Capitulo i Payroll

PAYROLL CAPACITACIN LIMITADA Manejo de Estructuras, Frmulas, Reportes y Mdulos en Sistema PayRoll.

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PREPARACIN DEL ENTORNO

OBJETIVOS DEL CAPTULO

El alumno ser capaz de:

1. Saber el orden ptimo de creacin del entorno.

2. Generar su propio juego de datos.

3. Entender cada opcin del men Preferencias.

4. Crear distintas Empresas.

5. Crear, Modificar, Eliminar e Imprimir tablas, y elementos de la misma.


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ESQUEMA GENERAL PREPARACIN DEL ENTORNO

Ingresar al sistema Indicando juego de datos con el que se

va a trabajar.

Crear Empresas

1 vez Preferencia del sistema

Mantencin de Tablas en General Crear

Elementos

Mantencin Clase. Crear a lo menos 1

SI

NO

Mantencin tems Crear distintos tipos

de tem

Mantencin Formulas Crear distintas

formulas


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1.- JUEGO DE DATOS

1.1.- QU ES UN JUEGO DE DATOS? Es la carpeta (VFP) motor (SQL) donde residen los datos, es decir, es el lugar donde estn todas las tablas del sistema. Con una sola licencia de Payroll se puede acceder a distintos juegos de datos. En el ejemplo que aparece en la imagen de abajo tenemos Carpetas que representan tres juegos de datos los cuales se encuentran bajo el directorio C: \PAYROLL4, pero lo ms usual es que los juegos de datos estn en la carpeta PayRoll4 en la unidad de red correspondiente.(esta imagen est basada en FOX)

1.2.- CREACIN DE UN JUEGO DE DATOS DIRECCIONAMIENTO DE UN JUEGO DE DATOS EN PAYROLL: siempre al ingresar al sistema aparece esta imagen en donde podr seleccionar el juego de datos con el que desee trabajar, o tambin puede optar por:

a) Se debe ir al men Sistema / Juego de datos

b) Al hacer doble clic en el campo Juego de datos, aparece un listado con los nombres de los juegos de datos disponibles.

Listado de Juego de Datos Disponible

Juego de datos 1

Juego de datos 2

Juego de datos 3


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c).- Seleccionando uno con el Mouse, y haciendo doble clic en el botn Modificar aparece el Juego de Datos seleccionado en la pantalla.

d).- Estando en la pantalla donde aparecen los nombres de los juegos de datos disponibles, existe la posibilidad de crear uno nuevo, pidiendo llenar los siguientes campos:

e).-Llenando los campos y Seleccionando OK aparece creado el nuevo juego de datos en el listado de juego de datos disponibles.

f).- Haciendo doble clic en el nombre del juego de datos creado, aparece seleccionado en la pantalla inicial de Mantencin /Juego de datos.

g).- Para que el sistema reconozca el Juego de Datos, se debe dar un ENTER y enseguida llenar los campos el Usuario y Contrasea que por defecto son PERSONAL y PERSO respectivamente.

Ruta del Juego de Datos: es el direccionamiento que va a buscar el juego de datos a seleccionar.

Solo para SQL y SYBASE. Recuerde que debe estar la conexin ODBC

Si se desea trasladar de un juego de datos a otro se deben ir al men Sistema, opcin Juego de Datos, donde se seleccionara el juego de datos que se desea trabajar.

Ruta de Directorios Compartidos: corresponde a ciertas carpetas como Comn; Lis; MAE; Fotos que pueden acceder, cualquier usuario.

Ruta Control de Licencias: es para la modalidad de licencias Flotantes, esto es que todos los usuarios puedan compartir un nmero menor de licencias a medida que vayan quedando disponibles. Si este dato no se llena, se asumir C:\PAYROLL4\

Tipo de Motor de Datos: es el Software utilizado para acceder las Tablas de Datos.


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2.- PREFERENCIAS DEL SISTEMA

CONFIGURACIN INICIAL En el Men, en la opcin Mantencin / Preferencias, el usuario debe definir diferentes aspectos en distintas materias, de modo de ajustar el sistema a las necesidades de la Empresa. Los diez aspectos que interesa personalizar son:

1. Bsicos 2. Opciones 3. Licencias Mdicas 4. Asignacin Familiar 5. Redondeo 6. Vacaciones 7. Perodos 8. Recibos 9. Mdulos 10. Validaciones 11. LLSS 12. Honorarios 13. Vnculos 14. Otros

2.1.-BSICOS

Mes de proceso: lo primero ser definir el mes en que se inicia PayRoll. Esta fecha no podr ser modificada por el usuario. Pas: Toma como base la legislacin del pas elegido.

