Banco Central - Implantando uma visão integrada de gestão Recurso
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IMPLANTANDO UMA VISÃO INTEGRADA DE GESTÃO
NO BANCO CENTRAL
MARCELO COTA, CHEFE ADJUNTO
DEPARTAMENTO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO
2
1 O Desafio
Como integrar e gerar sinergia entre múltiplas iniciativas de gestão tais como estratégia, projetos, processos, pessoas, custos ?
2 Novas Ideias
1. O Ciclo de Gestão enquanto instrumento de planejamento e avaliação integrado de estratégia, projetos, processos e pessoas
2. Realização projetos de reestruturação organizacional que analisem conjuntamente mudanças em estrutura, processos, sistemas e pessoas
3. O Uso da Cadeia de valor enquanto instrumento de gestão
3 Próximos Passos
AGENDA
3
1 O Desafio
Como integrar e gerar sinergia entre múltiplas iniciativas de gestão tais como estratégia, projetos, processos, pessoas, custos ?
2 Novas Ideias
Ideia 1: O Ciclo de Gestão enquanto instrumento de planejamento e avaliação integrado de estratégia, projetos, processos e pessoas
Ideia 2: Realização projetos de reestruturação organizacional que analisem conjuntamente mudanças em estrutura, processos, sistemas e pessoas
Ideia 3: O Uso da Cadeia de valor enquanto instrumento de gestão
3 Próximos Passos
AGENDA
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O Departamento de Planejamento, Orçamento e Gestão
Fusão do Departamento de Planejamento, da Gerência Executiva de Projetos e de parte do Departamento de Gestão de Pessoas.
Os Desafios
1. Diversidade de instrumentos de gestão (10): Planejamento, Prestação de Contas, Orçamento, Custos, Estrutura, Processos, Projetos, Competências, Clima e Cultura Organizacional;
2. Diferenças de maturidade entre instrumentos de gestão;
3. Métodos e Sistemas não integrados.
O Esforço de Integração
Nosso Contexto
1. Junção de estruturas, junção de espaço físico, junção de métodos, ... junção de pessoas;
2. Esforço de evolução da maturidade de alguns instrumentos de gestão.
3. Ciclo de Gestão e Arquitetura de Sistemas
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1 O Desafio
Como integrar e gerar sinergia entre múltiplas iniciativas de gestão tais como estratégia, projetos, processos, pessoas, custos ?
2 Novas Ideias
Ideia 1: O Ciclo de Gestão enquanto instrumento de planejamento e avaliação integrado de estratégia, projetos, processos e pessoas
Ideia 2: Realização projetos de reestruturação organizacional que analisem conjuntamente mudanças em estrutura, processos, sistemas e pessoas
Ideia 3: O Uso da Cadeia de valor enquanto instrumento de gestão
3 Próximos Passos
AGENDA
IDEIA 1 O Ciclo de Gestão enquanto instrumento de planejamento e avalição integrado de estratégia, projetos, processos e pessoas
Ideia 1 Ciclo da Gestão
Ideia 1 Ciclo da Gestão
Ideia 1 Ciclo da Gestão
Ideia 1 Ciclo da Gestão
Ideia 1 Ciclo da Gestão
Ideia 1 Ciclo da Gestão
IDEIA 2 Realização projetos de reestruturação organizacional que analisem conjuntamente mudanças em estrutura, processos, sistemas e pessoas
Reestruturação Organizacional
Pontos principais no Design Organizacional:
1. Estratégia;
2. Estrutura;
3. Processos;
4. Sistema de Recompensa; e
5. Políticas de Recursos Humanos.
Quando todos os pontos estão alinhados, a
organização, supostamente, está disposta da maneira
mais eficaz.
Modelo Estrela
O Método de Galbraith para o design de organizações
Planejar a reorganização
(Entender a demanda)
Construir a visão de futuro (Desdobrar a
estratégia)
Repensar a estrutura da
unidade
Diagnosticar e conceber
soluções de processos e
sistemas
1 2 3 4
Dimensionar estrutura e
conceber soluções de pessoas
5
Legitimar a reorganização
6
Acompanhar a implantação da reorganização
7
•Como a unidade deverá funcionar em 24 meses?
