BHG1-Nota Bengkel Pemfailan 5S Slot2-ASDC
-
Upload
amanina-arifin -
Category
Documents
-
view
51 -
download
4
Transcript of BHG1-Nota Bengkel Pemfailan 5S Slot2-ASDC
Mengapa perlu ada sistem Mengapa perlu ada sistem failfail
Proses pengkelasan, penyusunan, Proses pengkelasan, penyusunan, penyimpanan, pengawalan fail secara penyimpanan, pengawalan fail secara sistematik untuk tujuan memudahkan sistematik untuk tujuan memudahkan pengesanan apabila diperlukan.pengesanan apabila diperlukan.
embemb
Faedah Sistem Fail Yang Faedah Sistem Fail Yang BaikBaik
Sistem fail yang baik akan membolehkan Sistem fail yang baik akan membolehkan pengesanan dan pengeluaran fail dengan pengesanan dan pengeluaran fail dengan segera. Dengan pengeluaran fail segera, segera. Dengan pengeluaran fail segera, sesuatu maklumat dapat diperolehi dengan sesuatu maklumat dapat diperolehi dengan cepat serta tindakan dapat diambil dengan cepat serta tindakan dapat diambil dengan segera. segera. Keadaan ini dapat meningkatkan Keadaan ini dapat meningkatkan kecekapan pentadbiran serta memberi kecekapan pentadbiran serta memberi kepuasan kepuasan kepada pelanggan (luar dan dalam).kepada pelanggan (luar dan dalam).
embemb
Pengurusan FailPengurusan Fail
Buka failBuka fail
Tutup failTutup fail
Susunan fail Susunan fail
Pegerakan failPegerakan fail
embemb
Buka failBuka fail
Rujuk kategori/kod dalam buku/manual Rujuk kategori/kod dalam buku/manual kod fail organisasikod fail organisasi
Labelkan mengikut kategori/kod pada fail Labelkan mengikut kategori/kod pada fail dimuka hadapan dan ditulang faildimuka hadapan dan ditulang fail
Labelkan juga menggunakan nombor yang Labelkan juga menggunakan nombor yang lebih kecillebih kecil
embemb
Contoh fail yang dibukaContoh fail yang dibuka
embemb
Nombor rujukan fail dan perkara dilabelkan di muka hadapan dan tulang fail
A.L4.1
Nombor dan abjad digunakan untuk menentukan tempat fail disimpan
embemb
Contoh fail yang dibukaContoh fail yang dibuka
Nombor/bilangan kandungan dilekatkan sedikit terkeluar daripada surat/dokumen
Contoh fail yang dibukaContoh fail yang dibuka
embemb
Nombor rujukan fail dan perkara dilabelkan di muka hadapan dan tulang fail
Nombor dan abjad digunakan untuk menentukan tempat fail disimpan
embemb
Tutup failTutup fail
Tutup fail apabila ia mencapai 100 Tutup fail apabila ia mencapai 100 kandungan atau setebal 2.5cm (mana-kandungan atau setebal 2.5cm (mana-mana terdahulu)mana terdahulu)
Fail yang ditutup perlulah dipalang Fail yang ditutup perlulah dipalang menggunakan dakwat merah dan ditulis menggunakan dakwat merah dan ditulis ‘DITUTUP – JILID 2 DIBUKA’‘DITUTUP – JILID 2 DIBUKA’
Fail yang telah ditutup bolehlah disimpan Fail yang telah ditutup bolehlah disimpan di rak fail lain.di rak fail lain.
Susunan FailSusunan Fail
Teknik 1: Nombor/AbjadTeknik 1: Nombor/Abjad
Teknik 2: Visual – warnaTeknik 2: Visual – warna
- corak- corak
embemb
Rak dinomborkan untuk memudahkan/mencepat
kan carian fail
Contoh susunan fail di rak
embemb
Keterangan mengenai fail diletakkan ditepi rak