Brennpunkt Tax Compliance: Die neuen GoBD
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© Baker Tilly Roelfs
Die neuen GoBD
Brennpunkt Tax Compliance
München, 16.11.2015
© Baker Tilly Roelfs
"Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Auf-
zeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)"
Finanzverwaltung hat die GoBS, die GDPdU
und die FAQ zum Datenzugriffsrecht in einem
BMF-Schreiben (GoBD) gebündelt.
Veröffentlichung des BMF-Schreibens mit
Datum 14.11.2014 mit Wirksamwerden zum
01.01.2015
- Mangels Übergangsvorschriften ab dem 01.01.2015
unmittelbare Geltung für alle Buchführungs- bzw.
Steuerpflichtigen sowie als Ordnungsmäßigkeitsmaß-
stab für (Abschluss-)Prüfungen und Softwaretestate
(mit Ausstrahlungswirkung über den Bereich der IT-
Buchführungssysteme hinaus).
- Keine Änderung der Rechtsgrundlagen in der
AO
GoBD sind normeninterpretierende Verwaltungs-
anordnungen Bindungswirkung im Innenverhältnis
Mikrofilm-
grundsätze
GoBS
GDPdU,
Anpassungs-
schreiben,
FAQ
Die neuen GoBD
Hintergrundinformationen
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© Baker Tilly Roelfs
BMF-Schreiben vom 05.05.2015 bzgl. "BMF-Schreiben vom 14.11.2014 zu
den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von
Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie
zum Datenzugriff (GoBD); Anwendungsfragen"
- Verwaltungsinternes Schreiben: BMF an Oberste Finanzbehörden der Länder und BZSt
(Abteilungen Bundesbetriebsprüfung)
- Konkretisierung verschiedener Punkte
- Teilweise Verschärfung
- Stellungnahme der Adressaten sollte bis 02.06.2015 erfolgen
• Verfahren ist somit abgeschlossen
• Ergebnis derzeit nicht bekannt
Die neuen GoBD
Hintergrundinformationen - Aktuelles
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© Baker Tilly Roelfs
Die neuen GoBD
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Zeitliche Komponente der Umsetzung der Anforderungen
2015 2016 2017 2018 2019
01.01.2015
Beginn Anwendungs-
zeitraum GoBD
Betriebsprüfung
2015-2017
1 1
2
1
Mangels Übergangsvorschriften ab dem 01.01.2015 unmittelbare Geltung der GoBD
Betriebsprüfung kommt i.d.R. mit einem zeitlichen Verzug
Auswirkungen (Beispiele)
- Verfahrensdokumentation: "…das angewandte Verfahren…." ist zu dokumentieren, d.h. zu jedem Zeitpunkt der
Anwendung nachvollziehbar zu dokumentieren
- Historisierung: Neben den Daten zum Geschäftsvorfall selbst müssen auch alle für die Verarbeitung erforderlichen
Tabellendaten (Stammdaten, Bewegungsdaten, Metadaten wie z. B. Grund- oder Systemeinstellungen, geänderte
Parameter), deren Historisierung und Programme gespeichert sein.
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14.11.2014
Veröffentlichung
GoBD
2014
© Baker Tilly Roelfs
Die neuen GoBD
Übersicht der Kernthemen
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Belegwesen und Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle
Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
Internes Kontrollsystem (IKS)
Datensicherheit
Scannen von Papierdokumenten
Verfahrensdokumentation
Datenzugriff
GoBD
© Baker Tilly Roelfs
Bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform und sonst
erforderlicher Aufzeichnungen in elektronischer oder in Papierform sind die folgenden
Anforderungen zu beachten:
- Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 238 Abs. 1 S. 2 HGB, § 145 Abs. 1 S. 1 AO),
- Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung [Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte
Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung, Unveränderbarkeit (§ 239 Abs. 2 u. 3 HGB, § 146 Abs. 1 S. 1 AO)]
Diese Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar
erfüllt werden und erhalten bleiben.
Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung und
sonst erforderlicher Aufzeichnungen. Belegfunktion gilt auch bei Einsatz eines DV-
Systems
Ohne Angaben auf dem Papierbeleg hat Steuerpflichtiger durch organisatorische
Maßnahmen sicherzustellen, dass die Geschäftsvorfälle in angemessener Zeit progressiv
und retrograd nachprüfbar ("Prüfpfad") sind.
Die neuen GoBD
Belegwesen und Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle
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Bei zeitlichen Abständen zwischen Erfassung und Buchung, die über den Ablauf des
folgenden Monats hinausgehen, sind die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen nur dann
erfüllt, wenn die Geschäftsvorfälle vorher fortlaufend richtig und vollständig in
Grund(buch)aufzeichnungen oder Grundbüchern festgehalten werden.
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen nach § 146 Abs. 1 S. 2 AO täglich
festgehalten werden.
Eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen ist
unbedenklich.
Werden Geschäftsvorfälle periodenweise statt laufend gebucht, muss
- die Erfassung (richtig: Buchung) der unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats bis zum Ablauf des folgenden
Monats in den Büchern erfolgen und
- durch organisatorische Vorkehrungen
ein Verlust der Unterlagen verhindert
werden (bspw. Ablage in besonderen
Mappen und Ordnern oder elektro-
nischen Grund(buch)aufzeichnungen
in Kassensystemen, Warenwirtschafts-
systemen, Fakturierungssystemen etc.).
Die neuen GoBD
Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (1/2)
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(Internes) BMF-Schreiben vom 05.05.2015: Wenn die betrieblichen Verhältnisse eine
solche Möglichkeit nach menschlichem Ermessen von vornherein ausschließen, können
Ausnahmen anerkannt werden (BFH-Urteil vom 11.09.1969).
Anmerkung: Zu welchem Zeitpunkt ein Geschäftsvorfall als gebucht gilt, ist auch
abhängig von einer in der Unternehmensorganisation festgelegten Entscheidung des
Buchführungspflichtigen. Geschäftsvorfälle gelten als gebucht, wenn sie autorisiert und
nach einem Ordnungsprinzip vollständig, richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfähig
erfasst und gespeichert sind. Hierzu sind die Angaben zum Geschäftsvorfall zu ergänzen
um
- die Kontierung (Konto und Gegenkonto),
- das Ordnungskriterium (Belegnummer),
- das Buchungsdatum (Kennzeichnung des Zeitpunkts der Buchung).
Die neuen GoBD
Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (2/2)
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Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elek-
tronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig (z.B. unveränderbare und
fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z.B. Sicherungen, Sperren,
Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen,
Versionierungen) als auch organisatorisch (z.B. Zugriffsberechtigungskonzepte)
gewährleistet werden.
Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Auf-
zeichnungen müssen so protokolliert werden, dass die Voraussetzungen des § 146
Abs. 4 AO bzw. § 239 Abs. 3 HGB erfüllt sind.
- Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt
nicht mehr feststellbar ist ("Radierverbot").
- Historisierung von Stammdaten
Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die
Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche
Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.
Die neuen GoBD
Unveränderbarkeit (1/2)
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Erfüllen die Erfassungen eine Belegfunktion bzw. dienen sie der Belegsicherung (auch für
Vorsysteme wie die Warenwirtschaft) ist eine unprotokollierte Änderung unzulässig.
Beispiele für unzulässige Vorgänge
- Elektronische Grund(buch)aufzeichnungen aus einem Kassen- oder Warenwirtschaftssystem werden über eine
Datenschnittstelle in ein Office-Programm exportiert, dort unprotokolliert editiert und anschließend über eine
Datenschnittstelle reimportiert.
- Vorerfassungen, Stapelbuchungen werden bis zur Erstellung des Jahresabschlusses und darüber hinaus offen
gehalten. Alle Eingaben können daher unprotokolliert geändert werden.
Merke: Alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und
Unterlagen unterliegen dem Grundsatz der Unveränderbarkeit.
Hinweis internes BMF-Schreiben vom 05.05.2015:
- "Derzeit sind keine technischen Lösungen bekannt, die diese Voraussetzungen auf Dateisystemebene erfüllen
können"
- "Zur Gewährleistung der geforderten Unveränderbarkeit für die vorgenannten digitalen Unterlagen und
Dokumente ist nach dem derzeitigen Stand der Technik der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems
(DMS) zwingend erforderlich. Insofern können Office-Formate nur bei Einsatz eines DMS - unter der
Voraussetzung, dass auch das umgebende Gesamtsystem die Anforderungen der GoBD erfüllt - anerkannt
werden."
