CAPÍTULO IV RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN …
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Capítulo IV. Resultados de la Investigación
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CAPÍTULO IV
RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS:
El Objetivo del presente trabajo estuvo dirigido a la evaluación del
proceso de facturación y estados de cuentas del sistema uniforme de
presentación de informes de Chevron Global Technology Services Company
a Petróleos de Venezuela, S.A., lo cual permitió determinar los factores que
generan el rechazo de los desembolsos ocasionados por la actividad diaria
de operación del Proyecto LL-652.
Este capítulo tiene como finalidad la interpretación de los datos
obtenidos en las entrevistas semi-estructuradas con preguntas abiertas y
semi-cerradas, aplicadas en Chevron al Supervisor del departamento de
Cuentas por Cobrar a PDVSA, a los Analistas y Asistentes estando
conformada la población por 11 personas, del Departamento de Cuentas por
Cobrar a PDVSA, al Supervisor del departamento de Contabilidad, al
Supervisor del Departamento de Cuentas por Pagar y Contratos., así como
también la entrevista con preguntas abiertas dirigida a la Analista de
Operaciones de PDVSA.
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Los resultados se presentan de acuerdo a la formulación de la pregunta
detallando en forma resumida la información al tratarse de preguntas
abiertas, y en las preguntas cerradas en tablas de doble entrada ubicando
las categorías de respuestas en las filas y las frecuencias relativas y
absolutas en las columnas, las mismas han sido graficadas para visualizar
con mayor facilidad la información.
Posteriormente se discutieron los resultados por objetivo, tomando en
cuenta cada uno de sus indicadores y la teoría sustentada en el Marco
Teórico.
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
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1. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
1.1. ANÁLISIS DE RESULTADOS DE LA ENTREVISTA DIRIGIDA AL
SUPERVISIOR DEL DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR A
PDVSA.
Dimensión: Facturación a PDVSA. Indicador: Relación Diaria de Facturas e I.V.A.. Ítem #1: ¿Cuál es el aporte que la Relación Diaria de Facturas e I.V.A. ofrece para el Proceso de Facturación a PDVSA?
La población admitió que la Relación Diaria de Facturas e I.V.A.
suministra los datos que alimentan el cálculo del estipendio, herramienta que
dará como resultado el monto a recuperar sobre las inversiones y
operaciones realizadas en forma trimestral; de igual manera determina el
monto mensual a facturar por concepto de I.V.A.. Lo cual indica que el
sometimiento diario para la aprobación de los desembolsos efectuados
aportan como beneficio la posibilidad para Chevron, de recuperar una mayor
cantidad de dinero.
Indicador: Estado de Reembolsos de Anticipos (I.V.A..) Ítem # 2: Explique en qué consiste el Proceso de Facturación de Reembolsos de Anticipos (Factura I.V.A.).
Con respecto a este ítem, el entrevistado explicó que el Proceso de
Facturación de Reembolsos de Anticipos del I.V.A. consiste en la emisión por
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parte de la Contratista a la Filial, de una factura mensual por el monto
correspondiente al total del Impuesto al Valor Agregado, pagado por la
Contratista a sus proveedores durante el período en referencia y previamente
avalado por PDVSA, la misma debe emitirse dentro de los cinco (5) primeros
días de cada mes. Lo anteriormente expuesto representa para Chevron la
posibilidad de recuperar prontamente los pagos realizados de contado,
debido a que el I.V.A. no es financiado por sus proveedores.
Ítem #3: Indique qué soportes exige PDVSA para el Reembolso de Anticipos (I.V.A..)
Al igual que en el ítem anterior, la población entrevistada indicó que los
soportes exigidos por PDVSA para el reembolso del I.V.A., son las facturas
aprobadas en original y sus respectivos anexos. La respuesta obtenida
demuestra que Chevron debe velar por el fiel cumplimiento de esta exigencia
con el fin de recuperar las erogaciones realizadas por la operación normal.
Indicador: Estado de Reembolso de Anticipos (Factura). Ítem #4: Indique detalladamente cómo es el Proceso de Facturación por Insumos y Servicios.
El entrevistado expuso que el Proceso de Facturación por Insumos y
Servicios, consiste en la emisión de una factura trimestral en dólares por
parte de la operadora a PDVSA, por el monto resultante del cálculo del
estipendio por servicios, que incluye en uno de sus parámetros las
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transacciones que hayan sido aceptadas por PDVSA durante el período en
referencia, la misma deberá ser emitida dentro de los quince (15) primeros
días después de finalizado el trimestre respectivo.
Estas razones demuestran que la aprobación de los desembolsos es un
requisito indispensable que de no cumplirse origina pérdidas para Chevron,
ya que no se recupera la inversión.
Ítem #5: Explique en qué se basa el Convenio para regular el cálculo de la Factura de Reembolso de Anticipos por Insumos y Servicios.
Según la respuesta del entrevistado, el Convenio se fundamenta
principalmente en las políticas y normas establecidas por PDVSA, que
delimitan los parámetros para la fórmula del Cálculo del Estipendio por
Servicios e indican los desembolsos cargables normales, razonables y
necesarios en una operación de un campo o área petrolera de aplicación
estándar en la industria.
Lo anteriormente expuesto implica que Chevron en su Proyecto LL-652
debe cumplir cabalmente con lo establecido en el Contrato de Convenios
Operativos suscrito para regular el cálculo de la factura, con el fin de
obtener las aprobaciones necesarias para recuperar los pagos realizados a
terceros por cuenta de la Filial por las actividades diarias de inversión y
operación
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Dimensión: Lineamientos del Proceso de Facturación y Estados de Cuentas. Indicador: Contrato de Convenios Operativos de la Tercera Ronda. Ítem #6: Explique de qué manera fue informado sobre los lineamientos que rigen el Proceso de Facturación y Estados de Cuentas.
El entrevistado manifestó que la información acerca de los lineamientos
del Proceso, fue transmitida a través del Contrato de Convenios Operativos
de la Tercera Ronda. Adicionalmente se dictaron charlas para aclarar el
contenido de las cláusulas referidas a Facturación y Estados de Cuentas. Lo
que asegura el interés que la Filial tiene en dicho Contrato sea ampliamente
conocido por las operadoras, por ser la base fundamental que rige al
Proceso para la Facturación y Estados de Cuentas a PDVSA, ya que
contiene todas las políticas, normas y procedimientos del mismo.
Ítem #7: El Contrato de Convenios Operativos de la Tercera Ronda en sus lineamientos es:
TABLA N° 1
CATEGORÍA
SÍ
NO
Inflexible X
Conveniente para el Contratante X
Conveniente para la Contratista X
Fuente: Nava (2001)
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Las respuestas del entrevistado afirman que los lineamientos del
contrato de Convenios Operativos de la Tercera Ronda en su apreciación
son inflexibles y convenientes para el contratante, más considera que no es
conveniente para la Contratista debido que existen un gran número de
cláusulas escritas en forma general, que en sus interpretaciones posteriores
ha favorecido los intereses de la empresa contratante. Lo que implica que no
hubo equidad en la redacción del contrato.
Ítem #8: Explique si los plazos de pago y reembolso a los contratistas indicados en el Contrato de Convenios Operativos de la Tercera Ronda fueron razonablemente establecidos.
