Boletín Comunicando ENA 10

Boletín electrónico de la Escuela Nacional de Archiveros

Año 3 Número 10 Lima, Marzo 2013

Jefe Institucional del AGN: Lic. Pablo Alfonso Maguiña Minaya Director Nacional de la ENA: Ing. Jorge Espino Sánchez Edición, Diseño y Diagramación: Pilar Mayta Arrunátegui

Comunicando/Editorial2

Índice

Los Archivos y el Gobierno Electrónico…………………………………………..……………3

Gobierno Electrónico y los Archivos, Automatización de loa Archivos en la SUNAT..11

Nuevo hito en Capacitación …………...……………………………………………….…….....18

Diplomado en Archivística y Gestión Documental…………………………………………..22

Programa de Jueves Archivísticos 2013…………………………………………………...….24

Editorial Han transcurrido dos meses desde el inicio de nuestras actividades acadé-micas y ya hemos concluido el seminario taller “El Archivo de Gestión” que tuvo muy buena acogida; actualmente, se viene dictando el LXVIII Curso Básico de Archivos y el Curso Intermedio de Archivos, los mismos que fueron informados más al detalle en nuestra edición anterior.

Asimismo, este mes se llevó a cabo el seminario taller “Conservación de Documentos”, que estuvo a cargo del Licenciado Nicolás Díaz, docente que cuenta con amplia experiencia y con especializaciones en el Perú y en el extran-jero; al evento asistieron 18 participantes quienes laboran en archivos importan-tes del Sector Público y Privado destacando la participación de una trabajadora de la Municipalidad Provincial Coronel Portillo de Pucallpa.

Por otra parte, estamos abocados a organizar al más mínimo detalle el Curso Taller “Gestión de Archivos y Conservación”, que ha sido diseñado para 40 trabajadores de la Zona Registral IX Sede Lima y que se realizará en nues-tras aulas a partir del 19 de marzo; luego de haber ganado un Concurso para el dictado de ese seminario el mes pasado, en la que competimos con las más im-portantes instituciones educativas del país, incluyendo prestigiosas Universida-des, y salimos favorecidos por ser una institución líder en la enseñanza de la ar-chivística en Perú, que cuenta con más de veinte años dedicados íntegramente a la formación de profesionales en archivos con el respaldo del Archivo General de la Nación.

Finalmente, el próximo jueves 21 de este mes, estaremos realizando nues-tro segundo “Jueves Archivístico” denominado “Planeamiento de Proyectos en Archivos” en la sala Nasca del Ministerio de Cultura, para lo cual se contará con un distinguido panel de especialistas en el tema.

Por último, como fruto del “Jueves Archivístico” llevado a cabo el mes pa-sado, en las siguientes páginas, presentamos los artículos expuestos en la Con-ferencia “Gobierno Electrónico y Archivos”, material único y enriquecedor que es-tamos seguros será de gran ayuda para nuestros lectores.

Pág. Tema:

3 Comunicando/Jueves Archivístico

Los Archivos y El Gobierno Electrónico

Exposición de la conferencia ‘ Gobierno Electrónico y Archivos’ del 20/ 02 /2013

Arch. David Yosip Coz Seguil*

ABSTRACT

El presente artículo esta direccionado a establecer las relaciones que existen entre la gestión archivística y la implementación de proyectos de Gobierno Electrónico. Para ello, hay que tener en cuenta que su implementación requiere contar con los documentos e infor-mación accesibles y gestionados a partir del uso de las Tecnologías de Información y Co-municación (TIC). Asimismo, el uso de las TIC no sería eficiente si no se emplean metodo-logías basadas en la Gestión de la Calidad, la cual esta íntimamente relacionada con el Go-bierno Electrónico. Evidentemente, para la ejecución de estas metas en la Gestión del Esta-do, hay que basarse en estándares tecnológicos internacionales y sustentarse en el Dere-cho Informático. Por lo tanto, mediante el presente estudio, se pretende brindar los linea-mientos metodológicos necesarios para la implementación de tecnologías de información a la Gestión de las instituciones del Estado Peruano, así como proponer alternativas para im-pulsar el mejoramiento de sus procesos y contribuir a una gestión eficiente, tanto de la do-cumentación como de la información que administra, con la única pretensión de contribuir a su desarrollo, en beneficio de la ciudadanía.

EL GOBIERNO ELECTRÓNICO Y LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN

En general, el Gobierno Electrónico es una idea asociada al uso de las Tecnologías de Información y Comunicación en el sector público. Así que, es un concepto actualmente vinculado a la Modernización de la Gestión Pública y del Estado, con el objetivo de mejorar la eficiencia de los procesos operacionales y administrativos, como también al uso de Inter-net para la prestación electrónica de servicios públicos. Por lo tanto, para entender el Go-bierno Electrónico es imprescindible comprender qué son las TIC.

En efecto, las actuales Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) aparecie-ron con la creación de la imprenta (1442), seguido por el telégrafo (1837), el teléfono (1876), la radio (1905) y la televisión (1925), inventos de fundamental importancia para la comunica-ción en los días de hoy. Luego, con el desarrollo de Internet y de la Telemática (conjunción de la informática y de las telecomunicaciones) en la segunda mitad del siglo XX, el mundo adentró definitivamente en era de la Información (Andrade, Seguil, 2001, p. 01). Por fin, la década de noventa marca un hito en la expansión del uso de tecnologías de información, con la reducción de los costos en la adquisición de Hardware y Software, la ampliación de las redes y con la popularización del uso de Internet. En este contexto, ya no se intercambia solamente productos, sino también información.