Recorre Empleados en la ficha: Da las opciones Por el Cdigo o Por el nombre.

Funcionalidad SQL:

2.2.-OPCIONES


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Considera Decimales: S o No. Para Chile es No ya que solo se consideran los pesos y no los centavos.

Cdigo con digito Verificador: S o No. La opcin Si considera ingresar el digito verificador (p.e. 19522-7). La opcin No es sin digito verificador (p.e. 19522). La eleccin de esta opcin se debe mantener para siempre

Cdigo debe ser solo numrico: Da las opciones Si o No si usara el Rut como el cdigo debiera ser No puesto que existen Rut terminados en K.

Cdigo debe ser igual al Rut: Da las opciones Si o No esta es una decisin que debiera analizarse puesto que posteriormente sera complicado modificarlo.

Controla Rentas Mximas: S o No. Permite detectar aquellas personas que se pasaron de su renta mxima. Para ocupar esta opcin, cada trabajador debe tener ingresada su renta mxima en el men Mantencin/Renta Mxima. En este caso avisa y deja su liquidacin en cero.

Impuesto segn mes de Pago: Esta opcin no es para Chile.

Usa das reales del mes: Permite que en la opcin de das trabajados de la liquidacin mensual aparezca con los das reales del mes, es decir, 28, 29, 30 31 das. Aunque el calculo de las remuneraciones siempre se va a regir en base a los 30 das.

Permite reutilizar cdigos existentes: Da las opciones Si o No esto solo tendra sentido si he elegido usar como cdigo un dato diferente al Rut del empleado.

2.3.-LICENCIAS MDICAS

Corresponde al caso general. Los casos particulares se ingresan en la ficha del empleado en Configuraciones.


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Se pagan los tres primeros das: Si o No. S la empresa paga los tres primeros das en licencias inferior a once das.

Nmero de veces en el mes: En caso de pagar los tres primeros das, cuantas veces en el mes, esta opcin se renueva todos los meses.

Nmero de das en el ao: En caso de pagar un nmero determinado de das en el ao, se ingresar en este caso la cantidad de das a pagar por el ao completo. En este caso la cantidad no es renovable y por lo tanto se debe indicar el nmero de das totales en el ao.

Mantiene Renta liquida: S o No. esto es, que la empresa paga el subsidio y paga exactamente la misma renta liquida (Opcin: Implcito en los haberes) o, paga todo menos el Subsidio, el cual le ser integrado al trabajador por su respectiva Isapre. Esto ltimo obviamente solo se aplicara (de manera automtica) a quienes ganan ms de UF 60.

Agrega Rebaja al Imponible: S o No. Esto se usa cuando los tem del trabajador que forman parte de la base de clculo del monto del subsidio que otorga la Isapre, no son proporcionales a los das trabajados, esto significa que si el trabajador se toma una licencia mdica, la Isapre pagar la licencia y el trabajador recibir mas dinero que el que le corresponde, por lo tanto, Payroll agrega un monto negativo en sus haberes para ajustar su renta a lo que debe ganar y as mantener su renta lquida.

Tratamiento de Subsidio, tiene 3 posibilidades:

a).- Agrega en la liquidacin: esto es, calcularlo y agregarlo como un haber exento.

b).- No lo considera: lo cual quiere decir que el empleado debe cobrarlo por su cuenta. Esta alternativa es valida tanto para los que mantienen renta lquida como para quienes no lo hacen.

c).- Implcito en los haberes: Lo que hace esta opcin es agregar al tem diferencia de subsidio, el monto del subsidio de la entidad pagadora del mismo, que con la opcin agrega en la liquidacin aparece separado de la diferencia de subsidio.

d).-Rebaja Imponible en base al mes: Esta opcin Rebaja de la base imponible que calcula PayRoll, la base imponible que determina la Isapre, pero tomando el imponible del mes actual cuando no existe ms de un periodo histrico.


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2.4.- ASIGNACIN FAMILIAR

Tramos 1, 2, 3, 4: Tramos de la asignacin familiar. Estos van del monto mayor (Tramo1), al menor (Tramo 4).

Factor Cargas Invlidas: El factor es 2. Las cargas invlidas se pagan al doble.

Paga a todo evento: S No. Recuerde que para la legislacin chilena las cargas familiares se deben pagar a todo evento.

Ignora el Descuento por A. Familiar? : S No. Esta opcin no rebaja la asignacin familiar ni de la CCAF ni del INP, esto es aplicable solo para empresas del sector pblico.

