La Bitácora de Obra

Ing. Juan Alberto Sánchez Hernández.

Curso de Capacitación Continua Enero del 2005

Definición y Marco Legal

De acuerdo con el Reglamento de la Ley de Obras Públicas y ServiciosRelacionadas con las Mimas, publicado el 20 de Agosto del 2001, en elDiario Oficial de la Federación, La Bitácora se define como:

Articulo 1.Bitácora.- El instrumento técnico de control de los trabajos, el cualservirá como medio de comunicación convencional entre las partesque firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de lostrabajos, y en el que deberán referirse los asuntos importantes quese desarrollen durante la ejecución de las obras y servicios.

Además la Ley de Obras Públicas Federal vigente desde Enero del 2000,en su Artículo 46, menciona:

Artículo 46.…Para los efectos de esta ley, el contrato, sus anexos y la bitácora delos trabajos son los instrumentos que vinculan a las partes en susderechos y obligaciones.

Por lo anterior, podemos observar que la Bitácora es uno de losinstrumentos reconocido legalmente como parte integrante del contratocapaz de relacionar los hechos ocurridos en obra y sus implicacionesactuales.

Definición y Marco Legal

Al igual que la Normativa Federal, nuestro estado posee en su Ley de laObra Pública, decreto 249 de fecha 4 de Noviembre del 2004, referenciaa la Bitácora y su importancia:

Artículo 84.Al inicio de la obra obligatoriamente se abrirá la bitácoracorrespondiente, La que deberá permanecer en la residencia desupervisión, en ella se anotarán todas las situaciones del procesoconstructivo y desarrollo de la obra, y servirá de medio deComunicación formal entre la dependencia, entidad o municipio, y elcontratista. La Bitácora formará parte del contrato de obracorrespondiente, tendrá validez probatoria Plena dentro de cualquierproceso administrativo y judicial, siempre que esté firmada Por losrepresentantes de las partes del contrato en la notascorrespondientes o de no Estarlo, exista requerimiento debidamentenotificado a la parte que no firmó, sobre el Contenido de la nota, sinque exista respuesta que lo desvirtué, en un plazo de cinco Díashábiles siguientes a dicha notificación.

Definición y Marco Legal

Como puede observarse en este Artículo de la Legislación Estatal, laBitácora es un entidad Legal y un registro formal de obra, queconstituye parte inseparable del contrato.

Definición y Marco Legal

El Objeto de la Bitácora es registrar los cambios de proyecto yadecuaciones que se efectúen durante la ejecución de las obras y quemodifiquen las previsiones contenidas en la planeación original,presupuesto, programa, especificaciones y proyecto ejecutivo, que son losanexos técnicos del contrato y que también forman parte inseparable delmismo (Art. 46, 214 RLOPF).

Objetivo

Por su carácter legal, es importante que el libro de Bitácora y su llenadoreúna ciertos requisitos que aseguren su buen funcionamiento y respaldo,por lo que deberán cumplir de manera básica con lo establecido en el Art.94 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal:

►Hojas foliadas y referidas al contrato.►Poseer original y dos copias desprendibles, una para la contratista y

otra para la supervisión.

Las libretas deberán ser de materiales muy resistentes para que puedansoportar el trato rudo a que estarán sometidas en las oficinas de lasobras, debe estar foliada de forma progresiva respetando el juego decopias requeridos y tener cuidado con el uso del papel copiante, para quese conserve siempre en buen estado que asegure que cada una de lascopias sea clara y legible; previniendo su ulterior uso en la aclaración desituaciones.

Requisitos

Como se trata de un instrumento que deberá utilizarse como medio decomunicación y seguimiento formal de la obra, deberá permanecer bajoresguardo de la supervisión (Art.84 RLOPF) en la residencia de obras y enun lugar accesible para ambas partes (Art.93 RLOPF).

Artículo 93.El uso de la bitácora es obligatorio en cada uno de los contratos deobras y servicios; debiendo permanecer en la residencia de obra, afin de que las consultas requeridas se efectúen en el sitio, sin que labitácora pueda ser extraída del lugar de los trabajos.

Ubicación de la Bitácora

Llenado de la Bitácora

►Se deberá iniciar con una nota especial relacionando como mínimo lafecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre yfirma del personal autorizado, domicilios y teléfonos, datos particularesdel contrato y alcances descriptivos de los trabajos y de lascaracterísticas del sitio donde se desarrollarán, así como la inscripciónde los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico queestará facultado como representante de la contratante y del contratista,para la utilización de la bitácora, indicando a quién o a quiénes sedelega esa facultad;

Con la finalidad de normar el uso de la Bitácora para asegurar su validezlegal, el Artículo 95 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal,prevee una serie de indicaciones para el llenado de la misma,señalándola adicionalmente como el único medio para dar validez oficiala los escritos y dictámenes relacionados con la obra.

