BRIEFIGS

9HERNN JIMNEZ & ASOCIADOS Pgina

Hernn Jimnez & Asociados Divisin de ConsultoraSerie de Manuales Tcnicos

BRIEFINGS EN HSEQ

(Versin 1.15 de Enero de 2014)

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DERECHOS RESERVADOS LEY 23 DE 1982 Y LEY 44 DE 1993

Nuestra charla diaria de 5 minutos es la nica forma que tenemos de dar las consignas de trabajo, asegurar la comunicacin entre grupos, reforzar las consignas de seguridad y permitir al personal conocer las actividades de control ambiental que debe llevar a cabo en su trabajo diario. Duro casi una hora la noche anterior preparando el briefing del da siguiente.

BRIEFINGS EN HSEQ

Este material ha sido producido empleando las licencias de Microsoft para Windows Ocho, Visio 2003 y Office 2010. Office MAC 2011 y OS Lion. Hernn Jimnez & Asociados.Telfono: (313)3210580Pgina web: http://facilempresarial.com/index.htmlCorreo electrnico: hernan.jimenez.barrero@gmail.comBogot Colombia.

INTRODUCCIN

En este documento se presenta la manera de realizar el briefing en las organizaciones que operan con sistemas de gestin de la calidad o con sistemas de gestin integral. El principal papel del jefe en las obras y proyectos consiste en lograr impartir en muy breve tiempo, generalmente al inicio de la jornada de trabajo, las consignas que permiten que el personal opere con seguridad, minimice el impacto ambiental y logre cumplir con los requisitos de calidad pactados. En este documento se presentan varias metodologas seguidas por organizaciones que operan en varios pases del mundo y en distintos idiomas, con personal que dura muy pocas semanas en el proyecto y que es generalmente mano de obra local exigida por los gobiernos como contraprestacin al otorgamiento del contrato. En el ltimo captulo se presentan los mtodos empleados por los cuerpos militares de USA en los briefings diarios y la manera cmo les permite integrar rpidamente personal novato a sus contingentes de operaciones, lo cual da muy flexibilidad a sus contingentes.

HERNAN JIMENEZ BARREROGERENTE GENERAL Y CONSULTORHJ & ASOCIADOS

NDICE

INTRODUCCIN3NDICE4BRIEFINGS5OBJETIVO:5INSTRUMENTO:5EJEMPLO APLICATIVO6TALLER APLICATIVO DE BRIEFINGS8BIBLIOGRAFA9

BRIEFINGS

OBJETIVO:El personal empleado en forma directa y los contratistas que trabajan en las actividades de manufactura no tienen mucho tiempo para recibir comunicaciones de la empresa. A este hecho debemos aclarar que normalmente mas del cincuenta por ciento del personal no lee las carteleras colocadas en las reas de descanso o de vestires de las plantas industriales y el otro cincuenta por ciento ni siquiera est interesado en recibir informacin mediante revistas o plegables. Por otra parte, la comunicacin con los altos ejecutivos est muy limitada, incluso en algunas reuniones se emplea un vocabulario de muy alto nivel por parte de los administradores y directivos, que no es fcilmente comprendido por los empleados de base y mucho menos explicado.

Por las anteriores razones se presenta en este documento un mtodo para poder elaborar una comunicacin efectiva con el personal y los contratistas mediante los briefings, que se puede traducir como charlas diarias de seguridad. INSTRUMENTO:La empresa de manufactura es responsable de asegurar la mnima informacin de sus contratistas y trabajadores directos para asegurar:

El cumplimiento de los parmetros de calidad, medio ambiente, seguridad industrial y salud ocupacional pactados con el cliente, establecidos en el cumplimiento legal o en las polticas de la entidad, para todas las actividades que se llevan a cabo en la empresa. Permite administrar la seguridad, medio ambiente y calidad en las actividades no rutinarias que toda organizacin lleva a cabo para funciones no permanentes como el mantenimiento, la construccin de nuevas facilidades o eventos publicitarios o sociales.