2.5.- REDONDEO Redondeo: S o No. Si desea redondear el monto liquido.

Factor de Redondeo: Si desea redondear debe indicar a que factor: Miles, cientos, decenas. Los decimales son para otros pases.

Determina redondeo y Sobregiro en:

Solo en los perodos:


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Indicar si el redondeo (y sobregiro) se determina perodo a perodo tomando la suma resultante en el mes.

Slo en el mes: Se determina nicamente en el perodo mes.

En periodo y mes: esta opcin considera Periodo y Mes para el redondeo.

2.6.- VACACIONES Corresponde al caso general. Los casos particulares se ingresan en la ficha del empleado en Configuraciones.

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Clculo De Vacaciones: Las vacaciones pueden calcularse, segn fecha de cierre, de dos formas:

Segn Ao Calendario: que hace cierre al 31 de diciembre de cada ao.

Por perodos Anuales: Una vez cumplido el ao a partir de la fecha de ingreso, esto no quiere decir que esta opcin no calcule las vacaciones en forma proporcional sino solo sus vacaciones proporcionales sern hasta que complete los 12 meses trabajados en donde pasarn a ser das anuales de vacaciones y no proporcionales.

Das base de Vacaciones: Son los das base para el clculo de las vacaciones (legalmente se considera 15 das hbiles).


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Sbado es da hbil: S o No. Si la empresa considera el sbado como da hbil. En la actualidad, para nuestro pas no se debe considerar el da sbado como hbil (Art. 19 DFL 1 de Julio de 2002).

Separa das Progresivos: Esta opcin permite que en la ficha del empleado, en el botn correspondiente a Vacaciones aparezca separados los das normales de los progresivos, donde estos ltimos se irn acumulando a medida que el trabajador tenga como tope 10 aos y cada 3 aos va a ir sumando un da mas. Esta opcin es til ya que legalmente las Vacaciones Progresivas pueden ser compensadas en dinero, por lo tanto seria conveniente tener este dato separado de las Vacaciones Normales.

Calcula con menos de treinta das: Calcula vacaciones proporcionales a personas con Contrato a Plazo Fijo o por Obra que tenga una duracin menor a treinta das.

Controla fecha de inicio: Es el campo fecha inicial que est en la ficha del empleado y desde donde el sistema parte calculando las vacaciones del empleado, esta opcin controla que este campo permita ingresar una fecha menor a la fecha de ingreso del trabajado, lo que no es frecuente pero se puede dar por fusiones de empresas o por cambios de razn social donde se les respetan las vacaciones a los trabajadores.

Progresivo cada fin de ao: Da como opcin Si o No y es solo para la opcin segn ao calendario.

Empresa del Estado: Se incorporo esta opcin de clculo de vacaciones especial solo para las empresas pblicas.

Valida obligacin de 10 das: Esta opcin est habilitada por el momento para empresas del sector pblico, quienes estn obligados a tomar de su feriado por lo menos 10 das continuos de vacaciones, al igual que las empresas del sector privado.

2.7.- PERIODOS En los Empleados Mensuales: Se debe indicar en que perodo se tiene que agregar los conceptos de Ausentismo y asignacin familiar, si se quiere que sea en el mes debe decir M.

En los empleados quincenales: Si los tem que se arrastran del mes anterior se consideran en algn periodo.

Recalcula estos tems en el mes: Si eligi en quincenales, pregunta si se deben recalcular en el Mensual.


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2.8.- RECIBOS

Recibos Formales, de Prueba, Histricos, Internet: Cul va a ser el formato de impresin de los distintos recibos. Por defecto este formato se encuentra en el directorio Payroll4/Lis/remiliq, sin embargo el archivo remiliq puede ser modificado y renombrado, pudiendo tener distintos formatos para cada tipo de recibo.

Enva sobregiro a cuenta corriente: S o No. Pregunta si el sobregiro que se produce lo enva al control de cuenta corriente. Este sobregiro lo descontar en una cuota al mes siguiente.

Pasa sobregiro a mes siguiente: S o No. El sobregiro lo va a descontar en el mes siguiente al igual que en el caso anterior, pero no lo enviar a cuenta corriente, es decir, se ir directamente a la liquidacin del trabajador. Acumula Imponible en el mismo Rut: El propsito de este programa es el dejar en un solo cdigo (el Rut), toda la informacin de los empleados a los cuales se le ha hecho un finiquito y vuelto a contratar dentro del mismo mes. Esta accin queda guardada en el periodo F (fusionados) a la parte correspondiente al finiquito, en el mes que aparece este y el sueldo como recontratado. Este periodo solo sirve para contener estos casos y de esta forma poder emitir reportes separados (sueldo y finiquito) luego de la fusin. En ningn caso se trata de un periodo convencional ni se pueden ingresar datos a l. Es importante destacar que este programa solo tiene sentido para los Juegos de Datos que usa el Rut como Cdigo de los empleados. Separa RelxEmp (No tocar):


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2.9.- MDULOS

Aqu se registran los mdulos de Recursos Humanos y se debe indicar cuales se tienen, para ser activados:

Control de Asistencia, Planificacin Orgnica, Evaluacin de desempeo, Seleccin de Personal, Descripcion de Cargo, Mdulo de documento interno.

