Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik Präsentation der Vertiefungsarbeit von Thomas...
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Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
Präsentation der Vertiefungsarbeit von Thomas Eschbach
21.07.2003
Oracles Beitrag zumDokumenten- und
Contentmanagement
21.07.2003Thomas Eschbach
DM und CMmit
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
Gliederung
1. Einleitung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle5. Zusammenfassung / Ausblick
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
1. Einleitung
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
DM und CMmit
1. Einleitung 5. Zusammenfassung3. CM mit Oracle2. Definitionen 4. DM mit Oracle
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
• „Wir ertrinken in einer Fülle an Informationen, aber wir sind durstig nach
Wissen“ (John Naisbitt)
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
• Strukturierung aller Arten von Informationen auf allen Arten von Informationsträgern immer wichtiger
• Abrufbarkeit von Information und Wissen• Filterung nutzbare / nicht nutzbare
Information• Zeitfaktor• Umwandlung unstrukturiertes in
strukturiertes Wissen
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
2. Definitionen
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
2.1 Dokumentenmanagement (DM)
2.2 Contentmanagement (CM)
2.3 Oracle
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
Viele verschiedene Dokumentenarten wie...
Angebote, Anfragen, Konzepte, Protokolle, Analysen, Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Gutschriften,
Dokumentationen, etc.
...liegen auf verschiedenen Informationsträgern oder in verschiedenen Formaten vor wie...
Papiere, Word-/Excel-/PDF-Dokumente, e-Mails, Faxe, etc.
2.1 Dokumentenmanagement (DM)
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
ProblemExponentiell steigende
Informationsmenge führt schnell zu Unübersichtlichkeit, Zugriff auf
Dokumente aus der Vergangenheit nur erschwert möglich
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
ABER:
Dokumentation und Archivierung von Geschäftsvorfällen
ist notwendig aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen,
Qualitätsanforderungen (ISO 9000), erweiterter Produkthaftung
Lösung des Problems: DM
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
Anforderungen an ein DM
• Klare Ablagestruktur• Einfache Erfassung und Aufbereitung von Dokumenten• Revisionssicheres, automatisches Abspeichern der Dokumente• Anzahl der Dokumente verringern• Einfaches und schnelles Finden von Dokumenten (!!!)• Geringst möglicher Disziplinanspruch an Mitarbeiter• Ausbaufähigkeit für die Zukunft• Lukrativer Kosten-Nutzen-Effekt
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
Anforderungen an ein DM
• Verteilung von Dokumenten, soweit erforderlich• Organisation des Daten- und Verarbeitungsflusses der Dokumente in einer Organisation und in Arbeitsabläufen• Administration der Dokumente und Ablagestrukturen sowie Zugriffsrechte• Sicherungsmechanismen für Dokumentenbestände, zugehörige Datenbanken und anderer Profile• Bildschirmdarstellung, Drucken sowie Weiterleiten von abgerufenen Dokumenten an andere Kommunikationsverfahren wie eMail oder Fax
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
KurierzeitHauspostLiegezeiten
KopierenSortierenAblage
RecherchenRückfragen
produktiveVorgangsbearbeitung
Unternehmen ohne DM
Quelle: SJG Projektmanagement www.sjg.com
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
KurierzeitHauspostLiegezeiten
KopierenSortierenAblage
RecherchenRückfragen
Nutzen von DM-Software – Mehr Zeit für mehr/wichtigere Vorgänge
Quelle: SJG Projektmanagement www.sjg.com
produktiveVorgangsbearbeitung
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
Definition DM
Unternehmensweite Dokumentenverwaltung
zur effektiven Erkennung, Erfassung, Weiterleitung, Bearbeitung, Archivierung
und Zugriff auf Dokumente beliebiger Art
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
Definition DM
Wichtig sind dabei auch
PerformanceIntegrationsfähigkeit
Kompatibilität
AKZEPTANZ
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
2.2 Contentmanagement (CM)
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
Grundsätzlich:
Erstellen & Verwalten von zu veröffentlichenden Informationen
(Webinhalten)
Entkopplung von Information und Darstellung
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
Viele zu veröffentlichende Informationen in Form von...
