BESLUT OM GALLRING FÖR - Stockholm · Avser gruppbilder och individuella fotografier av...

Stadsarkivet Arkivmyndighetens beslut

2015:23

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 1 (23)

2015-07-09

Informationsförsörjning och utveckling

Stockholms stadsarkiv

Informationsförsörjning och utveckling

Kungsklippan 6

Box 22063

10422 Stockholm

Telefon 0850828300

Fax 0850828301

[email protected]

www.stockholm.se/stadsarkivet

BESLUT OM GALLRING FÖR STADSDELSNÄMNDERNA I STOCKHOLMS STAD

Nämnd

Stadsdelsnämnderna i Stockholms stad

Beslutets omfattning

Arkivmyndigheten beslutar enligt 6 kap. 2 § arkivregler för

Stockholms stad (Kfs 2007:26) att följande handlingar ska gallras

med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp i bilagan till

detta beslut. Beslutet gäller retroaktivt.

Stadsarkivets gallringsbeslut SSA 1998:04, 2004:02, 2004:10,

2004:11, 2005:19, 2006:16, 2007:11, 2009:02, 2009:04, 2009:11,

2009:20, 2010:05, 2011:16, 2012:17 och 2014:07 upphör att gälla i

och med detta beslut.

Datum för beslut

Stockholm den 9 juli 2015

På Kulturnämndens vägnar

Lennart Ploom

Stadsarkivarie

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 2 (23)

Bilaga 1

Verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp

Process

Handlingstyp

Gallring

Kommentar

1.1. Styra och planera 1.1.1. Fatta

verksamhetsbeslut

Föredragningslistor till nämndens

sammanträden

Vid

inaktualitet

Föredragningslistor till sociala

delegationen

Vid

inaktualitet

1.1.2. Organisera och

fördela arbete och

ansvar

Delegation av arbetsuppgifter enligt

hälso- och sjukvårdslagen (HSL)

10 år

1.1.4. Samverka med

personal

Protokoll och minnesanteckningar

från samverkansorganisationen

Avser protokoll och

minnesanteckningar från

- Förvaltningsgrupp (FG)

- Samverkansgrupp (SG)

- Lokal samverkansgrupp (LSG)

- Arbetsplatsträff (APT)

Bevaras, se

kommentar

Undantag: Protokoll eller

minnesanteckningar som inte

dokumenterar beslut eller som inte

innehåller information som på

längre sikt är av värde för

verksamheten kan gallras vid

inaktualitet.

1.1.6. Ta fram planer

och styrdokument

Budgetunderlag 2 år

Protokoll/

minnesanteckningar från

verksamhetsmöten

Vid

inaktualitet

Under förutsättning att

handlingarna inte dokumenterar

viktiga beslut

1.2. Följa upp och utveckla verksamheten 1.2.6. Bedriva projekt Minnesanteckningar i projekt som

inte dokumenterar utveckling eller

beslut

Vid

inaktualitet

Bilder/fotografier i projekt Bevaras i

urval, se

kommentar

Ett urval av c:a 10 st. bilder/

fotografier per projekt bevaras.

Resterande gallras vid inaktualitet

Kopior av projekthandlingar från

projekt andra nämnder eller bolag i

Stockholms stad har haft ansvar för

projektet

2 år

1.3. Tillsyn

1.3.1. Bedriva tillsyn av

försäljning av folköl,

tobak och

nikotinläkemedel,

Process 1: Hantera

anmälningar av

försäljning

Avser:

- Inkommen anmälan

- Registerutdrag från infotorg

- Registreringsbevis

- Postens mottagningskvitto

- Faktura/kopia på faktura till

försäljningsstället

- Uppgifter om försäljningsställe

och utförda insatser i OL2

5 år efter att

försäljnings-

stället har

upphört

Undantag: Uppdatering av

kontaktuppgifter i OL2 kan gallras

vid inaktualitet

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 3 (23)

Process 2: Genomföra

tillsyn Utskrift över objekt i tillsynsomgång När tillsynen

är genomförd

och

registrerad

Handlingar och uppgifter i ärenden

som inte leder till åtgärd

Avser

- Blanketter och information till

handlarna

- Tillsynsprotokoll

- Uppgifter om utförda insatser i

OL2

5 år efter att

försäljnings-

stället har

upphört

Övrigt Listor och sammanställningar som

stadsdelsnämnderna själva kan ta

fram i uppföljningsdelen av OL2

Vid

inaktualitet

Undantag: Sammanställningar

som utgör del av ärende bevaras

tillsammans med ärendet

1.6. Information/kommunikation 1.6.2. Hantera intern

information/

kommunikation

Undervisningsmaterial (internt)

- Presentationer

- Sammanställningar

- Kompendier

Vid

inaktualitet

Undantag: Undervisningsmaterial

som ingår i projekt bevaras

Fotografier tillhörande ett

gallringsbart ärende

Vid samma

tidpunkt som

övriga

handlingar i

ärendet

Fotografier

- Som valts ut från utförarenhet

(högst 10 per år)

- Som valts ut från verksamhet

(högst 10 per år)

- Som valts ut inom ett projekt

(högst 10 per projekt)