El entrevistado considera que es razonable el plazo de pago para la
recuperación del I.V.A., debido a que el reembolso se obtiene dentro de los
treinta (30) días siguientes a la presentación de la factura mensual. Con
respecto a los desembolsos cargables, el tiempo de pago y reembolso no es
considerado razonable, ya que la recuperación es en forma trimestral y
pagados a los cuarenta y cinco (45) días posteriores a la presentación de la
factura.
Lo que indica que no fueron considerados los intereses de Chevron lo
cual afecta notablemente el flujo de caja de la empresa, por el largo período
establecido para la recuperación de los desembolsos.
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Ítem #9: ¿Qué consecuencias puede ocasionar la incorrecta interpretación de los lineamientos establecidos referente a los desembolsos cargables a PDVSA?.
La persona entrevistada manifestó que la consecuencia final sería la
negación del gasto, por considerarlo fuera del Convenio. Lo expuesto
demuestra que la falta de claridad en la redacción del convenio ocasiona
confusiones y desacuerdos entre Chevron y PDVSA
Ítem #10: ¿De qué manera puede la Operadora evitar una terminación anticipada del Convenio?
El entrevistado expresó que la terminación anticipada se evita
cumpliendo con los lineamientos establecidos en las cláusulas del Convenio
Operativo y manejando con efectividad el Proyecto. Esto indica que la
permanencia de Chevron en la continuidad del Proyecto LL-652 depende
exclusivamente de la aceptación y pego a la normativa impuesta por la Filial.
Ítem #11: ¿Qué tratamiento reciben los desembolsos cargables rechazados definitivos por PDVSA?
El entrevistado expresó que cuando los desembolsos cargables
rechazados por PDVSA son definitivamente calificados como no cargables,
Chevron procede a realizar una desincorporación de ese desembolso de las
cuentas por cobrar a PDVSA, asumiéndolo la operadora en un 100% como
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un gasto. Lo que implica que la no-recuperación del desembolso, se traduce
en una inminente pérdida para Chevron.
1.2. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA ENTREVISTA
DIRIGIDA LOS ASISTENTES Y ANALISTAS DEL DEPARTAMENTO DE
CUENTAS POR COBRAR A PDVSA.
Dimensión: Facturación a PDVSA. Ítem #12: Mencione los pasos a seguir para la elaboración manual del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A..
Al examinar el indicador se observó que tres (3) personas del total de la
población no respondió al ítem, expresando que no conocen el proceso de
elaboración manual del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.
dentro del Sistema Lotus Notes. Mientras que el resto coincidió en
mencionar que para la realización del Formulario es necesario seguir los
siguientes pasos:
♦ Entrar a Lotus Notes, sistema bajo el cual operan los procesos del SUPI,
seleccionar el módulo de Facturación y Estados de Cuentas, y
automáticamente se abre el Formulario de Relación Diaria de Facturas e
I.V.A..
♦ Se procede al llenado de los campos del Formulario en su totalidad.
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♦ Se salva el Documento y se transfiere al departamento de Informática
para su envío a PDVSA por la interconexión entre la Filial y la operadora.
De acuerdo con las respuestas de los entrevistados, se puede
establecer que no hay total conocimiento por los empleados del
departamento de Cuentas por Cobrar de Chevron acerca de los pasos a
seguir para el llenado manual del Formulario, lo que implica que difícilmente
se alcanzará la eficiencia operativa.
Dimensión: Normas de Presentación de Información a PDVSA. Indicador: Memorandas de normas que regulan la presentación de los desembolsos cargables. Ítem #13: Mencione las normas para la presentación del Formulario de Relación Diaria de facturas e I.V.A..
Con referencia a éste ítem los entrevistados mencionaron las siguientes
normas para la presentación de la información:
♦ Se debe anexar la Factura Original (Imagen Digitalizada).
♦ Anexar soportes digitalizados que sustentan de una forma completa y
clara el motivo del gasto, tomando como premisa el uso, destino y fecha
del servicio o materiales suministrados.
♦ La información del Formulario en todos sus campos debe ser consistente
con la factura y los soportes anexados a cada transacción.
♦ La descripción debe ser muy explícita, clara y en español.
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♦ Todos los campos del formularios deben ser llenados en su totalidad.
♦ El número de RIF debe estar formado bajo el siguiente esquema: 1 Letra,
guión, 8 números, guión, 1 número ( A-xxxxxxxx-x).
♦ El número de la factura no puede ser S/N, Sin Número, “0”, etc.
♦ La tasa de cambio no puede ser negativa.
♦ La fecha de pago de la factura debe ser igual o mayor a la fecha de la
factura.
♦ No se debe enviar documentos sin anexos en el campo “anexo de
factura” (imágenes digitalizadas).
♦ Los montos de los soportes deben ser iguales al monto facturado, a
menos que se aplique algún descuento.
♦ Se deben enviar únicamente transacciones con gastos cargables a
PDVSA.
♦ Las transacciones deben tener un Centro de Costo (APD) asignado y el
mismo debe estar aprobado y con presupuesto disponible.
♦ No se deben enviar transacciones duplicadas.
♦ Cuando una factura o transacción se divida en varios centros de costos,
se deben enviar todos los 7 campos claves iguales para evitar rechazos
automáticos del sistema.
♦ El porcentaje de imputación no debe pasar del 100%.
♦ La imagen factura debe llevar el sello de pagado.
♦ Las imágenes anexadas deben ser claras y legibles.
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Lo expresado por los entrevistados indica las normas que regulan la
presentación por parte de Chevron del Formulario a la Filial, lo que implica
que las mismas han sido difundidas en el departamento de Cuentas por
Cobrar a PDVSA, y que de incumplirlas generaría un rechazo de la
transacción.
Ítem #14: Mencione las fallas que generan el rechazo de las transacciones por parte de PDVSA.
La población en su totalidad reconoció las siguientes fallas que generan
un Rechazo de las transacciones:
♦ Inconsistencia entre los datos del Formulario y la factura y/o los soportes
emitidos.
♦ Soportes insuficientes para validar el tipo de gasto (Uso, Destino y Fecha
de los materiales y/o servicio).
♦ Los soportes no suman el total del gasto relacionado.
♦ Las facturas anexadas no cumplen con las especificaciones del
S.E.N.I.A.T.
♦ Las facturas tienen enmiendas o son copias.
♦ La calidad de la imagen de las facturas y/o soportes impiden validar la
información.
♦ Gastos no razonables.
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♦ La categoría presupuestaria donde se carga el gasto está excedida, no
presupuestada o se encuentre errada.
♦ El centro de costo (APD) no ha sido autorizado o presupuestado por
PDVSA.
♦ El gasto no está considerado en las políticas de personal (cuando
aplique).
♦ La factura esta distribuida en más del 100%.
♦ Transacciones asociadas a un proveedor con números de RIF diferentes
en distintas oportunidades.
♦ Descripción insuficiente por falta de información: pozo o instalación a la
cual se esta asociando el gasto, fecha de trabajo, razón del trabajo,
nombre y cargo de la persona que realiza el trabajo.
♦ Gastos no cargables, no avalados por las políticas, no presupuestados.
♦ Facturas duplicadas.
♦ Envío del I.V.A. de una factura primero que el gasto de la misma.
♦ Soportes insuficientes para validar los datos de la factura.
Lo anteriormente expuesto por la población indica que estas fallas
ocasionan a Chevron una disminución en la Cuenta por Cobrar a PDVSA, ya
que si las transacciones son enviadas con alguna de estas inconsistencias
son Rechazadas inmediatamente, ocasionando la no recuperación del
desembolso.
