BAB III TUNGGAL - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2008-2-00017-ak bab 3.pdf · kantor...
Transcript of BAB III TUNGGAL - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2008-2-00017-ak bab 3.pdf · kantor...
38
BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
III.1 Sejarah dan Kegiatan Usaha PT KIA Mobil Indonesia
III.1.1 Sejarah Perusahaan
PT KIA Mobil Indonesia merupakan suatu perusahaan manufaktur yang
bergerak di bidang usaha otomotif baik dalam jual beli kendaraan bermotor
(mobil), suku cadang, service, reparasi, dan perawatan kendaraan bermotor.
Perusahaan ini didirikan pada tanggal 12 April 1999 berdasarkan Akta Notaris
No 4 dibuat dihadapan notaris Ni Nyoman Rai Sumawati, SH, notaris di
Bekasi. Akte pendirian tersebut telah disahkan oleh Menteri Kehakiman
Republik Indonesia dengan Surat Keputusan Nomor C-12374 HT.01.01 TH
1999 tanggal 5 Juli 1999. PT KIA Mobil Indonesia secara resmi mulai
beroperasi secara komersial di Indonesia sejak 17 April 2000 dan
berkududukan di Gedung Artha Graha lantai 27 Jalan Jenderal Sudirman KAV
52-53 Jakarta Selatan.
Dalam mengembangkan pangsa pasarnya di Indonesia, PT KIA Mobil
Indonesia membuka beberapa cabang, dealer dan bengkel salah satunya cabang
sunter. PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter secara resmi beroperasi pada
tanggal 15 Juni 2000 dan beralamat di Jalan Sunter Garden Blok D 8 No 1,
Jakarta Utara. PT KIA Mobil Indonesia memiliki gudang sebagai pemasok
utama bagi seluruh cabang di Indonesia untuk penyimpanan suku cadang yang
berlokasi di Jalan Agung Timur 9 Blok N1/1R Jakarta Utara.
39
Salah satu pertimbangan mengapa perusahaan memilih lokasi kantor serta
gudang di daerah Sunter karena lokasi yang cukup strategis di kota Jakarta,
adanya pelanggan dan adanya pesaing yang menjual produk yang sejenis
dengan PT KIA Mobil Indonesia.
Adapun Visi PT KIA Mobil Indonesia adalah menjadi perusahaan otomotif
terbesar di Indonesia, sedangkan misinya dapat terlihat dari maksud dan tujuan
PT KIA Mobil Indonesia didirikannya sesuai dengan akta pendiriannya, antara
lain :
1. Berusaha dalam bidang jual beli kendaraan bermotor (showroom mobil).
2. Bertindak sebagai supplier, pemasok dan grosir dari kendaraan bermotor
berikut dengan suku cadangnya.
3. Berusaha dalam bidang ekspor, impor kendaraan bermotor berikut dengan
suku cadangnya.
4. Berusaha dalam bidang industri kendaraan bermotor berikut suku
cadangnya.
5. Berusaha dalam bidang jasa perbengkelan kendaraan bermotor antara lain
meliputi service, reparasi, dan perawatan.
PT KIA Mobil Indonesia sampai saat ini telah memiliki cabang sebanyak
13 kantor cabang, 33 dealer serta 39 bengkel resmi. Jumlah karyawan PT KIA
Mobil Indonesia sampai saat ini berjumlah 757 orang dan akan terus berusaha
eksis di bidang otomotif, sedangkan jumlah karyawan di PT KIA Mobil
Indonesia Cabang Sunter sebanyak 50 orang.
PT KIA Mobil Indonesia telah menjalin hubungan baik dengan PT KIA
Indonesia Motor sebagai pemasok utama (supplier) yang menyediakan suku
40
cadang utama dan suku cadang penolong bagi PT KIA Mobil Indonesia
termasuk cabang Sunter. Suku cadang tersebut ada yang berasal dari Korea
Selatan dan ada juga yang berasal dari pemasok dalam negeri yang sudah
ditentukan oleh pihak perusahaan seperti PT NGK Busi Indonesia, PT Dharma
Samudra Utama dan lain- lain.
