Bâtir une gouvernance simple et efficace
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Une gouvernance simple et efficace
NATHALIE JARD
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QUI SUIS-JE ?
Analyste SharePoint – Scrum Master
(Migration – Analyse – Gouvernance)
@najard
Nathalie Jard
http://spdynamite.net
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Table des matières
1. BÂTIR LA GOUVERNANCE
2. PUBLIER ET COMMUNIQUER
3. APPLIQUER ET FAIRE ÉVOLUER
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INTRODUCTION
POURQUOI FAIRE UNE GOUVERNANCE ?
Perte de contrôle Architecture d’information
inexistante Pas de cycle de vie Recherche inefficace
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INTRODUCTION
Source: Microsoft
SERVICESInfrastructure, Opération et
MaintenanceCONTENU
Topologie de site, gabarit, métadonnées
PERSONNESRôles et responsabilité, Réseau Social
CYCLE DE VIECréation, approbation, expiration
CHANGEMENTFormation, gestion du changement,
Personnalisations
DOMAINES
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INTRODUCTION
Règles Rôles et
responsabilités Processus
Guider Diriger Contrôler
Combler des objectifs d’affaires
Document
DÉFINITION Plan de gouvernance
Processus de gouvernance
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INTRODUCTION
QUEL TYPE DE PLAN ?
QUI DOIT RÉDIGER LE PLAN DE GOUVERNANCE ?Business vs IT ?
1 personne vs un groupe ?
Le comité de gouvernance ?
Politique – Opérationnel ?
> Cela va dépendre de la maturité de l’entreprise
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Bâtir le plan de gouvernance
UNE QUESTION À LA FOIS
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1. DÉFINIR LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS• Qui fait quoi dans le projet SharePoint ?
Rôle Responsabilité Nom(s)
Comité de gouvernanceAssigner les rôles et responsabilités pour la plateforme SharePoint
Approbation des règles et procédures
MarioLuigi
PeachDixie
Architecte SharePoint Traduire les besoins d’affaires en solutions SharePoint
Pauline
Tableau complet
PERSONNES
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2. METTRE EN PLACE LE COMITÉ DE GOUVERNANCE
Représenter l’entreprise
Limiter l’implication des TI
Approuve le plan de gouvernance
Évalue les objectifs
Priorise les demandes
Un responsable du comité Décider des responsabilités du comité
PERSONNES
C’est très souvent l’étape la plus longue et la plus laborieuse !!!
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3. ARCHITECTURE LOGIQUE
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SharePoint
Applications
Publication Interne
Publication Externe
Collaboration
Vision globale d’utilisation
Une gouvernance adaptée pour chaque éléments de la vision
Collaboration
/Projets /Sites d’équipe /Communauté
CONTENU
CollaborationPublication Interne
Publication Externe Applications
Architecture logique
/Projets /Équipe /AdHoc/Wiki /Blogue
Exemples d’architecture logique
SharePoint 2013
Collaborationhttp://collab.monsite.com
Applicationshttp://apps.monsite.com
Politiques FAQ
Équipes/equipes/<nom_equipe>
Équipe 1 Projet 1 Projet 2
Projets/projets/<nom_projet>
Application 1 Application 2
Équipe 2
Wikis
Équipe 3 Projet 3
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4. GABARITS DE SITE
Description sommaire
Durée de vie Contenu par défautRègles de sécurité
Quotas
CONTENU
Gabarit de site de projet
Collaboration
/Projets /Équipe /AdHoc
Les sites de projet permettent à des membres d͛+une même équipe de collaborer tout au long d͛+un projet pour la création de contenu et le partage d͛+information
Le gestionnaire de projet est responsable de la création et de la gestion du site (propriétaire du site)
Les membres peuvent appartenir à la même unité d͛+affaire ou non
La durée de vie du site dépend de la durée de vie du projet
Bibliothèques: - Documents du projet- Livrables- Images - Wiki
Listes:- Tâches- Membres de l͛+équipe- Flux de nouvelles- Liens utiles
Nom du gabarit: Site de projet
Quota: 2 GB
Date de fin: Date de fin de projet
Permissions: - Propriétaire du site- Membres du projet
Convention de nomination: - Appliquer le numéro du projet (ex: P2014-254)
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5. TYPE DE GESTION
FLEXIBLE
Le propriétaire du site possède tous les droits sur son site
Gestion de la sécurité
Gestion des éléments de
listes
Création de listes et
bibliothèques
CONTRÔLÉE
La gestion et la sécurité du site sont contrôlées par l’équipe de développement.