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Ítem #15: Mencione las normas que rigen el reenvío de facturas objetadas.
Del total de la población seis (6) entrevistados coincidieron al expresar
las normas en forma general del proceso de reenvío, considerando que las
más importantes son las que a continuación se detallan:
♦ Responder efectivamente a los requerimientos de PDVSA en cuanto a las
observaciones realizadas en los campos de cada transacción.
♦ Revisar y corregir de nuevo todos los datos de la transacción.
♦ Verificar el cumplimiento de las normas que rigen el proceso normal de
presentación del formulario.
♦ Tener la seguridad absoluta de que la factura no ha sido reenviada.
♦ Utilizar el procedimiento adecuado de reenvío de acuerdo al tipo de
objeción.
El resto de la población (5 personas) no respondió, alegando que no
conocen el proceso de reenvío de facturas objetadas. Aspecto que denota
que el Supervisor no ha enfatizado en la debida difusión en el departamento
de las normas que regulan ciertos procesos.
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Ítem #16: Las normas contempladas para regular el reenvío de facturas objetadas se consideran:
TABLA N°2
CATEGORIA
F.A.
F.R.
Rígidas 4 36%
Medianamente Rígidas 2 18%
Aceptables - -
No Respondieron 5 46%
Totales 11 100%
Fuente: Nava (2001)
Gráfico No. 1Rigidez de las Normas
36%
18%0%
46%
Rígidas Medianamente Rígidas
Aceptables No Respondieron
Al analizar el grafico # 1 se observa que del total de la población el 36%
respondió que las normas son rígidas, el 18% medianamente rígidas y el
46% restante se abstuvo de contestar. Llama la atención el hecho que
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ninguno de los entrevistados calificó de aceptable las normas que regulan el
reenvío de facturas objetadas, aspecto que al relacionarlo con las otras
respuestas representa para Chevron una debilidad, ya que la Filial exige su
cumplimiento aún en desacuerdo con ellas.
Dimensión: Procedimientos de Presentación de Información a PDVSA. Indicador: Manual del Operador SUPI. Ítem #17: Explique el proceso para el envío de los desembolsos cargables a PDVSA.
Del total de la población nueve (9) personas indicaron el siguiente
proceso para el envío a PDVSA de los desembolsos cargables:
♦ Mediante el Sistema NT Citrix (Auxiliar de cuentas por cobrar) se revisa la
transacción en los siguientes campos: monto de la factura en bolívares
y/o en dólares, monto del I.V.A., tasa de cambio, número de la factura,
fecha de pago y descripción del gasto contra los datos contenidos en la
factura imagen y sus respectivos soportes.
♦ De igual manera se revisan en dichas transacciones los restantes
campos: categorías presupuestarias, centros de costos asociados,
porcentaje de imputación correspondiente a cada centro de costo, montos
pagados contra lo enviado a PDVSA y número de cheque contra el
registro contable en JD Edwards. De existir algún error en algunos de los
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campos mencionados se procede a corregirlos y a marcar la transacción
como lista para enviar a Lotus Notes
♦ Diariamente se procede a realizar una exportación de las transacciones
marcadas como listas para enviar, del Sistema NT Citrix al Sistema Lotus
Notes (sistema bajo la cual opera el SUPI) a través de un archivo con
extensión .txt, para que éstas automáticamente sean cargadas en los
Formularios de Relación Diaria de Facturas e I.V.A. de acuerdo a cada
categoría y subcategoría presupuestaria.
♦ Al cargarse todos los desembolsos en el Formulario, se revisan en forma
general los campos y finalmente se envían a PDVSA para su respectiva
revisión.
El resto de los entrevistados constituidos por dos (2) personas
admitieron que no conocen el proceso, ya que a pesar de trabajar en el
departamento no se encuentra dentro de sus funciones.
Las explicaciones y respuestas de los entrevistados demuestran que en
Chevron la inducción sobre nuevos procesos se realiza eficientemente a los
involucrados en el mismo, más no al resto del personal del departamento de
Cuentas por Cobrar a PDVSA.
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Ítem #18: ¿Como consecuencia de los Rechazos se han tomado medidas inherentes a la inducción sobre el procedimiento de llenado del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.?
El total de la población opina que no se ha realizado una correcta
inducción al personal de la Gerencia de Finanzas sobre los requerimientos y
exigencias de PDVSA referente al registro y pago de facturas del Proyecto
LL-652, por cuanto la misma se realiza no en forma preventiva, sino de una
manera informal y como consecuencia del rechazo. Lo que refleja que las
políticas, normas y procedimientos en Chevron deben transmitirse a todos los
niveles de la Gerencia responsable de la operación y no ser dirigidas
exclusivamente al personal del área final del proceso, pues genera
desperdicio en tiempo y esfuerzo.
Indicador: Procedimiento técnico corrección objeciones campos claves. Ítem #19: Indique el procedimiento para el reenvío de la documentación objetada.
Del total de la población seis (6) de los entrevistados concordaron que
para proceder al reenvío de las transacciones objetadas existen dos
procedimientos:
♦ Campos no claves: se apertura el documento objetado en el que se va a
trabajar, modificando los errores según las observaciones del analista y
se verifican todos los demás datos para asegurar su razonabilidad, se
reenvía y se replica. Automáticamente la nueva información sustituye la
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errada y queda la información definitiva en la base de datos; este re-
envío, es nuevamente revisado por los analistas de PDVSA.
♦ Campos Claves: se accesa el documento objetado y automáticamente
se duplica la información en un nuevo documento que permite la
modificación en los campos señalados por el analista y se reenvía tanto el
nuevo documento corregido como el documento original objetado sin
corregir. El documento original (errado) debe ser eliminado por el analista
de PDVSA luego de su verificación con el fin de evitar duplicidades,
procedimiento que no siempre se realiza.
El resto de la población respondió que no conocen el proceso, ya que
no está adjunto a sus actividades asignadas. Lo que reafirma las
observaciones anteriores referente a la deficiencia operacional en Chevron
por desconocimiento del proceso.
Ítem #20: A su criterio el Procedimiento para el reenvío técnico corrección objeciones campos claves, fue diseñado con el fin de facilitar el logro de los objetivos y eliminar el desperdicio operativo?
Seis (6) personas de la población respondieron negativamente al ítem
que cuestiona sobre la facilitación de los procesos de reenvío a través del
nuevo procedimiento, expresando que al diseñarlo se consideró el volumen
de la información a manejar, más no la cuantificación de la información, por
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
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el hecho de que los montos son trasladados a la Pagina WEB sin depurarlos
y esa transferencia duplica la información.
Las cinco (5) personas restante desconocen el proceso, por lo que se
abstuvieron de opinar.
Lo que indica que para Chevron minimiza el desperdicio operativo, pero
no logra los objetivos desde el punto de vista de confiabilidad en la
información, ya que no aporta los datos para los procesos estadísticos
subsecuentes.
Dimensión: Uso del Formulario. Indicador: Presentación de Información requerida por PDVSA Ítem #21: ¿El Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A. es enviado directamente a PDVSA y/o sirve de soporte a otro proceso de remisión?
Del total de la población siete (7) de los entrevistados afirmaron que el
Formulario es enviado directamente a PDVSA como resumen de las
acreencias y a su vez sirve de soporte a Chevron para el cálculo del
Estipendio por Servicios mediante la fórmula para la recuperación del mismo.