Dalam situasi dunia usaha yang kompleks dan persaingan dengan
kompetitor, menuntut agar perusahaan harus pandai mencari celah dan peluang
pasar yang baru. Untuk itu, manajemen PT KIA Mobil Indonesia Cabang
Sunter menggunakan berbagai cara untuk dapat memenangkan persaingan
dengan para kompetitor. Adapun cara-cara yang sudah ditempuh adalah :
1. Inovasi Program Paket.
a. Garansi satu bulan untuk perbaikan mobil dan jaminan keaslian suku
cadang yg dipakai.
b. Pemberian fasilitas cuci mobil gratis setalah melakukan service dan
perawatan mobil sebanyak 10 kali.
c. Servis Clinic, yaitu program servis gratis oleh mekanik dari Korea
untuk tune up dan servis kecil (program diadakan setahun 2 kali).
d Pemberian fasilitas VIP kepada pemilik mobil yang datang sendiri dan
kupon snack dan drinks bagi customer bengkel.
2. Direct Marketing
a. Pendekatan langsung kepada berbagai pihak lembaga pemerintahan,
Kepolisian dan TNI angkatan darat, mengadakan pameran mobil di
Mall untuk melakukan penjualan mobil.
41
b. Pendekatan dengan pihak asuransi untuk menjadikan PT KIA Mobil
Indonesia sebagai bengkel rekanan
III.1.2 Kegiatan Usaha PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter
Jenis kegiatan usaha PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter seperti jual
beli kendaraan bermotor (mobil), menyediakan jasa perbengkelan kendaraan
bermotor seperti service, reparasi dan perawatan serta pengadaan suku cadang
kendaraan bermotor (mobil). Produk kendaraan yang dijual di showroom
kantor cabang Sunter, antara lain Picanto, Carens, Travello, Sportindo.
III.2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Perusahaan
III.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Setiap perusahaan pada dasarnya menginginkan agar tujuan perusahaan
dapat tercapai, maka untuk mewujudkan itu diperlukan struktur organisasi
perusahaan karena struktur organisasi merupakan salah satu hambatan yang
memperlihatkan aspek-aspek penting dari perusahaan yang mencakup
wewenang dan tanggung jawab masing-masing fungsi perusahaan.
Selain perusahaan harus memiliki struktur organisasi dan uraian tugas yang
secara jelas mengenai batasan wewenang dan tanggung jawab setiap karyawan,
masih dibutuhkan pula kemampuan pimpinan tertinggi perusahaan dalam
mengarahkan dan mengendalikan sumber daya manusia yang dimiliki
organisasi dengan sebaik mungkin guna mengembangkan rencana organisasi
agar dapat bertahan dan terus berkembang.
42
Adanya struktur organisasi yang baik memungkinkan penetapan serta
pemisahan wewenang dan tanggung jawab setiap individu dalam seluruh
jenjang organisasi sehingga tugas-tugasnya dapat dilaksanakan secara efektif,
terarah serta penuh tanggung jawab. Hal ini tentu juga akan menimbulkan
suasana kerja yang mendukung, nyaman dan terjalinnya kerjasama yang baik
antara setiap karyawan perusahaan.
