Beskrivende dokument - Sorøsoroe.dk/media/1961841/Beskrivende-Dokument-v16.pdf · 2018. 2. 1. ·...

Beskrivende dokument

Version 1.6

1. februar 2018

Side 2

INDHOLDSFORTEGNELSE

Indledning ............................................................................................... 4

1. Særligt om prækvalifikation ........................................................... 6

2. Dialogmaterialet ............................................................................. 7

3. Den udbudte kontrakts omfang....................................................... 8

4. Ordregivers forhold ........................................................................ 8

4.1 Den juridiske person ............................................................... 8

4.2 Kontaktperson ......................................................................... 9

4.3 Organisation i dialogfase og tilbudsfasen ............................... 9

4.3.1 Rådgiverne ........................................................................ 10

5. Tilbudsgivers forhold ................................................................... 10

5.1 Prækvalificerede virksomheder/konsortier ........................... 10

6. Udbudsprocessen .......................................................................... 11

6.1 Beskrivelse af udbudsprocessen ........................................... 11

6.2 Tidsplan for udbudsprocessen .............................................. 11

6.3 Annullation ........................................................................... 12

7. Spørgsmål til dialog- og udbudsmaterialet ................................... 12

8. Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave ............................ 13

8.1 Formål med udbud ................................................................ 13

8.2 Dialogtema vedrørende opgaveløsningen............................. 13

9. Rammebetingelser for Sorø Kommune ........................................ 15

9.1 Lyspunkterne og elforsyningen ............................................ 15

9.2 Forventet anlægsøkonomi..................................................... 15

9.3 Forventet driftsøkonomi ....................................................... 15

10. Dialogfasen ............................................................................... 15

10.1 1. Dialogmøde ...................................................................... 17

10.1.1 Formål............................................................................. 17

10.1.2 Dagsorden ....................................................................... 17

10.1.3 Forberedelse ................................................................... 18

10.2 2. Dialogmøde ...................................................................... 18

10.2.1 Formål............................................................................. 18

10.2.2 Dagsorden ....................................................................... 18

Side 3

10.2.3 Forberedelse ................................................................... 19

10.3 Afslutning på dialogfasen ..................................................... 20

11. Tilbudsfasen ............................................................................. 20

11.1 Aflevering af tilbud .............................................................. 20

11.2 Tildeling af kontrakt ............................................................. 20

11.3 Aktindsigt ............................................................................. 21

11.4 Vedståelsesfrist ..................................................................... 21

11.5 Ejendomsret .......................................................................... 21

11.6 Fortrolighed .......................................................................... 22

12. Tilbuddets indhold og omfang .................................................. 22

12.1 Oversigt over indhold i tilbuddet .......................................... 22

12.2 Identifikation af tilbudsgiver ................................................ 22

12.3 Innovation ............................................................................. 23

12.4 Samarbejdsorganisation ........................................................ 23

12.5 Tilbudsliste. .......................................................................... 23

12.6 Dokumentation for tilbudte armaturer .................................. 23

12.7 Forsikring ............................................................................. 23

12.8 Garanti .................................................................................. 24

12.9 Forbehold .............................................................................. 24

12.10 Sprog og tilbudspriser ........................................................... 24

13. Vederlag ................................................................................... 24

14. Tildeling/tilbudsvurdering ........................................................ 25

14.1 Bedømmelse af tilbud ........................................................... 25

14.2 Bedømmelsesudvalg - Projektgruppe ................................... 25

14.3 Tildelingskriterier ................................................................. 25

14.3.1 Pris (40 %) ...................................................................... 26

14.3.2 Design af den samlede løsning (30 %) ........................... 26

14.3.3 Innovation (10 %) ........................................................... 27

14.3.4 Samarbejdsorganisation (20 %) ...................................... 29

15. Underskrivelse af kontrakt ....................................................... 30

16. Forbehold for endelig godkendelse .......................................... 30

Side 4

Indledning

På nuværende tidspunkt ligger Sorø Kommune i tvist/forhandling med SEAS-

NVE, vedrørende drift og ejerskab af Kommunens nuværende belysningsløsning.

Tvisten har medført at kommunen har set sig nødsaget til at lade samarbejdet op-

høre. Kommunen ønsker derfor at identificere og under kontraktperioden udvikle

en ny og mere effektiv model, for drift og ejerskab. Den konkurrenceprægede dia-

log vil derfor kunne omhandle en bred vifte af løsninger, både med kommunalt

ejerskab og uden.

Sorø Kommune er meget fokuserede på, at et bredt udsnit af markedet, herunder

særligt små- og mellemstore virksomheder, skal have forbedret adgang til konkur-

rencen om offentlige kontrakter i kommunen. Dette afspejles således i vilkårene for

prækvalifikation, der giver en flerhed af mindre aktører mulighed for anmode om

deltagelse.

Det bemærkes, at da tvisten stadig er pågående, forbeholder Sorø Kommune sig ret

til at annullere udbuddet, alt efter udfaldet af tvisten.

Sorø Kommune koordinerer og forestår udbudsprocessen. I det følgende anvendes

begrebet Ordregiver som betegnelse for såvel Sorø Kommune, som deres rådgiver.

Det er Ordregivers ambition, at en bredde af markedsaktører, inklusiv lokale små-

og mellemstore virksomheder, skal have mulighed for at deltage i dialogen, med

henblik på at finde den bedste løsning fremadrettet. Dette afspejles i vilkårene for

prækvalifikation, der giver en flerhed af aktører mulighed for anmode om delta-

gelse.

Ifølge tilgængelige anlægsdata, omfatter Sorø Kommunes belysningsanlæg på nu-

værende tidspunkt 5.945 armaturer, 8 trafikanlæg og i alt 5.972 lyskilder, idet nogle

armaturer er bestykket med flere lyskilder. Trafikanlæg er ikke en del af udbuddet.

Den geografiske fordeling af armaturer og lyskilder er som følger:

Sorø Kommune

Armaturer Lyskilder

Dianalund 1.498 1.500 Sorø 3.659 3.684 Stenlille 788 788 Hele Kommunen 5.945 5.972

Typerne fordeler sig på nuværende tidspunkt primært i følgende syv grupper:

Kviksølv

Lysstofrør

Side 5

Kompaktlysstofrør

Øvrige højtryksnatrium

Metalhalogen

Glødelamper

LED

7 % af det samlede antal lyskilder er kviksølvlyskilder (444), mens antallet af lysrør

svarer til ca. 2 % (130).

Lysstofrør af typen 1-pulver er udfaset i EU fra 2010 og kviksølv lyskilder er ud-

faset i 2015 og må ikke længere markedsføres. Det betyder, at armaturer med kvik-

sølvlyskilder og 1-pulverrør skal udskiftes inden for en meget kort årrække. Disse

typer er ikke særligt energieffektive og har et stort energibesparelsespotentiale.

7 % af armaturerne er bestykket med højtryksnatrium og ca. 18 % med metalhalo-

gen. Størstedelen af disse lyskilder har en rimelig eller god energieffektivitet.

52 % af armaturerne er bestykket med kompaktlysstofrør, hvis energieffektivitet er

rimelig.

Ca. 13 % af armaturerne er bestykket med LED og 1 % er glødelamper.

Det er som udgangspunkt Ordregivers opfattelse, at udskiftning kun bør ske, så-

fremt det giver økonomisk og/eller miljømæssig mening.