• HTML-Seiten• Textverarbeitungsformaten• Präsentationen• Tabellenkalkulationen• Webseiten• Digitalisierte Videos, Audios, Bilder
...in verschiedenen DB/Dateisystemen und auf verschiedenen Servern
1. Einleitung 5. Zusammenfassung4. DM mit Oracle2. Definitionen 3. CM mit Oracle
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung4. DM mit Oracle2. Definitionen 3. CM mit Oracle
DM und CMmit
Problem
Einheitlicher u. konsolidierter Zugriff auf Web-Informationen und
Informationen im Intranet praktisch nicht möglich
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
ABER:
Dynamik verlangt Verfügbarkeit hinsichtlich
• Design-Änderung • Inhaltliche Neustrukturierung • Wechsel auf ein anderes System • Gleichzeitiges Publizieren auf
verschiedenen Systemen • Integration von fremden Inhalten
1. Einleitung 5. Zusammenfassung4. DM mit Oracle2. Definitionen 3. CM mit Oracle
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
• Templates – Ablösung vom statischen HTML; Entkopplung von Information u. Darstellung; Dynamische Verknüpfung von Inhaltsdaten mit passender Darstellung
• Assets – Getrennte Ablage einz. Komponenten; Verwaltung u. Bearbeitung an zentraler Stelle; Aktualisierung in allen Seiten
• Workflow – Abbildung d. Publishing-Prozesses; Arbeitsteilung durch Rollen u. Rechte; Freigabe- u. Kontrollkette; Präzise Def. d. Verantwortungsbereiche
1. Einleitung 5. Zusammenfassung4. DM mit Oracle2. Definitionen 3. CM mit Oracle
DM und CMmit
Anforderungen an ein CM-System ( 1 / 3 )
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
• Systemintegration – Integration externen Contents; Unterstützung v. Webservices (XML/XSL); Nutzung bestehender Infrastruktur f. Email od. Aufgaben (Outlook, Exchange, Notes)
• Erweiterbarkeit – Klare OO; Offenlegung der API; Unterstützung v. Client/Server-Mechanismen (DCOM, RMI, SOAP, Corba)
• Personalisierung – Indiv. Inhalte, Darstellung od. Navigation; Unterstützt CRM; Informationen kategorisieren durch Meta-informationen u. Laufzeitparameter; Ausgereifte Versionen d. CMS f. Mensch u. Maschine (Robots)1. Einleitung 5. Zusammenfassung4. DM mit Oracle2. Definitionen 3. CM mit Oracle
DM und CMmit
Anforderungen an ein CM-System ( 2 / 3 )
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
• XML-Integration – Strukturierung u. Beschreibung v. Inform-ationen; Leicht lesbar f. Mensch u. Maschine; Zukunftssicher
• Reporting – User Tracking u. Data Mining; Ansatzpunkte für Verbesserungspotentiale u. Qualitätssicherung; Mindestens Schnittstelle f. externe Reporting-Applikationen
• Performance – Schnelle Verknüpfung v. Inhalt+Template u. Auslieferung; Schnelle Auslieferung auch komplexer Seiten; Stabile Bewältigung vieler Zugriffe/Zeitintervall; Caching; Skalierbarkeit
1. Einleitung 5. Zusammenfassung4. DM mit Oracle2. Definitionen 3. CM mit Oracle
DM und CMmit
Anforderungen an ein CM-System ( 3 / 3 )
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung4. DM mit Oracle2. Definitionen 3. CM mit Oracle
DM und CMmit
Definition CM
Unternehmensweite Verwaltung von zu veröffentlichenden Informationen in Form
verschiedenster Datentypendurch Entkopplung und zielgerichteter
Verknüpfung von Information und Darstellung
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung4. DM mit Oracle2. Definitionen 3. CM mit Oracle
DM und CMmit
Definition CM
Content Management bezeichnet den zielgerichteten und systematischen
Umgang mit der Erzeugung, Verwaltung und Zur-Verfügung-Stellung von Inhalten
in flexibler Granularität
21.07.2003Thomas Eschbach
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2.3 Über
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
• Weltweit einer der größten Anbieter von Unternehmenssoftware
• 1977 gegründet, Umsatz 9,5 Mrd. USD (2002)• 42.000 MA, Vertretungen in 145 Ländern• Datenbanken, Tools, Anwendungssoftware,
Entwicklungs- u. Analysewerkzeuge; vollständig WWW-fähige Produktlinie
• Beratung, Ausbildung, Support-Services
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
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Marktanteil
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Datenbankmarkt Stand 2002
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
3. CM mit Oracle
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
DM und CMmit
inter Media
• Zusatzprodukt zu Versionen 8i & 9i• Speicherung aller Multimedia-, Bild- u.