2.10.- VALIDACIONES


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Valida los Centros de Costos: en este campo, si se coloca S, el Sistema valida que el cdigo de un centro de costos que sea ingresado en la ficha del trabajador exista, en la tabla correspondiente a los Centros de Costos, en caso de no ser as, el sistema avisar.

En Plantillas, Valida por Fila: esta opcin es valida al momento de importar Plantillas y se debe seleccionar No

Obliga Empleados a distinto Centro de Costo: Da como opcin Si o No y es propio de las empresas que usan contratos por Obra como por ejemplo las Constructoras esta opcin me obliga al recontratar a un trabajador a cambiar su Centro de Costo.

2.11.- LEYES SOCIALES

Leyes Sociales en UTM en gratificacin: Pregunta s en una renta accesoria las LL.SS. Sern consideradas en pesos o en UTM. El impuesto siempre lo considera en UTM.

Proporciona Isapre por Das Trabajados: Esta opcin es utilizable en un finiquito al trabajador. No se efectuara dicha proporcin en casos de Faltas o Permisos.

Rebaja Isapre Adicional a Compensacin del Bruto: Permite calcular el Bruto a partir de un monto liquido, en base al 7% del pactado de la Isapre al pactado completo. Esta opcin ya no se utiliza.


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2.12.- HONORARIOS Usa Mdulo de Honorarios: SI o NO si se quiere activar este mdulo, esto activar la pestaa Honorarios de el Mapa de tem del trabajador.

Puede traspasar Boletas Honorarios a tems: Esta opcin se relaciona cuando se ingresa boletas al sistema, por lo tanto, si le decimos S a la opcin, en la opcin de Ingreso de Boletas se activar un campo llamado Traspasa a tem que genera el tem HONREM para generar una liquidacin de honorarios, en caso contrario la opcin no estar presente y solamente quedara un registro del ingreso de la boleta.

Recibo para Honorarios: Al igual que los otros recibos mencionados anteriormente, este tambin se encuentra en la carpeta LIS de PayRoll4 y tambin puede ser modificado.

2.13.- PROCESADOR DE TEXTO

Se debe anotar la direccin del ejecutable del procesador de texto, con el que se van a hacer los formatos de Contratos, Finiquitos, Certificados, Etc.


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2.14.- OTROS

Numero de Cheques restaurante por da: es una opcin en que se fija una cantidad de cheques restaurante diario.

Valor de cada cheque: en este campo se fija el monto del cheque.

Valor del Mopre: No usar. No interesa en Chile.

3.- CREACIN DE EMPRESAS

1.- Al presionar sobre el men Mantencin en la barra principal, aparece Mantencin de Empresas. La primera pantalla de ese programa muestra el listado de empresas de la organizacin, cuya base de datos fue seleccionada en la primera lnea (Juego de Datos) de la pantalla de ingreso a PayRoll. 2.- Para crear una nueva empresa se recurre al siguiente icono. Con esto se presenta el siguiente cuadro:


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3.- PESTAA DATOS Cdigo de la Empresa: ser el nmero de la empresa en el listado. Razn social: la misma que se utiliza para fines de planillas a cajas de previsin y para documentos legales (certificados, contratos, finiquitos, etc.) Rut Empresa: ac se digita el Rut de la empresa Giro: al que pertenece la empresa Domicilio Legal y Domicilio Administrativo: se presenta un cuadro auxiliar que pide detalles del domicilio. Los dems datos son los habituales en una empresa. Una vez todos anotados se validan con BI (botn izquierdo) sobre OK. Telfono: Se debe ingresar 2 telfonos que tenga la empresa. E-mail: Se debe ingresar el correo electrnico que tiene la empresa. Representante legal: se debe ingresar el cdigo del representante legal que debe encontrarse ingresado en la ficha de los empleados. En caso que se digite el cdigo, el Sistema le informara que No existe ese empleado y quedara como No Encontrado. Luego debe ser debe ser creado en la ficha del empleado, para luego volverlo a llamar en datos de la empresa. Firma Documentos RRHH: quien firmar los documentos de Recursos Humanos Cdigo de Actividad y Fecha de Inicio Actividades: que son datos propios de la empresa que se esta creando, en el Cdigo de actividad econmica se debe anotar el cdigo que da el SII y en la fecha de inicio de Actividades la fecha que sale en el formulario de inicio de actividades.