Llenado de la Bitácora►Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse

consecutivamente respetando, sin excepción, el orden establecido;

►Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharseconsecutivamente respetando, sin excepción, el orden establecido;

►Las notas o asientos deberán efectuarse claramente, con tinta indeleble,letra de molde legible y sin abreviaturas;

►Cuando se cometa algún error de escritura, de intención o redacción, lanota deberá anularse por quien la emita, abriendo de inmediato otranota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripcióncorrecta;

Llenado de la Bitácora►La nota cuyo original y copias aparezcan con tachaduras y

enmendaduras, será nula;

►No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora,ni entre renglones, márgenes o cualquier otro sitio, de requerirse, sedeberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen;

►Se deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarseel llenado de las mismas;

►Una vez firmadas las notas de la bitácora, los interesados podrán retirarsus respectivas copias;

Llenado de la Bitácora►Cuando se requiera, se podrán validar oficios, minutas, memoranda y

circulares, refiriéndose al contenido de los mismos, o bien, anexandocopias;

►El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse estaresponsabilidad. Asimismo, deberá utilizarse la bitácora para asuntostrascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestión;

►Todas las notas deberán quedar cerradas y resueltas, o especificarseque su solución será posterior, debiendo en este último caso, relacionarla nota de resolución con la que le dé origen, y

►El cierre de la bitácora, se consignará en una nota que dé porterminados los trabajos.

Llenado de la Bitácora

►Horario en el que se podrá consultar y asentar notas, el que deberácoincidir con las jornadas de trabajo de campo;

►Establecer un plazo máximo para la firma de las notas, debiendoacordar las partes que se tendrán por aceptadas vencido el plazo;

►Prohibir la modificación de las notas ya firmadas, así sea por elresponsable de la anotación original, y

►Regular la autorización y revisión de estimaciones, númerosgeneradores, cantidades adicionales o conceptos no previstos en elcontrato, así como lo relativo a las normas de seguridad, higiene yprotección al ambiente que deban implementarse.

En la bitácora se deberá especificar y validar el uso de este instrumento,precisando como mínimo los siguientes aspectos, los cuales deberánasentarse inmediatamente después de la nota de apertura.

Llenado de la BitácoraTambién es conveniente el uso de una hoja de referencias yabreviaturas, con la finalidad de dejar constancia por escrito de todosaquellos nombres extensos a los que se hace referencia frecuentementey para los que se podrán utilizar abreviaturas con fines prácticos.

Se sugiere aprovechar apropiadamente esta facilidad para evitar textosextensos.

Por lo que se refiere a contratos de servicios, la bitácora deberácontener como mínimo las modificaciones autorizadas a los alcances delcontrato, las ampliaciones o reducciones de los mismos y los resultadosde las revisiones que efectúe la dependencia o entidad, así como lassolicitudes de información que tenga que hacer el contratista, paraefectuar las labores encomendadas.

Llenado de la BitácoraEn lo referente a la validación e incorporación de documentos paramejor soporte de lo establecido en la bitácora, bastará con abrir unasiento donde se indique que una minuta de junta de obra, un oficio,una especificación, un instructivo de instalación de un equipo, unaobservación de auditoria, un reporte de laboratorio, etc.; se incorporaníntegramente o sus partes tal cual a la bitácora.

A continuación, se obtiene por triplicado copias del documento de quese trate, firmando cada una de las partes y se engrapa a la hojacorrespondiente de la bitácora, de manera que tanto el original comolas copias cuenten con un ejemplar adherido.

No obstante lo anterior, también se podrá validar dichos documentos osu contenido parcial, mediante la transcripción integra de la parte deinteres en la libreta de la bitácora.

Notas de BitácoraSiendo un elemento legal trascendente, es importante establecer unaestructura que permita el asiento de datos de forma consistente yprecisa.

ESTRUCTURA DE LAS NOTAS DE BITACORA

► Relación del asunto o Problema.► Ubicación.► Causa.► Solución.► Plazo.► Prevención.► Croquis explicativo.

