Curso de Especialização em Governo EletrônicoDisciplina: Ética em Governo EletrônicoProfessor: Hugo Cesar HoeschlAluna: Victoria von Heuss Bloesst

A GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BANCO CENTRAL

Resumo

Este artigo tem por objetivo apresentar a gestão documental no Banco Central do Brasil, com destaque para a implantação do novo sistema de gestão eletrônica de documento, e-BC. Avaliar a contribuição da implementação do processo eletrônico para a gestão do conhecimento no Banco Central do Brasil.Palavras chave: processo eletrônico, Banco Central do Brasil, gestão do conhecimento.

HISTÓRICO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BANCO CENTRAL

A gestão de documentos no Banco Central remonta a 1976 quando foram introduzidos os conceitos da Arquivologia e os procedimentos da Arquivística no âmbito da instituição.

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Em 1992, houve uma evolução na gestão de documento quando todos os registros passaram a ser informatizados, entrando em funcionamento o Sistema de Informações Documentais (Sidoc), desenvolvido no próprio Banco Central e utilizado até os dias atuais. A implementação do Sidoc foi considerado um marco para a gestão de documentos no Banco Central, uma vez que o sistema incorpora todas as atividades arquivísticas, desde a produção dos conjuntos documentais até a sua destinação final de forma centralizada e para todo o Banco Central.

O sistema permite ainda uma melhor administração dos espaços físicos de arquivo ao identificar os documentos potencialmente disponíveis para eliminação, microfilmagem ou digitalização, sendo essa última uma opção mais recente, quantificando cada uma dessas operações.

Acompanhando a constante evolução tecnológica, o Banco Central desenvolveu outros sistemas informatizados mais atualizados para incrementar a gestão documental, a exemplo do Sistema Numerar 2 e, mais recentemente, do Sistema de Processo Eletrônico (e-BC), sendo que os sistemas mais recentes mantiveram os conceitos e procedimentos que norteiam a gestão de documentos no Banco Central nos últimos 38 anos.

CARACTERÍSTICAS DO PROCESSO ELETRÔNICO

A utilização de processos em meio eletrônico traz um sem número de vantagens que vão desde a possibilidade de redução do volume físico de arquivamento à viabilização do aumento da transparência, da segurança e maior disponibilidade e facilidade de localização de documentos e processos.

É importante também destacar a possibilidade de integração automatizada entre os sistemas que dão

1 Coitinho de Sá, Leonardo. A Promoção do Conhecimento Corporativo a partir da Gestão de Documentos no Banco Central do Brasil. Fevereiro de 2011.

2 O Sistema Numerar registra a entrada e saída, numerando todos os documentos que circulam no Banco Central, com todas as funcionalidades de um protocolo.

suporte aos processos de trabalho com a produção dos documentos eletrônicos, permitindo ainda a integração entre órgãos através da interoperabilidade entre os sistemas.

Destacamos a seguir importantes características do processo eletrônico:

• Documentos guardados em repositórios controlados pelo sistema: em qualquer pesquisa o sistema é responsável pela localização dos arquivos e perfis de documentos, independente de sua localização física.

• Padronização dos documentos produzidos no Banco: utilização de formulários de edição para todos os modelos de documentos utilizados no Banco.

• Facilidade e redução do tempo de pesquisa em documentos: pesquisa indexada por campos importantes e possibilidade de pesquisa em todo conteúdo do documento. Prevista a da digitalização e indexação de documentos originariamente em papel.

• Consulta a documentos em toda a instituição: pesquisa de documentos institucionais, obedecendo aos critérios de segurança e publicidade.

• Redução do número de cópias: através da digitalização de documentos de origem externa e organização dos documentos produzidos em meio eletrônico no Banco, pode-se disponibilizar consulta simultânea a esses documentos em meio eletrônico.

• Controle sobre os documentos recebidos pelo Banco e sobre sua circulação independente de pertencerem a algum processo: documento passa a ser controlado desde sua entrada no protocolo, a sua inclusão ou não em processos, até seu arquivamento ou eliminação.

• Segurança com grupos de acesso e senhas: alterações e acessos a documentos liberados para grupos definidos, acompanhados do registro do acesso e da liberação do acesso.

• Controle da eliminação de documentos desvinculados de PT´s: documentos desvinculados de PT´s passam a ter temporalidade própria, podendo assim serem eliminados.

