[BPM Day Porto Alegre] Jânio Vital Stefanello (FECOERGS/COPREL) - Otimizar e automatizar o processo...
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O"mizar e automa"zar o processo de solicitação de fornecimento de energia
elétrica pela FECOERGS na COPREL Jânio Vital Stefanello, Presidente da FECOERGS e COPREL
Luis Osório Dornelles, Engenheiro da FECOERGS Edson PedroG, Orientador de Atendimento e Suporte
Osvaldo Mendes, Orientador Comercial
Porto Alegre, 06 de maio de 2014 Salão de Convenções do Centro de Eventos da FIERGS
PORTO ALEGRE 2014
ABPMP®, logomarca da ABPMP®, BPM CBOK® e CBPPTM são marcas e serviços registrados da Associa"on of Business Process Management Professionals.
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Otimizar e automatizar o processo de solicitação de
fornecimento de energia elétrica pela FECOERGS na COPREL
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Área de atuação das 23 coopera1vas de distribuição e geração do sistema Fecoergs
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Nº de ligações
Nº de municípios
km de rede
Postes instalados
Nº de transfor-‐madores
Potência instalada
Demanda de ponta
Área de permissão
48.704
17.805
174.035 85,78% concreto 14,22% madeira
15.543
72
93 MW 19.740km²
238 MVA
ALGUMAS GRANDEZAS DA COPREL
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Pesquisa Sa1sfação Energia (%)
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Reunião Conselho Consul"vo / TUNAS/ 11 de abril de 2014.
Pergunta: Se você pudesse, trocaria de fornecedor de energia? (%)
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Reunião Conselho Consul"vo / TUNAS/ 11 de abril de 2014.
Estrutura Horizontal
-‐ A1vidades por processo
-‐ Facilitadores -‐ Times
mul1funcionais -‐ Indicadores de
desempenho -‐Remuneração por
resultado
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Reunião Conselho Consul"vo / TUNAS/ 11 de abril de 2014.
RESOLUTIVIDADE Ocorrências atendidas no prazo
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Reunião Conselho Consul"vo / TUNAS/ 11 de abril de 2014.
-‐ É o início do processo com o registro da ocorrência.
-‐ É gratuito; -‐ Atende em até 30 segundos
-‐ Tem controle e gestão dos processos de informação;
-‐ Tem histórico do cooperante;
-‐ Tem compromisso com a resposta.
DISCOPREL – Você liga, a gente atende e resolve
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Planejamento Estratégico
Planejamento Estratégico da
Fecoergs
Unificação dos padrões técnicos
Unificação dos processos comerciais
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Mo1vadores do Projeto
• Dificuldade de implantação dos processos
• Possuir um maior controle dos prazos
• Gerenciamento das informações do processo
• Rastreabilidade dos processos
• O"mização dos processos
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Definição do processo a ser o1mizado e automa1zado
Solicitação de fornecimento de energia elétrica
Imagem de pessoa ligando para
solicitar energia
Imagem do atendimento a solicitação
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• A1vidade fim: fornecer energia elétrica
• Complexidade do processo
§ Permeia pra"camente todas as áreas da Coopera"va;
§ Muitas regras de negócio a serem atendidas (definidas pelo órgão regulador);
§ Processo com muitas instâncias a serem controladas.
§ Ponta a ponta
Definição do processo a ser o1mizado e automa1zado
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Obje1vos do projeto
• O"mização e automação do processo de solicitação de fornecimento de energia elétrica;
• Controle dos prazos regulatórios;
• Automação das regras de negócio;
• Disseminação da cultura de gestão por processos (BPM) nas Coopera"vas do sistema Fecoergs.
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Etapas do projeto
• Análise e redesenho do processo;
• Tradução das resoluções e normas para regras de negócio;
• Desenvolvimento de aplicações para a implantação e gerenciamento do processo automa"zado;
• Implantação do processo e das apl icações desenvolvidas.