Die neuen GoBD
Unveränderbarkeit (2/2)
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Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO hat der Steuerpflichtige
Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Hierzu gehören bspw.
- Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, auf Basis entsprechender Zugangs- und Zugriffs-
berechtigungskonzepte (z.B. spezifische Zugangs- und Zugriffsberechtigungen),
- Funktionstrennungen,
- Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen),
- Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe,
- Verarbeitungskontrollen,
- Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und
Dokumenten.
Im Rahmen eines funktionsfähigen IKS muss auch anlassbezogen (z.B. Systemwechsel,
Datenmigration) geprüft werden, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem
dokumentierten System entspricht.
Die Beschreibung des IKS ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation.
Die neuen GoBD
Internes Kontrollsystem (IKS)
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Datensicherheit
- Der Steuerpflichtige hat sein DV-System gegen Verlust zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und
Veränderungen zu schützen.
- Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation.
Hinweis: Datensicherung ist nicht Archivierung!
Die neuen GoBD
Datensicherheit
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Aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden, ein
bestimmtes Ordnungssystem ist jedoch nicht vorgeschrieben.
Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung
sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren (bspw. Protokollierung des Eingangs
einer E-Mail mit Rechnungsanhang).
Form der Aufbewahrung
- Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und
elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen ("originär digitale Dokumente"),
sind sie auch in dieser Form aufzubewahren.
- Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer
der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z.B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format
oder eingescannte Papierbelege).
- Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format
aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z.B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder
Bildformat).
- Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch
erfasst (scannen), ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich
übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird.
Die neuen GoBD
Scannen von Papierdokumenten/Aufbewahrung (1/2)
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Form der Aufbewahrung (Fortsetzung)
- Bei Ausgangsrechnungen ist eine inhaltliche Wiedergabe ausreichend.
- Eine Umwandlung in ein anderes Format (z.B. Inhouse-Format) ist zulässig, wenn die maschinelle
Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird.
Aufbewahrung von E-Mails
- E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind in elektronischer
Form aufbewahrungspflichtig.
- Dient eine E-Mail nur als "Transportmittel" (Briefumschlag), z.B. für eine angehängte elektronische Rechnung,
und enthält sie darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht
aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag).
- Eine Umwandlung in ein anderes Format (z.B. MSG in PDF) ist dann zulässig, wenn die maschinelle
Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.
Vernichtung Papierdokumente (Originale)
- Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder
steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind und das angewandte Verfahren der Digitalisierung und
Archivierung ordnungsgemäß ist.
Die neuen GoBD
Scannen von Papierdokumenten/Aufbewahrung (2/2)
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© Baker Tilly Roelfs
Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine
- aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation, die sowohl
- die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte
- für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und
- und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht.
Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation
vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens
vollständig und schlüssig ersichtlich sind.
- Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit
nachprüfbar sein.
- Sachverstand hinsichtlich der §§ 145 bis 147 AO und allgemeiner DV-Sachverstand; keine speziellen,
produktabhängigen System- oder Programmierkenntnisse.
- Konkrete Ausgestaltung hängt von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der
Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems ab.
Die neuen GoBD
Verfahrensdokumentation (1/4)
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Untergliederung in:
- allgemeine Beschreibung,
- Anwenderdokumentation,
- technischen Systemdokumentation und
- Betriebsdokumentation.
Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozesses, z.B. bei
elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung,
Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen
Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.
Beschreibung wie elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und
aufbewahrt werden.
Dokumentation der programminternen Vorschriften zur Generierung von Buchungen
(bspw. Abschreibungsbuchungen)
Beschreibung des IKS
Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung
Die neuen GoBD
Verfahrensdokumentation (2/4)
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Organisationsanweisung zum ersetzenden Scannen von Papierdokumenten
Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was
zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbe-
wahrten Unterlagen notwendig ist.