De manera general, las TIC son definidas como el conjunto de tecnologías en microe-lectrónica, computación (Hardware y Software), telecomunicaciones, radiodifusión y opto electrónico. Así, las Tecnologías de Información (TI) se fundamentan en los componentes descritos a continuación:


Hardware, sus dispositivos y periféricos (computadoras, redes de cables, etc.)

Software (programas y líneas de código) Datos e informaciones (generados por la actuación conjunta de los compo-

nentes anteriores) La expresión Gobierno Electrónico empezó a ser utilizada con más frecuencia lue-go de la difusión y consolidación de la idea de comercio electrónico (e-commerce) en la década de 90 del siglo pasado. Es importante resaltar también que, actualmente, el Go-bierno Electrónico está ampliamente vinculado a las nociones de Gobierno Democrático y Participación Ciudadana.

En síntesis, se entiende por Gobierno Electrónico el nuevo modelo de gestión gu-bernamental que se viene implementando en el mundo y que se sustenta en la aplica-ción de las Tecnologías de Información y Comunicación para impulsar la eficiencia y efi-cacia en la gestión pública, buscando la satisfacción de las necesidades de los usuarios (ciudadanos, instituciones públicas y empresas privadas, a nivel local, nacional e interna-cional). Una interesante definición de Gobierno Electrónico es presentada por la CDT in Gómez:

El gobierno electrónico es la combinación de las TIC con la capacidad de gestión pública para simplificar procesos y acercar los servicios guberna-mentales al ciudadano. Cuando existe la voluntad política de gobernar para la gente, entonces la tecnología permite que los ciudadanos obtengan infor-mación gubernamental con más facilidad, aumenta la transparencia de la gestión pública y llega a comunidades rurales y sectores tradicionalmente excluidos (CDT, 2002, in Gómez, 2007, p. 01).

La UNESCO ha hecho comentarios en cuanto a la definición de Gobierno Electrónico:

El hecho de facilitar el acceso de los ciudadanos a una información, unos servicios o un diálogo con la administración pública, a todos los niveles, mediante computadora”. No es necesario que haya enlaces de telecomuni-caciones, pues un simple quiosco autónomo y actualizado periódicamente podría desempeñar una función de gobierno en línea. El concepto de go-bierno se amplió para que abarcase todos los servicios públicos, compren-didos los de las de entidades paraestatales (UNESCO, 2000).

Igualmente, la Organización de los Estados Americanos (OEA) define el Gobierno Electrónico como:

“El uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación por parte de las instituciones de gobierno para: mejorar cualitativamente los servicios e información ofrecidos a los ciudadanos, aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión pública e incrementar sustantivamente la transparencia del sector público y la participación ciudadana” (OEA, 2006:a, in Frick, 2008, p. 08).

De esta manera, es materia de este artículo comprender la Gestión de las instituciones Públicas a través de la implementación del Gobierno Electrónico en el actual contexto de Globalización y de la Sociedad de la Información. Manuel Castells presenta un pertinente análisis sobre la Sociedad de la Información en la obra titulada La Era de la información. De acuerdo al mencionado autor, son importantes para actuar sobre la información:


La capacidad de penetración de los efectos de las nuevas tecnologías; La lógica de interconexión; Flexibilidad; Convergencia creciente de tecnologías específicas en un sistema altamente inte-

grado.

Entonces, se entiende por Sociedad de la Información aquella que aprovecha las TIC, a ejemplo de Internet, para poder divulgar la información y conocimiento en toda la sociedad, en los hogares, en los ambientes educativos, en las empresas públicas y priva-das y en los gobiernos mismos. Efectivamente, es de este último que se desprende el con-cepto de Gobierno Electrónico.

Por otro lado, la democratización de las tecnologías de información es prioritaria en este ambiente de Gobierno Electrónico, es decir, la disponibilidad de tecnologías y el acce-so a través de computadoras. De igual manera, los telecentros son importantes, así como también las cabinas públicas (actividad iniciada en Perú y que se ha difundido en otros países).

En síntesis, entendemos como Gobierno Electrónico el uso de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) por los Órganos de la administración para mejorar los servicios e información ofrecidos a los ciudadanos, aumentar la eficiencia y la eficacia de la gestión pública e incrementar sustantivamente la transparencia del sector público, así co-mo la participación de los ciudadanos. La finalidad del Gobierno Electrónico es utilizar las TIC para hacer más eficiente el Estado o las empresas públicas, como los ministerios. En este contexto, los ministerios se convertirían en E-ministerios, o ministerios Electrónicos, reinventando sus procesos, orientados a satisfacer las necesidades del ciudadano a partir de la reducción de tiempos y costos.

De forma semejante a las empresas privadas, es importante que las entidades del Estado se modernicen. En aquellas hay, por ejemplo, el negocio a negocio, donde hay una interacción a través de la conexión de computadores para la realización de compra y venta entre dos empresas.

Del mismo modo, se tiene el negocio al consumidor, cuando un supermercado pone un portal (una página Web), para que el consumidor o el cliente compre a través de ella. Finalmente, ya existe también la interacción entre dos consumidores. Por consiguiente, en el ambiente del gobierno, ya es posible interactuar bajo varios modelos, por ejemplo, el go-bierno a gobierno, en lo cual empresas del Estado se interconectan para dar un servicio único al ciudadano a través de un portal seguro, que luego se enlaza a otros portales o páginas Web. Con ello, es posible la existencia del gobierno a ciudadano, donde es posible que este, desde su oficina o de su casa, pueda interactuar con el Estado para hacer trámi-tes (por ejemplo, pago de tributos, dar seguimiento a trámites presentados, requerir docu-mentación referida a sus registros civiles, pagar por el trámite a través del sistema, todo esto ahorrando tiempo y dinero). De igual manera, hay también el Gobierno a empresas, lo que posibilita la interacción entre el Estado e el sector privado. La importancia de estos te-mas residen en el hecho de que se requiere la modernización del Estado, lo que significa también la reinversión de los procesos, el cambio de las políticas, de los procedimientos y la elección de las tecnologías adecuadas para dicho fin.