Bevaras i

urval, se

kommentar

Restererande fotografier gallras

vid inaktualitet

1.6.3. Ta emot

information

Enklare förfrågningar som lett till

svar av kort, informativ karaktär

Vid

inaktualitet

Följebrev/missiv som inte tillfört

någon information i ärendet

Vid

inaktualitet

Verksamhetsområde 2. Verksamhetsstöd

Process

Handlingstyp

Gallring

Kommentar

2.1. Ekonomi

2.1.2. Hantera

statsbidrag och

projektmedel

Rekvisitioner av statsbidrag för att

finansiera arbetsmarknadspolitiska

stödformer, med underlag

10 år

Avisering av utbetalt belopp 10 år

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 4 (23)

2.2. Inköp, upphandling och teckna avtal 2.2.1. Göra inköp och

teckna avtal

Handlingar rörande leasingbilar

Avser

- Avtal

- Körjournaler

- Försäkringshandlingar

10 år efter att

avtalet har

upphört att

gälla

2.3. Personal 2.3.2. Anställa Anställningsavtal och

tjänstgöringsuppgifter för vissa

timanställda

10 år Användes inom

stadsdelsförvaltningarna mellan

1997-2009

2.3.4. Hantera

arbetsrättsliga frågor

Förhandlingsframställningar 2 år

2.4. Säkerhetsfrågor 2.4.3. Hantera IT-

säkerhet

Ansökan om IT-behörighet 10 år efter att

de har

upphört

2.4.4. Hantera

störningar, allvarliga

eller extraordinära

händelser

Riskbedömning/handlingsplan vid

möten med klienter, verksamhet

social omsorg

5 år

2.4.6. Hantera

polisanmälningar

Polisanmälningar inom

socialtjänsten som inte ger upphov

till ärende enligt SoL

5 år efter

beslut att inte

vidta någon

åtgärd

Inte ger upphov till ärende enligt

SoL

Se 6.1.1.

2.5. IT och telefoni 2.5.1. Hantera IT Licensavtal 10 år efter att

avtalet har

upphört att

gälla

Elektroniska spår från Internet Vid

inaktualitet

Granskningsloggar i nätverk och/

eller databaser som dokumenterar

tillgång till information rörande

ekonomiska transaktioner

10 år

Granskningsloggar i sociala register Gallras enligt

socialtjänst-

lagen och

lagen om stöd

och service

för vissa

funktions-

hindrade

Utskrivna granskningsloggar på

papper från systemet Vodok och

motsvarande kommande systems

journaler (HSL) som dokumenterar

behörigheter och åtkomst till

patientuppgifter

10 år

Undantag: om uppgifter i loggen

leder till åtgärd skall utskrivna

granskningsloggar på papper från

systemet Vodok (och kommande

efterföljare) journaler (HSL) med

dessa uppgifter bevaras

tillsammans med det ärende som

då bildas.

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 5 (23)

Övriga granskningsloggar Vid

inaktualitet

Avtal om lån av datorutrustning och

programvara

10 år efter att

avtalet har

upphört att

gälla

Användes 1997-2009.

2.5.2. Hantera telefoni Licensavtal 10 år efter att

avtalet har

upphört att

gälla

Interna telefonkatalogen Vid

inaktualitet

Om telefonen trycks på papper

bevaras ett exemplar årligen.

2.6. Lokaler 2.6.1. Teckna och säga

upp avtal

Hyresavtal 10 år efter att

avtalet har

upphört att

gälla

Undantag: Hyresavtal som ingår i

personakt enligt socialtjänstlagen

gallras enligt särskild rutin-

beskrivning

2.6.2. Bygga ut och

strukturera om

Dokumentation om ombyggnationer,

t.ex. offerter och projektplaner

10 år efter att

lokalen slutat

användas

2.6.3. Förvalta Hyresavier 2 år Under förutsättning att

hyresavierna ersatts med EDI-

faktura som bevaras i tio år

Felanmälningar som rör drift och

underhåll av lokaler

2 år

2.6.4. Hantera

besiktningar

Checklista för besiktning av

lägenheter och lokaler

Vid årets slut Undantag: Checklistor som tillför

sakuppgift gallras efter 10 år.

Minnesanteckningar rörande

lägenheters och lokalers skick

Vid årets slut Undantag: Minnesanteckningar

som tillför sakuppgift gallras efter

10 år

Besiktningsprotokoll lägenheter och

lokaler

3år efter

hyresgästens

avflyttning

2.7. Tillagnings/mottagningskök 2.7.1. Planera och

förbereda måltider

Handlingar rörande måltider hos

enheter med egen tillagning av

måltider: Avser bl.a.

- Matsedlar

- Recept

- Intyg om särskild kost

Vid

inaktualitet

Urvalsbevarande:

4 stycken matsedlar per år och

enhet bevaras.

2.7.2. Hantera

egenkontroll av

livsmedel

Handlingar rörande egenkontroll av

livsmedel. Avser bl.a.

