Bela Jarko Mputer

RETOOLING

Engineering S1 Program

Informatics/Computer Science Study Program

General Competency - Basic IT

Materi Pelatihan

Panduan dalam Bekerja

Dengan PC, Aplikasi, dan Internet

Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat

Institut Teknologi Bandung

2004

General Competency Basic IT Panduan Bekerja dengan PC, Aplikasi, dan Internet

Retooling Informatics/Computer Science Study Program LPPM ITB 2

DAFTAR ISI DAFTAR ISI................................................................................................................................................2 1. BEKERJA DENGAN KOMPUTER DI KANTOR ...........................................................................3 1.1. Bekerja dengan PC........................................................................................................................3 1.2. Bekerja Dengan Komputer Yang Terhubung Ke Jaringan ..........................................................6 1.3. Bekerja Dengan Paket Aplikasi Perkantoran ...............................................................................7 1.4. Beberapa Contoh Pembagian Direktori :......................................................................................8 2. MEMANFAATKAN MS WORD ......................................................................................................9 2.1. PENDAHULUAN.........................................................................................................................9 2.2. Butir Bahasan tentang MS-Word (Praktis)................................................................................11 2.3. Praktikum ....................................................................................................................................14 3. MEMANFAATKAN MS EXCEL SEBAGAI SARANA PENGOLAH DATA ............................15 3.1. PENDAHULUAN.......................................................................................................................15 3.2. Pemakaian MS Excel secara umum............................................................................................16 3.3. Pengolahan Data Dengan Excel..................................................................................................17 3.4. Transfer Data Antar Aplikasi Office ..........................................................................................19 4. MEMANFAATKAN MS POWER POINT......................................................................................21 4.1. Pendahuluan ................................................................................................................................21 4.2. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Saat Bekerja dengan Menggunakan Ms PowerPoint ...........22 5. PENGGUNAAN INTERNET...........................................................................................................24 5.1. Internet.........................................................................................................................................24 5.1.1. Layanan yang tersedia di dunia Internet: ..................................................................................25 5.1.2. WWW (World Wide Web)............................................................................................................25 5.1.3. Alamat pada Internet...................................................................................................................25 5.1.4. Direktori di Internet ....................................................................................................................26 5.1.5. HomePage ...................................................................................................................................26 5.2. Browser........................................................................................................................................26 5.2.1. Tombol-tombol yang tersedia : ..................................................................................................26 5.2.2. Bookmark.....................................................................................................................................27 6. MEMANFAATKAN EMAIL SEBAGAI SARANA BERKOMUNIKASI DI KANTOR ............28 6.1. E-mail Definition ........................................................................................................................28 6.2. Sifat E-mail..................................................................................................................................28 6.3. Situs yang layak anda kunjungi sehubungan dengan email .......................................................28 6.4. Contoh perangkat lunak pengelola email ...................................................................................28 6.5. Fasilitas yang disediakan dalam email .......................................................................................28 6.6. Beberapa hal mengenai email, Free-Net Netiquette Guide.......................................................29 6.6.1. Aturan umum ...............................................................................................................................29 6.6.2. Proteksi terhadap Virus ..............................................................................................................29 6.6.3. Limit terhadap Privacy ...............................................................................................................29 6.6.4. Bagian dari Sebuah Email ..........................................................................................................29 6.6.5. E-Mail Signatures .......................................................................................................................29 6.6.6. Komposisi Email .........................................................................................................................29 6.6.7. Perilaku dan Sopan Santun Ber-email .......................................................................................29 6.6.8. Cara Membuat Penekanan terhadap Kata-kata Penting ...........................................................29 6.6.9. Forward Email ............................................................................................................................30 6.6.10. File Attachment ......................................................................................................................30 6.7. Akronim yang sering dipakai dalam email.................................................................................30 6.8. SMILEY, pergaulan di dunia maya ............................................................................................31 6.9. Mailing List .................................................................................................................................31 6.1.1. Perbedaan antara surat personal dan surat untuk bisnis/surat dinas.......................................31 6.10. Lima cara memperbaiki email anda ...........................................................................................32 7. PENUTUP : THE TEN COMMANDMENTS FOR COMPUTER ETHICS..................................33



1. BEKERJA DENGAN KOMPUTER DI KANTOR Tujuan pelatihan ini : 1. Memperkenalkan tata cara penggunaan komputer yang "baik" dan efisien 2. Memperkenalkan praktik pemakaian paket aplikasi yang baik 3. Mengatur direktori kerja sehingga mudah diakses/dicari kembali isinya 4. Mengatur setting komputer yang perlu (dengan Windows) 5. Menjawab pertanyaan-pertanyaan praktis dari peserta mengenai kesulitan yang dialami sehari-hari

dalam menggunakan komputer untuk tugasnya Prasyarat : 1. Peserta sudah pernah bekerja di lingkungan komputer PC berbasis Windows 2. Peserta sudah pernah memakai MS Word dan MS Excel Batasan : Materi akan disampaikan dengan sarana presentasi yang terhubung langsung ke komputer. Setiap butir yang dibahas akan didemokan secara langsung lewat komputer. Dengan demikian, catatan kursus yang diberikan ini merupakan catatan yang ringkas, dan mungkin abstrak jika tidak melihat demonya. 1.1. Bekerja dengan PC PC & kepemilikan Dipakai sendiri Dipakai bersama

PC adalah singkatan Personal Computer, Komputer Pribadi. Kepemilikan adalah pemakai yang dialokasi ke PC. Sebaiknya setiap

komputer secara jelas dialokasi ke siapa. Seringkali, karena keterbatasan sarana, satu PC terpaksa dipakai oleh lebih

dari satu orang: dalam hal ini komputer tersebut bukan lagi komputer personal. Komputer menjadi umum.

Walaupun umum, sebaiknya ada alokasi yang jelas. Komputer yang nomor berapa boleh dipakai siapa saja.

Jika komputer dialokasi secara personal, sebaiknya dipasang password. Jika ada yang dapat memakai komputer anda, maka hanyalah administrator kantor atau anda yang memberikan password ke orang itu!

Jika dipakai bersama, ada aturan yang jelas jangan mengubah-ubah setting setiap pemakai mempunyai direktori kerja sendiri (kecuali untuk

pekerjaan yang memang bersama) Serah terima komputer

Setelah anda menerima sebuah komputer yang boleh anda pakai, segeralah : Periksa isinya dan bersihkan dari file yang bukan milik anda. Lihat butir

mengenai menghapus file sesegera mungkin. Pasang password (jika dialokasi untuk pribadi), atau buatlah perjanjian kerja

yang jelas dengan pemakai bersama Ubah setting sesuai dengan kebiasaan kerja anda Cobalah semua aplikasi: minimal harus bisa diaktifkan, kemudian keluar

(Quit) dengan beres. Setting komputer pribadi

Karena PC dirancang untuk dipakai secara pribadi, maka disediakan bermacam saranan untuk melakukan setting yaitu mengatur banyak hal sesuai selera pemakainya. Sebaiknya, anda tidak mengubah-ubah setting komputer yang dipakai bersama.

Jika memakai komputer orang lain, dan untuk kemudahan kerja anda, anda terpaksa mengubah setting, kembalikanlah seperti semula supaya pemilik yang akan bekerja dengan komputernya tidak bingung.

Setting untuk kantor sebaiknya disesuaikan dengan suasana kantor. Jika anda ingin memandaaftkan waktu dengan efektif, hindari untuk menghidupkan/menjalankan banyak program pernak-pernik yang tidak perlu untuk bekerja, tapi makan memori dan CPU. Terlalu banyak dinamika



(cursor yang selalu bergerak, dan sejenisnya) membuat mata anda cepat lelah dan pekerjaan utama tidak efektif.

Penamaan dan struktur Direktori: Penamaan dan struktur Direktori

Setiap harddisk komputer, sudah dibuat direktori yang tercipta ketika install. Tetapi sayangnya direktori yang dibuat ketika install itu sangat umum, sehingga anda harus menambahkan beberapa yang spesifik Sebaiknya dalam suatu instansi dibuat standard, sehingga jika seorang

staf/pekerja pindah lokasi atau pindah kantor, maka tidak diperlukan waktu adaptasi untuk mulai bekerja. Jika belum ada standard, buatlah sesuai dengan yang nanti akan anda kerjakan di praktikum Direktori yang selalu ada dan karena itu di-set menjadi default direktori untuk

penyimpanan dokumen aplikasi perkantoran adalah My Document. Sebaiknya anda tidak hanya menyimpan file di My Document, tetapi membuat sub direktori. Direktori untuk file milik kantor: dibuat berdasarkan urusan atau arsipnya Direktori untuk file pribadi: Untuk setiap pemakai, harus disediakan sub-

direktori untuk masing-masing user. Pada direktori ini anda boleh menaruh file pribadi yang ada hubungannya dengan kantor. File pribadi tidak boleh dicampur aduk dengan file kantor, yang ada di direktori kerja Biasakan melakukan partisi harddisk menjadi dua: sebuah untuk program files

dan lainnya untuk data. Jika sewaktu-waktu harus direformat atau diinstall ulang, memudahkan penyelamatan data. Satu direktori seperti halnya sebuah map. Arsip yang rapi disimpan dalam

map-map secara teratur. Arsip dunia nyata yang tidak rapi berserakan dan sulit dicari kembali. Maka sebaiknya anda mempunyai struktur direktori dengan isi yang tidak terlalu banyak. Tidak ada patokan yang pasti akan banyaknya direktori. Tapi, jika anda membuka sebuah folder dan semua isinya tidak dapat dilihat di layar, maka saatnya anda membuat folder baru

Penamaan Direktori & File

Nama direktori dan file harus mencerminkan isinya. Jangan memberi nama file secara sembarangan

Penamaan direktori/file mungkin mengandung nama bulan, tahun dsb Nama panjang dan nama pendek: sekarang ada fasilitas untuk memberi

nama panjang dan tidak terbatas hanya 8 huruf seperti pada DOS. Anda hanya perlu menyingkat untuk software versi lama

Back up (Salinan)

Backup harus dilakukan secara periodik. Jangan kehilangan file jika tiba-tiba, keesokan harinya, komputer tidak dapat dinyalakan lagi. File penting harus dibackup per struktur direktori, dan setiap disket harus diberi label.

File pribadi File pribadi adalah file yang bukan milik kantor. Tak dapat dihindari

bahwa kita mungkin mengetik beberapa file pribadi di kantor, misalnya surat kuasa untuk bank, surat cuti, dsb.