El Gobierno Electrónico es un concepto largamente discutido y visto actualmente como algo inevitable para donde todas las instituciones deben convergir, pero también está sujeto a críticas y replanteamientos. Su punto positivo, con efecto, es la posibilidad de


poner el ciudadano en el centro del proceso de servicios públicos proveer la transparencia ad-ministrativa. Un sistema de Gobierno Electrónico permite contar con un Estado eficiente y ciu-dadanos involucrados y satisfechos.

Para finalizar, se resalta que la implantación del Gobierno Electrónico en Perú es una acción básicamente iniciada en los años post 2000. Desde sus inicios, ha encontrado distintas dificultades de orden político, tecnológico y cultural. Vale resaltar que, antes de ser una iniciati-va pionera de modernización del Estado y/o de las instituciones públicas, en Perú, las iniciati-vas hacía el uso de TIC empezaron con la influencia del sector privado, luego de la apertura del gobierno neoliberal de Alberto Fujimori. Efectivamente, el Estado peruano no está ajeno a las discusiones sobre la importancia de modernizar sus instituciones por vía de la implantación de las TIC. Sin embargo, aún carece de estudios que posibiliten la mejor comprensión de esta temática, como también reflexión sobre métodos de implementación del Gobierno Electrónico. En este aspecto, el Archivo General de la Nación (AGN) no puede quedar fuera de estos deba-tes.

LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN COMO PUNTO DE INICIO

El paradigma del Gobierno Electrónico se sustenta en la necesidad de contar con siste-mas de administración de información eficientes, los cuales se sustentan en la documentación de los archivos que se constituyen en salvaguarda de la evidencias de gestión.

Para ser aún más exactos, es necesario reflexionar sobre las actividades que permitirán que una institución pública se inserte al Gobierno Electrónico, las cuales pretendemos descri-bir:

Identificar los procesos institucionales, dando énfasis en los procesos críticos, es decir, aquellos procesos trascendentales de la institución a través de los cuales se cumplen los objetivos para los que fue creada;

Identificar los productos documentales dentro de cada proceso antes identificado;

Evaluar y racionalizar la producción documental

Elaborar los documentos de Gestión Archivistica: PCD (cuadro de clasificación, tablas de retención documental);

Elaborar los Instrumentos Descriptivos, definiendo la METADA para la recuperación de la documentación.

Determinar qué documentación continuará en soporte tradicional (papel) y cuál será ges-tionada en soporte electrónico.

Procesamiento Técnico Archivístico de la Documentación, regulado por procedimientos aprobados por la alta dirección.

Adoptar el uso de las Microformas, implementando de acuerdo a los estándares interna-cionales y las NTP o las líneas de producción de microformas (tanto para los documen-tos de Archivo p-d / como los documentos que ingresan por mesa de Partes d-d). Es aquí donde se da énfasis a la estandarización de procesos.

Elaborar el Marco Normativo que regule la Generación, custodia y acceso a los documen-tos electrónicos (Manual de procedimiento, normas marco).

Capacitar al personal Institucional para el uso de los documentos electrónicos y los nue-vos procedimientos a ejecutarse

Desarrollar o Adquirir y Certificar el proceso y la Herramienta tecnológica necesaria para la Generación de las Microformas, la Gestión Documental, que permita la administración de la información, empleando tecnología de firma Digital y, finalmente, la intermediación digital para la transferencia de la misma, la cual deberá ser compatible con los sistemas informáticos que Administran sus procesos (BPM,) basándose en la metodología de Bus-sines Inteligent.


Implementar los microarchivos necesarios para la custodia y consulta de la documentación.

Incluir los trámites sistematizados en el portal único de servicio al ciudadano, permitiendo que los usuarios accedan, desde cualquier punto interconectado a Internet, a la documenta-ción de acuerdo a las políticas de acceso y difusión institucionales.

Determinar el procedimiento y proceder a la integración e intercambió de información en línea con otras instituciones del Estado (Intermediación Digital) a través del uso de certifica-dos digitales.

Poner a disposición del Sector al que pertenece la institución las herramientas tecnológicas desarrolladas.

Controlar, por sistema, los accesos a la información y a la cantidad de microduplicados y copias certificadas que se expiden.

Normar las políticas de migración y control del estado de conservación de la documentación electrónica, tanto en el microarchivo, como aquella que fluye en la red.

Elaborar productos de información que contribuyan a la Gestión Institucional a partir de la tendencia de consumo de los usuarios.

APUNTES PARA UN PROYECTO DE ADECUACIÓN DE UNA INSTITUCION PÚBLICA A LOS

LINEAMIENTOS DE GOBIERNO ELECTRÓNICO

OBJETIVOS

Modernización de la Gestión documental, mediante la aplicación de Tecnologías de Informa-ción y comunicación, direccionada a la inserción de nuestra Institución en el Gobierno Electrónico.

Contribuir a la implementación de la gestión de la calidad a través de la normalización y ra-cionalización de los procesos de gestión documental.

Contar con documentación digital con valor legal.

Reducir los tiempos en el acceso a la información a través del uso del documento digital, lo cual redunda en un menor tiempo en la resolución de los trámites presentados ante nuestra Institución.