Struktur organisasi pada setiap perusahaan berbeda satu sama lainnya sebab
tergantung pada jenis usaha perusahaan, luas usaha, besarnya tujuan yang ingin
dicapai dan masalah yang dihadapi perusahaan tersebut sehingga demikian
struktur organisasi harus sesuai dengan kondisi dan situasi yang sedang
dihadapi perusahaan yang bersangkutan. Adapun struktur organisasi PT KIA
Mobil Indonesia Cabang Sunter dapat digambarkan sebagai berikut:
43
Struktur Organisasi PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter
Gambar 3.1 Bagan struktur Organisasi PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter
Sumber : PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter (2008)
Sales Supervisor
Sales Executive
Sales Counter
Administration Head
Acct/Fin Officer
Cashier
OB/Messenger/Driver
PDI
Kepala Bengkel
Parts Coordinator/ Partsman
Toolman/ Body Repair/ Washer
Service Advisor
Kepala Regu
Mekanik
Branch Manager
Purchasing
Karwil / General Manager
44
III.2.2. Uraian Tugas Perusahaan
Untuk mencapai tujuan perusahaan diperlukan adanya hubungan yang baik
antara karyawan dan pimpinan, sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan
seefisien, seefektif dan sekonomis mungkin. Dengan semakin berkembangnya
perusahaan tersebut maka diperlukan adanya pendelegasian wewenang dan
tanggung jawab yang jelas dalam semua tingkatan dalam struktur organisasi,
sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Manusia merupakan unsur yang terpenting dalam suatu sitem organisasi
karena sebagai pelaksana memiliki karakteristik tingkat pendidikan dan
keahlian yang berbeda satu dengan lainnya. Untuk itu, diperlukan pembagian
tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan bidang
keahliannya masing-masing.
Dari struktur organisasi yang ada pada PT KIA Mobil Indonesia Cabang
Sunter, akan diuraikan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan
dalam organisasi.
1. General Manager
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Memberikan bimbingan dan pengarahan kepada para manajer untuk
mencapai tujuan perusahaan.
- Mengatur rencana kerja para manajer sesuai dengan kebijakan
perusahaan.
- Memberikan laporan pertanggungjawaban atas hasil kerja para manajer
kepada direktur.
45
- Mengangkat, meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para
manajer.
2. Branch Manager
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan-kegiatan perusahaan
yang telah direncanakan.
- Memeriksa, menganalisa, mengevaluasi serta menginterprestasikan
laporan-laporan berkala dari para bawahannya.
- Membuat dan mengesahkan kebijakan-kebijakan perusahaan terutama
yang berhubungan dengan kegiatan pembelian, pengelolaan persediaan
dan penjualan cabang.
- Mengambil keputusan untuk pemecahan masalah yang dihadapi oleh
sales supervisor, administration head dan kepala bengkel.
- Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh administartion head
cabang.
3. Sales Supervisor
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Menginformasikan kepada sales executive dan sales counter mengenai
rencana promosi, rencana peluncuran produk baru serta bila ada
kenaikan harga serta produk.
- Memantau serta menganalisa hasil dari kegiatan penjualan yang
dilaksanakan oleh sales executive dan sales counter.
- Memantau/menginformasikan keadaan pasar ke sales executive.
46
- Memberikan training kepada sales executive dan sales counter secara
periodik.
4. Sales Executive
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Melakukan penjualan langsung kepada customer seperti lembaga
pemerintahan untuk mencapai target penjualan.
- Mengikuti promosi dan pameran yang diselenggrakan.
- Mengikuti program pelatihan yang diselenggarakan perusahaan.
- Mencari pelanggan baru untuk memperluas pangsa penjualan produk.
5. Sales Counter
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Melakukan penjualan di dalam kantor cabang untuk mencapai target
penjualan.
- Mengikuti program pelatihan yang diselenggarakan oleh perusahaan.
6. Administration Head
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Bertugas membuat laporan bulanan kepada Branch manager akan
kinerja keuangan perusahaan.
- Menyusun anggaran tahunan perusahaan.
- Mengawasi pelaksanaan administrasi dan penerimaan dan pengeluaran
uang untuk keperluan perusahaan.
- Melaksanakan pengawasan terhadap pencatatan transaksi harian
perusahaan sesuai dengan sistem akuntansi yang diterapkan oleh
perusahaan.
47
- Memeriksa, menganalisa, mengevaluasi serta menginterprestasikan
laporan-laporan berkala dari para bawahannya.
7. Pembelian ( Purchasing )
Tugas dan tanggung jawab adalah:
- Membuat order pembelian barang berdasarkan permintaan pembelian
barang yang akan diterima dari bagian kepala bengkel.
