29

BAB III

HASIL ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Sekolah

Berdsarkan dari tinjauan sekolah, penulis menguraikan ke dalam 2 kriteria,

yaitu :

1. Sejarah Sekolah, dan

2. Struktur Organisai.

3.1.1. Sejarah Sekolah

SMKN 1 BANYUSARI berdiri sejak tanggl 07 juli 2011. SMKN 1

BANYUSARI merupakan bentuk lembaga pendidikan sekolah kejuruan, yang

pada awal nya membuka 2 program jurusan, yaitu :

1. Busana Butik, dan

2. Akutansi.

Staff pengajar di SMKN 1 BANYUSARI ini status nya masih Honorer,

dan pada waktu itu SMKN 1 BANYUSARI belum mempunyai bangunan

sendiri, karena nya untuk sementara waktu menginduk pada SMKN 1

JATISARI yang beralamat di Jl. Raya Jatisari, Kec. Jatisari, Kab. Karawang,

Jawa Barat 41375.

Setelah kurang lebih 7 tahun menginduk pada SMKN 1 JATISARI tercatat

pada tanggal 16 januari 2018 SMKN 1 BANYUSARI sudah meresmikan

bangunan nya sendiri yang beralamat di Jl.Raya Cilamaya, Ds.Gempol,

Kec.Banyusari, Kab.Karawang. Dan sebagai lembaga pendidikan sekolah

30

kejuruan yang sudah meresmikan bangunan nya SMKN 1 BANYUSARI yang

awal nya membuka 2 program jurusan kini berubah menjadi 3 program

jurusan, yaitu :

1. Akutansi.

2. Rekayasa Perangkat Lunak (RPL).

3. Teknik Bisnis Sepeda Motor (TBSM).

3.1.2. Struktur Organisasi

Sumber: Sekolah SMKN 1 BANYUSARI

Gambar III.1.

Struktur Organisasi

31

Tugas dari masing-masing bagian sebagai berikut :

1. Tugas Kepala Sekolah

A. Merancanakan RIPS,Program Kerja Sekolah dan APBS.

B. Memelihara serta mengembangkan organisasi dan manajemen sekolah.

C. Merencenakan dan membina profesi, karier guru dan staff.

D. Memonitor dan mengevaluasi kegiatan program sekolah.

E. Membina penyelenggaraan administrasi sekolah di bidang keuangan,

ketenagaan, kesiswaan, perlengkapan dan kurikulum.

F. Membuat penilaian guru dan staff.

G. Membina dan mengawasi pengelolaan penyesuaian dan pelaksanaan

kurikulum.

H. Membina dan mengawasi sistem pelaksanaan prakerin.

I. Melaksanakan KBM selama 6 jam pelajaran dan melaksanakan bimbingan

kejujuran.

J. Membuat laporan berkala dan insidental.

2. Tugas Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana

A. Menyusun program kerja pemanfaatan, pemiliharaan dan perawatan sarana

dan prasarana (bulanan, semester dan tahunan).

B. Mengkoordinasikan penyusunan kebutuhan sarana prasarana.

C. Mengkoordinasikan pelaksaan inventarisai sarana dan prasarana.

D. Mengkoordinasikan pelaksaan pengadaan bahan praktek serta perlengkapan

sekolah.

E. Mengkoordinasikan pelaksaan pemeliharaan, perbaikan, pengembangan dan

penghapusan sarana.

32

F. Mengkoordinasikan pengawasan penggunaan sarana dan prasarana.

G. Mengkoordinasi evaluasi penggunaan sarana dan prasarana.

H. Mengajar 12 jam pelajaran.

I. Mengkoordinasikan seluruh tugas dan fungsi Wa.Ka.Bid sarana bersama staff

bidang sarana.

J. Membuat laporan berkala dan insidental.

3. Tugas Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan.

A. Menyusun program kerja pembinaan siswa (Bulanan, Cawu/semester, dan

tahunan) dan mengkoordinasi pelaksanaannya.

B. Mengkoordinasikan pelaksanaan pemilih exkul (Extra Kurikuler) seperti

pengurus OSIS, Pramuka, Paskibra, PMR, DKM, Bela Diri, Olahraga dan

Kesenian.

