Cách thức viết email chuyên nghiệp
14
Transcript of Cách thức viết email chuyên nghiệp
NỘI DUNG Kỹ năng giao tiếp qua Email là gì? Tại sao cần phải có kỹ năng giao tiếp
Email tốt? Cách thức viết Email chuyên nghiệp. Những lưu ý khi giao tiếp qua Email.
1. KỸ NĂNG GIAO TIẾP QUA EMAIL LÀ GÌ?Ngày càng email trở thành “chuyện thường ngày”, thì viết email thế nào cho “văn hóa” cũng là một vấn đề đáng quan tâm. Nếu muốn giao tiếp thật sự hiệu quả, cần phải có các kỹ năng khác biệt. Thứ nhất, do đặc thù của email, đòi hỏi “văn viết” chứ không phải “văn nói”, và những lỗi có thể bỏ qua khi nói chuyện có thể trở thành “không chấp nhận được” khi thể hiện rõ ràng trên… màn hình. Thứ hai, do không gặp mặt trực tiếp, những hiểu lầm phát sinh sẽ không được khắc phục kịp thời, và vì vậy chúng cần được hạn chế ở mức thấp nhất.
2. TẠI SAO CẦN PHẢI CÓ KỸ NĂNG GIAO TIẾP EMAIL TỐT? Đạt hiệu quả truyền tải thông tin, thông điệp. Thể hiện phong thái, trình độ, ý thức...làm
việc của bạn. Gây thiện cảm ấn tượng về sự chuyên
nghiệp. Xây dựng và duy trì quan hệ.
3. CÁCH THỨC VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP.
Bố cục Email
Chủ đề Email
Lời mở đầu
Nội dung chính
Chèn ảnh,
liên kết hoặc
tập tin đính kèm
Phần cuối thư
Chữ ký
3.1. CHỦ ĐỀ EMAIL. Là một câu chào mở đầu, như việc ’’
Chào hỏi trước khi vào nhà ai đó’’. Miêu tả ngắn gọn nội dung chính cần
truyền đạt.VD: Báo cáo kết quả nhiệm vụ 4 – Tìm
kiếm thông tin.Gửi anh A bảng lương tháng 6.
3.2 LỜI MỞ ĐẦU TRONG NỘI DUNG EMAIL.
Bạn nên bắt đầu một lời chào, lời chúc (nếu cần) và lý do bạn gửi email này.VD: Chào anh B, Em là C bên công ty D. Lời đầu tiên gửi tới anh B lời chúc sức khỏe và thành công. Theo như thông tin trao đổi trong buổi nói chuyện (hoặc: trong cuộc gọi...) em xin gửi tới anh thông tin về dịch vụ, sản phẩm bên công ty em như sau:
3.3. NỘI DUNG CHÍNH TRONG EMAIL. Nên trình bày một cách ngắn gọn, súc tích
nhưng phải đáp ứng đầy đủ thông tin. Những nội dung quan trọng nên đưa lên
trước, tô đậm, đổi màu chữ.... (Nội dung phải soạn logic từ trên xuống dưới để người đọc lướt qua mà vẫn có thể hiểu được nội dung bạn muốn truyền đạt là cái gì)
Nên gạch đầu dòng các ý, tách các đoạn văn rời khỏi nhau và chèn hình ảnh, liên kết kèm theo (nếu có và cần) để làm rõ vấn đề hơn.
3.4. CHÈN ẢNH, LIÊN KẾT HOẶC ĐÍNH KÈM TẬP TIN. Nên đặt tên cho từng tệp, dễ hiểu và
rõ ràng. Trong trường hợp đính kèm nhiều tệp,
cần bỏ chung vào một thư mục. Không nên nén lại vì không phải ai cũng có phần mềm giải nén.
3.5. PHẦN CUỐI THƯ. Cuối thư là nơi bạn mong muốn người
đọc làm điều gì đó, sau đó bạn nên có một lời cảm ơn, lời chúc....
VD: Cảm ơn anh B đã đọc email này, em mong nhận được phản hồi của anh sớm. Chúc anh một ngày tốt lành!Trân trọng.Ms .........
3.6. CHỮ KÍ. Một Email có chữ ký sẽ trở nên chuyên
nghiệp hơn. Hơn nữa, chữ ký là nơi mà bạn cung
cấp cho người đọc mail về những thông tin khác về công ty, bản thân như: email, số điện thoại, website công ty....
Khi thể hiện chữ ký, người đọc sẽ không cảm thấy khó chịu nhưng bạn vẫn PR hoặc truyền đạt nội dung khác mà nếu như bạn bỏ vào phần nội dung chính đôi khi sẽ gây khó chịu cho người khác.
4. NHỮNG LƯU Ý KHI GIAO TIẾP QUA EMAIL. Dùng tiêu đề Email rõ ràng. Sử dụng tên Email ’’chuyên nghiệp’’ Cân nhắc khi sử dụng nút ’’reply all’’ Sử dụng lời chào chuyên nghiệp. Hiểu biết văn hóa công việc khác
nhau giữa các vùng miền. Trả lời những Email gửi tới bạn.Xác nhận lại tên người muốn gửi.Kiểm tra lỗi chính tả.