- Mengusahkan agar pembelian selalu tepat waktu.
- Membuat pesanan kembali untuk penerimaan barang-barang yang
kurang jumlahnya dari pesanan.
- Melakukan retur pembelian apabila suku cadang yang diterima tidak
sesuai dengan pesanan.
- Melakukan pembelian inventaris kantor dan spareparts mobil.
8. Accounting/Finance Officer
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Melakukan pencatatan atas semua transaksi yang terjadi di dalam
perusahaan.
- Menyiapkan laporan keuangan yang wajar dan tepat waktu.
- Mengatur pemasukan dan pengeluaran uang sesuai dengan prioritas
sehingga berjalan lancar dan tepat penggunaannya.
- Memimpin kegiatan pengelolaan dana perusahaan secara keseluruhan
dengan merencanakan, menganalisa dan mengawasi arus kas
perusahaan.
- Memeriksa bukti pengeluaran/ pemasukan kas.
48
9. Cashier
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Menerima pembayaran uang tunai maupun kartu kredit dari customer
- Menerima uang muka dari customer.
- Membuat kwitansi penerimaan uang.
- Membuat laporan penerimaan kas harian.
- Mengeluarkan kas operasional perusahaan.
- Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan.
- Bertanggung jawab terhadap kas kecil perusahaan beserta
pengeluarannya.
10. OB/ Messenger/ Driver
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Mengantarkan surat-surat yang berhubungan dengan kegiatan
operasional perusahaan.
- Membersihkan showroom mobil di kantor pusat dan cabang.
- Mengantarkan dan mengambil persediaan suku cadang yang bersifat
reguler maupun mendesak.
11. Pee Delivery Inspeksi (PDI)
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Melakukan pemeriksaan fisik terakhir terhadap mobil yang akan
dikirim kepada customer (mobil yang sudah pasti terjual).
12. Kepala Bengkel
Tugas dan tanggung jawab adalah:
- Membuat laporan harian atas kegiatan operasional harian.
49
- Mengotorisasi form permintaan pembelian sparepart atau barang yang
dibutuhkan untuk kegiatan operasional.
- Mengadakan pembinaan dan pelatihan kepada bagian yang ada
dibawahinya.
13. Parts Coordinator/ Partsman
Tugas dan tanggung jawab adalah:
- Melakukan analisis permintaan barang yang akan menjadi dasar
pemesanan barang kepada parts center.
- Membuat permintaan pembelian suku cadang.
- Memeriksa kuantitas dan kualitas suku cadang yang baru diterima dari
supplier.
- Mengawasi dan mengatur semua barang-barang yang ada di dalam
gudang sesuai dengan jenisnya.
- Membuat laporan persediaan barang setiap akhir bulan.
- Memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penerimaan,
pencatatan persediaan dengan cara stock opname dan pengeluaran
barang.
14 Toolman/ Body Repair/ Washer.
Tugas dan tanggung jawab adalah:
- Menyelesaikan pekerjaan pengecatan maupun pengetokan body mobil
sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh kepala bengkel.
- Membuat daftar laporan untuk barang-barang yang dibutuhkan dalam
proses pengecatan.
- Menyediakan alat-alat yang dibutuhkan oleh mekanik dalam melakukan
50
perbaikan mobil.
- Melaksanakan kegiatan pencucian mobil sesuai dengan standar yang
telah ditetapkan perusahaan.
15. Service Advisor
Tugas dan tanggung jawab adalah:
- Melayani customer dengan ramah baik pada waktu service mobil.
- Menerima kritik dan saran dari customer.
- Melakukan pemeriksaan fisik awal secara garis kasar terhadap
kerusakan mesin mobil .
16. Kepala Regu
Tugas dan tanggung jawab adalah:
- Menerima laporan harian dari mekanik
- Membantu mekanik jika dalam kesulitan memperbaiki kendaraan.
17. Mekanik
Tugas dan tanggung jawab adalah:
- Menerima kendaraan yang masuk dan menemukan solusi perbaikannya.
