1. Conceptul de balanta de verificare

Operatiile economice care se realizeaza zi de zi intr-o unitate economica se inregistreza in conturi. In orice moment al activitatii economice, fiecare cont in parte pune in evidenta situatia elementelor patrimoniale: existentele la inceputul perioadei, cresterile, micsorarile, totalul miscarilor cumulate de la inceputul anului, dar si existentele finale.

Necesitatile de conducere, control si analiza a activitatii unitatilor patrimoniale impun generalizarea si prezentarea, intr-un tablou de ansamblu, a intregii activitati desfasurate. Metoda contabilitatii impune ca periodic, si in mod obligatoriu cu ocazia elaborarii bilantului, sa se faca verificarea exactitatii inregistrarilor facute in contabilitate, cit si a calculelor efectuate cu ocazia determinarii rulajelor, sumelor totale si a soldurilor conturilor.

Balanta de verificare sau balanta conturilor este un procedeu specific al metodei contabilitatii care asigura verificarea exactitatii inregistrarii operatiilor economice in conturi, legatura dintre conturile sintetice si bilant, legatura dintre conturile sintetice si conturile analitice, precum si centralizarea datelor contabilitatii curente. Balanta de verificare se prezinta sub forma unei situatii tabelare, in care se inscriu datele valorice preluate din conturi.

In cadrul balantei de verificare se obtin anumite egalitati structurale si globale proprii dublei inregistrari si corespondentei conturilor.

Aceste egalitati exprima un echilibru permanent intre aceste date, de unde provine si denumirea de "balanta". Balanta de verificare contine toate conturile folosite de o unitate patrimoniala, fiecare cont fiind inscris cu soldul initial, rulajele perioadei curente, totalul sumelor si soldul final de la sfirsitul lunii pentru care se incheie balanta respectiva. Legea contabilitatii prevede ca "pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor se intocmeste, lunar, balanta de verificare".

2. Functiile balantei de verificare

a) Functia de verificare a exactitatii inregistrarii operatiilor economice in conturi

Aceasta functie consta in controlul si identificarea erorilor de inregistrare in conturi, prin intermediul diferitelor egalitati valorice care trebuie sa existe in cadrul balantei de verificare, precum si prin intermediul unor corelatii valorice stabilite cu ajutorul ei. Inregistrarea gresita a unor operatii economice ca urmare a nerespectarii principiului dublei inregistrari, trecerea eronata a sumelor din Registrul Jurnal in Registrul Cartea Mare si de aici in balanta, efectuarea unor calcule gresite in formulele contabile complexe, stabilirea eronata a rulajelor si a soldurilor conturilor, determina inegalitati intre totalurile balantei, care se semnalizeaza cu ajutorul ei, fapt ce ii confera caracterul unui instrument de verificare, de control. Lipsa unei egalitati valorice sau a unor corelatii constituie dovada existentei unor erori, care trebuie sa fie identificate si corectate. Desi in conditiiile utilizarii calculatoarelor electronice in munca de contabilitate creste exactitatea calculelor, functia de control a balantei de verificare se mentine, iar corelatiile pe care se bazeaza, servesc la prevederea unor chei de control in programele de lucru ale echipamentelor moderne de prelucrare a datelor.

b) Functia de legatura dintre conturile sintetice si bilant

Balanta de verificare concentreaza informatiile din toate conturile folosite in contabilitatea curenta a unitatii. Aceasta legatura se concretizeaza in faptul ca datele din bilantul anual reprezinta soldurile finale ale conturilor, preluate din balanta de verificare prelucrate si grupate conform necesitatilor de intocmire a bilantului. Soldurile initiale ale conturilor la inceputul anului sunt preluate din bilantul anual, potrivit principiului intangibilitatii bilantului de deschidere a unui exercitiu care trebuie sa corespunda cu bilantul de inchidere a exercitiului precedent.

c) Functia de legatura dintre conturile sintetice si cele analitice

Aceasta functie consta in intocmirea unor balante de verificare ale conturilor analitice pentru fiecare cont sintetic care se desfasoara pe conturi analitice. Cu ajutorul acestor balante se controleaza concordanta care trebuie sa existe intre datele inregistrate in contul sintetic si conturile sale analitice.

d) Functia de centralizare a existentelor, miscarilor si transformarilor elementelor patrimoniale

Gruparea si centralizarea datelor inregistrate in conturi cu ajutorul balantei de verificare ofera conducerii unitatilor posibilitatea de a cunoaste totalul modificarilor intervenite in volumul si structura patrimoniului economic, rezultatele financiare obtinute in urma activitatilor desfasurate etc..

