BAB V ANALISIS SAP BUSINESS ONE DAN PENERAPAN SAP …
Transcript of BAB V ANALISIS SAP BUSINESS ONE DAN PENERAPAN SAP …
61
BAB V ANALISIS SAP BUSINESS ONE DAN PENERAPAN
SAP BUSINESS ONE PADA PERUSAHAAN
5.1 Analsis SAP Business One
SAP Business One terdiri dari fungsi umum yang biasa diperlukan oleh
perusahaan berukuran kecil sampai medium. Berikut Gambar 5.1 keterkaitan SAP
Business One antar bagian,
Gambar 5. 1 Keterkaitan SAP Business One Antar Bagian
Adapun spektrum performa dari SAP Business One yang mencakup area-
area berikut :
a. Contact Management dan Opportunity Analysis (CRM)
Dengan fungsi tersebut, perusahaan dapat mengelola kontak secara langsung
dan tersusun dari pemanggilan telepon atau metode penghubungan pelanggan
yang perusahaan lakukan.
repository.unisba.ac.id
62
b. Administration (Customizing Business One)
Fungsionalitas tersebut dikelola oleh administrator dan juga mencakup
fungsi umum yang berada didalam sistem, seperti user administration,
inisialisasi system, definisi workflow dan lain-lainnya.
c. Financial
Penyusunan dan pengelolaan akun-akun, seperti pengelolaan anggaran umum,
pengisian jurnal dan lain-lain, dikelola dengan fungsi tersebut.
d. Sales/Order Processing
Penawaran sales, pemesanan pelanggan, master record dan struktur-struktur
diskon, retur, dan fungsi lainnya berada pada fitur tersebut.
e. Purchase Procurement
Dengan fungsi tersebut hal-hal yang dikelola adalah, pembeli dapat melacak
proses pemesanan, dan good receipt dan incoming invoice.
f. Business Partner
Yang berada pada fitur ini adalah beragam struktur untuk mitra bisnis
perusahaan (penjual), serta informasi pelanggan tetap dan yang akan menjadi
prospek. Sebagai contoh, hanya data field tertentu yang akan terlihat terhadap
bagian sales dan purchasing akan di sesuaikan dengan kondisi bisnis tertentu.
g. Cost A ccounting /Cost Calculation
Dengan fungsi tersebut, profit center akan dibuat berdasarkan struktur cost
center yang ada. Profit center tersebut juga dievaluasi dan dilacak sesuai
dengan pernyataan profit and loss.
h. Inventory Management.
Pengelolaan master barang (bahan baku, barang jadi dan barang setengah jadi),
pengelolaan barang, daftar harga barang, dan juga transaksi yang dilakukan
terhadap barang (goods issue, receipt dan transfer posting dan lain-lain)
dikelola pada fungsi ini.
i. Production
Pada fungsi ini, Bill of Material di definisikan, cara pemesanan produk
diterapkan, dan material availability diperiksa dan terjamin.
repository.unisba.ac.id
63
j. Invoicing/Payment
Transaksi pembayaran elektronik dikelola pada fungsi ini. Transaksi
pembayaran asing dan domestik juga terdukung pada fungsi ini.
k. Material Resources Planning (MRP)
Fungsi MRP menghitung semua keperluan untuk Bill of Material yang
tingkat tinggi, yang juga sesuai dengan sales order dan hasil forecast terhadap
permintaan; rekomendasi pemesanan dijadwalkan sesuai dengan lead time
yang ditentukan.
l. Service
Area service mengoptimalkan potensi yang berada pada departemen Sales dan
Servic, termasuk juga pada fungsi ini adalah service contract management
dan planning, pelacakan interaksi pelanggan, customer support, dan
pengelolaan sales opportunity.
m. Human Resources
Interface yang terintegrasi tersedia untuk HR, interface tersebut dapat
digunakan sesuai dengan keperluan dari system personil yang sudah ada pada
mySAP.
n. Reports
Area Reports mencakup beberapa bentuk laporan seperti, bisnis, akunting,
warehouse, dan juga laporan keuangan serta laporan/pernyataan akun.
o. Internet Sales
Interface yang terintegrasi tersedia untuk penjualan internet B2C atau B2B
pada sistem SAP. Pemrosesan yang dilakukan setiap area tersebut
memperlihatkan bahwa kebanyakan proses perusahaan secara umum dengan
pengecualian fungsi-fungsi production control dan planning (PPS) dapat
didukung oleh SAP Business One. Meski cakupan fungsional dari SAP
Business One secara jelas tidak selengkap SAP-R/3 ini sebab SAP Business
One ditujukan sebagai solusi yang ringkas untuk bisnis yang berukuran sedang
dan dirancang untuk mencapai keperluan pada ukuran bisnis tersebut.
repository.unisba.ac.id
64
5.2 Penjelasan modul-modul yang berada pada SAP Business One
5.2.1 Administration
Layar navigasi utama area Administrasi :
Memilih perusahaan
Menentukan Foreign Currency Exchange Rates
Inisialisasi Sistem
Fungsi paling penting dari inisialisasi system adalah :
Detil perusahaan
Setting umum
Otorisasi
Setting dokumen dan penomoran
Saldo awal
Preferensi pencetakan
Catatan : Anggap inisialisasi system sebagai tahap kritis ketika bersiap
untuk mengelola perusahaan baru pada SAP Business One.
Fungsi-fungsi yang didaftarkan menyediakan aplikasi dengan
parameter operasional dasar, dan akan mempengaruhi semu
aspek fungsional dari aplikasi tersebut, termasuk juga
bagaimana informasi disimpan, manipulasikan dan
diakses. Meski fungsi SAP Business One dapat
beroperasi tanpa menentukan beberapa setting yang tertentu,
perusahaan memerlukan waktu untuk mengoperasikan
inisialisasi system agar dapat secara efisien menggunakan
aplikasi tersebut.
Definisi
Data Import/Export
Utilities
Approval Procedures
License
Add-Ons
Alerts Management
repository.unisba.ac.id
65
5.2.2 Financials
Modul-modul financial SAP Business One termasuk :
Chart of Accounts dan Edit Chart Of Accounts
Journal entry dan journal voucher exchange rate differences and
conversion differences
Fungsi anggaran
Cost accounting
Gambar 5. 2 Structure of Chart of Accounts
Chart of accounts adalah index dari semua akun G/L yang digunakan oleh
lebih dari satu perusahaan. Satu chart of accounts harus ditetapkan pada setiap
perusahaan. Setiap akun G/L terdiri dari satu kode akun, deskripsi dari akun dan
informasi lainnya yang menentukan fungsi dari akun G/L tersebut.
5.2.3 Sales Opportunities
Modul sales opportunities digunakan untuk melacak dan menganalisis sales
opportunity sesuai dengan tingkat kemajuan aktivitas penjualan. Beberapa
laporan dari beberapa sudut pandang operasional bisnis dapat dibuat untuk
penganalisisan. Aktivitas-aktivitas tersebut dapat mencakup hal seperti rapat atau
negosiasi. Perusahaan dapat memasukkan jumlah total yang diharapkan dan
repository.unisba.ac.id
66
persentase akhir setelah suatu penjualan selesai sehingga keuntungan dapat
diestimasi. Sistem forecasting menggunakan metode yang jelas dan complex
untuk memperlihatkan potensial keuntungan serta untuk memprioritaskan
aktivitas penjualan.
Laporan sales opportunity digunakan untuk menganalisis kesempatan
penjualan. Laporan dapat berdasarkan dari semua parameter yang ada atau dapat
disaring sesuai dengan parameter-parameter tertentu. Laporan-laporan tersebut
dapat ditampilkan dalam bentuk grafik ataupun tabel.
5.2.4 The Sales – A/R Module
Modul Sales A/R mencakup semua proses penjualan dari pembuatan
quotation untuk pelanggan sampai dengan penagihan pelanggan. SAP Business
One menyediakan dokumen penjualan beraneka ragam yang merupakan
perwakilan dari setiap tahap pada proses penjualan untuk user. Modul sales juga
menyediakan beberapaopsi berbeda yang termasuk Sales Quote, Sales Order,
Delivery Return, A/R invoice, Dunning wizard dan sales reports.
Gambar 5. 3 Document Flow Sales A/R Module
Sales Quote
Sales quote bukan merupakan dokumen penghubung secara legal. Sales
quote mempunyai tujuan untuk menyediakan informasi dan merupakan tahap
pertama pada rantai penjualan. Membuat quotation tidak menyebabkan posting
repository.unisba.ac.id
67
yang mengubah kuantitas atau nilai pada bagian inventory management atau
accounting.
Sales Order
Apabila sales order adalah sebagai dokumen penghubung secara legal atau
tidak disesuaikan dengan tipe bisnis yang ada. Sebagai contoh, perusahaan
mungkin tidak memanufaktur produk atau mengirim produk sebelum pemesanan
dilakukan. Ketika mengisi pemesanan, tidak OableOer perubahan yang bernilai
dipost pada bagian accounting. Jika pemesanan tersebut memerlukan produk
tertentu, maka kuantitas barang yang dipesan, statusnya tercantum sebagai
‘dipesan’ untuk pelanggan. Perusahaan juga dapat melihat kuantitas yang
dipesan pada laporan tertentu, seperti pada Inventory Status. Informasi tersebut
juga dapat dilihat pada area lain diaplikasi dan juga penting untuk
mengoptimalkan transaksi pemesanan.
Delivery
Catatan pengiriman merupakan dokumen penghubung secara legal. Tanpa
catatan pengiriman, barang hanya dapat dikirim jika sebuah invoice telah dibuat.
Ketika pengisian catatan pengiriman, goods issue yang terkait juga dipost. Barang
kemudian dikeluarkan dari warehouse dan semua perubahan terhadap jumlah stok
dipost.
Return
Pada saat pengisian retur, perusahaan dapat membalikkan post terhadap
pengiriman. Ketika pembuatan surat retur, kuantitas stok akan diperbaruhi sesuai
dengan perubahan. Return merupakan dokumen penyelesai proses pengiriman
maka jika invoice A/R belum dibuat untuk pengiriman yang ingin membalikkan,
dapat digunakan dokumen retur.
repository.unisba.ac.id
68
Gambar 5. 4 Workflow Return SAP Business One
A/R Invoice
Invoice A/R merupakan dokumen penghubung secara legal. Ketika invoice
A/R diterima, semua posting dilakukan pada akun pelanggan pada di
accounting. Jika catatan pengiriman dibuat sebelum invoice A/R dan perusahaan
menjual barang yang berada pada stok, stok juga akan diperbaharui sesuai dengan
invoice A/R yang telah di issue. Ketika perusahaan harus membuat catatan
pengiriman dan invoice A/R secara bersamaan pada proses penjualan,
pengisian terhadap catatan pengiriman harus terlebih dahulu dilakukan yang
kemudian diikuti oleh invoice A/R. Jika terjadi, maka sebenarnya sudah cukup
untuk membuat invoice A/R karena dokumen itu saja yang diperlukan untuk
pengiriman.
repository.unisba.ac.id
69
Gambar 5. 5 Fungsi-fungsi pada modul Sales – A/R
5.2.5 Purchasing – Modul A/P
Modul Pembelian memperbolehkan perusahaan untuk mengontrol
seluruh proses pembelian, dari negosiasi dan pembuatan purchase requisition
kepada vendor sampai dengan pengiriman dari barang yang dipesan serta
pemrosesan invoice dari vendor.