Sebaiknya hanya dokumen/file yang berhubungan dengan kantor yang disimpan di komputer anda. Jika bekerja untuk pribadi, simpanlah di sebuah disket yang offline. Kalau kebetulan dipakai orang lain, anda akan malu jika semua rahasia pribadi terungkap lewat file yang tidak sengaja dibuka (misalnya last document yang dibuka, otomatis muncul!)

Softcopy Karyawan tidak boleh memberikan softcopy ke sembarang orang tanpa

seijin atasan: Anda tidak berhak memberikan file (softcopy) tanpa seijin atasan. Jika memberikan file secara resmi, sebaiknya seperti halnya barang lain, dibuat sebuah tanda serah terima secara tertulis.

Tidak baik membawa file pulang : sebenarnya, sudah mencuri asset perusahaan. Sebaiknya semua pekerjaan diselesaikan di kantor. Jika mengerjakan pekerjaan dengan komputer di tempat lain, hati-hati dengan virus



Menghapus file Delete.. File

File yang sudah tidak diperlukan sesegera mungkin : Jangan meninggalkan banyak sampah di komputer anda. Sekali anda tidak menghapus file yang tidak perlu, anda akan lupa dan takut menghapusnya di kemudian hari.

Jangan lupa mengosongkan Recycle Bin sebelum pulang. Sudahkah anda ketahui, bahwa dengan melakukan delete file, sebenarnya file belum benar-benar terhapus dan masih ada di Recycle Bin (atau kadang-kadang disebut Trash), dan ikonnya bergambar tempat sampah

Printer Hanya memakai printer untuk memprint hal-hal yang berhubungan dengan

pekerjaan kantor. Tidak memprint untuk hasil down load internet yang tidak ada hubungan dengan kantor (apalagi lengkap dengan gambar yang menghabiskan toner). Jika hanya sekali-sekali, tentunya boleh. Tapi batasan sekali-kali harus jelas (deal dengan nurani anda)

Kertas Pakailah kertas bekas yang satu sisinya masih bersih untuk memprint draft.

Kumpulkanlah kertas bekas dengan rapi, supaya dapat dipakai ulang. Virus Virus sangat jahat, dan dapat merusak serta membuat hasil kerja hilang sama

sekali. Virus sangat banyak ragamnya. Tidak ada penangkal virus yang mujarab, karena setiap hari ada virus baru. Tapi bukan berarti kita tidak bisa bebas virus. Komputer yang berisi data penting (data nilai mahasiswa, data keuangan) harus dipelihara sehingga selalu bersih dari virus. Beberapa pencegahan virus antara lain : Memasang anti virus di komputer (tetapi harus terus menerus diperbarui

sebab selalu ada jenis virus baru) Tidak membawa disket dari luar kantor (terutama dari rental/tempat umum)

kemudian memindahkan filenya ke komputer kantor Tidak menaruh sembarangan copy-an perangkat lunak yang bukan diinstal

atas seijin kantor. Selin berpotensi virus, harap diingat bahwa setiap perangkat lunak harus disertai dengan lisensi. Jika karyawan membutuhkan perangkat lunak, harus mengajukan ke kantor dan kantor seharusnya menyediakan bagi karyawan.

Tidak membuka e-mail yang mengandung attachment berupa exe file secara sembarangan

Jika mungkin sediakan satu komputer karantina untuk mendeteksi virus. Semua file dari luar, sebelum dipakai di kantor, ditest dari komputer ini

PC sebagai alat kerja

Bedakanlah PC sebagai alat kerja di kantor dan PC sebagai entertainment tools (seperti di rumah): Bermain games hanya di waktu luang. Pada jam kantor sebaiknya anda

tidak main game atau browsing di internet yang bukan untuk hal produktif (misalnya browsing untuk belanja on line, baca majalah,)

Komputer baru dilengkapi dengan sarana audio. Jika anda suka mendengarkan musik, perhatikanlah rekan sekerja.

Meninggalkan PC yang aktif: jika meninggalkan PC sebentar, jangan lupa untuk men-save file yang sedang aktif dan menutup jendela. Tidak baik meninggalkan file sedang terbuka sebab dapat menimbulkan : Ada resiko terjadi kerusakan file, atau pekerjaan hilang akibat tidak ter-save, membuat orang lain mengira sedang dipakai padahal tidak (jika

komputer dipakai bersama) malu karena sedang membuka file yang rahasia.

Peliharalah kebersihannya. Sebaiknya tidak merokok, menaruh makanan atau minuman didekat komputer. Bersihkan keyboard, mouse dengan alkohol.



Mematikan PC, atau mati suri

Ada beberapa instansi yang mengharuskan PC dimatikan ketika anda meninggalkan ruangan, untuk menghemat listrik. Dalam hal ini jangan lupa mencabut kabel listrik. Jika hanya meninggalkan ruangan sebentar, sebaiknya PC tetap dibiarkan menyala, karena kurang baik jika PC seeringkali dihidup/matikan.

Sebaiknya pasanglah screen saver sehingga membuat screen anda tahan lama dan tidak cepat uzur jika komputer harus hidup sepanjang hari dan anda sedang tidak menggunakannya. Akan ditunjukkan cara men-set screen saver

1.2. Bekerja Dengan Komputer Yang Terhubung Ke Jaringan Beda Jaringan dengan PC

Anda mempunyai direktori seperti halnya di PC anda, tetapi letaknya di server dan dapat diakses dari PC

Tidak perlu bingung bekerja di jaringan, karena sama saja dengan bekerja di sebuah PC

Di lingkungan jaringan, sebuah PC menjadi stasiun kerja (Work station) Karyawan bisa kerja dari terminal mana saja, tidak terikat stasiun kerja.

Maka, stnadard direktori yang pernah dibahas pada bagian selanjutnya menjadi lebih penting

Jangan lupa melakukan log-out sebelum meninggalkan stasiun kerja. Jika lupa, seperi membiarkan rumah dalam keadaan terbuka ketika pergi

Akses ke Jaringan

Sebaiknya kantor menyediakan aturan akses yang jelas, dan seseorang akan mendapat hak akses sesuai dengan tugasnya. Dengan demikian, file yang tidak berhak diakses secara otomatis tidak mungkin diakses. Kita harus menghormati hak akses yang diberikan

Manfaatkan jaringan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan file, dsb. Setiap kali ada pekerjaan bersama, langsung dibuat sebuah direktori dan hak akses ke yang terlibat, kemudian bekerja dengan dokumen yang sama. Setiap dokumen harus jelas pemiliknya

Jangan lupa menyetor pekerjaan ke jaringan dan mempunyai backup di komputer lokal.

Hati-hati dalam memberikan hak akses ke orang lain. Sekali anda memberi hak akses, PC anda terbuka dan dapat diakses. Jika anda meninggalkan PC dalam keadaan on, maka dapat dilihat isinya oleh orang lain

File Bersama File yang isinya hal umum sebaiknya diletakkan di jaringan atau di-share.

Tidak baik menduplikasinya sebab: akan terjadi versi yang diluar kontrol memakan space (terutama jika dile berukuran besar)

Printer bersama

Jika memakai printer yang dipakai bersama, segeralah ambil hasil print karena jika tidak : Hasil print out bertebaran dan mungkin terbaca orang lain (akan menjadi

sangat gawat untuk soal ujian atau hal lain yang bersifat rahasia) Jika tidak mengandung initial dan untuk menghemat kertas halaman depan

pencetakan dibuang,, hanya anda yang dapat mengambilnya (tidak ada yg tahu milik siapa)

Jika terjadi persoalan dengan printer (misalnya paper jam yang seringkali terjadi dengan printer tua), maka akan mengganjal pencetakan orang lain yang kebetulan dalam queue setelah anda. Hanya anda dan administrator jaringan yang dapat mengubah status pencetakan. Akan merepotkan banyak orang.



Backup Harus dipikirkan sinkronisasi antara file di jaringan dan file di direktori

lokal 1.3. Bekerja Dengan Paket Aplikasi Perkantoran Identitas dokumen dan penanggung jawabnya

Identitas dokumen dan penanggung jawab sebaiknya dimunculkan di setiap halaman yang akan dicetak. Biasakanlah menuliskan di suatu tempat (disarankan di footer), dengan memanfaatkan Menu Insert : initial/nama pembuat, nama file, tanggal dan jam print, nomor halaman dan banyaknya halaman jika perlu Jika peletakan direktori tidak terstruktur, maka sebaiknya nama direktori

juga ditulis. Identitas yang dimunculkan pada setiap dokumen ini banyak sekali gunanya. Beberapa kesulitan jika identitas tersebut tidak ditulis, antara lain : Tanpa nomor halaman, penyusunan halaman-halaman yang diprint sangat

sulit Tanpa nama file, sulit untuk mencari kembali softcopy/filenya. Jika boss

anda meminta sebuah softcopy, maka anda tidak perlu mencari-cari yang mana, langsung harus dapat memberikan dengan membaca print out tersebut

Tanpa initial, sulit untuk mengenali siapa penanggung jawab atau pengetik nya, sehingga dapat dipakai sebagai ukuran hasil kerja (renumerasi)

Tanpa tanggal dan jam, akan sulit mengenali versi dan membedakan yang mana yang terbaru (jika merupakan file penting, yang diubah-ubah, misalnya menyiapkan nilai atau tender yang nilainya masih sering diubah

Standard huruf Sebaiknya ada kesepakatan tentang Huruf yang dipakai, style dsb sebelum

mulai bekerja. Ini penting kalau bekerja dalam tim. Jika dokumen yang dihasilkan oleh sebuah tim berbeda-beda stylenya, maka editor harus menyediakan banyak waktu. Sebaliknya jika sudah ditentukan, editor dengan mudah akan menggabung.

Dalam banyak hal, nilai default yang dipasang di aplikasi itu sudah merupakan hal yang standard. Contoh: default Font untuk Word adalah Times New Romans 10 sedangkan untuk Excel adalah Arial 10. Segala nilai default sudah ditentukan karena meurpakan kaidah umum. Sebaiknya karyawan menyempatkan diri mempelajari pemakaian huruf yang baik. Jika tidak tahu, memakai standard adalah yang paling aman. Contoh default MS Word sudah memadai untuk kaidah umum

Margin Sebaiknya tidak mengubah margin : Selain huruf, setting default dari

margin dan yang berurusan dengan kertas adalah standard. Margin yang terlalu pinggir dapat mengakibatkan sebagian teks tidak tercetak atau jika berkas difotokopi akan hilang (tidak terfotokopi) dsb.