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4.- PESTAA RELACIONES Cdigo de afiliacin: que puede ser Solo INP, Mutual, CCAF Caja y Mutual. Dependiendo de la opcin elegida, se ingresara el nombre de la institucin. Nombre de la Mutual: se debe ingresar el nombre de la mutual, en que la empresa esta afiliada. N Asociados y Cotizacin de la Mutual: son datos de la institucin, que deben ser ingresados en los campos respectivos. En el caso de la cotizacin, se debe ingresar el monto total. Nombre de la CCAF: se debe ingresar el nombre de la caja en que este afiliada la empresa. N Asociados Junaeb: es un nmero que le otorga la junta nacional de ayuda escolar y becas a la empresa en caso que tuviera dicho beneficios. Mail de RRHH: Direccin de correo de Recursos Humanos, solo para el mdulo de evaluacin de Desempeo Mail de Registro: Es el mail de los auditores y es solo para el mdulo de Evaluacin de desempeo. Autoriza Solicitudes de RRHH: Quin autoriza las solicitudes de RR.HH. solo para mdulo de Evaluacin de desempeo. 5.- Para eliminar alguna empresa del listado, se ilumina y se recurre al icono

Con este hecho se presenta el siguiente recuadro


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Optando por Si se elimina la empresa. En el caso en que existan empleados en esa empresa, la respuesta ser que la eliminacin no es posible.

4.- CREACIN Y LLENADO DE TABLAS DEL SISTEMA En esta versin es posible crear un nmero prcticamente ilimitado de tablas. Los primeros 99 cdigos de tablas estn reservados para Payroll. Cada tabla permite registros con cdigos de hasta 9 dgitos. 4.1.- Para obtener el listado de esas tablas bastar iluminar con BI el men de "Mantencin/tablas en general". Hecho lo cual aparecer el cuadro siguiente:

4.2.- Estando en la pantalla de Mantencin de tablas habr cuatro funciones activas que son: a) Crear una Tabla, indicada por el icono con el signo. Haciendo clic con BI (botn izquierdo del Mouse) en este icono aparecer el mismo cuadro vaco pidiendo el cdigo y nombre de la tabla que se quiere crear. Se podrn crear tablas a partir del cdigo 100.


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b) Modificar, representada por el icono. Seleccionando la tabla que se desea modificar y presionando el icono Modificar con BI, aparece el cuadro indicando el cdigo y el nombre de la tabla seleccionada. El cdigo de la tabla no se puede modificar, si se puede modificar el ttulo.

c) La alternativa Eliminar no est operativa para las primeras 99 tablas reservadas. Las tablas con cdigo mayor a 99 si pueden ser eliminadas siempre y cuando no tenga asociados miembros en ella.

d) Con la opcin se Imprime el listado de tablas creadas en el sistema.

4.3.- Para comenzar a Poblar las Tablas se debe hacer lo siguiente: a) Para ingresar a una tabla, se ilumina con BI y se presiona el icono o bien, se hace doble clic sobre el nombre de la tabla, con lo cual aparece en pantalla el listado de registros de la tabla seleccionada. Habiendo ingresado a este ambiente, estar activa la funcin crear, modificar, eliminar o de imprimir los elementos de una tabla. b) Para crear un elemento se presiona el icono con ello aparece un cuadro de dilogo pidiendo ingresar el Cdigo del elemento, Descripcin, Valor 1, Valor 2, Valor 4 y Valor 3 (los valores son optativos).

Valor 1 y Valor 2, se llenan con valores numricos Valor 4 y el Valor 3, con datos alfanumricos.

c) Para modificar un elemento de la tabla, se selecciona el elemento a modificar y se

presiona el icono con lo que aparece el

Debe ingresar el cdigo de la tabla, que debe ser desde la 100 en adelante.

Nombre de la Tabla que se esta creando.

Se ingresa el cdigo que es correlativo


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mismo cuadro anterior pero con los datos que desea sean modificados. El cdigo no se puede modificar. En ese caso se deber eliminar y volver a crear el elemento.