• Redução de PT´s em papel: criação de PT´s com circulação exclusiva em meio eletrônico, de acordo com a conveniência do procedimento.

• Controle da movimentação de documentos entre o Banco e outras instituições: registro da saída e entrada de documentos, inclusive com registro de recibos.

• Controle de prazos de resposta de documentos e processos: possibilidade de agendamentos de ações com lembretes comandados pelo sistema.

• Sistema ativo no controle de movimentação de documentos: utilizando sistema de mensagens para controlar e avisar aos usuários sobre movimentação de documentos com um ambiente amigável, intuitivo e auto-explicativo.

• Relatórios estatísticos de utilização e produção de documentos: grande produtividade e versatilidade na criação de relatórios, baseados em dados confiáveis.

• Reutilização do conhecimento na emissão de pareceres e trato de Processos: através do compartilhamento de documentos entre Unidades e da agilidade na pesquisa.

IMPLEMENTAÇÃO DO PROCESSO ELETRÔNICO NO BANCO CENTRAL DO BRASIL

O Departamento de Infraestrutura e Gestão Patrimonial (Demap), em conjunto com o Departamento

de Tecnologia da Informação (Deinf) vêm buscando há algum tempo uma forma que permita utilizar os avanços da TI para dar tratamento digital ao grande volume de informações desestruturadas que transitam pelos departamentos do Banco.

Em 2008, foram iniciados estudos para a aquisicao de um conjunto de tecnologias de gestão de conteúdo e modelagem de processos empresariais — ECM/BPM.

O projeto de implantação dessas tecnologias foi incluído no Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI) para o triênio 2009-2011 e, em março de 2009, o Banco Central adquiriu o conjunto de software denominado Suite Documentum.

A iniciativa de implementação da gestão eletrônica de documentos encontra-se alinhada com os objetivos estratégicos do Banco Central para o período de 2010 a 2014, em especial o de promover melhorias na comunicacão e no relacionamento com os públicos interno e externo e o de aprimorar a governança, a estrutura e a gestão da Instituição.

No que tange à comunicação corporativa, a implementação do processo eletrônico reconfigura não só o processo de circulação de informações, onde os documentos "em papel" são substituídos pelo documentos digitais, tornando todo o processo mais veloz, mais seguro e de melhor conservação, mas modificando também as etapas dos processos de trabalho da instituição, que precisam se adequar à nova realidade.

A GESTÃO DE DOCUMENTOS E A GESTÃO DO CONHECIMENTO

Aliado ao pleno exercício da guarda e da conservação dos documentos (seja em papel ou seja virtual) está o da finalidade dos arquivos, qual seja, de inicialmente servir à administração, constituindo-se, consequentemente, em base do conhecimento da História 3.

Considerando o grande volume de dados que transitam na instituição e a necessidade de racionalizar e agilizar a recuperação de informações, que o Banco Central implantou o Sistema de Processo Eletrônico (e-BC).

O e-B é uma importante ferramenta que resulta em maior segurança, mais eficiência na recuperação e na difusão das informações e contribui para a diminuição do acúmulo dos conjuntos documentais em papel, permitindo uma melhor preservação de direitos de terceiros e da própria instituição.

A informação preservada serve de subsídio para o exercício das atividades institucionais dos servidores que, por sua natureza repetitiva ou por força regimental, legal, fiscal devem ser tratadas da mesma forma e deve ser utilizada como elemento propulsor de aprendizado contínuo na instituição.

Uma organização moderna, de qualquer natureza, necessita, ao mesmo tempo, de talento, inovação e conhecimento, assim como de processos eficientes e eficazes para compartilhar e disseminar informações e, consequentemente, o próprio conhecimento gerado a partir das atividades que desempenha.4

A Gestão do conhecimento pode ser compreendido como o processo orientado à implementação de uma metodologia que permita a captação, a acumulação, o acesso e o uso compartilhado do conhecimento existente e a ser criado, agregando valor ao desempenho da organização.