Penghematan Penghematan toner : Huruf yang fancy dan efek (shading) yang makan

toner serta waktu pencetakan dapat diminimasi kalau budget terbatas. Pakailah semua urusan kosmetik seperlunya saja, dan jangan sembarangan sebab sebenarnya ada aturannya.

Penghematan waktu print dan sekaligus toner serta kertas : Ada option printer yang memungkinkan memprint draft secara ekonomis. Manfaatkanlah hal ini.



Template dan Wizard

Manfaatkan template dan Wizard. Jika ada pekerjaan yang harus dilakukan berulang-ulang, anda harus mencari cara lain. Jika manusia mengulang (termasuk mengetik ulang), kemungkinan besar menimbulkan kesalahan. Komputer akan melakukan sebuah tugas berkali-kali tanpa salah (asalkan programnya sudah benar)

1.4. Beberapa Contoh Pembagian Direktori : Untuk bidang Akademik ..\Akademik\Peraturan \Silabus \SemGanjil\IF221\SemI_2000\Handsout \SemGanjil\IF221\SemI_2000\Nilai \SemGanjil\IF221\SemI_2000\Administrasi \SemGenap\SemII_2000 Untuk bidang TataUsaha ..\Administrasi\Peraturan \SK\Tahun2000 \SK\Tahun2001 \Formulir \SuratMasuk \SuratKeluar Untuk bidang Keuangan ..\Keuangan\Peraturan \Formulir \SemI_2000\Honor\Dosen \SemI_2000\Honor\NonDosen \SemI_2000\Bulanan \SemI_2000\Laporan atau ..\Keuangan\Peraturan \Formulir \Honor\Dosen\Thn2000 \Honor\NonDosen\Thn2000 Untuk Pribadi ..\Inge\Kuliah\SemGanjil\IF221 ..\Inge\Kuliah\SemGanjil\IF223 ..\Inge\Kuliah\SemGenap\IF222 ..\Inge\Kuliah\SemGenap\IF322 \Papers \rekomendasi \Kepegawaian



2. MEMANFAATKAN MS WORD Tujuan pelatihan ini : 1. Memperkenalkan pemakaian MS Word lebih dari sekedar mesin ketik biasa 2. Memakai beberapa fasilitas untuk mengerjakan hal-hal yang seringkali dibutuhkan dalam

pekerjaan Materi 1. Pengaturan/pengorganisiasian file 2. Pengenalan akan pelacakan dokumen dan versinya 3. Bekerja dengan template: perkenalan template fax, report (laporan) 4. Tabel sebagai sarana membuat surat yang banyak bagiannya (borang, surat undangan ITB) 5. Mail merge : memakai data yang sudah ada dalam Excel membuat surat ke banyak orang membuat kartu pengenal

6. Membuat buku laporan dari banyak file kecil dengan fasilitas pembangkitan daftar isi. Sebagian halaman ada yang protrait dan sebagian landscape

7. Setting Option... Prasyarat : 1. Sudah pernah bekerja dengan MS Word Batasan : Beberapa fasilitas yang dijelaskan hanya didemokan dan disarankan untuk dipakai. Pada kursus ini tidak diajarkan tentang isi dokumen, misalnya: Isi dari laporan yang disunting tidak dijamin kebenarannya Bagaimana membuat kalimat bahasa Indonesia yang baik dan benar,

2.1. PENDAHULUAN Pengolah Kata/Dokumen (Word processor) adalah aplikasi untuk mengolah dokumen yang didominasi oleh teks. Dokumen berbeda dengan teks biasa karena dalam dokumen teks disimpan isi teksnya dan juga penampilan, dan strukturnya (dapat dianalogikan mewakili isi buku). Pemroses kata yang lahir pada awalnya hanya mampu memproses teks, namun pada saat sekarang juga mampu memproses tabel, gambar dan sebagainya tergantung jenisnya. Lebih canggih lagi, dokumen dapat mengandung makro. Aplikasi ini akan dibahas secara khusus dan lebih detil pada bagian berikutnya. Dalam Microsoft Office, pemroses kata yang tersedia adalah Microsoft Word. Pengolah kata adalah satu aplikasi yang paling banyak dipakai di lingkungan komputer pribadi. Secara umum, pengolah kata menyediakan fungsi untuk pengelolaan dokumen tekstual: mulai dari pembuatan, penyimpanan sampai dengan reproduksinya dalam bentuk cetakan (hard copy). Dalam tingkatan paling primitif, komputer dan pengolah kata berfungsi sebagai mesin ketik. Tentu saja kita dapat menggunakan komputer sebagai alat pemroduksi dan pengelolaan dokumen seperti halnya mesin ketik saja, atau menggunakannya sebagai pemroses dokumen yang mempunyai kelebihan lain. Beberapa penggunaan pengolah kata dijelaskan pada bagian berikut Sebagai mesin ketik biasa

Pengguna mengetik, mencetak dan menyimpan dokumen. Bedanya dengan mesin ketik biasa adalah satu dokumen dapat direproduksi berkali-kali (dengan dicetak). Selain itu, koreksi kesalahan menjadi mudah karena tidak memerlukan pengetikan ulang karena pergantian posisi huruf. Dalam tingkatan ini, aplikasi pemroses kata paling sederhana tersedia sebagai accessories di lingkungan Windows, yaitu berupa NotePad



Mesin ketik Plus

Penolong mencari kata tertentu atau mengganti kata, melakukan koreksi atas kesalahan pengetikan. Selain itu, pengetikan ulang dapat dihindari dengan operasi Cut/Paste suatu blok teks kemudian mengeditnya.

Formatter, atau perapi tata letak

Dalam hal ini teks yang sama dapat ditampilkan dengan lebih baik, misalnya dengan mengatur jenis dan ukuran huruf, alginment, kolom, warna dsb. Yang harus diperhatikan adalah pemilihan tampilan yang tepat untuk persoalan/materi selain dari segi estetika. Pemilihan tampilan dan font dengan jenis dan ukuran yang tepat sesuai dengan standar akan membuat teks enak dibaca dan mudah dimengerti. Misalnya pemilihan huruf dengan/tanpa sherif atau proporsinya, kapan sebaiknya teks dibuat persis di tengah, rata kiri atau rata kanan, atau kapan harus dituliskan dengan efek tebal atau digaris bawahi. Tata letak dan tampilan teks dalam suatu dokumen merupakan suatu bahasa ekspresi untuk menunjukkan struktur isi dokumen. Kelebihan bahasa tampilan inilah yang dapat dilakukan dengan pemroses kata, dan tidak mungkin dengan mesin ketik biasa.

Pengkoreksi salah ketik secara terbimbing atau otomatis

Sebagian besar pemroses kata dilengkapi dengan fasilitas pengkoreksi salah ketik. Prinsipnya adalah pencocokan setiap kata yang diketikkan terhadap suatu thesaurus (daftar kosa kata) yang tersedia dan dapat ditambah. Namun sayangnya perbendaharaan kata yang disediakan kebanyakan dalam bahasa Inggris. Pengguna dapat membangun kata dalam bahasa Indonesia jika mau, bahkan dapat mendefinisikan sekumpulan kata yang sering salah ketik untuk dikoreksi secara otomatis (fasilitas Autocorrect).

Style, template Sebagai mesin pengatur perubahan penampilan secara otomatis, misalnya

berkat tersedianya style yang dapat disimpan. Usaha untuk menampilkan teks dengan tampilan seperti yang diuraikan cukup besar. Untuk menjaga konsistensi penampilan dan mempermudah perubahan, maka dengan fasilitas style pada paragraph atau huruf, semua teks dengan kelompok yang sama dapat ditampilkan secara konsisten, karena jika style paragraph diubah, maka semua paragraph dengan style yang sama akan berubah pula. Ini sangat berguna jika dokumen sedang dalam tahapan pegembangan, atau jika sebuah dokumen ditulis bersama oleh beberapa penulis.

Pembuat Buku Sebagai pengorganisasi menjadi satu dokumen utuh, misalnya sebagai

pembangkit daftar isi, daftar gambar, cross reference. Pembangkitan daftar isi, daftar gambar akan memakan waktu dan seringkali menimbulkan kesalahan (human error). Apalagi jika dokumen sedang dalam tahapan penulisan, sehingga akibat proses penyuntingan yang berulang, letak gambar dan bab bergeser setiap saat. Fasilitas pembangkitan daftar isi, cross reference akan sangat membantu dalam hal ini. Setiap kali kita dapat mengaktifkan fasilitas ini untuk membangkitkan ulang daftar isi dsb. sesuai dengan keadaan dokumen saat itu Fasilitas Insert Object yang memungkinkan dalam dokumen Word disertakan objek-objek MS Office yang lain

Mail Merge Sebagai pembantu pengiriman surat: mail/merge, yang dibutuhkan untuk

membantu penyiapan pengiriman surat yang sama ke suatu daftar penerima. Fasilitas ini memungkinkan kita mempunyai satu lembar surat, dan alamat yang dikirim secara otomatis akan diisi dari daftar yang disediakan secara terpisah.

Tracking version

Sebagai alat bantu melacak versi dokumen yang sering diubah, dan membantu untuk mengenali perbedaan antara satu dokumen dengan yang lain.



2.2. Butir Bahasan tentang MS-Word (Praktis) Mengetik dengan Word Bukan seperti mengetik dengan mesin ketik yaitu setiap baris

menekan return, atau mengatur justifikasi pelurusan kiri-kanan. Beberapa karakter tidak kelihatandapat dimunculkan dengan tanda

. Anda harus mengerti manfaat karakter TAB, RETURN. Beberapa hal seharusnya tidak diketik, tetapi mengambil dari

sistem : nomor halaman, banyaknya halaman, tanggal, nama file, ....

Pergantian halaman yang pasti, dengan Insert Page Break. Jika mengetik teks dalam bahasa Inggris, lakukan pencekan

pengetikan. Semua bagian teks/gambar harus diketik/dibuat. Tidak ada lagi

gambar gunting/ tempel setelah dicetak (jika tidak terpaksa) karena akan ada informasi tidak terekam (jika dicetak ulang, ada bagian yang hilang).

Pemakaian huruf Tidak memakai teks aneh-aneh dan fancy untuk teks resmi.

Default: Times New Roman untuk teks resmi HURUF KAPITAL untuk judul. Huruf miring biasanya hanya untuk huruf seperti tulisan tangan

(bukan semuanya kapital). Garis bawah seperlunya. Sangat jelek kalau menimbulkan

rongga-rongga karena text alignment. Pemakaian simbol-simbol harus sesuai dengan artinya. Tidak menambahkan tulisan tangan setelah dicetak. Akan ada

informasi yang hilang, tidak terekam. Text alignment Perhatikan text alignment : rata kiri, rata tengah atau rata kanan.