Reducir la manipulación de los documentos físicos a través de la consulta electrónica.

BENEFICIOS

Insertar a la institución en los lineamientos de Gobierno Electrónico.

Incrementar el grado de eficiencia y eficacia en la atención a los ciudadanos y empresas operadoras de telecomunicaciones, mediante el uso de las TIC.

Incrementar la transparencia de la Gestión Pública desarrollada en la Institución, impulsan-do la participación activa de los ciudadanos.

Contribuir a la implementación de la Gestión de la Calidad a través de la normalización y ra-cionalización de los procesos de Gestión Documental.

Cumplir dentro de los plazos la entrega de la documentación solicitada a través de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información.

Los usuarios pueden realizar sus gestiones sin necesidad de desplazarse de sus casas (vía Internet).

Mejorar las actividades de supervisión a las empresas operadoras, a través de la identifica-ción de análisis de casos, del uso del expediente electrónico y bases de datos.

Otras instituciones pueden realizar el intercambio electrónico de documentos.

La velocidad de respuesta de los procedimientos se incrementa.

Contar con documentación electrónica con valor legal.


Mayor eficiencia en los procesos de la organización:

Reducir los tiempos en el acceso a la información a través del uso del documen-to digital, lo cual redunda en un menor tiempo en la resolución de los trámites presentados ante la Institución.

Los documentos electrónicos se desplazan en cuestión de segundos.

Se eliminan los tiempos de registro y traslado de documentos físicos.

Rápida ubicación y recuperación de los documentos en sólo segundos.

Mejor uso del tiempo del personal (ya no se dedican a la búsqueda y archivo de documentos físicos.

Nuevas oportunidades para obtener ingresos por servicios a terceros

Al contar con documentación electrónica actualizada se pueden ofrecer servi-cios a terceros que requieran esta información (suscripciones, venta de CDs, DVDs., etc.).

Mayor control y seguridad de la información

El acceso a los documentos puede restringirse a determinados usuarios defi-niendo niveles de confidencialidad que llegan a partes de un documento.

La información se encuentra protegida contra deterioro, pérdida o adulteración.

CONCLUSIONES

Hay que tomar en consideración que, si bien es cierto que la aplicación y adecua-ción de la metodología de los sistemas de la Gestión de Calidad permitirán cumplir con mayor eficiencia las actividades archivistitas, para lograr resultados satisfactorios debe emanar de la alta dirección. La Gestión Documental, específicamente los sistemas ar-chivísticos, son componentes estratégicos en las instituciones públicas y del Estado en toda su dimensión.

Actualmente el Paradigma para la Administración de las instituciones públicas es-ta dado por los lineamientos de Gobierno Electrónico. Las instituciones han llegado al punto en el que se afirma que, viviendo dentro de la Sociedad de la Información, la efi-ciencia y la eficacia se interpreta desde el punto de vista del uso de TIC, es decir la, rela-ción entre el uso de las tecnologías de información es directamente proporcional al grado de eficiencia que tenga una institución.

Así, es necesario que los profesionales de archivo en coordinación con especialis-tas de información impulsen normas que permitan la salvaguarda de la documentación permanente y además, como es que van a desarrollarse las transacciones electrónicas, respetando los principios y técnicas de la archivística.

Es necesario evaluar cuál es la exigencia y requerimientos que plantea el Gobier-no Electrónico y definir el campo de acción de la archivística, es decir, saber identificar las oportunidades que les presentan los temas de Gobierno Electrónico y, de este modo, participar de las políticas del Estado. Es sabido que la labor en archivo se queda-ba en el olvido cuando la archivística se mantenía al margen de los presupuestos de los objetivos estratégicos nacionales, puesto que el estado no estaba enfocado en invertir en la custodia del patrimonio documental, porque simplemente lo veía como un pasivo que le generaba costos mas que beneficios.

Ahora el uso de las TIC no solo esta restringido al desarrollo de un software, tiene que ver con la metodología para hacer que las actividades sean productivas y al menor co-sto, es decir, recurrir a los estándares ISO para la preparación y adecuación de software. Para lograr éxito es necesario contar con alianzas estratégicas , hablar de proyectos en conjunto, a ejemplo de los gobiernos locales, quienes desarrollan sus propias herra-mientas tecnológicas a pesar de ejecutar procesos similares.


Entonces, el planteamiento seria el trabajar proyectos conjuntos que permitan la generación de una sola herramienta que satisfaga sus necesidades y además permita la conectividad. Esto permitirá contar con la tecnología a un menor costo, toda vez que el costo será distribuido entre los presupuestos de los participantes, lo que reduce dichos costos de modo significativo.

Asimismo, otro modo de reducir los costos de producción de software es a través de la implementación de parques tecnológicos para el Estado, bajo parámetros y están-dares internacionales previamente evaluados, garantizando, de este modo, que las insti-tuciones cuenten con herramientas que solventen sus procesos y tengan la capacidad de mejorar en el tiempo.

Con efecto, es necesario reflexionar un momento y cuestionarse a respecto de cuántos de los proyectos o actividades institucionales están alineados a los requerimien-tos planteados por la Agenda Digital o estrategia de Gobierno Electrónico en Perú.

Asimismo, la implementación de TIC y la adecuación a los lineamientos de la Es-trategia de Gobierno Electrónico se constituyen en una prioridad, toda vez que permi-tirán la modernización y mejoramiento de la institución a fin de lograr mejores resultados en beneficio de los usuarios, operadores y de la propia institución.

