©

bestbrains

12. oktober 2012

Styr Gennem Kaos Sven Bertelsen

www.bertelsen.org

1

©

Shigeo Shingo

I Vesten tror alle at det drejer sig om

Know How

Men i virkeligheden drejer det sig om

Know Why!

2

© 3

Kaos

•  ’I begyndelsen var kaos’ –  Men Gud skabte orden

•  Derfor er vi rationelle –  Vi tror på Newton og alle dem der:

•  Gallilei, Kepler, Kopernincus, …

•  Verden er som et urværk –  Forstår man delene –  Kender man også helheden.

© 4

Det passer bare ikke! Verden er nemlig Kompleks

Og dermed er den Kaotisk og Uforudseelig

Og det gælder også projekter!

© 5

Simpelt, Kompliceret, Komplekst

•  Simpelt –  Enkelt at gøre –  Let at gentage, når det er gjort én gang

•  At bage en kage

•  Kompliceret –  Svært at gøre –  Let at gentage, når det én gang er gjort

•  Sende en mand til månen •  Komplekst

–  Svært at gøre –  Svært at gentage

•  At opdrage et barn.

© 6

Komplekse Systemer

•  Består af Agenter og Relationer –  Alle forskellige –  Alle lige vigtige

•  Evner at forandre sig –  over tid eller spontant – faseskift

•  Uforudseelige –  I hvert fald i et længere perspektiv

Altså potentielt kaotiske

© 7

Og hva’ så?

•  Og hva’ så? –  Vi klarer os jo meget godt.

•  Eller gør vi? •  Det ved vi vel kun hvis vi sammenligner

–  Fx med hvor godt vi kunne klare os •  Hvis vi mestrede navigation i kaos.

© 8

Så gode er vi til at bygge (Huse, skibe …)

30%

5%

19%7%

6%

21%

12%

Montage

Transport

Klargøring

Samtale

Gå

Vente

Borte

© 9

Hvad er det?

CTWIPTP /=

©

TP = WIP/CT

•  Throughput –  Det vi leverer og

som vi tjener på •  = Work in Progress

–  Det vi har gang i •  /Cycle Time

–  Den tid det tager os at producere en enhed

10

© 11

Javist – Men hvordan?

•  Nu kender vi kursen –  Så nu drejer det sig blot om ’hvordan’

•  Svaret er kortere cycle time –  Altså øget fart

•  Tempoet skal op –  Spildet skal ned

•  Eliminere unødige opgaver •  Reducere buffere

–  Uden at vi snubler i vores kaos •  Vi skal alle sammen følges ad

–  Og holde takten.

© 12

Vi taler om ’Opgavernes Parade’

© 13

Alle skal gå i takt

© 14

Flow og pålidelighed

•  Skal vi øge throughput –  Skal vi reducere cycle time

•  Opgaverne skal løses tættere på hinanden –  Mindre slæk – buffere - i tidsplanen –  Og mindre spild i arbejdsprocessen

•  Det kræver mere pålideligt flow –  Ikke kun af foregående arbejder, –  Men flow af alle forudsætninger

•  Udstyr, folk, information …

•  Ellers snubler vi.

© 15

Vores misforståelse

•  Vi tror når noget står i planen –  Så sker det også

•  Men det gør det bare ikke –  Hvis vi ikke selv tager hånd om det.

© 16

Planer

•  Planer er forudsigelser - spådomme –  Altså behæftet med usikkerhed

•  Men alligevel tror vi på dem –  Og overraskes når de ikke holder

•  Som de aldrig gør i praksis

Hvorfor?

© 17

Something

Something else

Something more

And even more

Then this

Then that

Something different

And quite a task

And even more

Finally

Plus a bit more

En plan viser en række opgaver

?

?

© 18

7 strømme mod en sund aktivitet

Plads

Mandskab Materiel

Information Materialer

Følgende arbejder Foregående arbejder Aktivitet

© 19

’Shit happes’

•  Hver strøm har sin usikkerhed –  Der sker altid noget uventet

•  Med kompleksitet må vi regne med at:

Sandsynligheden for at der sker noget usandsynligt er meget stor,

Fordi der er så meget usandsynligt, der kan ske!

© 20

Nu nærmer vi os løsningen

•  Når problemet er –  Upålideligt flow –  I alle syv strømme

•  Skal vi øge pålideligheden –  Arbejde tættere –  Undgå spild –  Og levere hurtigere

•  Med et bedre resultat.