4.4.- REAJUSTE DE UNA TABLA

Para reajustar los valores de una tabla en forma masiva se debe seleccionar la tabla que se desea reajustar y se recurre al icono con lo que aparece en la siguiente pantalla: Cdigo de la tabla que se desea reajustar, su descripcin, Opcin que es aplicar un Factor de reajuste agregar (sumar o restar) un monto fijo tanto al Valor1, como al Valor2 de cada

elemento de la tabla. Redondeo (miles, cientos, decenas, entero, 1 decimal o 2 decimales) y el dato que se desea reajustar (Valor 1 o Valor 2). El factor de reajuste debe ser ingresado como Por ejemplo: el valor 1 de una tabla se reajustara en un 25%, por lo tanto siguiendo la formula de arriba, el resultado es 1.25 y este es el valor que se debe colocar en el campo llamado Factor de reajuste. Finalmente, dando OK, se hace efectivo el reajuste. Debe tener presente que cuando reajuste una tabla estar reajustando el valor1 y valor2 de la columna completa.

Porcentaje/100 + 1


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5.-CREACIN DE TEM

Los tem son conceptos de pagos o descuentos que puedan hacerse al trabajador, o bien, derivado de alguna condicin que le afecta o le es propia. Para crear tems debe irse al men Mantencin/tems con lo que aparece la siguiente pantalla:

En la parte superior de la pantalla aparecen 8 pestaas dando cuenta de los tipos de tems factibles de ser creados en el sistema, ellos son:

Haberes afectos: son imponibles y tributables. Haberes Especiales: solo afectos a impuestos, solo a Leyes Sociales o

Exentos. Descuentos Legales: Ej.: AFP, ISAPRE. Impuestos, etc. Deducciones: son los otros descuentos que no son previsionales y que se le

hace a los trabajadores. Con Sin tope. Se refiere al tope legal de un 15% descuento en las liquidaciones)

Asignaciones familiares Contribuciones (patronales): Ej.: Mutual, Cajas de Compensacin Provisiones: Ej.: Provisiones de vacaciones Control horario : esta opcin se usa para las empresas que han adquirido el

CAS Control de Asistencia

Para crear un tem se ocupa el botn con lo cul aparece una pantalla pidiendo llenar los siguientes datos:


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5.1.-DATOS BSICOS.

Cdigo: Los tem tendrn un cdigo alfanumrico de 6 caracteres, que el usuario podr crear. Descripcin: Corresponde al nombre que aparecer en la liquidacin. Tipo: Presenta las siguientes opciones: Haberes afectos (a impuestos), Haberes Especiales, Descuentos Legales, Deducciones, Asignaciones familiares, Contribuciones (patronales), Provisiones, Control horario. Es imprescindible ubicar debidamente un tem en el grupo que le corresponde pues el Sistema efecta clculos considerando las caractersticas asignadas a cada uno. N de Orden: Esta opcin tiene por objeto indicarle al Sistema en que orden se desea que figuren los tem de un mismo tipo en la liquidacin. Frmula ms probable: La frmula ms probable, sin ser obligatoria, que tendr el tem. tem informativo?: Consulta si el tem que se quiere crear no debe aparecer en la liquidacin, pero s debe estar disponible para ser ocupado en una frmula, o para consultarlo a travs de reportes. Imprime en la liquidacin?: Pregunta si se quiere o no que el tem aparezca en la liquidacin. Comportamiento del tem: En caso de que el tipo de tem corresponda a Haberes Especiales, en el campo Comportamiento del tem se presentan las alternativas: Slo Impuesto, Slo LLSS, Exento. Y, si en el tipo se selecciona Otros Descuentos, en este campo se activan las opciones: Con Tope y Sin Tope.


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5.2 OPCIONES

Preguntas sobre Opciones: Se considera en el mes?: o se prefiere que aparezca en un perodo. Se proporciona por das trabajados?: Si la respuesta es Si, y el tem tiene frmula, se debe indicar en ella que se proporcione segn das trabajados. Si el tem corresponde a un valor, proporciona directamente segn los das trabajados. tem inembargable: Da como opcin Si o No tem de cuenta corriente?: Pregunta si este tem va a parar a la Cuenta Corriente. tem con acceso restringido: Esto tiene que ver con la seguridad, si le digo que Si, va a restringir el acceso al tem. Se excluye del clculo del lquido: el tem puede ser utilizado para la frmula de extraer el bruto a partir del lquido, si se indica que Si ser incluido en esta modalidad de clculo. tem de tipo fijo o variable: indicar si el tem es de tipo fijo o variable, esto se valida con la opcin afectos. Acumuladores en los que participa: Se debe indicar los acumuladores en los que participa el tem para poder considerarlo dentro de la frmula AC (N de acumulador). Agrega a descripcin?: Pregunta qu quiere agregar a continuacin de la descripcin del tem en la liquidacin. Opciones: Nada, Valor del tem, Frmula, Valor Calculado. Incluir en columna V.O.?: Si en la columna V.O de la liquidacin quiere que aparezca: Nada, Valor del tem, Frmula, Valor calculado.