Les membres du site peuvent:
Gérer les éléments de listes
Ajouter et consulter le
contenu
Lister aussi les actions que les utilisateurs ne peuvent pas faire
CONTENU
Gabarit de site de projet
Collaboration
/Projets /Équipe /AdHoc
Les sites de projet permettent à des membres d͛+une même équipe de collaborer tout au long d͛+un projet pour la création de contenu et le partage d͛+information
Le gestionnaire de projet est responsable de la création et de la gestion du site (propriétaire du site)
Les membres peuvent appartenir à la même unité d͛+affaire ou non
La durée de vie du site dépend de la durée de vie du projet
Bibliothèques: - Documents du projet- Livrables- Images - Wiki
Listes:- Tâches- Membres de l͛+équipe- Flux de nouvelles- Liens utiles
Flexible – Droits du propriétaire: - Gestion de la sécurité du site- Créer et modifier les pages de contenu- Gestion des éléments de liste et création et gestion des listes et bibliothèques- Assume la responsabilité des informations qui sont hébergées sur le site- Administration du siteCréer des sites et des sous-sites
Nom du gabarit: Site de projet
Quota: 2 GB
Date de fin: Date de fin de projet
Permissions: - Propriétaire du site- Membres du projet
Convention de nomination: - Appliquer le numéro du projet (ex: P2014-254)
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Gabarit Quotas Date de fin Permissions Gestion
Site de projet 2 GB Fin du projet + 2 mois
Propriétaire du siteMembres du projet
Flexible
Site d’équipe 2 GB Indéterminée Propriétaire du siteMembres de l’unité d’affaire
Flexible
Site adhoc 1 GB 2 mois Propriétaire du site Contrôlée
Définition des gabarits de site
Résumé
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Bâtir le plan de gouvernance
6. PROCESSUS DE DEMANDE DE CRÉATION DE SITE
Processus de demande de création de site
Dem
ande
urCe
ntre
de
Supp
ort
TIAn
alys
te
Shar
ePoi
nt
Site de projet
Écrire une demande directement dans le centre de support TI
Filtrer la demande
Faire remplir le questionnaire de création de site
SharePoint
Remplir le formulaire
Assigner la tâche
Créer le site
Accepter les conditions
d 8͛utilisation du site
Faire accepter les conditions
d 8͛utilisation du site
Fournir l͛8URL du site
Utiliser le site
Documenter le processus
CYCLE DE VIE
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7. AUTRES POINTS À COUVRIR
Gestion des sites inutilisés
Règles de sécurité
Conditions d’utilisation
Lignes directrices
Politiques sociales
Langues
Processus de soutien aux
utilisateurs
CYCLE DE VIECONTENUPERSONNES
Processus de
soutien aux
utilisateurs
SERVICES
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8. ARCHITECTURE ET DÉVELOPPEMENT
Environnements
Déploiements des
solutions
SharePoint Designer
Convention de noms
SERVICESCYCLE DE VIE
Sauvegarde des données
Gestion du code source
Installation de mises à jour
DEV
QA
PRÉ-PROD
PROD
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Bâtir le plan de gouvernance
9. COMMUNICATION ET FORMATION
Bâtir un plan Décider les types d’alertes à communiquer Annoncer les changements
PLAN DE COMMUNICATION
PLAN DE FORMATION Bâtir un plan Super Utilisateurs Outils de
formation
CHANGEMENTPERSONNES
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Publier et communiquer la
gouvernance
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Publier et communiquer la gouvernance
1. PUBLIER
Créer un wiki à la racine de votre plateforme
Publier le document en PDF
Toujours rendre visible un accès pour poser des
questions
Aux experts
Au comité de gouvernance
S’assurer d’avoir un seul et unique endroit de publication.
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Publier et communiquer la gouvernance
2. COMMUNIQUER
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Messages pertinents, concis et bien ciblés
Cible: Haute direction, gestionnaires, employés
Chronologie, Degré d’importance
Lancement du projet
Présentation des membres
du comité
Mises à jour de la gouvernance
Formulaire de création de site
en ligne
Formulaire de demande support
Diffusion de la gouvernance
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Publier et communiquer la gouvernance
3. GESTION DU CHANGEMENT
Les 8 clés du succès:
Confiance mutuelle
Vision commune
Compétences
Ressources
Reconnaissance (Incitatifs)
Plan d’action participatif
Bénéfices mutuels rapides à court terme
Source: Claude Emond
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Appliquer et faire évoluer la
gouvernance
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Application et évolution
1. BÂTIR UN PLAN ANNUEL
Passer en lecture tout le document de gouvernance et lister les choses à faire
Par domaine
Par chronologie
Monter un backlog (Carnet de produit)
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Application et évolution
1. BÂTIR UN PLAN ANNUEL
COMITÉ DE GOUVERNANCE Former le comité
Désigner le responsable des comptes rendus Définir la fréquence et réserver les plages horaires Définir les contenus de chaque rencontre Décider de l’emplacement des documents et décisions
RÔLES ET RESPONSABILITÉS Informer les personnes de leurs nouvelles responsabilités Embaucher au besoin Ajuster la description des postes au besoin Former les personnes afin de s’assurer qu’ils peuvent
accomplir leur nouvelles responsabilité
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Application et évolution
1. BÂTIR UN PLAN ANNUEL
FORMULAIRE DE CRÉATION DE SITE Créer le formulaire dans SharePoint Ajuster la réception des demandes dans le système de support Ajouter l’envoi automatique du courriel des conditions d’utilisation
GABARIT DE SITE Création du gabarit de site Intégration de la taxonomie Mise en place des règles de rétention Design du site Navigation
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Application et évolution
1. BÂTIR UN PLAN ANNUEL Rester dans les grandes lignes
Désigner les personnes responsables
Allouer du temps pour la mise en place
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Application et évolution
2. METTRE EN PLACE TOUS LES MÉCANISMES DE SUIVI Règles d’utilisation
Règles de rétention
Cycle de vie
Alertes
Sites ou contenu inactifs
Changement des paramètres
Outils de vérification
Alertes personnelle, listes
Sharegate Gouvernance
3. METTRE EN PLACE LES MÉCANISMES DE VÉRIFICATION
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Application et évolution
3. ÉVOLUTION
34
Approche Agile
Soyez à l’écoute
Plan
Do
Inspect
Adapt
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION!THIS PRESENTATION WILL BE AVAILABLE ON THE MONTREALSHAREPOINT SUMMIT WEB SITE AFTER THE EVENT.
Merci de votre attention !Cette présentation sera disponible sur le site internetde SharePoint Summit Montréal, après l’événement.
SVP évaluez ma session!Complétez le sondage et courez la chance
de gagner une tablette Surface
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