- Åtgärdsjournaler

- Checklistor (olika typer)

- Prov och testresultat

1 år

2.8. Allmän handling och arkiv 2.8.1. Hantera post Fullmakter för öppnande av

personadresserad post

När

anställningen

upphör

Journaler och sändningskvitton för

fax och e-post

2 månader

Kvitton för rekommenderad post 10 år

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 6 (23)

Verksamhetsområde 4. Förskola

Process

Handlingstyp

Gallring

Kommentar 4.1. Hantera plats i

förskola

Handlingar i ärenden om tilldelning

av plats i förskola eller

familjedaghem. Avser bl.a.

- Ansökningar om plats eller

ändring av plats

- Placeringserbjudande

- Svar på placeringserbjudande/

Ja/Nej-tackblankett

2 år

Inkomstuppgifter 10 år

Överenskommelse om vistelsetid

Avser

- Information om hel- eller deltid

- Avtal

10 år Undantag: Den sista

inkomstblanketten gallras 2 år efter

att placeringen upphört.

Längre frånvaro från förskolan

Avser

- Ansökan

- Beslut

2 år

Avtal om förskoleplats i annan

kommun

10 år Undantag: Avtal som rör barn som

är kvar på förskola efter att de har

flyttat till annan kommun (högst 2

månader) gallras 1 år efter

verksamhetsårets utgång.

Handlingar rörande uppsägning av

plats i förskola från förälders sida

10 år efter att

placeringen

upphört

Personalscheman som redovisar

personaltäthet, öppettider m.m.

2 år

Begäran om avsteg från

6-timmarsregeln Avser

- Ansökan

- Beslut

10 år

Närvarojournaler/ dagjournaler/

närvarolistor rörande barnen

3 år

Intyg om barns frånvaro

Avser kopia på handling som skickas

till Försäkringskassan

Vid

inaktualitet,

dock tidigast

vid årets slut

Kölistor Avser t.ex.

- Kö till förvaltningens förskolor

- Kö till respektive förskola

- Kö till garantiplats

- Kö till deltidsplats

Vid

inaktualitet,

dock tidigast

vid årets slut

4.2. Hantera

förskoleavgift

Obetalda barnomsorgsavgifter

Avser bl.a. påminnelsebrev från

förvaltningen

10 år

4.3. Dokumentera

verksamhet

Pedagogisk dokumentation om

enskilda barn Avser t.ex.

Barnets pärm/portfolio

Lämnas till

föräldrarna

när barnet

slutar

förskolan

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 7 (23)

Planeringskalender/

årshjul/aktivitetslista

Vid

inaktualitet,

dock tidigast

vid årets slut

Barnkort Avser

- Kontaktuppgifter till anhöriga

- Uppgifter om vaccinationer

- Uppgift om modersmål

Året efter att

barnet slutat

förskolan

Föräldraenkäter 2 år

Handlingar från utvecklingssamtal

Avser

- Minnesanteckningar

- Överenskommelser

Lämnas till

föräldrarna

när barnet

slutar

förskolan

Undantag: Handlingar från

utvecklingssamtal som är mycket

kortfattade och rutinmässiga och

som bedöms sakna betydelse för

skolans fortsatta arbete kan gallras

vid inaktualitet, dock tidigast vid

årets slut.

Fotografier, videofilmer, teckningar

m.m.

Avser fortlöpande dokumentation

som görs vid förskolan av

pedagogerna

Lämnas till

barnet eller

gallras vid

inaktualitet,

dock tidigast

vid årets slut

Undantag: Ett årligt urval ska

bevaras tillsammans med uppgifter

om datum, eventuell

utställning/tema m.m.

OBS! Fotografier och filmer får

inte lämnas till barnet utan

samtycke från de andras barns

vårdnadshavare om det är fler

barn på bilden (Enligt juridiska

avdelningens/SLK meddelande).

Samtycket skall bevaras.

Fotografier på barngruppen

Avser gruppbilder och individuella

fotografier av professionell fotograf

Bevaras Undantag: Individuella fotografier

gallras vid inaktualitet, dock

tidigast vid årets slut, om

gruppbilder bevaras tillsammans

med uppgifter om namn på barnen

och avdelningen samt tidpunkt för

fotografering.

Anteckningar från konsultationer,

handledning av personal och

barngrupps-/klassrumsobservation

10 år efter

sista kontakt

Handlingar rörande interkulturellt

arbete

Avser bl.a.

- Ansökningar

- Beslut

- Förteckningar

3 år efter att

barnet slutat

på förskolan

Undantag: Förteckningar över

barn och språk bevaras.

4.4. Hantera ärenden om

barn i behov av särskilt

stöd

Talpedagogens handlingar

Avser bl.a.

- Minnesanteckningar

- Utredningar

- Handlingar från

utlåningsverksamhet

Bevaras

Undantag: Om handlingarna inte

ingår i ett barn behov av särskilt

stödärende skall handlingarna

gallras 2 år efter sista kontakt.