Finalmente, el profesional de archivo debe participar activamente de los proyectos de Gobierno Electrónico a partir de la implementación de los sistemas de gestión de in-formación y el análisis de los procesos de gestión institucional. Sin olvidar de buscar en todo momento lograr la conservación a largo plazo de la documentación con el objetivo de la salvaguarda de la memoria nacional.

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* El Arch. David Coz Seguil, Profesional en Archivos, egresado de la Escuela Nacional de Archiveros (ENA). Experto en Gestión Documental y Administración de Archivos por la Universidad Fasta de Argentina. Ha sido Becario en España en la Escuela de Archivos para Iberoamerica, cuenta con una especialización en Gerencia de proyectos de Tecno-logías de Información por la Universidad ESAN. Actualmente es Especialista en Gestión Documental y Archivo del Ministerio de Economía y Finanzas. Es Docente de la Escuela Nacional de Archiveros en las materias de Gestión de la Calidad en Archivos y Adminis-tración de proyectos archivísticos. Ha sido Sub Gerente de Administración Documentaria y Archivo RENIEC y Asesor en Administración de Información de la Junior Chamber In-ternational con sede en Lima - Perú.


Exposición de la conferencia ‘ Gobierno Electrónico y Archivos’ del 20/ 02 /2013

Lic. Wilfredo Delgado Vite *

A inicio del año 1999 se tomó la decisión de convertir el Archivo Central de SUNAT en una unidad eficiente y organizada y se le dotó de recursos físicos y tecnológicos adecuados para cumplir con su función de gestión y custodia de la documentación de las diferentes uni-dades operativas de la institución.

Para alcanzar los objetivos propuestos, se inició un proceso de reestructuración y moderniza-ción, el cual se enfocó en tres aspectos principales.

1 INFRAESTRUCTURA

Todos los medios físicos que permiten el espacio óptimo de almacenaje para la documen-tación en custodia. Problemas antes de la reorganización No existía espacio para recibir las transferencias de documentos Los costos de alquiler de espacio de almacenaje eran muy elevados La perspectiva de crecimiento del volumen de la documentación era muy elevada y

era necesario una solución de corto plazo Existía infraestructura que no era la más adecuada para maximizar el espacio de al-

macenaje La estantería de ángulo ranurado no permitía almacenar grandes pesos Cada reparación o modificación de la estantería requería de personal externo siendo

el trámite de solicitud bastante engorroso No era posible acondicionar la estantería por personal del mismo archivo Los volúmenes de la documentación era muy variada, no existiendo medidas defini-

das No era posible manipular fácilmente los documentos, pues estos están almacenados

en bolsas, cajas de más de 40 kilos El personal trabaja en condiciones laborales muy difíciles y no contaba con herra-

mientas adecuadas. 2 PROCEDIMIENTOS Todos los procesos que se ejecutaban para atender los servicios que prestaba el Archivo Central tanto a los funcionarios de la Institución como a los contribuyentes. Problemas antes de la reorganización El tiempo de atención de las solicitudes de Archivo bordea los 15 días para cada so-

licitud Las solicitudes de los contribuyentes no podían atenderse en el mismo día Existían muchos servicios que no se solicitaban, pues el tiempo de demora en la

atención hacía que la información no llegue de manera oportuna No se podían transferir la documentación de las Unidades organizativas de manera

frecuente

GOBIERNO ELECTRÓNICO Y LOS ARCHIVOS Automatización en los archivos de la SUNAT

12 Comunicando/ Jueves Archivistico

Las solicitudes de los contribuyentes no podían atenderse en el mismo día

Existían muchos servicios que no se solicitaban, pues el tiempo de demora

en la atención hacía que la información no llegue de manera oportuna

No se podían transferir la documentación de las Unidades organizativas de

manera frecuente

La búsqueda y ubicación de los documentos requería de varias consultas a

los sistemas y de varias búsquedas físicas en la documentación almacenada

Al no utilizar volúmenes definidos de documentación no se podía usar ubica-

ciones topográficas

La información estaba bajo responsabilidad de personas específicas no exis-

tiendo una única manera de almacenar los documentos, ni tampoco una úni-

ca forma de ordenamiento

Toda la recopilación de información era de forma manual

Existían muchos errores en la información almacenada en las hojas de cal-

culo y las bases de datos .

3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Todos los sistemas que se utilizaban para el control, búsqueda, ubicación y consulta de los documentos en custodia.

Problemas antes de la reorganización

La información se encontraba en muchas fuentes (Hojas de cálculo, Bases

de Datos, etc.)

No estaban normalizado los datos almacenados, existía mucha información

redundante

La búsqueda de información pasaba por el uso de dos o más sistemas total-

mente distintos

El aplicativo que se usaba está desfasado con los procedimientos del archi-

vo.

El parque informático estaba compuesto por equipos de bajas prestaciones

que no permitían el uso de programas avanzados

Un reducido número de funcionarios disponían de cuentas de correo o acce-

sos a la red de la institución.

Existía un doble proceso en el registro de información; primero se recopilaba

la información en las áreas de trabajo y luego se volvía a registrar en los siste-

mas informáticos.

Los archivos de provincias no contaban con un sistema único de registro,

existiendo muchas versiones y plataformas paralelas.

Antes de proceder a automatizar procesos o comprar productos informáticos, era nece-sario solucionar los problemas anteriormente descritos pues no se puede automatizar si los procesos del archivo no son claros y ordenados.