- Mengecek pekerjaan perbaikan yang telah selesai, apakah perbaikan itu
telah dilakukan dengan akurat dan baik.
- Melakukan pengetesan kendaraan yang telah selesai diperbaiki apakah
perbaikan itu telah mencapai tujuannya.
III.3. Sistem dan Prosedur Pembelian PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter.
III.3.1 Sistem Pengelolaan Pembelian.
Pembelian suku cadang yang dilakukan oleh PT KIA Mobil Indonesia
Cabang Sunter menggunakan metode order cycle system, yaitu cara pemesanan
51
persediaan dengan waktu pemesanaan yang tetap. Pemesanaan suku cadang di
PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter dilakukan seminggu sekali untuk
persediaan suku cadang yang bersifat regular, sedangkan untuk persediaan
suku cadang yang bersifat emergency tidak dilakukan dengan metode order
cycle tetapi secara mendadak. Jumlah pembelian suku cadang yang dilakukan
oleh PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter didasarkan atas data-data bulan
lalu, kemudian parts coordinator akan menganalisa permintaan pelanggan
untuk menentukkan kuantintas pembelian dan berpedoman pada data
persediaan.
Bagian pembelian dalam melakukan pembelian suku cadang yang regular
regular ke parts center, pembeliannya dilakukan secara kredit selama tiga
puluh hari sedangkan untuk pembelian suku cadang yang emergency order,
pembeliannya dilakukan secara tunai ke parts center.
Kebijakan pembelian PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter antara lain:
pembelian suku cadang seluruh cabang dipusatkan di parts center yaitu PT
KIA Motors Indonesia, jika terjadi emergency order maka bagian pembelian
berhak untuk melakukan pembelian barang tidak ke bagian parts center. Hal
ini dalam konteks jika bagian parts center tidak tersedia suku cadang yang
diminta, dan jangka waktu pengiriman barang untuk regular order selama tiga
sampai sebelas hari sedangkan untuk emergeny order diterima pada waktu
bersamaan setelah dilakukan pemesanan atau satu hari sesudah pemesanan.
52
III.3.2 Prosedur Operasional pembelian suku cadang PT KIA Mobil Indonesia
Cabang Sunter.
A. Prosedur Permintaan pembelian suku cadang
Langkah - langkah pembelian suku cadang yang dilakukan oleh PT KIA
Mobil Indonesia Cabang Sunter dalam melakukan permintaan pembelian suku
cadang sebagai berikut:
1. Seminggu sekali tepatnya tiap hari senin dan berdasarkan kartu stock,
bagian sparepart melakukan pemesanan barang ke bagian pembelian
dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (SPP) dan SPP ini akan
diotorisasi terlebih dahulu oleh parts coordinator.
2. Setelah itu, SPP diberikan ke kepala bengkel untuk diperiksa dan
diotorisasi.
3. Setelah dari kepala bengkel, SPP tersebut dikirim kembali ke adminstration
head dan terakhir diberikan ke bagian pembelian. Jadi, SPP ini mempunyai
empat rangkap yang terdiri dari lembar pertama untuk pembelian, lembar
kedua untuk kepala bengkel, lembar ketiga untuk bagian administration
head, dan lembar keempat untuk parts coordinator (sparepart) sebagai
arsip
B. Prosedur Pembelian Suku Cadang
Langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan pembelian suku cadang
oleh PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter, sebagai berikut:
1. Bagian pembelian setelah menerima pemesanan pembelian dari bagian
sparepart, maka bagian pembelian menerbitkan Surat Order Pembelian
53
(SOP). SOP tersebut terdiri dari kode pelanggan, nomor pesanan, tipe
order, tanggal pesanan, kode suku cadang, nama suku cadang, kuantintas,
harga, nomor fin untuk yang emergency order. SOP ini mempunyai empat
rangkap yang didistribusikan kepada lembar pertama untuk bagian parts
center, lembar kedua untuk bagian accounting dan lembar ketiga untuk
bagian pembelian sebagai arsip dan lembar keempat untuk bagian
spareparts.