Los cuatro (4) entrevistados restantes reconocieron que no han sido
informados sobre el proceso.
Lo que reafirma las reflexiones anteriores referidas a la falta de difusión
de las regulaciones inherentes a los procesos.
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
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Ítem #22: ¿A su criterio de qué depende la aprobación del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.?
En conjunto las once (11) personas entrevistadas manifestaron que
depende principalmente de los siguientes aspectos:
♦ Razonabilidad de los gastos en cuanto a su relación directa con la
actividad contemplada en el Convenio.
♦ Cobertura presupuestaria.
♦ Cumplimiento de la normativa.
♦ Objetividad del analista de desembolsos de PDVSA.
Los puntos mencionados indican que las aprobaciones del formulario
dependen de dos aspectos importantes; el cumplimiento de las formalidades
del convenio por parte de Chevron y la revisión objetiva de los desembolsos
por parte de PDVSA.
Ítem #23: ¿Cuáles factores eliminarían los rechazos y observaciones de las transacciones en el Formulario de Relación Diaria de facturas e I.V.A.?
El total de la población coincidió en manifestar que la eliminación de los
rechazos y observaciones por parte de PDVSA dependen de los siguientes
factores:
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
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♦ Comunicación de los requerimientos específicos para casos especiales,
dejando constancia de los mismos para que marquen pauta en ambas
empresas y conformen la memoria técnica del proceso.
♦ Mayor y mejor control del presupuesto.
♦ Eficiencia por parte de Chevron en la preparación de los formularios.
♦ Adecuado y fiel cumplimiento de las normas exigidas por PDVSA para la
presentación de la información.
♦ Mayor inducción al personal involucrado en los procesos.
De los anteriormente expuesto se deduce que el eficiente uso del
formulario garantiza a Chevron la recuperación de la totalidad de los
desembolsos.
Dimensión: Llenado del Formulario. Indicador: Pasos a seguir para el Llenado del Formulario. Ítem #24: Explique brevemente cómo es el proceso de llenado del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.
Del total de la población cuatro (4) personas explicaron que
actualmente el proceso de llenado del Formulario se realiza de la siguiente
manera:
♦ Mediante el sistema NT Citrix se exportan las líneas marcadas como
listas para enviar a un archivo con extensión .txt al servidor.
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
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♦ Se carga en el sistema Lotus Notes el archivo con dichas transacciones.
♦ Los campos del formulario son llenados totalmente en forma automática,
de acuerdo a cada categoría y subcategoría presupuestaria a la que
pertenecen las transacciones.
Los entrevistados restantes no respondieron al ítem, manifestando que
no conocen el proceso de llenado automático de los Formularios de Relación
Diaria de Facturas e I.V.A. dentro del SUPI. Lo expuesto por una parte de la
población refleja que el proceso de llenado del Formulario permite para
Chevron la celeridad en la transmisión de las transacciones, ya que de esta
forma se cargan automáticamente los desembolsos dentro del sistema. El
desconocimiento del proceso por parte del resto de la población, demuestra
una vez más, la falta de información dentro del departamento
Ítem #25: ¿De no contar con el Sistema NT Citrix, estaría en capacidad de realizar en forma manual el llenado del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.?
TABLA N° 3
CATEGORÍA
F.A.
F.R.
SÍ 8 73%
NO 3 27%
Totales 11 100%
Fuente: Nava (2001
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
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Gráfico No. 2Llenado del Formulario
73%
27%
SI NO
Según los datos presentados en el gráfico # 2, el setenta y tres por
ciento (73%) de la población entrevistada afirman estar en capacidad de
llenar en forma manual el Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.,
resaltando que de ser así, sería un proceso muy lento, el otro veintisiete por
ciento (27%) respondió negativamente ya que no conocen el proceso en
forma detallada. La casi totalidad de la población declara su capacidad para
el llenado en forma manual del formulario, sin embargo no es recomendable
pues retarda al Proyecto la recuperación de la inversión.
Ítem #26: ¿El sistema Lotus Notes le informa cuáles son las imperfecciones en el llenado del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.?
El 100% de la población contestó que el sistema Lotus Notes señala
solo algunas de las imperfecciones dentro del formulario, debido a que son
pocos los campos sujetos a validación. Por lo que se deduce que la
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
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validación realiza por el Lotus Notes no es confiable, ya que amerita la
revisión manual de gran cantidad de campos que él obvia.
Ítem #27: ¿Qué beneficios generaría el cuadre automático de las transacciones segregas en diferentes centros de costos (APD)?
Todos los entrevistados, coincidieron en manifestar que el cuadre
automático brindaría los siguientes beneficios:
♦ El monto imputado no se excedería nunca del 100%.
♦ Ahorraría tiempo al momento de la revisión final en Chevron.
♦ Eliminaría la duplicidad de la información en la base de datos.
♦ Minimizaría los errores manuales.
♦ Facilitaría el proceso de revisión de los analistas de PDVSA.
Por los señalamientos expuestos, se puede apreciar con claridad que el
cuadre automático de los centros de costo para una misma transacción,
reduciría notablemente los rechazos de la información presentada por
Chevron.
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
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Ítem #28: ¿Considera que la imagen digitalizada requerida de la factura y soportes es:
TABLA N° 4
CATEGORÍA
F.A.
F.R.
Nítida - -
De Fácil Visualización 11 100%
De Difícil Visualización - -
Totales 11 100%
Fuente: Nava (2001)
Gráfico No. 3Visualización de las Imágenes
0%
100%
0%
Nítida De Fácil Visualización De Dificil Visualización
Del análisis del gráfico # 3 resulta que la totalidad de la población
respondió que la imagen requerida es de fácil visualización, pero no lo
suficientemente clara para evitar la confusión de PDVSA en la verificación de
los datos.
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
122
De lo antes expuesto se desprende que Chevron se ve afectada en la
presentación de la información por la falta de nitidez de las imágenes, lo que
genera inconsistencia de datos versus soportes.
ítem #29: ¿Existe una normativa que indique la necesidad de imprimir y archivar el Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A. después de llenado?
TABLA N° 5
CATEGORÍA
F.A.
F.R.
SÍ - -
NO 11 100%
Totales 11 100%
Fuente: Nava (2001)
Gráfico No. 4Impresión y Archivo del Formulario
0%
100%
SI NO
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
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De acuerdo a los datos observados en el gráfico # 4, se visualiza que la
totalidad de la población negó la existencia de una norma en Chevron que
exija la impresión de los formularios después de llenados. Lo que representa
una debilidad del proceso al no dejar evidencia formal del registro de la
transacción en caso de fallas del sistema.
Ítem #30: ¿Cree necesario el resguardo impreso de la información?.
TABLA N° 6
CATEGORÍA
F.A.
F.R.
SÍ 4 36%
NO 7 64%
Totales 11 100%
Fuente: Nava (2001)
Gráfico No. 5Necesidad Resguardo del Formulario
64%
36%
SI NO
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
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Al confrontar las respuestas del treinta y seis por ciento (36%) de la
población que respondió afirmativamente, contra las respuestas negativas
del sesenta y cuatro por ciento (64%) restante se observa una discrepancia
de opiniones derivada de las necesidades que individualmente tienen de los
reportes impresos. Lo que demuestra que Chevron para convertir en
fortaleza la debilidad expresada en el ítem anterior, debe dejar a discreción
del jefe del departamento lo referente a la impresión o no de los formularios.