Resumen de la Problemática y Soluciones Planteadas

14 Comunicando / Jueves Archivístico

Una vez solucionados o mitigados los principales problemas del archivo central; recién se empezó a automatizar algunos procedimientos operativos, para ello se buscó en el mercado las mejores tecnologías disponibles para su uso en el archivo central de la institución. A la fecha estas tecnologías se han desarrollado y permiten su utilización con ba-jos presupuestos y con prestaciones razonables. Para su puesta en uso es necesario hacer una clasificación:

INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA

Equipos de altas prestaciones y bajo costo.- Actualmente podemos conseguir una serie de servidores y equipos que pueden ser adquiridos de forma directa y a un bajo costo y nos permiten alojar aplicativos de gestión documentaria con prestaciones razona-bles, a diferencia de otros años donde se requería para su adquisición de presupuestos muy elevados. Cloud Computing - infraestructura.- Esta nueva tecnología ya disponible en nues-tro mercado, nos permite en lugar de comprar equipos, alquilar el servicio por sumas muy reducidas en función del consumo de recursos. Muy adecuado para proyectos com-plejos donde el dimensionamiento es muy incierto. Este tipo de tecnología permite imple-mentaciones muy rápidas, pues desaparece el componente tecnológico en la ejecución del proyecto.

15 Comunicando /Jueves Archivístico

SISTEMAS DE GESTIÓN

Desarrollos Web- Aplicativos.- Son las aplicaciones o software que necesita el archivo para su gestión, en el mercado actual se pueden encontrar empresas o desarrolladores que pueden imple-mentar soluciones a precios razonables y en tiempos cortos de tiempo Cloud Computing - Software.- Al igual que en la infraestructura, la computación en la nube de aplicaciones permite disponer de programas muy sofisticados que pueden ser alquilados por per-íodos determinados de tiempo, y con características acorde al servicio solicitado, ahorrándose to-do el tiempo de desarrollo de aplicaciones. Esta alternativa permite contar con software de forma inmediata sin preocuparse de la infraestructura donde se alojará y sobre todo sin necesitar de per-sonal especializado para su operación.


DISPOSITIVOS DE CAPTURA Parte importante de la automatización, es la captura de información de forma fiable y rápida; para ello se recurre a tecnologías probadas y que existen desde hace algún tiempo. Códigos de barra.- Es un sistema de codificación creado a través de series de líneas y espacios paralelos de distinto grosor; esta codificación se imprime sobre etiquetas que identifican los bienes. El código de barras es una tecnología de rápido crecimiento, que ha revolucionado los puntos de venta(POS) y la forma en que se recolecta, almacena y recupera la información. Los códigos de barras se han convertido en una parte integral del proceso de recolección de datos. Lectores de código de barras.- Es un dispositivo de entrada de información que puede leer y descodificar los códigos de barra. Existen de 2 tipos según la tecnología que em-plean. EL Lector CCD Charge Couple Device es un dispositivo de entrada comúnmente utilizado. Un CCD es un instrumento con una gran habilidad de leer fácil y rápidamente códigos de barras, pe-ro tiene dos limitaciones primordialmente. Primero, tiene un rango de alcance corto y de-be ser sostenido de 1 a 3 pulgadas del código de barras. Además el CCD tiene un ancho limitado y no puede leer códigos que tengan un ancho mayor a la abertura del dispositi-vo. Su uso es muy popular en aplicaciones de punto de venta. El lector o Scanner Laser Es el dispositivo de entrada de código de barras más popular. Un lector o scanner laser normal puede leer un código de barras a una distancia de 6 a 30 pulgadas dependiendo de las características del modelo hasta un máximo de 30 pies de distancia. Lectores RFID.- RFID (Radio Frequency IDentification) por sus siglas en inglés, el fun-cionamiento de RFID implica que a cada producto se le integre un tag ( es una etiqueta que contiene una antena transmisora ). Estos productos deben ser leídos por un decodi-ficador RFID que capta las señales de radiofrecuencia. Terminales Portátiles.- Es un dispositivo móvil que opera con baterías y cubre la necesi-dad de capturar y registrar datos en lugares alejados de los Centros de cómputo. Las empresas que distribuyen productos para venta las utilizan para evitar errores de captu-ra de información. Se conocen como Terminales Portátiles que son operadas manual-mente en cualquier lugar. Normalmente cuentan con lector de código de barras integra-do, utilizan una batería recargable, gran capacidad de memoria de almacenamiento. Son dispositivos de uso industrial, ya que, si por descuido se llegan a caer no se dañan. La automatización pude ejecutarse en el archivo central identificando con código de barras los siguientes elementos

El documento.- A la fecha muchas empresas identifican documentos agregándo-les un código de barras único que les permite relevar información referida al contenido del documento mediante el cruce con bases de datos. Algunos docu-mentos de ejemplo son facturas, recibos de servicios, etc.


La caja archivística.- Debido a la movilidad de las cajas de archivos es necesa-

rio constantemente registrar su ingreso y salida y los datos relativos a fechas y responsables. Identificar adecuadamente y en el terreno hace que el uso de código de barras sea indispensable.

La estantería.- Identificar la posición topográfica de una ubicación es necesaria

para poder gestionar el almacenamiento de documentos, es por ello que las es-tanterías se identifican con códigos de barras. La combinación de Número de caja y ubicación topográfica permite ubicar rápidamente un documento en parti-cular.