2. Bagian pembelian tidak melakukan negoisasi harga dengan pihak pemasok
karena sudah ada standar harga dari bagian parts center.
C Prosedur Penerimaan Barang
Langkah-langkah yang dilakukan PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter
dalam melakukan aktivitas penerimaan barang sebagai berikut:
1. Parts center menyerahkan suku cadang yang dipesan berikut dengan surat
jalan yang dikirim oleh kurir dan diterima oleh bagian spareparts,
sedangkan invoice diberikan ke bagian accounting.
2. Parts Coordinator dan partsman mencocokkan suku cadang yang diterima
dengan Surat Jalan yang dikeluarkan oleh bagian parts center dan juga
mencocokkannya dengan Purchase order. Selain itu, bagian sparepart
juga melakukan pemeriksaan terhadap jenis, spesifikasi, kualitas dan
kuantintas suku cadang yang diterima. Apabila ditemukan barang yang
rusak pada waktu penerimaan, maka dibuat laporan temuan rusak dan
berdasarkan laporan tersebut bagian sparepart memberitahukan ke bagian
pembelian untuk melakukan retur ke parts center. Hal ini akan dijelaskan
54
pada bagian retur pembelian. Pada waktu penerimaan suku cadang, kepala
bengkel juga ikut terlibat.
3. Surat jalan ini mempunyai empat rangkap antara lain lembar pertama untuk
bagian pembelian, lembar kedua untuk bagian sparepart, lembar ketiga
diberikan untuk kurir dan lembar keempat diarsipkan oleh parts center.
4. Setelah itu, bagian sparepart juga membuat Surat Penerimaan Gudang
(SPG) jika suku cadang yang diterima sesuai dengan pesanan. SPG ini
mempunyai lima rangkap yang terdiri dari lembar pertama diberikan ke
kepala bengkel, lembar kedua diberikan ke pembelian, lembar ketiga
diberikan ke parts center, lembar keempat diberikan ke bagian accounting
dan lembar kelima disimpan oleh bagian sparepart sebagai arsip. Di dalam
SPG ini terdiri dari nomor nota, nama penjual suku cadang, alamat jual, no,
kode suku cadang, nama suku cadang, jumlah suku cadang, bagian yang
mengotorisasi.
D. Prosedur Pencatatan
Langkah-langkah yang dilakukan fungsi pencatatan PT KIA Mobil
Indonesia Cabang Sunter sebagai berikut bagian accounting mencocokkan
invoice dari supplier dengan SPG dan SOP. Jika telah sesuai, bagian
accounting mencatat transaksi pembelian tersebut ke dalam jurnal pembelian
dan kartu hutang sedangkan harga pokok dicatat di dalam kartu persediaan dan
diarsipkan.
E Prosedur Retur Pembelian
Retur barang terjadi apabila barang yang dikirim oleh supplier tidak sesuai
55
dengan yang dipesan oleh perusahaan baik dalam jumlah, kualitas, maupun
terdapat barang yang rusak.
Apabila hal ini terjadi, maka langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh
PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter dalam retur pembelian sebagai
berikut:
1. Setelah melakukan pemeriksaan fisik dan kuantintas spareparts dan
menerima laporan temuan suku cadang rusak dari mekanik seperti rem
koppling yang tidak kencang, maka partsman membuat form retur.
2. Form retur ini mempunyai tiga rangkap. lembar pertama diberikan ke
kepala bengkel untuk diotorisasi, lembar kedua untuk bagian pembelian,
lembar ketiga untuk parts center serta lembar terakhir sebagai arsip oleh
bagian spareparts.
3. Setelah bagian pembelian mendapatkan form retur dari bagian spareparts,
maka bagian pembelian membuat memo debit yang berfungsi untuk
mengirimkan kembali suku cadang yang sudah dibeli oleh bagian
spareparts dan untuk mencatat berkurangnya hutang. Memo debit ini
mempunyai tiga rangkap. Lembar pertama untuk accounting, lembar kedua
untuk parts center, lembar ketiga untuk bagian pembelian sebagai arsip.