Ítem #31: ¿Para el receptor de la información (PDVSA) es posible efectuar cambios en el Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A. en campos diferentes al de Estado de Aprobación y Observaciones?.
TABLA N° 6
CATEGORÍA
F.A.
F.R.
SÍ 1 10%
NO - -
Lo Desconozco 10 90%
Totales 11 100%
Fuente: Nava (2001)
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
125
Gráfico No. 6Modifiaciones en los Formularios
enviados
10%0%
90%
SI NO Lo Desconozco
Un aspecto de carácter importante se observa en el gráfico # 6 ya que
sólo un diez por ciento (10%) de la población contestó afirmativamente,
manifestando que el único miembro de PDVSA que puede realizar estos
cambios es el Administrador del Sistema, quien realiza modificaciones a la
data previa autorización de Chevron en conjunto con PDVSA. El 90%
restante contestó que desconocen si PDVSA puede realizar cambios en los
respectivos campos del Formulario.
Lo que indica que la información referida a los cambios debe ser
difundida al personal operativo del departamento de cuentas por cobrar de
Chevron, lo que maximizará la confiabilidad en el sistema.
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
126
Ítem #32: ¿Conoce la importancia que para Chevron representa la acertada presentación de la información a PDVSA?
El total de la población entrevistada coincidió en expresar que sí conoce
la importancia que para Chevron representa la acertada presentación de la
información, ya que de esto depende la pronta recuperación de la inversión
realizada por cuenta de PDVSA. Lo que implica que si está claramente
definida la importancia de la presentación, se debe observar su cumplimiento
con el fin de lograr los objetivos.
Ítem #33: ¿La complejidad del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A. permite cumplir rápidamente con los procesos diarios?
TABLA N°8
CATEGORÍA
F.A.
F.R.
SÍ - -
NO 11 100%
Totales 11 100%
Fuente: Nava (2001)
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
127
Gráfico No. 7Rapidez en los procesos por la Complejidad
del Formulario
0%
100%
SI NO
Los once (11) entrevistados coincidieron en manifestar que la
complejidad del formulario no permite cumplir rápidamente con los procesos
diarios, en virtud de lo poco amigable del sistema y la lentitud en la
respuesta. Esto demuestra que para Chevron los aspectos mencionados
generan ineficiencia al retrasar el envío de la información a PDVSA.
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
128
Dimensión: Campos del Formulario Indicador: Campos de almacenaje de Información Ítem #34: ¿Deben adicionarse nuevos campos al Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.?
TABLA N° 9
CATEGORÍA
F.A.
F.R.
SÍ - -
NO 11 100%
Totales 11 100%
Fuente: Nava (2001)
Gráfico No. 8Nuevos Campos al Formulario
0%
100%
SI NO
El cien por cien (100%) de la población respondió negativamente a la
adición de nuevos campos al formulario, porque la información que se refleja
actualmente en el Formulario es suficiente y completa para validar el
desembolso, por lo tanto cumple con el objetivo propuesto. Lo que
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
129
demuestra que PDVSA en el diseño del formulario consideró todos los
aspectos que evidenciaran la legitimidad del gasto.
Ítem #35: ¿Conoce el Instructivo para el llenado de los campos del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.?
TABLA N° 10
CATEGORIA
F.A.
F.R.
SÍ 11 100%
NO - -
Totales 11 100%
Fuente: Nava (2001)
Gráfico No. 9Conocimiento del Instructivo para el Llenado
de los Campos
100%
0%
SI NO
El cien por cien (100%) de los entrevistados afirma conocer el
instructivo para el registro de los desembolsos, sin embargo acotan que
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
130
presenta deficiencias al no ser lo suficientemente explicito para aclarar las
dudas del personal operativo de Chevron.
Lo anteriormente planteado refleja que el instructivo mencionado no
representa una herramienta que guié las operaciones y permita alcanzar la
eficiencia operativa.
Dimensión: Requerimientos exigidos por PDVSA para la presentación de la información. Indicador: Validaciones en el Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.. Ítem #36: ¿Conoce el proceso para la elaboración del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A. que realiza el Departamento de Cuentas por Cobrar a PDVSA?.
TABLA N° 11
CATEGORÍA
F.A.
F.R.
SÍ 0 -
NO 2 100%
Totales 11 100%
Fuente: Nava (2001)
Los entrevistados manifestaron que no conocen el Proceso, pues por
no ser su función el envío de la información a PDVSA, no han recibido la
inducción respectiva del departamento de Organización y Métodos. Lo
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
131
expuesto por los entrevistados denota una evidente falta de difusión de
aspectos tan importantes para Chevron, lo cual no es beneficioso, ya que
difícilmente se pueden validar procesos si se desconocen sus lineamientos.
Ítem #37: ¿Considera que el incumplimiento de los requerimientos exigidos por PDVSA causa rechazos por parte del Departamento de Cuentas por Cobrar a PDVSA?.
Las dos (2) personas entrevistadas coincidieron en su respuesta al
considerar que el desconocimiento de los requerimientos genera su
incumplimiento y por ende las transacciones van a ser rechazadas. Lo cual
reafirma que la falta de difusión de las normas sigue siendo una debilidad
significativa en Chevron.
Ítem #38: ¿Sabía que el incumplimiento a los requerimientos que exige PDVSA en cuanto a los desembolsos ocasiona un rechazo automático de la transacción?.
Los dos (2) entrevistados en su totalidad, respondieron afirmativamente,
exponiendo que en sus respectivos departamentos los subordinados
trabajaban de forma tal que sus procesos no afecten la eficiencia del
departamento de Cuentas por Cobrar a PDVSA, pero que es necesario se
les informe cuando incurran en errores. Aspecto que refleja el deseo de
toda la organización en alcanzar un grado de eficiencia que le permita
preservar sus capitales.
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
132
Ítem #39: ¿Conoce las exigencias del S.E.N.I.A.T. referente a la emisión de facturas?
TABLA N° 12
CATEGORÍA
F.A.
F.R.
Completamente 2 100%
Medianamente - -
Lo Desconozco - -
Totales 2 100%
Fuente: Nava (2001)
Como se observa en la tabla # 12 los dos (2) entrevistados afirman
conocer las exigencias del S.E.N.I.A.T. referentes a la emisión de las
facturas. Aspecto que garantiza el cumplimiento de las normativas y deberes
formales que tiene Chevron para con la Administración Tributaria.
Indicador: Exigencias del S.E.N.I.A.T. en las Facturas Ítem #40: Por favor explique cuál es el grado de cumplimiento de las disposiciones del S.E.N.I.A.T. en los respectivos Departamentos.
El Supervisor del Departamento de Cuentas por Pagar y Contratos,
reconoció que el grado de cumplimiento es de un 100%, ya que si no se
cumple con las exigencias del S.E.N.I.A.T. se rechaza el pago de la factura,
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
133
porque puede ocasionar problemas posteriores con la Legislación
Venezolana acarreando problemas para Chevron.
Por su parte el Supervisor del departamento de Contabilidad refirió que
dentro de su Departamento no recibían facturas para su respectiva revisión
en cuanto a las exigencias del SENIAT, sólo se preparan Relaciones Internas
para registros especiales en el área de Intercompañias, observándose las
exigencias del S.E.N.I.A.T..
Lo anteriormente expuesto denota que las políticas de Chevron están
direccionadas al cumplimiento de la normativa vigente del S.E.N.I.A.T. y a los
requerimientos de PDVSA.