Perhatikan beberapa hal sebagai berikut: Untuk tabel yang sempit, rata kiri-kanan akan menimbulkan

lubang-lubang di teks yang tidak sedap dipandang mata. Untuk angka, sebaiknya rata kanan (supaya gampang

dibandingkan). Untuk judul utama, sebaiknya rata tengah).

Option Tentukan default direktori penyimpanan jika perlu.

Matikan fasilitas otomatis sebab yang tersedia adalah bahasa Inggris.

Header dan Footer Manfaatkan untuk informasi yang berulang. Cukup sekali diketik.

Header : kop surat, informasi penting yang selalu diulang. Footer : identitas dokumen, nomor halaman, banyaknya halaman.

Template Biasakanlah bekerja dengan template (misalnya Fax, Report).

Ada template standard Word yang dapat anda manfaatkan langsung.

Ada template yang anda buat sendiri untuk pekerjaan yang berulang-ulang. Simpan sebagai Word Template ketika melakukan Save As

Template yang selalu dipakai : Blank Template (Normal.dot). Jika bermasalah atau menerima dari orang lain yang sudah diubah-ubah, buanglah Normal.dot untuk hidup baru. Jangan kuatir sebab Word akan menciptakan ulang untuk anda

Penomoran otomatis (Bullet and numbering)

Pakailah penomoran otomatis supaya mudah jika harus menyelipkan menghapus teks.



Periksa ulang semua teks dengan penomoran sebab seringkali penomoran harus dimulai dari 1 atau dilanjutkan.

Style Pakailah style supaya konsisten.

Dengan style, perubahan huruf untuk seluruh dokumen akan dilakukan otomatis.

Table MS Word Manfaatkan untuk teks yang berstruktur seperti Undangan

(standard ITB). Dalam hal ini, yang dilakukan adalah permainan Border.

Rencanakan/Lakukan pembagian (zoning) sebelum mengetik. Jangan lupa menset heading untuk tabel data supaya tidak muncul

tabel tanpa heading atau kalau menambahkan data harus mengedit ulang.

Bedakan tabel sebagai objek MS Word dengan tabel MS Excel (akan ditunjukkan dalam demo).

Chart Biasanya dibuat dengan aplikasi lain, misalnya dengan Excel.

Kemudian masukkan ke dokumen dengan melakukan dengan Insert Object.

Dapat pula dibuat langsung dengan fasilitas Insert Object.. Gambar dalam dokumen yang dibuat dengan Word

Beberapa gambar yang menjadi satu harus disatukan/di-Group supaya tidak berantakan

Capture layar : cukup dengan menekan tombol Print Screen kemudian Paste.

Gambar dengan ClipArt Harus diketahui dimana letak penyimpanannya

Pakailah dengan hati-hati. Simpanlah gambar-gambar yang standard (misalnya gambar

Ganesha). Autocorrect Daftarkan kesalahan ketik yang sering kita lakukan supaya dapat

dikoreksi langsung. Banyak kesalahan ketik tidak mungkin dikoreksi dengan

komputer. Anda harus mengetik dengan teliti dan rapi, dalam bahasa Indonesia yang baik dan benar. Ketidak-telitian dalam mengetik merupakan kebiasaan buruk.

Section Satu dokumen dapat terdiri dari beberapa session.

Akan berguna kalau harus mempunyai sebuah dokumen dengan aturan halaman yang berbeda-beda.

Insert Index and Tables Manfaatkan Untuk membuat Daftar Isi, Daftar Gambar, Daftar

Tabel Harus mengerti style untuk dapat memanfaatkan fasilitas ini.

Mail Merge Untuk membuat surat, label dengan data yang sudah disimpan di

tempat lain Data dapat dalam bentuk tabel Word, tabel Excel atau berasal dari

Address Book Tools : Track Change Membedakan satu dokumen dan yang lain

Memberikan nomor versi Mengetahui hasil koreksi



Print Sebelum mem-print, biasakanlah melakukan Preview. Akan menghindari kesalahan yang bodoh, seperti halaman kosong atau kemunculan Widow/orphan.

Batalkan print jika ada kesalahan di halaman awal yang terdeteksi lewat ikon print

Dokumen penting harus dibaca sebelum dan setelah diprint. Save Save As...

Seringkali melakukan Save supaya hasil kerja tidak hilang jika listrik mati. Jika tidak melakukan Save, memang Word akan melakukan Save secara berkala, tetapi bukan dengan kontrol anda.

Perhatikan pilihan Type File. Kadang kita harus men-save ke type lain (Teks, RTF,..) atau ke versi sebelumnya supaya kompatibel dengan hasil kerja orang lain.

Jika hasil Save menjadi Document Template, waspadailah sebab ada virus.

File Nama file harus punya arti.

Mempunyai banyak file kecil-kecil yang sejenis dan satu file hanya satu halaman kalau dicetak. Untuk file yang kecil-kecil seperti surat, sebaiknya dibuat satu file dan surat terbaru ada di halaman teratas sehingga mudah diprint dan ditambah. Nomor berikutnya dari surat tidak perlu mencari-cari. Dengan demikian dapat melakukan Search suatu surat dengan lebih mudah.

Atur direktori kerja dengan rapi, sesuai dengan pengarsipan surat anda

File berukuran raksasa Jika file hasil kerja anda terlalu besar ukurannya :

Jika wajar, dan masih dalam tahapan sering diedit padahal hanya sebagian, sebaiknya dipecah dulu menjadi beberapa file.

Jika tidak wajar: beberapa dokumen Word ukurannya sangat besar padahal kalau dibuka isinya sedikit. Ini adalah akibat manajemen memori yang jelek dari aplikasi. Coba lakukan Select all, kemudian paste ke dokumen kosong dan save. Ukuran akan menurun secara drastis. Jika sudah yakin, buang file yang lama

Jika bingung dan dokumen kacau

Mulailah dari awal. Misalnya anda tidak berhasil membuat suatu penomoran/gambar dan menjadi kacau. Jangan ragu untuk memulai dari awal.

Kembali ke contoh : biasakanlah menyimpan bebrapa dokumen contoh, yang memuat hal-hal yang sering anda butuhkan. Anda selalu dapat kembali ke dokumen ini dan melakukan Cut/paste dengan cepat.

Demo : 1. Membandingkan versi dokumen dengan fasilitas ToolsTracking 2. Mengubah Option pada Word 3. Menjelaskan Page Set Up



2.3. Praktikum 1. Memformat halaman : Diberikan sekumpulan dokumen, peserta diminta untuk menghasilkan

sebuah buku laporan yang halamannya berbeda-beda arahnya: beberapa halaman landscape dan beberapa portrait. Setelah menjadi sebuah file, harus membangkitkan daftar isi. Setelah beres, menambahkan beberapa object lain dengan Insert Object.

2. Mail merge dengan data dari tabel Excel, membuat surat dan membuat kartu tanda pengenal.



3. MEMANFAATKAN MS EXCEL SEBAGAI SARANA PENGOLAH DATA Tujuan pelatihan ini : 1. Mengulas kembali kegunaan Excel secara umum 2. Memperkenalkan pemakaian Excel sebagai sarana Pengolah data 3. Memproses sebuah file Excel yang terdiri dari beberapa sheets 4. Melakukan transfer dokumen Excel ke Word Materi 1 Pendahuluan : pengenalan fasilitas Excel 2 Pembahasan mengenai pemakaian Excel yang baik 3 Excel sebagai pengolah data :

3.1 Menunjukkan beberap kegunaan sort 3.2 Membuat rumus yang berbeda (IF) 3.3 Melakukan Look-Up 3.4 Pivot 3.5 Chart 3.6 Kalkulasi (rumus) yang bukan hanya bilangan, tetapi misalnya jam

Prasyarat : 1. Sudah pernah bekerja dengan Excel 2. Sudah mengerjakan praktikum penggabungan file di Word (di modul ini akan ditambah beberapa

file Excel yang akan digabung ke Buku Laporan yang pernah dibuat Batasan : 1. Beberapa fasilitas hanya akan didemokan karena keterbatasan waktu 2. Pelatihan ini tidak difokuskan ke isi dokumen. Pada pelatihan ini tidak diajarkan bagaimana

menuliskan suatu rumus untuk persoalan tertentu. Kebenaran rumus harus dijamin oleh pembuatnya.

3.1. PENDAHULUAN Pengolah Lembar Kerja (Spread sheet) adalah aplikasi yang mengelola dokumen yang isinya lembar kerja, suatu dokumen yang diorganisasi dalam bentuk row (baris) dan column (kolom) yang membentuk Cell (sel). Pemroses lembar kerja yang lebih maju mampu pula mengorganisasi beberapa lembar kerja membentuk suatu buku (Workbook) yang terdiri dari beberapa lembar kerja (Sheet), misalnya Excel. Lembar kerja diorganisasi seperti tabel, namun salah satu kelebihan utama lembar kerja dari tabel biasa adalah proses kalkulasi yang dapat dilakukan secara otomatis.

Sel suatu lembar kerja dikenali dari alamat baris dan kolomnya, dan dapat berisi teks biasa, angka numerik atau formula. Dengan menyebutkan alamat sel, maka isinya langsung diacu sehingga misalnya dapat dipakai untuk perhitungan jika numerik. Alamat sel yang dapat berupa alamat absolut maupun relatif membebaskan pengguna untuk mendefinisikan ulang setiap kali ada penambahan atau penghapusan baris/kolom. Dengan mudah pemakai dapat berpindah-pindah dari satu sel ke yang lain dengan kursor dan melakukan aksi terhadap isi selnya.

Jika sel berisi teks, maka semua operasi terhadap teks dapat dilakukan pada sel tersebut. Pada Excel, teks juga dapat mempunyai operasi lebih dari teks murni, sehingga teks dianggap sebagai teks dalam dokumen, teks dapat mempunyai font dan operasi terhadap paragraph juga dapat dilakukan.

Jika sel berisi numerik, maka isinya dapat dipakai untuk perhitungan aritmatika. Selain operasi aritmatika, tersedia pula fungsi-fungsi standar yang dapat dipakai dalam formula. Fungsi yang tersedia dan sangat berguna di antaranya adalah fungsi-fungsi statistik, tabel look up.

