Caracterización Gestionar CxC v1.0
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Caracterización de la Definición de Procesos 1. Gestionar Cuentas por Cobrar 1.1 Propósito: Generar los documentos de cobro a partir de una orden de venta, realizar las notas de crédito solicitados, así como asegurar que se realice una correcta cobranza tanto de los clientes como por comisiones. 1.2 Áreas Funcionales : Área de Finanzas 1.3 Stakeholders: Entel. N° ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA DESCRIPCION RESPONSABLE - - Inicio Necesidad iniciar el proceso de cuentas por cobrar Se inicia el proceso de Gestionar cuentas por cobrar. Área de Finanzas 1 Necesidad iniciar el proceso de cuentas por cobrar Identificar tarea Necesidad de realizar el documento de cobro Esta actividad permite detectar el tipo de tarea que se realizará, si es que se desea hacer el documento de cobro por una orden de venta realizada, una nota de crédito en caso el Área de Finanzas Necesidad de elaborar la nota de crédito Necesidad de realizar seguimiento de cobros
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Caracterización de la Definición de Procesos
1. Gestionar Cuentas por Cobrar
1.1 Propósito: Generar los documentos de cobro a partir de una orden de venta, realizar las notas de crédito solicitados, así como
asegurar que se realice una correcta cobranza tanto de los clientes como por comisiones.1.2 Áreas Funcionales : Área de Finanzas
1.3 Stakeholders: Entel.
N° ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA DESCRIPCION RESPONSABLE
- - InicioNecesidad iniciar el proceso
de cuentas por cobrarSe inicia el proceso de Gestionar cuentas por cobrar.
Área de Finanzas
1 Necesidad iniciar el proceso de cuentas por
cobrar
Identificar tarea Necesidad de realizar el documento de cobro
Esta actividad permite detectar el tipo de tarea que se realizará, si es que se desea hacer el documento de cobro por una orden de venta realizada, una nota de crédito en caso el cliente lo haya solicitado a ventas, el monitoreo de los cobros pendientes así como la cancelación de los cobros y la actualización de su estado. Por último, si se desea realizar el cálculo de la comisiones generadas por las ventas realizadas.
Área de Finanzas
Necesidad de elaborar la nota de crédito
Necesidad de realizar seguimiento de cobros
Necesidad de gestionar las comisiones
2Necesidad de realizar el
documento de cobroGestionar documento
de cobroDocumento por cobrar
Orden de cobro
En este subproceso se recibe la orden de venta generada, a partir de éste se pasa a generar el documento a cobrar con el monto especificado en la orden. Luego de esto se pasa a generar la orden de cobro respectiva para que sea enviado a tesorería y sea notificado a contabilidad.
Área de Finanzas
3Necesidad de elaborar
una nota de créditoGestionar nota de
créditoNota de Crédito
Este subproceso inicia con la solicitud de generar una nota de crédito para el cliente, junto con el documento de cobro se pasa a evaluar para luego generar la nota de crédito y realizar el ajuste del cobro. Luego de esto se envía a ventas para que llegue al cliente.
Área de Finanzas
4Necesidad de realizar seguimiento de cobros
Gestionar seguimiento de
cobros
Reporte de CobrosComprobante de cobro
En este subproceso se recibe los comprobantes de cobro por parte de tesorería, se actualiza sus estados y se envía a Contabilidad para que sea registrado en los movimientos contables. Por otro lado, en este proceso se realiza al finalizar el mes un reporte de cobros realizados.
Área de Finanzas
5 Necesidad de gestionar las comisiones
Gestionar comisiones Reporte de comisiones En este subproceso se recibe el comprobante de cobro por comisiones al finalizar el mes, con esto se pasa a consolidar los documentos de cobro completados hasta 8 días antes de finalizar el mes. A partir de ello, se pasa a hacer el cálculo por comisiones y se
Área de Finanzas
compara con el comprobante recibido del proveedor.
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Documento por cobrarOrden de cobro
Finalizar tarea Tarea realizada
Se finaliza la tarea realizada, ya sea gestionar el documento de cobro, gestionar nota crédito, gestionar seguimiento de los cobros o gestionar las comisiones.
Área de Finanzas
Nota de crédito
Reporte de CobrosComprobante de cobro
Reporte de comisiones
Informe de seguimiento de plan estratégico
Fin - Fin del Proceso.Área de Finanzas
2. Gestionar documento de cobro
2.1 Propósito: Efectuar el documento por cobrar a partir de una orden de venta para luego efectuar la orden de cobro
correspondiente. 2.2 Áreas Funcionales: Área de Finanzas.
2.3 Stakeholders: No tiene.
N° ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA DESCRIPCION RESPONSABLE
- - InicioNecesidad de gestionar
documento de cobro
Se inicia el subproceso debido a la necesidad de efectuar el documento de cobro y la orden de cobro.