Cuprinzind, sub forma centralizata, toate datele privitoare la existentele si miscarile elementelor patrimoniale inregistrate in conturile sintetice si analitice, pe o anumita perioada de timp, balanta de verificare asigura compararea datelor de la inceputul unei perioade de gestiune cu cele de la sfirsitul ei si cu alte perioade de gestiune expirate. Astfel, se pot stabili schimbarile produse in marimea si structura patrimoniului economic, eficienta plasarii resurselor etc..

e) Functia de analiza a activitatii economice

Balanta de verificare are un rol deosebit de important in analiza situatiei economico - financiare pe perioade scurte de timp, si in intervalul dintre doua bilanturi, fiind astfel, singurul instrument care furnizeaza informatiile necesare conducerii operative a unitatilor patrimoniale. Aceasta analiza are anumite limite comparativ cu analiza care se poate realiza pe baza bilantului contabil, cu ajutorul balantelor de verificare obtinandu-se un grad mai redus de sintetizare a datelor contabile.

3. Clasificarea si modul de intocmire a balantei de verificare

I. CLASIFICAREA BALANTEI DE VERIFICARE

În teoria si practica contabilitatii se folosesc mai multe criterii de clasificare a balantelor de verificare, dintre care principalele sunt:

- dupa felul conturilor pe care le contin;

- dupa numarul egalitatilor pe care le cuprind;

- dupa continutul si forma grafica de prezentare.

a) Dupa felul conturilor pe care le contin, balantele de verificare se grupeaza în:

- balante ale conturilor sintetice;

- balante ale conturilor analitice.

Balantele de verificare ale conturilor sintetice sau generale se întocmesc numai valoric pe baza datelor preluate din conturile sintetice si cuprind toate conturile sintetice folosite în contabilitatea curenta a unei unitati într-o anumita perioada de gestiune.

Balantele de verificare ale conturilor analitice se întocmesc, cu date cantitative si valorice, (pentru conturile care înregistreaza elemente de natura stocurilor) sau numai valorice (pentru anumite conturi, ca de exemplu 411 Clienti, 401 Furnizori, etc.), pe baza datelor preluate din conturile analitice, separat pentru fiecare cont sintetic care a fost desfasurat pe conturi analitice. Sub aspectul momentului asemenea balante de verificare se întocmesc înainte de balanta de verificare a conturilor sintetice sau generala, motiv pentru care se mai numesc si balante de verificare auxiliare sau secundare.

Spre deosebire de balanta de verificare a conturilor sintetice, care este una singura la nivelul unitatii patrimoniale, numarul balantelor de verificare ale conturilor analitice, depinde de numarul conturilor sintetice care au fost desfasurate pe conturi analitice. Exemplu de conturi sintetice care se dezvolta în conturi analitice

si pentru care se întocmesc balante de verificare analitice: 301 "Materii prime", 302 "Materiale consumabile", 401"Furnizori", 411"Clienti", etc.

b) Dupa numarul egalitatilor pe care le cuprind sau al continutului lor, balantele de verificare se împart în:

- balante de verificare cu o egalitate (fie balanta sumelor, fie balanta soldurilor);

- cu doua egalitati;

- trei egalitati;

- cu patru egalitati.

Din motive de simplificare, pentru conturile analitice se întocmeste, în cele mai multe cazuri, balanta soldurilor.

Balanta de verificare a sumelor cuprinde doua coloane, una pentru total sume debitoare si alta pentru total sume creditoare ale conturilor din registrul cartea mare, la data întocmirii ei, între care trebuie sa existe egalitatea:

Totalul sumelor debitoare (TSD) = Totalul sumelor creditoare (TSC)

Totalul sumelor debitoare se compune din soldurile initiale debitoare de la începutul anului plus rulajele debitoare ale conturilor de la începutul anului si pâna la data întocmirii balantei de verificare.

Totalul sumelor creditoare se compune din soldurile initiale creditoare de la începutul anului plus rulajele creditoare ale conturilor de la începutul anului si pâna la data întocmirii balantei de verificare.

Înscrierea elementelor respective (totalul sumelor debitoare si totalul sumelor creditoare) se efectueaza separat, pentru fiecare cont în parte.

