Bài 1: Tổng quan về kỹ năng quản trị

TXQTKD16_Bai1_v1.0014112210 1

BÀI 1 TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG QUẢN TRỊ

Hướng dẫn học

Với cách tiếp cận “Quản trị doanh nghiệp là một nghề” thì nhà quản trị là những người làm nghề quản trị trong doanh nghiệp và để làm tốt được nghề của mình thì họ cần có những kỹ năng quản trị. Tùy theo từng vị trí và từng loại công việc, vai trò mỗi nhà quản trị sẽ được thể hiện ở mức độ khác nhau và yêu cầu về các kỹ năng cần có đối với nhà quản trị cũng khác nhau. Bài này giới thiệu tổng quan các vấn đề cơ bản về nhà quản trị, vai trò nhà quản trị và kỹ năng quản trị. Sinh viên sau khi học sau bài này cần nắm được: khái niệm nhà quản trị; phân loại nhà quản trị; vai trò của nhà quản trị, khái niệm kỹ năng quản trị, phân loại các kỹ năng quản trị. Với mỗi nội dung học được, sinh viên cũng cần liên hệ được với thực tiễn như nhận diện được các nhà quản trị trong doanh nghiệp cụ thể, phân tích được vai trò của họ, hay chỉ ra được những kỹ năng mà một nhà quản trị nào đó cần có trong một hoạt động quản trị cụ thể.

Để học tốt bài này, sinh viên cần chú ý một số các phương pháp học sau:

Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn

Đọc tài liệu:

1. Giáo trình “Kỹ năng quản trị”, PGS. TS Ngô Kim Thanh và TS. Nguyễn Thị Hoài Dung chủ biên, NXB Đại học kinh tế Quốc dân.

2. Giáo trình “Quản trị doanh nghiệp”, PGS. TS Ngô Kim Thanh chủ biên, NXB Đại học kinh tế Quốc dân.

Sinh viên làm viêc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp hoặc qua email.

Trang web môn học.

Nội dung

Bài này gồm các nội dung cụ thể sau:

Nhà quản trị: Khái niệm và phân loại nhà quản trị.

Vai trò nhà quản trị: 10 vai trò theo Mintzberg.

Kỹ năng quản trị: Khái niệm, phân loại các kỹ năng quản trị.

Mục tiêu

Sau khi học xong bài này, sinh viên cần trả lời được các câu hỏi sau:

Trong doanh nghiệp những ai được gọi là nhà quản trị? Họ thuộc cấp quản trị nào? Vai trò của họ là gì? Liên hệ với một tình huống cụ thể.

Kỹ năng quản trị là gì? Tại sao nhà quản trị phải có kỹ năng quản trị? Có những kỹ năng quản trị nào? Nhà quản trị cần đến những kỹ năng quản trị nào? Liên hệ tình huống cụ thể.

Bài 1: Tổng quan về kỹ năng quản trị

2 TXQTKD16_Bai1_v1.0014112210

Tình huống dẫn nhập

Câu chuyện khởi nghiệp của ông chủ KFC

Giờ đây khi KFC trở thành thương hiệu không chỉ là gà rán mà còn là hãng đồ ăn nhanh số 1 thế giới nhưng lại ít ai biết đến câu chuyện khởi nghiệp ở tuổi 60 đầy gian khổ của ông chủ KFC.

Không sinh ra trong một gia đình giàu có, Harland Sander mồ côi cha năm 6 tuổi. Năm 1896, thân phụ của ông Harland qua đời nên người mẹ phải lao động để trang trải cho gia đình. Vào cái tuổi lên 6, cậu bé Harland đã phải lo lắng việc chăm sóc cho các em nhỏ của mình và làm rất nhiều công việc bếp núc. Một năm sau đó cậu đã thành thạo một vài món ăn địa phương. Trong suốt 30 năm sau, Sanders đã trải qua rất nhiều công việc khác nhau, từ người điều khiển giao thông đến nhân viên đại lý bảo hiểm, nhưng trong suốt thời gian này, trình độ nấu ăn của ông vẫn không hề thay đổi.

Vào thập niên 30, Sanders khởi đầu sự nghiệp bằng việc chế biến gà rán phục vụ cho hành khách dừng chân ở trạm xăng nơi ông đang làm việc tại Corbin, bang Kentucky. Vì lúc ấy ông chưa có nhà hàng nên những vị khách phải ăn trên những chiếc bàn đặt tại trạm xăng của khu phố nhỏ bé. Sau đó ông lại tạo ra một món ăn gọi là “món thay thế bữa ăn ở nhà” để bán cho những gia đình bận rộn. Ông gọi nó là “Buổi ăn tối ngày chủ nhật, bảy ngày trong một tuần”.