Jika sel berisi rumus, maka secara otomatis kalkulasi dilakukan ulang jika isi rumus tersebut mengacu kepada isi suatu sel. Dengan menyimpan sebagai formula dan melakukan copy terhadap formula, maka nilai isi sel dapat secara otomatis dibangkitkan oleh aplikasi sehingga pengguna tidak perlu mengetik semuanya. Misalnya untuk membuat nomor urut suatu tabel dari 1 s/d 1000, cukup menuliskan formula



bahwa isi sel tersebut adalah isi sel kolom yang sama dengan baris di atasnya ditambah satu. Formula ini di-copy, dan secara otomatis ke seribu baris bernomor urut 1 s/d 1000 tercipta dalam sekejab.

Isi sel dapat ditampilkan apa adanya, atau dalam bentuk-bentuk grafik (kurva, batang, pie). Dengan demikian, suatu data dapat ditambilkan dalam bentuk tabulasi maupun grafis. Dua cara tampilan untuk data yang sama ini seringkali sangat dibutuhkan untuk melakukan presentasi terhadap hasil.

Beberapa sel membentuk suatu range, dan dapat dioperasikan secara sekaligus. Range dikenali dari sel paling pojok kiri dan paling pojok kanan.

Data yang tersimpan dalam lembar kerja dapat pula dirurutkan berdasarkan primary key dan secondary key, sehingga dengan mudah pengguna dapat mendapatkan tampilan datanya sesuai dengan urutan tertentu.

Beberapa operasi.dalam lembar kerja dapat diprogram, sehingga pengguna tingkat lanjut dapat membuat program yang disebut dengan macro.

Secara ringkas, jika dibutuhkan sekumpulan data yang dapat dimanipulasi dalam dua dimensi (baris dan kolom), dan dibutuhkan pula untuk melakukan kalkulasi serta proses statistik sederhana, maka pemroses lembar kerja adalah aplikasi yang tepat. Contoh pemakaian dari lembar kerja ini untuk berbagai keperluan. Tabel biasa Lembar kerja sebenarnya hanya berisi tabel biasa, yang tidak ada

bedanya dengan tabel yang diketik dengan MS Word. Walaupun mempunyai banyak kelebihan , tabel dalam Excel mempunyai keterbatasan dibandingkan dengan tabel Word. Tabel Word dapat mempunyai lebar kolom yang berbeda-beda, tabel Excel selalu tetap lebar kolomnya. Jika lebar kolom harus berebda, maka ambillah ukuran beberapa kolom (akan didemokan)

Lembar kerja sederhana, dengan formula sederhana

Sebagai lembar kerja sederhana, misalnya untuk merepresentasi Lembar pembukuan sederhana (penjumlahan per baris, kolom, rata-rata) atau Lembar nilai mahasiswa (nomor dan nama mahasiswa, komponen nilai, rumus perhitungan nilai akhir dan penentuan indeks)

Lembar kerja dengan formula rumit

Sebagai sarana pengolahan data (akan dibahas secara khusus pada bagian selanjutnya). Sebagai contoh akan diberikan bagaimana lembar pemrosesan absensi pegawai per bulan dapat dilakukan dengan gampang

Pengolah & Penampil Data

Yang termasuk dalam kategori ini, misalnya untuk memudahkan pengolahan, kita dapat melakukan sort (pengurutan) Filter, yaitu hanya menampilkan data tertentu yang ingin ditampilkan

Pe-rekapitulasi Data Rekapitulasi adalah ringkasan data. Data yang rinci harus ditampilkan

dalam bentuk ringkas dan lebih mudah diinterpretasi. Dengan fasilitas PIVOT, data mentah yang banyak dapat ditampilkan dalam berbagai bentuk rekapitulasi yang berguna untuk pelaporan.

3.2. Pemakaian MS Excel secara umum Mengetik dengan Excel Cell adalah cell. Jika teks tiak muat dalam satu baris, maka

lakukan format Cell Format Cell sesuai dengan type : Currency, Time, ... Pengetikan cepat : Nomor berurut ke bawah Penyesuaian lebar kolom dan baris Pengulangan editing : F4

Lebar kolom dalam Excel harus sama untuk semua baris



Workbook & Sheet Satu workbook dapat terdiri dari banyak Sheet. Dapat dimanfaatkan untuk mengorganisasi file anda

Jangan lupa memberi nama pada setiap sheet

Page Set Up Pengaturan halaman harus dilakukan secara otomatis, bukan dengan memelototi daerah worksheet-nya

Pengaturan bahwa teks akan Cukup atau tidak dalam satu halaman harus dilakukan otomatis

Pengaturan Rows repeated at top, bukan pengetikan heading yang diulang-ulang

Pengaturan letak cetakan (ditengah-tengah)

Header dan Footer Sama seperti bahasan dalam Word

Pemakaian huruf Huruf standard : Arial Perubahan ukuran huruf dapat dilakukan untuk setiap teks, atau dengan pengaturan ukuran pencetakan (lebih praktis)

Text alignment Perhatikan text alignment : rata kiri, rata tengah atau rata kanan.

Perhatikan beberapa hal sebagai berikut: Untuk kolom yang sempit, rata kiri-kanan akan

menimbulkan lubang-lubang di teks yang tidak sedap dipandang mata

Untuk angka, sebaiknya rata kanan (supaya gampang dibandingkan)

Strategi Penyimpanan Data

Jika data sejenis, buatlah sebuah file yang terdiri dari banyak sheet. Lebih baik daripada memelihara banyak file

Nama file mengandung : bulan, tahun, dsb tergantung kelompok data

Atur direktori kerja dengan rapi 3.3. Pengolahan Data Dengan Excel Pahamilah: alamat, isi Cell

Alamat cell dan range : pahami baik-baik, dan pakai sesuai dengan arti. Lihat contoh. Alamat relatif : berubah jika cell diubah (ditambah,

dihapus). Alamat absolut, tidak berubah.

Alamat berbeda dengan isinya. Isi cell: numerik (angka), kalimat/teks atau rumus.

Keuntungan Pengolahan Data dengan Excel

Sederhana, user mendapat visi satu lembar dibandingkan dengan data yang disimpan dalam basis data.

Lebih praktis jika volume data kecil, dan data fix, tidak dipilih-pilih atau diproses berdasarkan kriteria.

Pengolahan Data dengan Excel

Menghitung dengan rumus-rumus sesuai formula, fungsi kalkulasi.

Sort (mengurut). Table Look Up (mencari, mencocokkan nilai). Filter (memilih sesuai kriteria). Pivot (memutar sambil melakukan rekapitulasi).



Menjumlah, Mencacah (Count), membuat harga rata-rata membuat statistik sederhana.

Bedakanlah pengetikan dengan pemrosesan (pengolahannya). Pengetikan harus semudah mungkin.

Formula Rumus perhitungan, sebuah EKSPRESI (seperti pada pemrograman).

Pengetikan ekspresi diawali =. Komponen Ekspresi : alamat (berarti isi yang akan dipakai

menghitung) konstanta, operator, hasil perhitungan fungsi. Contoh: =A4+B4-SUM(C4:C7)

Fungsi Kalkulasi dengan fungsi dengan Excel dapat bermacam-macam.

Pelajarilah fungsi-fungsi yang ada. Kondisional : sebuah fungsi IF yang akan ditunjukkan

kegunaannya dan layak untuk dipelajari.

Sort (mengurut) Mengurutkan bisa berdasarkan satu atau beberapa kolom. mengikutsertakan heading atau tidak

Urutan : ascending/descending. Urutkan data sesuai dengan keperluan. Data harus bisa

dikembalikan ke urutan semula. Perhatikan bahwa data berubah posisi karena diurut. Jika

suatu saat harus dikembalikan ke data semula, harus diberi identitas baris (nomor urut).

Cell dapat berisi data atau formula. Pelajari baik-baik, apa akibatnya jika cell berisi formula disort.

Perbedaan dengan database index/query: data tetap dalam urutan semula

Table Look Up VLOOKUP

Mencari suatu nilai dari suatu kolom, dan mengembalikan isi dari kolom lain yang sebaris.

Pencocokan : match atau dalam daerah nilai tertentu. Sangat berguna untuk menghindari pengetikan ulang dan

menentukan kriteria. Contoh : menentukan nilai ABC.

Filter Menampilkan data dengan kriteria tertentu (seperti kriteria seleksi pada Query database).

Autofilter : kriteria sederhana. Advance Filter : filter/kondisi ditentukan dalam sebuah

range. Pelajarilah ekspresi untuk menentukan kriteria dari help.

Pivot Memutar, mempertukarkan baris dan kolom. Dapat dilakukan sambil meresume. Sangat berguna untuk memproses data rinci menjadi

rekapitulasi.

Statistik COUNT : Mencacah data. Dapat disertai kriteria, sehingga berguna untuk menentukan frekuensi distribusi (COUNTIF).

Sum : menjumlahkan daerah. SumIF : menjumlahkan hanya yang memenuhi kriteria

tertentu. Misalnya dijumlahkan hanya yang Lulus



Average : Menghitung rata-rata . Stdev : standard deviasi.

Penampilan data : Chart

Pelajarilah cara penampilan data dengan Chart. Data dapat ditampilkan dalam: pie chart, menampilkan proporsi line, menampilkan trend bar chart, menampilkan distribusi

Pengolahan Data Antar Worksheet/File

Pengolahan Data Antar sheet/file Alamat cell : dalam sebuah sheet, dalam worksheet lain, dalam file lain

Perhatikan baik-baik cara mengacunya Jika mengacu ke file lain, pastikan bahwa file yang diacu ada

(jika dicopy) Jika data sudah ada dalam satu sheet dan ingin diproses

dalam sheet lain, usahakanlah untuk tidak mengetik ulang, melainkan mengacunya.

