Caracterización Del Evento
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1
Universidad Del mar
SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
Integrantes:
2
PRESENTACIÓN
Los eventos sociales son una forma en la que las instituciones o individuos
pueden recaudar fondos para apoyar los objetivos generales de una
organización. Los eventos para recaudar fondos se pueden realizar de distinta
manera en los que destacan las cenas de galas, subastas, exposiciones, torneos,
entre otros.
La organización que reciba los fondos puede ser una asociación civil, que es una
organización privada que dispone de personalidad jurídica y que no tiene afán
lucrativo. Estas asociaciones se componen de personas físicas que trabajan en
conjunto con un fin social, educativo, cultural o de otro tipo.
En el presente trabajo se pretende dar a conocer los lineamientos que se
seguirán para organizar la “1er exposición fotográfica”, con la finalidad de
recabar fondos en beneficio de asociaciones civiles. Este evento intenta apoyar a
HOPE A.C quien requiere de ingresos económicos para seguir fungiendo sus
actividades.
El evento será patrocinado por diferentes actores, y los organizadores se
encargarán de la realización del evento sin esperar la obtención de beneficios
económicos personales.
3
Contenido
1. Caracterización del evento. ................................................................................................... 4
2. Tiempo de planeación……………………………………………………………………………………..4
3. Perfil del cliente ......................................................................................................................... 7
4. Número de asistentes ............................................................................................................. 7
5. Objetivos (General, específicos) .......................................................................................... 7
6. Requerimientos ......................................................................................................................... 8
7. Costos totales (presupuesto)................................................................................................ 8
8. Precio de venta al cliente ....................................................................................................... 9
9. Formatos de empresa ............................................................................................................. 9
10. Organigrama .......................................................................................................................... 10
12.Planos de montaje ................................................................................................................ 11
13. Invitaciones (códigos de vestimenta) ........................................................................... 11
14. Decoración.............................................................................................................................. 12
15. Directorio de proveedores ................................................................................................ 12
16. Programa (desarrollo del evento) .................................................................................. 12
17. Ceremonial y protocolo ..................................................................................................... 13
18. Medidas de seguridad........................................................................................................ 13
4
1. Caracterización del evento
El evento a realizar consistirá en llevar a cabo una exposición fotográfica, la cual
tiene por objetivo recolectar fondos para una obra de beneficencia en favor de
HOPE A.C . Poco se sabe acerca de la beneficencia y los efectos que esta pueda
generar en determinado grupo de la sociedad, sería ideal que poco a poco se
vayan generando más eventos de esta categoría, favoreciendo a más y más
personas día con día.
La exposición no tendrá costo alguno, por lo que el público interesado puede
acceder realizando un donativo. Las fotografías expuestas estarán disponibles
para efectuar una compra, el precio de estas dependerá de lo que el artista
establezca al igual que el tamaño que esta tenga.
En la entrada se estarán brindando copas de vino espumoso, el cual será para
los asistentes a la exposición. Durante el evento se llevará a cabo una charla en
la cual se expresará el motivo del evento, al mismo tiempo se invitará a los
participantes a cooperar con la causa.
5
mayo Domingo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado
1 2 3 Establecer qué
clase de evento se
llevará a cabo para
recaudar fondos
para la beneficencia.
4 Contactar a los
fotógrafos que
deseen donar
algunas de sus
obras para la
recaudación de
fondos
5 6 Llevar a cabo
una reunión en la
que se establezca
el lugar, hora y
fecha de cuando
se llevará a cabo
la exposición
7
8 9 Gestionar
permisos 10 11 12 13 14
15 16 17 Establecer
contacto con los
patrocinadores
18 19 20 Realizar la
compra de los
materiales
necesarios para
llevar a cabo el
evento
21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 Dar a
conocer el
evento por
diferentes
medios
31
2. Tiempo de planeación
6
junio
Domingo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado
1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 Montar las
fotografías
para la
exhibición
14 15 Inauguración
de la galería
16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28
7
3. Perfil del cliente
El evento está enfocado a personas con gustos por la cultura, las manifestaciones
artísticas y vivencias culturales. El evento estará abierto al público en general, sin
embargo se emitirán invitaciones a personas que tengan poder adquisitivo y sean
posibles compradores.
Los asistentes a los que va enfocado el evento tienen el siguiente perfil:
Edad de 20 años en adelante
Nivel de estudios indistinto
Gusto por manifestaciones artísticas
4. Número de asistentes
De acuerdo a la capacidad del salón el número de participantes será de 60
invitados los cuales estarán dispersos por el área del salón.
Los visitantes serán atendidos en la recepción por una persona, quien será la
encargada de orientar a los invitados hacia la zona de exhibición. Un mesero será
el encargado de ofrecerles una copa de vino espumoso.
5. Objetivos (General, específicos)
Objetivo general:
Obtención de fondos económicos a través de donativos y venta de fotografías,
canalizando lo recaudado a la asociación civil Hope.
Objetivos específicos:
Recaudación de fondos para apoyar a niños de comunidades de bajos
recursos.
Dar a conocer las obras de los diferentes fotógrafos locales.
Generar una dinámica artística y cultural en Huatulco.
Promover la realización de este tipo de eventos dentro del destino.