4.5. Handlägga ärenden

om vårdnadsbidrag

Utbetalningsunderlag till

vårdnadsbidrag

10 år

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 8 (23)

Verksamhetsområde 5. Fritid och kultur

Process

Handlingstyp

Gallring

Kommentar 5.1. Bedriva verksamhet

i fritidsgårdar och

parklekar

Fritidsgårdarnas handlingar

- Planeringsunderlag

2 år

Parklekarnas handlingar


2 år

5.2. Kulturverksamhet Handlingar rörande stadsdels-

nämndens kulturverksamhet för barn

och ungdomar (t. ex. sommar- och

sportlovsprogram)

Avser


2 år

- Rapporter från genomförda

aktiviteter

Efter att

verksamhets-

berättelse för

året färdig-

ställts

5.3. Hantera ärenden om

kollo

Handlingar rörande stadsdels-

nämndens kolloverksamhet

Avser bl.a.

- Ansökningar med bilagor

- Placeringslistor från

kolloentreprenörer

- Information om placering

- Återbud till kolloplats

- Dataregister med information om

barn, vårdnadshavare, plats,

period, avgift m.m.

2 år Under förutsättning att fakturan

innehåller tillräcklig information

för revisionens behov.

Undantag: En förteckning över

vilka barn som sökt och uppgifter

om och var barnen har placerats

bevaras årligen tillsammans med

kollokatalogen.

Verksamhetsområde 6. Individ- och familjeomsorg

Process

Handlingstyp

Gallring

Kommentar

6.1. Övergripande 6.1.1. Ta ställning till

om utredning ska

inledas

Anmälningar inom socialtjänsten

som inte har lett till något ärende

Avser bl.a.

- Anmälningar från allmänhet

- Polisanmälningar, LOB

- Rapporter från störningsjouren

- Elskulder

- Hyresskulder m.m.

5 år

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 9 (23)

Diarier över anmälningar inom

socialtjänsten som inte har lett till

något ärende

5 år Gäller ej uppgifter som registrerats

i stadsdelsnämndens huvuddiarium

6.1.5. Göra

avstämningar på

utbetalningar m.m.

Avstämningslistor från

Paraplysystemet/slutlig

utanordningslista/-journal för

ersättningar

10 år Avser försörjningsstöd/ekonomiskt

bistånd och arvoden till kontakt-

personer/familjehem/

kontaktfamiljer

6.2.4. Bedriva

fältverksamhet och

drogförebyggande

arbete

Fältassistenternas handlingar

- Dagboksanteckningar

När

uppföljning

av verk-

samhetsåret

avslutats

Fältassistenternas handlingar

- Planeringsunderlag för aktiviteter

När

aktiviteter

genomförts

och följts upp

Preventionssamordnarnas handlingar

- Dagboksanteckningar

När

uppföljning

av verk-

samhetsåret

avslutats

Preventionssamordnarnas handlingar

- Planeringsunderlag för aktiviteter

När

aktiviteter

genomförts

och följts upp

6.3. Familjerätt 6.3.4. Genomföra

samarbetssamtal

Handlingar rörande frivilliga

samarbetssamtal

Avser bl.a.

- Önskemål/anmälan

- Register över sökande

- Sammanställningar som rör

administration om mötestider,

tjänstemän som tar emot sökande

m.m.

Vid

inaktualitet

Under förutsättning att information

samlats in för att upprätta statistik

över samarbetssamtalen.

- Minnesanteckningar från samtal Vid

inaktualitet

6.4. Vuxenärenden 6.4.1. Utreda

vuxenärenden

- Utgiftsverifikationer Avser bl. a.

- Högkostnadskort där läkarbesök

och dess kostnader redovisas

- Kontoutdrag som tjänar som

utgiftsverifikation t. ex. styrker

betald hyra

- Utdrag från internetbank eller e-

postkonto som utgör utgifts-

verifikation

- Kvitto eller avi för kostnad för

hyra, hemförsäkring, fack-

föreningsavgift, el, barnomsorg

- Kvitto på utgifter för läkemedel,

arbetsresa, akut tandvård,

glasögon, utlägg för hjälpmedel,

möbler och husgeråd

2 år efter

stadsdels-

nämndens

beslut i

ärende till

vilket

handlingarna

utgjort

underlag

Förutsättning för gallring är att:

- Uppgifter om handling och dess

sakinnehåll har dokumenterats i

det systemstöd som används

- Ärendet inte är föremål för

utredning eller process om

felaktig utbetalning, återkrav av

bidrag enligt socialtjänstlagen

eller misstänkt bidragsbrott

- Stadsdelsnämndens beslut har

vunnit laga kraft och därmed

inte har överklagats till

förvaltningsrätten

Vid utredning, process eller

överklagan enligt ovan ska utgifts-

verifikationer och handlingar som

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 10 (23)

- Handlingar som styrker arbets-

och bostadssökande Avser bl.a.

Ifylld blankett, utdrag från e-

postregister eller från Arbets-

förmedlingens (AF:s) system,

handskriven lista eller sådan som

skrevs i ordbehandlingsprogram

Ansökan och meritförteckning eller

svar från arbetsgivare/fastighets- och

bostadsbolag. Kan t.ex. vara brev/

e-brev eller utdrag från e-post-

register.

- Närvarorapport/-lista t.ex. från

Jobbtorg eller utbildning.

Jobbplan upprättad av Jobbtorg.