•Quais os ganhos esperados com esta nova forma de trabalhar?
•Qual a estrutura necessário para gerar os ganhos esperados?
•Como distribuir cargos comissionados nesta nova estrutura ?
•Como o processo deve ser melhorado para gerar os ganhos esperados?
•Como os sistemas devem ser melhorados para gerar os ganhos esperados ?
•Quantas pessoas de cada perfil são necessárias para realizar o processo?
•Quais as competências esperadas por profissional?
•Como capacitar o time que irá executar o processo?
• Quem será responsável pela implantação de cada uma das etapas previstas no plano?
• Qual o prazo para conclusão de cada etapa?
• Concluir cada etapa prevista no plano dentro dos prazos estabelecidos;
• Gerar, mensalmente, boletins informativos sobre andamento da reorganização.
•Qual o problema a ser resolvido?
•Quais os resultados esperados com a resolução deste problema?
Passos do Método de Reestruturação Organizacional
1.1 - Levantamento de necessidade organizacional
1.2 - Análise integrada de estrutura
1.3 - Cadeia de valor revisada
1.4 - Planejamento para atendimento da demanda
Produtos
Demandante- Preenchimento do levantamento de necessidade organizacional: descrição de informações gerais sobre a demanda e indicação das soluções organizacionais desejadas;
Depog- Definição da equipe de reorganização: formalização do time do Depog responsável pelo atendimento da
demanda em questão;
Chefia da Unidade Demandante- Apresentação e alinhamento do escopo da demanda organizacional: uniformização
do entendimento da demanda de reorganização/organização, com o devido aprofundamento de diretrizes, premissas, restrições e fatores críticos de sucesso;
Depog- Realização de diagnóstico integrado com base em informações já disponíveis: coleta e análise integrada das
seguintes informações : processos mapeados, estrutura organizacional, pesquisa de clima organizacional, sistema de custos, planejamento estratégico, competências mapeadas, backlog de TI, análise de riscos, dentre outros;
Ambos- Realização de reunião para detalhamento de informações técnicas sobre unidade demandante:
esclarecimento de dúvidas referente a termos técnicos, sistemas utilizados, fatos recentes ocorridos, rotinas específicas, divisão do trabalho, revisão da cadeia de valor, dentre outros;
Depog- Elaboração de planejamento para atendimento da demanda: construção do cronograma da iniciativa com
informações detalhadas de prazos, responsáveis, marcos etc.
Atividades Desafios
• Qual o problema a ser resolvido?
• Quais os resultados esperados com a resolução deste problema?
Acompanhar a implantação da reorganização
Planejar a reorganização
(Entender a demanda)
1
Construir a visão de futuro (Desdobrar a
estratégia)
Repensar a estrutura da
unidade
Diagnosticar e conceber
soluções de processos e
sistemas
2 3 4
Dimensionar estrutura e
conceber soluções de pessoas
5
Legitimar a reorganização
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IDEIA 3 O Uso da Cadeia de valor enquanto instrumento de gestão
Ideia 3 – O Uso da Cadeia de Valor: Centralidade da cadeia de valor como elemento de gestão
CADEIA DE VALOR - METODOLOGIA
Cadeia de Valor
Desdobramento do
Planejamento Estratégico Novos
Projetos
Riscos Operacionais
Gestão da Informação
Desenvolvimento de Sistemas
Documentação do processo
Indicadores e Metas para os
processos
Sistema de Custos
Competências
Treinamento e Desenvolvimento
Dimensionamento da Força de
Trabalho
Melhores Práticas
Desenho Organizacional
Formulação das Políticas
Monetária, Creditícia e Cambial
Administração dos Sistemas
de Pagamentos
Administração do
Meio Circulante
Macroprocessos de Suporte
Macroprocessos de Negócio
Saneamento
do SFN
Execução e acompanhamento
da Política Monetária e
Creditícia
Regulação do SFN
Administração de Pessoal
Provimento e Gerenciamento
de TI
Administração de Recursos