Tuy nhiên, đến năm 1950, một dự án về đường cao tốc liên bang và sự xuống dốc của nền kinh tế buộc Sanders phải bán lại cơ nghiệp ở Corbin, tiểu bang Kentucky, với số tiền chỉ vừa đủ để đóng thuế. Tự tin vào hương vị món ăn của mình nên tuy đã vào tuổi 60, với 105 USD tiền trợ cấp xã hội nhận được, ông vẫn lên đường bán những gói gia vị và cách chế biến gà rán đồng nhất cho những chủ nhà hàng nằm độc lập trên toàn nước Mỹ.

Trong chuyến đi dọc đất nước, Sanders đã bị từ chối 1.009 lần. Ban đầu, chỉ một số ít ông chủ nhà hàng thấy họ có lợi nếu mua công thức mà Sanders đang bán. Dave Thomas, sau này là người lập ra Wendy - chuỗi cửa hàng đồ ăn nhanh chuyên về bánh hamburgers, là một trong những khách hàng đầu tiên của Sanders. Nhưng không phải dễ dàng mà Sanders có được mối quan hệ làm ăn đó. "Lúc đầu, tôi rất băn khoăn về việc tại sao chúng tôi lại mất tiền cho một ông già như thế", Dave kể. Tuy nhiên, lòng đam mê và sự kiên định của Sanders đã thuyết phục được Thomas và hàng trăm cơ sở kinh doanh khác.

Khi nhu cầu và những đòi hỏi khắt khe của người tiêu dùng về thức ăn lên cao, ông đã di chuyển nhiều nơi nhằm nâng cao năng suất của mình. Trong một thập kỷ sau, ông đã thành công với công thức pha chế bí mật của 11 loại hương vị và thảo mộc cùng với kỹ thuật nấu cơ bản mà vẫn được áp dụng đến ngày hôm nay.

Năm 1955, tự tin với chất lượng món gà rán của mình, ông tự phát triển và thành lập doanh nghiệp nhượng quyền thương hiệu. Xấp xỉ 10 năm sau, Sanders đã có hơn 600 franchise ở Mỹ và ở Canada. Năm 1964 ông đã bán phần lợi nhuận 2 triệu USD của mình trong công ty Mỹ cho một nhóm các nhà đầu tư, trong đó có John Y. Brown JR, người sau này trở thành thống đốc bang Kentucky.

Bài 1: Tổng quan về kỹ năng quản trị

TXQTKD16_Bai1_v1.0014112210 3

Sanders là một người tỉ mỉ và thể hiện điều đó trong mọi việc ông làm. Ông biết đồ ăn ngon và việc tiếp thị có thể là không đủ với khách hàng. Ông đảm bảo mỗi cửa hàng đều duy trì tiêu chuẩn cao nhất về độ sạch sẽ và phục vụ khách hàng tốt nhất. Mọi thứ được sơn trắng để bất kỳ vết bẩn nào cũng bị phát hiện và xử lý ngay lập tức. Ông cũng là một trong những người kinh doanh nhà hàng đầu tiên đặt các lỗ giữa tường nhà bếp và phòng ăn để cho khách hàng nhìn thấy bếp và các món ăn được chuẩn bị như thế nào.

Đặc biệt sau khi chế biến xong, ông đến chỗ khách dùng món gà rán của mình và làm cái mà ông gọi là "Coloneling" để đảm bảo khách hàng hài lòng với món ăn và sự phục vụ. Ông đã bán bí quyết của mình với giá là 5 xu trên mỗi miếng gà bán tại các đại lý, và hầu hết các cuộc làm ăn được giao kèo chỉ với một cái bắt tay. Với Sanders, thái độ phục vụ, chất lượng và độ sạch là những ưu tiên hàng đầu với bất kỳ cơ sở nào. Ông muốn mọi thứ phải được thực hiện đúng cách. Dù đó đơn thuần là việc lau sàn hay chỉ cho người đầu bếp cách chuẩn bị nước sốt đặc biệt. Không có việc gì trong một nhà hàng mà Sanders không sẵn sàng làm.

KFC là hệ thống nhà hàng phục vụ gà rán lớn nhất với hơn 10.000 nhà hàng tại 92 quốc gia. Tại Việt Nam sau 14 năm hoạt động, KFC đã trở thành một cái tên quen thuộc với người tiêu dùng. Hiện, KFC có hơn 3.000 lao động, trải dài khắp 19 tỉnh, thành, hàng năm thu hút khoảng 20 triệu lượt khách trong nước, chiếm khoảng 60% thị trường thức ăn nhanh Việt Nam.