Ítem #41: ¿Conoce las diferencias entre las ventas o servicios en el ámbito nacional y las internacionales?
Los dos entrevistados manifestaron que la diferencia entre las facturas
emitidas por servicios nacionales e internacionales es simplemente las
exigencias que tiene cada país en particular para la emisión de la misma,
resaltando que no se puede exigir en una factura internacional los
requerimientos de la Legislación Venezolana. Manifestaron en la entrevista
que PDVSA debería adaptarse a esto y no exigir requerimientos para las
adquisiciones internacionales que son difícil de cumplir.
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
134
Lo que demuestra que Chevron debe lograr que PDVSA sea flexible en
sus requerimientos, y los adecue al ámbito en el cual se realizan las
operaciones.
Dimensión: Requerimientos exigidos por PDVSA para la presentación de la información. Indicador: Validaciones en el Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A..
Las respuestas para el resto de los ítem que conforman a esta
dimensión, no fueron obtenidas, ya que el entrevistado alegó que no contaba
con la autorización suficiente por parte de PDVSA para contestar las
preguntas. Lo que indica que no se obtuvo la suficiente información para
poder analizar y discutir con mayor claridad el indicador que conforma el
objetivo propuesto.
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
135
2. DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS
Describiendo el proceso de facturación y estados de cuentas del
sistema uniforme de presentación de informes, de Chevron a PDVSA en
su estado actual, pudo comprobarse que el proceso de facturación y estados
de cuentas a PDVSA se realiza a través de un sistema único diseñado por la
Filial de acuerdo a un esquema integrado de procedimientos que permite la
uniformidad de la información requerida por ella e implantado por PDVSA a
sus empresas operadoras para la recuperación de los insumos y servicios
erogados en nombre de la Filial para operaciones diarias del Proyecto,
concebido para minimizar el tiempo empleado en el proceso, la excesiva
manipulación de documentos y para lograr una mayor efectividad en las
empresas.
El proceso de facturación y estados de cuentas comienza con la
emisión a través del SUPI del Formulario de relación diaria de facturas e
I.V.A., que no es mas que un formulario predefinido y diseñado por PDVSA
donde se reflejan las transacciones efectuadas por Chevron, pendientes de
cobros a la Filial para ser sometidas a su consideración, las mismas de
acuerdo a la revisión pueden ser aceptadas, rechazadas u objetadas.
Esta forma de presentar los documentos pendientes de cobro se está
realizando de acuerdo a las exigencias de PDVSA (1999, p.133) al
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
136
establecer que la Relación Diaria de Facturas e I.V.A. es el formulario que
contiene las facturas y soportes respectivos de los gastos por concepto de
pagos a terceros por parte del contratista.
Tomando como base los montos de los desembolsos validados
aceptados u objetados por los analistas de PDVSA, mensualmente el
departamento de Cuentas por Cobrar emite una factura que refleja el total del
I.V.A. correspondiente a las transacciones enviadas en el mes que se está
facturando. Es importante destacar el mecanismo de facturación a PDVSA
utilizado por Chevron, ya que por tratarse de un convenio bilateral, la factura
no se realiza en forma inmediata a la transferencia del bien o servicio
incluyendo el impuesto al valor agregado, sino que se efectúa
mensualmente un estado de reembolso de anticipos (I.V.A.), sólo por el
contravalor de los impuestos pagados a los proveedores durante el mes en
referencia que previamente hayan sido aprobados por PDVSA.
Chevron cumple a cabalidad con las exigencias de la filial, debido a
que la remisión de la información referida al I.V.A. se efectúa conforme a los
lineamientos del convenio operativo de la tercera ronda en el Artículo 1.6.2
de los Procedimientos Contables (1997, p.8) al indicar que se considerará
que todos los impuestos venezolanos al consumo suntuario y a las ventas al
mayor o a los impuestos venezolanos similares que graven las ventas o el
valor agregado, que se adeuden en relación con la compra, venta,
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
137
arrendamiento u otra adquisición de cualesquiera bienes y servicios
relacionados con la prestación de los Servicios Operativos, se considerará
que han sido incurridos y pagados por cuenta de la Filial y serán
reembolsados por la Filial a los contratistas mensualmente en Bolívares,
contra prestación de una solicitud por escrita de reembolso, en forma
especificada en el Sistema Uniforme de Presentación de Informes. El referido
reembolso deberá ser efectuado dentro de los treinta (30) días siguientes al
recibo de la solicitud de reembolso.
De igual forma se prepara trimestralmente una factura, con el monto
resultante del cálculo de la fórmula del Estipendio, que incluye en sus
variables y parámetros el gasto total por insumos y servicios incurridos por la
operadora y previamente aceptados por PDVSA durante el período en
referencia, lo cual constituye el estado de reembolsos de anticipos, que
debe realizarse de esta manera por exigencias de la filial de acuerdo a lo
establecido en el Contrato de Convenios Operativos suscrito entre las
partes, el cual indica en la Cláusula 17.1 referida a los Pagos y Reembolsos
(1997, p.57), que la Filial pagará una cantidad en efectivo, en dólares,
determinada por la fórmula del cálculo del Estipendio por Servicios, por
concepto de reembolso de los anticipos realizados por los Contratistas por la
adquisición de bienes y servicios en nombre de la Filial y retribución por la
prestación de los Servicios Operativos previstos en este Convenio. El
Estipendio por Servicios se calculará y se pagará Trimestralmente en base a
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
138
las relaciones de cuenta y facturas presentadas por los Contratistas”. El
reembolso definitivo se hará posterior a los cuarenta y cinco días fecha de
presentación de la Factura Estado de Reembolso de Anticipos.
Esta forma de facturación, como se indicó anteriormente se
corresponde con las estipulaciones del contrato, pero en contraposición a lo
expresado por Martín (1999, p.101) al indicar que el proceso de facturación
consiste en la anotación, cálculo y totalización diaria que representan los
artículos o servicios suministrados por una Empresa a sus clientes,
incluyendo el detalle de los gravámenes fiscales que en su caso
correspondan por las operaciones.
Lo anteriormente expuesto constituye el Proceso Único y Oficial
establecido por PDVSA a través del SUPI, para que las empresas
operadoras obtengan el reembolso de las erogaciones originadas en nombre
de la Filial.
Por la descripción efectuada del proceso se pudo constatar la
existencia real de la problemática que incentivó esta investigación al
evidenciar en la Estadística el Estado de las Facturas enviadas a través del
Formulario a PDVSA. Los altos porcentajes de rechazo mostrados, están
basados en los datos avalados por PDVSA y presentados en la Página WEB
del SUPI correspondiente al Proyecto LL-652:
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
139
Proyecto LL-652
Medición del Desempeño – Cuentas por Cobrar a PDVSA
Desde: Nov-1998 Hasta: Abr-2001
ESTADO DE FACTURAS ENVIADAS A PDVSA
TOTAL INVERIONES Y OPERACIONES
TOTAL I.V.A.