Asistente de Cuentas por Cobrar
1 Orden de ventaRecibir orden de
ventaOrden de venta
En esta actividad se recibe la orden de venta efectuada en Ventas.
Asistente de Cuentas por Cobrar
2Orden de venta
Elaborar documento de cobro
Documento por cobrarEn esta actividad se realiza el documento por cobrar en base a los datos de la orden de venta, éste puede ser una factura o boleta.
Asistente de Cuentas por Cobrar
3 Documento por cobrarGenerar orden de
cobroOrden de cobro
En esta actividad se genera la orden de cobro que pasará a Tesorería.
Asistente de Cuentas por Cobrar
4 Orden de cobroNotificar orden de
cobroOrden de cobro
En esta actividad se notificará a Contabilidad de que se generó la orden de cobro
Asistente de Cuentas por Cobrar
5 Orden de cobro Enviar orden de cobro Orden de cobroEn esta actividad se enviará la orden de cobro a Tesorería
Asistente de Cuentas por Cobrar
- Orden de cobro Fin Fin del subproceso.Asistente de
Cuentas por Cobrar
3. Gestionar nota de crédito
3.1 Propósito: Generar una nota de crédito en base a una solicitud realizada por el cliente. 3.2 Áreas Funcionales: Área de Finanzas.
3.3 Stakeholders: No tiene.
N° ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA DESCRIPCION RESPONSABLE
- - InicioNecesidad de generar un
nota de crédito
Se inicia el subproceso debido a la necesidad de realizar una nota de crédito a pedido del cliente.
Asistente de Cuentas por Cobrar
1Necesidad de generar
un nota de créditoRecibir información
Recibir solicitud nota de crédito
En esta actividad se recibe la solicitud para genera una nota de crédito junto con el documento de cobro del cliente.
Asistente de Cuentas por Cobrar
Recibir documento de cobro
2Solicitud de nota de
créditoRecibir solicitud de
nota de créditoSolicitud de nota de crédito
En esta actividad se recibe la solicitud del cliente para que se le genere una nota de crédito.
Asistente de Cuentas por Cobrar
3 Documento por cobrarRecibir documento de
cobroDocumento por cobrar
En esta actividad se recibe el documento de cobro que envía ventas por parte del cliente para corroborar y proceder a generar la nota de crédito.
Asistente de Cuentas por Cobrar
4
Solicitud de nota de crédito Evaluar documento
de cobroDocumento por cobrar
En esta actividad se evalúa el documento de cobro recibido y se verifica que efectivamente se pueda realizar la nota de crédito.
Asistente de Cuentas por Cobrar
Documento por cobrar
5 Documento por cobrarGenerar nota de
créditoNota de crédito
En esta actividad se pasa a generar la nota de crédito una vez que se haya evaluado el monto diferencial, tomando en cuenta el documento de cobro.
Asistente de Cuentas por Cobrar
6 Nota de créditoNotificar nota de
créditoNota de crédito
En esta actividad se notifica a Contabilidad de que se generó la nota de crédito.
Asistente de Cuentas por Cobrar
7 Nota de crédito Enviar nota de crédito Nota de créditoEn esta actividad se envía la nota de crédito generada a Ventas para que éste se lo entregue al cliente.
Asistente de Cuentas por Cobrar
- Nota de crédito Fin Fin del subproceso.Asistente de
Cuentas por Cobrar
4. Gestionar seguimiento de cobros
4.1 Propósito: Realizar el seguimiento de las cobranzas, verificando que los cobros sean efectuados, además de generar un reporte de estos al finar cada mes.
4.2 Áreas Funcionales : Área de Finanzas
4.3 Stakeholders: Entel.
N° ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA DESCRIPCION RESPONSABLE
- - InicioNecesidad de realizar el
seguimiento de las cobranzas.
Se inicia el subproceso de Gestionar seguimiento de cobros.
Asistente de Cuentas por Cobrar
1Necesidad de realizar el
seguimiento de las cobranzas.
Identificar tarea
Necesidad de realizar reporte de cobros
En esta actividad se identifica la tarea a realizar, tomando en cuenta la necesidad que se quiere cubrir, verificar el cobro finalizado o efectuar el reporte de los cobros al final del mes.
Asistente de Cuentas por Cobrar
Necesidad verificar el cobro efectuado de los documento
de cobro.
2Necesidad de realizar
reporte de cobrosConsolidar cobros del
mesDocumento por cobrar
En esta actividad se reúne los documentos de cobros generados durante el mes.
Asistente de Cuentas por Cobrar
3 Documento por cobrarGenerar reporte de
cobrosReporte de cobros
En esta actividad se genera el reporte de cobros realizados en mes, tomando en cuenta los documentos de cobros generados.