1. Harland Sander là quản trị viên thuộc cấp nào? Phân tích các vai trò quản trị của ông trong tình huống trên.

2. Hãy chỉ ra những kỹ năng quản trị giúp Sander thành công?

3. Theo bạn, Sander chú trọng vai trò nào nhất và kỹ năng nào được Sander sử dụng thành công nhất?

Bài 1: Tổng quan về kỹ năng quản trị

4 TXQTKD16_Bai1_v1.0014112210

1.1. Nhà quản trị

Trong doanh nghiệp, đội ngũ lao động được chia thành 2 loại là lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Bộ máy điều hành doanh nghiệp bao gồm các lao động gián tiếp, lao động quản lý. Những người tham gia chỉ huy trong bộ máy điều hành doanh nghiệp được gọi là nhà quản trị.

Nhà quản trị trong doanh nghiệp là những người làm việc trong các doanh nghiệp, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm về những kết quả hoạt động của họ. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính, vật chất, và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Đội ngũ các nhà lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính, vật chất, và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Đội ngũ các nhà lãnh đạo, nhà quản trị kinh doanh có vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Sự vững mạnh của lực lượng nhà quản trị trong doanh nghiệp là nguồn lực, tài sản vô hình quý giá của các doanh nghiệp trong thời đại hiện nay.

Lực lượng nhà quản trị trong doanh nghiệp được chi theo ba nhóm dựa trên việc phân cấp nhà quản trị. Đó là: Nhà quản trị viên cấp cao; Nhà quản trị viên trung gian; Nhà quản trị viên cấp cơ sở.

Nhà quản trị viên cấp cao

Là nhà quản trị hoạt động ở bậc cao nhất trong doanh nghiệp, là người chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của doanh nghiệp.

o Nhiệm vụ: Đưa ra các quyết định chiến lược, tổ chức thực hiện chiến lược để duy trì và phát triển doanh nghiệp trong dài hạn.

o Các chức danh của nhà quản trị viên cấp cao: Chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc…

Nhà quản trị viên cấp trung gian

Là nhà quản trị hoạt động ở các bộ phận tham mưu, các bộ phận chức năng hoặc các cấp quản lý trung gian trong bộ máy quản trị doanh nghiệp.

o Nhiệm vụ: Đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung.

o Các chức danh của nhà quản trị viên cấp trung gian: Trưởng phòng, phó phòng, trưởng ban, phó ban, quản đốc phân xưởng, phó quản đốc phân xưởng…

Nhà quản trị trong doanh nghiệp là những người làm việc trong các doanh nghiệp, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm về những kết quả hoạt động của họ. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính, vật chất, và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp

Bài 1: Tổng quan về kỹ năng quản trị

TXQTKD16_Bai1_v1.0014112210 5

QUẢN TRỊ CẤP CƠ SỞ

Trưởng phòng, Quản đốc, Cửa hàng trưởng...Đưa ra các quyết định chiến thuật để thựchiện kế hoạch và chính sách của tổ chức.

QUẢN TRỊ CẤP CAO

Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc ...Xây dựng chiến lược, kế hoạch hành động &phát triển của tổ chức.

QUẢN TRỊ CẤP

TRUNG GIAN

Tổ trưởng, Nhóm trưởng, trưởng ca ...Hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển côngnhân trong công việc hàng ngày.

Người thừa hành

Nhà quản trị viên cấp cơ sở

Là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống tổ chức của doanh nghiệp.

o Nhiệm vụ: Đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn điều khiển các công nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hang ngày nhằm thực hiện mục tiêu chung.

o Các chức danh của nhà quản trị viên cấp trung gian: Tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng các tổ bán hàng, đốc công, trưởng ca…

1.2. Vai trò của quản trị

Mintzberg đã đưa ra 10 vai trò thể hiện 10 hoạt động của nhà quản trị. Trong đó mỗi hoạt động được giải thích ít nhất trên góc độ một vai trò, mặc dù nhiều hoạt động liên quan đến nhiều vai trò khác nhau. Các vai trò quản trị áp dụng cho bất kỳ nhà quản trị nào nhưng tầm quan trọng có thể khác biệt tùy theo kiểu người quản lý, lĩnh vực quản lý. Vai trò chủ yếu quy định bởi tính chất của vị trí quản trị tuy nhiên thường có sự khác biệt trong cách hiểu và thực hiện vai trò của từng nhà quản trị. Trong 10 vai trò, Mintzberg đưa ra có 3 vai trò liên quan đến hành vi giao tiếp, 3 vai trò liên quan đến hành vi xử lý thông tin và 4 vai trò liên quan đến hành vi quyết định của nhà quản trị. Các vai trò này chia thành 3 nhóm:

Nhóm vai trò quan hệ với con người

Nhà quản trị trong doanh nghiệp luôn phải giao tiếp với cấp trên và cấp dưới, đều phải giải quyết các mối quan hệ giữa con người với con người trong nội bộ doanh

Bài 1: Tổng quan về kỹ năng quản trị

6 TXQTKD16_Bai1_v1.0014112210

nghiệp cũng như bên ngoài doanh nghiệp. Trong hoạt động giao tiếp, nhà quản trị có những vai trò sau:

o Vai trò đại diện: Nhà quản trị đại diện cho công ty và những người dưới quyền trong doanh nghiệp. Với cương vị là một trong những người đứng đầu trong bộ máy quyền lực của tổ chức, nhà quản trị phải có nghĩa vụ thực hiện một số nhiệm vụ có tính chất ngoại giao và pháp lý như ký kết hợp đồng, văn bản, chủ trì một số cuộc họp và các sự kiện lễ nghi, tham dự, chủ trì và đón khách. Nhà quản trị phải tham gia vào các hoạt động này mặc dù chúng không liên quan nhiều đến công tác quản lý.

o Vai trò lãnh đạo: Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên cấp dưới, tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, khích lệ nhân viên. Với vai trò người lãnh đạo, nhà quản trị chịu trách nhiệm về việc thực hiện chức năng trong đơn vị mình như một thể thống nhất nhằm đạt được mục tiêu chung. Vì vậy phải định hướng cho cấp dưới, tạo điều kiện thuận lợi cho họ làm việc. Một số hoạt động quản trị liên quan trực tiếp đến vai trò này bao gồm tuyển dụng, đào tạo, chỉ đạo, khen thưởng, phê bình, bổ nhiệm, sa thải...

o Vai trò liên lạc: Quan hệ với người khác để hoàn thành công việc được giao cho đơn vị của họ. Với vai trò của người liên lạc, bao gồm hành vi thiết lập và duy trì mạng lưới các mối quan hệ với các cá nhân và tổ chức bên ngoài, xây dựng mối quan hệ mới, duy trì liên lạc, tạo cơ hội và lợi ích cho cả đôi bên.

Nhóm vai trò thông tin

Nhà quản trị ở các cấp đều là những trung tâm thông tin, có nhiệm vụ tiếp nhận, truyền đạt và quản trị hệ thống thông tin quản trị của doanh nghiệp. Thông tin quản trị là tài sản của doanh nghiệp, do vậy quản trị thông tin cũng là một vai trò quan trọng của nhà quản trị. Vai trò thông tin của các nhà quản trị cụ thể là:

o Vai trò thu thập và tiếp nhận thông tin: Nhà quản trị có nhiệm vụ thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để thu thập những tin tức, sự kiện có ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp. Với vai trò là người theo dõi, nhà quản trị phải liên tục tìm kiếm những thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để vừa thực hiện vai trò là người truyền đạt cho cấp dưới, vừa đóng vai trò là người phát ngôn cho người ngoài tổ chức. Hầu hết các thông tin được phân tích để phát hiện vấn đề và cơ hội, để hiểu rõ các biến cố bên ngoài và các quá trình nội bộ trong tiểu đơn vị của tổ chức.

o Vai trò phổ biến, truyền đạt thông tin: Nhà quản trị phổ biến cho mọi người có liên quan tiếp xúc các thông tin cần thiết đối với công việc của họ. Trước hết, nhà quản trị phải đóng vai trò là người truyền đạt, vì nhà quản trị có thể tiếp cận nguồn thông tin mà cấp dưới không thể và không có điều kiện tiếp cận. Việc thể hiện thông tin thể hiện rõ vai trò của nhà quản trị như một trung tâm đầu não của tổ chức. Vai trò truyền đạt hoạt động theo hai cách: (1) Nhà quản trị truyền đạt những thông tin tiếp nhận được từ bên ngoài đến các thành viên trong nội bộ tổ chức, những người có thể sử dụng được những thông tin này;

Bài 1: Tổng quan về kỹ năng quản trị

TXQTKD16_Bai1_v1.0014112210 7

(2) Nhà quản trị truyền đạt những thông tin từ cấp trên đến cấp thấp hơn hoặc đến các thành viên khác trong tổ chức, những người có thể sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhất.

o Vai trò cung cấp, phát ngôn thông tin: Nhà quản trị thay mặt doanh nghiệp để đưa tin tức ra bên ngoài với mục đích cụ thể có lợi cho doanh nghiệp. Trong vai trò là người phát ngôn, nhà quản trị cũng có nghĩa vụ truyền đạt thông tin cho những người ngoài hiểu về những vấn đề như kế hoạch, chính sách, kết quả hoạt động, nhà quản trị cấp dưới báo cáo lên cấp trên. Mỗi quản trị viên này phải đóng vai trò là người vận động hành lang khi tiếp xúc với cấp trên hoặc bên ngoài tổ chức.

