BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)
Transcript of BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)
-
8/10/2019 BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)
1/13
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PETUNJUK PELAKSANAAN TINJAUAN MANAJAMEN
No. Dok. : DJBM/SMM/PP/01No. Rev. : 00
Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013
Hal : 1/13Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
PENGESAHAN
URAIAN NAMA & JABATAN TANDA TANGAN TANGGAL
DISUSUN OLEH IR. PURNOMOKETUA TIM TEKNIS POKJA SMM
DIPERIKSA OLEHIR. CHAERUL TAHER, M.ScSESDITJEN BINA MARGA
DISAHKAN OLEHIR. DJOKO MURJANTO, M.Sc
DIREKTUR JENDERAL BINAMARGA
STATUS DOKUMEN
NO. DISTRIBUSI
TANGGAL
-
8/10/2019 BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)
2/13
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PETUNJUK PELAKSANAAN TINJAUAN MANAJAMEN
No. Dok. : DJBM/SMM/PP/01No. Rev. : 00
Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013
Hal : 2/13Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
SEJARAH DOKUMEN
TANGGAL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN
21 Maret 2011 Petunjuk Pelaksanaan
Tinjauan Manajemen ini diterbitkanperdana
-
8/10/2019 BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)
3/13
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PETUNJUK PELAKSANAAN TINJAUAN MANAJAMEN
No. Dok. : DJBM/SMM/PP/01No. Rev. : 00
Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013
Hal : 3/13Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN DAN NOTASI
NOMORUNIT KERJA UNIT KERJA NOTASI
001 Sekretariat Ditjen BM SDBM
002 Direktorat Bina Program DITBP003 Direktorat Bina Teknik DITBT
004 Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah I DITBPW-I
005 Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah II DITBPW-II
006 Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah III DITBPW-III
007 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional I BBPJN I
008 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional II BBPJN II
009 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional III BBPJN III
010 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional IV BBPJN IV
011 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional V BBPJN V
012 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VI BBPJN VI
013 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VII BBPJN VII
014 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional VIII BPJN VIII
015 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional IX BPJN IX
016 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional X BBPJN X 017 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XI BBPJN XI
Catatan :
Masing masing Unit Kerja (Setditjen, Direktorat-Direktorat, Balai Besar/Balai Pelaksanaan JalanNasional) dapat membuat ketentuan tersendiri tentang pengaturan/penomoran distribusi padaunit unit yang berada dibawah koordinasinya.
-
8/10/2019 BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)
4/13
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PETUNJUK PELAKSANAAN TINJAUAN MANAJAMEN
No. Dok. : DJBM/SMM/PP/01No. Rev. : 00
Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013
Hal : 4/13Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
1. Ruang Lingkup
Petunjuk Pelaksanaan ini berlaku bagi seluruh Unit Kerja dan Unit Pelaksana dilingkunganDirektorat Jenderal Bina Marga.
2. Tujuan
2.1 Memberikan panduan pelaksanaan Tinjauan Manajemen kepada seluruh jajaran
dilingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga.2.2 Untuk mengevaluasi dan memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan Sistem
Manajemen Mutu dan menilai peluang peluang perbaikan dan peningkatannya.
2.3 Memberikan arahan dan tindak lanjut permasalahan yang timbul dan tidak dapatdiselesaikan oleh penanggung jawab kegiatan dilingkungan Direktorat Jenderal BinaMarga.
3. A c u a n
Permen No. 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen PekerjaanUmum.
4. Definisi
Tinjauan Manajemen
Kegiatan yang dilakukan untuk mengukur kesesuaian, kecukupan dan keefektifanpenyelesaian masalah yang dibahas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan.
5. Ketentuan Umum
5.1 Penyelenggaraan Tinjauan Manajemen.
Tinjauan Manajemen dapat diselenggarakan bersamaan dengan diselenggarakannyaRapat Koordinasi atau diselenggarakan khusus dan terpisah dari penyelenggaraan RapatKoordinasi.
Wakil Manajemen bertanggung jawab atas terselenggaranya Tinjauan Manajemen padaUnit Kerjanya.
-
8/10/2019 BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)
5/13
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PETUNJUK PELAKSANAAN TINJAUAN MANAJAMEN
No. Dok. : DJBM/SMM/PP/01No. Rev. : 00
Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013
Hal : 5/13Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
5.2 Peserta Tinjauan Manajemen.
Guna tercapainya kefektifan penyelenggaraan dan pencapaian target TinjauanManajemen, maka peserta Tinjauan Manajemen pada masing masing tingkatanditetapkan sebagai berikut :
Penyelenggara Peserta
1. Direktur Jenderal : Wakil Manajemen dan Koordinator Audit Internal Ditjen
Bina Marga, Sesditjen, Direktur, dan Ka. Balai Besar/Ka.Balai beserta Wakil Manajemen masing-masing, sertaunsur lain yang dianggap perlu.