Materiais, serviços e patrimônio
Provimento da
Segurança Institucional
Administração financeira e contábil
Gerenciamento da Conhecimento, da Informação e
da Documentação
Comunicação
Procuratório e Consultoria
Jurídica
Relacionamento
Institucional
Gestão
Estratégica
Governança Corporativa
Execução e acompanhamento
da Política Cambial
Elaboração, Padronização
e Controle de Normas
Organização do SFN
Atendimento ao Cidadão
Atendimento e Prestação de Serviços aos
Poderes Constituídos
Administração de Ativos e Fundos
da União
Relacionamentos com Governos e
Organizações Internacionais
Elaboração de Estudos,
Pesquisas e Estatísticas
Macroprocessos de Gestão
Supervisão do SFN
Educação Corporativa
CADEIA DE VALOR - MACROPROCESSOS
Gestão estratégica,
tática e operacional
Comunicação Institucional
Administração de pessoal
Administração financeira e contábil
Procuratório e consultoria
jurídica
Provimento de segurança institucional
Administração do Meio Circulante
Administração dos Sistemas de Pagamentos
Administração de Ativos e Fundos da União
Saneamento do SFN
Supervisão do SFN
Organização do SFN
Regulação do SFN
Execução e Acompanhamento da Política Cambial
Formulação das Políticas Monetária, Creditícia e Cambial
Execução e Acompanhamento das Políticas Monetárias e Creditícias
Administração de recursos materiais, serviços
e patrimônio
Gerenciamento do conhecimento,
da informação e documentação
Relacionamento institucional
Elaboração, padronização
e controle de normas
Elaboração de estudos,
pesquisas e estatísticas
Educação corporativa
Governança corporativa
Provimento e gerenciamento de Tecnologias Da informação
CADEIA DE VALOR – MACROPROCESSOS – NOVO FORMATO
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Prestação de Serviços e Atendimento de demandas Aos poderes
Atendimento ao Cidadão
CADEIA DE VALOR – Validação da Participação Depin – Processos
EXECUÇÃO E ACOMPANHAMENTO DA POLÍTICA CAMBIAL
EXECUÇÃO E ACOMPANHAMENTO DAS POLÍTICAS MONETÁRIAS E CREDITÍCIAS FORMULAÇÃO DAS POLÍTICAS MONETÁRIA, CREDITÍCIA E CAMBIAL
Suportar a formulação
e preparar fundamentos
para decisões de
políticas monetária,
creditícia e cambial
Definir meta
para a taxa de juros
referencial (Selic)
Normatizar ações de
implantação da política
Monetária , creditícia
e cambial
Executar e acompanhar depósitos
compulsórios e direcionamentos
obrigatórios
Executar e acompanhar
os operação do crédito
de última instância
Executar e acompanhar
as Operações de
mercado aberto
Acompanhar direcionamentos
para microfinanças,
SFH e crédito rural
Acompanharcapitais
estrangeiros no Brasil e
capitais brasileiros no exterior
Definir posição
de atuação
no mercado de câmbio
Analisar, propor e
acompanhar
meta da taxa de inflação
SANEAMENTO DO SFN SUPERVISÃO DO SFN ORGANIZAÇÃO DO SFN MONITORAMENTO MACRO PRUDENCIAL E REGULAÇÃO DO SFN
Cancelar autorizações
concedidas para ES
Conceder
autorizações
Analisar atos de
concentração
e de interferência na
concorrência do SFN
Acompanhar e controlar
riscos e operações
das instituições
Apurar irregularidades e
aplicar instrumentos
disciplinares e punitivos
Executar ação de
liquidação
extrajudicial
Executar ação de
intervenção
Executar ação de
administração
temporária
Planejar e evoluir
ações e procedimentos
de supervisão do SFN
Acompanhar a evolução
e composição do SFN e
divulgar de informações
Inspecionar
ES do SFN
Desenvolver ações
preventivas
Monitorar a
estabilidade
do SFN
Determinar ações
para assegurar a
estabilidade do SFN Regular o SFN
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ADMINISTRAR MEIO CIRCULANTE e MOEDA ESTRANGEIRA
Prover meio
circulante
Sanear moeda
Realizar a segurança
de valores
Suprir numerário em
moeda estrangeira
ADMINISTRAR OS SISTEMAS DE PAGAMENTOS
Regular os sistemas
de pagamentos
Monitorar os sistemas de
compensação e liquidação e