Balanta de verificare a soldurilor este asemanatoare cu balanta de verificare a sumelor, cu deosebirea ca în locul celor doua coloane perechi de sume, cuprinde doua coloane perechi de solduri, una pentru soldurile finale debitoare si cealalta pentru soldurile finale creditoare, prin a caror totalizare trebuie sa rezulte egalitatea:

Total solduri finale debitoare = Total solduri finale creditoare

Modelul unei astfel de balante de verificare este urmatorul:

 

Balanta de verificare cu o egalitate (balanta soldurilor)

 

Nr.crt. Simbol

cont

D e n u m i r e a

c o n t u r i l o r

S o l d u r i f i n a l e 

      Debitoare Creditoare  

1. 101 "Capital social" - 2.490.000  

2. 21X "Imobilizari corporale" 1.500.000 -  

3. 301 "Materii prime" 600.000    

4. 302 "Materiale consumabile" 60.000    

5. 401 "Furnizori" - 270.000  

6. 411 "Clienti" 400.000    

7. 461 "Debitori diversi" 30.000    

8. 5121 "Conturi la banci în lei" 220.000    

9. 5311 "Casa în lei" 20.000    

10. 5191 "Credite bancare pe termen scurt"

  70.000 

  T O T A L 2.830.000 2.830.000  

             

 

Ca si în cazul balantei anterioare si aceasta balanta de verificare, prin egalitatea respectiva satisface cerintele functiei de control al exactitatii datelor înregistrate în conturi. Totodata, prezentând situatia economico-financiara a unitatii economice la

un moment dat, prin soldurile finale, debitoare si creditoare ale conturilor, balanta la care ne referim sta la baza întocmirii bilantului si permite conducerii unitatii sa cunoasca rezultatele activitatii sale la perioade scurte de timp, respectiv în intervalul dintre doua bilanturi (care se întocmeste anual).

Balanta de verificare cu doua egalitati, denumita si balanta sumelor si soldurilor, se prezinta într-o singura varianta si rezulta din combinarea balantei sumelor cu balanta soldurilor. Ea cuprinde patru coloane: doua pentru total sume, debitoare si creditoare si doua pentru solduri finale, debitoare si creditoare, ceea ce permite stabilirea a doua egalitati între totalurile coloanelor perechi, de sume si, respectiv, de solduri.

Egalitatile la care ne referim sunt urmatoarele:

Totalul sumelor debitoare = Totalul sumelor creditoare

Totalul soldurilor finale debitoare = Totalul soldurilor finale creditoare

 

Ca urmare, din aceste ecuatii valorice se desprinde ideea ca balanta de verificare cu doua egalitati permite verificarea corelatiilor si realizarea functiilor celor doua tipuri de balante de verificare (balanta sumelor si balanta soldurilor), din a caror combinare rezulta.

Balanta de verificare cu doua egalitati nu prezinta informatii distincte cu privire la rulajul conturilor, întrucât acesta apare într-o singura suma împreuna cu soldurile initiale, aspect care diminueaza proprietatile informative ale balantei pentru satisfacerea cerintelor activitatii de analiza în procesul de conducere a unitatii patrimoniale.

Balanta de verificare cu trei egalitati a fost conceputa, tocmai, pentru sporirea proprietatilor informative ale balantelor de verificare cu una si cu doua egalitati si pentru satisfacerea cerintelor muncii de analiza si conducere la un nivel superior. Aceasta balanta de verificare cuprinde sase coloane (trei coloane perechi), din care doua coloane pentru soldurile initiale debitoare si creditoare, doua pentru rulajele

lunii curente, debitoare si creditoare, doua pentru soldurile finale debitoare si creditoare, ceea ce permite stabilirea a trei egalitati între totalurile coloanelor perechi astfel:

Totalul soldurilor initiale debitoare = Totalul soldurilor initiale creditoare

Totalul rulajelor debitoare = Totalul rulajelor creditoare

Totalul soldurilor finale debitoare = Totalul soldurilor finale creditoare

Cu ajutorul balantei de verificare cu trei egalitati se realizeaza, atât functiile balantelor precedente, cât si functia de analiza a activitatii economice. Cu toate acestea, si asemenea balanta de verificare limiteaza informarea asupra urmaririi în timp, întrucât nu se pot compara informatiile din conturi din luna curenta cu informatiile din lunile precedente.