Notas de BitácoraEjemplo de Nota de Bitácora:

Nota No. 28 Lunes 12:20 2/Septiembre/04

Se ordena a la contratista, retirar el escombro de sobrante de demoliciones quese encuentra de la obra, sobre la banqueta ya que obstruye la vía publica,violando lo dispuesto en los artículos 207, 209 y 260 del Reglamento deconstrucción; de otra forma, deberá poseer permiso oficial para poder utilizar lavía publica para este efecto, el cual deberá solicitarse por escrito al eldepartamento correspondiente. Por lo que para este particular y al no existir taldocumento, deberá retirarse el material hoy mismo, de otra manera y de noatenderse la orden manifestada, el departamento de Obras Públicas podráestablecer las sanciones establecidas en el articulo 297 del reglamento deConstrucción de Tapachula cuya multa fluctúa entre 10 y 100 veces el salariomínimo vigente.

Notas de BitácoraEjemplo de Nota de Bitácora:

Nota No. 28 Lunes 12:20 2/Septiembre/04

Se ordena a la contratista, retirar el escombro de sobrante de demoliciones quese encuentra fuera de la obra, sobre la banqueta ya que obstruye la vía publica,violando lo dispuesto en los artículos 207, 209 y 260 del Reglamento deconstrucción; de otra forma, deberá poseer permiso oficial para poder utilizar lavía publica para este efecto, el cual deberá solicitarse por escrito al eldepartamento correspondiente. Por lo que para este particular y al no existir taldocumento, deberá retirarse el material hoy mismo, de otra manera y de noatenderse la orden manifestada, el departamento de Obras Públicas podráestablecer las sanciones establecidas en el articulo 297 del reglamento deConstrucción de Tapachula cuya multa fluctúa entre 10 y 100 veces el salariomínimo vigente.

- I.- clasificación de la nota

- II.- Descripción del asunto

- III.- UbicaciónIV.- Causas del problema

V.- Solución

VI. Plazo de ejecución

VIII.- responsabilidad de la nota y consecuencias económicas

Notas de BitácoraCLASIFICACION DE LA NOTA. Las primeras palabras del asientodeben referirse a la finalidad de la nota. En este caso se tratara deuna orden. Entonces debe iniciarse diciendo: “se ordena”, o bien “seautoriza”, se recomienda, etc.

DESCRIPCION DEL ASUNTO. El asunto que motivo la nota, laredacción seria por ejemplo: “Las pruebas de resistencia al concreto”,“corregir el armado de la obra”, se trata en estas partes de expresar elmotivo de la orden que se emite.

Notas de BitácoraUBICACIÓN. La ubicación del elemento al que nos referimos. Cuidandode referenciar apropiadamente el elemento que se trate con datossuficientes para que puedan localizarse sin equívocos.

CAUSAS DEL PROBLEMA. A continuación de la ubicación tenemosque mencionar las causas de la nota en forma breve, pero abarcandocon precisión al articulo e inciso de la Ley, Norma o Reglamento de quese trate.

Notas de BitácoraSOLUCION. Es muy importante señalar en esta parte que debemosestablecer la solución al problema, para lo cual nos debemos basar enla misma normatividad aplicable que referimos con anterioridad.

PLAZO PARA LA EJECUCION. Inmediatamente después de la solucióndescriptiva, se establece un plazo máximo para su ejecución. En plazodeterminado debe ser factible de cumplirse considerando todos lospasos que implica el proceso. Señalando una fecha fija. No serecomienda anotar cantidades al determinar los plazos.

Notas de BitácoraPREVENCION. Se trata sin duda de la parte más trascendente de lanota de bitácora pero la práctica es la parte que menos seacostumbra a considerar al hacer los asientos, debido a que implicarazonamientos especiales que toman en consideración la experienciay conocimiento de quien la redacta.

Asentar la parte preventiva de la bitácora tienen cierto grado dedificultad debido a las implicaciones económicas que con lleva, por loque es necesario meditar la forma mas conveniente realizar el trabajoque nos ocupa, requiriéndose analizar el proceso durante suejecución. El constructor será finalmente responsable de efectuar lasmedidas preventivas y nada seria mejor que participe en laelaboración de la solución que habrá de dictarse.

Clasificación de NotasCasi sin excepción, todas las notas de bitácora llevan implícito un costo,a favor o en contra de una de las partes que intervienen en ella; porconsiguiente, debe meditarse muy bien lo que se pretende asentar.

En otras palabras, la bitácora es un registro muy serio y su manejo esuna responsabilidad que asumen los que la operan, por lo que debentener cabal conciencia de lo que ello significa.

LAS NOTAS DE BITACORA SE PUEDEN CLASIFICAR EN:

► Órdenes► Certificaciones► Requerimientos y solicitudes► Autorizaciones► Control e Informes y► Recomendaciones

Clasificación de Notas►ORDENES. El uso mas frecuente que el supervisor hace de la

bitácora de obra es para ordenar al constructor lo que debe realizar.