2. Sekretaris DirektoratJenderal
: Wakil Manajemen dan Koordinator Audit InternalSetditjen, seluruh Kepala Bagian dan Kepala Sub.Bagian serta unsur lain yang dianggap perlu.
3. Direktur : Wakil Manajemen dan Koordinator Audit InternalDirektorat, seluruh Kasubdit dan Kasi, serta unsur lain
yang dianggap perlu4. Kepala Balai Besar/
Balai: Wakil Manajemen dan Koordinator Audit Internal Balai
Besar/ Balai seluruh Kepala Bidang, Kepala Bagian,Kepala Seksi dan Kepala Sub.Bagian, Kepala SatuanKerja dan PPK serta unsur lain yang dianggap perlu.
5.3 Waktu Pelaksanaan.
1. Tinjauan Manajemen diselenggarakan sekurang kurangnya 1(satu) kali dalamperiode 6 (enam) bulan.
2. Tinjauan Manajemen diselenggarakan setelah Unit Kerja menyelenggarakan AuditInternal.
5.4 Masukan Tinjauan Manajemen.
Masukan Tinjauan Manajemen setidaknya meliputi :
1. Laporan tindak lanjut Kaji Ulang Manajemen sebelumnya.
-
8/10/2019 BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)
6/13
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PETUNJUK PELAKSANAAN TINJAUAN MANAJAMEN
No. Dok. : DJBM/SMM/PP/01No. Rev. : 00
Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013
Hal : 6/13Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
2. Laporan Audit Internal SMM.
3. Masukan/umpan balik pelanggan.
4. Laporan kinerja proses dan pencapaian hasil pekerjaan.
5. Status Tindakan Pencegahan dan Tindakan Koreksi.
6. Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu (SMM).
7. Saran-saran untuk peningkatan SMM.
5.5 Keluaran Tinjauan Manajemen.
Keluaran Tinjauan Manajemen harus meliputi aspek aspek yang diperlukan untuk :
1. Perbaikan pada keefektifan Sistem Manajemen Mutu dan prosesnya.
2. Perbaikan pada hasil kegiatan/produk berkaitan dengan persyaratan dan ketentuanperundang-undangan.
3. Analisa kebutuhan sumber daya yang diperlukan untuk perbaikan dan peningkatanSistem Manajemen Mutu.
6. Kondisi Khusus
Tidak ada
7. Bagan Alir, Tanggung Jawab dan Wewenang
-
8/10/2019 BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)
7/13
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PETUNJUK PELAKSANAAN TINJAUAN MANAJAMEN
No. Dok. : DJBM/SMM/PP/01No. Rev. : 00
Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013
Hal : 7/13Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
7.1 Bagan Alir Tinjauan Manajemen
MULAI
PENYIAPANPENYELENGGARAAN RTM
PENYUSUNANUNDANGAN RAPAT
TINJAUAN MANAJEMEN
PENGUMPULAN BAHANTINJAUAN MANAJEMEN
PELAKSANAANTINJAUAN MANAJEMEN
PENDISTRIBUSIAN
MONITORING TINDAKLANJUT HASIL RTM
SELESAI
1
2
3
4
5
6
RISALAH RTM
-
8/10/2019 BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)
8/13
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PETUNJUK PELAKSANAAN TINJAUAN MANAJAMEN
No. Dok. : DJBM/SMM/PP/01No. Rev. : 00
Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013
Hal : 8/13Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
7.2. Tanggung Jawab dan Wewenang
Kegiatan 1 (Persiapan Penyelenggaraan Rapat TinjauanManajemen-RTM)