Den offentlige procedure gennemføres som en konkurrencepræget dialog i henhold

til udbudsloven (lov nr. 1564 af 15. december 2015).

Den konkurrenceprægede dialog vil omhandle udbud af drift, udvikling, nyanlæg

og evt. ejerskab til vejbelysningsløsningen i Sorø Kommune, efter udbudslovens

§§ 67-72 i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S 198-407512 offentliggjort

den 14. oktober 2017 i EU-tidende/TED Databasen.

Den valgte udbudsform indebærer, at kun prækvalificerede tilbudsgivere har ret til

at komme med dialogoplæg og eventuelt afgive endeligt tilbud.

Nærværende dokument samt udkastet til kontrakt med de øvrige tilhørende bilag

og appendikser er grundlaget for prækvalifikationen, dialogfasen og hermed for

udarbejdelse af de løsningsforslag, som de prækvalificerede aktører ønsker at præ-

sentere og drøfte i dialogfasen.

Dette dokument vil gennem den konkurrenceprægede dialog blive suppleret af de

notater, rettelsesblade m.v. som udsendes som led i dialogen med henblik på udar-

bejdelsen af et endeligt udbudsmateriale ved dialogens afslutning.

Side 6

Det bemærkes, at der pågår en tvist mellem Sorø Kommune og SEAS-NVE om

overtagelsen af det eksisterende vejbelysningsanlæg, herunder anlægssummens

størrelse. Det kan derfor være nødvendigt at udsætte ikrafttrædelsestidspunktet. I

så fald vil alle aftalte priser bortset fra armaturpriser i kontrakten blive prisregule-

ret. Dette aspekt vil indgå i dialogen. Denne tvist kan i øvrigt indbefatte, at der skal

overtages medarbejdere. Dette vil indgå i drøftelserne i dialogfasen.

Formålet med nærværende dokument er således som defineret i pkt. 4, at tilveje-

bringe grundlaget for dialog med tilbudsgiver, med henblik på at Ordregiver kan få

de nødvendige oplysninger til at kunne tilvejebringe fyldestgørende grundlag for

tilbudsgiverne til at afgive endeligt tilbud.

Udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EU’s udbudsregler, herunder at

de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres

under udbudsprocessen.

Sorø Kommune tager forbehold for endelig politisk godkendelse af det vindende

tilbud.

1. Særligt om prækvalifikation

Prækvalifikationsbetingelserne er uddybet i et selvstændigt dokument. Prækvalifi-

kationsbetingelserne er fastlagt med det formål at åbne muligheden for at indgå i

dialogen for såvel lokale, som nationale aktører. Dette afspejles blandt andet i an-

tallet af ønskede prækvalificerede, som fastsættes til 5.

Tilbudsgivere der anmoder om prækvalifikation, skal leve op til de obligatoriske

udelukkelsesgrunde i Udbudslovens §§ 135-136, imens kun enkelte af de frivillige

udelukkelsesgrunde i § 137 vedrørende tilbudsgivere under konkurs, er relevante.

Der vil i overensstemmelse med loven gives mulighed for self-cleaning, såfremt en

tilbudsgiver viser sig at være omfattet af en udelukkelsesgrund.

Det vil være et mindstekrav for at opnå prækvalifikation, at tilbudsgiver har haft en

samlet årlig omsætning på mindst 500.000 kr. i det senest disponible regnskabsår.

Det er endvidere et mindstekrav, at ansøger kan fremvise en positiv egenkapital for

det senest disponible regnskabsår.

Det fælleseuropæiske udbudsdokument ESPD vil tjene som indledende dokumen-

tation for prækvalifikationsanmoderens egnethed. Som endelig dokumentation for

Side 7

overholdelse af mindstekrav skal den vindende tilbudsgiver kunne fremlægge revi-

sorattesteret dokumentation i form af enten årsrapport eller anden attesteret erklæ-

ring, som dokumenterer den krævede omsætning og den krævede positive egenka-

pital, samt serviceattest eller anden lignende relevant information, til dokumenta-

tion for overholdelse af udelukkelsesgrundene.

Derudover skal tilbudsgivere, der ønsker at blive prækvalificeret, vedlægge op til

minimum 2 tilsvarende referencer, for arbejde inden for enten drift, vedligehold,

modernisering, udvikling, anlæg af, eller på anden vis til vejbelysning knyttet ar-

bejde. Referencerne vil danne grundlag for udvælgelsen af de bedst egnede delta-

gere til dialogfasen. 2 referencer er minimumskrav, men tilbudsgiver kan vedlægge

op til 3 referencer.

Der vil blive lagt vægt på om referencerne vedrører opgaver for kommuner, vedrø-

rende drift og vedligehold eller modernisering af vejbelysning, samt om omfanget

af referenceopgaverne er af tilsvarende omfang, som er aktuelt i Sorø Kommune.

Tidsplan for prækvalifikation:

Aktivitet Tidspunkt

Indsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-tidende 12. oktober 2017

Frist for indsendelse af anmodning om prækvalifikation 14. november 2017

Projektgruppen evaluerer Fra 14. november til 17. no-

vember 2017

Meddelelse om prækvalifikation 17. november 2017

2. Dialogmaterialet

Det samlede dialogmateriale vil bestå af prækvalifikationsmaterialet, samt nærvæ-

rende beskrivende dokument med tilhørende bilag. Kontraktudkast vil blive frem-

stillet på baggrund af det under dialogen fremkomne, og tilgår således.

Det Beskrivende Dokument inkl. appendiks

Appendiks 1 Nærmere om Vejbelysningen på udbudstidspunktet.

(Anlægsdata)

Kontraktudkastet udarbejdes med afsæt i det på dialogmøderne fremkomne. Kon-

trakten vil som udgangspunkt følge nedenstående opbygning:

Side 8

Kontrakt inkl. bilag

Kontrakt

Bilag 1a og 1b: Beskrivelse af udelysanlægget/Anlægsdata i excelform

Bilag 2: Særlig Arbejdsbeskrivelse (SAB)

Bilag 3a og 3b: Prisbilag (Tilbudsliste/TAG)

Bilag 4: Leverandørens samlede tilbud (tilgår)

Bilag 5: Politisk bestemt arbejds- og uddannelsesklausul

Bilag 6: Garantioverførsel for armaturer

Det samlede dialogmateriale gøres tilgængeligt via Kommunens hjemmeside.

Link til materialet er følgende: http://soroe.dk/erhverv/leverandoer-til-kommu-

nen/udbud-og-indkoeb?via=dropdown

De prækvalificerede tilbudsgivere opfordres til straks ved offentliggørelsen af dia-

logmaterialet at sikre sig, at der er fuld og uhindret adgang til dette.

3. Den udbudte kontrakts omfang

Gennem dialogfasen ønsker Ordregiver at definere den fremtidige kontrakt vedrø-

rende Vejbelysning endeligt. Omfanget af kontrakten vil derfor afhænge af resul-

tatet af dialogfasen. Der fremlægges således et kontraktudkast til drøftelse i dialog-

fasen.

4. Ordregivers forhold

Nedenfor er angivet oplysninger om Ordregiver.

4.1 Den juridiske person

Ordregiver under dette udbud er:

Sorø Kommune

Rådhusvej 8

4180 Sorø

(herefter omtalt ”Ordregiver”).

Ordregiver assisteres ved udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse af sine råd-

givere, Elmann advokatpartnerselskab, og ÅF lighting.

http://soroe.dk/erhverv/leverandoer-til-kommunen/udbud-og-indkoeb?via=dropdown

http://soroe.dk/erhverv/leverandoer-til-kommunen/udbud-og-indkoeb?via=dropdown

Side 9

4.2 Kontaktperson

Alle henvendelser om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til den

udpegede kontaktperson, der er:

Advokat, Partner Henrik Græsdal

Elmann advokatpartnerselskab

Stockholmsgade 41

2100 København Ø

Ved Erhvervsjuridisk fuldmægtig Johannes Baad Michelsen

Email: [email protected]

Tlf.: 2053 7288

Enhver dialog mellem ansøgere og Ordregiver omkring nærværende udbudsforret-

ning skal foregå på dansk, ligesom spørgsmål til dialogmaterialet skal affattes på

dansk.

Henvendelser skal ske skriftligt via e-mail til ovenstående adresse.

Opstår der uoverensstemmelser mellem skriftlige angivelser og mundtlige udsagn,

vil de skriftlige angivelser have forrang.

4.3 Organisation i dialogfase og tilbudsfasen

Ordregiver har dannet en projektgruppe, der sikrer rettidig inddragelse af alle rele-

vante kompetencer hos Ordregiver.

Ordregiver bistås ligeledes af rådgivere i forbindelse med gennemførelsen af ud-

budsprocessen, jf. nedenfor pkt. 4.3.1.

Projektgruppen har det daglige ansvar for gennemførelsen af udbudsprocessen.

Projektgruppen følger udbudsprocessen på tætteste hold, og deltager aktivt i alle

projektets faser for at sikre implementeringen af en succesfuld proces.

Deltagerne i projektgruppen repræsenterer en bred vifte af kompetencer, der alle er

relevante i forbindelse med gennemførelse af det fremtidige projekt. Kompeten-

cerne bliver i høj grad inddraget i udbudsprocessen – gennem sparring vedrørende

udarbejdelse af udbudsmateriale, besvarelse af spørgsmål mv.

mailto:[email protected]

Side 10

4.3.1 Rådgiverne

Rådgiveren assisterer projektgruppen ved tilrettelæggelsen og gennemførelsen af

udbudsprocessen, herunder dialogfasen.

Ordregiverrådgiverne består af Elmann advokatpartnersselskab, BDO revisionssel-

skab og ÅF Lighting som teknisk rådgiver.

5. Tilbudsgivers forhold

Nedenfor er angivet informationer om tilbudsgivers forhold.

5.1 Prækvalificerede virksomheder/konsortier

5 ansøgere bliver efter den forudgående prækvalifikation udvalgt til at deltage i den

konkurrenceprægede dialog:

Citelum Denmark A/S

EL:CON A/S

ELTEL Networks A/S (Udgået af processen)

Verdo Entreprise A/S

Ørsted A/S

Den prækvalificerede aktør (tilbudsgiver) skal under hele udbudsprocessen være

den/de prækvalificerede juridiske person(er). Den prækvalificerede aktør kan ikke

lade sig erstatte af en anden juridisk person, og dette gælder også eventuelle kon-

cernforbundne virksomheder.

Hvis prækvalifikationen har omfattet et konsortium bestående af flere økonomiske

aktører, skal det være netop disse juridiske personer – hverken færre eller flere –

der afgiver endeligt tilbud.

Såfremt den prækvalificerede aktør agter at anvende underleverandører med for-

pligtende deltagelse, skal dette og det aftaleretlige grundlag med disse angi-

ves.

Såfremt der er eller vil blive oprettet et selskab eller anden juridisk enhed af den

prækvalificerede tilbudsgiver med hvem Ordregiver forventes at indgå kontrakt,

bør dette oplyses.

Inden for udbudsreglernes rammer kan Ordregiver i visse særlige tilfælde tillade

forandringer hos den, eller de, prækvalificerede. Ordregiver er aldrig forpligtet til

Side 11

at tillade forandringer, og eventuel forandring skal før afgivelse af endeligt tilbud

forudgående tillades skriftligt af Ordregiver.

6. Udbudsprocessen

Nedenfor er angivet oplysninger om udbudsprocessen for dialogen, efter prækvali-

fikation har fundet sted.

6.1 Beskrivelse af udbudsprocessen

Ordregiver vil gennemføre en udbudsproces, der er opdelt i en dialogfase og en

tilbudsfase.

Dialogfasen har til formål at give mulighed for en drøftelse af den udbudte opgave,

og mulige løsninger med de prækvalificerede tilbudsgivere. Dialogfasen afsluttes

ved, at de prækvalificerede aktører opfordres til at afgive tilbud på baggrund af

udbudsmaterialet, der revideres som følge af, hvad der frembringes under dialogen.

På baggrund af en evaluering af de afgivne tilbud, vil Ordregiver tildele kontrakten

til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

6.2 Tidsplan for udbudsprocessen

Nedenstående skema sammenfatter Ordregiver forventninger til tidsplanen for den

fremtidige udbudsproces. Tidsplanen kan revideres, afhængig af udviklingen i dia-

logfasen, m.m.

Aktivitet Tidspunkt

Udsendelse af dialogmateriale 17. november 2017

Deadline for tilbudsgivers fremsendelse af skriftligt oplæg til 1.

dialogmøde

6. december 2017

1. Dialogmøde – med tilbudsgiver A-E (separate møder) Fra 11. december til 15. de-

cember 2017

Deadline for tilbudsgivers fremsendelse af skriftligt oplæg til 2.

dialogmøde

8. januar 2018

2. Dialogmøde – med tilbudsgiver A-E (separate møder) Fra 15. til 19. januar 2018

Udsendelse af endeligt udbudsmateriale 1. februar 2018

Side 12

Frist for tilbudsafgivelse 1. marts 2018 kl. 12:00

Evaluering færdig 6. marts 2018

Indhentning af dokumentation for egnethed og udelukkelse Fra 6. til 14. marts 2018

Endeligt valg af tilbud (godkendelse i TMU) 14. marts 2018

Tildelings- og afslagsbreve udsendes 14. marts 2018

Afklaringsmøde med valgt tilbudsgiver 15. marts 2018

Stand-still Fra 15. til 26. marts 2018

Kontraktindgåelse 27. marts 2018 kl. 11

Forventet kontraktstart 1. april (kan udsættes)

Såfremt tidsplanen ændres, vil det blive skriftlig meddelt samtlige aktører samtidig.

6.3 Annullation

Ordregiver er til enhver tid berettiget til at annullere udbuddet, såfremt dette findes

nødvendigt, med henvisning til den verserende tvist, eller såfremt Ordregiver har

anden saglig annullationsgrund.

7. Spørgsmål til dialog- og udbudsmaterialet

Tilbudsgiverne har mulighed for at stille spørgsmål til dialogmaterialet eller an-

mode om yderligere oplysninger vedrørende den udbudte opgave.

Af hensyn til ensartet behandling af eventuelle spørgsmål skal sådanne spørgsmål

fremsættes skriftligt til den af Ordregiver udpegede kontaktperson, som angivet un-

der pkt. 4.2.