Jika sebuah transaksi pembelian seperti purchase order atau invoice dari
vendor dimasukkan kedalam OableO, maka dokumen tersebut disebut sebagai
dokumen pembelian. Berikut adalah daftar dokumen-dokumen pembelian
yang didukung oleh SAP Business One.
repository.unisba.ac.id
70
Gambar 5. 6 Document Flow pada Purchasing
Purchase Order
Ketika purchase order dimasukkan, tidak ada perubahan yang
mempengaruhi nilai pada bagian accounting. Kuantitas pemesanan akan diuraikan
pada inventory management. Perusahaan dapat melihat kuantitas yang dipesan
pada window dan laporan tertentu, seperti inventory status report dan item
master data window.
Receiving PO
Dokumen yang diterima harus dibuat langsung ketika perusahaan
menerima barang dari vendor. Ketika PO yang diterima dimasukkan, barang
diterima kedalam warehouse dan kuantitas barang masuk langsung diupdate.
A/P Invoice
Ketika invoice diterima, akun-akun yang berhubungan dengan vendor akan
diposting pada bagian accounting. Jika pada sistem, pengiriman untuk purchase
order belum mendahului invoice yang diterima, maka stok barang ditambah
ketika invoice di post. Jika inventory aktif dan invoice diterima dari vendor
diupdate tanpa ada proses dokumen sebelumnya, maka pesan akan terkirim
untuk menandakan bahwa tidak ada barang yang diterima pada saat posting
dibuat.
repository.unisba.ac.id
71
5.2.6 Business Partners Module
Modul ini memperbolehkan pengelolaan data terhadap semua mitra bisnis
dan juga terdiri dari semua informasi yang berhubungan pelanggan dan
vendor.
Gambar 5. 7 Tiga tipe mitra bisnis pada Business Partner Master Module
Informasi tertentu terhadap mitra bisnis dan disimpan kedalam table disebut
sebagai master data. Berikut adalah informasi mitra bisnis yang mewakilkan
master data :
‐ Nama perusahaan, alamat dan nomer telepon
‐ Nama kontak, nomer telfon, alamat e-mail
‐ Syarat pembayaran/daftar harga
‐ Sistem pembayaran
‐ Data-data yang berhubungan dengan accounting.
SAP Bussiness One dapat secara otomatis menganalisis master data dalam
sudut pandang proses bisnis secara keseluruhan. Sebagai contoh, syarat
pembayaran yang ditentukan untuk pelanggan dapat digunakan untuk
perhitungan-perhitungan (pada pemesanan) lebih lanjut.
repository.unisba.ac.id
72
5.2.7 Banking Module
Banking Module menyediakan transaksi pembelian yang lengkap, dan
mencakup penerimaan pembayaran, deposit, pembayaran belum dibayar, tabel
pembayaran, pernyataan bank dan rekonsiliasi. Untuk transaksi bank, adanya
perubahan dasar antar incoming payment dan outgoing payment. Fungsi
Incoming Payment digunakan untuk memasukkan semua pembayaran dari
pelanggan dan juga untuk menghubungkan invoice yang telah dipost. Sebaliknya,
fungsi outgoing payment menentukan pembayaran yang belum dibayar
perusahaan terhadap open invoice yang telah diterima oleh para vendor. Kedua
incoming dan outgoing payments dapat dibuat lewat transfer kredit bank, cek,
tunai atau dengan kartu kredit.
Gambar 5. 8 Metode Pembayaran pada Banking Module
Perusahaan dapat menentukan metode pembayaran seperti cek atau bank
transfer didalam sistem. Perusahaan juga dapat memilih metode pembayaran
berbeda untuk setiap mitra bisnis. Pada saat proses pembayaran, metode
pembayaran yang dipilih untuk mitra bisnis akan memengaruhi bagaimana system
menyelesaikan invoice.
Modul banking juga terdiri dari opsi rekonsiliasi. Data akun bank dapat
dimasukkan atau di impor secara langsung ke dalam modul tersebut. Posting
repository.unisba.ac.id
73
kredit dan debit atau data lainnya juga dapat disinkronisasikan dengan bank
pribadi perusahaan.
5.2.8 Inventory Module
Pada modul SAP Business One , perusahaan dapat mengelola semua barang
yang dibeli, dijual, dibuat atau yang sedang didalam stok. Modul inventory terdiri
dari semua informasi mengenai item master data perusahaan, item management,
transaksi inventory, daftar harga, pick/pack dan laporan inventory.
Pada modul inventory ada tiga-tipe item utama yaitu:
Purchase Item
Purchase Item adalah barang yang diperoleh dari vendor. Untuk membeli
sebuah barang, barang tersebut harus didefinisikan terlebih dahulu pada modul
inventory.
Sales item
Sales item adalah barang yang dijual kepada pelanggan. Agar dapat menjual
sebuah barang, barang tersebut harus bisa didefinisikan sebagai sales item pada
modul inventory .
Warehouse item
Agar Oabl menggunakan barang yang berada pada inventory management,
barang tersebut harus dapat didefinisikan sebagai inventory item pada modul
inventori. Salah satu barang pada inventory module diklasifikasikan sebagai fixed
asset. Fixed asset item sebagai contoh adalah OableOer ataupun mebel yang
khusus untuk penggunaan internal.
SAP Business One memperbolehkan korelasi data secara langsung
keseluruh system termasuk semua data yang berhubungan dengan barang tertentu.
Data tersebut dapat mencakup terhadap semua area sistem, termasuk pembelian,
sales, produksi dan lain lain.
repository.unisba.ac.id
74
Goods Issue Processing
Goods Issue processing mewakilkan adanya pengurangan stok pada
warehouse karena disebabkan adanya barang yang dipindahkankan atau di
booking. Hal ini dapat dipicu secara internal dengan adanya production order
atau secara eksternal dengan adanya pengiriman kepada pelanggan.
Goods Issue juga mempunyai hubungan terhadap proses lainnya pada
perusahaan yaitu: delivery to customer (pengiriman sales item kepada
pelanggan), redelivery to customer (returns), scrapping (untuk barang pada
inventory yang sudah rusak dan harus dikeluarkan dari warehouse) dan
material dispatch for production order (dipicu oleh adanya production
order).
Goods Receipt
Goods Receipt merupakan bagian dari procurement dan juga bagian dari
inventory management. Biasanya bahan baku yang telah dikirim di post
terhadap bahan baku tersedia pada stok. Goods receipt tersebut dapat
didasarkan referensi terhadap Purchase Order vendor yang diterima oleh
perusahaan. Pada saat goods receipt dipost maka proses tersebut akan
dilakukan:
Gambar 5. 9 Stock Movement pada modul Inventory
repository.unisba.ac.id
75
‐ Mengupdate quantity field
‐ Mengupdate inventory dan biaya konsumsi
5.2.9 Production Modul
Gambar 5. 10 Production Process
Modul produksi menentukan BOM (Bill of Material) untuk produk
perusahaan, membuat dan maintain production order, mengontrol faktur
diterima dan mengisukan pesanan kepada produksi, membuat laporan
produksi dan dapat mengupdate harga barang-barang utama secara global. Pada
bill of materials untuk suatu produk, perusahaan dapat menentukan beberapa
komponen serta jumlah komponen yang berada pada dalam produk tersebut.
Informasi didalam BOM dapat digunakan untuk memastikan bahwa komponen
tertentu mempunyai kuantitas yang benar serta jumlah yang benar sesuai dengan
yang ada pada BOM tersebut.
Production Order adalah perintah untuk memproduksi atau pun
memperbaiki barang produksi. Production Order mendukung perencanaan dan
perakitan dari barang produksi, melacak semua transaksi material serta biayanya
yang terkait pada proses produksi.
repository.unisba.ac.id
76
Gambar 5. 11 Tipe Production Order
Pada kasus tertentu, sebuah finished product didefinisikan sebagai hasil dari
seluruh proses produksi. Sebaliknya kadang finished product dapat dikatakan
sebagai jumlah barang yang dijual tetapi bukan hasil dari proses proses
produksi atau perakitan. Struktur produk yang berada pada modul produksi dapat
dibedakan sebagai berikut :
Production BOM
Fungsi ini digunakan untuk mendefinisikan BOM multilevel yang
mempunyai hirarki penyusunan komponen-komponen. Pada saat produksi
PBOM mewakilkan sebuah finished product yang terdiri dari inventory
components. PBOM merupakan salah satu tipe BOM yang digunakan pada
proses MRP dan juga selalu digunakan pada production order umum. Komponen
pada PBOM terdiri dari barang secara fisik (seperti skrup atau papan kayu)
ataupun objek virtual (seperti jam kerja).
repository.unisba.ac.id
77
Assembly Bill of Materials (ABOM)
Didalam ABOM, barang jadi terlihat pada dokumen Sales Order (dengan
beranggapan bahwa barang jadi tersebut adalah satu set mebel untuk di kebun).
Perusahaan dapat menggunakan ABOM untuk menentukan barang jadi. Barang
jadi tidak disimpan sebagai satu set didalam warehouse melainkan komponen
individu yang terdiri didalam set tersebut (seperti kursi, meja, OableO).
Sales Bill of Materials (SBOM).
SBOM dan ABOM mewakilkan barang jadi yang telah dirakit pada tahap
Sales. Perbedaan antar ABOM dan SBOM adalah pada ABOM, barang jadi
terlihat pada dokumen Sales order sedangkan pada SBOM, kedua dari produk jadi
dan komponennya terlihat pada dokumen SO.
Gambar 5. 12 Contoh Production BOM
repository.unisba.ac.id
78
Gambar 5. 13 Contoh Sales Bill of Materials
5.2.10 MRP Module
Modul MRP memperbolehkan perusahaan untuk merencanakan
material requirements pada poses manufaktur. MRP menghitung keperluan-
keperluan untuk tingkat BOM tertinggi sesuai dengan sales order dan forecast
demands. Selain itu, modul tersebut juga mengestimasi keperluan-keperluan
pada tingkat BOM yang terendah sesuai dengan permintaan utama. Tingkat
terendah mungkin dapat diperlukan oleh keperluan independen seperti sales order
dan forecast.
Menjalankan laporan MRP dapat memberikan perencanaan rekomendasi
untuk perusahaanyang memenuhi keperluan-keperluan utama dengan
mempertimbangkan stok yang ada dan juga pembelian yang telah dibuat serta
production order. Proses MRP juga mempertimbangkan peraturan yang
terencana, seperti multiple orders, order intervals dan lain lain. Pada
akhirnya rekomendasi terencana baru akan dijadwalkan secara terbalik sesuai
dengan lead- time yang didefinisikan.
Forecasting
Produk yang telah diramal akan diproduksi ketika sales order tertentu
diterima sehingga barang dapat dikirim dengan waktu yang terjadwal.
Order Recommendation Report
repository.unisba.ac.id
79
Digunakan untuk memperlihatkan daftar dari semua rekomendasi MRP
sesuai dengan Order Recommendation Report pemilihan yang telah didefinisikan.
Gambar 5. 14 Contoh Forecasting
MRP Wizard – proses 5 tahap untuk mendefinisikan uraian MRP baru dan
juga menganalisis hasil MRP tersebut. Tahapnya sebagai berikut :
Membuat dan maintain scenario MRP
Menyimpan scenario MRP
Update dan/atau mendefinisikan forecast individu
Melampirkan forecast individu terhadap suatu scenario
Menjalankan MRP
repository.unisba.ac.id
80
Gambar 5. 15 P roses MRP Wizard
5.2.11 Service Module
Sub-function yang berada pada modul service
Service call
Fitur ini memperbolehkan perusahaan untuk menyelesaikan pertanyaan
pelanggan serta mengurus masalah yang berhubungan dengan barang.
Modul ini terdiri dari sebuah solution knowledge database yang
membantu untuk penyelesaian masalah tersebut.
Customer Equipment Card
CEC adalah database yang terdiri dari informasi untuk setiap barang yang
dimana jasa diberikan.
Service Contract
SC adalah persetujuan hubungan legal dan formal yang memperbolehkan
pelanggan untuk menerima service terhadap barang tertentu pada jangka
waktu tertentu. SAP Business One mendukung tipe SC berikut :
o Pelanggan menyediakan service terhadap semua barang yang dibeli
oleh pelanggan.
o Item Group menyediakan service terhadap item group yang
didefinisikan pada SC.
o Serial Number menyediakan service terhadap serial numbers yang
didefinisikan pada SC.
repository.unisba.ac.id
81
Knowledge Base Solution.
Fungsi ini membantu memproses service, mempercepat performa service
serta memperbolehkan sumber daya eksternal untuk melihat pertanyaan
dan solusi mengenai produk organisasi.
Service Reports
Memperbolehkan perusahaan untuk melihat dan menganalisis data
mengenai service contracts, customer equipment, dan service calls.
5.2.12 Human Resources Module
Modul ini mencakup kegiatan-kegiatan berikut:
Memasukkan dan maintain informasi pekerja yang bersifat umum
maupun personal.
Employee Master data memperbolehkan perusahaan untuk mengelola
informasi mengenai tingkat pendidikan pekerja, pekerjaan masa lalu serta
hari-hari absen.
Menganalisis biaya dan gaji karyawan
Human resource reports memperbolehkan perusahaan untuk membuat
beberapa laporan dan daftar pekerja secara ideal agar operasi bisnis
berjalan lebih efisien.
5.2.13 Reports Module
SAP Business one terdiri dari modul laporan yang lengkap dan
terintegrasi. Laporan-laporan yang didukung mencakup banyak dari bagian
perusahaan seperti pembuatan laporan bisnis, akuntansi, warehouse, keuangan
dan account statement.
Untuk membantu user dalam pembuatan laporan, modul ini terdiri
dari Reports Wizard yang menyediak an penjelasan step-by-step untuk
mendefinisikan sebuah query. Modul ini juga memperbolehkan untuk
mengekspor semua laporan kedalam bentuk dokumen Microsoft Excel dan
MicrosoftWord.
repository.unisba.ac.id
82
5.2 Analisis SAP Business One Menggunakan Diagram Konteks
5.2.1 Analisis Sistem SAP Business One Diagram Konteks
Pada Gambar 5.16 menjelaskan sebuah proses pada system SAP Business
One. Terdapat tiga (3) entitas diantaranya yaitu entitas vendor, customer, dan lead.
Setiap masing-masing entitas memiliki sebuah data input dan output. Pertama,
pada entitas vendor mendapat data input proses SAP Business One yaitu data A/P
credit memo, A/P down paymen invoice, A/P invoice, A/P reserve invoice, good
receipt PO, good return, dan purchase order. Entitas vendor juga memberikan
output ke proses SAP Business One yaitu contact person, document date, item no,
name, posting date, vendor, dan vendor ref no. Kedua, entitas customer
memberikan input data kepada proses SAP Business One berupa data contact
person, customer, customer ref no, document date, item no, name, dan posting
date. Untuk output ke proses SAP Business One yaitu A/P credit memo, A/P
invoice, A/P invoice+paymen, A/P paymen invoice, A/P reserve invoice, delivery,
return, sales order dan sales quotation. Ketiga, entitas lead mendapatkan input
order dan sales quotation dari proses SAP Business One. Output dari entitas lead
terhadap proses SAP Business One yaitu data content person, document date, item
no, name, dan posting date kepada proses SAP Business One.
Gambar 5. 16Analisis Proses Bisnis Sistem SAP Business One Diagram
Konteks
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Vendor
Vendor Ref No
A/P Credit Memo
A/P Down Payment Invoice
A/P Invoice
A/P Reserve Invoice
Good Receipt PO
Goods Return
Purchase Order
A/R Credit Memo
A/R Invoice
A/R Invoice + Payment
A/R Payment Invoice
A/R Recerve Invoice
Delivery
Return
Sales Order
Sales Quotation
Contact Person
Customer
Customer Ref No
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Sales Order
Sales Quotation
1
SAP BUSINESS ONE
VENDOR CUSTOMER
LEAD
repository.unisba.ac.id
83
5.2.2 Analisis Proses Bisnis Sistem SAP Business One Level I
Setelah dibuat diagram konteks, pada tahap level I ini dibuat untuk
memperinci dan memperjelas aliran data yang terjadi. Sehingga pada level I ini
dijelaskan dengan terdapat empat (4) proses yaitu sales A/R, purchasing A/P,
production, dan financial, tiga (3) entitas yaitu customer, vendor, dan lead, dan
dua (2) berupa database yaitu inventory dan business partner.
Gambar 5. 17Analisis Proses Bisnis Sistem SAP Business One Level I
Purchase Order
Good Receipt PO
Goods Return
A/P Down Payment Invoice
A/P Invoice
A/P Credit Memo
A/P Reserve Invoice
Landed Costs
Vendor
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Vendor Ref No
Sales Quotation
Sales Order
Delivery
Return
A/R Payment Invoice
A/R Invoice
A/R Invoice + Payment
A/R Credit Memo
A/R Recerve InvoiceCustomer
Name
Contact Person
Customer Ref No
Posting Date
Document Date
Item No
Purchasing A/R
Item No
Item Description
Quantity
Production
Sales A/R
A/R
A/P
Customer
Lead
Vendor
Contact Person
Customer
Customer Ref No
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Sales Order
Sales Quotation
VENDOR
CUSTOMER
LEAD
1.1
SALES A/R
1.2
PURCHASING A/P
1.3
PRODUCTION
1.4
FINANCIAL
INVENTORY
BUSINESS PARTNERS
repository.unisba.ac.id
84
5.2.3 AnalisisSAP Business One Level II Proses Sales
Setelah melakukan analisis pada level I proses bisnis SAP Business One ini,
dapat dilakukan analisis pada level II. Pada level II ini dijelaskan untuk setiap
prosesnya. Berikut dapat dilihat penjelasan level II proses sales pada Gambar
5.18.
Gambar 5. 185.2.3 Analisis Proses Bisnis SAP Business OneLevel II Proses
Sales
Sales Quotation
Sales Order
Delivery
Sales Quotation
Customer
Customer Ref No
Document Date
Name
Posting Date
Item No
Customer
Customer Ref No
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Customer
Customer Ref No
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Customer
Customer Ref No
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Customer
Customer Ref No
Document Date
Item No
Name
Posting Date
A/R
Sales Order
Delivery
Return
Customer
Lead
Customer
Customer
A/R
Customer
Customer Ref No
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Customer
Customer Ref No
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Sales Quotation
CUSTOMER
1.1.1
Sales Quotation
1.1.2
Sales Order
1.1.3
Delivery
1.1.4
Return
1.1.5
A/R
INVENTORY
1.4
FINANCIAL
(SAP BUSINESS ONE)
BUSINESS PARTNERS
LEAD
repository.unisba.ac.id
85
5.2.4 Analisis SAP Business One Level II Proses Purchasing
Proses purchasing pada level II ini lebih menjabarkan aliran data yang jelas,
karena terdapat lima (5) proses yang saling terhubung diantaranya proses purchase
order, good receipt PO, good return, A/P, dan proses pada 1.4 financial. Pada
proses purchasing ini juga terdapat satu (1) entitas dan dua (2) data base yang
saling terhubung yaitu entitas vendor dan database inventory dan business
partner.Proses purchase order mendapat data vendor dari database business
partner, dan proses purchase order memberikan data purchase order ke entitas
vendor. Sedangkan dari entitas vendor memberikan data content person, document
date, item no, name, vendor, vendor ref no dan posting date. Selain itu proses
purchase order menyimpan data purchase order ke database inventory. Pada
proses good receipt PO mendapatkan juga data vendor dari database business
partner dan memberikan data good receipt PO ke entitas vendor. Selain itu
menyimpan data good receipt PO ke database inventory. Sedangkan entitas
vendor memberikan data content person, document date, item no, name, vendor,
vendor ref no dan posting date ke proses good receipt PO.Proses good return
sendiri mendapat data vendor dari database business partner dan memberikan data
good return ke entitas vendor. Selain itu data proses good return menyimpan data
good return ke database inventory. Sedangkan dari entitas vendor sendiri
memberikan datacontent person, document date, item no, name, vendor, vendor
ref no dan posting date.Pada proses A/P ini hanya mengirimkan data A/P credit
memo, A/P down payment invoice, A/P invoice, A/P reserve invoice, dan landed
cost ke entitas vendor. Sehingga dari entitas vendor pun memberikan data content
person, document date, item no, name, vendor, vendor ref no dan posting date.
Proses A/P ini hanya menghasilkan data A/P yang akan dikirimkan ke proses 1.4
proses financial.
repository.unisba.ac.id
86
Gambar 5. 19Analisis Proses Bisnis SAP Business One Level II Proses
Purchasing
Purchase Order
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Vendor
Vendor Ref No
Posting Date
A/P Credit Memo
A/P Down Payment Invoice
A/P Invoice
A/P Reserve Invoice
Landed Costs
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Vendor
Vendor Ref No
Good Receipt PO
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Vendor
Vendor Ref No
Goods Return
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Vendor
Vendor Ref No
A/P
Purchase Order
Goods Return
Good Receipt PO
Vendor
Vendor
Vendor
VENDOR
1.4
FINANCIAL
(SAP BUSINESS ONE)
INVENTORY
1.2.1
Purchase Order
1.2.2
Goods Receipt PO
1.2.3
Goods Return
1.2.4
A/P
BUSINESS PARTNERS
repository.unisba.ac.id
87
5.2.5 Analisis SAP Business One Level II Proses Production
Pada proses production terdapat lima (5) proses yaitu proses bill of material,
production order, receipt from product, issue for production, dan update parent
dengan satu (1) database inventory. Proses bill of material memberikan data bill of
material ke proses production order, untuk production order memberikan hasil
data production order ke proses receipt from product, data receipt from product
tersebut diterima oleh proses issue for production untuk diproses. Sehingga dari
proses issue for production menghasilkan data issue for production yang
dikirimkan ke proses updatae parent. Proses update parent ini menghasilkan data
production yang merupakan hasil dari proses production. Data production tersebut
lalu disimpan kedalam database sebagai dokumentasi.
Gambar 5. 20Analisis Proses Bisnis SAP Business OneLevel II Proses
Production
Bill of Material
Production Order
Receipt From Product
Issue For Production
ProductionINVENTORY
1.3.1
Bill of Materials
1.3.2
Production Order
1.3.3
Receipt from Production
1.3.4
Issue for Production
1.3.5
Update Parent
repository.unisba.ac.id
88
5.2.6 Analisis SAP Business One Level II Proses Financial
Aliran data pada Gambar 5.21 ini untuk proses journal entry menerima data
A/R document release dari proses 1.1 sales A/R dan data A/P document release
dari proses 1.2 purchasing A/P
Gambar 5. 21Analisis Proses Bisnis SAP Business OneLevel II Proses
Financial
5.7 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka dengan SAP
Business One
Pada tahap ini akan dilakukan perbandingan antar sistem yaitu sistem
informasi perusahaan Soes Merdeka dengan SAP Business One. Setiap proses
akan dianalisis melalui sistem tersebut yang digambakan dalam bentuk Data Flow
Diagram. Perbandingan antar sistem ini bertujuan untuk mengambil data-data
yang akan di terapkan ke sistem SAP Business One.Berikut merupakan
perbandingan dari masing masing sistem:
A/R
Document Release
A/P
Document Release
1.1
SALES A/R
(SAP BUSINESS ONE)
1.2
PURCHASING A/P
(SAP BUSINESS ONE)
1.4.1
JOURNAL ENTRY
repository.unisba.ac.id
89
Perbandingan Antar Diagram Konteks Soes Merdeka Bandung dengan
SAP Business One
Pada sistem informasi perusahaan Soes Merdeka Bandung terdapat empat
(4) entitas utama yang bisa berhubungan langsung dengan sistem informasi
perusahaan Soes Merdeka Bandung, entitas-entitas terbebut yaitu entitas suplier
bahan baku, entitas konsumen, entitas suplier produk luar dan entitas distributor.
Masing-masing entitas tersebut memiliki input dan output yang berbeda sesuai
dengan fungsinya masing-masing. Sedangkan pada sistem SAP Business One
terdapat tiga(3) entitas diantaranya yaitu entitas vendor, customer, dan lead. Setiap
masing-masing entitas memiliki sebuah data keluaran dan masukan.
Pada gambar 5.22 terdapat Data Fow Diagram yang menggambarkan
diagram konteks dari masing-masing sistem, adapun perbandingan tersebut
bertujuan untuk mengolah data-data dari kedua sistem untuk mengubahnya
menjadi data-data yang dapat diambil dalam penerapan aplikasi SAP Business
One. Pada aplikasi SAP Business One ada tiga yang menjadi entitas utama yaitu
entitas vendor, entitas customer dan entitas leadmaka ketiga entitas tersebut
menjadi patokan utama dalam menerapkan sistem perusahaan Soes Merdeka
Bandung. Pertama, entitas Vendor dalam SAP Business One merupakan pihak
ketiga yang berperan sebagai penyuplai barang dan bahan baku yang masuk ke
perusahaan. Suplier bahan baku dan suplier produk luar merupakan vendor
perusahaan Soes Merdeka Bandung maka sesuai dengan fungsinya suplier bahan
baku dan suplier produk luar masuk ke dalam vendor SAP Business One. Kedua
entitas Customer, dalam entitas customer SAP Business One ini jika dibandingkan
dengan sistem informasi Soes Merdeka Bandung terdapat dua entitas yang dapat
dihubungkan ke dalam entitas Customer yaitu entitas pelanggan dan entitas
distributor, keduanya mempunyai peran yang sama sebagai pelanggan di dalam
Soes merdeka Bandung. Ketiga, entitas Lead dalam SAP Business One berfungsi
menawarkan untuk calaon pelanggan yang berarti kedua entitas dalam Soes
Merdeka Bandung yaitu entitas pelanggan dan distributor masuk juga kedalam
etitas Lead dalam SAP Business One. Berikut gambar 5.22 yang menggambarkan
perbandingan antar diagram konteks masing masing sistem.
repository.unisba.ac.id
90
Gambar 5. 22 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes merdeka dengan SAP Business One Diagram Konteks
Purchase Order
Pembayaran Bahan Baku
Konsumen
Pembelian Produk
Order
Pembayaran Pembelian Produk
Penjualan Produk
Faktur Penjualan
Daftar Produk
Produk Pesanan
Faktur Pembelian
Bahan Baku
Pengiriman Bahan Baku
Faktur Pembelian Produk Luar
Produk Luar
Pengiriman Produk Luar
Purchase Order Produk Luar
Pembayaran Produk LuarPengiriman Produk
Faktur Penjualan
Produk Jadi
Purchase Order
Pembelian Produk
Pembayaran Pembelian Produk
1
Sistem Informasi P. Soes Merdeka
Supplier Bahan Baku
Konsumen
Supplier Produk LuarDistributor
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Vendor
Vendor Ref No
A/P Credit Memo
A/P Down Payment Invoice
A/P Invoice
A/P Reserve Invoice
Good Receipt PO
Goods Return
Purchase Order
A/R Credit Memo
A/R Invoice
A/R Invoice + Payment
A/R Payment Invoice
A/R Recerve Invoice
Delivery
Return
Sales Order
Sales Quotation
Contact Person
Customer
Customer Ref No
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Sales Order
Sales Quotation
1
SAP BUSINESS ONE
VENDOR CUSTOMER
LEAD
repository.unisba.ac.id
91
Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Level I
dengan SAP Business One Level I
Setelah membandingkan diagram konteks antar sistem, selanjutnya
membandingkan sistem informasi perusahaan soes merdeka level I dengan SAP
Business One level I. Dalam sistem informasi level I ini digambarkan aktivitas-
aktivitas yang saling terhubung ke entitas dan data base, maka yang akan
dibandingkan adalah aktivitas-aktivitas dari kedua sistem untuk dirancang ke
sistem SAP Business One. Terdapat lima aktivitas dalam sistem Soes Merdeka
Bandung yaitu aktivitas pembelian bahan baku, aktivitas melakukan produksi,
aktivitas pembelian produk jadi, aktivitas melakukan penjualan, dan aktivitas
pengelolaan keuangan, sedangkan dalam SAP Business One terdapat 4 aktivitas
yaitu aktivitas sales A/R, aktivitas purchasing A/P, aktivitas production dan
aktivitas financial. Dari masing-masing aktivitas tersebut maka akan diambil
setiap aktivitas dari perusahaan Soes Merdeka Bandung untuk dimasukan ke
dalam sistem SAP Business One.Setelah dibandingkan terdapat empat tahap untuk
dirancang ke sistem Soes Merdeka Bandung. Pertama aktivitas pembelian bahan
baku dan pembelian produk jadi yang dimasukan kedalam aktivitas purchasing
dalam SAP Busines One karena kedua aktivitas tersebut sama-sama berhubungan
dengan entitas suplier yang mana dalam SAP business one suplier adalah vendor.
Kedua, aktivitas melakukan produksi dimasukan kedalam aktivitas production
dalam SAP Business One. Ketiga, melakukan penjualan dimasukan kdalam
aktivitas Sales A/R dalam SAP Business One. Dan yang keempat aktivitas
pengelolaan keuangan dimasukan kedalam aktivitas financial. Berikut gambar
5.23 yang menggambarkan perbandingan antarr sistem informasi perusahaan Soes
Merdeka level I dengan SAP Business one level I.
repository.unisba.ac.id
92
Gambar 5. 23 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka dengan SAP Business One Level I
Purchase Order
Good Receipt PO
Goods Return
A/P Down Payment Invoice
A/P Invoice
A/P Credit Memo
A/P Reserve Invoice
Landed Costs
Vendor
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Vendor Ref No
Sales Quotation
Sales Order
Delivery
Return
A/R Payment Invoice
A/R Invoice
A/R Invoice + Payment
A/R Credit Memo
A/R Recerve InvoiceCustomer
Name
Contact Person
Customer Ref No
Posting Date
Document Date
Item No
Purchasing A/R
Item No
Item Description
Quantity
Production
Sales A/R
A/R
A/P
Customer
Lead
Vendor
Contact Person
Customer
Customer Ref No
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Sales Order
Sales Quotation
VENDOR
CUSTOMER
LEAD
1.1
SALES A/R
1.2
PURCHASING A/P
1.3
PRODUCTION
1.4
FINANCIAL
INVENTORY
BUSINESS PARTNERS
Bahan Baku
Faktur Pembelian
Pengiriman Bahan Baku
Purchase Order
Pembayaran Bahan Baku
Purchase Order Produk Luar
Pembayaran Produk Luar
Faktur Pembelian Produk Luar
Pengiriman Produk Luar
Produk Luar
Pengiriman Produk
Produk Jadi
Purchase Order
Faktur Penjualan
Pembelian Produk
Pembayaran Pembelian Produk
Penjualan Produk
Faktur Penjualan
Daftar Produk
Produk Pesanan
Konsumen
Order
Pembelian Produk
Pembayaran Pembelian Produk
Bahan Baku
Penjualan
Laporan Keuangan
Faktur Pembelian
Data Pembelian Produk Luar
Laporan Transaksi
Data Produksi
Produk
Produk Luar
Daftar Produk Jual
Produksi
Suplier Produk Luar
Suplier
Order Konsumen
Konsumen
Supplier Bahan Baku
Supplier Produk Luar
Distributor
1.1
Pembelian Bahan Baku
1.2
Melakukan Produksi
1.3
Pembelian Produk Jadi
1.4
Melakukan Penjualan
1.5
Pengelolaan Keuangan
Gudang
Produksi
Penjualan
Keuangan
Suplier
repository.unisba.ac.id
93
Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses
Penjualan dengan SAP Business One (Sales)
Setelah melakukan perbandingan dari level I selanjutnya membandingkan
pada level II sistem informasi perusahaan Soes Merdeka pada proses penjualan
dengan sistem SAP Business One pada aktivitas Sales yang merupakan uraian
aktivitas dari masing-masing aktivitas pada level I. Pada bagian penjualan pada
sistem Soes Merdeka Bandung terdapat lima aktifitas yaitu aktivitas melakukan
produksi yang berada pada level I, aktivitas pengelolaan produk, aktivitas menjual
produk, aktivitas mengelola uang dan aktivitas laporan penjualan. Dan pada
proses sales dalam SAP Business One terdapat enam aktivitas yaitu aktivitas sales
quotation, aktivitas sales order, aktivitas delivery, aktivitas return, aktivitas A/R
dan aktivitas financial pada level I SAP Business One. Pada perbandingan ini
terdapat tiga aktivitas yang akan dimasukan kedalam sistem SAP Business One
dan dua aktivitas yang tidak akan dipakai karena kedua aktivitas tersebut yaitu
aktivitas melakukan produksi dan pengecekan produk lebih masuk ke aktivitas
produksi, tetapi dalam proses penjualan di Soes Merdeka ini mereka memasukan
kedalam sistem penjualan. Jadi yang dimasukan kedalam SAP Busines One yaitu
aktivitas menjual produk, aktivitas mengelola uang dan aktivitas laporan
penjualan. Aktivitas menjual produk dimasukan kedalam empat aktivitas yaitu
aktivitas sales quotation, aktivitas sales order, aktivitas delivery, dan aktivitas
return karena dalam aktivitas menjual produk berhubungan dengan entitas
konsumen dan termasuk kedalam bagian proses-prose pada keseluruhan proses di
SAP Business One dan kempat aktivitas (sales quotation, sales order, delivery
dan return) dalam sales SAP Business One berhubungan langsung dengan
customer yang sama dengan pelanggan didalam sistem perusahaan Soes Merdeka
Bandung. Aktivitas mengelola uang dimasukan kedalam A/R yang merupakan
proses pembayaran dan pengelolaan uangnya dari konsumen dan aktivitas
Laporan penjualan dimasukan kedalam aktivitas Financial. Berikut gambar 5.24
yang menggambarkan perbandingan antarr sistem informasi perusahaan Soes
Merdeka proses penjualan dengan SAP Business sales.
repository.unisba.ac.id
94
Sales Quotation
Sales Order
Delivery
Sales Quotation
Customer
Customer Ref No
Document Date
Name
Posting Date
Item No
Customer
Customer Ref No
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Customer
Customer Ref No
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Customer
Customer Ref No
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Customer
Customer Ref No
Document Date
Item No
Name
Posting Date
A/R
Sales Order
Delivery
Return
Customer
Lead
Customer
Customer
A/R
Customer
Customer Ref No
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Customer
Customer Ref No
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Sales Quotation
CUSTOMER
1.1.1
Sales Quotation
1.1.2
Sales Order
1.1.3
Delivery
1.1.4
Return
1.1.5
A/R
INVENTORY
1.4
FINANCIAL
(SAP BUSINESS ONE)
BUSINESS PARTNERS
LEAD
Gambar 5. 24 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Penjualan dengan SAP Business One (Sales)
Produk Pesanan
Penjualan Produk
Daftar Produk
Faktur Penjualan
Konsumen
Order
Pembelian Produk
Pembayaran Pembelian Produk
Produk Pesanan
Penjualan Produk
Pemesanan Produk
faktur pembayaran
Laporan Transaksi
Daftar Produk Jual
Daftar Produk Jual
Produk Pesanan
Konsumen
Penjualan
Keuangan
Gudang
1.4.3
Pengecekan Produk1.4.4
Menjual Produk
1.4.5
Mengelola Uang
1.4.6
Laporan Penjualan
1.2
Melakukan Produksi
(Sistem Informasi P. Soes Merdeka)
repository.unisba.ac.id
95
Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses
Pembelian Bahan Baku dengan SAP Business One (Purchase)
Selajutnya uraian level II perbandingan dari sistem informasi perusahaan
Soes Merdeka Bandung proses pembelian bahan baku dengan SAP Business One
(Purchase). Pada proses pembelian bahan baku terdapat empat aktivitas yaitu
aktivitas purchase order, aktivitas update inventory, aktivitas memasukan bahan
baku ke gudang, dan aktivitas mengirim faktur keuangan. Sedangkan dalam
proses purchase terdpat lima aktivitas yaitu aktivitas purchase order, aktivitas
good receipt po, aktivitas goods return, aktivitas A/P dan aktivitas financial dari
level I SAP Business One. Terdapat empat aktivitas yang dimasukan ke sistem
SAP Business One, pertama aktivitas purchase order dalam Soes Merdeka
Bandung dimasukan kedalam purchase order dalam SAP Busines One karena
keduanya memiliki fungsi yang sama dan terdpat entitas yang saling berhubungan
yaitu dalam Soes Merdeka Bandung Suplier bahan Baku dan dalam SAP Business
One vendor. Kedua aktivitas update inventory dimasukan kedalam aktivitas
Goods Receipt PO dalam SAP Business One, update inventory dan goods receipt
po merupakan pembaruan, penerimaan dan pengelolaan barang yang masuk dari
suplier ke perusahaan. Ketiga, aktivitas memasukan bahan baku ke gudang
dimasukan ke dalam goods receipt po karena aktivitas tersebut merupakan
aktivitas yang sama melakukan proses penerimaan barang di goods receipt po.
Keempat aktivitas Mengirim faktur keuangan dimasukan ke dalam aktivitas A/P
dan aktivitas financial karena kedua aktivitas tersebut termasuk proses dan
pengelolaan keuangan dalam SAP Business One.Berikut gambar 5.25 yang
menggambarkan perbandingan antar sistem informasi perusahaan Soes Merdeka
proses pembelian bahan baku dengan SAP Business purchase.
repository.unisba.ac.id
96
Gambar 5. 25 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Pembelian Bahan Baku dengan SAP Business One
(Purchase)
Purchase Order
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Vendor
Vendor Ref No
Posting Date
A/P Credit Memo
A/P Down Payment Invoice
A/P Invoice
A/P Reserve Invoice
Landed Costs
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Vendor
Vendor Ref No
Good Receipt PO
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Vendor
Vendor Ref No
Goods Return
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Vendor
Vendor Ref No
A/P
Purchase Order
Goods Return
Good Receipt PO
Vendor
Vendor
Vendor
VENDOR
1.4
FINANCIAL
(SAP BUSINESS ONE)
INVENTORY
1.2.1
Purchase Order
1.2.2
Goods Receipt PO
1.2.3
Goods Return
1.2.4
A/P
BUSINESS PARTNERS
Purchase Order
Pembayaran Bahan Baku
Faktur Pembelian
Bahan Baku
Pengiriman Bahan Baku
Bahan Baku
Faktur Pembelian
Purchase Order
Bahan Baku
Faktur Pembelian Bahan Baku
Suplier
Supplier Bahan Baku
Gudang
Keuangan
1.1.1
Purchase Order
1.1.2
Update Inventory
1.1.3
Menmasukan Bahan Baku ke Gudang
1.1.4
Mengirim Faktur Keuangan
Suplier
repository.unisba.ac.id
97
Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses
Pembelian Produk Jadi dengan SAP Business One (Sales)
Selanjutnya perbandingan sistem informasi perusahaan Soes Merdeka
proses produksi dengan SAP Business One (Sales). Pada proses pembelian
produksi jadi terdapat lima aktivitas yaitu akitivitas Purchase ordek produk,
aktivitas menerima produk, aktivitas mengecek produk ke toko, aktivitas mengirm
produk ke toko, dan aktivitas mengirim faktur pembelian. Sedangkan pada proses
purchase dalam SAP Business One (Purchase) terdapat lima aktivitas yaitu
aktivitas purchase order, aktivitas goods receipt po, aktivitas goods return,
aktivitas A/P, dan aktivitas financial. Setelah dibandingkan dan dianalisis maka
hasil yang didapat adalah empat aktivitas yang dimasukan kedalam sistem SAP
Business One. Pertama purchase order produk dimasukan kedalam aktivitas
purchase order SAP Business one, kedua aktivitas mengecek produk ke toko
dimasukan ke Goods Receit PO, ketiga Menerima produk juga dimasukan
kedalam Goods Receipt PO, dan yang keempat aktivitas mengirim faktur
pembelian dimasukan kedalam aktivitas financial. Dalam proses pembelian
produk jadi ini ada satu aktivitas yang tidak dimasukan kedalam sistem SAP
Business One yaitu aktivitas mengirim produk ke toko, karena dalam SAP
Business One pengirimin tidak terprogramkan atau tidak di proses tetapi proses
dari datanya saja yang di proses. Berikut gambar 5.26 yang menggambarkan
perbandingan antar sistem informasi perusahaan Soes Merdeka proses pembelian
produk jadi dengan SAP Business purchase.
repository.unisba.ac.id
98
Gambar 5. 26 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Pembelian Produk Jadi dengan SAP Business One
(Purchase)
Purchase Order
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Vendor
Vendor Ref No
Posting Date
A/P Credit Memo
A/P Down Payment Invoice
A/P Invoice
A/P Reserve Invoice
Landed Costs
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Vendor
Vendor Ref No
Good Receipt PO
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Vendor
Vendor Ref No
Goods Return
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Vendor
Vendor Ref No
A/P
Purchase Order
Goods Return
Good Receipt PO
Vendor
Vendor
Vendor
VENDOR
1.4
FINANCIAL
(SAP BUSINESS ONE)
INVENTORY
1.2.1
Purchase Order
1.2.2
Goods Receipt PO
1.2.3
Goods Return
1.2.4
A/P
BUSINESS PARTNERS
Purchase Order Produk Luar
Pembayaran Produk Luar
Faktur Pembelian Produk Luar
Pengiriman Produk Luar
Produk Luar
Faktur Pembelian Produk Luar
Produk Luar
Produk Luar
Faktur Pembelian Produk Luar
Produk LuarPengiriman Produk Luar
Suplier Produk Luar
Supplier Produk Luar
Keuangan
Gudang
1.3.2
Purchase Order Produk
1.3.3
Menerima Produk Luar
1.3.4
Mengecek Produk ke Toko
1.3.5
Mengirim Produk ke Toko
1.3.6
Mengirim Faktur Pembelian
Suplier
repository.unisba.ac.id
99
5.8 Penyelarasan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka ke SAP
Business One
Pada tahap penyelarasan ini akan dilakukan pengambilan setiap informasi
dari perbandingan yang telah dilakukan. Setiap sistem akan memuat informasi
data apa yang dibutuhkan dan entitas mana yang akan diambil untuk bisa
diterapkan ke SAP Business One.
repository.unisba.ac.id
100
Tabel 5. 1 Penyelarasan Sistem Informasi Soes Merdeka dan SAP Business One
NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE
DIAGRAM KONTEKS S.I Perusahaan Soes Merdeka a. Suplier Bahan Baku DIAGRAM KONTEKS SAP BUSINESS ONE a. Customer a. Suplier Bahan Baku a. Customer
b. Suplier Produk Luar b. Vendor b. Suplier Produk Luar b. Vendor
c.Konsumen c. Lead c.Konsumen c. Lead
d. Distributor d. Distributor
Level I S.I Perusahaan Soes Merdeka a. Suplier Bahan Baku a. Gudang Level I SAP BUSINESS ONE a. Customer a. Business Partners a. Suplier Bahan Baku a. Customer
S.I Perusahaan b. Suplier Produk Luar b.Suplier SAP BUSINESS ONE b. Vendor b. Inventory b. Suplier Produk Luar b. Vendor
Soes Merdeka c. Konsumen c. Produksi c. Lead c.Konsumen c. Lead
d. Distributor d.Penjualan d. Distributor
e. Keuangan
PEMBELIAN BAHAN BAKU a. Purchase Order a. Suplier Bahan Baku a. Gudang PURCHASE a. Purchase Order a. Vendor a. Inventory a. Purchase Order a. Purchase Order
Level 2 b. Update Inventory b. Keuangan Level 2 b. Good Receipt PO b. Business Partner b. Update Inventory b. Good Receipt PO
c. Memasukan Bahan Baku c. Suplier c. Good Return c. Memasukan Bahan Baku c. Good Return
d. Mengirim Faktur Keuangan d. A/P d. Mengirim Faktur Keuangan d. A/P
e. Financial e. Financial
PEMBELIAN PRODUK JADI a. Purchase Order Produk Jadi a. Suplier Produk Luar a. Gudang PURCHASE a. Purchase Order a. Vendor a. Inventory a. Purchase Order Produk Jadi a. Purchase Order
Level 2 b. Menerima Produk Jadi b. Keuangan Level 2 b. Good Receipt PO b. Business Partner b. Menerima Produk Jadi b. Good Receipt PO
c. Mengecek Produk c. Suplier c. Good Return c. Mengecek Produk c. Good Return
d. Mengirim Produk ke toko d. A/P d. Mengirim Produk ke toko d. A/P
e. Mengirim Faktur Pembelian e. Financial e. Mengirim Faktur Pembelian e. Financial
SOES MERDEKA SAP BUSINESS ONE
PENYELARASAN
repository.unisba.ac.id
101
Lanjutan Tabel 5. 1 Penyelarasan Sistem Informasi Soes Merdeka dan SAP Business One
NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE
PENJUALAN PRODUK a. Pengecekan Produk a. Konsumen a. Penjualan SALES a. Sales Quotiation a. Customer a. Inventory a. Pengecekan Produk a. Sales Quotiation
Level 2 b Menjual Produk b. Gudang Level 2 b. Sales Order b. Lead b. Business Partner b Menjual Produk b. Sales Order
c. Mengelola Uang c. Keuangan c. Delivery c. Mengelola Uang c. Delivery
d. Laporan Penjualan d. Return d. Laporan Penjualan d. Return
e. A/R e. A/R
f. Financial f. Financial
PRODUKSI a. Menerima Order Konsumen a. Distributor a. Gudang PRODUCTION a. Bill Of Material a. Inventory a. Menerima Order Konsumen a. Bill Of Material
Level 2 b. Menerima PO Agen/Distributor b.Produksi Level 2 b. Production Order b. Menerima PO Agen/Distributor b. Production Order
c. Membuat/Melihat Resep c. Keuangan c. Receipt From Product c. Membuat/Melihat Resep c. Receipt From Product
d. Menyediakan Bahan d. Issue for Production d. Menyediakan Bahan d. Issue for Production
e. Produksi Kue atau Roti e. Update Parent e. Produksi Kue atau Roti e. Update Parent
f. Pencatatan Produksi f. Pencatatan Produksi
g. Pengiriman Produk g. Pengiriman Produk
h. Mengirim Faktur h. Mengirim Faktur
SOES MERDEKA SAP BUSINESS ONE
PENYELARASAN
repository.unisba.ac.id
102
Proses Pembelian Bahan Baku dan Purchase
Pada proses pembelian bahan baku diperusahaan Soes Merdeka terdapat
entitas suplier bahan baku yang akan memberikan informasi dan menerima
informasi dari setiap aktifitas pada proses pembelian bahan baku. Adapun
proses dari pembelian bahan baku yaitu:
1.Purchase order
2. Update Inventory
3. Memasukan Bahan Baku
4. Mengirim faktur Keuangan
Adapun pada proses Purchase yaitu:
1. Purchase Order
2. Good Receipt PO
3. Good return
4. A/P
5. Financial
Setelah dilakukan perbandingan maka dapat diselaraskan dari kedua proses
tersebut. Berikut analisis penyelarasanya:
Proes Purchase order diselaraskan dengan proses purchase order SAP
Business One karena kedua proses ini sama-sama order ke vendor dalam
proses pembelian.
Update Inventory dan Memasukan Bahan Baku diselaraskan dengan Good
Receipt PO, karena update inventory pada proses ini merupakan
pencatatan penerimaan untuk penerimaan yang dilakukan dan untuk
pencetakan good receipt untuk diserahkan ke supplier. Jadi kedua sama
dalam setiap prosesnya.
Mengirim Faktur Keuangan diselaraskan dengan A/P, karena A / P
merupakan permintaan untuk pembayaran. Hal ini juga mencatat biaya
dalam laporan laba rugi dan mengirim setiap fakturnya.
Proses Pembelian Produk Jadi dan Purchase
Proses ini sama dengan proses pembelian bahan baku diperusahaan Soes
Merdeka tetapi yang membedakan adalah dari barang yang dibeliny. Pada
repository.unisba.ac.id
103
proses ini juga terdapat entitas suplier bahan baku yang akan memberikan
informasi dan menerima informasi dari setiap aktifitas pada proses pembelian
bahan baku. Adapun proses dari pembelian produk Jadi yaitu:
1. Purchase order produk jadi
2. Menerima produk jadi
3. Mengecek produk
4. Mengirim produk ke toko
5. Mengirim produk pembelian
Adapun pada proses Purchase yaitu:
1. Purchase Order
2. Good Receipt PO
3. Good return
4. A/P
5. Financial
Setelah dilakukan perbandingan maka dapat diselaraskan dari kedua proses
tersebut. Berikut analisis penyelarasanya:
Proes Purchase order produk jadi diselaraskan dengan proses purchase
order SAP Business One karena kedua proses ini sama-sama order ke
vendor dalam proses pembelian.
Menerima produk jadi dan Mengecek produk diselaraskan dengan Good
Receipt PO, karena kedua aktifitas ini merupakan pencatatan penerimaan
untuk penerimaan yang dilakukan, untuk pencetakan good receipt untuk
diserahkan ke supplier dan mengecek setiap produk.
Mengirim Faktur pembelian diselaraskan dengan A/P, karena A/P
merupakan permintaan untuk pembayaran. Hal ini juga mencatat biaya
dalam laporan laba rugi dan mengirim setiap fakturnya pembelianya.
Proses Penjualan Produk dan Sales
Pada prose penjualan di perusahaan Soes Merdeka terdapat entitas Konsumen
yang akan salingmberinteraksi untuk setiap proses penjualan, maka pada
proses penjualan ini diselaraskan dengan proses Sales pada SAP Business
One. Setiap proses dari proses penjualan perusaan Soes Merdeka adalah:
repository.unisba.ac.id
104
1. Pengecekan Produk
2. Menjual Produk
3. Mengelola uang
4. Laporan penjualan
Dan pada proses Sales SAP Business One yaitu:
1. Sales Quotiation
2. Sales Order
3. Delivery
4. Return
5. A/R
6. Financial
Setelah dilakukan perbandingan maka dapat diselaraskan dari kedua proses
tersebut. Pada proses sales ini pengecekan produk dari gudang tidak
dimasukan kedalam sistem SAP Business one, karena pengecekan hanya
dilakukan secara langsung tidak memakai aplikasi, sedangkan dalam SAP
Business One berbasis aplikasi. Maka penyelarasan yang diambil adalah
sebagai berikut:
Menjual produk diselaraskan dengan empat proses di SAP business one
karena pada prose penjualan produk di perusahaan Soes merdeka dapat
langsung diproses dengan proses yang ada di SAP Business One yaitu
Sales Quotiation untuk penawaran barangnya, Sales Order untuk penjualan
langsungnya, Delivery untuk mengirim kan barangnya dan return untuk
pengembalian jika terdapat produk yang cacat.
Mengelola Uang diselaraskan dengan A/R karena A/R merupakan proses
untuk pembayaran yang dilakukan konsumen.
Laporan penjualan diselaraskan dengan Financial, karena pada proses
financial ini memiliki basis data unutk seluruh laporan keuangan.
repository.unisba.ac.id
105
5.9 Penerapan SAP Business One pada Perusahaan Soes Merdeka
5.9.1 SAP Busines One Administration Soes Merdeka
Pada Saat Memulai Sistem Dari SAP Business One biasanya Perusahaan
harus membuat Blueprint terlebih dahulu yang dibantu oleh Partner SAP untuk
menentukan pola dan settingan yang akan digunakan pada saat Aplikasi SAP B1
dijalankan. Di dalam module ini menyimpan semua informasi tentang Perusahaan
dan informasi seluruh pengguna yang menggunakan sistem ini. Seperti:
Currency Exchange Rate
Autorisasi dan alerts
Approval procedure
Email internal
Choose Company
User Code
Menentukan nama pengguna untuk melakukan login
Password
Masukkan password anda
Change User
Membersihkan Field User code dan password dan lakukan login ulang.
Current Server
Pilih Server MS_SQL2005 Atau MS_SQL2008
Company Or Current User
Menampilkan semua database perusahaan yang telah di definisikan di
dalam server
Company Name
Menampilkan nama perusahaan
Database Name
Menampilkan Nama database yang Telah dibuat sebelumnya di dalam
Server
localization
Mengindikasikan lokasi Perusahaan yang digunakan pada SAP Business
One
repository.unisba.ac.id
106
Version
Menampilkan versi dari Database
New
Membuat Database Baru pada server
Gambar 5. 27 Aplikasi SAP Business One Pemilihan Perusahaan
System initialization
Company Details
General Settings
Posting Period
Authorizations
Document numbering
Document Setting
Print Preference
Menu Structure
E-Mail Settings
Opening Balance
5.9.2 SAP Business One Proses Sales Quotation Soes Merdeka
Sebelum melakukan pemesanan. Pelanggan sering membutuhkan review
penjualanuntuk diperiksa di perusahaan mereka. Sebagai proposal barang dan jasa
ke pelangganatau calon pelanggan. Dalam Transaksi ini tidak akan membentuk
jurnal dan mempengaruhi nilai-nilai persediaan.
repository.unisba.ac.id
107
Bagian Header
1. Customer
Jika Anda melihat pada gambar anda cukup melakukan klik bulatan yang
bergaris(Choose Form List) maka akanditampilkan semua list customer
yang sudah di daftarkan sebelumnya pada Business Partner Master Data
2. Name
Contact Person Akan Diisi otomatis oleh system sesuai dengan Customer
yang dipilih
3. Customer Ref No
4. Field tambahan yang digunakan oleh SAP yang dapat diisi dengan no
referensi Customer dan bersifat optional
5. No Dokumen
Cukup memilih Series yang sesuai dengan kebutuhan. Tergantung pada
List Series sudah didaftarkan pada Document Numbering
6. Status
Open :Transaksi Baru dibuat dan belum ada Transaksi lainnya
Open :Printer - Sudah pernah di print dari system
Closed :Sudah ada transaksi Sales Order
Canceled :Dibatalkan manual oleh User
Unapproved : Tidak Disetujui oleh atasan, harus menggunakan
Approval procedure
Paid :Transaksi sudah dibayar
Delivered :Transaksi Baru tahap pembayaran
7. Posting Date
Tanggal Anda melakukan penginputan Di SAP
8. Valid Until
Menentukan batas waktu dokumen
9. Document Date
Tanggal Dokumen tersebut dibuat
repository.unisba.ac.id
108
Bagian Detail (Sangat banyak Field tambahan yang ada Di SAP, Dapat
disesuaikan dengan kebutuhan dari masing-masing Cara menyesuaikan dapat
mengklik Form settingTerdiri dari beberapa bagian Klik saja bagian tab yang ada
di detail yaituContent.
Gambar 5. 28 Aplikasi SAP Business One Proses Sales Quotation
5.9.3 SAP Business One Proses Sales Order Soes Merdeka
Dokumen penjualan berdasarkan komitmen dari pelanggan atau mengarah
untuk membeli produk atau jasa. Dokumen penting untuk perencanaan
produksi,menciptakan pesanan pembelian dan penjadwalan sumber daya.
Input Customer Code, Name, dan Informasi lainnya
Tab Content Terdiri dari 2 tipe yakni Transaksi Item dan Service
Setelah Memilih Tipe yang akan digunakan, Isi informasi lainnya yang
dibutuhkan
Tab Logistic, Isi informasi yang dibutuhkan
Tab Accounting, Isi informasi yang dibutuhkan
Setelah Semua informasi terisi Klik Button Add. Dan System akan
menampilkan pesan Successfull pada system message yang ada dibawah sebelah
kiri
repository.unisba.ac.id
109
Penjelasan Mengenai Dokumen Sales Order ini adalah sebagai berikut:
1. General Tab
Contact Person, Nama Contact Person Default berdasarkan pada Business
Partner Master Data. Jika Dibutuhkan Anda Dapat mengganti Contact person
tersebut
Customer Ref No, Dapat diisi dengan no Referensi dari pelanggan, Jika
Dibutuhkan
No. Akan Terisi otomatis jika anda menggunakan Series Numbering. Jika
Anda mengisi manual anda harus mengisinya. (No ini harus Unik)
Status. Menampilkan Status dokumen Sales Order
Open. Dokumen belum dilakukan Pengiriman ataupun invoice. Dokumen ini
masih dapat diedit
Open -printed, Status Dokumen ini masih dalam keadaan terbuka, namun
sudah pernah dicetak
Cancelled, Status Dokumen dibatalkan secara manual. Klik Kanan - cancelled
Closed, Status dokumen sudah dilakukan pengiriman/Invoice. Anda Dapat
melakukan closed dokumen secara manual apabila dokumen ini sudah tidak
ada kaitan dengan dokumen lainnya.
Posting Date. Di Default berdasarkan tanggal system. Anda Dapat mengubah
Tanggal posting.
Delivery Date. Tanggal pengiriman barang.
Document Date. Tanggal Dokumen ini dibuat
Currency. Mata uang yang akan digunakan untuk melakukan transaksi
penjualan.
Sales Employee. Nama Pegawai yang membuat Dokumen Sales.
Owner. Dapat diisi dengan nama Spv atau atasan anda.
Remarks. Sebagai informasi tambahan jika dibutuhkan
Total Before Discount. Total jumlah pesanan penjualan sebelum diskon
Dihitung. Jika Diskon telah didefinisikan pada bagian row item. jumlah yang
ditampilkan dalam bidang ini mengambil diskon yang telah diperhitungkan.
Discount %. Diskon total yang akan diberikan untuk satu dokumen penjualan.
repository.unisba.ac.id
110
Freight. Biaya angkut yang akan ditambahkan kedalam total pembayaran.
Anda harus melakukan setting terlebih dahulu pada module administration -
Setup - General - Freight
Rounding. Pembulatan
Tax. Pajak untuk dokumen penjualan tersebut. jika ada
Total. Total untuk satu dokumen tersebut setelah ditambahkan dengan Pajak,
Freight dan dikurangi diskon
2. Content Tab.
Tab ini menjelaskan spesifik item atau jasa yang akan dijual.
Untuk informasi tambahan lainnya anda dapat membuka tool - form setting
Item/Service Type.
Item. Untuk membuat transaksi penjualan dengan Tipe item.
Service. Untuk membuat transaksi penjulalan dengan Tipe jasa. Contohnya
jasa konsultan.
Quantity. Jumlah Item yang akan anda jual berdasarkan pada ukuran unit
penjualan. Seperti yang telah dijelaskan pada item master data. default untuk
setiap item adalah 1.
Contoh. Quantity * Items Per Unit = Qty (Inventory UoM)
Delivered. Jumlah Quantity yang sudah dikirimkan kepada pelanggan
Open Qty/Qty To Ship. Jumlah Quantity yang masih harus dikirim
Ordered. Menampilkan Quantity yang sedang dipesan
Unit Price.
Jika Inventory UoM didefault YES. Maka Harga Adalah harga satuan
Jika Inventory UoM Didefault No. Maka Harga adalah Satuan barang * harga
per unit
Contoh : jika Unit Price Pada Item Master Data adalah $10, Dan nilai Item
Per unit adalah 5 Maka Harga yang ditampilkan pada dokumen adalah
sebesar $50
Untuk Melihat Last Price Letakkan posisi field pada unit price kemudian klik
CTRL + Tab
Inventory UoM.
repository.unisba.ac.id
111
Satuan yang digunakan pada Gudang (Lihat Item Master Data - Tab
Inventory)
System Akan Mendefault No.
Jika anda telah mendefinisikan Sales Unit Of Measure yang ada pada Item
Master Data - Tab Sales tidak sama dengan 1. Quantity item unit yang akan
dikeluarkan dari gudang sama dengan Quantity yang anda input pada
dokumen Sales
Contoh Quantity * Item Per Unit = Qty (Inventory UoM)
Unit Of Measure
Satuan yang digunakan dalam transaksi penjualan (Lihat Item Master Data -
Tab Sales)
Discount %. Menampilkan persentase diskon untuk setiap item
Price After Discount. Harga Setelah diskon
Item Cost. Harga Stock Saat ini.
Wtax Liable. mengidentifikasikan pajak penghasilan dalam dokumen
TaxCode. mengidentifikasikan pajak untuk setiap item
Total LC = (Unit Price * Quantity) - (Unit Price * Quantity * Discount)
3. Logistic Tab
Ship To. Alamat Pengiriman Barang Di Default berdasarkan pada Business
partner master Data. Anda dapat mengubah alamat pengiriman jika
diperlukan
Bill To. Alamat Penagihan untuk barang tersebut. Di Default berdasarkan
pada Business partner master Data. Anda dapat mengubah alamat pengiriman
jika diperlukan
repository.unisba.ac.id
112
Gambar 5. 29 Aplikasi SAP Business One Proses Sales Order
5.9.4 SAP Business One Proses Delivery Order Soes Merdeka
Delivery order merupakan catatan pengiriman bahwa barang telah terkirim,
berikut tampilan aplikasi proses Delivery:
Gambar 5. 27 Aplikasi SAP Business One Proses Delivery
repository.unisba.ac.id
113
5.9.5 SAP Business One Proses Return Order Soes Merdeka
Return order digunakan sebagai dokumen untuk barang yang dikembalikan
dari pelanggan, berikut tampilan aplikasi rerurn order:
Gambar 5. 31 Aplikasi SAP Business One Proses Return
5.9.6 SAP Business One Proses Sales A/R Invoice Soes Merdeka
Pada tahap ini merupakan tampilan proses untukpembayaran secara
langsung yaitu A/R Invoice Business One memperlakukanfaktur penjualan dan
Pembayaran langsung dibuat otomatis. Berikut tampilanya
Gambar 5. 32 Aplikasi SAP Business One Proses A/R Invoice
repository.unisba.ac.id
114
5.9.7 SAP Business One Proses Purchase Order Soes Merdeka
Pesanan pembelian merupakan dokumen yang digunakan untuk meminta
barang atau jasa dari vendor. Bila memasukkan pesanan pembelian di SAP
Business One, tidak ada perubahan berbasis nilai yang diposting dalam sistem
akuntansi. Namun, jumlah pesanan akan tercantum dalam manajemen persediaan.
Anda dapat melihat jumlah memerintahkan dalam berbagai laporan dan jendela,
seperti laporan Status Inventarisasi dan Item jendela Master Data.
Gambar 5. 33 Aplikasi SAP Business One Proses Purchase Order
Dari Menu SAP Business One Utama, pilih Pembelian - A / P dan pilih
salah satu dokumen, misalnya, pesanan pembelian. Dalam dokumen yang dipilih,
menentukan jumlah vendor, nama, dan informasi umum lainnya yang relevan.
Tentukan data yang dibutuhkan pada tab berikut:
Isi
Logistik
Akuntansi
Pilih Add.
Untuk mengkonfirmasi pesan sistem dan membuat dokumen pembelian baru,
pilih add.
repository.unisba.ac.id
115
5.9.8 SAP Business One Proses Goods Receipt PO Soes Merdeka
Pada proses ini ketika menerima barang dari vendor.Ketika membuat tanda
terima barang PO, SAP Business One menerima barang ke gudang, update
jumlah, dan menciptakan sebuah entri jurnal akuntansi jika mengelola persediaan.
Gambar 5. 34 Aplikasi SAP Business One Proses Goods Receipt PO
Dari Menu SAP Business One Utama, pilih Pembelian - A / P dan pilih
salah satu dokumen, misalnya, pesanan pembelian.Dalam dokumen yang dipilih,
menentukan jumlah vendor, nama, dan informasi umum lainnya yang relevan.
Tentukan data yang dibutuhkan pada tab berikut:
isi
logistik
akuntansi
Pilih Add.
Untuk mengkonfirmasi pesan sistem dan membuat dokumen pembelian baru,
pilih Add.
repository.unisba.ac.id
116
5.9.9 SAP Business One Proses Goods Return Soes Merdeka
Pada prose ini dilakuakn ketika ada barang yang dikembalikan, misalnya,
penerimaan barang PO di SAP Business One. Karena ketentuan hukum, maka
tidak dapat menghapus atau membuat perubahan akuntansirelevan dengan
dokumen-dokumen ini. Namun, untuk mengembalikan barang yang tidak
diinginkan atau rusak, atau untuk memperbaiki kesalahan yang dibuat saat
memasuki dokumen yang disebutkan di atas, maka dapat membuat barang
kembali.Ketika membuat kembali barang, barang yang dikeluarkan dari gudang
dan jumlah berkurang. Jika perusahaan menggunakan persediaan, SAP Business
One secara otomatis membuat posting yang relevan untuk memperbarui nilai
persediaan juga.
Gambar 5. 35 Aplikasi SAP Business One Proses Goods Return
Dalam dokumen yang dipilih, menentukan jumlah vendor, nama, dan
informasi umum lainnya yang relevan.Tentukan data yang dibutuhkan pada tab
berikut:
isi
logistik
akuntansi
Pilih Add.
repository.unisba.ac.id
117
Untuk mengkonfirmasi pesan sistem dan membuat dokumen pembelian baru,
pilih Add.
5.9.10 SAP Business One Proses A/P Invoice Soes Merdeka
A/P faktur adalah permintaan untuk pembayaran. Hal ini juga mencatat
biaya dalam laporan laba rugi. Untuk mengakses jendela, pilih Purchase A/P
Invoice.
Gambar 5. 36 Aplikasi SAP Business One Proses A/P Invoice
5.10 Analisis pemanfaatan fitur SAP Business One
Setelah melakukan analisis fit/gap, dan memberikan rekomendasi solusi,
maka berikut hasil rekomendasi fitur yang akan ditampilkan dalam tabel fitur SAP
Business One. Tabel ini akan menampilkan perbandingan jumlah fitur yang
digunakan pada Perusahaan Soes Merdeka saat ini dan hasil rekomendasi fitur
setelah melakukan analisis fit/gap.
repository.unisba.ac.id
118
Tabel 5. 2 Tabel Laporan Analisis Pemanfaatan Fitur SAP Business One
No. Modul Functionality Rekomendasi
1. SAP
Administr
ation
1.1 House Bank Account √
1.2 Approval Process √
1.3 Warehouses Setup √
3. Sales
Opportuni
ties
3.1 Sales Opportunity √
3.2 Sales Opportunities Reports
3.2.1
Opportunities Forecast
Report √
3.2.2
Opportunities Forecast
Over Time Report √
3.2.3
Opportunities Statistic
Report √
3.2.4 Opportunities Report √
3.2.5 Stage Analysis √
3.2.6
Information Source
Distribution Over Time
Report
-
3.2.7
Won Opportunities
Report √
3.2.8
Lost Opportunities
Report √
3.2.9
My Open Opportunities
Report -
3.2.10
My Closed Opportunities
Report -
3.2.11 Opportunities Pipeline √
4. Sales –
A/R
4.1 Sales Quotation -
4.2 Project
4.2.1 Project Master √
4.2.2 Project Calculation √
4.2.3
Report Project
Calculation √
4.2.4 Report Project Reference √
4.3 Sales Order √
repository.unisba.ac.id
119
Lanjutan Tabel 5. 2 Tabel Laporan Analisis Pemanfaatan Fitur SAP
Business One
No. Modul Functionality Rekomendasi
4.4 Delivery √
4.5
Delivery Order Serial with
Scanner √
4.6 Return √
4.7 Return Serial With Scanner √
4.8 A/R Down Payment Request -
4.9 A/R Down Payment Invoice -
4.10 A/R Invoice √
4.11 A/R Invoice + Payment -
4.12 A/R Credit Memo √
4.13 A/R Reserve Invoice -
4.14 Document Generation Wizard -
4.15 Recurring Transactions -
4.16 Invoice Planner √
4.17 Invoice Generator √
4.18 Recurring Transaction Templates -
4.19 Document Printing √
4.20 Dunning Wizard √
4.21 Sales Reports
4.21.1 Report SO vs. DO -
4.21.2 Open Items List -
4.21.3
Documents Drafts
Report -
4.21.4
Draft DO Per
Warehouse Report -
4.21.5
Draft Sales Return Per
Warehouse Report -
4.21.6 Sales Analysis √
4.21.7 Backorder -
4.21.8
Locate Exceptional
Discount in Invoice -
repository.unisba.ac.id
120
Lanjutan Tabel 5. 2 Tabel Laporan Analisis Pemanfaatan Fitur SAP
Business One
No. Modul Functionality Rekomendasi
5. Purchasin
g – A/P
5.1 Purchase Quotation -
5.2 Purchase Order √
5.3 Good Receipt PO √
5.4 Good Receipt Serial With Scanner √
5.5 Good Return √
5.6 Good Return Serial With Scanner √
5.7 A/P Down Payment Request -
5.8 A/P Down Payment Invoice -
5.9 A/P Invoice √
5.10 A/P Credit Memo √
5.11 A/P Reserve Invoice -
5.12 Recurring Transactions -
5.13 Recurring Transaction Templates -
5.14 Landed Costs -
5.15
Procurement Confirmation
Wizard -
5.16
Purchase Quotation Generation
Wizard -
5.17 Document Printing √
5.18 Purchasing Reports -
5.18.1 Report PO vs. GR -
5.18.2 Open Items List -
5.18.3 Document Drafts Report √
5.18.4
Draft Good Return Per
Warehouse Report -
5.18.5 Purchase Analysis -
5.18.6
Purchase Quotation
Comparison Report -
5.18.7
Locate Exceptional
Discount in Invoice -
repository.unisba.ac.id
121
Lanjutan Tabel 5. 2 Tabel Laporan Analisis Pemanfaatan Fitur SAP
Business One
No. Modul Functionality Rekomendasi
6. Business
Partner
6.1 Business Partner Master Data √
6.2 Activity √
6.3 Internal Reconciliations
6.3.1 Reconciliation -
6.3.2
Manage Previous
Reconciliations -
6.4 Business Partner Campaign -
6.5 Business Partner Reports
6.5.1 My Activities √
6.5.2 Activities Overview √
6.5.3 Inactive Customers √
6.5.4 Dunning History Report √
6.5.5
Customer Receivables
by Customer Cross
Section
-
6.5.6
Customer Credit Limit
Deviation -
6.5.7 Aging
6.5.7.1
Customer
Receivables Aging -
6.5.7.2
Vendor Liabilities
Aging -
6.6 Internal Reconciliation
6.6.1
Internal Reconciliation
by Due Date -
6.6.2
Internal Reconciliation
by Exact Amount -
6.6.3
Internal Reconciliation
by Trans. Number -
8. Inventory 8.1 Item Master Data √
8.2 Item Management
repository.unisba.ac.id
122
5.11 Analisis Manfaat
Sebuah strategi yang diusulkan harus memiliki nilai tersendiri yang
membuat strategi tersebut memberikan kontribusi bagi perusahaan. Pada
umumnya, semakin besar biaya yang dikeluarkan memberikan manfaat yang
lebih besar. Tetapi ada juga penerapan yang memerlukan biaya yang minimal
tetapi mampu menghasilkan manfaat yang maksimal, begitu juga sebaliknya.
Oleh karena itu, perlu meninjau lebih lanjut manfaat yang akan diberikan
oleh uji coba penerapan SAP Business One. Berikut analisis manfaat dari
penerapan uji coba ini yang dapat dikelompokkan menjadi dua macam yaitu
Tangible benefit dan Intangible Benefit:
1. Tangible Benefit
Tangible Benefit disebut juga sebagai Hard Benefit, adalah manfaat
yang dihasilkan dari investasi yang dapat diidentifikasi atau diukur secara
langsung dari segi financial dan secara langsung dapat meningkatkan kinerja
perusahaan. Berikut mamfaat Tangible Benefit yang dapat diperoleh
perusahaan jika melakukan penerapan SAP Business One
a. Penghematan kertas
Diperusahaan Soes Merdeka Bandung, ketika bagian produksi meminta
bahan baku dan ketika bagian toko meminta produk selalu menggunakan
kertas, dengan adanya SAP Business One setiap proses tersebut dilakukan
dengan aplikasi tidak menggunkan kertas, sehingga menimbulkan
pemnghematan kertas di perusahaan Soes Merdeka bandung
b. Penghematan terhadap biaya telepon
Diperusahaan Soes Merdeka Bandung setiap proses antar bagian ketika ada
hubungan atau keterlibatan kebutuhan dari satu bagian ke bagian lainya
selalu menggunakan telpon, oleh karena itu dengan adanya SAP Business
One penghematan terhadap biaya telpon akan berkurang.
e. Peningkatan pendapatan
Dengan adanya sistem SAP Business One perusahaan akan mendapatkan
peningkatan pendapatan karena hubungan setiap proses produksi di
pelanggan dan perusahaan terkodinir dengan baik, dengan adanya proses
Customer Relationship Management(CRM) pada SAP Business One.
repository.unisba.ac.id
123
f. Pengurangan Biaya
Dari sisi pengurangan biaya dapat dilakukan pengurangan jumlah sumber
daya manusia yang dilibatkan dalam adminstrasi dan akunting. Jika
sebelumnya proses di administrasi danakunting harus dikelola minimalnya
oleh tiga orang maka dengan penerapan ini cukup dikerjakan oleh satu
orang saja. Hal ini disebabkan SAP Business one yang terintegrasi maka
setiap proses pembukuan dapat diproses langsung dari masing-masing
bagian terkait tanpa harus melalui proses pengisian ulang data.
2. Intangible Benefit
Intangible Benefit disebut juga dengan Soft Benefit, adalah manfaat
yang dihasilkan dari investasi yang secara tidak dapat secara langsung
diidentifikasi atau diukur. Intangible Benefit akan memberikan kontribusi
yang penting terhadap keberhasilan perusahaan. Berikut adalah Intangible Benefit
yang dapat diperoleh perusahaan jika menggunakan strategi pengembangan
implementasi SAP Business One, antara lain :
a. Efisiensi waktu yang digunakan
Dengan menggunakan strategi implementasi SAP Business One, maka dapat
mengefisiensi waktu yang diperlukan untuk menjalankan tugas. M isalnya :
Kecepatan dalam menghasilkan laporan yang lengkap dan prosesnya
lebih cepat, dengan adanya software SAP Business One perusahaan Soes
Merdeka setiap proses transaksi akan langsung dibuat laporan pada menu
Reort dalam SAP Business One berbeda dengan sebelumnya setiap data
penjualan atau data lainya harus direkap terlebih dahulu.
Kecepatan dalam melakukan kegiatan operasional bisnis.
b. Peningkatan kepuasan konsumen
Dengan adanya modul CRM (Customer Relationship Management),
maka akan meningkatkan loyalitas konsumen terhadap perusahaan.
Peningkatan pelayanan kepada konsumen dapat ditunjukkan dari perusahaan yang
dapat menyediakan stok barang yang baik untuk konsumen karena dapat
melihat peramalan kebutuhan konsumen.
repository.unisba.ac.id
124
c. Peningkatan proses pengambilan keputusan
SAP Business One dapat menghasilkan informasi-informasi penting yang
berguna untuk pihak manajemen dalam mengambil keputusan bisnis, dimana
keputusan yang diambil sangat berpengaruh terhadap image perusahaan dan
kemampuan perusahaan dalam meningkatkan competitive advantage.
Informasi-informasi yang dapat diperoleh untuk mendukung proses
pengambilan keputusan antara lain sebagai berikut :
Dapat mendukung keputusan permintaan konsumen mengenai forecasting
suatu produk di masa yang akan datang
Mendukung pengambilan keputusan terhadap harga pokok penjualan
pada setiap konsumen yang ada.
Informasi mengenai list harga bahan baku supplier yang menguntungkan.
d. Meningkatkan pengendalian kegiatan operasional bisnis
Hal ini dapat dilihat ketika proses penyimpanan barang digudang setelah
hasil produksi maupun proses penerimaan bahan baku dari supplier. Adanya
atribut storage location membantu proses penyimpanan barang di gudang.
e. Peningkatan pengaksesan data
Korelasi antara aplikasi merupakan sebuah kunci sukses dalam hal
pengaksesan data. Dengan adanya SAP Business One, antar bagian
perusahaan dapat lebih mudah dalam melakukan proses pengambilan data.
Contohnya pada perusahaan Soes Merdeka terdapat bagian produksi dan
penjualan masing masing bagian tersebut memelukan sebuah data, misal bagian
penjualan dapat memberikan input ke bagian produksi dan dapat langsung diambil
datanya melalui proses production dalam SAP Business One.
repository.unisba.ac.id