AF:s besökskort och

handlingsplan.

styrker arbets- och/eller

bostadssökande gallras 2 år efter

beslut av stadsdelsnämnd till vilket

handlingarna utgjort underlag,

under förutsättning att:

- Slutlig dom vunnit laga kraft

eller utredning eller ärende har

avslutats.

Gallringsbeslutet innefattar även

utgiftsverifikationer och

handlingar som styrker arbets- och/

eller bostadssökande i

forskningsurvalets akter.

Utgiftsverifikationer som rör

nödvändig uppehållande tandvård

undantas från gallring.

Övriga handlingar gallras enligt

SoL.

6.4.2. Hantera egna

medel

Handlingar i ärenden om egna

medel, Avser bl.a.

- Räkningar

- Kvitton

- Beslut

10 år

6.5. Socialpsykiatri 6.5.1. Utreda ärenden

inom socialpsykiatrin

- Utgiftsverifikationer


och bostadssökande

2 år efter

stadsdels-

nämndens

beslut i

ärende till

vilket

handlingarna

utgjort

underlag








bidrag enligt socialtjänst-lagen






Vid utredning, process eller över-

klagan enligt ovan ska utgifts-









avslutats.




Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 11 (23)






Exempel på utgiftsverifikationer

och handlingar som styrker arbets-

och/eller bostadssökande, se

process 6.4.1.


SoL.

Förteckningar/listor över utfärdade

tandvårdsstödsintyg

5 år Avser förteckningar/listor

utfärdade t.o.m. 2009.

6.5.2. Ge rehabilitering,

sysselsättning,

arbetsträning, utbildning



och bostadssökande

2 år efter

stadsdels-

nämndens

beslut i

ärende till

vilket

handlingarna

utgjort

underlag
























avslutats.












process 6.4.1.

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 12 (23)


SoL.

6.6. Utreda

försörjningsstöd/

ekonomiskt bistånd



och bostadssökande

2 år efter

stadsdels-

nämndens

beslut i

ärende till

vilket

handlingarna

utgjort

underlag










- stadsdelsnämndens beslut har














avslutats.












process 6.4.1.


SoL.

6.7. Flyktingmottagande 6.7.2. Utreda

introduktionsersättning

Handlingar i ärenden om

introduktionsersättning, enligt lagen

om introduktionsersättning till

flyktingar (LIF), Avser:

- Kallelser och brev till klienter av

ringa och/eller rutinmässig

karaktär

- Kontoutdrag och andra

bankhandlingar som tillhör

klienten

10 år

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 13 (23)

- Personbevis, folkbok-

föringsbevis, skattsedel,

deklarationshandlingar etc.

- Räkningar/kvitton från t.ex.

läkare, medicin, köavgift (t.ex.

bostad), flytt, barnomsorg etc.

- Lönespecifikationer, A-kassakort,

utbetalningar från A-kassa eller

Försäkringskassa

- Aviseringar till/från annan

stadsdelsförvaltning eller

kommun i form av fax om

uppgifterna finns på annat håll i

akten

- Beslut om bostadsbidrag,

underhållsstöd, barnbidrag m.m.

från Försäkringskassan

- Kopior hyreskontrakt

- Kopior hyresavier

- Dagliga utskrifter (ur

Paraplyssystemet) av

avstämningslistor

6.8. Utreda

dödsboärenden

Dödsboutredningar

Avser bl. a.

- Dödsboanmälan (kopia)

- Dödsfallsintyg (original)

- Bouppteckningsintyg (original)

- Utredning om eventuell

dödsboanmälan (original)

- Boutredningshandlingar såsom

fullmakter, kvitton och räknings-

kopior (original, kopia)

- Släktutredning, boutredning

(original)

10 år

- Protokollsutdrag boutredning

(kopia)

- Delegationslista dödsboanmälan

(kopia)

- Övriga handlingar i boutrednings-

ärenden, exempelvis beslut om

huruvida dödsboanmälan ska ske

eller inte (original, kopia)

2 år

6.9. Ge budget- och

skuldrådgivning

Handlingar i ärenden om budget-

och skuldrådgivning fram till

utgången av år 2012, Avser

- Kreditupplysningar

- Underlagsmaterial

- Tillfälliga noteringar som inte

tillfört ärendet sakuppgift

Vid

inaktualitet

Systemet HEP

(Hushållsekonomiskt program)

användes fram till utgången av

2012. Socialförvaltningen hade

arkivansvar för systemet.


konsumentrådgivning Avser bl.a.

- Förfrågningar med bilagor

- Svar

1 år Förutsättning för gallring är att

årlig statistik över ärenden

sammanställs.

6.10. Hantera frågor om

arbetsmarknadsåtgärder

Individuella handlingar för person i

en arbetsmarknadspolitisk stödform i

stadsdelsförvaltningens regi men där

personen inte varit anställd av

stadsdelsförvaltningen

2 år efter att

insatsen

avslutats

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 14 (23)

Rekvisitioner av statsbidrag för att

finansiera arbetsmarknadspolitiska

stödformer, med underlag

10 år

Avisering av utbetalt belopp 10 år

Verksamhetsområde 7. Äldreomsorg

Process

Handlingstyp

Gallring

Kommentar


om utredning ska

inledas



Avser bl.a.