La mejor forma de lograr que el personal operativo tanto propio como el de contratistas logre llevar a cabo el programa, es mediante charlas diarias tcnicas de un solo tema y revisin de las consignas de operacin del da.

TEMARIO DE LAS CHARLAS TCNICASACTIVIDADDETALLE

Lectura de la poltica integral. La nica forma de lograr que el personal aprenda la poltica integral es repitindola todas las semanas. Si la empresa tiene himno, se coloca para asegurar que las personas se sientan identificadas con la organizacin.

No hay jefesTodos participan, todos se integran y participan. Nadie puede hablar mal del compaero, todos deben respetar las preguntas e inquietudes de los compaeros para facilitar la unidad de criterio.

Charla tcnica crtica de 10 a 20 minutos La manera de calificar al personal en los temas de calidad, seguridad industrial y medio ambiente. Generalmente se emplea una pelcula o la lectura de breves textos en Power Point.

Revisin de las consignas de operacin del da (5 minutos)Permite asegurar que todo el personal conoce las tareas a desarrollar en el da, sus dudas estn resueltas y conoce los parmetros mnimos de calidad exigidos por el cliente.

Revisin de las consignas de seguridad industrial. ( 1 minuto)El personal recuerda rpidamente los implementos que debe usar, revisa sus radios, pone la hora exacta igual y dice en forma muy breve el plan alterno.

Revisin de equipos ( mximo 5 minutos)Con sus implementos y equipos se aplica la lista de chequeo para asegurar que lleva todo lo necesario y que los equipos estn en buen estado, no importa que lleve 20 aos emplendolos, debe REVISAR Y SEGUIR LA LISTA.

Desplazamiento e inicio de actividades. Se lleva a cabo el desplazamiento a los frentes de trabajo y se inicia la labor del da o del turno.

Informe de auditoras cruzadas.Un da a la semana se llevan a cabo las auditorias cruzadas en entre grupos y contratistas. Esto permite a los empleados y contratistas recibir retroalimentacin del grado de desempeo de sus sistemas de gestin y pone de conocimiento las lecciones aprendidas por parte de todo el personal.

ActaUn acta muy breve con tema, fecha, asistentes de elabora en el mismo momento de realizar la charla tcnica y todo el mundo firma.

Notas: Cada empresa puede realizar las adaptaciones que requiera para sus charlas tcnicas y para revisar en forma muy breve las consignas de seguridad, medio ambiente y calidad. El jefe es el responsable del briefing y normalmente no es una actividad delegable, pues requiere experiencia y la persona debe ver y sentir la AUTORIDAD. En algunas empresas un facilitador maneja la reunin, porque ha sido entrenado para manejar reuniones efectivas de trabajo, pero el jefe siempre est presente porque es la autoridad. EJEMPLO APLICATIVOLa organizacin de produccin de bienes manufacturados capaz de exportar a 36 pases con base en Colombia, llev a cabo la implementacin de charlas diarias de inicio de turno desde el inicio del milenio, logrando de esta manera realizar un cambio en la cultura de nuestra organizacin en menos de cinco aos y dando hoy en dia una nueva cultura que permite penetrar mercados en Europa, en especial las naciones que se estn incorporando a la Comunidad Econmica Europea: Rumania, Checoeslovaquia, Estonia, Letonia y muchas otras naciones pertenecientes al antiguo CAEM.

Natalia VsquezJefe de HSEQ

Para realizar el trabajo se formaron 200 facilitadores que se encuentran organizados mnimo uno por turno. Tenemos 2200 trabajadores y realizamos tres turnos diarios, de lunes a sbado, 6 das, 3 turnos diarios a la semana. Para iniciar cada truo, siempre se hace la charla de seguridad de 10 minutos.

TEMARIO DE LAS CHARLAS TCNICASACTIVIDADDETALLE

Lectura de la poltica integral al inicio de cada mes. La nica forma de lograr que el personal aprenda la poltica integral es repitindola todos meses en el inicio de turno y los altos ejecutivos al iniciar sus reuniones semanales. Si la empresa tiene himno, se coloca para asegurar que las personas se sientan identificadas con la organizacin.