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Frmula de clculo en V.O.?: En caso de seleccionar en el campo anterior la opcin Frmula, dando doble clic en este campo se permite seleccionar la frmula referida.

5.3 RETENCIONES

Es un tem de retencin?: Es decir, que la empresa lo descuenta para pagos a terceros. Las opciones son S o No. Buscar cdigo Institucin / Beneficiario?: El tem mismo: Lea a que institucin o Beneficiario est dirigido en el mismo tem. Propio del Empleado: Lea a que institucin o Beneficiario va dirigido, cuando asigne el tem al empleado en la opcin contabilidad. Cdigo Institucin/Beneficiario: Con doble clic se abre la tabla 27 de Instituciones. En este campo se ingresa la institucin o el nombre del beneficiario segn sea el caso. Tipo de retencin: institucin, Beneficiario, otro. Institucin: Por ejemplo, el descuento de farmacia que hace por convenio la empresa con los empleados. Beneficiario: Ej.: Retencin Judicial, donde el pago va dirigido a la seora del trabajador.


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5.4 CONTABILIDAD

ndice?: Es un nmero creado por el sistema para identificar el tem.(automtico) Prorratea por centro de costo?: Si quiere que el tem se distribuya en diferentes centros de costo o no, es un paso importante ya que de no estar autorizado el tem para prorratearse por Centros de Costo si el usuario configur las fichas para que el sistema prorratee al empleado el sistema no tomar este tem en esa distribucin. Contabiliza si es informativo: Contabilizar al tem si es informativo.

5.5 AFECTOS


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Acumula afecto 1 del resumen?: En esta opcin se marcan los tems que van a formar parte de la base de clculo para la Indemnizacin por aos de Servicio, solo si el tem es de tipo fijo. Acumula afecto 2 del resumen?: En esta opcin se marcan los tems que van a formar parte de la base de clculo de las vacaciones, solo si el tem es de tipo fijo. Afecto a licencias mdicas?: Se marcan los tems que van a formar la base de clculo de las licencias mdicas. Acumula Rentas Variables: Se marca cuando los tem que van a formar parte de la base de clculo de la indemnizacin por aos de servicio y las Vacaciones proporcionales son de tipo variable, en Opciones tem de tipo fijo o variable

5.5 OTROS

Cdigo INE: De la tabla INE de conceptos. Referencia: Usado por el CAS para referenciar los tems que calcula con los tems de remuneraciones. Grupo al que pertenece: Sirve para cuando se ingresa un mismo tem dos veces, para poder sumarlos, esta opcin ya no se utiliza porque existen lo acumuladores pero no se puede eliminar porque la usa el CAS. Tipo de afecto: Auto calculado / De una frmula: No se usa Frmula del Afecto: No se usa


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6.- CREACIN DE FORMULAS

a).- Vaya a la opcin en el men Mantencin /Frmulas, con lo cul aparece una pantalla mostrando todas las frmulas creadas en el sistema. En la parte inferior de esta pantalla se muestran conos ya conocidos. b).- Al presionar el icono se presenta el cuadro de dilogo que se muestra ms abajo: En la barra inferior aparecen dos nuevos iconos, el primero de los cuales al ser presionado muestra el cuadro siguiente:

Presionando un tem o una variable con el botn derecho del Mouse se le puede traer al buzn Dato seleccionado y presionando OK se la lleva al cuadro de creacin de la frmula Para mayor informacin en cuanto a variables, funciones, operadores y procedimientos que se pueden ocupar en las frmulas vea el Anexo 1.

En los diversos programas en los cuales exista un campo para colocar una frmula, con un doble clic se podr obtener en pantalla un listado con el cdigo y la descripcin de la frmula. Para obtener adems la estructura de la frmula se deber iluminar ese cdigo con BI (botn izquierdo) y aplicar BD (botn derecho)

Variables del Sistema que se pueden utilizar en frmulas

tems definidos que se pueden utilizar en frmulas


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6.1.- FILTROS EN FORMULAS Estando en el men en Mantencin/Frmulas es posible hacer Filtros con frmulas, lo cual permite trabajar con una determinada seleccin de formulas. Para esto ubica el Mouse sobre el nombre de columna por el que desea filtrar (las opciones son Cdigo, Descripcin, Formula Tipo) y con el BD(botn derecho) aparece un recuadro como el que se muestra en el siguiente recuadro.