Balanta de verificare cu patru egalitati se prezinta într-o singura varianta sub forma unui tabel cu opt coloane, din care: doua coloane pentru totalul sumelor debitoare si creditoare din luna precedenta, doua pentru rulajele debitoare si creditoare ale lunii curente, doua pentru totalul sumelor debitoare si creditoare (inclusiv rulajele lunii curente) si doua pentru soldurile finale debitoare si creditoare. Aceste coloane permit stabilirea a patru egalitati între totalurile coloanelor perechi astfel:

Totalul sumelor debitoare

din perioada precedenta

= Totalul sumelor creditoare

din perioada precedenta

Totalul rulajelor debitoare

ale perioadei curente

= Totalul rulajelor creditoare

ale perioadei curente

Totalul sumelor debitoare = Totalul sumelor creditoare

 

Totalul soldurilor finale debitoare

= Totalul soldurilor finale creditoare

Balanta de verificare cu patru egalitati reprezinta modelul cel mai complet si cel mai folosit în activitatea practica, întrucât satisface functiile celorlalte balante sub forma tabelara si, în plus, ofera informatii pentru efectuarea analizei în dinamica a situatiei economico - financiare a unitatii. Totodata, da posibilitatea stabilirii urmatoarelor corelatii: egalitatea dintre sumele totale din balanta de verificare întocmita la sfârsitul perioadei precedente si sumele totale la sfârsitul perioadei precedente din balanta de verificare a perioadei curente; egalitatea dintre sumele totale din balanta perioadei curente si sumele totale la sfârsitul perioadei precedente din balanta de verificare a perioadei viitoare.

În conditiile utilizarii calculatorului electronic în prelucrarea datelor se realizeaza balanta de verificare, cu cinci egalitati, adica cu zece coloane. Primele doua coloane reflecta permanent soldurile initiale (debitoare si creditoare) de la începutul anului, urmatoarele doua coloane cuprind cumulat rulajele lunilor precedente (debitoare si creditoare), urmate de perechile de coloane pentru rulaje luna curenta, total sume la sfârsitul lunii curente si solduri finale (debitoare si creditoare).

c) Dupa continutul si forma grafica de prezentare, unele dintre aceste balante de verificare pot fi întocmite într-o singura varianta, iar altele în doua variante.

Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, prevede utilizarea balantei de verificare cu patru egalitati, fiind, de altfel, cea mai completa si avantajoasa pentru activitatea practica de contabilitate.

Balantele de verificare analitice sau auxiliare se clasifica si ele, dupa felul soldului pe care îl prezinta conturile pentru care se întocmesc la sfârsitul perioadei, în:

- balante de verificare analitice pentru conturi monofunctionale, care se pot grupa, la rândul lor, în: balante de verificare analitice pentru conturi cu un singur etalon de evidenta (valoric) si balante de verificare analitice pentru conturi cu doua etaloane de evidenta (cantitativ si valoric).

- balante de verificare pentru conturi bifunctionale.

Balantele de verificare, sintetice si analitice, se întocmesc, în mod obligatoriu, la sfârsitul lunii si ori de câte ori necesitatile impun acest lucru, în scopul verificarii exactitatii operatiilor economice în conturi. Pe baza datelor din balantele de verificare se întocmeste bilantul contabil.

II. INTOCMIREA BALANTEI DE VERIFICARE

Întocmirea balantei de verificare a conturilor sintetice necesita efectuarea urmatoarelor lucrari succesive:

1. Înregistrarea tuturor operatiilor patrimoniale care au avut loc, în cursul lunii, pe baza de documente justificative, în evidenta cronologica realizata cu ajutorul registrului - jurnal;

2. Trecerea operatiilor din evidenta cronologica în evidenta analitica (organizata cu ajutorul fiselor de cont pentru operatii diverse sau diferitelor situatii) si în evidenta sistematica sintetica, organizata cu ajutorul fiselor cartea mare (cartea mare sah, fiselor de conturi pentru operatii diverse, jurnalelor de credit sau situatiilor pentru debit);

3. Totalizarea rulajelor debitoare si creditoare, a totalului sumelor debitoare si creditoare si, respectiv, a soldului final al fiecarui cont, debitor sau creditor, în functie de continutul economic al acestuia;

4. Transcrierea datelor din cartea mare în formularul balantei de verificare.

Din experienta practica, rezulta ca pentru evitarea eventualelor erori de calcul si înregistrare, este recomandat sa se transcrie în balanta de verificare numai datele cu caracter primar, iar celelalte sa se calculeze în cadrul acesteia. De exemplu, în cazul balantei de verificare cu trei egalitati: soldurile initiale se pot prelua din balanta de verificare precedenta; rulajele (debitoare, respectiv creditoare) se transcriu din conturi, iar soldurile finale se calculeaza direct în cadrul balantei de verificare.