Avalado por PDVSA % Avalado por PDVSA % Aceptada
62%
Aceptada
62%
Objetada 8% Objetada 8% Rechazada 30% Rechazada 30% Total Avalado
100%
Total Avalado 100%
FUENTE: Departamento Cuentas por Cobrar a PDVSA (2001)
De acuerdo a lo percibido y a las observaciones realizadas por PDVSA
en el Formulario, el rechazo de los desembolsos obedece en su mayoría a
las siguientes inconsistencias: los soportes son insuficientes para avalar el
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
140
desembolso, las Autorizaciones Para Desembolsos no han sido Aprobados
(APD) y/o no presupuestados por PDVSA, las facturas no reúnen los
requisitos mínimos del S.E.N.I.A.T. para ser aprobadas, los desembolsos no
son razonables en cuanto a la finalidad del Proyecto, la descripción del gasto
no es suficiente, se requiere anexar cláusulas de contratos para gastos
reembolsables, es necesario soportar con las políticas autorizadas por
PDVSA los gastos de personal, los soportes de la factura son incompletos,
gastos no cargables ya que no están establecidos en el contrato de
convenios operativos, inconsistencias de datos presentados en la factura y
soportes contra lo llenado en los campos del Formulario, entre otros.
Estas observaciones realizadas por PDVSA manifiestan el
incumplimiento por parte de Chevron a las normas y requerimientos exigidos
por PDVSA para la presentación de la información a través del Formulario de
Relación Diaria, sin embargo algunos de estos requerimientos se han
suscitado en la medida en que han sido presentadas las transacciones, lo
cual indica el desconocimiento por parte de Chevron acerca de los datos
adicionales solicitados por los analistas de PDVSA para el envío de algunas
transacciones. También cabe destacar que dentro de la Filial ha existido la
rotación del personal de revisión, lo cual ha afectado a Chevron ya que no
existe documentación escrita acerca de las normas y procedimientos para el
envío de ciertas transacciones que representan casos especiales.
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
141
Identificando las normas y los procedimientos que establece
PDVSA para la presentación de la información, se constató que todos los
procesos están regulados por normas, que guían la acción para todas las
actividades en especial las observadas en las memorandas para el registro
de los desembolsos cargables ampliamente conocidas por todos los
integrantes del departamento de Cuentas por Cobrar a PDVSA, más no
totalmente difundidas a los demás departamentos que participan en el
proyecto LL652, en especial a la Gerencia de Finanzas. Estas normas están
dirigidas a regular la emisión del formulario de Relación Diaria de Facturas e
I.V.A., de observancia obligatoria y que de ser incumplidas generan el
rechazo de los desembolsos, ocasionando pérdidas irrecuperables para
Chevron.
Así como también las detalladas en las memorandas reguladoras del
reenvío de facturas objetadas, proceso muy importante para los resultados
económicos de Chevron en virtud de ser la única oportunidad que se tiene
para obtener la aprobación definitiva de la Filial, encontrándose que son
consideradas rígidas e inflexibles para quienes la conocen, pero las mismas
tampoco han sido debidamente difundidas por los responsables del proceso
a los demás integrantes del departamento de cuentas por cobrar a PDVSA,
ocasionando por ende confusión en el proceso operativo. Es importante
mencionar que Chevron ha incumplido en algunos casos las normas y
requerimientos por error humano al momento de la preparación del
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
142
Formulario, lo que requiere una mayor eficiencia por parte de ellos al
momento de su elaboración, ya que es la única forma de recuperar la los
desembolsos ocasionados por la actividad diaria de inversión y operación, de
acuerdo a esto, es necesario lograr que el personal involucrado en el registro
y pago de las facturas dentro de la Gerencia de Finanzas, se involucre y
conozca íntegramente las exigencias de PDVSA para así evitar los rechazos.
Estas apreciaciones debilitan las finanzas de Chevron visto desde la
perspectiva de Gómez (2000, p.48) quien considera que la difusión e
identificación de las normas asegura el conocimiento de lo permitido y lo
prohibido, y su desconocimiento ocasiona desconcierto y confusión respecto
a lo que se espera de cada cual, proliferan las improvisaciones sobre el
cómo hacer las cosas, hace informal el sistema, desvía las acciones de su
propósito, atenta contra la institucionalidad al no registrarse formalmente la
manera esperada de funcionar, y en consecuencia no permite el logro de los
objetivos.
En lo que se refiere a los procedimientos para la presentación de la
información, han sido diseñados por PDVSA con el objeto de entrelazar
secuencialmente todas las actividades que contribuyan al logro de los
objetivos perseguidos con la unificación de criterios de facturación y estados
de cuentas, pero se observó que no han sido actualizados ni concatenados
con la problemática que se ha presentado posteriormente en la operación.
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
143
Los mismos se presentan en el manual del operador SUPI donde se define
y explica la información que debe ser cargada con los datos requeridos en el
formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A. para el calculo del
Estipendio de Servicios y reembolso de I.V.A. Sin embargo, Chevron no ha
diseñado un manual que resuma los procedimientos y que contenga los
cambios derivados de la actividad diaria. En esencia, afirma Lázaro ( 1995,
p.315) los manuales representan un medio de comunicar las decisiones
concernientes a la organización, políticas y procedimientos. En la actualidad
se pone empeño en el uso del manual para comunicar la información relativa
a cambios, se diseñan los manuales con vistas a su legibilidad, sencillez y
flexibilidad.
En vista de la existencia de errores en la información suministrada a
PDVSA por las operadoras, la Filial implementó la remisión de memorandas
contentivas de las modificaciones y adiciones a los procesos considerados
en el Manual del Operador SUPI, como lo es el procedimiento técnico,
corrección objeciones campos claves el cual surge como consecuencia de
lo voluminoso de los rechazos y con el objetivo de ser divulgado entre el
personal encargado del suministro de la información en las operadoras,
aspecto que en Chevron no se ha cumplido, al constatar que casi la mitad del
personal de Cuentas por Cobrar a PDVSA, desconoce el procedimiento
antes mencionado.
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
144
Las situaciones observadas reafirman las consideraciones de Gómez
(2000,p. 57) al señalar que la inexistencia de procedimientos o el
desconocimiento de su contenido ocasiona que las tareas y actividades no
se realicen de manera predecible, siendo imposible lograr una calidad
estable debido a que al obstaculizarse el control en los procesos las
actividades son realizadas basándose en la improvisación y ocasiona
consultas repetitivas al no contarse con una referencia escrita valida sobre
como proceder ante situaciones reiterativas.
Evaluando los lineamientos que rigen al proceso de facturación y
estados de cuentas amparados por el convenio operativo de la tercera
ronda, se observó que los considerandos de la prestación de servicios
operativos por parte de las contratistas y la retribución por parte de PDVSA
por dichos servicios se establecieron en el contrato de convenios
operativos de la tercera ronda. En el mismo PDVSA presenta las pautas
que rigen los plazos de pago y reembolso a las contratistas para la
retribución de los desembolsos ocasionados por actividades de inversiones y
operaciones, considerándose que los lineamientos respectivos no fueron
razonablemente establecidos, ya que el gasto por insumos y servicios se
recupera trimestralmente, basado el cálculo del monto de la factura en la
fórmula de estipendio por servicios, cuyas variables y parámetros hacen que
el resultado vaya ajustado a la producción del crudo y no a lo realmente
desembolsado.
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
145
Es por ello que el contrato de la tercera ronda de servicios operativos es
considerado en sus lineamientos como inflexible, ya que Chevron debe
adaptarse y cumplir con las políticas, normas y procedimientos que establece
PDVSA para retribuir las erogaciones realizadas a terceros y lograr la
continuidad y desarrollo del Proyecto LL-652. En el contrato mencionado
existen un gran número de cláusulas escritas de forma general, que en sus
interpretaciones posteriores han sido convenientes sólo para el contratante,
lo cual ha desfavorecido los intereses de la operadora.