►CERTIFICACIONES. En el libro de bitácora el supervisor debecertificar o dar fe de situaciones o del cumplimiento de órdenes poriniciativa propia del propietario o constructor. Siempre que secertifique algo es por que se tiene la seguridad de que es exacta yprecisamente como se escribe en la bitácora, no esta permitidoequivocarse cuando se esta actuando prácticamente en calidad denotario, de ser posible, se sugiere se acumulen pruebas querespalden la certificación. Esto puede hacerse por medio defotografías.

Clasificación de Notas►REQUERIMIENTOS Y SOLICITUDES. En el desarrollo de toda

obra y para su correcta ejecución e incluso supervisión esconveniente contar siempre con la aprobación de lo que realizamos,por ello la bitácora constituye el mecanismo formal para solicitar laaprobación de lo ejecutado, de tal forma que se de fé o constateque los trabajos fueron realizados de acuerdo a lo establecido enlos proyectos.

De la misma forma es posible requerir información adicional a lasupervisión sobre especificaciones no contenidas en el proyecto obien faltantes detectadas en el desarrollo de la obra.

También es posible solicitar por este conducto no solo lascertificaciones de trabajos realizados de acuerdo a proyecto, si notambién de procedimientos alternos para el logro de actividadescomplejas.

Clasificación de Notas►AUTORIZACIONES. Es frecuente que el Supervisor autorice por

conducto de la bitácora sobre cuestiones RUTINARIAS de la obra,como son autorización de: colados de concreto, compactacionesde relleno, bancos de nivel, trazos para la fijación de vértices,tendido de carpetas y todo aspecto común de los proyectos que setraten.

Sin embargo existen otros aspectos que refieren condicionesespeciales que podemos denominar NO RUTINARIOS (asuntosque difieren de lo establecido previamente en los anexos técnicos)y en los cuales tenemos que tener el cuidado suficiente de no estaradquiriendo responsabilidades fuera de nuestro alcance, al trasmitiruna orden o modificando un plano o proyecto que no compete anuestros alcances técnicos ni administrativos y para los cualesrequerimos imprescindiblemente de autorización superior parapoder hacerlo.

Clasificación de Notas►RECOMENDACIONES. Es Posible, basado en la experiencia de la

supervisión, realizar recomendaciones a los constructores, a fin deasegurar la calidad de los trabajos.

Sin embargo se debe tener el cuidado de no extralimitarse en susfunciones ni realizar recomendaciones que involucren cambiossustanciales a lo reflejado en el catalogo de concepto y susespecificaciones puesto que ello deberá previamente serconsensado ante sus superiores.

Clasificación de Notas► INFORMES. Esta actividad es quizá una de las mas importantes

herramientas que presenta la bitácora, tanto para los supervisorescomo ara los constructores, ya que representa una recapitulacióncronológica de los acontecimientos importantes suscitados duranteel desarrollo de la obra y que dan paso a las condiciones actuales.

Es decir, los informes nos permiten en conjunto con las otras notasde bitácora, reconstruir los antecedentes de la obra y poderdeslindar el origen de cualquier controversia futura, por ello todoinforme debe redactarse de forma clara y completa referenciandode ser posible fuentes oficiales o reconocidas, como soportefehaciente de lo que se refleja.

Casos importantes.Cuando se presentan condiciones extraordinarias que a juicio delconstructor puedan afectar las metas económicas o el periodo deconstrucción, originalmente pactado en el contrato, es obligacióndel contratista referirlo en la bitácora, previo a la formulación delexpediente que justifique el volumen o los tiempos que seránsuperados de la asignación presente debido a los trabajosextraordinarios detectados.

Artículo 73. Si el contratista se percata de la imposibilidad de cumplir con el programa de ejecución convenido, por causas no imputables a él, deberá notificarlo a la dependencia o entidad, mediante anotación en la bitácora, presentando dentro del plazo de ejecución, su solicitud de ampliación y la documentación justificatoria.

La dependencia o entidad, dentro de los treinta días naturales siguientes a la presentación de la solicitud del contratista, emitirá el dictamen de resolución, de no hacerlo, la solicitud se tendrá por aceptada. El convenio, en su caso, deberá formalizarse dentro de los treinta días naturales siguientes a uno u otro suceso.

Casos importantes.El constructor en ningún momento podrá ejecutar obra adicionalque previamente y por escrito no haya sido autorizada por ladependencia, a menos que se trate de una emergencia o sea uncaso excepcional que ponga en riesgo a terceros.

