dos no-•mes de todas as pessoas envol-vidas.

Solicitar minicurrículo de •palestrantes e convidados especiais.

Divulgar antecipadamente o •cerimonial aos palestrantes e convidados especiais.

Preparar texto do roteiro para o •mestre de cerimônia.

Clareza em todos os rituais: en-•trega de prêmios, chamadas de convidados à mesa e discursos.


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Fase 3: Realização e Suporte ao EventoRecepção: orientação para os convidados/participantes; entrega de material de apoio; assinatura de lista/livro de presença, comunica-ção visual; acessibilidade etc.

Infraestrutura: verificação do local – limpeza, ar condicionado, iluminação, A & B (Alimentos e Be-bidas), material de apoio, recursos – ramal telefônico, ponto de inter-net, wireless, voltagem/tomadas, equipamentos audiovisuais etc.

Verificar se existe a necessidade de contratação de:

Operador de som.•Operador de luz.•Eletricista.•Encanador.•Segurança.•Porteiro.•Manobrista.•Motorista.•

Fase 4: Encerramento Tabulação e avaliação (Equipe •Organizadora, foco no briefing)

Providências (correções e ajus-•

tes para eventos futuros)Avaliação do Público do Evento •(instrumento poderoso de feed-back e melhoria contínua)

Dica: Após o enceramento do evento, é fundamental a elaboração de um relatório de resultados (Ane-xo VIII) para que seja encaminhado para os parceiros, patrocinadores, solicitantes e diretores responsáveis pela Singular. A correta prestação de contas dá credibilidade ao evento e à organização realizadora.

Instrumentos de acompanha-•mento, controle operacional e financeiro de eventos

Pagamentos: o acompanhamen-•to das compras e pagamentos para o evento precisa ser feito pelo responsável pelos proces-sos Administrativos e Financei-ros (Anexo IX).

Dica: Alguns serviços exigem paga-mento de taxas específicas, ligadas a associações de classe, como no caso de execução musical (ao vivo ou eletrônica), em que é necessário recolher taxa ao ECAD – Escritório


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Central de Arrecadação e Distri-buição. Da mesma forma, é preciso cuidar das contratações formais dos envolvidos na equipe e manter à mão os contratos com fornece-dores, para possíveis fiscalizações trabalhistas, pois estas costumam acontecer, de acordo com o porte do evento.

É importante ter controle, de fácil acesso a todos os funcionários en-volvidos na realização do evento, de todos os pagamentos agenda-dos. (Ex. caderno/planilha com data de pagamento ao forncedor, data de entrega das Notas Fiscais ao financeiro e confirmação de recebimento).

BIBLIOGRAFIA

INSTITUTO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS-PMI. Um guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos: (Guia PMBOK). 3. ed. EUA: Global Standard, 2004.

PHILLIPS, Jack J.; MYHILL, Monica; MCDONOUGH, James B. O valor estratégico dos eventos: como e por que medir o ROI. São Paulo: Aleph, 2008.

RIOS, Sônia. Organização de Eventos. São Paulo: Rabaglio, 2009.

ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organização de Eventos: planejamento e operacionalização. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2008.

DIRETORIA EXECUTIVA – GESTÃO 2006/2010

Diretor-Presidente: Dr. Humberto Jorge IsaacDiretor-Superintendente: Dr. Waldemar D’Ambrósio FilhoDiretor Financeiro: Dr. José Marcondes NettoDiretor de Desenvolvimento e Mercado: Dr. Luiz Roberto Dib Mathias DuarteDiretor de Gestão Operacional e Marketing: Dr. Ciro da Silva MonteiroDiretor de Desenvolvimento Humano: Dr. Mauro Candido Junqueira

VOGAIS:Dr. Anna Amélia Ribeiro CruvinelDr. Vitorio José ZucconDr. Marcos Aurélio VillardiDr. Domingos Silva LavecchiaDr. Elias Antonio NetoDr. Antonio Geraldo BuckDr. Geraldo Pires de EspindolaDr. Gerson Vilhena Pereira FilhoDr. José Maria Gonçalves FilhoDr. Nestor BiscardiDr. Orlando Fittipaldi JuniorDr. Reinaldo Antonio Monteiro Barbosa

CONSELHO FISCAL:

EfetivosDr. Eduardo Ernesto ChinagliaDr. João Leme Blümer NetoDr. Paulo Dias Novaes Filho

SuplentesDr. Derci MazieroDr. Lauro Benedito HannaDr. Raimundo Viana de Macedo

DELEGADOS:Dr. Geraldo da Costa e SilvaDr. Edmilson Rocha de SouzaDr. Luiz Estanislau do Amaral Neto

EQUIPE DE DESENVOLVIMENTO DO GUIA:

Diretor responsável:Dr. Mauro Candido Junqueira

Organização e desenvolvimento do conteúdo:Andrea Pereira (Educação Corporativa)Caroline Garcia de Souza (Educação Corporativa)Karen Midori Takarabe Aoki (Desenvolvimento Humano)Regina Célia Zilinski (Secretaria Executiva)

Projeto Gráfico:Felipe Arriaga Carriço (Editoração)

Revisão:Max Welcman

Colaboradores:Ana Karina Stefanoski (Eventos)Ana Paula Cabreira Oliveira (Marketing)Graziela Cristina Marziale (Secretaria executiva)Jovana Pilan (Eventos)Lizandra Fincatti (Eventos)Marco Antonio de Souza (Educação Corporativa)

Expediente

Dados catalográficos

Junqueira, Mauro CandidoGuia de organização de eventos corporativos Unimeds / Mauro Candido Junqueira (Coord).- São Paulo: Federação das Unimeds do Estado de São Paulo, 2009.

1. Eventos especiais – Administração 2. Sistema Unimed 3. Cooperativismo médico I. Título

Cartilha de Eventos da Unimed

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