PenanggungJawab
1 Melakukan Kajian Urgensi diadakannya TinjauanManajemen serta perkiraan waktu penyelenggaraan RTM.
Wakil Manjemen
2 Mengusulkan penyelenggaraan RTM kepada ManajemenPuncak.
Wakil Manjemen
3 Menetapkan petugas penyelenggara RTM Wakil Manjemen
Kegiatan 2 (Penyusunan Undangan)
1
2
3
4
Menyusun konsep agenda RTM
Menyusun Konsep Undangan
Menyetujui dan menandatangani undangan
Mendistribusikan undangan
Wakil Manjemen
Wakil Manjemen
Manajemen Puncak
Wakil Manjemen
Kegiatan 3 (Pengumpulan Bahan RTM)
1
2
3
Mengirimkan bahan untuk RTM
Mengkompilasi bahan RTM
Penggandaan bahan RTM
Peserta RTM
Wakil Manjemen
Wakil Manjemen
Kegiatan 4 (Pelaksanaan RTM)1
2
3
4
Memimpin Rapat Tinjauan Manajemen
Melaporkan hasil monitoring Tinjauan Manajemensebelumnya
Menyampaikan hasil Audit Internal Unit Kerjanya
Memberikan konstribusi optimal pada saat
Manajemen Puncak
Wakil Manjemen
Ketua TIM Audit
Peserta RTM
-
8/10/2019 BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)
9/13
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PETUNJUK PELAKSANAAN TINJAUAN MANAJAMEN
No. Dok. : DJBM/SMM/PP/01No. Rev. : 00
Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013
Hal : 9/13Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
5
6
penyelenggaraan RTM
Menyusun dan menandatangani risalah rapat
Menyetujui hasil rapat yang dituangkan dalam risalahrapat dengan membubuhkan tanda tangan
Wakil Manjemen
Manjemen Puncak
Kegiatan 5 (Pendistribusian Risalah RTM)
1 Melakukan penggandaan risalah rapat Wakil Manjemen2 Mendistribusikan risalah rapat Wakil Manjemen
Kegiatan 6 (Monitoring Tindak Lanjut Hasil RTM)
1 Menyiapkan jadwal rencana monitoring Wakil Manjemen
2 Melakukan monitoring tindak lanjut hasil RTM Wakil Manjemen
3 Melaporkan hasil monitoring kepada manajemen puncak Wakil Manjemen
Undangan Rapat Tinjauan ManajemenDaftar Hadir Rapat Tinjauan Manajemen
Risalah Rapat Tinjauan Manajemen
Dokumentasi Foto Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen
Evaluasi Penyelenggaraan Rapat Tinjauan Manajemen
-
8/10/2019 BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)
10/13
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PETUNJUK PELAKSANAAN TINJAUAN MANAJAMEN
No. Dok. : DJBM/SMM/PP/01No. Rev. : 00
Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013
Hal : 10/13Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
Lampiran 9.1
UNDANGAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
(F : 01/DJBM/SMM/PP/01 Rev. : 00)
KOP SURAT
Nomor :
Lampiran :
Kepada Yth :
1. .................................................
2. .................................................
3. ................................................. dst
di TEMPAT
Perihal : Undangan Rapat TinjauanManajemen
Bersama ini kami mengundang saudara untuk hadir dalam rapat Tinjauan Manajemenyang akan diselenggarakan pada :
Tanggal : . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hari : . . . . . . . . . . . . . . . . .
Jam : . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tempat : . . . . . . . . . . . . . . . . .
Agenda : Tinjauan Manajemen dengan susunan acara sebagaiberikut :
a. Pembahasan Tinjauan Manajemen yang lalu.
-
8/10/2019 BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)
11/13
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PETUNJUK PELAKSANAAN TINJAUAN MANAJAMEN
No. Dok. : DJBM/SMM/PP/01No. Rev. : 00
Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013
Hal : 11/13Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
b. Pembahasan Pencapaian Sasaran Mutu.
c. Umpan balik penerima manfaat/pelanggan.
d. Pembahasan hasil Audit Internal.
e. Laporan kemajuan pekerjaan dan permasalahanyang tidak dapat diselesai kan di unit kerjapeserta.
f. Laporan tentang status kemajuan Tindakan
Korektif dan Tindakan Pencegahan (jika ada).g. Rencana penutupan dan penyelesaian temuan AI.
h. Rekomendasi peningkatan atau perubahan padaSistem Manajemen Mutu.
Mengingat pentingnya acara rapat tersebut, maka diharapkan kehadiran dan konstribusisaudara dengan mengirimkan terlebih dahulu bahan bahan yang diperlukan untuk kegiatantersebut, terima kasih.
.........., ............................
20..Manajemen Puncak
Tembusan :
1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ( . . . . . . . . . . . . . . . . . . )
NIP . . . . . . . . . . . . . . . . .
Catatan :Bahan rapat yang perlu mendapatkan pembahasan ditingkat .........................(sebutkanlevel penyelenggara Tinjauan Manajemen) agar dikirim melalui ............. kepada alamat ini :........................................................................................................................................
-
8/10/2019 BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)
12/13
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PETUNJUK PELAKSANAAN TINJAUAN MANAJAMEN
No. Dok. : DJBM/SMM/PP/01No. Rev. : 00
Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013
Hal : 12/13Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
Lampiran 9.2
DAFTAR HADIR(F : 02/DJBM/SMM/PP/01 Rev. : 00)
Hari/Tanggal : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Waktu : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tempat : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Agenda : Rapat Tinjauan Manajemen
No. Nama Unit Kerja Jabatan Tanda Tangan
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
6 6
7 7
8 8
9 910 10
11 11
dst
-
8/10/2019 BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)
13/13
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A
PETUNJUK PELAKSANAAN TINJAUAN MANAJAMEN
No. Dok. : DJBM/SMM/PP/01No. Rev. : 00
Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013
Hal : 13/13Paraf :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
Lampiran 9.2RISALAH RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
(F : 03/DJBM/SMM/PP/01 Rev. : 00)
NO PERMASALAHANTINDAKLANJUT
PENANGGUNGJAWAB
TARGET WAKTUKETERANGAN
MULAI SELESAI
..................., ........................20...
Disetujui oleh : Disusun oleh :
( . . . . . . . . . . . . . . . . . . ) ( . . . . . . . . . . . . . . . . . . )
Manajemen Puncak Notulis