LÍNEA DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Consiste en una línea de producción que permite la conversión de la información plasmada en papel, a imágenes electrónicas sin alterar su contenido; esto se realiza con dispositivos de alta velocidad (scanner). Esta línea de digitalización sigue procedimientos normados, cuyos productos fi-nales son una base de datos con los campos de búsqueda de los documentos y un ban-co de imágenes que contienen el contenido escaneados Toda esta información se almacena la información en cualquier medio ya sea magnético, óptico o láser, para que a futuro se puedan realizar la integración de la Ges-tión Electrónica de Documentos. PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS EN LA LÍNEA DE DIGITALIZACIÓN

1. Recepción de Documentos 2. Preparación de documentos 3. Digitalización de los documentos 4. Indexación OCR ( Optical carácter Recognition ) 5. Control de calidad 6. Revisión de imágenes por el fedatario 7. Grabación en CDs, Medio Magnético, DVD, Base de Datos, etc e in corporación de

la firma digital. 8. Almacenamiento y custodia física La combinación de estas tecnologías y un dimensionamiento adecuado permiten que el archivo pueda automatizar sus procesos que deben ser simples y eficientes de ejecutar. De existir procesos complejos y no fiables implicaría automatizar el desorden y todas estas tecnologías no permitirían alcanzar los objetivos principales del archivo. * Lic. Wilfredo Delgado Vite, es Licenciado en Administración por la Universidad de Lima, con una especialidad en Gestión en Tecnologías de la Información por la misma Univer-sidad, actualmente labora en la División de Desarrollo de Sistemas Administrativos de SUNAT a cargo del Desarrollo de tecnologías basadas en herramientas web, la Integra-ción de sistemas administrativo y el Desarrollo de aplicaciones y servicios basados en


En la noche del 21 de marzo del

presente año se realizó una edi-

ción más del “Jueves Archivístico”,

en el cual se marcó un hito históri-

co en los eventos de capacitación

que viene ofreciendo la ENA a los

archiveros del país, al transmitirse

en vivo, vía canal web del Ministe-

rio de Cultura y de la ENA, las

conferencias que se disertaron so-

bre el tema “Planeamiento de Pro-

yectos en Archivos”, es decir, los

archiveros de todo el país, los pe-

ruanos de nuestro Perú profundo,

tuvieron la oportunidad de escu-

char y ver las ponencias de los

tres distinguidos conferencistas en

tiempo real como cualquier partici-

pante que asistió a la Sala Nasca

del Ministerio de Cultura. Y no solo

eso, sino que también pudieron

participar vía chat con sus pregun-

tas a los conferencistas para que

estos puedan responder a sus in-

quietudes.

NUEVO HITO EN CAPACITACIÓN

El “Jueves Archivístico” de dicha

fecha, ha marcado un antes y un

después en la capacitación que

viene brindando la Escuela Nacio-

nal de Archiveros, que la hace

líder en la enseñanza de la Ar-

chivística en el Perú, pues es la

única institución en el país que

hace denodados esfuerzos para

capacitar a toda la colectividad de

archiveros en el Perú.

Cartel que dio la bienvenida al evento en la sala Nasca.

Inscripciones al evento

19 Comunicando/Noticia Central

Dio inicio este magno evento las palabras de bienvenida del Ing. Jorge Espino Sánchez,

Director de la Escuela Nacional de Archiveros, la conferencia contó con un destacado

grupo de ponentes que trataron el tema “Planeamiento de Proyectos en Archivos”, ini-

ciando la conferencia el Ing. Cayo León Fernández con la ponencia “Metodología de

Gestión de Proyectos en Archivos y Documentación”, quien mostró los avances de la

tecnología para llevar a cabo eficientemente este tipo de proyectos que por ser muy es-

pecíficos como es el caso de los archivos y documentación, requieren de un tratamiento

especial.

NUEVO HITO EN CAPACITACIÓN

Lleno total de la sala Nasca, la distinguida concurrencia, tomaba atención a todas las ponencias en la imagen también se puede ver al equipo logístico que se encargó de la transmisión en vivo vía web.

Seguidamente, la Abogada Dalila Calle Castillo, trató el tema “Experiencia de Financia-miento Internacional de Proyectos de Archivo: Caso Municipalidad de Barranco”, que ofreció pautas muy importante para logar el financiamiento internacional para este tipo de proyectos. Finalmente, el Arch. Carlos Martínez Suárez, abordó el tema “Información + Rentabilidad: La necesidad de contar con archivos organizados en las empresas pri-vadas”, el mismo que dio importantes detalles a tomar para la concepción de proyectos de archivos.

Finalmente, el Lic. Pablo Alfonso Maguiña Minaya, dio por clausurado el evento desta-cando el rol importante que viene brindado la ENA en la capacitación de los archiveros del Perú, felicitando a todo su personal directivo, administrativo y de servicios por el pa-pel importante que vienen cumpliendo con el país.

20 Comunicando/Noticia Central

Palabras de agradecimiento del Lic. Pablo Maguiña Minaya, dan por concluido el evento.

Por: Luis Ernesto Carrasco Benites Egresado de la Escuela Nacional de Archiveros

Editor del Diario La República La competitividad requiere de profesionales capaces de enfrentar re-tos permanentes y poseedores de un espíritu emprendedor e innovador. Para esto, en las empresas modernas con-fluyen especialistas y profesional que, tras una rigurosa selección, asumen la importante tarea de ejecutar y dirigir proyectos de gran envergadura.

Entonces es preciso entender que en la actual sociedad de la infor-mación y la comunicación, la documen-tación, en todos sus soportes es un fac-tor estratégico que determina una ade-cuada toma de decisiones. La gestión y conservación documentación coadyu-van a la administración en sus propósi-tos y estrategas gerenciales.

En tal sentido, el investigador José Manuel Castillón en su ensayo, La situación profesional de los archivos latinoamericanos, destaca la importan-

cia de los documentos y los archivos cuando sostiene: “Puede decirse que toda adminis-tración se sustenta sobre tres pilares: el presupuesto, el personal y los documentos. Su eficacia –la de la administración, naturalmente- depende por igual de una adecuada for-mación y distribución del personal, de una racional estructura presupuestaria y de una buena organización de los archivos”.