Dan bagian pembelian juga nmengeluarkan surat jalan untuk retur
pembelian yang terdiri dua rangkap. Lembar pertama untuk kurir dan
lembar kedua untuk pembelian sebagai arsip. Memo debit, surat jalan dan
suku cadang yang rusak dikirim secara bersamaan ke parts center melalui
kurir.
56
III.4. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Persediaan Suku Cadang PT KIA Mobil
Indonesia Cabang Sunter
III.4.1 Sistem Pengelolaan Persediaan Suku Cadang
Persediaan merupakan salah satu asset perusahaan yang penting karena
tanpa adanya persediaan yang cukup, perusahaan akan dihadapkan pada resiko
bahwa perusahaan tidak akan dapat memenuhi permintaan pelanggan dan tidak
akan mendapatkan keuntungan.
Persediaan suku cadang di PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter
dikelompokkan menurut jenisnya dan disimpan ditempat yang berbeda. Jenis
persediaan pada perusahaan tersebut adalah :
a. Persediaan komponen suku cadang utama
Komponen suku cadang utama adalah seluruh mesin mobil impor yang
berbentuk komponen kendaraan bermotor seperti Block mesin, Cylinder
Head, transmission unit , ECU /electronic control unit (komputer mesin) ,
injection Pump. Persediaan suku cadang yang reguler stock seperti filter
assy untuk saringan oli, fuel filter untuk saringan bensin, air cleaner,dan
sebagianya
b. Persediaan bahan penolong/ bahan pembantu.
Komponen bahan penolong seperti oli, accu, dan lain-lain.
Kebijakan persediaan suku cadang PT KIA Mobil Indoensia Cabang Sunter
antara lain stock opname dilakukan setiap setahun sekali, kegiatan stock
opname dilakukan oleh pihak accounting secara mendadak, setiap penerimaan
dan pengeluaran persediaan suku cadang dilakukan secara otorisasi oleh
pejabat yang berwenang, petugas gudang dan hanya orang–orang tertentu yang
57
diperkenakan masuk ke gudang setelah mendapatkan izin dari parts
coordinator,suku cadang yang rusak paling lambat dikembalikan ke parts
center tiga bulan sejak ditemukan suku cadang yang rusak khusus regular
stock sedangkan emergency stock pada keesokan harinya, semua suku cadang
di PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter telah diasuransikan. Nama
ausransinya adalah Artha Graha Isurance.
Metode pencatatan dan penilaian persediaan yang diterapkan oleh PT KIA
Mobil Indonesia Cabang Sunter adalah metode prepetual dan metode moving
averange. Adapun proses pengelolaan persediaan PT KIA Mobil Indonesia
Cabang Sunter seperti proses penyimpanan dan tata letak persediaan pada PT
KIA Mobil Indonesia cabang Sunter adalah sebagai berikut:
a. Penyimpanan dilakukan setelah suku cadang diperiksa dan dicocokkan
dahulu dengan dokumen terkait oleh bagian sparepart.
b. Penyimpanan suku cadang diatur berdasarkan group barang
c. Pemeriksaan fisik atas barang atau persediaan dilakukan secara acak dan
dilakukan dalam periode tertentu setiap tahunnya.
d Suku cadang yang baru dibeli dan suku cadang yang lama dibedakan
tempat menyimpannya.
e Letak gudang penyimpanan rawan akan pencurian karena terletak di dekat
gerbang pintu masuk PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter.
PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter memiliki jumlah persediaan dan
harga pokok penjualan pada laporan keuangan tahun 2004 - 2005 serta 2005 -
2006 sebagai berikut jumlah persediaan tahun 2004 sebesar Rp
77.591.893.310, tahun 2005 sebesar Rp 83.259.885.239 dan tahun 2006
58
sebesar Rp 70.175.487.430. Jumlah harga pokok penjualan tahun 2005 sebesar
Rp 586.990.061.463 dan tahun 2006 sebesar Rp 284.802.283.696.