instrumentos de pagamento
Administrar os serviços de
pagamentos Internacionais
Administrar o serviço de
compensação e liquidação
de ativos e fundos (STR)
ADMINISTRAR ATIVOS E FUNDOS DA UNIÃO
Administrar passivo
externo
PRESTAR SERVIÇOS AOS PODERES PÚBLICOS
Atender demandas
dos poderes
constituídos
Administrar o
sistema de crédito rural
Realizar bloqueio e
garantia de títulos
PRESTAR SERVIÇOS A SOCIEDADE
Prestar atendimento ao
cidadão e receber
denúncias
Desenvolver educação
Financeira e
a inclusão social
PROMOVER O RELACIONAMENTO COM ÓRGÃOS TÉCNICOS
Representar o BCB
junto a fóruns, bancos
centrais e outros governos
Firmar acordos internacionais
e de troca de informações
Desenvolver
Ações de cooperação
Técnica
INFO
RM
AC
ION
AL
GERENCIAMENTO DO CONHECIMENTO, DA INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO
Elaborar política
de gerenciamento da
Informação e
documentação
Conduzir a gestão
do conhecimento
Gerenciar as
informações
Definir e normatizar a
arquitetura de
informação
Gerenciar a
documentação e os
arquivos
Gerenciar bibliotecas,
museus e acervos
ELABORAÇÃO, PADRONIZAÇÃO E CONTROLE DE NORMAS
Acompanhar e
atualizar normas
Padronizar
e publicar normas
ELABORAÇÃO DE ESTUDOS, PESQUISAS E ESTATÍSTICAS
Elaborar
estudos e pesquisas
Normatizar a
elaboração de estudos,
pesquisas e estatísticas
ADMINISTRAÇÃO DE
PESSOAS
Prestar atendimento
interno aos
Recursos Humanos
Gerenciar força
de trabalho
Gerenciar os
serviços
de RH
Prover serviço de
saúde
Desenvolver a
saúde
ocupacional
EDUCAÇÃO
CORPORATIVA
Realizar eventos
de educação
corporativa
Administrar
os programas de
educação corporativa
Prestar suporte aos eventos
e programas de
educação corporativa
GESTÃO DE RECURSOS
MATERIAIS, SERV. E PATR.
Prover Bens e
serviços
Administrar Instalações,
bens móveis
e imóveis
Prover Normativos
e Sistemas de apoio
PROVIMENTO E GERENCIAMENTO
DE TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO
Gerenciar as políticas
de TI
SEGURANÇA
INSTITUCIONAL
Prover proteção de
Pessoas
Realizar segurança
patrimonial
Prover inteligência em
segurança
PROCURATÓRIO E
CONSULTORIA JURÍDICA
Gerir ativos e passivos
e dívida ativa
(aspectos legais)
Exercer o procuratório
(judicial e extrajudicial)
Executar e controlar
atividades paralegais
Prestar consultoria
jurídica
ADMINISTRAÇÃO
FINANCEIRA E CONTÁBIL
Administrar os
fundos do BCB
Administrar o
sistema de
contabilidade do BCB
Controlar a execução
financeira
ESP
ECIA
LIZA
DO
IN
STIT
UC
ION
AL
GESTÃO ESTRATÉGICA, TÁTICA E OPERACIONAL
Realizar a gestão
estratégica, tática e
operacional
Definir e implantar
estratégia
Prover soluções
organizacionais
Realizar a gestão
orçamentária
GOVERNANÇA CORPORATIVA
Dar transparência
às ações
(accountability)
Controlar a conduta
organizacional e
de pessoal
Gerenciar
Riscos
Gerenciar
Auditorias
Gerenciar relacionamento
com os órgãos
de controle externos
COMUNICAÇÃO E RELACIONAMENTO INSTITUCIONAL
Desenvolver
Responsabilidade
socioambiental
Planejar comunicação
externa e interna
Realizar
Eventos
Gerenciar a
comunicação externa
( imprensa e pesquisa)
Gerenciar a
comunicação
interna
Orientar e controlar
o relacionamento
com órgãos externos
Prover suporte de
Secretariado aos Colegiados
Gerenciar o Relacionamento
com o Poder Legislativo
Prover soluções de
gestão de pessoas
Administrar as
Reservas Internacionais
Administrar o mercado
de câmbio doméstico
Divulgar estatísticas e
relatórios sobre a situação
das políticas monetária ,
creditícia e cambial
Desenvolver e
manter os sistemas
e aplicativos de TI
Prover Infraestrutura
de Tecnologia
da Informação
Prover infraestrutura
de comunicação
com o SFN
Prestar suporte ao
usuário
Método de Validação da Cadeia de Valor
06/07/2012 24
25
1 O Desafio
Como integrar e gerar sinergia entre múltiplas iniciativas de gestão tais como estratégia, projetos, processos, pessoas, custos ?