Lihat contoh : pengolahan data mahasiswa 3.4. Transfer Data Antar Aplikasi Office Untuk dapat melakukan transfer data dari satu aplikasi office ke yang lainnya, kita perlu mengenali setiap jenis objek dan operasinya. Tabel 3. Jenis Data Dan Cirinya DOKUMEN SPREAD SHEET Sarana Presentasi Dokumen Page Section Paragraph Line Word/token Character

Book Worksheet Range Cell

Slide : teks, gambar, animasi Notes Outline

Untuk dapat melakukan transfer dengan mulus, sebaiknya suatu objek pada sebuah aplikasi diketik sesuai dengan sifat, kaidah yang berlaku. Beberapa kesalahan sebagai berikut idaftarkan, untuk mendiagnosa kesulitan jika anda harus membawa sebuah objek dari satu aplikasi ke aplikasi lain. Beberapa kesalahan yang sering dilakukan pada saat mengetik dengan Word dan menimbulkan persoalan ketika dibawa ke Excel: Mengetik setiap baris diakhiri dengan line break Mengetik blank lebih dari satu kali Tidak memanfaatkan tabulasi Melakukan justifikasi secara manual Tidak memberikan identifikasi kepada file, halaman sehingga sulit untuk mencari softcopynya Beberapa kesalahan yang sering dilakukan pada saat mengetik dengan Excel dan menimbulkan persoalan ketika dibawa ke Word atau yang lain: Mengetik suatu teks panjang yang seharusnya dalam satu cell menjadi beberapa cell (pemula

tidak tahu bagaimana ganti baris dalam satu cell, atau tidak melakukan alignment Merge cell menjadi sifat alamiah spreadsheet menjadi luntur Tidak memberikan identifikasi kepada file, halaman sehingga sulit untuk mencari softcopynya



Data hasil perhitungan suatu formula harus dipikirkan jika dibawa ke aplikasi lain, apakah menjadi datanya atau dengan formula. Formula yang saling bergantung mungkin menimbulkan persoalan (mengacu ke sheet/file lain)

Transfer data antar aplikasi office : Teks murni (hasil Save As... dengan pilihan type file Text File )selalu dapat dibawa dari dan ke

semua aplikasi. Tetapi karakteriistik akhir baris mungkin menimbulkan masalah Tabel bisa dibawa dari Word ke Excel dan sebaliknya Data Excel bisa dieksport ke MS Access dan sebaliknya



4. MEMANFAATKAN MS POWER POINT Tujuan pelatihan ini : 1. Memperkenalkan pemakaian MS Power Point lebih dari sekedar media pembuatan transparansi

biasa. 2. Memakai beberapa fasilitas untuk mengerjakan hal-hal yang seringkali dibutuhkan dalam

pekerjaan. Materi 1. Presentasi sederhana dengan power point

a. Memilih slide layout untuk judul b. Mengisi slide dengan teks c. Kotak teks dan warna latar belakang d. Slide terakhir e. Mengatur transisi antar slide

2. Membuar presentasi lebih hidup a. Membuat obyek b. Memanfaatkan autoshapes c. Meyisipkan clipart d. Memanfaatkan template e. Animasi teks dan obyek f. Transisi antar slide g. Pencetakan slide

3. Membuat presentasi terstruktur 4. Menyajikan Presentasi 5. Menjalankan Presentasi Prasyarat : 1. Sudah pernah bekerja dengan MS PowerPoint Batasan : Beberapa fasilitas yang dijelaskan hanya didemokan dan disarankan untuk dipakai. Pada kursus ini tidak diajarkan tentang isi presentasi, misalnya: Isi dari presentasi yang disunting tidak dijamin kebenarannya Bagaimana membuat kalimat bahasa Indonesia yang baik dan benar,

4.1. Pendahuluan Presentasi yang menggunakan komputer sebagai alat bantu sekarang ini sudah bukan barang langka. Presentasi elektronik ini, sudah menjadi bagian yang melengkapi kehidupan minimal sekitar seminar-seminar, lokakarya, presentasi terbatas ataupun jenis presentasi lainnya. Persiapan materi, diketik menggunakan komputer. Handsout dicetak menggunakan printer. Saat presentasi digunakan komputer yang dilengkapi dengan proyektor data agar dapat dilihat oleh lebih banyak orang. Tampilan di layar menjadi lebih baik lagi. Semuanya itu dikerjakan dengan menggunakan komputer yang dilengkapi dengan software untuk presentasi. Presentasi jarak jauh menjadi mode presentasi internasional saat ini. Presenter berada di Indonesia dan audiens mendengarkan melalui jalur internet. Dukungan internet sebagai alat bantu menjadikan audiens menjadi global dan tidak lokal lagi. Sebagai media pembuatan transparansi biasa

Pengguna mengetik dan mencetak presentasi. Bedanya dengan transparansi biasa adalah satu presentasi dapat direproduksi berkali-kali (dengan dicetak), bisa berupa slide, handsout, atau note untuk presenter. Selain itu, koreksi kesalahan menjadi mudah karena tidak memerlukan penulisan ulang.



Pembuat transparansi plus

Penolong melakukan koreksi atas kesalahan pengetikan. Selain itu, penulisan ulang dapat dihindari dengan operasi Copy/Cut/Paste suatu blok teks kemudian mengeditnya.

Formatter Dalam hal ini teks yang sama dapat ditampilkan dengan lebih baik, misalnya dengan mengatur jenis dan ukuran huruf, warna, latar belakang, layout, dsb. pemilihan tampilan yang tepat untuk persoalan/materi selain dari segi estetika harus diperhatikan. Latar belakang slide dapat disesuaikan pada saat terakhir (sebelum presentasi) dengan kondisi ruangan. Pemilihan tampilan dan font dengan jenis dan ukuran yang tepat sesuai dengan standar akan membuat teks enak dibaca dan mudah dimengerti.

Media dinamik Presenter dapat menampilkan gabungan dari teks, gambar, suara, dan film dalam presentasinya sehingga tidak membosankan. Siapa audiens yang dihadapi harus diperhatikan. Slide yang terlalu ramai (terlalu banyak gambar dan suara) mungkin akan mengganggu audiens.

4.2. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Saat Bekerja dengan Menggunakan

Ms PowerPoint Presentasi dinamik dengan PowerPoint

Bukan seperti pembuatan presentasi manual yang harus dituliskan satu-satu dan polos: Beberapa hal seharusnya tidak diketik satu per satu, tetapi mengambil

dari sistem (nomor halaman, tanggal, identitas presenter) Latar belakang harus disesuaikan dengan situasi ruangan dan audiens. Jika digunakan untuk pembuatan transparansi biasa, semua bagian

teks/gambar harus diketik/dibuat. Tidak ada lagi gambar manual setelah dicetak (jika tidak terpaksa) karena akan ada informasi tidak terekam (jika dicetak ulang, ada bagian yang hilang).

Manfaatkan note untuk mencatat hal-hal yang tidak perlu dijadikan slide namun perlu dijelaskan pada saat presentasi.

Perhatikan waktu presentasi, jangan membuat terlalu banyak slide sehingga terlalu banyak perpindahan slide.

Buatlah judul dan identitas presenter, ikhtisar, dan penutup di samping isi presentasi. Jika perlu, siapkan slide tambahan (joker) sesuai dengan waktu dan keperluan.

Apabila diambil dari suatu dokumen, bukan sekedar copy-paste. Ambil intisarinya saja. Slide tidak untuk dibaca apa adanya oleh presenter pada saat presentasi.

Pemakaian huruf

Tidak memakai teks aneh-aneh dan fancy untuk teks resmi. Default: Times New Roman untuk teks resmi

Tidak terlalu kecil sehingga sulit dibaca oleh audiens. HURUF KAPITAL untuk judul. Huruf miring biasanya hanya untuk huruf seperti tulisan tangan (bukan

semuanya kapital). Pemakaian simbol-simbol harus sesuai dengan artinya.

Text alignment Perhatikan text alignment: rata kiri, rata tengah atau rata kanan. Perhatikan beberapa hal sebagai berikut: Tiap slide diseragamkan alignment-nya (judul dan isi). Isi presentasi umumnya dituliskan rata kiri.



Option Tentukan default direktori penyimpanan jika perlu. Matikan fasilitas otomatis sebab yang tersedia adalah bahasa Inggris.

Header dan footer

Manfaatkan untuk informasi yang berulang. Cukup sekali diketik. Header untuk notes dan handsout, berisi: topik presentasi, informasi

penting yang selalu diulang. Footer: tanggal presentasi atau tanggal pembuatan slide, nomor halaman,

topik presentasi untuk slide.

Template dan layout

Biasakanlah bekerja dengan template dan layout. Ada template standar PowerPoint yang dapat anda manfaatkan langsung. Ada template yang Anda buat sendiri untuk pekerjaan yang berulang-ulang.

Simpan sebagai Design Template ketika melakukan Save As Ubahlah layout melalui Master sehingga tidak harus memperbaiki layout

satu per satu. Ilustrasi text, gambar, dan latar belakang harus seimbang. Latar belakang

jangan terlalu ramai.

Penomoran Penomoran yang dipakai biasanya berupa bullet dan bukan numbering karena Anda bisa menunjuk bagian mana yang Anda jelaskan.

Table Tidak secanggih pada MS Word atau MS Excel Bila ingin membuat tampilan tabel lebih baik dengan menginsertkan berupa object.

Chart Biasanya dibuat dengan aplikasi lain, misalnya dengan Excel. Kemudian masukkan ke dokumen dengan melakukan dengan Insert Object.

Dapat pula dibuat langsung dengan fasilitas Insert Object..

Gambar yang dibuat

Beberapa gambar yang menjadi satu harus disatukan/di-Group supaya tidak berantakan

Capture layar : cukup dengan menekan tombol Print Screen kemudian Paste.

Ilustrasi gambar sesuai konteks.

Gambar dengan ClipArt

Harus diketahui dimana letak penyimpanannya Pakailah dengan hati-hati. Simpanlah gambar-gambar yang standar (misalnya gambar logo

perusahaan). Print Bedakan pencetakan slide, handsout, dan note dengan memilih Print what. Batalkan print jika ada kesalahan di halaman awal yang terdeteksi lewat

ikon print Bahan dibaca sebelum dan setelah diprint.

Save Save As...

Seringkali melakukan Save supaya hasil kerja tidak hilang jika listrik mati. Jika tidak melakukan Save, memang PowerPoint akan melakukan Save secara berkala, tetapi bukan dengan kontrol anda.

Perhatikan pilihan Type File. Kadang kita harus men-save ke type lain (html) atau ke versi sebelumnya supaya kompatibel dengan hasil kerja orang lain.