Asistente de Cuentas por Cobrar
4 Reporte de cobros Verificar reporte Reporte de cobros El jefe de cuentas por cobrar verifica que el reporte no presente alguna inconsistencia, de encontrarse una observación se vuelve a consolidar
Jefe de Cuentas por Cobrar
los documentos para su corrección, caso contrario, es enviado a Contabilidad.
5 Reporte de cobrosEnviar reporte de
cobrosReporte de cobros
En esta actividad se envía el reporte de cobros luego de ser revisado por el jefe de cuentas por cobrar.
Asistente de Cuentas por Cobrar
6 Comprobante de cobroRecibir comprobante
de cobroComprobante de cobro
En esta actividad se recibe el comprobante de cobro de Tesorería.
Asistente de Cuentas por Cobrar
7 Comprobante de cobro Actualizar estado de
cobroDocumento por cobrar
En esta actividad es para actualizar el estado del documento de cobro.
Asistente de Cuentas por Cobrar
8Comprobante de cobro
Enviar comprobante de cobro
Comprobante de cobro En esta actividad se pasa a enviar el comprobante de cobro a Contabilidad.
Asistente de Cuentas por Cobrar
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Reporte de cobros
Finalizar tarea Tarea realizadaSe finaliza el reporte de cobros, que se efectúa al final del mes o la verificación de los cobros realizados.
Asistente de Cuentas por Cobrar
Comprobante de cobro
- Tarea realizada Fin Fin del subproceso.Asistente de
Cuentas por Cobrar
5. Gestionar comisiones
5.1 Propósito: Efectuar el cálculo de las comisiones realizadas por las ventas del mes.
5.2 Áreas Funcionales: Área de Finanzas.
5.3 Stakeholders: Proveedor.
N° ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA DESCRIPCION RESPONSABLE
- - InicioNecesidad de gestionar las
comisiones
Se inicia el subproceso debido a la necesidad de realizar el cálculo de las comisiones generadas.
Asistente de Cuentas por Cobrar
1Necesidad de gestionar
las comisiones Identificar tarea
Necesidad de realizar el cálculo de las comisiones En esta actividad se identifica la
tarea a realizar, ya sea el cálculo de las comisiones la recepción del comprobante de cobro del proveedor.
Asistente de Cuentas por Cobrar
Comprobante de cobro
Registro de comisiones por plan
2Necesidad de realizar el
cálculo de las comisiones
Consolidar los documentos de cobro
Documento por cobrar
En esta actividad se reúne todos los documentos de cobro efectuados y cancelados hasta 8 días antes de terminar el mes.
Asistente de Cuentas por Cobrar
3 Documento por cobrarRevisar registro de
comisiones por planRegistro de comisiones por
plan
En esta actividad se revisará el registro de comisiones por plan, con la finalidad de conocer el monto de comisiones que correspondientes
Asistente de Cuentas por Cobrar
4Registro de comisiones
por plan
Calcular las comisiones por
ventas realizadasReporte de comisiones
En esta actividad se pasa a realizar el cálculo de las comisiones generadas por las ventas efectuadas. Tomando en cuenta los criterios para realizar dicho cálculo se genera un reporte de comisiones con el resultado.
Asistente de Cuentas por Cobrar
5 Reporte de comisiones Verificar ReporteReporte de comisiones En esta actividad, se verificará que el
reporte de comisiones
Asistente de Cuentas por Cobrar
Observaciones
6 ObservacionesNotificar
observacionesObservaciones
En esta actividad, se realiza la notificación de las observaciones encontradas en el reporte, debido a que los montos encontraron son distintos a los registrados.
7 Reporte de comisiones Verificar importesReporte de comisionesComprobante de cobro
En esta actividad el jefe de cuentas por cobrar verifica que tanto el resultado del reporte de las comisiones concuerde con el monto encontrado en el documento de cobro del proveedor.
Jefe de Cuentas por Cobrar
8Reporte de comisionesComprobante de cobro
Contactar al proveedor
ProveedorEn esta actividad, se contacta al proveedor
Asistente de Cuentas por Cobrar
9 Comprobante de cobroRecibir comprobante
de cobroComprobante de cobro
En esta actividad, se recibe el comprobante de cobro del proveedor, el cual llega al finalizar el mes.
Asistente de Cuentas por Cobrar
10Registro de comisiones
por planRecibir Registro de
comisiones por planRegistro de comisiones por
plan
En esta actividad, se recibe el registro de comisiones por plan, con la finalidad de conocer los montos correspondientes por comisión
Asistente de Cuentas por Cobrar
11Proveedor
Finalizar tarea Tarea finalizadaSe finaliza contactando al proveedor y con la recepción del registro de comisiones establecidos por plan
Asistente de Cuentas por Cobrar
Registro de comisiones por plan
- Tarea finalizada Fin Fin del subproceso.
Asistente de Cuentas por Cobrar