Spørgsmål vil blive besvaret løbende. Det må dog påregnes, at svartiden vil af-

hænge af spørgsmålenes antal og kompleksitet. Spørgsmålene med tilhørende svar,

vil blive gjort tilgængelige for alle tilbudsgiverne via Kommunens hjemmeside.

Tilbudsfristen er 1. marts kl. 12:00. Ordregiver vil ikke besvare spørgsmål senere

end 6 dage før tilbudsfristen, hvilket betyder at sidste dag der vil blive besvaret

spørgsmål er 22. februar. Ordregiver opfordrer derfor til, at spørgsmål stilles så

tidligt som muligt under tilbudsfasen, for at sikre tid til at Tilbudsgiverne kan tage

svar på spørgsmål med i betragtning i deres tilbud.

Side 13

8. Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave

Nedenfor følger en overordnet beskrivelse af udbuddets genstand.

8.1 Formål med udbud

Formålet er at gennemføre udbud af drift og vedligehold og modernisering af vej-

belysningen i en konkurrencepræget dialog. Dialogen skal give indblik i markeds-

muligheder og i hvorledes drift og anlægsopgaven kan udnytte den seneste LED –

og styringsteknologi til at opnå drift- og elbesparelser og give mere optimale løs-

ninger. Da udviklingen inden for LED- og styringsteknologi samtidig ændrer ar-

bejdsopgaverne, er det målet med dialogen at diskutere nye smarte teknologivalg

og hvordan garantiperioder og kontraktlængde kan samstemmes med de teknologi-

ske muligheder.

8.2 Dialogtema vedrørende opgaveløsningen

Kontrakten vil blive tildelt tilbudsgiveren med det økonomisk mest fordelagtige

tilbud, ud fra en samlet vurdering af opfyldelsen af tildelingskriterierne. De kon-

krete opgaver der skal varetages, vil blive kortlagt under de nedenfor anførte dia-

logtemaer.

Krav til processen er udtrykt gennem udbudsmaterialet.

Ordregiver har identificeret følgende udfordringer og innovationskriterier, som de

udvalgte ansøgere/konsortier skal fokusere på at løse under udbuddet:

a) Dialogtema 1: Driftsomkostninger, driftsmodeller og organisering af

driftsopgaver

b) Dialogtema 2: Valg af armaturer design og styringsløsninger herunder

smart city løsninger

c) Dialogtema 3: Energibesparelser og incitamentsmodeller

d) Dialogtema 4 Garantiforhold og levetid af LED løsninger

Nedenfor følger Ordregivers indledende overvejelser om indholdet af disse udfor-

dringer. Udvikling af mulige løsninger til udfordringerne vil ske i dialogen mellem

Ordregiver og de prækvalificerede ansøgere/konsortier under dialogfasen. Der vil

igennem hele projektet være et gennemgående fokus på innovation i opgaveløsnin-

gen.

Side 14

a) Uddybende beskrivelse af dialogtema 1

Reduktion af driftsomkostninger er i fokus. Kommunen er derfor interesseret i bud

på forskellige modeller for omfanget af drift og vedligehold samt udrykningstider.

Det forventes, at der leveres forskellige bud på omfang af driftsopgaver som kom-

munen kan vælge imellem, alternativt selv udføre – fra all-inclusive løsninger, til

løsninger hvor al risiko ligger hos kommunen.

Håndtering af borgerhenvendelser og indmeldinger fra øvrige myndigheder vedrø-

rende fejl og mangler ønskes der også forskellige løsninger for. Det kan være alt

fra simple telefonsystemer til apps, hjemmesideløsninger og ”giv et praj” løsninger.

Modellerne skal prissættes, så kommunen kan vælge den mest optimale løsning.

b) Uddybende beskrivelse af dialogtema 2

Dialogtema 2 vedrører valg af armaturer og styringsløsninger. Armaturteknologien

udvikler sig meget hurtigt, og effektiviteten, designet og styringsløsningerne ud-

vikles løbende. Kommunen ønsker forskellige modeller for valg af armaturer, såle-

des at der både tænkes på design, driftsoptimering, energiomkostninger og total-

omkostninger i levetiden.

Vedrørende energibesparelser ønskes input til incitamentsmodeller således at der

sammen med leverandøren kan opnås ekstra besparelser, og optimere valget af løs-

ninger, samt eventuelt investere i teknologiske løsninger der giver ekstra besparel-

ser.

c) Uddybende beskrivelse af dialogtema 3

Dialogtema 3 vedrører energibesparelser. Valget af teknologi – herunder armaturer,

lysstyring og sensorstyring, giver forskelligt energiforbrug, og dermed driftsom-

kostninger. Kommunen ønsker bud på kriterier til at optimere energibesparelser

uden det går ud over levetid, design eller de lystekniske egenskaber. Samtidig øn-

skes dialog om incitamentsmodeller for opnåelse af større besparelser, hvor mulig-

heden eksisterer.

d) Uddybende beskrivelse af dialogtema 4

Dialogtema 4 vedrører garanti for LED armaturer. Garantien fra armaturproducen-

terne er løbende udviklet i løbet af de seneste år, og med den lange ”garanterede”

levetid på op imod 100.000 timer ønskes input til forskellige garantimodeller, hvor

prisen for forskellige garantilængder indgår. Samtidig ønskes input til hvorledes

omkostningerne til fejludbedring og udskiftning af armaturer inden for garantien

kan beskrives og prissættes.

Side 15

9. Rammebetingelser for Sorø Kommune

Nedenfor fremgår oplysninger om rammebetingelserne for løsningen af opgaven.

9.1 Lyspunkterne og elforsyningen

Lyspunkterne er beskrevet i anlægsdata i excelform, sendt til alle dialogdeltagere

den 21. december 2017. El vil blive indkøbt separat af Kommunen, og el-leverancer

er således ikke en del af udbuddet.

9.2 Forventet anlægsøkonomi

Det forventes, at nyanlæg i forbindelse med projektet kan gennemføres inden for

en bestemt anlægsbudgetramme. Denne ramme skal kunne dække samtlige udgif-

ter, vederlag, geotekniske undersøgelser mv., og vil tilgå i tilknytning til at der li-

geledes tilgår antal af armaturer, skabe og master der skal udskiftes eller nyopføres.

Rammen for 2018 er minimum 400.000 kr., men sandsynligvis 800.000 kr. Dette

skal afklares politisk og ligger først endelig fast i april 2018.

Rammen for 2019 er 800.000 kr.

Rammen for 2020 og videre frem er på nuværende tidspunkt ukendt.

Kravene, der fremgår af de udarbejdede funktionsbeskrivelser, vurderes til at holde

sig indenfor denne anlægsramme.

Ud over anlægsudgifterne er der udgifter til driftskontrakten. Disse udgifter vil

være afhængige af den samlede kontrakt.

9.3 Forventet driftsøkonomi

Den nuværende driftsøkonomi er omtrent 1,6 mio. kr. i årlig drift, inklusiv 800.000

kr. årligt afsat til uforudsete hændelser. El indgår ikke i dette.

Det forventes, at den fremtidige driftsøkonomi vil være i et mindre leje end den

nuværende, efterhånden som modernisering gennemføres.

10. Dialogfasen

Den konkurrenceprægede dialog gennemføres i henhold til udbudsloven. Udbuds-

formen er beskrevet i §§67-72.