- Elskulder

- Hyresskulder m.m.

5 år

Diarier över anmälningar inom

socialtjänsten som inte har lett till

något ärende

5 år Gäller ej uppgifter som registrerats

i stadsdelsnämndens

huvuddiarium.

7.1.3. Handlägga

avgifter/ersättningar

Avstämningslistor från Paraply-

systemet/slutlig utanordningslista/-

journal för ersättningar

10 år

7.2. Hemtjänst m.m. 7.2.1. Utreda hemtjänst Handlingar ingår i personakt, se

7.5.1

7.2.2. Utreda ledsagning Handlingar ingår i personakt, se

7.5.1.

7.2.4. Utreda

hemvårdsbidrag

Handlingar ingår i personakt, se

7.5.1.

Avstämningslistor från Paraply-

systemet/slutlig utanordningslista/

– journal för ersättningar

10 år Avser hemvårdsbidrag.

7.2.5. Utreda avlösning Handlingar ingår i personakt, se

7.5.1.

7.3. Särskilda boendeformer 7.3.1. Utreda plats i

servicehus


7.5.1.

7.3.2. Utreda plats i

vård- och

omsorgsboende


7.5.1.

7.4. Aktivering 7.4.1. Utreda

dagverksamhet


7.5.1.

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 15 (23)

7.5. Omvårdnad och drift 7.5.1. Dokumentera

service, tillsyn och

omvårdnad

Handlingar i ärenden enligt

socialtjänstlagen (SoL) inom

äldreomsorgen

Följande handlingar kan gallras ur

samtliga ärenden:


SoL.

- Ärendeblad vid larm 2 år efter

journal-

anteckning

- Personbevis 2 år

- Kopia av tandvårdsstödsintyg

- Vårdplaneringsfax

- Meddelanden om in- och

utskrivning från vårdhem m.m.

Efter journal-

anteckning

- Korrespondens av ringa och/eller

av rutinmässig karaktär

- Räkningskopior

- Kvitterad beställning från

utförarenhet

- Utskrifter ur Paraplysystemet som

skrivits ut som inmatningskontroll

- Kopior av handlingar på

utförarenheter

Vid

inaktualitet

- Mottagningsbevis

- Kopior av hyreskontrakt och

besiktningsprotokoll m.m.

- Tandvårdsbedömningar/

munhälsobedömningar

- Avvisade erbjudanden om

servicehusboende

När ärendet

avslutas

- Fullmakter Vid leverans

till Stads-

arkivet

Handlingar i ärenden rörande

kommunalt bostadsbidrag för

personer med funktionsnedsättning

(KBH) för tiden före 2002, Avser

- Beslut

2 år efter

avslutat

ärende

- Ansökan 10 år efter

avslutat

ärende

Utdatalistor från Paraplysystemet

- Bokföringslistor, Avser t.ex.

- Fakturaunderlag till privata

utförare

- Sammanställningar för

interndebitering



för revisionens behov, annars efter

10 år.

Utdatalistor från Paraplysystemet

- Gallringslistor

Efter

genomförd

leverans

Beställningar, Avser

- Beställning till kvälls- och

nattpatrull

- Beställning av matlådor

2 år eller efter

inmatning i

Paraply-

systemet

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 16 (23)

Ärendeblad från Trygghetsjouren

vid larm

Avser individuell rapport upprättad

av Trygghetsjouren vid insats

2 år efter att

relevant

information

dokumen-

terats genom

journal-

anteckning i

personakten

Städkvittenser

Avser kvitto som pensionären

undertecknat efter städning

2 år

Kundprofiler till entreprenörer för

livsmedelsleveranser m.m.

När tjänsten

upphör

- Rapporter från kvälls- och

nattpatruller

- Rapporter om utförd omsorg från

personal (tid)

Avser listor som utgör underlag för

interndebitering. Innehåller bl.a.

uppgifter om totaltidsregistrering.

2 år

Uppgifter i förteckningar över

inskrivna/boende/personal/ anhöriga

Avser

- Förteckningar

- Registerkort

- Telefon- och adresslistor

- Hyresgästlistor

Vid

inaktualitet

Heminstruktörens handlingar

Avser

- Kontakt- och besöksrapporter

- Rehabiliterings-/handlingsplaner

- Uppföljningsdokumentation

- Underlag till statistik

2 år efter

avslut


rapportering vid behov har gjorts i

omvårdnadsjournalen.





7.5.2. Dokumentera

hälso- och sjukvård





7.5.3. Hantera boendes

privata medel

Handlingar i ärenden rörande privata

medel, Avser

- Inlämningskvitton

- Kassablad/bokföringsblad

- Lösblad med vidhäftade

kassakvitton

- Utlämningskvitton

- Överenskommelser med

brukare/god man/anhörig

10 år

Förteckningar över personer med

kvitteringsrätt

10 år efter att

bekräftelsen

blivit

inaktuell

7.5.4. Hantera

hyreskontrakt

Handlingar om förmedling av

boenden

Avser handlingar som uppkommer i

samband med köhantering

2 år efter

bekräftelse

eller avslag

Undantag: Fax till och från

boenden gallras vid inaktualitet.

