Bahan tayang koordinasi dan kolaborasi Diklatpim IV pola baru
BAHAN TAYANG POLA KERJA TERPADU (PKT) DIKLATPIM TINGKAT IV
description
Transcript of BAHAN TAYANG POLA KERJA TERPADU (PKT) DIKLATPIM TINGKAT IV
BAHAN TAYANG
POLA KERJA TERPADU (PKT)
DIKLATPIM TINGKAT IV
1
Maryanto
TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM
Setelah memgikuti mata pelajaran ini, peserta diharapkan mampu memahami konsep Pola Kerja Terpadu (PKT) sebagai alat kerja yang efisien dan efektif sesuai dengan tugas dan fungsi pada unit kerja masing-masing.
2
TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS
Setelah mengikuti mata pelajaran ini peserta diharapkan mampu menjelaskan:
1.Pengertian PKT2.Proses manusiawi dan non manusiawi3.Unsur dan prinsip PKT4.Teknik-teknik memilih dan menetapkan sasaran5.Teknik memvalidasi sasaran6.Teknik mewujudkan sasaran7.Teknik pengendalian kegiatan
3
PENGERTIAN POLA KERJA TERPADU (PKT)
Merupakan perencanaan operasional untuk mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan bersama oleh pihak-pihak terkait (stakeholders).
4
PERENCANAAN
Jamea A. F. Stoner
Planning (merencanakan): Proses menetapkan sasaran, dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.
5
HIERARKI RENCANA ORGANISASI
TUJUAN
RENC. STRATEGIS
Renc. Berkelanjutan
Kebijakan
Prosed, Stand, Metode
Peraturan
Renc. Operasional
Rencana Sekali Pakai
Untuk aktivitas yg tdk berulang Untuk aktivitas yg berulang
Program
Anggaran
Proyek
6
LATAR BELAKANG MATERI PKT
1.Timbulnya berbagai kesalahan administrasi dan manajemen dalam pelaksanaan tugas.
2.Kurangnya Kemampuan administrasi dan manajemen aparat pemerintah.
7
TUJUAN / MANFAAT PKT
1.Meningkatkan pengetahuan / ketrampilan.2.Memperjelas pembagian tugas3.Membangun kerjasama4.Mengoperasionalkan sistem dan prosedur5.Menerapkan perencanaan yan matang,
pelaksanaan yang tepat dan pengawasan yang ketat
6.Mengukur beban kerja7.Meningkatkan pengawasan melekat dan diri
sendiri8.Meningkatkan produktivitas kerja.9.Meningkatkan transparansi, keterbukaan dan
akuntabilitas. 8
PENDEKATAN DALAM PKT
1.Pendekatan hasil (result oriented)
2.Pendekatan manusiawi (human aproach)
3.Pendekatan analitika (analitical approach)
9
MANAJEMEN SEBAGAI PROSES MANUSIAWI DAN PROSES ANALITIKA
A. Manajemen sebagai proses manusiawi
1.Perilaku kepemimpinan
2.Prilaku individu dalam kelompok
3.Prilaku dalam komunikasi
4.Prilaku pengambilan keputusan
10
B. Manajemen sebagai proses analitika
1.Menentukan masalah
2.Mencari alternatif pemecahan
3.Memilih dan menguji alternatif
4.Mencoba penyelesaian
11
SEMBILAN UNSUR-UNSUR PKT (hal 14)
1.Manusia dan analitika2.Sasaran 3.Kegiatan mewujudkan sasaran 4.Pokok Kerja 5.Matriks Rincian Kerja 6.Uraian Paket Kerja 7.Rekapitulasi Biaya 8.Penjadwalan 9.Pengendalian
12
SEPULUH PRINSIP PKT
1.Kebersamaan2.Disiplin3.Kepastian4.Transparansi5.Pembagian tugas dan tanggung jawab6.Koordinasi7.Komunikasi8.Motivasi9.Pengawasan melekat10.Akuntabilitas
13
LIMA TAHAPAN PKT
1.Memilih sasaran
2.Menetapkan sasaran
3.Memvalidasi sasaran
4.Mewujudkan sasaran
5.Mengendalikan kegiatan
14
MEMILIH, MENETAPKAN, DAN MEMVALIDASI SASARAN
15
A. MEMILIH SASARAN
1.Melalui Uraian Tupoksi
2.Dengan Pohon Analisis:
16
a. Pohon Masalah;Suatu teknik untuk mengidentifikasi semua masalah dan menuangkannya ke dalam rangkaian sebab akibat.
b. Pohon Sasaran. Suatu teknik untuk mengidentifikasi semua sasaran yang ingin diujudkan dan menuangannya ke dalam rangkaian sebab akibat.
17
Pohon Alternatif Suatu teknik untuk mengidentifikasi alternatif alternatif solusi untuk mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan.
18
B. MENETAPKAN SASARAN
1.Pohon Sasaran Sasaran bersifat umum
2.Matrik Rincian Kerja Sasaran khusus.