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18
Executar obra de extensão ou melhoria
Elaborar projeto de extensão ou melhoria de
rede
Realizar análise
técnica da solicitação de fornecimento de energia
Eventos Decisões e a"vidades interfuncionais que cruzam a organização na horizontal Resultados
Protocolar solicitação de fornecimento de energia
Fiscalizar obra de
extensão ou melhoria
Realizar vistoria e ligação de unidade
consumidora Cliente ou consumidor solicitou
fornecimento
Conexão de unidade
consumidora realizada
Desistência do cliente
Análise e redesenho do processo ponta a ponta (Foco DO cooperante)
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Tradução das resoluções e normas em regras de negócio
229 Ar"gos
Tabela de decisão
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Desenvolvimento das aplicações
• Orquestrador do processo • Motor de regras • Painel de gerenciamento do processo
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Orquestrador do processo
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Motor de regras
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Motor de regras
Repositório de Regras (BRMS)
Servidor de Processos (BPMS)
COPREL
Repositório de Regras (BRMS)
Servidor de Processos (BPMS)
CERILUZ
Repositório de Regras (BRMS)
Servidor de Processos (BPMS)
CERTEL
Repositório de Regras (BRMS)
Servidor de Processos (BPMS)
FECOERGS
Pacote
Administrador
Usuário
Usuário
Usuário
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Painel de gerenciamento do processo
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Implantação
• Etapas da implantação – Gerenciamento da mudança – Treinamento – Execução, monitoramento e refinamento
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Gerenciamento da mudança
• Aceitação das pessoas – Envolvimento dos par"cipantes durante o redesenho do processo
– Demonstrar os ganhos na u"lização de mais uma ferramenta
– Tranquilizar as pessoas quanto a reestruturação do trabalho
– Estruturação de um modelo de decisão com base em polí"cas e regras;
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Treinamento
• 1ª parte: repositório de regras (TI) • 2º parte: fluxo de a"vidades do processo • 3º parte: u"lização dos aplica"vos
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Aplicação do processo
+
Principais benelcios:
• Eliminar necessidade de abrir outro processo após a obra concluída
• Atender a exigência da Aneel para ter um único número de protocolo
Processo unificado
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Controle do processo ponta a ponta
29
1. Iniciar novo processo 2. Análise Técnica 3. Realizar levantamento em campo 4. Elaborar projeto e orçamento 5. Iden"ficar par"cipação financeira 6. Apresentar projeto ao interessado 7. Aguardar manifestação do interessado 8. Celebrar o contrato 9. Autorizar execução de obra de projeto 10. Definir equipes que executarão a obra 11. Solicitar material ao almoxarifado 12. Solicitar pedido de execução de obra 13. Liberar pedido de execução de obra 14. Executar obra
15. Monitorar execução de obra 16. Comunicar finalização de obra 17. Verificar padrão de execução, materiais e mão-‐de-‐obra 18. Liberar devolução de material 19. Validar projeto executado (cadastro de obra) 20. Analisar projeto executado com cadastro (fechar projeto
para fins contábeis) 21. Fechar obra (fechar projeto para fins contábeis) 22. Arquivar projeto 23. Efetuar Vistoria 24. Efe1var Ligação 25. Cadastrar Medidor 26. Elaborar projeto de imobilização de materiais de
medição 27. Faturar Consumidor
1 2
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
15
16 17 18 19
20 21
22
23 24 25
26
27 Caminho Feliz
Caminho Crí1co
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Único diagrama de processo: execução do processo conforme o desenho
30
Desenho = Sistema
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Regras de negócio estruturadas em tabelas de decisão
31
Principais benelcios:
• Resolução 414/2010 compilada
• Repositório centralizado de regras de negócio
• Decisões operacionais automa"zadas
• Conformidade
• Diminuição de risco
• Garan"a de cumprimento de polí"cas e regras
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Painel de gerenciamento em tempo real
32
Principais benercios:
• Filtros por etapa do processo
• Acompanhamento do status do processo em tempo real e histórico
• Tarefas e filas de trabalho • Solicitações canceladas
• Avaliar custo de projetos orçados sem execução
• Acompanhamento do cumprimento de prazos
• Vigilância posi1va das a1vidades do processo
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Antecipação da informação para o cooperante
33
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Melhor rastreabilidade do processo
34
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Redução do número de ligações para o DISCOPREL
35
Principais benercios:
• Informar consumidor em tempo real via SMS e/ou e-‐mail sobre o andamento da solicitação
• Redução de tempo e custo de atendimento
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Lições aprendidas
• Execução do projeto em três coopera"vas de forma simultânea – Em função das limitações de tempo e recursos, essa não foi uma boa
opção • Escopo aberto
– Houve uma demora no fechamento do escopo das aplicações o que acarretou atraso na finalização do projeto nas três coopera"vas;
• Base de homologação – Em função das limitações de tempo do projeto, testou-‐se as aplicações
na base de produção. Não foi uma boa prá"ca. • Gestão da mudança – O modelo com envolvimento das pessoas em todas as etapas do
projeto facilitou a implantação do novo processo.
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Futuro
• Medição do desempenho dos processos; • Construção da nova arquitetura de processos a par"r da Cadeia de Valor da Coopera"va;
• Alinhar a arquitetura humana (PI) com a arquitetura de processos.
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A apresentação deste estudo de caso ocorreu no dia 06 de maio de 2014 no Salão de Convenções do Centro de Eventos da FIERGS em Porto Alegre a 41ª edição nacional do evento BPM Day da ABPMP.
O evento contou com a presença de um público de mais de 600 pessoas e teve como obje"vo discu"r o tema Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM -‐ Business Process Management) e apresentar casos prá"cos de implementação.
Mais informações sobre esta apresentação
Acesse links a seguir para mais informações sobre esta e outras apresentações do evento: hup://www.projeler.com.br/quemsomos_clientes_estudo_de_caso_fecoergs.jsp hup://www.projeler.com.br/quemsomos_clientes_estudo_de_caso_paconline.jsp hup://www.projeler.com.br/quemsomos_no"cias_2014.jsp#20140509 hup://www.mauriciobitencourt.com/2014/05/bpm-‐day-‐porto-‐alegre-‐2014.html hup://www.projeler.com.br/download/estudo_de_caso_projeler_fecoergs_20140506.pdf hup://www.projeler.com.br/download/estudo_de_caso_projeler_paconline_20140506.pdf
Este estudo de caso foi desenvolvido com o auxílio da metodologia e serviços da PROJELER, patrocinador Prime do evento.
38