Videodaten • INSO-Filter vereinheitlicht alle Formate
(ORDAudio, ORDImage, ORDVideo)• Vereinfachte Suche durch Indizierung• Verwaltung v. HTML-, PDF- u. weiteren
textbasierten Dokumenten
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
DM und CMmit
WebDB
• Zusatzprodukt zu Versionen 8i & 9i• Entwicklungsumgebung für das
Internet• Aufbau v. dynamischen u.
datenintensiven Websites• Websites lassen sich komplett
innerhalb d. Datenbank entwickeln u. verwalten
21.07.2003Thomas Eschbach
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1. Einleitung
4. DM mit Oracle
5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
DM und CMmit
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1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
DM und CMmit
inter Media Text
• Wortstammsuche („stemming“)• Benachbarte Wortsuche („proximity“)• Suche mit unscharfem Profil („fuzzy
search“)• Volltextsuche möglich durch Indizierung• Thesaurus-Funktionalitäten• Themenbezogene übergreifende Suche
(„about query“)
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
5. Zusammenfassung
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung
5.1 Oracles Beitrag zum DM und CM 5.2 Fazit 5.3 Ausblick
5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
• Anforderungen an DM können mit Oracle erfüllt werden (Klare Ablagestruktur, revisionssicheres Abspeichern d. Dokumente, einfaches u. schnelles Finden d. Doks, Ausbaufähigkeit)
• Technische Voraussetzungen sind gegeben• Funktionale Anwendungen müssen
entwickelt werden• Disziplinanspruch an MA u. Kosten-Nutzen-
Effekt hängen von der Qualität der Entwicklung d. DMS ab!
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
5.1 Oracles Beitrag zum DM und CM
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
• Templates• Assets• Workflow• Systemintegrati
on
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
DM und CMmit
• Erweiterbarkeit• XML-Integration• Reporting• Performance• Personalisierung
Anforderungen an ein CMS:
21.07.2003Thomas Eschbach
können erfüllt werden!
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• Kein DM- oder CM-System als solches von Oracle verfügbar
• Technische Anforderungen sind aber erfüllt• DB eignet sich als Datenbasis f. DMS u.
CMS• Funktionalität muss selbst entwickelt
werden• Anpassung an benutzerspezifische
Bedürfnisse• Integration in bestehende Strukturen,
Erweiterung• Eignung f. kleine u. sehr große
Datenbestände• Zukunftssicher
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
Kosten, Produktivität, Wettbewerbsfähigkeit und somit
der Unternehmenserfolg hängen in hohem Maße von der
Qualität des Dokumenten- und Contentmanagements ab!
5.2 Fazit
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
• Oracle liefert hierzu die technischen Voraussetzungen und erfüllt die technischen Anforderungen in vollem Umfang• Funktionale Anforderungen an das DM und das CM müssen selbst entwickelt bzw. integriert werden• Hierzu sind Kenntnisse über Arbeitsweise u. Technik der Oracle-Komponenten nötig • Hoher Aufwand & Investition!
DM und CMmit
Oracle als Datenbasis für ein unternehmensweites Dokumenten- und Contentmanagementsystem!
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
5.3 Ausblick
DM und CMmit
• Verschmelzung von DM u. CM• Noch mehr räumliche u. zeitliche
Unabhängigkeit• Bedeutung v. DM u. CM immer
wichtiger• Oracle realisiert dies bereits• Entwicklung stärker Richtung
Knowledge Management
21.07.2003Thomas Eschbach
Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik
Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit!
5. Zusammenfassung1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle
DM und CMmit
21.07.2003Thomas Eschbach