Nhóm vai trò quyết định

Đặc trưng của nghề quản trị là ra quyết định. Sản phẩm của nhà quản trị là những quyết định và các giải pháp giải quyết những vấn đề đặt ra trong sản xuất kinh doanh. Vai trò quyết định của nhà quản trị được thể hiện cụ thể:

o Vai trò doanh nhân: Vai trò này thể hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của doanh nghiệp như việc áp dụng công nghệ mới hay điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng. Với vai trò là doanh nhân, nhà quản trị phải hành động như một người khởi xướng và nhà thiết kế của những chương trình thay đổi để tận dụng các cơ hội cải thiện tình hình. Hay với vai trò là doanh nhân, nhà quản trị phải là người luôn ở điểm xuất phát của mọi sự thay đổi, cải tiến, khai thác cơ hội mới.

o Vai trò giải quyết vấn đề: Nhà quản trị cần ứng phó với những tình huống bất ngờ làm xáo trộn hoạt động bình thường của doanh nghiệp nhằm đưa doanh nghiệp sớm trở lại ổn định. Với vai trò là người giải quyết rắc rối, nhà quản trị phải giải quyết các khủng hoảng bất ngờ xảy ra mà không thể làm ngơ, có các hoạt động kịp thời khi phải đối mặt với những biến cố bất ngờ gây ra những khủng hoảng, những khó khăn không lường trước được và phải dành ưu tiên giải quyết trước bất kỳ vấn đền nào khác.

o Vai trò phân bổ tài nguyên: Phân bổ tài nguyên hợp lý giúp đạt hiệu quả cao. Các tài nguyên bao gồm con người, tiền bạc, thời gian, quyền hạn, trang bị hay vật liệu. Với vai trò này, nhà quản trị phải biết dùng thẩm quyền của mình để phân bổ các nguồn lực như tiền, nhân sự, nguyên liệu, thiết bị, cơ sở vật chất và các dịch vụ. Thông qua đó nhà quản trị có thể duy trì quyền kiểm soát đối với việc xây dựng chiến lược và thực hiện phối hợp và kết nối các hoạt động của cấp dưới nhằm mục tiêu chiến lược.

o Vai trò đàm phán: Nhà quản trị thay mặt doanh nghiệp để thương thuyết với những đơn vị khác cũng như với bên ngoài. Với vai trò này, nhà quản trị với thẩm quyền của mình thể hiện sự đại diện cho tổ chức thương lượng, đàm phán, ký kết các hợp đồng tùy theo các lĩnh vực của nhà quản trị. Với vai trò này, nhà quản trị như là một chuyên gia trong lĩnh vực ngoại giao trong các cuộc tiếp xúc với các các đối tác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung.

Bài 1: Tổng quan về kỹ năng quản trị

8 TXQTKD16_Bai1_v1.0014112210

Ngày nay, trong bối cảnh của một xã hội tiên tiến, khoa học kỹ thuật phát triển vượt bậc, các nhà quản trị vẫn hội đủ mười vai trò như Mintzberg đã đưa ra trong nghiên cứu của mình. Nó là cơ sở để xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các nhà quản trị ở từng cấp.

Mục tiêu chung của nhà quản trị là duy trì và thúc đẩy hoạt động kinh doanh nhằm đảm bảo sự tồn tại và vận hành của toàn bộ doanh nghiệp, hướng vào thực hiện mục tiêu nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tựu chung lại, các vai trò của nhà quản trị một lần nữa cho thấy các hoạt động mà nhà quản trị phải làm đó là: Hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra.

1.3. Kỹ năng quản trị

Khái niệm kỹ năng quản trị được phát triển từ khái niệm về kỹ năng. Kỹ năng là năng lực hay khả năng chuyên biệt của một cá nhân về một hoặc nhiều khía cạnh nào đó được sử dụng để giải quyết tình huống hay công việc nào đó phát sinh trong cuộc sống hay trong công việc.

Kỹ năng bao gồm những khả năng, kinh nghiệm, kỹ xảo và mức độ thành thạo trong việc thực hiện một công việc nhất định, trong điều kiện và hoàn cảnh nhất định.