C. Menyusun program kerja 7K dan mengkoordinasi pelaksanaan.

D. Membimbing dan mengaawasi kegiatan OSIS dan Extra Kurikuler lainnya.

E. Membina kepengurusan OSIS dan Extra kurikuler.

F. Mengkoordinasi pelaksanaan pemilihan calon siswa teladan, penerimaan

beasiswa, dan paskibra.

G. Mengkoordinasi dan mengevaluasi pelaksanaan pembinaan kesiswaan.

H. Mengajar sebanyak 12 jam pelajaran.

I. Mengkoordinasi jadwal kegiatan dan petugas upacara sekolah.

J. Mengkoordinasi jadwal kegiatan dan petugas olahraga sekolah.

K. Mengkoordinasi jadwal kegiatan dan petugas ceramah mingguan.

L. Mengkoordinasikan kegiatan pembiasaan atau pembinaan karakter.

33

M. Mengkoordinasikan kegiatan Pembiasaan / Pembinaan karakter bersama wali

kelas.

N. Mengkoordinasikan seluruh tugas dan fungsi wa.ka.sek kesiswaan bersama

Staf bidang kesiswaan.

O. Membuat laporan berkala dan insidental.

4. Wakil Kepala Sekolah Hubungan Industri (HUBIN).

A. Merencanakan Program Kerja Hubungan Industri setiap program keahlian.

B. Mengkoordinasi pembuatan peta dunia kerja/industri yang relevan di

kota/kabupaten/wilayah.

C. Mempromosikan sekolah dan mengkoordinasi penelusuran tamatan.

D. Merencanakan hubungan kerja dan pembinaannya dengan dunia kerja dan

kepala program studi yang relevan.

E. Merencanakan program prakerin serta koordinasi pelaksanaannya.

F. Mengkoordinasi guru tamu dari dunia kerja untuk mengajar.

G. Penelusuran tamatan bekerjasama dengan BP/BK, BKK.

H. Membuat peta industri bekerjasama dengan BP/BK, BKK dan Kabid/Kaprog.

Keahlian.

I. Mengkoordinasi program magang bagi guru di dunia kerja.

J. Mengadakan kerjasama dengan dunia industri dan dunia usaha.

K. Mengkoordinasi tamatan untuk mendapatkan pekerjaan sesuai program

keahlian masing-masing.

L. Mengajar 12 jam pelajaran.

M. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan hubin bersama staf bidang pembantu

hubin.

34

N. Membuat laporan berkala dan insidental.

5. Tugas Wakil Kepala Sekolah Kurikulum.

A. Mengembangkan kurikulum.

B. Menyusun program pengajaran (mingguan, bulanan, semesteran).

C. Mengkoordinasi pelaksanaan program pengajaran.

D. Membuat jadwal pelajaran.

E. Membuat jadwal mengajar.

F. Membuat susunan wali kelas.

G. Memasyarakatkan dan mengembangkan Kurikulum.

H. Menganalisis ketercapaian target kurikulum.

I. Mengkoordinasi pengembangan kurikulum.

J. Mengajar 12 jam pelajaran.

K. Membuat laporan berkala dan insidental.

6. Tata Usaha

A. Kasubag Tata Usaha

Tugas:

1) Menyusun program kerja tata usaha sekolah.

2) Mengawasi kegiatan tata usaha sekolah.

3) Mengurus kebutuhan fasilitas tata usahasekolah.

4) Mengatur pengurusan kepegawaian.

5) Membina dan mengembangkan karier tenaga tatausaha sekolah.

6) Menyiapkan dan menyajikan data statistic sekolah.

7) Mengatur pelaksanaan kesekretariatan dan kerumah tanggaan.

8) Membantu administrasi hasil proses kegiatan belajar mengajar.

35

9) Membantu kepsek untuk mengembangkan sistem informasi sekolah.

10) Mengawasi administrasi kesiswaan dan bea siswa.

11) Membantu kepala sekolah dalam penyusunan RAPBS.

12) Menyusun laporan.

B. Urusan Kepegawaian

Tugas:

1) Membuat program perencanaan kepegawaian.