© 21

Hvordan?

•  Svaret hedder Last Planner™ –  Udviklet i byggeriet, men virker generelt

•  Det er en simpel projektstyring –  Ingen nye programmer, intet nyt udstyr

•  Blot sund fornuft og samtale –  Samt det vi alligevel har

•  Men det er svært at indføre, –  Fordi det er så enkelt falder mange for fristelsen

til ikke at forstå det •  Og så virker det ikke.

©

Fem Regler

•  Erkend at projektet er komplekst –  Kaos kan – og vil sikkert opstå

•  Hold en kort tidhorisont i den operative planlægning –  Men lang i den strategiske

•  Sæt fokus på grænsefladerne –  Hand Overs

•  Sørg for alle forudsætningerne –  I tide

•  Skab samarbejde –  Og deleger ansvaret. 22

© 23

Last Planner

•  En metode til at sikre bedre flow i kaos –  En ny forståelse af projektstyring

•  Tre enkle ’planer’ –  Hver med sit konkrete formål

•  Og en stadig forbedring af processen

© 24

De 3 + 1 elementer

•  Procesplanen –  Hvad der bør ske

•  Periodeplanen –  Hvad der kan ske

•  Ugeplanen –  Hvad der vil ske

•  PPU –  Hvad kan gøres bedre?

© 25

Procesplanen - Strategien

•  Aftalen om hvad der bør ske •  Laves af konduktørerne i fællesskab

–  Med proceslederen som koordinator •  Aftalen om den bedste byggeproces

–  Og om hensigtsmæssige grænseflader •  Laves ved starten af hver fase, dvs enten

–  Hele byggefasen –  Frem til lukket råhus samt færdiggørelsen

•  Ændres kun hvis der sker store ændringer i projektet.

© 26

Periodeplanen - Logistikken

•  Laves hver uge –  For de kommende ca. fem uger –  Af konduktørerne i samarbejde

•  Aftalen om hvem der sørger for, at den enkelte opgave bliver sund –  Klar ansvarsfordeling

•  Aftalen om hvad der kan ske.

© 27

Ugeplanen – Operationerne

•  Laves hver uge –  for den næste uge –  Af sjakkene i samarbejde

•  Aftalen om hvad der vil ske –  Kun med sunde opgaver

•  Ser også på den følgende uge –  For at sikre sunde opgaver

•  Proceslederen koordinerer, –  Men det er sjakkenes indbyrdes aftale.

© 28

PPU

•  Procent af det Planlagte, der blev Udført •  Opgøres alle steder, hvor der er regelmæssige

aftaler –  Periodeplanen –  Ugeplanen –  Møder med klienten

Antal færdige aktiviteter / alle aktiviteter * 100

•  Årsagerne til svigt undersøges –  Og fjernes –  Straks – mens projektet stadig kører!

© 29

Samarbejde

•  Last Planner bygger på samarbejde –  ’Partnering’ nedefra –  Og samarbejdet er nøglen til at det virker

•  Og der kan gøres meget for samarbejdet, –  Meget mere end I gør i dag

I har sikkert selv mange idéer.

© 30

Det var så det

•  Virker det? –  Ja, i byggeri og i skibsbygning – Og sikkert også i IT

•  Endnu er det nyt – Men meget tyder på det

•  Så hvorfor ikke gå hjem og prøve? Mulighederne er meget store!

©

Og kig så lige her!

31

Hvor lang tid tager et projekt?

• 13 måneder fra byggestart • 21 måneder fra projektstart • En måned før tiden • Under budgettet

Hvordan?

© 32

Gå til myrerne og bliv vis

•  Op til 9 meter –  Som oftest 3 meter

•  Svarende til 1.500 m. hos os mennesker –  Eller 600 etager

•  Og uden projektledelse!

© 33

Hvordan bærer de sig ad?

•  Vi taler om et socialt system –  Som hos os

•  Men det organiserer sig selv –  Uden ledelse

•  Da de blev skabt var der tre regler: –  Styrk pålideligheden hos det enkelte individ –  Deleger beslutningerne –  Skab samarbejde

•  Og det virker hos myrerne •  Men hvordan hos os?

© 34

Der er penge i skidtet

•  Der ligger mange penge i det her –  Flere end de fleste tror

•  Men ledelsen i de fleste projektvirksomheder ved det bare ikke.

© 35

Opfattelse af Produktion

•  Effektivt flow er nøglen til profit –  Little’s law:

Throughput = Work in Progress/CycleTime