Estas desventajas para Chevron coinciden con las consideraciones de
Gallifa (1999, p.120) al señalar que “el contrato es un acuerdo o pacto que
mediante la prestación del correspondiente consentimiento vincula o liga a
dos o más partes con respecto de una determinada conducta de carácter
patrimonial. Se basa en la actuación de buena fe y en el respeto a la palabra
dada y es fuente generadora de obligaciones y beneficios para ambas
partes.”
Describiendo el uso y llenado que establece PDVSA para la
presentación de la información, se evidenció que la Filial requiere de la
operadora la presentación de los desembolsos cargables para su posterior
retribución. El formulario de relación diaria de facturas e I.V.A. es de vital
importancia, ya que es el modo de someter a consideración diaria los
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
146
desembolsos pagados por conceptos de actividades de inversiones y
operaciones efectuados a terceros por parte del Contratista en nombre de la
Filial.
Lo anteriormente expuesto, constituye la forma de presentación de la
información requerida por PDVSA, al ser la base fundamental para la
retribución de los desembolsos, por lo tanto Chevron debe presentar esta
información a PDVSA, ya que como operadora debe recuperar los gastos de
operación lo más rápido posible después de ser generados y necesita del
aval de los respectivos analistas, con el fin de posterior a la revisión la Filial
presente a la operadora el correspondiente estado de cada una de las
transacciones (aceptadas, objetadas o rechazadas).
La eficiencia en el llenado del formulario por parte de Chevron
representa la recuperación de la inversión en el menor tiempo posible. La
principal responsabilidad del departamento de cuentas por cobrar a PDVSA
es lograr el efectivo llenado del formulario establecido, ya que de esta
manera todos los desembolsos sujetos a revisión son aprobados y permiten
en la facturación mensual y trimestral la total de la recuperación de la
inversión.
Por tal motivo es necesario e importante que todos los empleados de
Chevron que pertenezcan al departamento de cuentas por cobrar a PDVSA,
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
147
conozcan los pasos a seguir para el llenado y transmisión del formulario a
través del SUPI.
Según lo establece el Manual del Operador SUPI (1998, p. 6-8), una
vez completados los formularios y validados por los niveles respectivos
internos en la Operadora, son enviados a PDVSA a la persona responsable
del Convenio. Al recepcionar los formularios en la filial y son sujetos de una
serie de validaciones requeridas para aceptar o rechazar los formularios
recibidos y dar la correspondiente respuesta al operador oportunamente.
Adicionalmente, el Manual del Operador SUPI (1999, p.46) señala que
el Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A. se utiliza para registrar
los desembolsos de inversión o de operación, que formarán parte del cálculo
del estipendio por servicios.
Como complemento a la importancia que el Manual del Operador SUPI
asigna a los formularios, Alvarez (1999, p.45) expresa que “los formularios
son todos aquellos documentos que se utilizan periódicamente para registrar
información y evidencia relacionada con el sistema de trabajo de la
organización. Su uso es múltiple en la administración, presentando
beneficios de ahorros de tiempo, por contar con información de uso
continuo.”
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
148
El formulario de relación diaria de facturas está compuesto por una
serie de campos establecidos por PDVSA, con el objetivo de que las
operadoras presenten en cada uno de ellos la información requerida y
necesaria para la aprobación de las transacciones. Estos funcionan como
campos de almacenaje de información, ya que los datos contenidos en
ellos pasan a formar parte de la base de datos oficial centralizada de
PDVSA, después de ser validados.
Por lo que se requiere al departamento encargado de la trasmisión a
PDVSA, que estos campos sean llenados eficientemente con el fin de que la
carga de los registros cumpla con la información solicitada para el cálculo del
estipendio por servicios.
El Manual del Operador SUPI (1998, p.71) señala que los campos es el
lugar donde Lotus Notes guarda la información que introduce el usuario y
permite almacenar información no estructurada. Los campos pueden ser de
edición o de consulta cuando ya se muestra el valor del mismo, el cual en
ciertos casos puede provenir de un cálculo o formula.
El formulario establecido por PDVSA contiene espacios delimitados y
suficientes para el proceso de validación de la información, que al ser
llenados en su totalidad suministra los datos requeridos por el sistema, estas
apreciaciones son reafirmadas por los señalamientos de Montilva (1999,
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
149
p.30) al expresar que los campos son áreas que contienen un tipo específico
de datos a ser almacenados en un medio adecuado para ser utilizados
posteriormente en la producción de información.
Evaluando los requerimientos exigidos por PDVSA en cuanto a la
presentación de la información se detectó que el personal involucrado en
el proceso de pago y registro de las facturas no conoce íntegramente las
exigencias de PDVSA para la presentación de los desembolsos cargables a
través del formulario establecido.
Lo que confirma que los requerimientos de la filial que hacen posible
las validaciones en el formulario de relación diaria de facturas e I.V.A. no
han sido comunicadas formalmente por parte del departamento de Cuentas
por Cobrar a PDVSA al resto del personal de la Gerencia de Finanzas de
Chevron, lo que refleja que la falta de difusión de aspectos tan importantes
para el desarrollo del Proyecto LL-652 se incumplan. Se observó que los
empleados que participan en el proceso de pago y registro de las facturas
cumplen solamente con los requerimientos de PDVSA que les han sido
comunicados, de acuerdo a los rechazos que se han venido suscitando, pero
no ha existido una inducción formal con la documentación escrita y suficiente
para poder conocer las solicitudes de la filial. Por lo que puede afirmarse que
los requerimientos de PDVSA son viables y que su incumplimiento no se
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
150
deriva de la razonabilidad de los mismos, sino como ya se expresó del
desconocimiento.
En este mismo orden de ideas, PDVSA requiere para la aceptación de
las transacciones, que sean cumplidas estrictamente las exigencias del
S.E.N.I.A.T. en las facturas digitalizadas colocadas en el formulario. Por tal
motivo es importante que Chevron cumpla con este requerimiento tributario
legal venezolano, ya que de ello depende el cumplimiento de las políticas de
Chevron y de los requerimientos de PDVSA.
También se observó que Chevron recibe algunos servicios por parte de
sus Intercompañias domiciliadas en el exterior, lo cual indica que los soportes
y facturas emitidos por ellas, no cumplen con las exigencias legales
establecidas en Venezuela, por lo que se ha hecho necesario que
internamente en Chevron se preparen relaciones adicionales para ser
presentadas a PDVSA y avalar el desembolso. Sin embargo esto no es
suficiente para la aceptación de los desembolsos por parte de la Filial, ya que
requiere de más soportes para sustentar su aprobación.
Dentro de las Intercompañias de Chevron los procesos de facturación
se hacen muchas veces digitalizados por la premura de pago y la distancia
geográfica que existe entre ellas, no obstante son métodos sumamente
confiables y aceptables dentro de la organización para avalar el desembolso
Capítulo IV. Resultados de la Investigación
151
dentro de cualquier país. Chevron es una organización reconocida
mundialmente por la transparencia en sus procesos y el cumplimiento de las
normas y políticas que se implantan dentro de ella.
Sin embrago según lo establece el Artículo 2.1. en los Procedimientos
Contables del Contrato de Convenios Operativos de la tercera ronda (1997,
p.9), las facturas que se presentan dentro del Sistema Uniforme de
Presentación de Informes deberán ser consistentes con los requerimientos
de las Leyes y Decisiones venezolanas aplicables y con las previsiones del
Convenio.