5. Totalizarea balantei de verificare si controlul corelatilor valorice. În acest scop, se totalizeaza fiecare coloana a balantei si se verifica egalitatile proprii acesteia.

Cu ajutorul balantei de verificare a conturilor sintetice se verifica: corelatiile dintre egalitatile generate de dubla înregistrare a operatiunilor patrimoniale în

contabilitate; concordanta dintre totalul înregistrarilor din registrul jurnal si totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balanta; totalul soldurilor finale debitoare, respectiv creditoare, din "cartea mare" si totalul soldurilor finale debitoare, respectiv creditoare din balanta.

În situatia în care nu se verifica egalitatile din balanta sau nu exista concordantele mentionate anterior se procedeaza la identificarea si corectarea erorilor.

4. Verificari efectuate pe baza balantei de verificare

Identificarea erorilor de înregistrare contabila cu ajutorul balantelor de verificare

Erorile de înregistrare contabila, dupa posibilitatile de identificare, se împart în doua categorii:

A. erori de înregistrare contabila care pot fi identificate prin lipsa unor egalitati valorice din cadrul balantei de verificare tabelare a conturilor sintetice;

B. erori de înregistrare contabila care pot fi identificate prin lipsa unor corelatii valorice din cadrul balantei de verificare a conturilor sintetice si a balantelor de verificare ale conturilor analitice.

A. Erori de înregistrare contabila care se pot identifica cu ajutorul balantelor de verificare ale conturilor sintetice (prin lipsa unor egalitati valorice).

Principalele categorii de erori de înregistrare contabila care pot fi identificate prin lipsa unor egalitati valorice din cadrul balantelor de verificare tabelare ale conturilor sintetice sunt: erori de întocmire a balantelor de verificare, erori de stabilire a elementelor valorice ale conturilor (rulaje, sume, solduri finale), erori de înregistrare în evidenta sistematica si erori de stabilire a sumelor în formulele contabile din evidenta cronologica (registrul jurnal).

Lucrarile de identificare si înlaturare a erorilor de înregistrare contabila se realizeaza în ordinea inversa celei în care s-au desfasurat lucrarile de întocmire a balantei de verificare.

Erorile de întocmire a balantei de verificare se grupeaza astfel:

- erori ce se produc cu ocazia adunarii coloanelor balantei de verificare si care se identifica prin repetarea calculelor;

- erori care se produc cu ocazia transcrierii sumelor totale, a rulajelor si soldurilor conturilor din registrul cartea - mare în formularul balantei de verificare. Aceste erori se identifica prin punctare, adica prin confruntarea tuturor sumelor totale, rulajelor si soldurilor transcrise în balanta de verificare cu cele din registrul cartea - mare, care au stat la baza acestei transcrieri.

Erorile de stabilire a elementelor valorice ale conturilor se datoreaza unor calcule gresite efectuate cu ocazia stabilirii totalurilor sumelor debitoare si creditoare, a rulajelor si soldurilor conturilor în evidenta sistematica. Aceste erori se identifica prin repetarea calculelor din cadrul fiecarui cont în parte.

Erorile de înregistrare în evidenta sistematica se datoreaza transcrierii gresite a unor sume din jurnal în cartea - mare. Identificarea lor se realizeaza prin punctare între aceste doua registre, suma cu suma.

Erorile de stabilire a sumelor în formulele contabile se datoreaza adunarii gresite a sumelor în cadrul formulelor contabile compuse în evidenta cronologica (registrul jurnal). Aceste erori se identifica prin refacerea calculelor la formulele contabile compuse si prin punctarea acestor înregistrari cu documentele justificative care au stat la baza lor.

Toate felurile de erori prezentate mai sus sunt determinate de nerespectarea cerintelor principiului dublei înregistrari a operatilor economice în conturi, care duce, în continuare, la nerespectarea principiului dublei centralizari a existentelor, miscarilor si transformarilor elementelor patrimoniale, fapt ce se manifesta prin lipsa unor egalitati valorice care trebuie sa existe în cadrul balantei de verificare.

B. Erori de înregistrare contabila care nu se pot descoperi cu ajutorul balantelor de verificare a conturilor.

Cu ajutorul balantelor de verificare a conturilor sintetice nu pot fi descoperite erorile care modifica miscarile în conturi, în mod egal, atât în debit, cât si în credit.