Quản trị là quá trình làm việc cùng với và thông qua các cá nhân, các nhóm và các nguồn lực khác. Quản trị được thử thách và đánh giá qua việc đạt được các mục tiêu thông qua sự tổ chức và thực hiện các kỹ năng khác nhau. Để các công việc được hoàn thành có hiệu quả, đòi hỏi người thực hiện công việc phải có những kỹ năng tương ứng với yêu cầu của công việc đó. Trong quản trị cũng vậy, để hoàn thành tốt các chức năng quản trị, đòi hỏi nhà quản trị phải có các kỹ năng quản trị cơ bản ở mức độ nhất định đảm bảo thực hiện tốt những công việc đảm nhận. Trước tiên, nhà quản trị phải có một vốn kiến thức nhất định về lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp, các hệ thống luật và thuế trong kinh doanh, về marketing, tài chính doanh nghiệp, dây chuyền, công nghệ sản xuất… Đây là yêu cầu tiên quyết vì nó gắn liền với hiệu quả của quá trình ra quyết định. Và để trở thành nhà quản trị tài năng thì cần phải có những kỹ năng quản trị cần thiết.

Kỹ năng quản trị là những khả năng, kinh nghiệm, kỹ xảo và mức độ thành thạo trong việc thực hiện công việc trong các lĩnh vực, chức năng quản trị doanh nghiệp, trong điều kiện và hoàn cảnh nhất định.

Kỹ năng cần có của nhà quản trị có thể được phân nhóm theo nhiều cách tiếp cận khác nhau. Theo Robert L. Katz thì kỹ năng quản trị được xem xét trên quan điểm hành động có hiệu quả trong những điều kiện khác nhau. Giả định rằng, nhà quản trị là người định hướng các hoạt động những người khác và chịu trách nhiệm đạt được những mục tiêu thông qua những cố gắng của doanh nghiệp. Với giả định đó thì nhà quản trị thành công phải dựa trên ba nhóm kỹ năng quản trị cơ bản. Đó là: Kỹ năng chuyên môn, Kỹ năng nhân sự, Kỹ năng tư duy. Tầm quan trọng tương đối của ba kỹ năng này sẽ thay đổi tùy theo cấp quản trị, vị trí và mức độ trách nhiệm điều hành của các nhà quản trị trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp căn cứ vào yêu cầu về kỹ năng quản trị để lựa chọn và đào tạo và đề bạt các nhà quản trị.

Kỹ năng quản trị là những khả năng, kinh nghiệm, kỹ xảo và mức độ thành thạo trong việc thực hiện công việc trong các lĩnh vực, chức năng quản trị doanh nghiệp, trong điều kiện và hoàn cảnh nhất định.

Bài 1: Tổng quan về kỹ năng quản trị

TXQTKD16_Bai1_v1.0014112210 9

Kỹ năng chuyên môn (technical skills)

Kỹ năng chuyên môn là những khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể. Nói cách khác là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị, bao hàm sự hiểu biết và thành thạo về một loại hình hoạt động đặc biệt, nhất là loại hình hoạt động có liên quan đến phương pháp, các chu trình, các thủ tục hay các kỹ thuật của lĩnh vực, chức năng của nhà quản trị đang đảm nhận.

Trong số ba kỹ năng được mô tả, kỹ năng chuyên môn là quen thuộc nhất bởi vì nó cụ thể nhất. Chúng ta có thể dễ dàng mường tượng những kỹ năng chuyên môn của bác sỹ phẫu thuật, nghệ sỹ dương cầm, nhạc sỹ, nhân viên kế toán, hay giáo viên…Trong thời đại chuyên môn hóa ngày nay, kỹ năng này là kỹ năng được đòi hỏi nhiều nhất. Hầu hết các chương trình hướng nghiệp và đào tạo vừa học vừa làm chủ yếu quan tâm đến việc phát triển kỹ năng chuyên môn này vì nó gắn cụ thể với lĩnh vực quản trị và nghề cụ thể của họ.

Kỹ năng nhân sự (human skills)

Kỹ năng nhân sự là khả năng cùng làm việc, động viên, điều khiển con người và tập thể trong doanh nghiệp, dù những người đó là thuộc cấp, đồng nghiệp ngang hàng hay cấp trên. Kỹ năng nhân sự là khả năng của nhà quản trị có thể điều hành một cách có hiệu quả với tư cách là một thành viên của nhóm và động viên cố gắng hợp tác trong nhóm mà nhà quản trị phụ trách hay lãnh đạo. Nếu kỹ năng chuyên môn trước hết đề cập đến chuyện làm việc với “ các đồ vật” (các chu trình hay các đối tượng vật chất) thì kỹ năng nhân sự trước hết đề cập đến làm việc với con người.