Untuk membuat file presentasi langsung berupa slide show file presentasi dapat disimpan dengan type .pps



5. PENGGUNAAN INTERNET Tujuan pelatihan ini : 1. Memberikan pemahaman akan internet dari segi pengguna yang awam 2. Memberikan ketrampilan mengoperasikan Internet Explorer Bagian IV : Bekerja di lingkungan Internet : 1. Overview Tentang Internet 2. Mengoperasikan browser :

2.1. mencari info 2.2. men-save info yang penting dan mengorganisasi dalam direktori kerja 2.3. mengolah hasil download

Prasyarat : 1. Peserta sudah mengerti tentang pengelolaan direktori dan file 2. Peserta sudah mengerti mengenai berbagai format file (untuk Save.. as) Batasan : Bagian tertulis ini merupakan bagian yang mencakup butir ke 1 dan 2 dari tujuan. Pemakaian perangkat lunak (browser) akan didemokan langsung di kelas, dan peserta akan mempraktekkannya secara langsung di lab. Bahan pelatihan tidak mencakup bahan step by step menggunakan perangkat lunak, karena browser merupakan perangkat lunak dengan look and feel yang memudahkan pengguna awam mengoperasikannya. Penekanan justru dilakukan terhadap bagaimana perilaku yang baik dalam bekerja dengan perangkat lunak ini

Pemahaman tentang internet yang diberikan sangat terbatas kepada yang dibutuhkan karyawan dalam menunjang pekerjaannya. 5.1. Internet Internet adalah jaringan antar jaringan komputer. Di dunia internet, tersedia akses informasi dan sumberdaya yang dapat diakses secara mendunia. Pemfungsiannya dijelaskan secara singkat dengan gambar sederhana sebagai berikut :

Tower System

Modem

VAX 6000

Desktop System

Desktop System

Desktop System

Desktop System

VAX 6000

Modem

Desktop System

Desktop System

Desktop System

VAX 6000

Internet



5.1.1. Layanan yang tersedia di dunia Internet: email : surat menyurat chat : ngobrol, diskusi sumber daya informasi : WWW telnet : bekerja dengan komputer dari jauh FTP : File transfer Protocol, melakukan down load atau pengiriman file Internet menghubungkan banyak sekali komputer di dunia. Hubungan dapat dilakukan melalui protokol (tatacara berkomunikasi yang disetujui oleh beberapa pihak) yaitu TCP/IP. Setiap komputer yang terhubung mempunyai domain dan alamat, yang supaya mudah diingat manusia diberi nama. Domain juga dikelompokkan, menurut organisasi, atau menurut negara. Contoh klasifikasi domain Singkatan Arti com Organisasi komersial edu Institusi pendidikan gov Institusi pemerintahan in Organisasi international mil Organisasi militer Net Organisasi jaringan komputer org Organisasi sosial Contoh klasifikasi berdasarkan negara Singkatan Negara au Australia ca Canada fr France id Indonesia jp Japan nz New Zealand uk United Kingdom us United States 5.1.2. WWW (World Wide Web) World Wide Web sering disebut sebagai 'Web', adalah alat yang memberi pemakai kesempatan untuk mencari dan menampilkan data berdasarkan kata-kata kunci. Yang patut diperhitungkan di sini adalah ide dari suatu istilah, 'hypertext', yaitu suatu data yang berisi hubungan ke data yang lain.

Web dibuat berdasarkan 'Web page', yang berisi data-data yang membuat kita dapat melihat informasi dalam bentuk grafis.

Melalui berbagai hubungan ('links') yang ada dalam sebuah Web Page (sebuah link biasanya tampil seperti ini : http://www.informatika.org/), kita dapat meminta web untuk menelusuri hubungan tersebut, mencari informasi, dan menampilkannya. Dengan 'links' inilah kita seakan-akan 'meloncat' dari suatu halaman ke tempat lain melalui hubungan logis yang ada.

Proses meloncat dari satu tempat ke tempat lain melalui web ini sering disebut sebagai 'surfing on the web' atau berselancar dalam web. Proses ini dilakukan dengan menggunakan suatu internet browser tertentu. 5.1.3. Alamat pada Internet Suatu alamat pada internet sering disebut URL (Uniform Resource Locator), adalah tempat-tempat dalam internet di mana kita dapat melihat web page. Web page ini berisi informasi tentang berbagai hal. Struktur penulisan suatu URL biasa dimulai dengan nama protokol, diikuti infromasi lain misalnya : nama host/komputer, yang seringkali diinterpretasikan menjadi nama organisasi pengelola situs, dan identitas organisasi pemilik web page.



Contoh nama situs : http://www.anipike.com/ http: Server web menggunakan protokol HTTP www Situs berada pada World Wide Web. anipike Situs bernama Anipike .com Sebuah organisasi dagang (commercial) Contoh lain alamat di internet : http://www.informatika.org http://www.micorsoft.com 5.1.4. Direktori di Internet Untuk memulai berselancar, kita harus mengenal minimal sebuah alamat pada internet. Alamat yang paling baik untuk memulai selancar, biasanya adalah alamat suatu direktori pada internet. Direktori itu sendiri pada prinsipnya adalah suatu alamat pada internet yang menyediakan 'link' ke berbagai tempat lain di internet. Tempat-tempat ini juga menyediakan fasilitas pencarian, sehingga seorang pemakai jasa internet dapat langsung mencari apa yang ingin dia cari, lalu 'surf' ke tempat yang dia inginkan. Tentu saja, dengan asumsi bahwa tempat itu ada. Namun satu hal yang patut diingat adalah kita tidak boleh mudah menyerah jika tidak berhasil menemukan suatu informasi dengan sekali surf. Perlu diingat bahwa internet memiliki banyak situs (web page) dan hampir tidak mungkin suatu hal tidak mempunyai informasi di internet (anda bahkan dapat mencoba 'sisi gelap' internet untuk mencari data, walaupun harus sangat berhati-hati di dalamnya). Contoh dari direktori itu adalah :

Yahoo-http://www.yahoo.com/ Lycos-http://www.lycos.com/ Webcrawler-http://www.lycos.com/ Inktomi-http://inktomi.berkeley.edu/ Alta Vista-http://www.altavista.com/ Open Text-http://www.opentext.com/

5.1.5. HomePage Kita juga dapat berpartisipasi dalam internet. Caranya adalah dengan membangun sebuah 'Homepage'. Homepage adalah suatu 'situs' internet, yang kita bangun sendiri, kita kelola sendiri (dan kita hancurkan sendiri walaupun kadang-kadang ada orang-orang 'iseng' di internet yang suka menghancurkan situs orang lain). Pembangunan homepage dijelaskan pada mata kuliah lain. Walaupun kita sudah berhasil membangunnya, di mana kita harus menaruhnya dalam internet ? Tentu saja banyak cara. Cara yang paling jelas adalah menghubungkan komputer kita dengan internet, lalu menjadikan komputer kita sebagai server. Tetapi cara ini mahal (walaupun sangat baik). Tentu saja ada cara lain yang lebih murah. Banyak tempat di internet yang menawarkan beberapa MBytes kosong dan dapat dipergunakan untuk menaruh homepage secara gratis. Salah satu tempat yang menawarkan ini adalah : www.geocities.com Anda dapat mendaftar sebagai 'penghuni kota' geocities lalu menaruh homepage anda di dalamnya, seakan akan anda membangun rumah di dalam kota virtual tersebut. Anda juga akan mendapat internet address untuk homepage anda, sehingga dapat diakses dari mana saja. 5.2. Browser Adalah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mencari informasi. Contoh browser yang populer: Netscape and Microsoft Internet Explorer. Untuk menunjukkan fasilitas browser, akan didemokan secara langsung. 5.2.1. Tombol-tombol yang tersedia : Back : untuk kembali ke halaman sebelumnya Forward : untuk maju ke halaman sebelum 'Back' Stop : untuk menghentikan transfer data Refresh : untuk 'menyegarkan' kembali tampilan, maksudnya mengambil data terbaru tentang

tampilan, biasanya dipergunakan untuk melihat data-data di halaman yang 'dinamis' perubahan datanya (setiap waktu berubah).



Kenalilah bar 'Address' Bar Address digunakan untuk mengetikkan langsung suatu alamat Internet. Apabila kita berada pada situs tertentu, bar ini akan menampilkan alamat dari situs tersebut

Kenali tombol-tombol lain Biasanya, suatu web browser juga memberikan fasilitas-fasilitas lain untuk user, misalnya fasilitas mail, search, ataupun berbagai fasilitas lainnya.

5.2.2. Bookmark Anda tentu mengetahui konsep 'pembatas buku'. Pembatas buku kita gunakan untuk menandai suatu buku yang kita baca, sehingga kita dapat kembali lagi ke halaman yang sedang kita baca, atau menarik untuk kita tanpa harus lagi membaca lagi keseluruhan isi buku. Bookmark juga memiliki konsep yang sama. Kita dapat menaruh bookmark pada suatu halaman pada web sehingga kita dapat kembali lagi ke halaman tersebut tanpa harus mencari lagi halaman tersebut melalui berbagai link, dan tanpa harus menghapalkan tempatnya. Kenalilah browser anda untuk menaruh bookmark dan juga mencatat situs-situs favorit



6. MEMANFAATKAN EMAIL SEBAGAI SARANA BERKOMUNIKASI DI KANTOR

Tujuan 1. Membekali karyawan dengan pengetahuan umum mengenai email dan kegunaannya 2. Membekali karyawan dengan etika menggunakan email, khususnya untuk keperluan dinas 3. Memberikan ketrampilan menggunakan salah satu perangkat lunak pengelola email Prasyarat 1. Peserta sudah memahami mengenai pengorganisasian direktori dan file 2. Peserta sudah dapat menggunakan Word processor dengan baik Batasan : Bagian tertulis ini merupakan bagian yang mencakup butir ke 1 dan 2 dari tujuan. Pemakaian perangkat lunak akan didemokan langsung di kelas, dan peserta akan mempraktekkannya secara langsung di lab. Bahan pelatihan tidak mencakup bahan step by step menggunakan perangkat lunak, karena perangkat lunak email yang dipakai karyawan merupakan perangkat lunak dengan look and feel yang memudahkan pengguna awam mengoperasikannya. Penekanan justru dilakukan terhadap bagaimana perilaku yang baik dalam bekerja dengan perangkat lunak ini 6.1. E-mail Definition http://squirrel.bradley.edu/~nikki/Terms/terms.html Suatu cara yang efisien untuk mengirimkan pesan dengan cepat di kantor maupun ke seluruh dinia. Keuntungan email : murah, gampang/enak dipakai, menyenangkan dan portable Salah satu cara untuk mengarsip/menyimpan informasi Email mungkin saja didistribusikan ke orang yang tidak concern (menaruh perhatian) 6.2. Sifat E-mail Seperti Kotak Pos yang disewa di kantor pos. Kalau surat tidak diambil, maka tetap berada dalam

kotak surat anda. Anda harus rajin membuka kotak surat. Kotak surat ada di mana ? Di sebuah Mail-server. Kotak surat harus anda pelihara baik-baik isinya seperti halnya memelihara direktori kerja 6.3. Situs yang layak anda kunjungi sehubungan dengan email Kunjungilah situs-situs sebagai berikut untuk mempelajari etika beremail: Electronic Mail Ethics.htm E-Mail Ethics and Confidentiality - SOLO - General Practice, Solo, and Small Firm Section.htm Mercer County Free-Net Netiquette Guide.htm 6.4. Contoh perangkat lunak pengelola email MS Outlook Web Mail Elm Pine Pegasus 6.5. Fasilitas yang disediakan dalam email Menyiapkan (membuat, mengedit) surat, dengan atau tanpa attachment. Mengarsipkan surat, mencari dan melihat kembali isi arsip Mengirim surat kesatu atau banyak penerima Mencetak surat Mem-forward surat Mengorganisasi kotak surat