În aceste categorii de erori se pot include:

1. omisiuni ale înregistrarilor contabile;

2. erori de compensatie;

3. erori de imputatie;

4. erori de înregistrare în evidenta cronologica.

Omisiunile de înregistrare contabila constau în aceea ca anumite operatii economice consemnate în documente au ramas neînregistrate în contabilitatea curenta. Asemenea erori se pot identifica prin punctarea tuturor documentelor care au stat la baza înregistrarilor în contabilitatea curenta în vederea descoperirii documentelor care, eventual, nu poarta mentiunea de confirmare a acestor înregistrari, fie ca urmare a reclamatiilor primite de la partenerii unitatii în legatura cu operatiile economice respective.

Datorita acestor erori, apar anumite anomalii privind datele informationale din unele conturi, cum ar fi: solduri debitoare la conturi de pasiv sau solduri creditoare la conturi de activ; drepturi de creanta neîncasate sau obligatii banesti neplatite în cadrul termenului stabilit. Acestea pot fi descoperite si prin analiza logica a corelatiilor valorice care trebuie sa existe în cadrul balantelor de verificare analitice.

Erorile de compensatie se datoreaza transcrierii gresite a unor sume din documentele justificative în registrul jurnal sau din acesta în registrul cartea - mare, în sensul ca s-a trecut o suma în plus într-o parte a unui cont sau a mai multor conturi si o alta suma în minus, egala cu aceea trecuta în plus, în aceeasi parte a altui cont sau a altor conturi astfel încât, pe total, cele doua categorii de erori se compenseaza reciproc. Identificarea acestor erori este posibila datorita faptului ca în balantele de verificare analitice apar unele solduri nefiresti la anumite conturi analitice (adica sold creditor la un cont de activ sau sold debitor la un cont de pasiv), precum si în urma reclamatiilor primite de la terti.

Erorile de imputatie se datoreaza transcrierii unor sume, exacte ca marime, din evidenta cronologica în evidenta sistematica, atât în debit cât si în credit, însa nu în conturile la care trebuiau sa fie trecute, ci în alte conturi care nu corespund continutului economic al operatiei respective. Aceste erori se identifica la fel ca în cazul precedent, adica prin intermediul unor solduri nefiresti ce apar în cadrul balantelor de verificare analitice.

Erorile de înregistrare în evidenta cronologica se pot datora mai multor cauze, ca de exemplu: stabilirea gresita a unor conturi corespondente; înregistrarea unei operatii economice de doua ori, atât în debit, cât si în credit; inversarea unor formule contabile; întocmirea corecta a formulei contabile, dar cu alta suma, mai mare sau mai mica, decât cea reala, atât în debit, cât si în credit. Aceste erori pot fi identificate cu ajutorul balantei de verificare sah, care, pe lânga unele egalitati valorice, reda si corespondenta conturilor, oferind astfel posibilitatea identificarii corespondentelor eronate dintre anumite conturi, precum si a erorilor de compensatie si a celor de imputatie.

5. Aprofundare

Balanta de verificare este unul dintre cele mai importante documente intocmite de contabil.Cunoscand acest lucru domeniul informatic a incercat sa automatizeze realizarea lui intr-un grad cat mai mare pentru a scurta timpul de realizare al acestuia si a obtine rezultate cat mai exacte.In ziua de astazi avem la dispozitie foarte multe programe care pot realiza acest lucru.In imaginea urmatoare avem interfata unui astfel de program.

Astfel apare intrebarea fireasca "De ce trebuie sa mai invat modul de intocmire al unui bilant daca totul este automatizat?"Raspunsul este unul aproape identic ca si in restul domeniilor economice si poate fi sistematizat astfel:

1)Puterea de calcul a unui calculator este mult superioara omului dar acesta nu este infailibil si de accea rezultatele trebuie verificate temeinic(avem in acest sens si reglementarea legala care stipuleaza faptul ca documentele contabile trebuie pastrate si in format hartie).

2)Exista situatii in care calculatorul nu poate fi folosit ca de exemplu:pene de curent,defectiune software sau hardware ale acestuia etc.

3)Contabilul trebuie sa inteleaga operatiunile ce se realizeaza in cadrul elaborarii bilantului pentru a efectua modificari in cazul unor modificari legislative

Cu toate ca balanta de verificare, bilantul  si alte documente aferente sunt cerute de institutiile statului la sfarsitul exercitiului financiar, pot exista si cereri ale conducerii intreprinderii in orice moment, de aceea trebuie sa existe o evidenta stricta a actelor contabile .