2 Novas Ideias
Ideia 1: O Ciclo de Gestão enquanto instrumento de planejamento e avaliação integrado de estratégia, projetos, processos e pessoas
Ideia 2: Realização projetos de reestruturação organizacional que analisem conjuntamente mudanças em estrutura, processos, sistemas e pessoas
Ideia 3: O Uso da Cadeia de valor enquanto instrumento de gestão
3 Próximos Passos
AGENDA
1. Finalização da Validação da Cadeia de Valor;
2. Criação de Ritos de Gestão como instrumento para trazer a tomada de decisão por processos para a alta administração;
3. Avaliação da Maturidade em BPM do BC;
4. Criação de Instrumento de Avaliação da Maturidade dos Processos do BC;
5. Inserção da Cadeia de Valor Validada no Sistema de Custos;
6. Revisão do Método de Reestruturação Organizacional.
26
1 Na área de Organização do BC
2 Em outros instrumentos de Gestão:
Finalização do desenvolvimento do Sistema de Planejamento e Gestão;
Implantação do Modelo de Gestão de Cultura e Clima Organizacionais;
Execução do Projeto Lideranças – formação dos gestores;
...
PRÓXIMOS PASSOS
MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3
Procedimentos
não conformes
Estudos
em atraso
Falhas de
sistema
Perdas de
documentos
Excesso de
autorizações
Falhas de
procedimento
Desconhecimento
Das regras
Interrupções
Realizar procedimento
emergencial
Realizar procedimento
emergencial
Realizar procedimento
emergencial
Realizar
procedimento
emergencial
ÁR
EA
1
ÁR
EA
2
ÁR
EA
3
Ritos de Gestão:
a. Trazer a visão por processos para a tomada de decisão: Ao invés de deliberar e depois padronizar os processos, utilizar os processos para uma melhor deliberação b. Dificuldade em corrigir o dia-a-dia e melhorar o dia-a-dia: Criar um momento periódico e sistemático para avaliar o que pode ser melhorado minimizando a operação “apagar incêndio”
MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 R
ITO
DE
GE
ST
ÃO
RIT
O D
E G
ES
TÃ
O
Revisão da Política
TEMPO DA SOLICITAÇÃO AO RECEBIMENTO
TEMPO DA SOLICITAÇÃO AO RECEBIMENTO
Revisão do Estudo e do Sistema
Ajuste no processo
Excesso de
autorizações
Realizar procedimento
emergencial
ÁR
EA
1
ÁR
EA
2
ÁR
EA
3
Procedimentos
não conformes
Estudos
em atraso
Falhas de
sistema
Perdas de
documentos
Realizar
procedimento
emergencial
Ritos de Gestão in place:
Entendimento dos Ritos de Gestão
PRÉ-RITO
Status Projetos
Status Indicadores
Avaliação de Competências
Erros e problemas
Status sistemas
Melhorias de Processos
Resultados de auditorias
Acompanhamento de custos
Pauta Ata
Decisão 1
Decisão 2
Decisão 3
Decisão 4
Agenda Do Gestor
Projeto
Ação
Treinamento
Demandas
RITO PÓS-RITO
REGRAS
Um Rito de Gestão por Processos
Participam do rito de gestão os participantes do processo
Periodicidade Bimestral Fazer do rito o fórum
De tomada de decisão e melhoria
Bom exemplo: COPOM, Comitê de Política Monetária
IMPLANTANDO UMA VISÃO INTEGRADA DE GESTÃO
NO BANCO CENTRAL
MARCELO COTA, CHEFE ADJUNTO
DEPARTAMENTO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO