BAB IV HASIL PELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil...
Transcript of BAB IV HASIL PELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil...
BAB IV
HASIL PELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Penelitian
4.1.1. Deskripsi Lokasi Penelitian
Bahwa pendalaman dan pengembangan nilai-nilai kewargaan ke arah
tatanan masyarakat yang lebih partisipatoris dalam rangka membangun
kebersamaan dan kepercayaan antara pemerintah, masyarakat warga dan
masyarakat. Yang lebih luas, memerlukan wadah kelembagaan masyarakat warga
yang didasarkan kepada kesadaran kritis akan kebutuhan untuk bersinergi, dan
nilai-nilai kearifan lokal, dan mencerminkan pola pengelolaan kolektif berbasis
moral yang merupakan manifestasi nilai-nilai budaya yang luhur di masyarakat.
Bahwa gerakan penanggulangan kemiskinan melalui upaya pencapaian
target pembangunan sarana dan prasarana lingkungan permukiman merupakan
gerakan bersama yang harus berjalan secara mandiri dan berkelanjutan melalui
pemberdayaan masyarakat terutama masyarakat miskin serta bersinergi dengan
kegiatan-kegiatan yang telah ada yang bertujuan untuk meningkatakan
kesejahteraan masyarakat.
Agar dapat mewujudkan hal tersebut diperlukan peran aktif seluruh
komponen masyarakat secara luas mulai dari identifikasi masalah kemiskinan dan
lingkungan permukiman serta potensi-potensi yang dapat digunakan untuk
perencanaan program penanggulangan kemiskinan melalui pembangunan sarana
dan prasarana lingkungan pemukiman, pelaksanaan dan pengawasan sampai pada
kesinambungan dan keberlanjutannya.
38
Dalam penyusunan perencanaan pelaksanaan dan pengawasan sampai
dengan penikmatan dan pemeliharaan hasil-hasil kegiatan gerakan
penanggulangan kemiskinan tersebut harus berpegang pada prinsip keberpihakan
kepada kelompok yang lemah, mengembangkan partisipasi lokal, mendorong
kebersamaan dan kepedulian terhadap lingkungan.
Dalam rangka mengorganisir aspirasi, kebutuhan, permasalahan serta
potensi masyarakat, maka perlu didirikan wadah kelembagaan yaitu suatu
lembaga keswadayan masyarakat yang berbentuk paguyuban/perkumpulan atas
dasar silaturahim perwakilan warga masyarakat desa/kelurahan.
Visi “pembangunan masyarakat warga sebagai suatu tatanan hidup
bermasyarakat, agar terwujud jaringan kemitraan antara pemerintah daerah
dan masyarakat yang berdaya dan mampu menciptakan lingkungan
perumahan dan permukiman yang sehat, layak dan produktif secara
mandiri dan berkelanjutan”
Misi “membangun modal sosial dengan menumbuhkan kembali ikatan-ikatan
sosial dan menggalang solidaritas serta kesatuan sosial sesama warga agar
saling bekerjasama demi kebaikan, kepentingan dan kebutuhan serta
kemajuan bersama serta dalam jangka panjang akan memperkuat
keswadayaan masyarakat warga.
LKM ini dimaksudkan sebagai wadah masyarakat warga dalam
menggalang kebersamaan seluruh warga dan menjalin kebersamaan dengan
berbagai pihak secara mandiri, terpadu, berkelanjutan dan berkesinambungan.
LKM bertujuan agar masyarakat warga memiliki :
1. Organisasi masyarakat warga yang merdeka dan memiliki posisi serta
kekuatan runding yang setara dengan para pelaku pembangunan di daerah.
2. Organisasi masyarakat warga yang dapat menampung aspirasi dan
kebutuhan sarana dan prasarana lingkungan/sosial/ekonomi masyarakat
warga dalam kerangka ikut serta dalam menentukan kebijakan publik.
3. Sistem pengambilan keputusan masyarakat warga sesuai dengan norma
kemasyarakatan dan kearifan lokal.
4. Sistem kerjasama yang terlembaga antara masyarakat warga melalui LKM
dengan masyarakat yang peduli serta pihak lain dakam rangka
penanggulangan kemiskinan dan pembangunan lingkungan sebagai
perwujudan semangat kebersamaan dalam rangka menuju kemandirian.
5. Sistem dan mekanisme perancaan, pertangungjawaban, dan
pengembangan kelembagaan warga masyarakat.
Usaha yang dilakukan untuk mewujudkan maksud dan tujuan adalah
sebagai berikut :
1. Menyelenggarakan perencanaan sumberdaya dan pengawasan program
pembangunan secara partisipatoris.
2. Memfasilitasi aspirasi dan prakarsa masyarakat warga
3. Membuka akses warga miskin ke sumber daya lain yang dapat digunakan
secara langsung oleh masyarakat miskin untuk upaya penanggulangan
kemiskinan dan pembangunan lingkungan permukiman.
4. Meningkatkan keterampilan teknis dan manajerial dalam upaya
menunjang penciptaan peluang usaha baru, pengembangan usaha,
penciptaan lapangan kerja, dan meningkatkan pendapatan masyarakat.
5. Pembangunan jejaring kerja dengan pihak luar dalam rangka penguatan
program penanggulangan kemiskinan dan pembangunan lingkungan
permukiman.
6. Pengelolaan sumber daya, sarana dan prasarana dasar lingkungan
permukiman serta sumber daya alam bagi peningkatan kegiatan ekonomi
atau komponen lain yang disepakati masyarakat.
4.1.2. Gambaran Umum Lokasi Penelitian
Desa Tanah Putih adalah salah satu dari desa yang ke dua ,yang ada di
Kecamatan Dengilo Kabupaten Pohuwato Propinsi Gorontalo. Desa Tanah Putih
di bagi atas 3 dusun, yang terdiri dari, dusun Saripi, dusun Dulamayo, dusun
Bubalango.
Adapun desa Tanah Putih moputi memiliki batas- batas wilayah sebagai
berikut :
Sebelah Utara : Hutan negara
Sebelah Selatan : Desa Tana putih
Sebelah Timur : Desa Huta Karangetan
Sebelah Barat : Desa Karya Baru
Jumlah penduduk desa Tanah Putih Kecamatan Dengilo Tahun 2012
sebanyak 1.285 jiwa, desa Tanah Putih terbentuk pada tahun 2008. Dengan luas
wilayah Tanah Putih 2,964 H.
Pada tahun 2008 terjadi pemekaran wilayah Kecamatan Paguat dan
Kecamatan Dengilo, Desa Tanah Putih termasuk Kecamatan Dengilo. Desa Tanah
Putih tahun 2008 mengadakan pemilihan Kepala Desa.
Mata Pencaharian yang ada di desa Tanah Putih adalah pedagang sebanyak
26 jiwa, petani sebanyak 173 jiwa, PNS sebanyak 9 jiwa, penambang sebanyak 58
jiwa, swasta sebanyak 62 jiwa, dan sopir sebanyak 4 jiwa.
Penelitian ini dilaksanakan pada pengelolaan pamsimas (Penyediaan Air
Minum dan Sanitasi Berbasis Masyarakat) Di desa Tanah Putih Kecamatan
Dengilo Kabupaten Pohuwato. Terbentuk mulai 15 April 2011 Untuk jangka
waktu yang tidak ditentukan lamanya. Pamsimas merupakan salah satu kegitan
yang termasuk dalam program nasional pemberdayaan masyarakat (PNPM)
Mandiri berbasis sektoral yang di laksanakan pada wilayah perdesaan atau
pinggiran kota.dan yang menjadi sasaran pamsimas adalah masyarakat miskin,
sehingga masyarakat miskin yang mendapatkan air pamsimas 80 KK, jumlah
pamsimas yang ada di desa Tana putih ada 19 bak pamsimas setiap 1 pamsimas
hanya 4 KK yang menggunakannya,pamsimas yang mereka pakai adalah sistim
pemboran(Pengangkatan) dan perpipaaan yang disalurkan melalui bak.dari
pemboran sampai mesin pompa dan diagkat ke bak penampung dan disalurkan ke
19 pipa induk untuk ke kran.Air itu sudah dikordinasi dengan kesehatan maupun
bapeda, sudah layak untuk di konsumsi dan sudah diujih dari dinas kesehatan.
4.1.2.1.Struktur Organisasi
Gambar I . Sumber Pengelolaan Pamsimas
S
4.1.2.1.1. Jumlah Penduduk Desa Tanah Putih
Tabel. 1 Jumlah Penduduk Desa Tanah Putih
No Dusun Laki-laki Perempuan Jumlah Jumlah KK
1 Saripi 279 269 548 136
2 Dulamayo 162 176 338 93
3 Bubalango 193 206 399 110
Jumlah 634 651 1285 339
Jumlah Penduduk yang Menggunakan Air Bersih
Tabel. 2 Jumlah Penduduk yang menggunakan Air BersihDesa Tanah Putih
No Dusun
Sumber Air
Sumur Gali
(Buah)
Air Sungai
(KK)
PDAM
(KK)
1 Saripi 8 37 11
2 Dulamayo 41 27 7
3 Bubabingo 9 41 4
PENGELOLA
Rusman Monoarfa
SEKRETARIS
Fatma Latief
BENDAHARA
Mince Monoarfa
UNIT PENGELOLA KEUANGAN
Yulan Djalima
UNIT KESEHATAN
Hoplen Hajiru
UNIT KERJA TEKNIK
Samsudin Lalewo
UNIT PENGADAAN MASYARAKAT
Maryam Abas
4.1.3. Deskripsi Hasil Penelitian
Penelitian tentang Pengelolaan PAMSIMAS (Penyediyaan Air Minum
dan Sanitasi Berbasis Masyarakat)”. Di Desa Tanah Putih Kecamatan Dengilo
Kabupaten Pohuwato, menggunakan 5 (lima) indikator terdiri perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan/monitoring dan penilaian/evaluasi.
Penelitian tentang Pengelolaan PAMSIMAS (Penyediyaan Air Minum
dan Sanitasi Berbasis Masyarakat)”. Di Desa Tanah Putih Kecamatan Dengilo
Kabupaten Pohuwato akan dilihat pada deskripsi hasil penelitian berikut ini :
4.1.3.1. Perencanaan
Hal yang paling esensi dalam setiap pelaksanaan kegiatan suatu organisasi
adalah bagaimana organisasi tersebut mampu merencanakan setiap program yang
akan dilakukan untuk mencapai tujuannya sebagai bagian yang tidak terpisahkan
dalam fungsi manajemen, tentulah perencanaan memegang peranan penting untuk
berjalannya suatu roda organisasi. Perencanan merupakan proses terpenting dari
semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi
perorganisasian, pengarahan dan pengontrolan tidak dapat berjalan. Perencanaan
merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam
menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi
ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis
dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan). Hal inipun juga berlaku bagi
organisasi yang mengelola kegiatan pamsimas. Hasil wawancara dengan informan
selah seorang responden (RM tanggal 20 mei 2012) menyatakan bahwa :
“Kami merasa penting bahwa perancanaan dapat menggerakan roda
organisasi pada program Pamsimas. Selama ini kami telah melaksanakan
perencanaan pada setiap Program Air Minum dan Saniatasi Berbasis
Masyarakat sehingganya kami senantiasa berupaya untuk melaksanakan
kegiatan berdasarkan perencanaan yang kami telah susun”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa
fungsi proses perencanan yang nantinya akan dilakukan organisasi selama ini
belumlah atau kurang mendapat perhatian dari pelaksana organisasi tersebut. Hal
ini dapat dilihat dari banyaknya anggota organisasi yang belum mampu
melaksanakan fungsi perencanaan sesuai dengan hakikat manajemen. Padahal
dengan selalu memfokuskan diri pada perencanaan yang ada maka setiap tujuan
dari organisasi akan lebih terarah. Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam
berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar
manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan
diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan
maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi
manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-
keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan. Hasil wawancara dengan
informan salah seorang responden (RM tanggal 20 mei 2012) menyatakan bahwa :
“Yang menjadi batasan perencanaan yang kami laksanakan adalah
berdasarkan tujuan program Pamsimas yang akan kami laksanakan,
dimana agar nantinya program-program yang ada dapat menyentuh
masyarakat miskin terutama dalam penyediaan air bersih dan sanitasi
lingkungan warga masyarakat”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa
selama ini belumlah memahami betul tentang batasan-batasan yang perlu
diperhatikan dalam penyusunan manajemen perencanaan. Pada dasarnya yang
dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan
apa (what), siapa (Who), kapan (When) dimana (When), mengapa (why) dan
bagaimana (How). Jadi perencanaan yaitu merupakan fungsi seorang manajer
dalam hal ini pengelolaan organisasi yang berhubungan dengan pemilihan dari
sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-
kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan. Hasil wawancara dengan
informan salah seorang responden (RM tanggal 20 mei 2012) menyatakan bahwa :
“Bahwa dengan perencanaan yang ada, organisasi dapat mengetahui
tujuan-tujuan organisasi yang akan dicapai sesuai waktu yang nantinya
telah ditetapkan dan juga mengantisipasi hambatan-hambatan dalam yang
timbul dikemudian hari”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa
pemahaman organisasi dalam memberikan alasan tentang perlunya perencanaan
dalam menjalankan organisasi belumlah dirasa cukup. Hal ini dapat dijelaskan
bahwa alasan diperlukan suatu perencanaan dalam manajemen program Pamsimas
adalah tumbuhnya suatu pengarahan kegiatan, yaitu setiap kegiatan akan ada
pedoman bagi setiap pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang ditujukan pada
pencapaian tujuan program pamsimas. Organisasi harus mampu melihat adanya
perkiraan terhadap hal-hal dalam masa pelaksanaan yang akan dilalui. Perkiraan
ini dilakukan untuk mengenali seluruh potensi yang dimiliki oleh suatu organisasi
dan juga digunakan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang kemungkinan
akan dihadapi dalam program Pamsimas. Organisasi harus memberikan
kesempatan untuk memilih cara terbaik dari berbagai pilihan yang ada atau
diberikan. Untuk itulah organisasi akan menyusun skala prioritas atau memilih
urutan-urutan dari segi pentingnya suatu tujuan, sasaran maupun kegiatan usaha
program Pamsimas. Adanya suatu alat pengukur atau standar untuk mengadakan
pengawasan atau evaluasi kinerja usaha atau organisasi akan menambah adanya
kemantapan dalam menjalankan program manajemen program Pamsimas. Hasil
wawancara dengan informan salah seorang responden (RM tanggal 20 mei 2012)
menyatakan bahwa :
“Kami menyadari sepenuhnya bahwa tidak sedikit hambatan-hambatan
yang ditemui dalam menentukan perencanaan. Hal ini kurangnya
partisipasi anggota organisasi dalam memberikan masukan-masukan guna
dijadikan ide ataupun pertimbangan dalam merumuskan perencanaan yang
nantinya akan dilaksanakan”.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diketahui bahwa
kurangnya partisipasi anggota dalam menyusun suatu perencanaan pada dasarnya
itu merupakan hambatan awal dari organisasi tersebut. Hal ini akan menyebabkan
perencanaan yang akan disusun tidaklah menjadi maksimal sehingga akan timbul
hal-hal seperti : a). Tujuan yang tidak tepat dimana tujuan yang tidak tepat
mempunyai banyak bentuk. Tujuan juga tidak tepat jika tujuan itu menepatkan
terlalu banyak penekanan pada ukuran kuantitatif maupun kalitatif dari
keberhasilan. b). Sistem penghargaan yang tidak tepat sehingga dalam beberapa
lingkungan, sistem penghargaan yang tidak tepat merupakan hambatan dalam
penetapan tujuan dan perencanaan. c). Lingkungan yang dinamis dan kompleks
sehingga sifat dari suatu lingkungan organisasi juga merupakan hambatan bagi
penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif. Perubahan yang cepat, inovasi
teknologi, dan persaingan yang ketat juga dapat meningkatkan kesulitan bagi
suatu organisasi untuk secara akurat mengukur kesempatan dan ancaman di masa
mendatang. d). Keengganan untuk menetapkan tujuan sehingga perencanaan yang
efektif adalah tujuan bagi mereka sendiri dan untuk unit-unit yang merupakan
tanggung jawab mereka. Alasan untuk ini mungkin adalah kurangnya rasa percaya
diri atau takut akan kegagalan. Jika seorang pengelolaan menetapkan suatu tujuan
spesifik, ringkas, dan berhubungan dengan waktu, maka apakah ia mencapai atau
tidak mencapai tujuan tersebut akan tampak nyata. Pengelolaan yang secara sadar
atau tidak sadar berusaha untuk menghindari tingkat tanggung jawab ini lebih
mungkin untuk menghindari usaha perencanaan organisasi. e). Penolakan
terhadap perubahan sehingga perencanaan pada intinya terkait dengan perubahan
sesuatu dalam organisasi. f). Keterbatasan yaitu membatasi apa yang dapat
dilakukan organisasi merupakan hambatan utama yang lain.
Hal yang harus dilakukan oleh pengelolaan organisasi adalah a).
Memberikan pemahaman maksud tujuan dan rencana. Salah satu cara terbaik
untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan adalah dengan
maksud dasarnya. Pengelolaan seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat
keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana. Dan
penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu memastikan
keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke waktu. b).
Komunikasi dan partisipasi. Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan
dan rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam
organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu
landasan apa yang mendasari strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi
tersebut diintegrasikan dan dikoordinasikan. Orang-orang yang bertanggung
jawab untuk mencapai tujuan dan mengimplementasikan rencana harus didengar
pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir selalu
memiliki informasi yang berharga untuk disumbangkan/dan karena mereka yang
akan mengimplementasikan rencana/keterlibatan mereka sangat penting orang
biasanya lebih berkomitmen pada rencana yang pembentukannya mereka bantu
.bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau menggunakan staf
perencanaan, manajer dari berbagai tingkan dalam organisasi seharusnya
dilibatkan dalam proses perencanaan. c). Konsistensi /revisi /dan pembaruan.
Tujuan seharusnya konsisten baik secara horizontal maupun secara vertikal.
Konsistensi horizotal berarti bahwa tujan seharusnya konsisten diseluruh
organisasi/dari satu bidang ke bidang lainnya. Konsistensi vertikal berarti bahwa
tujuan seharusnya konsisten dari atas hingga ke bawah organisasi : tujuan
stategis, taktis, dan operasional harus selaras. Karena penetapan tujuan dan
perencanaan merupakan proses yang dinamis, tujuan dan perencanaan juga harus
direvisi dan diperbarui secara berkala. Banyak organisasi melihat perlunya
merevisi dan memperbarui dengan frekuensi yang semakin sering. d). Sistem
penghargaan yang efektif. Secara umum, orang seharusnya diberi penghargaan
baik karena menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasil
mencapainya. Karena kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor di luar
pengendalian manajemen, orang seharusnya dipastikan bahwa kegagalan dalam
mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.
4.1.3.2. Pengorganisasian
Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber
daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk
menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.
Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (FL tanggal 21 Mei
2012) menyatakan bahwa :
“Kami mengidenifikasi pekerjaan apa yang harus dilakukan oleh
organisasi dan siapa yang bertanggung jawab pada beban kerja tersebut,
sehingga dengan ini seluruh kebutuhan pekerjaan dapat diketahui
manfaatnya”.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa
pemahaman organisasi mengenai tahapan yang perlu diambil dalam
pengorganisasian sudah bisa dilakukan oleh organisasi. Proses pengorganisasian
terdiri dari tiga tahap, yaitu : 1). Perincian seluruh pekerjaan yang harus
dilaksanakan setiap individu dalam mencapai tujuan organisasi, 2). Pembagian
beban pekerjaan menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logika dapat dilaksanakan
oleh setiap individu. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak
dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak
efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu. 3). Pengadaan dan pengembangan
mekanisme kerja sehingga ada koordinasi pekerjaan para anggota organisasi
menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini
akan membuat para anggota organisasi memahami tujuan organisasi dan
mengurangi ketidakefisiensian dan konflik. Hasil wawancara dengan informan
salah seorang responden (FL tanggal 21 mei 2012) menyatakan bahwa :
“Pada prinsipnya organisasi yang kami kelola ini terus berupaya secara
maksimal untuk bagaimana mampu melaksanakan seluruh program
Pamsimas secara maksimal guna mencapai cita-cita yang telah tersusun
sebelumnya”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa
pengelolaan organisasi belum mampu menjelaskan prinsip-prinsip organisasi yang
mereka anut. Namun hal ini sudahlah cukup jika dilihat dari niat untuk terus
memajukan organisasi ini ke depannya. Prinsip organisasi dapat dijelaskan bahwa
tiap organisasi harus mempunyai tujuan yang tertentu dan jelas sehingga suatu
organisasi harus didirikan diatas fungsi-fungsi utama yang diperlukan untuk
mencapai tujuan efisien. Berbagai bagian dari organisasi harus mempunyai
kebutuhan yang berimbang sesuai dengan fungsi bagian tersebut dalam mencapai
tujuan organisasi sehingga organisasi harus dibagi sehingga aktiftas seseorang
anggota organisasi sedapat mungkin dibatasi pada pelaksanaan satu fungsi saja.
Organisasi harus mengambarkan jenjang kenaikan tingkat dalam strukturnya agar
suplai kemampuan manajerial yang sangat diperlukan untuk menjamin
kelangsungan hidupnya dapat terlaksana secara berkesinambungan. Untuk itu
organisasi dan rencana kerjanya harus lentur untuk menghadapi keadaan usaha
yang terus menerus berubah, rencana organisasi harus sederhana sedemikian rupa
agar dapat mencapai tujuan organisasi dengan efektif dan efisien. Setiap
organisasi memerlukan seorang pengelolaan tunggal dan setiap bawahan harus
mempunyai hanya seorang atasan agar kemampuan seseorang untuk
mengendalikan bawahan dengan efektif dan efisien, karena itu perlu ada jumlah
bawahan seseorang. Suatu organisasi harus diperlengkapi dengan garis
kepengawsan secara tegas dari pucuk pengelolaan sampai kepada para pelaksana.
Organisai harus memungkinkan hubungan yang baik untuk pelaksanaan tiap tugas
untuk organisasi harus memungkinkan koordinasi yang baik dari tiap fungsi agar
dicapai efisiensi yang maksimal dan memungkinkan efisiensi yang maksimum
disertai dengan minimum usaha dan pengeluaran-pengeluaran lainnya dalam
mencapai tujuannya. Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden
(FL tanggal 21 Mei 2012) menyatakan bahwa :
“Kami menyusun struktur organisasi berdasarkan kebutuhan organisasi.
Setiap personil yang menempati posisi dalam stuktur organisasi
dipertimbangkan sesuai kemampuan yang dimiliki. Sehingga dengan
penempatan posisi sesuai kebutuhan dan kemampuan personil akan
menunjang tujuan-tujuan organisasi”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa
upaya organisasi dalam memperhatikan bagaimana pekerjaan dibagi,
dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Ada enam elemen kunci yang
perlu diperhatikan oleh para pengelolaan ketika hendak mendesain struktur, yaitu :
1). Spesialisasi pekerjaan ialah sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-
bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri. 2). Departementalisasi ialah dasar
yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama.
Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan. 3).
Rantai komando ialah garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari
puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung
jawab kepada siapa. 4). Rentang kendali ialah jumlah bawahan yang dapat
diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif. 5). Sentralisasi dan
Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan
keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah
lawan dari sentralisasi. 6). Formalisasi ialah sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di
dalam organisasi dibakukan. Hasil wawancara dengan informan salah seorang
responden (MM tanggal 22 Mei 2012) menyatakan bahwa:
“Dengan tersusunnya struktur organisasi yang dilaksanakan oleh
organisasi sehingga setiap anggota organisasi bertanggung jawab penuh
terhadap peran dan beban pekerjaan yang diberikan kepadanya. Sehingga
dengan ini organisasi akan mudah melakukan pengawasan terhadap tugas
dan tanggung jawab masing-masing anggota”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa
fungsi pengorganisasian yaitu : a). Wewenang (hak melakukan sesuatu atau
memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu), b). Kekuasaan (kemampuan
untuk melakukan wewenang tersebut), c). Tanggungjawab (kewajiban untuk
melakukan sesuatu), d). Akuntabilitas (diluar individu dan perasaan pribadinya),
e). Komunikasi dalam organisasi (komunikasi ini seperti pemberian perintah,
permintaan akan suatu informasi, dan penerangan tentang keputusan manajemen
sering mengalir dari atas ke bawah melalui struktur tingkatan organisasi), f).
Hubungan lini dan staf (pendekatan yang berbeda untuk menentukan deskripsi
wewenang dalam organisasi), g). Wewenang lini adalah memberikan perintah-
perintah atau melaksanakan kegiatan, h). Wewenang staf adalah memberi bantuan
dan nasehat,tetapi tidak memberikan perintah, (i). Rentang kendali (beberapa
orang jumlah bawahan yang dapat di kendalikan secara efektif oleh seorang
manajer atau atasan), j). Rantai wewenang kalar (bersangkutan dengan jumlah
tingkatan dalam suatu organisasi dan secara otomatis pada kapan saja seorang
individu dijadikan bawahan pada seorang atasan), k). Kesatuan perintah
(dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi).
4.1.3.3. Pelaksanaan
Pelaksanaan (actuating) merupakan implementasi dari sebuah plan atau
rencana yang sudah terorganisir sangtlah penting, dan tentunya semua actuating
atau implementasi tersebut ingin mencapai sesuatu hal yang maksimal/efektif.
Pelaksanaan merupakan tindakan yang mengusahakan agar anggota suatu
kelompok organisasi, baik organisasi perusahaan ataupun organisasi nonprofit
untuk mencapai tujuan yang telah disepakati dalam perencanaan manajerial, serta
usaha-usaha manejerial.
Dan tentunya pelaksanaan sangat penting dan merupakan bagian yang
terpenting, bisa kita bayangkan kita merencanakan dan mengorganasir tapi tidak
ada implementasi. Pelaksanaan khusunya berhubungan dengan orang-orang. Dan
Bahkan banyak praktisi manager menyatakan bahwa pelaksanaan merupakan
intisari dari manajemen.
Dan pada prinsipnya pelaksanaan merupakan usaha baik normal dicari
dengan jalan memperlakukan pekerja sebagai manusia dengan jalan merangsang
perkembangan, serta merangsang agar pekerja adanya keinginan untuk lebih baik
daripada yang lain, atau sistem berlomba, yang pada dasarnya memotivasi.Hasil
wawancara dengan informan salah seorang responden (MM tanggal 22 Mei 2012)
menyatakan bahwa:
“Cara pengarahan yang kami lakukan adalah memberikan tugas pokok dan
tanggungjawab anggota organisasi dalam mencapai tujuan organisasi.
Setiap anggota organisasi diberikan beban kerja sesuai dengan tugas dan
tanggungjawabnya sehingga dengan itu organisasi akan mampu
melaksanakan fungsi pengawasan dan penilaian program-program yang
telah terencana sebelumnya”.
Berdasarkan informasi yang didapat dari informan tersebut diperoleh
bahwa pada dasarnya pengelolaan organisasi sudah berupaya melaksanakan
pengarahan terhadap anggota organisasi lainnya. Namun hal ini belum terlalu
dipahami oleh anggota organisasi lainnya. Pada umumnya pengelolaan
menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia
untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-
prinsip yang telah ada. Cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa : 1).
Orientasi (cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya
kegiatan dapat dilakukan dengan baik) 2). Perintah (permintaan dari pengelolaan
kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulangi suatu
kegiatan tertentu pada keadaan tertentu) 3). Delegasi wewenang (Dalam
pendelegasian wewenang ini pengelolaan melimpahkan sebagian dari wewenang
yang dimilikinya kepada bawahannya). Hasil wawancara dengan informan salah
seorang responden (MM tanggal 22 Mei 2012) menyatakan bahwa:
“Yang kami lakukan agar setiap anggota organisasi mampu termotivasi
dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya adalah selalu melakukan
pendekatan-pendekatan secara kekeluargaan sehingga dengan ini para
anggota organisasi akan merasa bahwa berkembang tidaknya organisasi ini
juga sangat bergantung pada dirinya. Anggota organisasi akan
menganggap bahwa dirinya sangat dibutuhkan oleh organisasi ini dan
merasa mempunyai tanggung jawab yang besar untuk memajukan
organisasi ini”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informaan ini diketahui bahwa
pengelolaan organisasi berusaha melakukan pendekatan-pendekatan secara
terkoordinir sehingga akan memberikan pengaruh positif guna kelangsungan roda
organisasi. Ada beberapa petunjuk mencapai motivasi yang efisien dalam bidang
manajemen adalah berusaha agar orang-orang merasa dirinya penting, coba
kenalilah perbedaan masing-masing individu, jadilah menjadi pendengar yang
baik, hindari timbulnya perdebatan-perdebatan, hormati/pahami perasaan orang
lain, gunakan kata-kata yang pas untuk mengajak orang lain bekerja keras, jangan
berusaha untuk mendominasi, beri perintah-perintah yang jelas dan juga lengkap
dan lakukanlah pengawasan yang efektif. Pengarahan merupakan aspek hubungan
antar manusiawi dalam pengelolaan yang mengikat para bawahan untuk bersedia
mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai
tujuan. Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena
disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari
manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang
berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Hasil
wawancara dengan informan salah seorang responden (YD tanggal 23 Mei 2012)
menyatakan bahwa:
“Prinsip kerja yang kami lakukan adalah dengan selalu memberikan
perhatian-perhatian dan juga nilai-nilai budaya kerja kepada setiap anggota
organisasi. Anggota organisasi harus mampu menterjemahkan setiap
tujuan-tujuan organisasi. Senantiasa organisasi memberikan motivasi
kepada setiap anggota organisasi untuk terus tumbuh semangat dalam
dirinya”.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informaan ini diperoleh bahwa
organisasi berupaya untuk menanamkan semangat kerja pada setiap anggota
organisasi. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pengelolaan harus
berpegang pada beberapa prinsip, yaitu: a). Prinsip mengarah pada tujuan (tujuan
pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin
efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap
usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam
melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari
factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang
cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan
pengetahuan serta kemampuan bawahan), b). Prinsip keharmonisan dengan tujuan
(orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak
mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian
dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan
mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan
perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu.
Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya
dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat
bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan
kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi), Prinsip kesatuan komando
(prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan
tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu
jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu
pengelolaan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat
dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil
maksimal).
Untuk hal itulah setiap komponen anggota organisasi harus mampu
melakasanakan tugas dan wewenang yang berikan tanggungjawab kepadanya.
Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (YD tanggal 23 Mei
2012) menyatakan bahwa:
“Pemberian motivasi dalam hal pelaksanaan tugas adalah hal yang kami
selalu perhatikan guna terus memberikan semangat. Kami tidak segan-
segan memuji kepada para bawahan apabila pekerjaan yang dibebankan
selesai tepat waktu, demikian juga kepada sesama rekan kerja. Kamipun
tidak segan-segan memberikan peringatan apabila ada anggota organisasi
yang belum mampu melaksanakan tugas dengan benar berupa pembinaan
yang sifatnya pendekatan persahabatan ataupun kekeluargaaan. Sehingga
dengan cara ini maka anggota organisasi akan merasa sangat dihargai
peranan mereka bagi roda organisasi”.
Berdasarkan informasi yang didapat dari informan tersebut diperoleh
bahwa organisasi dalam memberikan motivasi kepada anggota organisasi sudah
dirasa cukup walaupun belum maksimal. Hal yang penting untuk diperhatikan
dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan
termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : (1) Merasa yakin akan mampu
mengerjakan, (2) Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi
dirinya, (3) Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih
penting, atau mendesak, (4) Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang
bersangkutan dan (5) Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.
4.1.3.4. Pengawasan
Pengawasan adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan
penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan
dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah
digariskan semula. Dalam melaksanakan kegiatan kontrol, atasan mengadakan
pemeriksaan, mencocokan, serta mengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta tujuan yang
dicapai. Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (YD tanggal
23 Mei 2012) menyatakan bahwa :
“Pengawasan yang kami laksanakan berupa memonitoring sampai sejauh
mana tahapan-tahapan kegiatan tersebut memenuhi target ataupun capaian
yang telah ditetapkan sebelumnya, sehingganya dengan pengawasan ini
setiap kegiatan dapat dievaluasi seberapa besar tepat sasaran”.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa
fungsi pengawasan belumlah menjawab secara keseluruhan tujuan organisasi.
Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan
organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha
sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan,
membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan-tujuan perencanaan,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang ditetapkan sebelumnya,
menentukan dan mengukur penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang
diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan
untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan
cara paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi. Hasil
wawancara dengan informan salah seorang responden (YD tanggal 23 Mei 2012)
menyatakan bahwa:
“Dengan melaksanakan pengawasan ini sangat dirasa manfaatnya dimana
fungsi pengawasan setiap kegiatan-kegiatan program Pamsimas dapat
diketahui tingkat keberhasilannya dalam mencapai target yang telah
ditetapkan pada perencanaan sebelumnya”.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa
selama ini organisasi tersebut sudah melaksanakan fungsi pengawasan guna
memonitoring dan mengevaluasi program-program yang ada. Pengawasan
merupakan langkah pengendalian agar pelaksanaan dapat sesuai dengan apa yang
direncanakan serta untuk memastikan apakah tujuan organisasi tercapai, karena
rencana merupakan patokan atau kriteria penting agar pengawasan dapat
terlaksana dengan efektif, Adapun manfaat yang diperoleh dari pengawasan
tersebut dapat mengetahui sejauh mana program telah dilaksanakan, dapat
mengetahui adanya penyimpangan, dapat mengetahui apakah waktu & sumber
daya mencukup, dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan, dapat
mengetahui staff yang perlu diberikan penghargaan/promosi. Hasil wawancara
dengan informan salah seorang responden (SL tanggal 24 Mei 2012) menyatakan
bahwa:
“Yang kami jadikan tahap yang perlu untuk mendapat perhatian lebih
adalah pada pelaksanaan program dan juga pada pengelolaan keuangan
organisasi. Hal ini perlu mengingat fungsi pengawasan pada tahap tersebut
bahwa tidak sedikit organisasi yang mengalami kehancuran dengan kurang
memperhatikan hal tersebut. Pengawasan ini sangat diperlukan setiap
waktu.
Berdasarkan hasil wawancara dengan infoman tersebut diketahui bahwa
organisasi tersebut sudah mampu menjabarkan apa yang menjadi fungsi
pengawasan namun masih perlu dilakukan pemahaman mengenai pada tahap-
tahap yang mana fungsi pengawasan itu perlu penekanan. Tahapan terbut
antaranya a).Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak jelas faktor
penyebabnya, b). Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya
keluhan pelanggan), c). Ketidakpuasan pegawai (teridentifiasi dari adanya
keluhan pegawai, produktifitas kinerja yang menurun dan lain sebagainya), d).
Berkurangnya kas perusahaan, e). Banyak pegawai atau pekerja yang
menganggur, f). Tidak terorganisasinya pekerjaan dengan baik, g). Biaya
melebihi anggaran, h). Adanya pengahamburan dan inefisiensi. Hasil wawancara
dengan informan salah seorang responden (SL tanggal 24 Mei 2012) menyatakan
bahwa:
“Kami melaksanakan pengawasan pada setiap saat terutama untuk
mengawal tujuan perencanaan awal organisasi. Hal ini penting mengingat
setiap tahapan-tahapan yang dilaksanakan perlu mendapat pengawasan
organisasi agar setiap kegiatan yang dilakukan dapat termonitoring dengan
baik”.
Berdasarkan hasil wawancara dengan infoman tersebut diketahui bahwa
organisasi tersebut sudah mampu menjabarkan waktu yang tepat untuk
dilaksanakan waktu untuk melakukan pengawasan. Bisa dijelaskan disini adalah
bahwa pengawasan dibedakan menurut sifat dan waktunya yang antara lain : a).
Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan. Pengelolaan
mengawasi perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan hingga persiapan yang
dilakukan, termasuk rekruitmen anggota, b). Pengawasan yang dilakukan setelah
kegiatan berlangsung, dengan mengawasi hasil yang dari pelaksanaan kegiatan,
serta evaluasi dan laporan yang didapatkan (melakukan pengukuran capaian
hasil), c). Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan proses, sehingga
langsung mengikuti proses dan mengadakan korkesi jika ada penyimpangan, d).
Pengawasan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu berdasarkan kesepakatan,
e). Pengawasan yang dilaksanakan mendadak untuk melihat kinerja staff sehari-
hari dan menghindari terjadinya penyimpangan, f). Pengawasan yang dilakukan
secara dekat terhadap staff, hal ini sering dilakukan untuk tujuan-tujuan yang
spesifik dan bersifat khusus, sehingga menghindarkan sekecil-kecilnya terjadi
penyimpangan atau kesalahan.
4.1.3.5. Penilaian
Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (SL tanggal
24 2012) menyatakan bahwa:
“Kami selalu melaksanakan penilaian untuk mengetahui sampai sejauh
mana pelaksanaan program. Penilaian ini berfungsi untuk mendapatkan
seberapa besar kinerja anggota organisasi dalam melaksanakan setiap
tanggung jawab yang dibebankan kepadanya ”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa
selama ini organisasi selalu memantau perkembangan organisasi di setiap waktu.
Namun hal ini belumlah cukup karena dapat dilihat dari kurangnya perhatian
anggota organisasi terhadap tujuan-tujuan organisasi. Penilaian kinerja adalah
sistem untuk menilai kinerja karyawan dalam periode tertentu misalnya per 6
bulanan atau tahunan. Tujuan dari penilaian kinerja antara lain untuk melatih dan
pengembangan karyawan, remunerasi, promosi dan sudah barang tentu untuk
dokumentasi perusahaan. Dokementasi? Ya, sederhananya kalau organisasi ingin
mengetahui karyawan mana yang mempunyai kinerja bagus dan konsisten akan
mudah dilakukan sepanjang organisasi mempunyai sistem dokumentasi yang baik.
Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (HH tanggal 25 Mei
2012) menyatakan bahwa:
“Adapun yang kami jadikan faktor dalam penilaian adalah faktor
kelemahan dan kekurangan dalam orgnisasi, fakkor realistik dan obyektif,
hasil penilaian mengandung unsur nilai positif, negatif dan kesempatan
memahami tugas-tugas, faktor dokumentasi dan arsip kepegawaian, faktor
bahan pertimbangan dalam setiap keputusan yang diambil menyangkut
kepegawaian”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa
ada bebarapa faktor utama yang menjadi perhatian organisasi yaitu : pertama,
karakteristik situasi dimana organisasi harus mampu mengetahui kemampuan
orgasnisasi dalam menetapkan tujuan dan cara mencapai tujuan tersebut. Kedua,
deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan standar kinerja pekerjaan dimana
organisasi mampu menetapkan tugas dan tanggung jawab kepada anggota
orgasniasi dan target-target yang harus dapat dicapai. Ketiga, tujuan-tujuan
penilaian kinerja dimana organisasi harus mampu mengevaluasi setiap kegaiatan-
kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya. Keempat, sikap para anggota dan
pengelolaan terhadap evaluasi dimana setiap orang harus mau dikoreksi dan mau
melakukan inovasi dan perubahan-perubahan kearah yang lebih baik lagi. Hasil
wawancara dengan informan salah seorang responden (HH tanggal 25 Mei 2012)
menyatakan bahwa:
“Yang kami jadikan tujuan untuk penilaian dalam organisasi ini yaitu
untuk memperoleh bahan-bahan pertimbangan yang obyektif dalam
pembinaan PNS berdasarkan sistem karier dan sistem prestasi kerja. Ini
mengandung arti bahwa tujuan yang ingin dicapai dengan dilakukannya
penilaian prestasi kerja adalah : pertama, sebagai sumber data untuk
administrasi organisasi seperti perencanaan kepegawaian dan kegiatan
pengembangan jangka panjang bagi organisasi yang bersangkutan. Kedua,
untuk memberikan konseling kepada setiap anggota organisasi. Ketiga,
memberikan umpan balik yang mendorong kearah kemajuan dan
kemungkinan memperbaiki ataupun meningkatkan kualitas kerja setiap
anggota organisasi”.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa
tujuan diadakannya penilaian kinerja bagi para karyawan dapat kita ketahui dibagi
menjadi dua, yaitu: 1). Tujuan evaluasi yaitu : seorang pengelolaan organisasi
menilai kinerja dari masa lalu seorang anggota organisasi dengan menggunakan
ratings deskriptif untuk menilai kinerja dan dengan data tersebut berguna dalam
keputusan-keputusan promosi, demosi, terminasi dan kompensasi. 2). Tujuan
pengembangan yaitu : seorang pengelolaan organisasi mencoba untuk
meningkatkan kinerja seorang anggota organisasi dimasa yang akan datang.
Sedangkan tujuan pokok dari sistem penilaian kinerja anggota organisasi adalah:
sesuatu yang menghasilkan informasi yang akurat dan valid berkenaan dengan
prilaku dan kinerja anggota organisasi atau organisasi. Hasil wawancara dengan
informan salah seorang responden (MA tanggal 25 Mei 2012) menyatakan bahwa:
“Adapun yang menjadi manfaat dari penilaian adalah menjamin operasi
organisasi berjalan secara efektif dan efisien melalui pemotivasian setiap
anggota organisasi. Hal ini penting guna memperoleh semangat kerja dari
setiap anggota organisasi dalam pelaksanaan tugas-tugas dan tanggung
jawab yang diberikan kepadanya”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa
manfaat diadakannya penilaian kinerja bagi para karyawan bahwa pada umumnya
orang-orang yang berkecimpung dalam manajemen sumber daya manusia
sependapat bahwa penilaian ini merupakan bagian penting dari seluruh proses
kekaryaan karyawan yang bersangkutan. Hal ini penting juga bagi perusahaan
dimana karyawan tersebut bekerja. Bagi karyawan, penilaian tersebut berperan
sebagai umpan balik tentang berbagai hal seperti kemampuan, kelebihan,
kekurangan, dan potensi yang pada gilirannya bermanfaat untuk menentukan
tujuan, jalur, rencana dan pengembangan karir. Dan bagi organisasi atau
perusahaan sendiri, hasil penilaian tersebut sangat penting artinya dan peranannya
dalam pengambilan keputusan tentang berbagai hal, seperti identifikasi kebutuhan
program pendidikan dan pelatihan, rekruitment, seleksi, program pengenalan,
penempatan, promosi, sistem imbalan dan berbagai aspek lain dari proses dari
manajemen sumber daya manusia secara efektif.
4.2. Pembahasan
4.2.1. Perencanaan
Perencanaan merupakan tindakan menetapkan terlebih dahulu apa yang
akan dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, apa yang harus dikerjakan dan siapa
yang akan mengerjakannya. Beishline (1957) mengungkapkan bahwa;
Perencanaan menentukan apa yang harus dicapai (menentukan waktu secara
kualitatif), dan bila hal itu harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana
hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggungjawab, mengapa hal itu harus
dicapai. Dari pendapat tersebut jelas diketahui bahwa pada dasarnya membuat
perencanaan itu menyangkut 5 W+I H (What, Who, Why, When, Where dan How)
yang secara singkatnya akan dijelaskan sebagai berikut;
1. What : Apa yang harus dikerjakan
2. Why : Mengapa pekerjaan itu harus dilakukan
3. Who : Siapa yang akan mengerjakan
4. When : Kapan pekerjaan tersebut dikerjakan
5. Where : Dimana pekerjaan itu dilakukan
6. How : Bagaimana cara mengerjakannya
Untuk itulah dalam membuat sebuah perencanaan yang baik, seorang
pengelolaan harus benar-benar tanggap terhadap kondisi lingkungan sekitarnya
dan bisa memprediksi kemungkinan-kemungkinan yang mungkin muncul di masa
yang akan datang. Lebih lanjut Roger A. Kauffman (1972) menjelaskan bahwa
Perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai
dan menetapkan jalan serta sumber yang diperlukan untuk seefisien dan seefektif
mungkin. Memang tidak bisa dipungkiri bahwa dalam membuat perencanaan
membutuhkan data dan informasi agar keputusan yang diambil tidak lepas
kaitannya dengan masalah yang dihadapi pada masa yang akan dating. Sesuai
dengan yang diungkapkan oleh E. Mc. Farland dalam bukunya Supervision
Management bahwa ; Perencanaan adalah Suatu keaktifan pengelolaan untuk
meramalkan keadaan yang akan datang dalam mencapai harapan, kondisi dan
hasil yang akan datang.
Merujuk pada pendapat tersebut, berdasarkan kurun waktunya sering kita
kenal dengan perencanaan tahunan atau jangka pendek (kurang dari 5 tahun),
rencana jangka menengah/sedang (5-10 tahun) dan rencana jangka panjang (diatas
10 tahun). Memang benar untuk membuat perencanaan yang baik seorang
pengelolaan harus mampu memprediksi jauh kedepan, kemungkinan-
kemungkinan yang mungkin terjadi, baik itu kesalahan maupun kegagalan
sehingga hasil yang dicapai akan sesuai dengan harapan. Untuk membuat
perencanaan yang baik harus memuat beberapa hal sebagai berikut;
a. Penjelasan dan perincian kegiatan yang dibutuhkan, sumber daya apa yang
harus diperlukan dalam melaksanakan kegiatan tersebut agar apa yang
menjadi tujuan bisa dihasilkan.
b. Penjelasan mengapa rencana itu harus dilakukan atau dikerjakan dan mengapa
tujuan tertentu harus dicapai.
c. Penjelasan tentang lokasi secara fisik dimana dimana rencana tindakan harus
dilakukan sehingga tersedia fasilitas sumber daya yang dibutuhkan.
d. Penjelasan tentang kapan dimulainya tindakan dan kapan kapan selesainya
tindakan itu di setiap unit organisasinya dengan menggunakan standar waktu
yang telah ditetapkan dalam unitnya.
e. Penjelasan tentang para petugas yang akan mengerjakan pekerjaannya baik
mengenai kualitas dan kuantitas yang dikaitkan dengan standar mutu.
f. Penjelasan secara rinci tentang teknik-teknik mengerjakan tindakan yang telah
ditetapkan, sehingga tindakan yang dimaksud akan dapat dijalankan dengan
benar.
Sedangkan untuk membuat rencana yang baik, sehingga hasilnya sesuai
dengan harapan maka perlu melalui beberapa macam proses perencanaan sebagai
berikut;
a. Pendekatan Perkembangan yang menguntungkan (Profitable Growth
Approach).
Seperti yang kita ketahui bahwa masyarakat kita semakin hari semakin
berkembang. Dengan perkembangan yang terus menerus tersebut akan terjadi
ketidakseimbangan antara sarana dan kebutuhan masyarakat. Untuk itulah
diperlukan adanya proses perencanaan yang baik sehingga lembaga bisa terus
berkembang dan tetap dipercaya oleh masyarakat. Proses perencanaan tersebut
dapat lakukan dengan menganalisa sarana dan prasarana yang dimiliki, kemudian
menghubungkannya dengan kebutuhan masyarakat sehingga akan diketahui
kemungkinan-kemungkinan yang mungkin muncul, mencari solusi yang terbaik
dan perkembangan yang menguntungkan bagi lembaga pasti akan diperoleh.
b. Pendekatan SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunity, Treath).
Perencanaan memang sangat penting untuk dilakukan. Untuk membuat
suatu rencana yang baik maka kita perlu memperhatikan dan menganalisa
beberapa factor baik ekstern maupun intern. Factor-faktoir tersebut harus
menyangkut kelebihan (Strength) yang dimiliki, kelemahannya (Weaknesses),
kemungkinan yang mungkin terjadi (Opportunity), dan hambatan yang mungkin
dihadapi (Treath).
Setelah keempat factor tersebut diketahui, maka kita dapat menyusun
rencana yang strategis yang kemudian diterjemahkan dalam rencana-rencana
operasional dengan mencantumkan target-target yang harus dicapai dari rencana
operasional tersebut. Di mana secara jelas dapat digambarkan dalam bagan
berikut;
Gambar II: Rencana Operasional
Adapun kegunaan dalam suatu perencanaan adalah sebagai berikut :
a. Untuk membedakan arah dari setiap kegiatan dengan jelas sehingga hasil yang
diperoleh bisa seefektif dan seefisien mungkin.
b. Untuk mengevaluasi setiap tujuan-tujuan yang sudah dilakukan sehingga
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sehingga bisa dihindari lebih awal.
c. Memudahkan pelaksanaan kegiatan untuk mengidentifikasi hambatan-
hambatan yang mungkin muncul sehingga sehingga lebih waspada dan dan
dapat diselesaikan dengan cepat.
d. Menghindari pertumbuhan dan perkembangan yang tak terkendali
4.2.2. Pengorganisasian
Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :
1. Strategi organisasi pencapaian tujuan.
2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan
membedakan bentuk struktur organisasi.
3. Kemampuan dan cara berfikir para anggota serta kebutuhan mereka juga
lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur
perusahaan.
4. Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.
Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
1. Spesialisasi kegiatan
2. Koordinasi kegiatan
3. Standarisasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kerja
Lima aspek utama struktur organisasi, yaitu :
1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
Ada 4 bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges, yaitu :
1. Bentuk Piramidal, merupakan bentuk yang paling banyak digunakan,
sederhana, jelas, dan mudah dimengerti.
2. Bentuk Vertikal, hampir sama dengan bentuk piramidal dalam pelimpahan
kekuasaan.
3. Bentuk Horizontal, aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari
kiri ke kanan.
4. Bentuk Melingkar, menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan
jabatan lainnya.
Bentuk-Bentuk organisasi dapat dibedakan atas :
1. Organisasi Garis
Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh
Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasi masih kecil, jumlah
karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.
Kebaikannya :
a. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pengelolaan berada pada satu
tangan.
b. Garis komando berjalan secara tegas, karena pengelolaan berhubungan
langsung dengan bawahan.
c. Proses pengambilan keputusan cepat.
d. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat
segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.
e. Rasa solidaritas tinggi.
Kelemahannya :
a. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu
melaksanakan tugas, maka seluruh organisasi terancam kehancuran.
b. Adanya kecenderungan pengelolaan bertindak secara otokratis.
c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
2. Organisasi Garis dan Staf
Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang
tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf
yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu, yang tugasnya memberi nasihat dan
saran dalam bidang kepada pejabat pengelolaan didalam organisasi.
Kebaikannya :
a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil serta apapun
tujuan perusahaan.
b. Terdapatnya pembagian tugas antara pengelolaan dengan pelaksana sebagai
akibat adanya staf ahli.
c. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat dikembangkan
menjadi suatu spesialisasi.
d. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.
e. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak
berkonsultasi, karena pengelolaan masih dalam satu tangan.
f. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.
g. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan
bakat dan kemampuan yang dimiliki.
Kelemahannya :
a. Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling
mengenal.
b. Perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf
dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.
c. Kesatuan komando berkurang.
d. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya
hambatan pelaksanaan tugas.
3. Organisasi Fungsional
Organisasi yang disusun atas dasar fungsi yang harus dilaksanakan.
Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan
dengan jelas.
Kebaikannya :
a. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.
b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dijalankan dan dikembangkan.
c. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
d. Koordinasi berjalan lancar dan tertib.
Kelemahannya :
a. Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja.
b. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
c. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama
sehingga sering timbul konflik.
4. Organisasi Panitia
Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas
selesai maka selesailah organisasi tersebut.
Kebaikannya :
a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang
dalam dan terperinci.
b. Kemungkinan pengelolaan bertindak otoriter sangat kecil.
c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.
Kelemahannya :
a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang
menghambat pelaksanaan tugas.
b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.
c. Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor
kolektivitas lebih dipentingkan.
4.2.3. Pelaksanaan
Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating)
merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan
pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses
manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan
yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.
Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating
merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa
hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan
dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu
juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.
Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan
upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui
berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan
kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal
yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa
seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :
a. Merasa yakin akan mampu mengerjakan
b. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya.
c. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih
penting, atau mendesak.
d. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan.
e. Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.
Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan
dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada
bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat
dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah
ditetapkan semula. Directing atau Commanding merupakan fungsi manajemen
yang dapat berfungsi bukan saja agar pegawai melaksanakan atau tidak
melaksanakan suatu kegiatan, tetapi dapat pula berfungsi mengkoordinasikan
kegiatan berbagai unsur organisasi agar efektif tertuju kepada realisasi tujuan
yang ditetapkan sebelumnya
Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi
a. Mengimplementasikan proses pengelolaan, pembimbingan, dan pemberian
motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien
dalam pencapaian tujuan
b. Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan
c. Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan
Adapun cara yang biasa dikenal adalah sebagai berikut :
a. Pengarahkan dilakukan dengan cara memberikan informasi yang di perlukan
terutama yang berhubungna denga masalah yagn dihadapi karyawan.
Pengarahan semacam ini biasanya dilakukan untuk mengangani karyawan-
karyawan yang barusaja diterima sebagai karyawan baru di perusahaan.
Adapun pengarahan tersebut bisa mencakup tugas yang harus dilakukan, cara-
cara yang digunakan, hubungan antar sesame karyawan, tugas melaksanakan
kegiatan dan seaagainya
b. Pengarahan dengan cara memberikan perintah yang harus dilakukan oleh
bawahan. Perintah tersebut dapat dilakukan dengan cara tertulis ataupun lisan
dimana perintah tersebut perlu untuk dimengerti secara baik oleh atasan. Jadi
atasan harus dapat menyesuaikan kapan atasan memberikan perintah secara
pormal atau tertulis maupun perintah secara lisan dan kapan atasan harus
memberikan perintah yang harus dilakukan seluruh bawahan (umum) maupun
hanya bagian tertentu saja (khusus).
4.2.4. Pengawasan
Pengawasan merupakan apakah semua kegiatan tersebut memberikan
hasil yang efektif dan efisien serta bernilai guna dan berhasil guna.
Ada tiga tipe pengawasan, yaitu :
1. Pengawasan pendahuluan
Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau
tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu
diselesaikan.
2. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan.
Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus
disetujui dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan
bias dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan "double check" yang telah
menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan umpan balik
Ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain:
1. Penetapan standard kegiatan
2. Penentuan pengukuran kegiatan
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
4. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan
penyimpangan-penyimpangan.
5. Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu.
4.2.5. Penilaian
Sistem “penilaian kinerja” yang dipaksa dipakai untuk tugas “manajemen
kinerja” pasti menimbulkan kesulitan untuk bos, karyawan, maupun organisasi.
Dengan menganggap “penilaian kinerja” sebagai salah satu langkah dalam
“manajemen kinerja”, banyak kesulitan bisa diatasi, atau paling tidak dikurangi.
Penilaian dianggap sebagai konfrontasi. Jika tujuan penilaian kinerja
hanyalah merencanakan program kerja yang akan datang, tidak perlu ada
konfrontasi. Menyalahkan karyawan atas pekerjaan masa lalu tidaklah relevan.
Manajer memimpin diskusi dari perspektif “Inilah kenyataan masa lalu.
Bagaimana cara kerja kita tahun depan supaya bisa mencapai sasaran?”
Memfokus pada masa depan membantu mengurangi sikap defensif; karena tidak
perlu ada sikap defensif untuk hal-hal yang belum dilakukan.
Karena manajemen kinerja meliputi usaha mengatasi kekeliruan pada saat
kejadian, maka tidak perlu diadakan diskusi panjang lebar mengenai hal itu ketika
diadakan diskusi penilaian kerja. Kekeliruan telah dicoba diperbaiki pada saat
kejadian; sekarang masalah itu hanyalah merupakan catatan untuk pertimbangan
dalam menyusun program kerja untuk masa depan. Dengan mengurangi atau
mencegah terjadinya kon¬frontasi, semakin terbuka kesempatan kerjasama lebih
baik untuk masa depan.
Manajer harus menilai kemarnpuan tiap karyawan. Idealnya, penilaian
tentang kemampuan karyawan hendaknya tidak dimasukkan dalam penilaian
kinerja. Tetapi ini sulit dilakukan kalau penilaian kinerja ini dipakai juga sebagai
penentu besar-kecilnya gaji. Banyak perusahaan yang progresif mengkaitkan
masalah gaji dengan kinerja karyawan, tetapi sistem ini tidak menuntut penilaian.
Yang diperlukan adalah, apakah kinerja karyawan berhasil mencapai sasaran atau
tidak; dan ini erat kaitannya dengan manajemen kinerja, artinya peran manajer
sebagai pembimbing juga perlu diperhitungkan.
Kalau tujuan penilaian kinerja adalah memberikan masukan untuk
perencanaan masa depan, penilaian lebih mudah dikaitkan dengan kinerja di masa
lampau, bukan untuk menilai kemarnpuan karyawan. Dengan perkataan lain,
fokus perencanaan membantu manajer mengarahkan masukan untuk mengubah
perilaku dan pencapaian, bukan untuk mengeahui kemarnpuan karyawan.
Penilaian kinerja sering dilakukan tanpa sasaran yang jelas. Pada waktu
para manajer memberikan penilaian tanpa memikirkan apa tujuannya, maka
timbul keraguan. Mereka kemudian menyebut saja sebagai alasan-alasannya
“menciptakan pengertian”, “memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik”, atau
bahkan “karena saya harus melakukannya”. Dengan cara manajemen kinerja,
penilaian dilakukan dengan sasaran tunggal yang jelas: meninjau kembali kinerja
di waktu lampau untuk landasan data bagi perencanaan kinerja di waktu yang
akan datang.