III.4.2. Prosedur Pengeluaran Persediaan Suku Cadang
Prosedur pengeluaran suku cadang yang dilakukan oleh PT KIA Mobil
Indonesia Cabang Sunter sebagai berikut:
1. Customer datang ke bagian Service Advisor (SA) untuk memberitahukan
ada kerusakan mobil. Setelah itu, bagian service advisior memeriksa
kerusakan mobil tersebut secara fisik dan pemeriksaan itu dilakukan secara
garis kasar saja. Estimasi yang dilakukan oleh bagian service advisior
tersebut meliputi suku cadang apa saja yang perlu diganti, rincian harga
suku cadang dan kapan waktu mekanik selesai dapat memperbaiki mobil
tersebut. Semua itu dicatat di dalam SPK.
2. Bagian service advisor akan mengeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK) dan
SPK tersebut akan diberikan ke bagian kepala regu. SPK ini mempunyai
tiga rangkap dimana lembar pertama untuk bagian kepala regu, lembar
kedua untuk customer dan lembar ketiga untuk bagian service sebagai
arsip.
3. Setelah itu, mobil tersebut dibawa oleh mekanik ke bengkel berdasarkan
SPK yang diberikan oleh kepala regu dan apabila ditemukan kerusakan
yang parah dan perlu mengganti suku cadang, maka mekanik akan meminta
suku cadang ke bagian spareparts untuk melakukan pengeluaran barang
dan terlebih dahulu mekanik akan memberitahukan kepada kepala regu
tentang suku cadang yang perlu diganti. Mekanik akan membawa nota
59
pengambilan suku cadang sementara dalam pengambilan suku cadang ke
gudang. Setelah itu, kepala regu memberitahukan kembali ke bagian
service advisior kemudian memberitahukan kembali ke customer tentang
adanya penambahan suku cadang yang perlu diganti.
4. Mekanik dalam melakukan perbaikan mobil juga memerlukan peminjaman
barang berupa kunci-kunci untuk mengangkat blok mesin atau suku cadang
ke bagian tools.
III.5. Hasil Wawancara atau Kuesioner
Untuk menilai berbagai atau tidaknya pengendalian intern yang berjalan di
perusahaan ini, maka dibuatlah pertanyaan-pertanyaan yang dibuat secara
sistematis serta terperinci dalam bentuk kuesioner pengendalian internal
(Internal Control Questionairs) yang ditanyakan kepada pihak yang terkait
dalam perusahaan untuk diterima jawaban dan keterangannya, dimana
pertanyaan tersebut disusun sedemikian rupa sehingga jawaban yang
diterimannya dapat memberikan keterangan bagi penulis dalam melakukan
pemeriksaan operasional perusahaan. Jawaban “Y” memberi arti bahwa fungsi
telah berjalan dengan baik dan jika jawaban “T” berarti sebaliknya dimana
fungsi tersebut tidak berjalan dengan semestinya.
Kesimpulan dapat diambil dari hasil jawaban tersebut yaitu dengan melihat
berapa banyak jawaban ya atau tidak, dari kesimpulan yang ditarik berdasarkan
fakta maka dapat ditetapkan tindakan selanjutnya yang harus dilakukan untuk
memperbaiki sistem pengendalian manajemen perusahaan pada fungsi-fungsi
tersebut untuk menghindari terjadinya penyimpangan yang dapat menganggu
60
kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Kuesioner yang digunakan oleh
pemeriksa bertujuan untuk memudahkan dalam mengevaluasi sistem
pengendalian manajemen operasional perusahaan yang diperiksa. Daftar
pertanyaan yang dibuat harus berkaitan dengan fungsi yang diperiksa dan
sesuai dengan permasalahan yang dihadapi. Adapun pertanyaan yang diajukan
untuk menilai pengendalian intern atas fungsi Pembelian dan Pengelolaan
Persediaan Suku Cadang pada PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter.
Kuesioner terdapat di lampiran.