Y los archivos, son administrados por los archiveros. A estos profesionales y es-pecialistas les corresponde tener a cargo la adecuada gestión de los documentos en to-do el ámbito de una empresa que asume el reto de ser competitiva. Con este propósito la Escuela Nacional de Archiveros, ENA, ha asumido, también, el de-safío de formar profesionales en Archivística, ciencia abocada a la organización de la do-cumentación. Tanto en la carrera profesional como en los cursos, básico e intermedio, los ciudadanos que así lo requieren adquieren las competencias profesionales para ser un buen Archivero.

Los cursos que imparte la ENA comprenden asignaturas importantes a cargo de experimentados profesores, los que enseñan a los participantes a asumir y dirigir proyec-tos archivísticos con solvencia profesional.

21 Comunicando/Opinión

Archivero: Profesional estratégico en las empresas modernas

Los profesionales en Archivo cada vez tienen más demanda laboral dada la importancia de la labor que realizan.

Organización Académica – Administrativa

Duración : 200 horas Fechas : Del 08 de mayo al 06 de noviembre 2013 Horarios : Miércoles y viernes: 18:45 a 22:00 horas Inversión : S/. 2 000.00 por participante Lugar : Escuela Nacional de Archiveros Jr. Rodríguez de Mendoza 153 – Pueblo Libre Nº Módulos : 7

22 Comunicando/Diplomado

DIPLOMADO “ARCHIVÍSTICA Y GESTIÓN DOCUMENTAL”

La Escuela Nacional de Archiveros (ENA) en convenio con la Universidad Na-cional Mayor de San Marcos (UNMSM) proponen brindar este servicio académico con la finalidad de contribuir a la especialización en la disciplina archivística.

Se hace indispensable que el personal profesional que labora en los archivos públicos y privados conozca, comprenda y aplique las nuevas estrategias que su labor demanda en esta nueva coyuntura. Por ello, el Diplomado en Archivística y Gestión Documental, permitirá profundizar y actualizar los conocimientos de la dis-ciplina archivística en dialogo con otras disciplinas como la administración y la in-formática.

La Escuela Nacional de Archiveros como pocas instituciones similares cuenta con equipos de tecnología para ser aprovechada en toda su capacidad. Contamos con una infraestructura adecuada y con docentes de amplia experiencia archivística y recursos administrativos que nos permiten cumplir con nuestra misión de forma-ción y capacitación.

23 Comunicando/Diplomado

DIPLOMADO “ARCHIVÍSTICA Y GESTIÓN DOCUMENTAL”

Requisitos:

1.- Estudios y/o experiencia laboral

Poseer título universitario y tener experiencia en la labor archivística, o

Ser egresados de la Escuela Nacional de Archiveros, o

Las personas que no posean título universitario deberán tener experiencia mínima de 3 años en la labor archivística y capacitación archivística de 150 horas lectivas como mínimo.

Estos requisitos se deberán acreditar con las constancias y/o certificaciones respectivas.

2.- Recibo de pago 3.- 02 fotografías tamaño pasaporte (de frente) 4.- Fotocopia del DNI

Diploma

Los participantes que culminen satisfactoriamente el programa, recibirán el Diploma a nom-bre de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, del Archivo General de la Nación y de la Escuela Nacional de Archiveros.

Pagos 1era cuota : S/. 800.00 (hasta el 8 de mayo) 2da cuota : S/. 300.00 (hasta el 7 de junio) 3era cuota : S/. 300.00 (hasta el 10 de julio) 4ta cuota : S/. 300.00 (hasta el 9 de agosto) 5ta cuota : S/. 300.00 (hasta el 11 de setiembre)

Lugares de pago

La cancelación se podrá realizar en los siguientes lugares:

Caja del Archivo General de la Nación, ubicada en Jr. Manuel Cuadros s/n Palacio de Justicia o

Oficina Financiera ubicada en Psje. Piura s/n (Ex local del Correo Central de Lima ), o Banco de la Nación, depositar a la Cta. Cte. N° 0000-281786 del Archivo General de la

Nación

Los participantes que realicen el pago a través de la cuenta corriente, deberán proceder a su inscripción vía correo electrónico indicando sus datos y número de la boleta de depósito. Informes e inscripciones Escuela Nacional de Archiveros Jr. Rodríguez de Mendoza 153 Pueblo Libre Teléfono: 460 3400 / 426 7221 anexo 403 Email: [email protected] Contacto: Mónica Dongo [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

24 Comunicando/Programa de Jueves Archivisticos

ORGANIZAN: Teléfonos: 426-7221 anexo 403

INGRESO LIBRE CERTIFICACIÓN: s./ 25.00

INFORMES E INSCRIPCIONES:

Conferencias Fechas

Digitalización, conservación documental y Difusión de Información Jueves 25 de abril Sala Nasca

Uso de Herramientas Informáticas para el manejo de Información y Documentación

Jueves 30 de mayo Sala Nasca

El Archivo de Oficina y el Ciclo Vital de Documentos Jueves 20 de junio Sala Nasca

Gestión del Documento Electrónico Jueves 25 de julio Sala Nasca

Conservación en Archivos y Bibliotecas Jueves 22 de agosto Sala Nasca

Comentarios sobre Transparencia y Acceso a la Información Jueves 26 de setiembre Sala Nasca

Gestión Documental: Modelos Aplicados en Entidades Públicas y Privadas

Jueves 24 de octubre Sala Nasca

Talento Humano y Coaching aplicado a los Archivos Jueves 28 de noviembre Sala Nasca

Boletín Comunicando ENA 10

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