Side 16

Den konkurrenceprægede dialog har til formål at indkredse og fastslå, hvorledes

Ordregivers behov bedst opfyldes. En flerhed af løsninger inden for såvel ejer-

skab/leasing, anlæg og nyudvikling kan drøftes.

Nærværende beskrivende dokument udgør grundlaget for dialogen og udbudspro-

cessen.

Der er planlagt i alt 2 dialogmøder med hver tilbudsgiver. Hvis der i løbet af dialo-

gen opstår behov for yderligere dialogmøder, vil disse søges afholdt inden for de

eksisterende tidsrammer. Ordregiver kan vælge at afholde flere eller færre møder.

Der vil ikke ske successiv begrænsning af antallet af deltagere i dialogfasen.

Ordregiver har som oplæg til dialogen udarbejdet de nedenfor anførte udkast til

dagsorden for hvert af de to planlagte dialogmøder. Dagsordenerne er at betragte

som oplæg, der kan kvalificeres og tilpasses. Det er op til den enkelte tilbudsgiver

at disponere dialogmøderne, og Ordregiver forventer, at den enkelte tilbudsgiver

ved begyndelsen af hvert dialogmøde redegør for sin disponering af mødet.

Ordregiver udarbejder et referat fra hvert enkelt møde omhandlende konkrete for-

hold, som sendes til den pågældende tilbudsgiver.

Såfremt der i forbindelse med dialogmøderne fremkommer forhold eller oplysnin-

ger, som er af generel interesse for alle tilbudsgivere, vil alle tilbudsgivere blive

orienteret herom.

Det er vigtigt, at tilbudsgivernes input i dialogen er konkrete, hvormed menes, at

tilbudsgiver skal have forholdt sig til den økonomiske, juridiske og tekniske betyd-

ning af forslagene. Dokumentation i form af forudsætninger for eventuelle bereg-

ninger eller forslag, vil være et fordelagtigt udgangspunkt for dialogen omkring

eventuelle justeringer af dialogmaterialet.

Ordregiver vil løbende bestræbe sig på at meddele tilbudsgiver, hvis der er forhold

i løsningsforslagene, der klart afviger fra, hvad der ud fra tildelingskriteriet med

tilhørende underkriterier vil kunne komme i betragtning, men tilbudsgiver bærer

dog selv risikoen for, om det endelige tilbud er i overensstemmelse med tilbuds-

grundlaget.

Dialogmøderne forventes at have en varighed på op til 2 timer hver.

Side 17

Af planlægningsmæssige hensyn bedes tilbudsgiver forud for dialogmøderne ori-

entere Ordregiver om, hvor mange deltagere tilbudsgiver stiller med. Det er Ordre-

givers forventning, at tilbudsgiver møder med max. 10 personer til dialogmøderne.

Det bemærkes, at der kan blive indkaldt til ad-hoc møder undervejs i dialogfasen,

såfremt dette skønnes hensigtsmæssigt.

Dialogmøderne vil blive afholdt hos Sorø Kommune.

Dialogen forventes som udgangspunkt at foregå på dansk.

Forud for første og andet dialogmøde bedes tilbudsgiver komme med forslag til

disponering af mødet, jf. nedenfor pkt. 10.1.2- 10.2.2. Der henvises i øvrigt til den

nærmere beskrivelse af dialogmødernes formål m.v. nedenfor.

10.1 1. Dialogmøde

På mødet stiller Ordregiver med repræsentanter, der bl.a. besidder kompetencer af

teknisk, økonomisk og juridisk karakter. Ordregiver vil være suppleret af Ordregi-

verrådgiver.

10.1.1 Formål

Formålet med første dialogmøde er at modtage og drøfte de prækvalificerede virk-

somheders spørgsmål og kommentarer til de væsentligste dele af udbudsmaterialet.

10.1.2 Dagsorden

1. Introduktion

Ordregiver præsenterer indledningsvist sit dialoghold.

Tilbudsgiver præsenterer sin organisation og deltagerne i dialogmødet,

samt oplyser hvorledes tilbudsgiver har tænkt sig at disponere mødet.

2. Drift, vedligehold og modernisering

Tilbudsgiver redegør med udgangspunkt i de relevante dialogtemaer i pkt.

8.2, for sine tanker omkring hvordan drift og vedligehold mest effektivt

kan udføres. Herunder også hvilken organisation i forhold til løsning af

drift og vedligeholdsopgaven, Tilbudsgiver forestiller sig. Med organisa-

tion henvises der til hvilke opgaver der bør lægges hos Tilbudsgiveren, og

hvilke opgaver der bør lægges hos Kommunen.

Side 18

Tilbudsgiver redegør med udgangspunkt i de relevante dialogtemaer i pkt.

8.2, for sine tanker vedrørende modernisering. Herunder hvilket investe-

ringsniveau Tilbudsgiver finder mest hensigtsmæssigt, i forhold til at opti-

mere den samlede økonomi i driften? Tilbudsgiver kan her tage udgangs-

punkt i det tilgængelige materiale om det eksisterende anlæg, samt pkt. 9.2

om anlægssum.

3. Spørgsmål og kommentarer til dialogmaterialet

Drøftelse af tilbudsgivers overordnede spørgsmål og kommentarer, med

særlig fokus på de funktionsbaserede krav. Herunder muligheden af ejer-

skab.

4. Opsamling på dagens drøftelser.

10.1.3 Forberedelse

Tilbudsgiver forventes til brug for mødet at have fremsendt

følgende:

Overordnede spørgsmål og kommentarer til dialogmaterialet. Hvis tilbuds-

giver mener at, der er centrale elementer i materialet, der synes problema-

tiske, forventes disse at være udpeget.

10.2 2. Dialogmøde

På mødet stiller Ordregiver med repræsentanter, der bl.a. besidder kompetencer af

teknisk, økonomisk og juridisk karakter. Ordregiver vil være suppleret af Ordregi-

verrådgiver.

10.2.1 Formål

Formålet med andet dialogmøde er, at Ordregiver præsenteres for de prækvalifice-

rede virksomheders løsningsforslag. Desuden samles der op på drøftelserne fra før-

ste dialogmøde.

For så vidt angår andet dialogmøde er det Ordregivers overordnede forventning, at

tilbudsgiver præsenterer Ordregiver for hovedløsninger.

10.2.2 Dagsorden

1. Opsamling på drøftelserne fra forrige dialogmøde

Side 19

Overordnet indledende opsamling på drøftelserne fra forrige dialogmøde

samt skitsering af indholdet af dialogmødet. Tilbudsgiver oplyser, hvorle-

des dialogmødet vil blive disponeret.

2. Udvikling – herunder ønskes drøftet konsekvensen af krav om OLMA-

sokkel på alle nye armaturer

3. Drift og vedligehold – herunder ønskes drøftet betydningen af differentie-

rede udrykningstider, samt risikoen for fejl på armaturer under garantipe-

rioden, og håndtering af dette.

4. Modernisering – herunder ønskes drøftet hvordan en selvstændig pris for

skift af armaturindsats alene, indrettes

5. Økonomi og jura

a) Drøftelse af kontraktindhold

Opfølgning på drøftelserne og tilbagemelding fra forrige dialogmøde.