Participacin del jefeEL jefe es el primero que llega, siempre asiste, escucha y apaga el celular, radio y los medios de comunicaron durante ese tiempo.

No hay jefes durante el eventoTodos participan, todos se integran y participan. Nadie puede hablar mal del compaero, todos deben respetar las preguntas e inquietudes de los compaeros para facilitar la unidad de criterio. Si alguien se burla de una pregunta, debe de pagar el refrigerio o una multa previamente acordada para celebrar los cumpleaos del mes.

Experiencias compartidasLos contratistas y empleados ms veteranos comentan su experiencia, explican la manera de hacer las cosas, las consecuencias de las desviaciones y la mejor forma de focalizarse, empleando ejemplos prcticos basados en su experiencia.

Charla tcnica crtica de 10 a 20 minutos La manera de calificar al personal en los temas de calidad, seguridad industrial y medio ambiente. Generalmente se emplea una pelcula o la lectura de breves textos en Power Point. Los das mircoles se presentan los resultados de las auditorias cruzadas de una proceso con otro. De esta manera las personas sugieren mejoras y presentan lecciones aprendidas.

Investigacin de incidentesCuando se ha presentado un incidente, debemos de llevar a cabo su investigacin. AL finalizar es necesario comunicar los resultados a todo el personal y de esta manera la charla diaria de seguridad es el medio con el cual comunicamos las lecciones aprendidas y los cuidados que tenemos que aplicar para prevenir que se repita el incidente.

Participacin del personal. Una vez cada tres meses las personas de HSEQ en este espacio se encargan de entrevistar a todo el personal operativo sobre el uso de los implementos de seguridad, su eficiencia, problemas y molestias que pueden generar para poder determinar oportunidades de mejora o debilidades en el conocimiento de las personas para poder llevar a cabo un uso eficaz de los mismos.

Cumplimiento legalDurante una charla una vez al mes como mnimo se revisa con el personal operativo el cumplimiento legal mediante la revisin directa de los registros que soportan el cumplimiento de las normas legales que debe cumplir la organizacin.

ActaUn acta muy breve con tema, fecha, asistentes de elabora en el mismo momento de realizar la charla tcnica y todo el mundo firma. EL representante de HSEQ es el responsable de archivarla.

Notas: Cada empresa puede realizar las adaptaciones que requiera para sus charlas tcnicas y para revisar en forma muy breve las consignas de seguridad y medio ambiente.TALLER APLICATIVO DE BRIEFINGS

El lector debe llevar a cabo la aplicacin del programa de charlas diarias a cargo del personal directivo de los frentes de trabajo. Para implementarlo sugerimos: Defina la manera de planear las charlas. Defina el guin de cada charla diaria y su duracin procure que no exceda 20 a 30 minutos. Defina la manera de evaluar los resultados de las charlas y deje los registros de calidad correspondientes. Puede escribir un procedimiento que define como planear, hacer y evaluar las charlas diarias tcnicas con el personal operativo. Esto hace ms fcil su implementacin y auditoria puede exigir que se lleven a cabo.

BIBLIOGRAFA

DOCUMENTOS Y LIBROSBarkey, Bruce. Customer Driven Project Management. A new paradigm in Total Quality Implementation. Editorial McGraw Hill International Editions. Civil Engineering Series. New York, 1994.

Goldratt, Eliyahu M. Necesario mas no Suficiente. Una novela de negocios sobre teora de restricciones. Ediciones Castillo. Monterrey, Mxico, 2001.

Jimnez, Hernn. Gua para la implementacin de sistemas de gestin de la calidad basado en la norma ISO9001. CD con 68 ejemplos y guas para implementar, mantener, mejorar y disear sistemas de gestin para varios sectores. Publicacin actualizada cada seis meses. Para copias puede contactarnos en el telfono 313-3210580 de Bogot. HJ & Asociados, Bogot, enero de 2014.

DIRECCIONES DE INTERNET

http://www.navy.mil/http://www.history.navy.mil.http://www.navy.mil/media/allhands/acrobat/AH200705.pdf