Unklar ob Verfahrensdokumentation selbst Prüfungsgegenstand ist oder nur der Prüfung
dienen soll
Hinweis: Muster-Verfahrensdokumentation z.B. von Bundes-
steuerberaterkammer (BStBK) und Deutscher Steuerberater-
verband (DStV).
Rechtsfolgen bei unzureichender oder fehlender Verfahrens-
dokumentation
- Bei Fehlen einer Verfahrensdokumentation besteht das Risiko, dass ein Ver-
zögerungsgeld festgesetzt wird (§146 Abs. 2b AO).
- Hinweis: Verzögerungsgelder können für einzelne Vorlageersuchen und somit
mehrfach pro Außenprüfung festgesetzt werden.
- Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nach-
vollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt, liegt formeller Mangel mit
sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann!
Die neuen GoBD
Verfahrensdokumentation (3/4)
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Die neuen GoBD
Verfahrensdokumentation (4/4)
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Versionsführung (inkl. Historie)
Verfahrensbeschreibung inkl. Kontrollen
Anhänge (veränderliche Bestandteile)
Verzeichnis der Anhänge
Verfahrens-
dokumen-
tation
Verträge
Hand-
bücher
Test-/
Freigabe-
unter-
lagen
Arbeits-
anwei-
sungen
Re
fere
nzie
rung
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Maschinelle Auswertbarkeit (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO) bei Daten, Datensätzen,
elektronischen Dokumenten und Unterlagen u.a. gegeben, die
- mathematisch-technische Auswertungen ermöglichen,
- eine Volltextsuche ermöglichen oder
- auch ohne mathematisch-technische Auswertungen eine Prüfung im weiteren Sinne ermöglichen (z.B.
Bildschirmabfragen, die Nachverfolgung von Verknüpfungen und Verlinkungen oder die Textsuche nach
bestimmten Kriterien
Mathematisch-technische Auswertung bedeutet, dass alle in den aufzeichnungs- und
aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen enthaltenen Informationen automatisiert
(DV-gestützt) interpretiert, dargestellt, verarbeitet sowie für andere Datenbankan-
wendungen und eingesetzter Prüfsoftware direkt, ohne weitere Konvertierungs- und
Bearbeitungsschritte und ohne Informationsverlust nutzbar gemacht werden können
Mathematisch-technische Auswertungen sind z.B. möglich bei:
- Elektronischen Grund(buch)aufzeichnungen (z.B. Kassendaten, Daten aus Warenwirtschaftssystem,
Inventurlisten)
- Journaldaten aus Finanzbuchhaltung oder Lohnbuchhaltung
- Textdateien oder Dateien aus Tabellenkalkulationen mit strukturierten Daten in tabellarischer Form (z.B.
Reisekostenabrechnung, Überstundennachweise)
Die neuen GoBD
Datenzugriff
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Aufnahme der steuerlich
relevanten Daten und Systeme
Begutachtung der Schnittstellen
zwischen den Systemen
Prüfung der Umsetzung
ausgewählter Anforderungen,
wie Unveränderbarkeit,
Nachvollziehbarkeit,
Vollständigkeit, Richtigkeit etc.
Aufnahme der generellen IT-
Kontrollen (Datensicherung etc.)
Durchsicht vorhandener
Verfahrensdokumentation
Bewertung der Aufbewahrung/
Archivierung der Daten sowie
der Umsetzung des Daten-
zugriffs
Die neuen GoBD
Bewertung des Ist-Zustandes
mit den GoBD-Anforderungen
Ableitung und Abstimmung von
möglichen Maßnahmen
Erstellung und Abstimmung
eines Maßnahmenplans
Status- bzw.
Gap-Analyse
Ableitung von
Maßnahmen
20
Lösungsansatz - Statusanalyse
Umsetzungsphase
Projektbegleitung bei der
Umsetzung des Maßnahmen-
plans
Begutachtung der Fachkonzepte
etc.
Abschließende Beurteilung
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Baker Tilly Roelfs AG
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Cecilienallee 6-7
40474 Düsseldorf
Telefon: +49 211 6901-1485
Mobil: +49 160 841 49 69
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