Drøftelse af eventuelle yderligere kommentarer fra de prækvalificerede

deltagere.

b) Gennemgang af forventninger til det endelige tilbuds indhold og omfang

c) Opsamling på dagens drøftelser

10.2.3 Forberedelse

Til brug for 2. dialogmøde, forventes tilbudsgiver at have fremsendt følgende

skriftlige materiale:

Drift og udvikling:

En oversigt over, hvilke driftselementer tilbudsgiver finder relevant at byde

på og en beskrivelse af organisationen af disse. Beskrivelse af de udvik-

lingstiltag tilbudsgiver forestiller sig under kontraktperioden.

Økonomi, finansiering og kontrakt:

En specifikation af det forventede niveau for kontraktsum for drift og

vedligehold og modernisering for de forskellige delelementer tilbudsgiver

ønsker at inkludere i sit tilbud

Side 20

Kommentarer til et eventuelt revideret kontraktudkast

10.3 Afslutning på dialogfasen

Efter sidste dialogmøde, går udbudsprocessen over i en tilbudsfase. Dette sker ved,

at Ordregiver meddeler tilbudsgiverne, at dialogfasen - og dermed også muligheden

for at drøfte løsningen af den udbudte opgave med de prækvalificerede virksomhe-

der - er slut.

Det kan være at der afholdes flere møder end to, hvis det er formålstjenstligt.

Dialogfasen og den efterfølgende tilbudsfase er således indholdsmæssigt forskel-

lige derved, at der i dialogfasen er en mulighed for at drøfte opgaveløsningen samt

omfanget af dette, mens den efterfølgende tilbudsfase i det store hele følger prin-

cipperne og reglerne for et begrænset udbud.

11. Tilbudsfasen

Nedenfor følger oplysninger om den endelige tilbudsfase.

11.1 Aflevering af tilbud

Ordregiver skal have modtaget tilbuddet senest den 1. marts 2018 kl. 12:00.

Tilbuddet skal afleveres i en elektronisk udgave, der kan sendes via mail med

vedhæftninger til e-mailadressen som angivet under pkt. 4.2, ligesom det skal af-

leveres i 5 fysiske eksemplarer på Ordregivers adresse, som angivet under pkt.

4.1. Tilbudsgiverne vil modtage kvittering for rettidig aflevering.

Vedhæftede filer skal have beskrivende navne, og udarbejdes i nedenstående for-

mater:

Tekstfiler Word eller pdf

Regneark Excel

Øvrige dokumenter og tegninger Autocad, microstation eller pdf

Tidsplaner Project eller pdf

Organisationsdiagrammer PowerPoint eller pdf

11.2 Tildeling af kontrakt

Tildeling af kontrakten er betinget af endelig politisk godkendelse i Sorø Kom-

mune.

Side 21

Endelig og bindende aftale anses ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet

ubetinget af alle parter.

11.3 Aktindsigt

Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om offent-

lighed i forvaltningen.

Ordregiver er således forpligtet til på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt i

den konkrete udbudssag, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives akt-

indsigt og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i.

Der gøres opmærksom på, at det er Ordregivers opgave, bl.a. på baggrund af rets-

praksis at beslutte, hvilke oplysninger mv. der kan gives aktindsigt i.

Ved aktindsigtsanmodning, vil Ordregiver således tage kontakt til tilbudsgiverne,

med det formål at få afklaret, hvorvidt der er informationer i tilbuddene, der øn-

skes undtaget fra aktindsigt, med konkret hjemmel i offentlighedsloven.

11.4 Vedståelsesfrist

Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 180 dage fra fristen for aflevering af ende-

ligt tilbud. Dette skyldes som nævnt i indledningen, at der på udbudstidspunktet

består en tvist mellem Sorø Kommune og SEAS-NVE, som kan have indflydelse

på hvilket tidspunkt opgaven kan overtages fra.

Dialogoplæg har ikke karakter af tilbud, og der gælder derfor ikke vedståelsesfrister

herfor.

Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele kontrakten til næstbedste tilbudsgiver,

såfremt den vindende tilbudsgiver ikke vedstår sit tilbud, eller såfremt kontrakten

med denne tilbudsgiver af andre årsager ikke indgås som forudsat.

11.5 Ejendomsret

Det udleverede dialog- og efterfølgende udbudsmateriale - og de heri indeholdte

informationer - er Ordregivers ejendom og skal behandles fortroligt.

Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end denne udbudsforretning

uden Ordregivers forudgående skriftlige samtykke.

De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiver.

Side 22

11.6 Fortrolighed

Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale, rådgivere mv. er forpligtede til at

iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til en-

hver oplysning om Ordregiver, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i for-

bindelse med udbudsforretningen, og som efter sin karakter må betragtes som væ-

rende fortrolig.

12. Tilbuddets indhold og omfang

Efter afslutningen af dialogfasen opfordres de tilbageværende tilbudsgivere til at

afgive endeligt tilbud, der evalueres af Ordregiver ved angivelse af de i pkt. 14

fastsatte tildelingskriterier.

12.1 Oversigt over indhold i tilbuddet

For at give et ensartet overblik over de indkomne tilbud skal tilbuddet struktureres

i overensstemmelse med nedenstående struktur:

1. Sammenfatning af tilbuddet

2. Identifikation af tilbudsgiver

3. Innovation

4. Samarbejdsorganisation

5. Udfyldt tilbudsliste

6. Dokumentation af tilbudte armaturer

7. Forsikring

8. Garanti vedrørende armaturer

9. Forbehold

10 . Bekræftelser

Tilbuddets indhold skal desuden overholde og indeholde de i 12.2-12.10 oplistede

krav, samt hvad der følger af bilag 2 (SAB).

12.2 Identifikation af tilbudsgiver

For at kunne identificere tilbudsgiver bedes følgende inkluderet i tilbuddet:

Oplysninger om Tilbudsgivers navn, firma, adresse, telefonnummer og e-

mailadresse samt kontaktpersoner.

Beskrivelse af de deltagende virksomheder, herunder samtlige underleve-

randører og rådgivere, deres organisation og koncernforhold, forretnings-

områder og roller i projektet.

Beskrivelse af forventet selskabs- eller konsortiekonstruktion, herunder

ejerforhold.

Beskrivelse af, hvorledes deltagerne hæfter i forhold til hinanden.

Side 23

Den endelige kontraktpart kan være et selskab eller anden juridisk person, der i

samarbejde med tilbudsgiver vil skulle forestå opfyldelsen af kontrakten.

12.3 Innovation

Ordregiver ønsker tilbudsgivers redegørelse for erfaring med innovation af opga-

veløsningen for drift, vedligehold og modernisering, og personaleressourcer der ar-

bejder med innovation. Tilbudsgiver skal således fremsende en beskrivelse som

uddybet under pkt. 14.3.3.

12.4 Samarbejdsorganisation

Ordregiver ønsker tilbudsgivers redegørelse for den påtænkte samarbejdsorganisa-

tion, ved løsning af opgaven om drift, vedligehold og modernisering. Tilbudsgiver

skal således fremsende en beskrivelse som uddybet under pkt. 14.3.4.

12.5 Tilbudsliste

Tilbudsgiver skal udfylde vedlagte tilbudsliste, og fremsende den som del af til-

buddet.

De i tilbudslisten udfyldte priser, vil danne grundlag for evalueringen af priskrite-

riet, og vil være de priser Ordregiver betaler for de i tilbudslisten fastsatte ydelser.