Kỹ năng này được thể hiện qua hành vi và cách ứng xử của nhà quản trị trong giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp ngang cấp và cấp dưới. Nhà quản trị có kỹ năng nhân sự phát triển cao là người có đủ nhạy cảm đối với nhu cầu và động cơ của người khác trong doanh nghiệp đến mức anh ta có thể đánh giá những phản ứng có thể và những hậu quả trước những hành động khác nhau mà anh ta có thể làm. Với sự nhạy cảm như vậy nhà quản trị có khả năng và mong muốn hành động theo cách nào đó nhưng luôn tính đến nhận thức và thái độ của những người khác nhằm thực hiện tốt những mục tiêu của doanh nghiệp.

Kỹ năng tư duy (conceptional skills)

Kỹ năng tư duy là khả năng tư duy hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa các vấn đề một cách logic,… Đây là một kỹ năng rất khó và đặc biệt hiểu rõ mức độ phức tạp của môi trường và biết cách giảm thiểu sự phức tạp đó xuống một mức có thể đối phó được. Kỹ năng này là khả năng bao quát doanh nghiệp như một tổng thể, nó bao gồm việc thừa nhận các bộ phận khác nhau của tổ chức phụ thuộc lẫn nhau như thế nào và những thay đổi trong một bộ phận bất kỳ ảnh hưởng đến tất cả những bộ phận khác ra sao. Vì thế, sự thành công của bất cứ quyết định nào đều phụ thuộc vào kỹ năng tư duy của những người đưa ra quyết định và những người

Bài 1: Tổng quan về kỹ năng quản trị

10 TXQTKD16_Bai1_v1.0014112210

biến quyết định thành hành động. Không chỉ có việc phối hợp một cách có hiệu quả các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp mà toàn bộ đường hướng và sắc thái doanh nghiệp, toàn bộ tính chất phản ứng của doanh nghiệp và quyết định “bản sắc của doanh nghiệp” đều phụ thuộc vào kỹ năng tư duy của nhà quản trị.

Mối quan hệ giữa ba cấp quản trị và nhà quản trị

Trên thực tế, các kỹ năng này có liên quan mật thiết với nhau đến mức khó phân định rạch ròi từng kỹ năng một. Tất cả ba kỹ năng trên đều cần thiết đối với các nhà quản trị ở từng cấp quản trị, song tầm quan trọng tương đối của kỹ năng chuyên môn, kỹ năng nhân sự, và kỹ năng tư duy cũng thay đổi tùy theo vai trò, trách nhiệm và vị trí khác nhau của nhà quản trị trong một doanh nghiệp. Tại các cấp thấp hơn, kỹ năng chuyên môn là yếu tố tạo ra nhiều điểm ưu việt của công nghiệp hiện đại. Vì vậy, kỹ năng chuyên môn có tầm quan trọng lớn hơn ở cấp quản trị viên cơ sở. Khi nhà quản trị ở những vị trí cấp cao hơn thì nhu cầu về kỹ năng chuyên môn trở nên ít quản trị hơn trong khi kỹ năng tư duy thì thì ngược lại ngày càng quan trọng hơn.

Cấp quản trị càng cao thì kỹ năng chuyên môn càng giảm dần tầm quan trọng, kỹ năng tư duy càng cần phải cao hơn. Cấp quản trị càng thấp thì càng đòi hỏi phải có kỹ năng chuyên môn giỏi vì nhà quản trị phải gắn liền với công việc mang tính chuyên môn nghiệp vụ. Kỹ năng nhân sự thì lại rất cần thiết đối với nhà quản trị ở tất cả các cấp, vì nhà quản trị nào cũng phải làm việc với con người, phải giao tiếp và xử lý các công việc liên quan đến con người

Tại tất cả các cấp quản trị, đều đòi hỏi phải có một trình độ nào đó về ba kỹ năng nói trên. Nhận thức rõ ràng về những kỹ năng này và về những phương pháp đánh giá trình độ của các nhà quản trị về mỗi loại kỹ năng sẽ là công cụ hiệu quả cho những nhà quản trị cấp cao nhất, không chỉ để đánh giá cán bộ mà còn để lựa chọn, đào tạo, và đề bạt các cán bộ quản trị ở tất cả các cấp trong doanh nghiệp, nhằm xây dựng lực lượng đội ngũ nhà quản trị kinh doanh có năng lực trình độ và kỹ năng giỏi mang tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Bài 1: Tổng quan về kỹ năng quản trị

TXQTKD16_Bai1_v1.0014112210 11

Tóm lược cuối bài

Nhà quản trị là những người làm việc trong các doanh nghiệp, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát con người, tài chính và các nguồn lực khác một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Đội ngũ nhà quản trị đóng vai trò đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Sự vững mạnh của lực lượng nhà quản trị trong doanh nghiệp là nguồn lực, tài sản vô hình quý giá của các doanh nghiệp trong thời đại hiện nay. Do đó, để trở thành những nhà quản trị giỏi mang tính chuyên nghiệp, cần phải có các kỹ năng quản trị giỏi.