Gallringsfrist för bekräftelse,

tilldelningsbeslut, avvisade

erbjudanden - se gallringsfrist för

handlingar i socialtjänstakten

(process 7.5.1.).

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 17 (23)

7.5.5. Hantera larm Statistik över larmningar

Avser lista från larmcentralen

2 år

Kundlista

Avser månadslista från larmcentralen

med uppgifter om vilka som har

larm samt vilka tekniska uppdrag

som har utförts

10 år Utgör specifikation till

larmcentralens faktura.

Meddelande om installerade och

avslutade larm

Avser lista från larmcentralen som

kommer 2 gånger i veckan med

nyinstallerade och avslutade larm

När journal-

anteckning

gjorts i

personakten

om installerat

eller avslutat

larm

Larmjournal R42


kommer 2 ggr i veckan med alla

larmningar i stadsdelen

2 år

Registreringar från internt

larmsystem

Avser datafiler och utskrifter av

registrerade larmningar hos enheter

med lokalt system för larmhantering

2 år

7.5.6. Hantera nycklar Förteckningar över nycklar som

personalen har kvitterat ut och

lämnat tillbaka

2 år

Handlingar rörande nycklar som

brukarna/ anhöriga har lämnat in och

kvitterat ut, Avser



2 år efter att

nyckeln har

lämnats

tillbaka till

brukare/

anhörig/värd

Verksamhetsområde 8. Stöd och service till personer med funktionsnedsättning

Process

Handlingstyp

Gallring

Kommentar


om utredning ska

inledas



Avser bl.a.




- Elskulder

- Hyresskulder m.m.

5 år

Diarier över anmälningar som inte

har lett till något ärende

5 år

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 18 (23)

8.1.3. Utreda

familjehem,

kontaktpersoner och

kontaktfamiljer

(lämplighetsutredning)


8.9.1.

8.1.4. Handlägga

avgifter/ersättningar

Handlingar rörande avstämning av

assistansersättning enligt social-

försäkringsbalken (51 kap)

Avser

- Utbetalningsbesked från

försäkringskassan

- Kopior på beslut, avtal,

räkningar m.m.

- Interna översiktslistor

- Interna avstämningslistor

2 år

Avstämningslistor från

Paraplysystemet/slutlig

utanordningslista/-journal för

ersättningar

10 år Avser habiliteringsstöd,



(KBH) och hemvårdsbidrag.

8.2. Hemtjänst m.m.

8.2.1. Utreda hemtjänst Handlingar ingår i personakt, se

8.9.1.

8.2.2. Utreda

trygghetslarm


8.9.1.

8.2.3. Utreda hemtjänst i

assistansliknande form


8.9.1.

8.2.4. Utreda

avlösarservice

(barn i hemmet)


8.9.1.

8.2.5. Utreda

ledsagarservice


8.9.1.

8.2.6. Utreda

kontaktpersoner


8.9.1.

8.2.7. Utreda

boendestöd


8.9.1.

8.2.8. Utreda daglig

verksamhet och

dagverksamhet


8.9.1.

8.2.9. Utreda

hemvårdsbidrag


8.9.1.

8.3. Personlig assistans 8.3.1. Utreda personlig

assistans


8.9.1.

8.3.2. Utreda kostnader

för personlig assistans


8.9.1.

8.4. Dagverksamhet och daglig verksamhet 8.4.1. Utreda daglig

verksamhet


8.9.1.

8.4.2. Utreda tillsyn för

barn över 12 år


8.9.1.

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 19 (23)

8.5. Barnboende 8.5.1. Utreda bostad

med särskild service


8.9.1.

8.5.2. Utreda placering i

familjehem

(och på institution)


8.9.1.

8.5.3. Utreda korttids-

vistelse/korttidsboende


8.9.1.

8.6. Vuxenboende

8.6.1. Utreda bostad

med särskild service

(boende med särskild

service för vuxna eller

annan särskilt anpassad

bostad)


8.9.1.

8.6.2. Utreda plats i

sjukhem (särskilt

boende med heldygns-

omsorg)


8.9.1.

8.6.3. Utreda korttids-

vistelse/korttidsboende


8.9.1.

8.6.4. Utreda hem för

vård och boende/HVB


8.9.1.

8.7. Färdtjänst 8.7.1. Utreda färdtjänst Handlingar i ärenden om färdtjänst

Avser kopior av

- Ansökan

- Läkarintyg

- Utredning

1 år

8.7.2. Utreda

riksfärdtjänst


riksfärdtjänst

Avser

- Ansökningar med bilagor

- Läkarintyg

- Utredningar

- Beslut

- Beställning

5 år efter

avslutat

ärende

8.8. Utreda kommunalt

bostadstillägg till

handikappade


8.9.1.

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 20 (23)

8.9. Drift och omvårdnad 8.9.1. Dokumentera stöd

och service Handlingar i ärenden enligt lagen

om stöd och service till vissa

funktionshindrade (LSS)

Följande handlingar gallras ur

samtliga ärenden


LSS.