12.6 Dokumentation for tilbudte armaturer

Tilbuddet skal indeholde oplysninger, som sætter Ordregiver i stand til at evaluere

tilbuddet i forhold til underkriteriet "Design".

Tilbuddet bør derfor som minimum indeholde følgende:

Produktspecifikationer,

Billeder af de tilbudte armaturer, skabe og master

Visualisering af de tilbudte løsninger i et realistisk gademiljø,

Tilbuddet skal endvidere indeholde følgende:

Lystekniske beregninger for alle armaturer som opfylder de i SAB angivne

krav til blænding og belysningsklasse for de angivne vejprofiler.

Se nærmere om evalueringen af dette kriterie under pkt. 14.3.2.

12.7 Forsikring

Tilbudsgiver skal fremlægge dokumentation for at være i besiddelse af sædvanlig

erhvervsansvarsforsikring, ved eksempelvis kopi af gyldig police

Side 24

12.8 Garanti

Tilbudsgiver skal aflevere underskrevet erklæring omkring overførsel af garanti til

Ordregiver fra de armaturproducenter, som Tilbudsgiver ønsker at anvende pro-

dukter fra i forbindelse med løsningen af opgaven. Tilbudsgiver kan anvende det

vedlagte aftaleparadigme til garantioverførsel. Der skal afleveres en selvstændig

underskrævet erklæring fra hver armaturproducent Tilbudsgiver påtænker at an-

vende. Erklæringerne om overførsel af garanti vil udgøre bilag 6 til kontrakten.

12.9 Forbehold

Forbehold over for krav i udbudsmaterialet skal angives særskilt under overskriften

"Forbehold".

Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestem-

melser i udbudsmaterialet.

Tilbudsgivers opmærksomhed henledes i den forbindelse på, at Ordregiver vil være

forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende ele-

menter i udbudsmaterialet. Ordregiver er desuden berettiget til at afvise tilbud, der

indeholder forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet,

eller alternativt søge sådanne forbehold prissat.

Ordregiver forbeholder sig - uanset ovennævnte - adgang til at afvise tilbud inde-

holdende forbehold.

Tilbudsgiver opfordres således til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i

udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, således at forbehold i videst mu-

ligt omfang undgås.

12.10 Sprog og tilbudspriser

Tilbuddet og dialogoplæg skal afgives skriftligt på dansk, og beløbsangivelser skal

være i danske kroner, ekskl. moms (DKK).

13. Vederlag

Der ydes et vederlag for hvert konditionsmæssigt og gennemarbejdet tilbud på kr.

20.000 excl. moms. Dette gælder ikke for det vindende tilbud.

Side 25

14. Tildeling/tilbudsvurdering

Nedenfor følger information om, hvordan de endelige tilbud vil blive vurderet, og

endelig tildeling vil finde sted.

14.1 Bedømmelse af tilbud

Alle konditionsmæssige tilbud vil indgå i Ordregivers evaluering af, hvilken til-

budsgiver, der skal tildeles opgaven. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest for-

delagtige tilbud, og evalueringen vil ske på baggrund af de nedenfor i pkt. 15.3

anførte underkriterier.

Det økonomisk mest fordelagtige bud vil ske på baggrund af det bedste forhold

mellem pris og kvalitet, jf. udbudslovens § 162, stk. 1, nr. 3.

Tilbudsgivernes pristilbud, valgte armaturers designmæssige udformning, beskri-

velse af driftsorganisation i opgaven samt evnen til innovation og nytænkning, vil

være afgørende for, hvilken tilbudsgiver der afgiver det økonomisk mest fordelag-

tige tilbud.

14.2 Bedømmelsesudvalg - Projektgruppe

I forbindelse med udbuddet er der nedsat et en projektgruppe, hvis opgave er at

foretage evaluering af de modtagne tilbud Projektgruppen udarbejder en evalue-

ringsrapport, der indeholder en indstilling om, hvilken tilbudsgiver der skal tildeles

opgaven.

Bedømmelsesudvalgets medlemmer består af folk fra Sorø Kommune og kommu-

nens rådgivere. I det omfang der tilbydes armaturer hvor ÅF lighting har haft en

væsentlig rolle i forbindelse med design eller produktion, vil ÅF ikke deltage i eva-

lueringen af armaturets design.

14.3 Tildelingskriterier

Ved afgørelsen af, hvilken tilbudsgiver der skal indgås kontrakt med, vil Ordregiver

lægge vægt på følgende underkriterier:

Tildelingskriterium Vægtning

Pris 40%

Design af den samlede løsning 30%

Innovation 10%

Samarbejdsorganisation 20%

Side 26

Ordregiver forventer at lægge sig endelig fast på vægtningen af det enkelte under-

kriterium samt kriteriets endelige indhold i forbindelse med udsendelsen af det en-

delige udbudsmateriale.

14.3.1 Pris (40 %)

Under dette kriterium lægges vægt på den samlede vægtede pris for de enkelte de-

lelementer, der skal afgives tilbud på, jf. det endelige udbudsmateriale.

Vægtning er følgende:

Pris for drift og vedligehold (70 % vægt)

Pris for modernisering (30 % vægt)

Tilbudsgiver skal udfylde den vedlagte tilbudsliste med de priser, man ønsker at

tilbyde. På baggrund af de tilbudte enkeltpriser og deres vægtning udregnes en tek-

nisk tilbudspris for hver Tilbudsgiver. De tekniske tilbudspriser vil blive vurderet

relativt i forhold til hinanden i en pointmodel, hvor den laveste tekniske tilbudspris

opnår maxpoint, som er 10. De resterende tekniske tilbudspriser vil blive tildelt

point efter en matematisk model med lineær interpolation, hvor en teknisk tilbuds-

pris der er 100% højere end den laveste, vil opnå 0 point. Der kan ikke gives nega-

tive point, og tekniske tilbudspriser der er mere end 100% højere end den laveste,

vil således opnå karakteren 0 i modellen.

14.3.2 Design af den samlede løsning (30 %)

Under dette kriterium lægges der vægt på design. Det er Ordregivers ønske, at der

tilbydes armaturer, som skaber en sammenhæng mellem områder, hvor der både er

større trafikveje, lokalveje og pladser, samt byrum.

Tilbudsgiver kan med fordel orientere sig i bilag 2 (SAB), under punktet ”Overord-

nede ønsker til armaturdesign i Sorø Kommune” samt ”Armaturliste over eksiste-

rende armaturer” for hjælp til forståelse af nedenstående.

Ordregiver vil med underkriteriet "Design" lægge vægt på, at:

De tilbudte armaturer lever op til Kommunens overordnede krav

til design.

Der er sammenhæng mellem de tilbudte armaturer og Ordregivers

eksisterende armaturer således, at de eksisterende armaturer og de

tilbudte armaturer tilsammen giver et ensartet udtryk.

Der er et ensartet, enkelt og sammenhængende udtryk i de tilbudte

armaturer på tværs af anvendelse/funktion og størrelse.

Der er en harmonisk overgang mellem armatur og mast/mastearm.

Side 27

De tilbudte armaturers proportioner harmonerer med proportio-

nerne af mast/mastearm.

De tilbudte armaturers design er i tråd med skandinavisk design-

tradition og kan indgå i Kommunens bymiljø.