Bài 1: Tổng quan về kỹ năng quản trị

12 TXQTKD16_Bai1_v1.0014112210

Câu hỏi ôn tập

Các hỏi đúng/sai? Tại sao?

1. Quản đốc phân xưởng đòi hỏi phải có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt.

2. Yêu cầu đòi hỏi về kỹ năng giải ra quyết định và lập kế hoạch đối với các nhà quản trị ở các cấp khác nhau.

3. Kinh doanh ngày nay đòi hỏi nhà quản trị cần có kỹ năng giỏi và mang tính chuyên nghiệp.

4. Đối với giám đôc doanh nghiệp, kỹ năng chuyên môn là quan trọng nhất.

5. Kỹ năng nhân sự chỉ quan trọng với các quản trị viên cấp cao.

6. Tùy theo cấp bậc của nhà quản trị doanh nghiệp, mức quan trọng của mỗi loại kỹ năng quản trị cũng khác nhau.

7. Các kỹ năng quản trị không thể dạy được mà chỉ có thể tiếp thu được qua kinh nghiệm.

8. Muốn có kỹ năng quản trị giỏi phải được thử thách trên thương trường kinh doanh.

9. Quản đốc phân xưởng đòi hỏi phải có kỹ năng tư duy tốt và không cần kỹ năng nhân sự.

10. Yêu cầu về các loại kỹ năng quản trị của nhà quản trị ở các cấp trong doanh nghiệp như nhau.

11. Quản trị là làm việc và thực hiện mục tiêu của mình thông qua người khác.

12. Có ý kiến cho rằng: “Cờ đến tay ai người ý phất” và ai cũng có thể làm giám đốc giỏi được.

Bài 1: Tổng quan về kỹ năng quản trị

TXQTKD16_Bai1_v1.0014112210 13

Câu hỏi tự luận

1. Phân tích vai trò của nhà quản trị theo quan điểm của Mintzberg và lấy ví dụ minh họa?

2. Phân tích mối quan hệ giữa cấp quản trị và kỹ năng quản trị? Lấy ví dụ cụ thể minh họa.

Bài 1: Tổng quan về kỹ năng quản trị

14 TXQTKD16_Bai1_v1.0014112210

Bài tập tình huống Tâm sự của anh Huy

Ông Tân tuyển dụng một trợ lý mới, anh Huy, để đảm nhận một số công việc cải tiến tổ chức của công ty – một doanh nghiệp đã phát triển từ một văn phòng chỉ với 5 nhân viên thành một công ty lên tới 100 nhân viên; là một công ty thương mại cổ phần xuất và nhập khẩu rất nhiều loại mặt hang. Văn phòng chính của công ty đặt ở thành phố Hà nội. Ngoài ra còn có 6 chi nhánh khác đặt ở miền Nam va các nước Đông Âu và Đài Loan.

Trở về nước sau khi tốt nghiệp QTKD của một trường đại học nước ngoài, Huy đã làm việc tại bộ phận Marketing của một công ty lớn. Ông Tân đã có ấn tượng rất tốt đẹp về người thanh niên này và đã mời anh về làm việc cho công ty với quy định anh sẽ báo cáo trực tiếp với ông. Công việc của Huy đươc giao là tìm hiểu về công ty và đưa ra một số biện pháp nhằm cải tổ bởi công ty đã phát triển tốt trong những năm qua song không phải mọi quyết định của công ty đều đã hoàn hảo. Chẳng hạn, hệ thống lương bổng chưa được tiêu chuẩn hóa, mức độ phân quyền trong việc ra quyết định chưa rõ ràng. Yếu điểm này đã bộc lộ khi một số quản trị viên đưa ra nhiều quyết định mà không hề báo cáo với ông Tân.

Huy đã bắt đầu công việc của mình với tất cả lòng nhiệt tình. Tuy nhiên, anh ta nghiệm thấy có sự chống đối từ nhiều chi nhánh. Không ai hợp tác và cũng không ai tỏ ra thân thiện với anh.

Huy nhận ra rằng anh chỉ có thể yêu cầu cung cấp một số thông tin nào đó mà không thể đọc trực tiếp những gì anh muốn thu thập tìm hiểu. Huy quyết định phải học cách tìm hiểu công ty và tìm ra các thực hiện nhiệm vụ của mình.

Câu hỏi thảo luận:

1. Bạn hãy gợi ý cho Huy nên làm gì để giải quyết tình huống này?

2. Theo bạn, Huy cần có những kỹ năng gì để thực hiện công việc này?

3. Bạn hãy đưa ra lời khuyên cho Huy và ông Tân?