- Kopia på tandvårdsstödsintyg


- In- och utskrivningsbesked

Efter journal-

anteckning

- Korrespondens av ringa eller

tillfällig betydelse

- Räkningskopior


utförarenhet



Vid

inaktualitet

- Mottagningsbevis





- Fullmakter

När ärendet

avslutas

- Personbevis 2 år

Handlingar i ärenden enligt

socialtjänstlagen (SoL) inom

området personer med

funktionsnedsättning

Följande handlingar gallras ur

samtliga ärenden


SoL.

- Ärendeblad vid larmning 2 år efter

journal-

anteckning

- Personbevis 2 år

- Kopia av tandvårdsstödsintyg


- Meddelanden om in- och

utskrivning från vårdhem m.m.

Efter journal-

anteckning

- Korrespondens av ringa och/eller

av rutinmässig karaktär

- Räkningskopior


utförarenhet



- Kopior av handlingar på

utförarenheter

Vid

inaktualitet

- Mottagningsbevis





- Avvisade erbjudanden om

servicehusboende

När ärendet

avslutas

- Fullmakter Vid leverans

till Stads-

arkivet

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 21 (23)

Handlingar i ärenden rörande



(KBH) för tiden före 2002, Avser

- Beslut

2 år efter

avslutat

ärende

- Ansökan 10 år efter

avslutat

ärende

Utdatalistor från Paraplysystemet,

- Bokföringslistor, Avser t. ex.

- Fakturaunderlag till privata

utförare

- Sammanställningar för

interndebitering



för revisionens behov, annars efter

10 år.

Utdatalistor från Paraplysystemet,

- Gallringslistor

Efter

genomförd

leverans

Beställningar

Avser

- Beställning till kvälls- och

nattpatrull

- Beställning av matlådor

2 år eller efter

inmatning i

Paraply-

systemet

Städkvittenser

Avser kvitto som pensionären

undertecknat efter städning

2 år

Kundprofiler till entreprenörer för

livsmedelsleveranser m.m.

När tjänsten

upphör

- Rapporter från kvälls- och

nattpatruller

- Rapporter om utförd omsorg från

personal (tid)

Avser listor som utgör underlag för

interndebitering. Innehåller bl.a.

uppgifter om totaltidsregistrering.

2 år

Uppgifter i förteckningar över

inskrivna/boende/personal/anhöriga

Avser

- Förteckningar

- Registerkort

- Telefon- och adresslistor

- Hyresgästlistor

Vid

inaktualitet

Heminstruktörens handlingar

Avser

- Kontakt- och besöksrapporter

- Rehabiliterings-/handlingsplaner

- Uppföljningsdokumentation

- Underlag till statistik

2 år efter

avslut


rapportering vid behov har gjorts i

omvårdnadsjournalen.





8.9.2. Dokumentera

hälso- och sjukvård





Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 22 (23)

8.9.3. Hantera

hyreskontrakt

Handlingar om förmedling av

boenden

Avser handlingar som uppkommer i

samband med köhantering

2 år efter

bekräftelse

eller avslag

Undantag: Fax till och från

boenden gallras vid inaktualitet.

Gallringsfrist för bekräftelse,

tilldelningsbeslut, avvisade

erbjudanden - se gallringsfrist för

handlingar i socialtjänstakten

(process 8.9.1.).

8.9.4. Hantera boendes

privata medel

Handlingar i ärenden rörande privata

medel, Avser


- Kassablad/bokföringsblad

- Lösblad med vidhäftade

kassakvitton


- Överenskommelser med brukare/

god man/anhörig

10 år

Förteckningar över personer med

kvitteringsrätt

10 år efter att

förteckningen

blivit

inaktuell

8.9.5 Hantera larm Statistik över larmningar

Avser lista från larmcentralen

2 år

Kundlista

Avser månadslista från larmcentralen

med uppgifter om vilka som har

larm samt vilka tekniska uppdrag

som har utförts

10 år Utgör specifikation till larm-

centralens faktura.

Meddelande om installerade och

avslutade larm


kommer 2 gånger i veckan med

nyinstallerade och avslutade larm

När journal-

anteckning

gjorts i

personakten

om installerat

eller avslutat

larm

Larmjournal R42


kommer 2 gånger i veckan med alla

larmningar i stadsdelen

2 år

Registreringar från internt

larmsystem

Avser datafiler och utskrifter av

registrerade larmningar hos enheter

med lokalt system för larmhantering

2 år

Ärendeblad från Trygghetsjouren

vid larm

Avser individuell rapport upprättad

av Trygghetsjouren vid insats

2 år efter att

relevant

information

dokumen-

terats genom

journal-

anteckning i

personakten

Beslut

DNR 5.1.2-9038/2015

Sida 23 (23)

8.9.6. Hantera nycklar Förteckningar över nycklar som

personalen har kvitterat ut och

lämnat tillbaka

2 år

Handlingar rörande nycklar som

brukarna/anhöriga har lämnat in och

kvitterat ut, Avser



2 år efter att

nyckeln har

lämnats

tillbaka till

brukare/

anhörig/

värd

BESLUT OM GALLRING FÖR - Stockholm · Avser gruppbilder och individuella fotografier av...

Documents

Transcript of BESLUT OM GALLRING FÖR - Stockholm · Avser gruppbilder och individuella fotografier av...