Ovenstående delkriterier vægter ved evalueringen lige, og Ordregiver fo-

retager en samlet vurdering af de tilbudte armaturer inden for de specifi-

cerede vejprofiler. Der gives således en samlet karakter for Tilbudsgivers

opfyldelse af kriteriet, ved anvendelse af følgende pointskala:

Pointskala

10 point: Fremragende tilbud som bedst muligt opfylder kriteriet.

9 point: Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.

8 point: Meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.

7 point: Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.

6 point: Over middel opfyldelse af kriteriet.

5 point: Middel opfyldelse af kriteriet.

4 point: Under middel opfyldelse af kriteriet.

3 point: Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.

2 point: Dårlig opfyldelse af kriteriet.

1 point: Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet.

0 point: Meget utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet.

14.3.3 Innovation (10 %)

Der foretages en samlet evaluering af tilbudsgivers evne til innovation i relation til

de udbudte opgaver, herunder hvordan moderniseringsopgaven kan gribes innova-

tivt an i forhold til value-for-money, i et scenarie hvor finansieringen kan øges til

at omfatte hele det eksisterende anlæg.

Der vil i den forbindelse blive lagt vægt på, at tilbudsgiver demonstrerer og beskri-

ver en innovativ tilgang til moderniseringsopgaven, der inkluderer en redegørelse

for gevinsterne for henholdsvis Ordregiver og tilbudsgiver. Beskrivelsen skal også

indeholde tilbudsgivers bud på, hvordan hele anlægget fremtidssikres mest effek-

tivt, set i relation til nye funktionaliteter som tilbudsgiver finder relevant, og den

forventede omkostning til disse.

Der vil desuden blive lagt vægt på, at tilbudsgiver kan dokumentere erfaring med

innovation på området, via eksempler på tidligere gennemførte innovative tiltag.

Side 28

Derudover vil der blive lagt vægt på, at tilbudsgiver råder over de nødvendige res-

sourcer og faglige kompetencer i relation til fremtidig innovation.

Tilbuddet skal som minimum indeholde:

Tilbudsgivers beskrivelse af hvordan moderniseringsopgaven kan gribes

mest innovativt an i et value-for-money perspektiv, i et scenarie hvor fi-

nansieringen ikke begrænser omfanget af moderniseringsopgaven.

Dokumentation for erfaring med innovation på opgaven. Dette kan være

beskrivelser af tidligere udførte tiltag, der på tidspunktet for udtænkning

og udførelse var innovative.

Kompetencematrix for alle tilbudte medarbejdere.

Beskrivelse af tilbudsgivers ressourcer og faglige kompetencer i forhold

til innovation.

Ved bedømmelsen af underkriterium ”Innovation”, vil der blive lagt vægt på

følgende kriterier:

Tilbudsgivers beskrivelse af hvordan moderniseringsopgaven kan håndte-

res innovativt i det opstillede scenarie, og hvilke gevinster og effekter

(både økonomiske og andre) det vil medføre for begge parter, herunder

effekten på drift og vedligeholdsopgaven. Der vil desuden blive lagt vægt

på tilbudsgivers beskrivelse af hvorledes anlægget bedst fremtidssikres

effektivt.

Tilbudsgivers dokumentation og beskrivelse af tidligere udførte innova-

tive tiltag på området.

Tilbudsgivers beskrivelse af de ressourcer og kompetencer tilbudsgiver

råder over i forhold til fremtidig innovation på området, herunder også

kompetencematrixen for tilbudte medarbejdere.

Pointmodel (Evalueringsmetode "Innovation"):

Til bedømmelse af tilbuddene i forhold til underkriteriet " Samarbejdsorganisation"

anvendes nedenstående pointskala, idet der gives point mellem 0 og 10.

Pointskala







Side 29






14.3.4 Samarbejdsorganisation (20 %)

Der foretages en samlet evaluering af tilbudsgivers organisation i relation til de

udbudte opgaver, herunder håndtering af indmelding af fejl, borgerhenvendelser,

udførelse af driftsopgaver og gennemførelse af moderniseringsopgaven.

Der vil i den forbindelse blive lagt vægt på, at tilbudsgiver demonstrerer og beskri-

ver en effektiv organisation med entydige kommandoveje, entydig ansvarsforde-

ling internt hos tilbudsgiver samt viser, hvordan man vil sikre kommunikationen

mellem tilbudsgivers serviceleder (single point of contact) og Ordregivers perso-

nale i den daglige driftsorganisation.

Der vil desuden blive lagt vægt på, at tilbudsgiver råder over de nødvendige res-

sourcer og faglige kompetencer i relation til opgavens udførelse og organisering.

Tilbuddet skal som minimum indeholde:

Beskrivelse af tilbudsgivers organisation i relation til den udbudte D&V-

opgave, herunder samarbejde med Ordregiver.

Beskrivelse af tilbudsgivers organisation i relation til gennemførelse af

den udbudte moderniseringsopgave, herunder samarbejde med Ordregi-

ver.

Organisationsdiagram.

Kompetencematrix for alle tilbudte medarbejdere.

Beskrivelse af hvordan indmelding af fejl, borgerhenvendelser samt udfø-

relse af driftsopgaver vil blive håndteret.

Beskrivelse af tilbudsgivers ressourcer og faglige kompetencer i forhold

til den enkelte delaftale.

Beskrivelse af, hvorledes problemløsninger og eventuelle konflikter mv.

vil blive håndteret.

Beskrivelse af, hvorledes samarbejde med underleverandører organiseres.

Ved bedømmelsen af underkriterium ”Samarbejdsorganisation”, vil der blive

lagt vægt på følgende kriterier:

Side 30

At organisationen og samarbejdet sandsynliggør et velorganiseret og kon-

struktivt samarbejde med ordregiver, herunder at ordregiver i rette tid vil

blive inddraget i beslutningsprocesserne.

At tilbudsgiver har en så robust organisation som muligt.

At tilbudsgiver har de nødvendige fornødne ressourcer og faglige kompe-

tencer i forhold til den udbudte opgave.

At det er tydeliggjort, hvorledes problemløsninger og konflikter mv.

håndteres på en positiv og konstruktiv måde.

Pointmodel (Evalueringsmetode "Samarbejdsorganisation"):

Til bedømmelse af tilbuddene i forhold til underkriteriet " Samarbejdsorganisation"

anvendes nedenstående pointskala, idet der gives point mellem 0 og 10.

Pointskala












15. Underskrivelse af kontrakt

Underskrivelse af kontrakten vil ske efter udløbet af den obligatoriske stand-still

periode. Tilbudsgiver skal således være beredt på at kunne møde til kontraktunder-

skriftsmøde på dato som angivet under pkt. 6.2.

16. Forbehold for endelig godkendelse

Sorø Kommune tager forbehold for endelig politisk godkendelse af det vindende

tilbud. Ved manglende godkendelse er kommunen berettiget til at annullere udbud-

det. Tilbudsgiveres godtgørelse vil i en sådan situation alene bestå af vederlaget for

deltagelse i dialogen.

Beskrivende dokument - Sorøsoroe.dk/media/1961841/Beskrivende-Dokument-v16.pdf · 2018. 2. 1. ·...

Documents

Transcript of Beskrivende dokument - Sorøsoroe.dk/media/1961841/Beskrivende-Dokument-v16.pdf · 2018. 2. 1. ·...