19
Kriteria Sasaran:
1.Bermanfaat dan paling menguntungkan
2.Jelas dan realistik
3.Dapat diukur baik kwantitas maupun kwalitas
20
4. Memuat biaya dan waktu yang diperlukan
5. Ditetapkan bersama-sama
6. Dinyatakan dalam bentuk selesai (dengan awalan “ter…”)
21
CONTOH SASARAN UMUM (pohon sasaran)
Tersedianya kesempatan mengikuti diklatpim tingkat IV bagi pegawai
CONTOH SASARAN KHUSUS (pada MRK)
Tersedianya kesempatan mengikuti diklatpim bagi 2000 orang PNS melalui penyelenggaraan program diklat Pimpinan Tingkat IV pada Pusdiklat Pegawai selama 10 bulan dari tanggal 1 Februari s/d 1 Desember 200 …. Dengan biaya dari DIPA sebesar Rp 900.000.000,00.
22
C. MEMVALIDASI SASARAN
Merupakan upaya untuk memberikan jaminan bahwa sumber dana, bahan, organisasi, prosedur dan tenaga kerja dinyatakan siap untuk mewujudkan sasaran.
23
Tiga Instrumen untuk memvalidasi sasaran.
1.Matrik Rincian Kerja
2.Paket Kerja
3. Jadwal Kegiatan
24
1. Matrik Rincian Kerja (MRK : hal 31)
Merupakan kerangka yang menghubungkan antara sasaran dengan kegiatan melaksanakan.
25
Prosedur / proses pengisian MRK
1.Menempatkan sasaran khusus pada bulatan2.Menempatkan kegiatan (dari pohon
alternatif) dalam kotak empat persegi panjang.
3.Menetapkan Pokok Kerja: a) persiapan; b) pelaksanaan; dan c) pengendalian
4.Menetapkan pokok akhir untuk setiap pokok kerja
5.Menetapkan penanggung jawab (pelaksana) untuk setiap pokok akhir
26
Keterangan: SIABIDIBA pada MRK
(Si) = Siapa yang mengerjakan,(A) = Apa yang dikerjakan, (Bi) = Bilamana dikerjakan, (Di) = Dimana akan dilaksanakan, (Ba) = Bagaimana cara melaksanakan.
27
2. Paket Kerja
Merupakan kumpulan dari uraian kerja (serangkaian kegiatan yang paling kecil).
Atau
Merupakan rincian dari setiap pokok akhir.
28
3. Penjadwalan
Dibuat dalam bentuk peta garis (bar-chart).
Menggambarkan kapan kegiatan akan dimulai dan kapan akan selesai.
29
REKAPITULASI BIAYA (Hal 47)
Merupakan rekapitulasi biaya yang dimuat pada setiap paket kerja.
.
30
31
TAHAP PELAKSANAAN (MEWUJUDKAN SASARAN DAN MENGENDALIKAN KEGIATAN)
32
MEWUJUDKAN SASARAN DAN MENGENDALIKAN KEGIATAN
A. MEWUJUDKAN SASARAN
Motivasi
Merupakan proses psikis yang mendorong seseorang (baik dari dalam maupun dari luar dirinya) untuk melakuikan sesuatu.
33
TEORI MOTIVASI
1.Content Theories
2.Process Theories
34
Content Theories:
1.Maslow’ s Hierarchy of Need Theory
a. Kebutuhan Fisik
b. Kebutuhan Keamanan
c. Kebutuhan Sosial
d. Kebutuhan penghargaan
e. Kebutuhan Perwujudan Diri
35
2.Alderfer’ ERG Theory
a. Existence needs
b. Relatedness need
c. Growth needs
36
3. McClelland’s Acquired Needs Theory
a. Need for Achievement
b. Need for affiliation
c. Need for power
37
4.Herzberg’s Two-factor Theory
a. Dissatisfiers / hygienes
b. Satisfiers / Motivation
38
Process Theories
1. Equity Theory
Individual Other’ Reward Reward_______________ _______________________
Individual Others’ InputInputs
39
2. Expectancy Theory
Individual / person’s beliefe:
a. working hard ---- achievementb. work outcomes / reward based on
achievementc. value
40
B. MENGENDALIKAN KEGIATAN
1.Pengendalian merupakan pemerikasaan apakah kegiatan telah sesuai dengan rencana
2.Dimaksudkan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dan bukan untuk mencari kesalahan
3.Laporan pengendalian disajikan dalam bentuk tabel
41
TAHAPAN PENYUSUNAN PKT
A. Tahap Perencanaan
1.Pohon Masalah2.Pohon Sasaran3.Pohon Alternatif4.Matrik Rincian Kerja (MRK)5.Paket Kerja (PK)6.Rekapitulasi Biaya7.Penjadwalan8.Pengendalian Status Kemajuan
42
B. Tahap Pelaksanaan
PKT dilaksanakan setelah Anda kembali ke unit kerja masing-masing
C. Tahap pengendalian
Selama dan setelah pelaksanaan kegiatan.
43
SELAMAT BEKERJADAN
TERIMA KASIH ATAS PARTISIPASI ANDA
44