6.6. Beberapa hal mengenai email, Free-Net Netiquette Guide Mercer County Free-Net Netiquette Guide.htm 6.6.1. Aturan umum Isi email dan pemeliharaan kotak surat merupakan tanggung jawab dari pengguna. Yang dimaksud dengan pemeliharaan adalah

Mengecek email setiap hari sehingga tidak melampaui kuota (alokasi) disk Menghapus email yang sudah tidak perlu segera setelah selesai dibaca Menyimpan pesan via email ) untuk disimpan sebagai referensi

6.6.2. Proteksi terhadap Virus Secara rutin scan dan periksalah komputer, terutama jika menerima attachment dan melakukan download file 6.6.3. Limit terhadap Privacy Email anda mungkin dapat diakses orang lain. Maka jangan menyimpan surat rahasia dalam email sistem. 6.6.4. Bagian dari Sebuah Email

Header (from, to,cc, date, subject) Body (badan surat, pesan/berita) Signature (identitas pengirim) Attachment (file yang dilampirkan)

6.6.5. E-Mail Signatures Tuliskan signature anda di bagian bawah email, yang mengandung

Nama, jabatan Kantor Alamat internet

Panjang signature tidak boleh lebih dari 4 baris. Jangan menulis alamat rumah atau nomor telpon di public postings. Beberapa orang menuliskan lagu, kutipan, lelucon sebagai bagian signature. Mula-mula lucu, tapi lama kelamaan orang akan bosan. Signature yang terlalu panjang mengganggu akses orang lain (menjadi lama). 6.6.6. Komposisi Email

Tulis dengan ringkas, jelas dan to the point. Satu subject per email. Tuliskan dengan jelas subject pada header Bertindaklah profesional dan hati-hati dalam membicarakan orang lain. Email anda mungkin

di-forward Sitirlah/Rujuklah semua kutipan, referensi dan sumber

6.6.7. Perilaku dan Sopan Santun Ber-email Fakta bahwa user *dapat* melakukan suatu tindakan, tidak berrati bahwa dia *harus, sebaiknya* melakukan tindakan itu. Penggunaan jaringan sebenarnya adalah privilege, bukan hak, yang mungkin dapat menimbulkan tindakan semena-mena. Tindakan semena-mena yang dimaksud anatara lain (dan tidak hanya terbatas kepada hal berikut):

Menempatkan informasi yang melanggar hukum dalam sebuah sistem Pemakaian bahasa/pesan yang kasar baik untuk pesan pribadi maupun untuk umum, Mengirimkan pesan yang memungkinkan kerusakan di tempat penerima Pengiriman surat berantai atau menyebarkan surat pribadi Tindakan-tindakan yang menyebabkan terganggunya jaringan komputer

6.6.8. Cara Membuat Penekanan terhadap Kata-kata Penting Pakai huruf besar, *Asterisks* atau _underscores_



6.6.9. Forward Email Hati-hati dan sopan santunlah dalam melakukan forward. Tuliskan referensi sumbernya dan bagaimana memperoleh kopian-nya. Jangan melakukan forward ke mailing list tanpa seijin penulis asalnya 6.6.10. File Attachment from : http://www.maruhon.com/emailfull.htm Ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan dalam mengirimkan file attachment bersama email Anda: 1. Hendaknya pengiriman file attachment HANYA dilakukan ketika benar-benar diperlukan. File

yang dimaksud disini adalah file yang berupa gambar, worksheet, ataupun diagram yang tidak bisa disertakan di dalam teks isi email. Pastikan juga bahwa file yang dikirim sesuai dengan isi dari email.

2. Sebelum mengirimkan file attachment, tanyakanlah dahulu kepada pihak yang akan anda kirimi format yang mereka inginkan. Hal ini sangatlah penting karena dewasa ini banyak perusahaan yang langsung menghapus file-file attachment karena format file-file tersebut sangat rentan terinferksi virus, seperti Word atau Excel.

3. Pertimbangkan selalu faktor ukuran file dan waktu download. Jika Anda mengirimkan file, pastikan file tersebut terkirim dalam ukuran sekecil mungkin (lakukan kompresi/zip). Dengan semakin kecilnya file attachment yang Anda kirim berarti waktu untuk men-download file tersebut juga semakin singkat. KHUSUS untuk file gambar pastikan Anda mengirimnya dalam format terkompresi seperti .jpg atupun .gif karena ukurannya jauh lebih kecil daripada file .bmp.

4. Periksa pembatasan email provider Anda dan penerima terhadap ukuran dan jumlah file attachment.

5. Hindari mengirimkan file .htm karena mungkin saja karena perbedaan system maka format dari web page yang kita ingin perlihatkan kepada penerima menjadi berubah. Cukup kirimkan alamat web/URLnya saja, sehingga si penerima bisa membukanya sendiri.

6. Untuk menghindari kebingungan karena perbedaan sistem email dan bahasa, selalu namai file Anda dengan maksimal 8 karakter dan 3 karakter ekstensi. Di samping itu hati-hatilah dalam menggunakan karakter-karakter khusus.

6.7. Akronim yang sering dipakai dalam email Singkatan Arti BTW By The Way CU See You (Good Bye) FAQ Frequently Asked Question FAQL Frequently Asked Question List FOAF Friend Of A Friend FYI For Your Information IMHO In My Humble Opinion IMO In My Opinion OS Operating System PD Public Domain WRT With Respect To



6.8. SMILEY, pergaulan di dunia maya Simbol Arti :-) :-)) Tersenyum :-D Tertawa ;-) Mengedipkan mata :-( :-(( Cemberut(unhappy), very unhappy :-I Tidak tertarik :-# Tersenyum dengan alat pengikat di mulut :-{) Tersenyum dan berkumis :-O Surprise :-X Bibir terkunci =:-) Punk rock yang tersenyum =:-( Punk rock yang cemverut 6.9. Mailing List http://home.sprynet.com/~bobaxter/maillist.htm Sebuah mailing list adalah sebuah group yang mempunyai minat yang sama yang mengikuti suatu

perjanjian utnuk berkomunikasi bersama lewat email Seseorang setuju untuk menjadi pengelola dan yang lain dapat mendaftarkan diri ke mailing list Setiap hari, subscriber mengirim pesan ke host dan akan ada sebuah program yang akan menyalin

kemudian mengirimkan ke semua anggota Berbeda dengan newsgroups and other Web-based bulletin boards, chat or discussion groups,

hanya annggota yang dapat mengakses surat-surat Jadi, pada sebuah Mailing list, kita dapat : Subscribe : untuk mendaftarkan diri, tulis sebuah email ke alamat host. Subject harus dibiarkan

kosong, jangan mengisinya. Pada badan surat ketikkan: subscribe . Ketika subscription anda diterima, maka anda akan menerima welcome message. Jangan membuangnya, sebab di situ ada informasi tentang segala hal, termasuk bagaimana mengundurkan diri (secara permanen atau sementara) dari mailing list

Unsubscribe : mengundurkan diri dari keanggotaan Mengubah option, misalnya berhenti berlangganan sementara (karena liburan) Perhatian : Tidak disarankan berlangganan ke mailing list bervolume besar yang bukan urusan kantor dengan alamat kantor. Disarankan, untuk memakai alamat di situs lain (misalnya hotmail) untuk menjadi anggota mailing list yang setiap hari membanjiri kotak surat anda dengan surat 6.1.1. Perbedaan antara surat personal dan surat untuk bisnis/surat

dinas Anda boleh memakai bahasa akrab untuk surat kepada teman, namun pakailah bahasa resmi untuk

surat dinas. Sebaiknya surat dinas ditulis dengan bahasa yang ringkas, jelas dan dapat dipahami pembacanya

dalam waktu singkat Cantumkanlah gelar (jika perlu), alamat kantor dan email anda Contoh surat pribadi : He, Gue mau ajak lu ke Caf ntar malam :) OK?



Contoh surat resmi : Kepada Yth. Bapak Sudirdjo Saya mengucapkan terimakasih atas jawaban Bapak yang memuaskan atas pertanyaan yang saya ajukan mengenai bagaimana melakukan klaim asuransi. Surat Bapak sudah saya terima dengan baik dan sedang saya pelajari Hormat saya Inggriani Jurusan Teknik Informatika ITB [email protected] 6.10. Lima cara memperbaiki email anda 1. Use Proper Salutations And Subject Headings. A simple, "Hi, Joe!" or "Joe:" is fine when addressing co-workers or outside clients you've

met before. But use the more formal Ms." or "Mr." salutations when e-mailing new clients or those higher

on the corporate ladder. As for the subject box of an e-mail, think of it as the RE: (regarding) line of a memo. Don't

leave it blank, just keep it short and to the point. 2. Hindarilah penggunaan huruf kapital pada seluruh teks.

Dalam dunia e-mail, sesuatu yang diketik dengan huruf besar berarti TERIAKAN (SHOUTING) dan beberapa pembaca mengartikannya sangat kasar. Gunakan huruf besar hanya untuk menekankan hal penting.

3. CHECK AND RE-CHECK BEFORE SENDING AN E-MAIL. Yakini bahwa tujuan benar. Cek sekali lagi tujuannya Surat dengan banyak salah ketik atau salah pemakaian bahasa sangat tidak profesional. Manfaatkan pengecekan dan fasilitas koreksi yang disediakan

4. Tanya ke pengirim asal sebelum melakukan forward email ke semua orang 5. Beberapa surat membutuhkan tatap muka. Jika tidak, akan menimbulkan salah pengertian



7. PENUTUP : THE TEN COMMANDMENTS FOR COMPUTER ETHICS From the Computer Ethics Institute 1. Thou shalt not use a computer to harm other people. 2. Thou shalt not interfere with other people's computer work. 3. Thou shalt not snoop around in other people's files. 4. Thou shalt not use a computer to steal. 5. Thou shalt not use a computer to bear false witness. 6. Thou shalt not use or copy software for which you have not paid. 7. Thou shalt not use other people's computer resources without authorization. 8. Thou shalt not appropriate other people's intellectual output. 9. Thou shalt think about the social consequences of the program you write. 10. Thou shalt use a computer in ways that show consideration and respect.

Bela Jarko Mputer

Documents

Transcript of Bela Jarko Mputer