Artículo 74. Si durante la vigencia del contrato, el contratista se percata dela necesidad de ejecutar cantidades adicionales o conceptos no previstosen el catálogo original del contrato, deberá notificarlo a la dependencia oentidad de que se trate, para que ésta resuelva lo conducente; elcontratista sólo podrá ejecutarlos una vez que cuente con la autorizaciónpor escrito o en la bitácora, por parte de la residencia de obra, salvo quese trate de situaciones de emergencia en las que no sea posible esperar suautorización.

La dependencia o entidad deberá asegurarse de contar con los recursosdisponibles y suficientes dentro de su presupuesto autorizado. Por suparte, el contratista ampliará la garantía otorgada para el cumplimiento delcontrato en la misma proporción sobre el monto del convenio.

Casos importantes.De la misma manera, tampoco podrá ejecutar conceptos fuera decatalogo sin la debida autorización escrita del supervisor, debiendopresentar antes de 30 días un expediente donde se reflejen losanalisis de precios unitarios que se autorizaron para su ejecución.

Artículo 77. Si durante la vigencia del contrato surge la necesidad deejecutar trabajos por conceptos no previstos en el catálogo original delcontrato, el contratista dentro de los treinta días naturales siguientes a quese ordene su ejecución, deberá presentar los análisis de precioscorrespondientes con la documentación que los soporte y apoyos necesariospara su revisión; su conciliación y autorización deberá realizarse durante lossiguientes treinta días naturales a su presentación.

…En todos los casos, la dependencia o entidad deberá emitir por escrito al

contratista, independiente de la anotación en bitácora, la orden de trabajocorrespondiente. En tal evento, los conceptos, sus especificaciones y losprecios unitarios quedarán incorporados al contrato, en los términos deldocumento que para tal efecto se suscriba.

Casos importantes.En el proceso de revisión de los conceptos fuera de catalogo, esposible mantener el flujo financiero de la empresa, siempre quemedie la información mínima en bitácora para asegurar el uso delos insumos requeridos.

Artículo 78. - Si por las características y complejidad de los precios unitariosno considerados en el catálogo original, no es posible su conciliación yautorización en el término señalado en el artículo anterior, lasdependencias y entidades, previa justificación, podrán autorizar hasta porun plazo de cuarenta y cinco días naturales, el pago provisional de loscostos directos de los insumos que efectivamente se hayan suministrado outilizado en las obras, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

Casos importantes.I. Que cuente con la autorización del residente de obra y del área encargada

de los precios unitarios y, en su caso, del supervisor;

II. Que los pagos cuenten con el soporte documental necesario que justifiqueque el contratista efectivamente ya realizó su pago, tales como facturas,nóminas, costos horarios, entre otros;

III. Que el residente de obra y, en su caso, el supervisor lleven un controldiario, con sus respectivas anotaciones en bitácora, de los siguientesconceptos:a. Consumo de material, de acuerdo a lo requerido por los trabajos aejecutar;b. Cantidad de mano de obra utilizada y las categorías del personalencargado específicamente de los trabajos, la que debe ser proporcionadaen forma eficiente, de acuerdo con la experiencia en obras similares;c. Cantidad de maquinaria o equipo de construcción utilizado en horasefectivas, los que deben ser proporcionados en forma eficiente y conrendimientos de máquinas y equipos nuevos, yd. Cantidad o volumen de obra realizado durante la jornada.

Casos importantes.Los supervisores de acuerdo al Art. 86, del RLOP. Deben de realizaranotaciones de avances y aspectos relevantes, diariamente.

En cuanto a la entrega de revisión de las estimaciones, de acuerdo alArt. 103, es una obligación del supervisor realizar el asiento de lafecha de entrega.

Finalmente,

Artículo 135.- Para iniciar el procedimiento de recepción de los trabajos, el contratista a través de la bitácora o por oficio, deberá notificar la terminación de los trabajos, para lo cual anexará los documentos que lo soporten e incluirá una relación de las estimaciones o de gastos aprobados, monto ejercido y créditos a favor o en contra.

Bibliografía.

• Ley de Obra Pública Federal 2000

• Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con la Misma delEstado de Chiapas 2004

• Reglamento de Ley de Obra Publica Federal 2005.

• Ponencia realizada por en el seminario para Directores Responsablesde Obra de Tapachula, Ing. José de Jesús Rodríguez López; delColegio de Ingenieros Civiles de Tapachula.

• Ponencia preparada por el Ing. José Antonio Toriello Elorza, delColegio de Ingenieros Civiles de Tapachula.