As informações elaboradas a partir das atividades desempenhadas pelos servidores do Banco Central podem ser utilizadas como potencial de conhecimento corporativo e, para que o conhecimento seja exercitado, existem várias ferramentas disponíveis, como os portais corporativos, as universidades corporativas, as comunidades de práticas e de lições aprendidas (wiki, sharepoint), entre outros, para

3 Paes, Marilena Leite, 1997, p.4

4 Caiçara Junior, Cícero, 2006.

que o conhecimento organizacional se torne cada vez mais latente.

Segundo Stewart 5, "gestão do conhecimento é identificar o que se sabe, captar e organizar esse

conhecimento e utilizá-lo de modo a gerar retornos". Identificar as informações constantes dos conjuntos documentais, prioritariamente, com o objetivo de tornar visíveis as lições aprendidas, diminuiria sensivelmente o retrabalho e promoveria o aprimoramento das ações institucionais.

Atualmente, a gestão do conhecimento não ocorre no âmbito dos sistemas de informação, pois os sistemas são importantes ferramentas para guarda e conservação dos documentos, mas restringindo o conhecimento e as lições imbutidas nos conjuntos documentais somente a quem produziu e acompanhou os processos.

O que se propõe, uma vez que o sistema de processo eletrônico (e-BC) esteja totalmente implementado e apropriado pelos usuários, considerar a inclusão de novas funcionalidades (termos, indexadores, palavras-chaves) no sistema que permitam uma maior flexibilidade para o servidor registrar os resultados/lições aprendidas dos processos de trabalho que estão refletidos nos documentos disponibilizados no sistema, como os motivos dos sucessos ou fracassos no alcance dos resultados das atividades institucionais, que poderão contribuir para a gestão do conhecimento na organização.

No entanto, a simples disponibilização de informações e fucionalidades no e-BC não seriam suficientes para a promoção da gestão do conhecimento. Adicionalmente à implementaão e alteração do sistema, serão necessárias outras iniciativas para garantir o comprometimento dos servidores do Banco em extrair informações relevantes dos processos sob sua guarda, o que exigirá uma profunda e lenta mudança cultural da organização

CONCLUSÃO

A implantação do Processo Eletrônico no Banco Central teve como objetivo buscar uma tecnologia que permitisse o tratamento digital ao grande volume de informações desestruturadas que transitam pela instituição. É uma importante etapa para a efetivação da gestão do conhecimento na instituição, ao possibilitar o acesso imediato e simultâneo por vários usuários às informações e processos de trabalhos constantes no sistema.

O Banco Central do Brasil tem sempre buscado identificar as tecnologias mais apropriadas para atender as novas demandas de atuação do Banco, pois a tecnologia deixou de ser apenas uma ferramenta para a substituição de pessoal ou de execução de tarefas rotineiras para se transformar em um fator estratégico das organizações, essencial para obter vantagem competitiva no mercado.

O grande desafio das organizações é estabelecer interfaces entre as novas aquisições de TI com os sistemas existentes (sistemas legados), que mesmo estando baseadas em plataformas mais antiquadas, ainda são essenciais para a execução de suas atividades. O objetivo é construir um conjunto de sistemas integrados, fundamentado em um banco de dados completo e confiável, para assegurar um fluxo contínuo de informações aos gestores, que contribuam para a tomada de decisão mais apropriada.

No entanto, a simples implantação do sistema de gerenciamento de documentos na organização, por si só, não é condição suficiente para a geração espontânea do conhecimento e a sua disseminação. Para a geração, o desenvolvimento e o compartilhamento do conhecimento é necessário que os usuários se interessem por buscar, apropriar, modificar e incrementar a informação disponibilizada, agregando valores e experiências, promovendo, assim, a geração de novos conhecimentos e, consequentemente, uma atuação mais eficiente da organização.

5 Stewart, Thomas A. 2002.p. 172.

Referências:

- COITNHO DE SÁ, Leonardo. A Promoção do Conhecimento Corporativo a partir da Gestão de Documentos no Banco Central do Brasil. Fevereiro de 2011.

- CAIÇARA JUNIOR, Cícero. Sistema Integrado de Gestão - ERP : uma abordagem gerencial. Curitiba: Ibpex, 2006.

- PAES, Marilena Leite. Arquivo, teoria e prática. 3 ed. – rev. ampl. Rio de Janeiro. Editora Fundação Getúlio Vargas, 1997.

- STEWART, Thomas A. Capital intelectual: a nova vantagem competitiva das empresas. Rio de Janeiro: Campus, 2002.