Por ejemplo, si queremos seleccionar todas las formulas que usan la variable KTIM, debemos seleccionar la opcin Personalizada del filtro, donde se le da la condicin que muestre todas las formulas que contiene dicha variable.

Con se obtiene la informacin deseada.


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7.- CLASES

Las Clases estn constituidas por grupos de tems que son comunes a ciertos conjuntos de trabajadores. Si un trabajador pertenece a una Clase, adems de los tems que puedan afectarle un mes, quedar afecto a todos los tems de la Clase que le corresponde. En lo tocante a la operatoria habr dos etapas: Creacin de clases Creacin de registros dentro de una clase En esta parte slo veremos cmo crear una clase, que es lo relevante en este punto. 7.1 CREACIN DE CLASES a).- Vaya en el men a la opcin de Mantencin/Clases b).- Estando en la pantalla inicial, el icono permite crear una clase. Al seleccionar esta opcin aparece una pantalla solicitando ingresar el Cdigo de la clase y su Nombre. c).- Una vez ingresados los datos anteriores, seleccionando OK queda grabada la base de esta nueva clase. d).- Para poblar una Clase o modificar sus registros se procede mediante un doble clic en la lnea que contiene esa clase. En este caso con el doble clic se hizo aparecer una clase ya creada.

e).- Para crear (incorporar) nuevos tems a esta clase, modificar o eliminar alguno de ellos, se utilizan los comandos de la barra inferior. Presionando en esa barra el icono Aparecer el cuadro de dialogo en dos etapas:

- Informacin Bsica

- Informacin Adicional


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7.2.- La informacin Bsica que se solicita es la siguiente:

Aplicar en: Da como alternativas: Todos los perodos, Remuneracin del mes, Honorarios En qu periodos?: Si existen habilitados periodos se debe indicar en qu periodos se aplicar. Nmero de Prstamo/tem: Se ocupa para cuando se ingresa dos veces el mismo tem para darle prioridades de modo que aparezcan los dos en la liquidacin. Cdigo del tem: Cdigo del tem que se va a ingresar. Haciendo doble clic en este campo, aparece un listado con todos los tems creados en el sistema. Seleccionando uno con doble clic se le trae a la pantalla. Cdigo de la frmula: Frmula del tem. Haciendo doble clic en este campo, aparece un listado con todas las frmulas creadas en el sistema. Seleccionando la correspondiente con doble clic se le trae a la pantalla. Considerar pago: Opciones: Permanente, Una sola vez, Segn cuotas. Cuotas (N/cumplidas): Se debe ingresar la cantidad de cuotas en caso de que el tem que se est incluyendo en la clase sea en cuotas. Valor: Monto del tem, que tambin puede ser el valor de la cuota si se eligi la opcin Segn cuotas.


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7.3.- La informacin Adicional del cuadro es la siguiente:

Imprime en Liquidacin: Si se quiere que el tem aparezca impreso o no en la liquidacin. Se considera en el mes?: Si se va a considerar dentro del mes para, ya sea, aparecer directamente en la liquidacin o para ser parte del clculo de algn otro tem, o simplemente para poder obtenerlo a travs de algn reporte. Institucin/Beneficiario: Si se quiere ingresar la institucin o beneficiario como en el caso de las retenciones o si existe alguna otra retencin que se haga para otras instituciones como por ejemplo: La mutual (solo en el caso de que sea una sola). Cuenta N: Puede alojarse aqu el nmero de cuenta contable o el nmero de la cuenta del beneficiario o de la institucin, de todas formas la utilizacin de este campo la define el cliente. Tipo de Centro de Costo: Tiene dos opciones: Igual al del Empleado y Otro Diferente, el primero utiliza el centro de costo que est en la ficha del empleado, el segundo usa el que se indica en el campo Centro de Costo. Centro de Costo: En el caso de haber elegido en el campo Tipo de Centro de Costo = Otro Diferente debe ingresar el Centro de Costo haciendo doble clic y seleccionando el centro de costo correspondiente. Grupo al que pertenece: Esta opcin ya no se utiliza porque cumple la misma funcin que los acumuladores, no se puede eliminar porque la utiliza el CAS. Condicionador: Adems se ofrece un condicionador que permite presentar una serie de condiciones ya creadas, siendo posible establecer las limitaciones posibles que afectarn al tem para incorporarse a la Clase. Para ver como se maneja el condicionador vaya al punto IV de Ingreso de datos-Seleccin-Creacin de una condicin.

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