8
6. Requerimientos
1. Lugar donde se llevará a cabo el evento.
2. Fotografías
3. Paneles de exhibición.
4. Patrocinadores
5. Equipo de luz y sonido
6. Recursos humanos
7. Mobiliario
8. Promoción y publicidad del evento
9. Gestionar permisos para realizar el evento
10. Material de papelería
7. Costos totales (presupuesto)
N. Art. Descripción Cantidad Precio unitario Importe
1 Botellas de vino espumoso 6 $ 200.00 $ 1200.00
2 Meseros 2 $250.00 $ 500.00
3 Renta del salón 60 $ 3000.00 $1,800.00
4 Renta de copas y charolas 60 y 2 $ 450.00
5 Paneles 15 $ 600.00 $ 9000.00
$12,950.00
PRESUPUESTO
Fecha de presupuesto:
9
8. Precio de venta al cliente
No habrá un costo para ingresar a la exposición, será de carácter gratuito. Estará
abierta la opción de que los asistentes efectúen un donativo que consideren
adecuado, de esta manera se pretende incitar a que apoyen al objetivo del evento.
Por otra parte, el costo de las fotografías estará definido de acuerdo al artista que
las haya donado y al tamaño de la fotografía.
9. Formatos de empresa
PRESUPUESTO
Nombre del proveedor
Nombre del cliente
No. Art. Descripción Cantidad Precio Importe
Total
10
Director de
galería
Voluntariadopersonal
operativo
Departamento de
seguridad
Departamento de
proyectos
Departamento de
promoción
10. Organigrama
11. Presupuesto
Las ganancias obtenidas por la venta de las fotografías serán del 100%, no se
descontará la inversión realizada debido a que todos los materiales a utilizar serán
patrocinados por diversos actores.
11
12. Planos de montaje
La parte central del salón será destinada para ubicar los paneles donde se
ubicarán la fotografías (1). En las paredes del salón se pretende ubicar otras
fotografías de mayor tamaño (2).
13. Invitaciones (códigos de vestimenta)
1
2
12
La invitación será enviada a personas distinguidas, sin embargo el evento está
abierto al público en general.
14. Decoración
El salón donde se exhibirán las fotografías estará acondicionado con luces, las
cuales contrastarán con los colores de las fotografías. La decoración del salón
estará a cargo de un especialista. El estilo minimalista es el que se pretende llevar
a cabo en la decoración del salón, caracterizándose por la utilización de pocos
elementos, emitiendo una imagen pulcra y sencilla.
15. Directorio de proveedores
Nombre de la empresa
Dirección Servicios Teléfono/ página web.
Estudio Foto Conejo
Guamuchil 2008, Sector H, la Crucecita, Santa María Huatulco.
Diseño de fotografías, elaboración de videos, renta de fotógrafos.
Teléfono: 01 958 587 0009 Página: http://www.tuugo.com.mx/Companies/foto-conejo.
Sam`s club Oaxaca
Av. Universidad 601, col. Exhacienda Candiani. Oaxaca, Oaxaca de Juárez.
Venta de productos vinícolas.
Tel: (01 951) 506 00 99 Página: https://www.sams.com.mx
Casa Reyes Banquetes
Boulevard Bahía, Manzana 5 Lote 144, Sector T Bahías de Huatulco Oaxaca
Renta de mobiliario, loza, cristalería, lonas y renta de meseros
Tel: 019 5 58 3 41 54 / 019 58 58 7 17 79 Página: www.casareyes.com.mx
16. Programa (desarrollo del evento)
HORA ACTIVIDAD RESPONSABLE
13
17. Ceremonial y protocolo
Protocolo para invitados
De acuerdo a la regla del centro métrico el presentador estará en el centro
del lugar, el presentador será el encargado de dar la bienvenida a los
invitados.
A la derecha de este se ubicará el representante de la Asociación Civil
HOPE. a quién se les donará los fondos recaudados.
Los patrocinadores del evento formarán parte de la mesa del presídium
ubicando a cada uno de manera alternada.
Los invitados deben dar una respuesta a la invitación enviada.
La vestimenta requerida es de tipo cóctel.
No se permitirá el acceso de cámaras fotográficas.
Protocolo para personal
Saludar, presentar y conversar con los invitados.
El personal de recepción saludará de mano
El personal deberá hablar con cortesía y amabilidad.
El personal debe brindar una despedida cortés.
Dirigirse a los invitados de acuerdo a su cargo.
18. Medidas de seguridad
Debido a que el evento de exposición fotográfica cuenta con material de
fotógrafos locales y foráneos, se requiere de medidas de seguridad para resguardo
6:00 pm Recepción de los invitados Edecanes
6:10 pm Servicio de bebidas de cortesía Mesero
6:30 pm Inauguración del evento Organizador del evento
7:00 pm Observación del material fotográfico Invitados
7:40 pm Agradecimiento y despedida Organizador del evento
14
y protección del material fotográfico, existen lineamientos de seguridad que
deberán ser llevados a cabo durante la exposición:
Dispositivos de seguridad
La galería cuenta con circuito cerrado de cámaras de vigilancia las 24 horas..
Se cuentan con sistema de alarma silenciosa conectada con los cuerpos de
seguridad.
Sistemas detectores de humo.
Extintores a base de polvo de clase D
Generadores eléctricos de emergencia.
Salidas de emergencia
Cordones delimitadores.
Personal de seguridad dentro de la galería.
Detector de metal en las puertas
Botiquín de primeros auxilios
Señalamientos de seguridad.
Caja de seguridad.
Medidas de seguridad
Se contará con personal de seguridad.
No se podrán tocar las fotografías expuestas.
Se deben respetar los cordones que delimitan la distancia de las fotografías.
En caso de cualquier percance el personal de seguridad indicará las salidas
de emergencia.
Se prohíbe el acceso a personas bajo efecto de alguna sustancia.