2) Memproses pengangkatan,mutasi,promosi,gaji berkala, tunjangan

pernikahan atau penceraian dan kelahiran serta pemberhentian dan pensiun

pegawai.

3) Menyiapkan format-format kepegawaian.

4) Mengusulkan program kesejahteraan pegawai.

5) Memproses angka kredit poin.

6) Mengelola buku induk kepegawaian,DUK,KARIN.

7) Mengadministrasikan kehadiran guru dan pegawai.

8) Menyusun laporan.

C. Bendahara Rutin

Tugas:

1) Menyusun anggaran belanja (RAB) sekolah,gaji guru dan pegawai,biaya

listrik/telepon,biaya peralatan.

2) Memproses permintaan uang yang harus dipertanggungjawabkan

(UYHD).

36

3) Membantu Kepala Sekolah dalam mengelola keuangan sekolah,

menerima,mengukuhkan, menyimpan,mengeluarkan dan mempertanggung

jawabkannya.

4) Mengurus keuangan bea siswa, dan belanja ATK.

5) Mengurus dan membuat laporan keuangan (gaji, insentif, honor).

6) Menyusun laporan keuangan.

7) Melaporkan pertanggungjawaban penerimaan dan penggunaan anggaran.

8) Membuka rekening di bank.

9) Mengkoordinasi keuangan sekolah

D. Pembuat Daftar Gaji

Tugas:

1) Membuat daftar gaji.

2) Membuat KP-4.

3) Membuat Daftar Lembur Pegawai.

4) Membuat daftar kelebihan jam mengajar guru.

5) Membantu Bendahara Rutin dalam mengurus gaji.

E. Bendahara Komite

Tugas:

1) Menerima pembayaran DSP.

2) Penulisan buku harian DSP.

3) Memasukan data siswa yang sudah membayar dalamBukurekap.

4) Membuat SPJ.

5) Membantu tugas lain yang berhubungan denganbendahara.

F. Urusan Kesiswaan

37

Tugas:

1) Pembuatan daftar USI,dan format siswa.

2) Membuat surat keterangan siswa (masuk-keluar).

3) Membuat surat keterangan penggantian raport/STTB bila diperlukan.

4) Menyiapkan usul calon peserta EBTA/EBTANAS dan dokumennya.

5) Menyiapkan administrasi ulangan akhir semester.

6) Menyiapkan administrasi penerimaan siswa baru.

7) Memasukkan nilai.

8) Mengadministrasikan absensi siswa kelas 1,2 dan 3.

9) Membantu menyiapkan peralatan/fasilitas belajar mengajar.

10) Menyiapkan data dan mengisi buku klaper kelas 1,2 dan 3.

11) Menyusun laporan.

7. Extra Kurikuler

A. Menyusun Program kegiatan ekstrakurikuler.

B. Membimbing jadwal / kegiatan latihan rutin

C. Melatih dan mengembangkan bakat dan minat siswa yang mengikuti

ekstrakurikuler.

D. Memfasilitasi ekstrakurikuler dalam kegiatan di dalam sekolah maupun di luar

sekolah.

E. Membuat laporan penilaian anggota ekstrakurikuler yang ditujukan untuk para

wali kelas.

8. Guru

A. Menyiapkan perangkat pengajaran

38

B. Melaksanakan Administrasi Siswa (daftar nilai, daftar hadir dan daftar

kemajuan Siswa).

C. Melaksanakan kegiatan belajar mengajar sesuai jadwal yang telah ditentukan.

D. Mempersiapkan bahan ajar dan alat bantu.

E. Mengisi buku Agenda Kelas.

F. Melaksanakan KBM praktek, pengawasan, proses dan penilaian hasil.

G. Mengembangkan alat bantu kegiatan belajar mengajar.

H. Membantu melaksanakan 7K dan program sekolah.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

1. Prosedur Absensi

Guru melakukan absen harian dengan menggunakan Fingerprint,

kemudian hasil dari absensi tersebut akan di rekap di tiap akhir bulan nya

oleh bagian Kurikilum dan hasil rekap absensi akan di berikan kepada

bagian Bendahara.

2. Prosedur Perhitungan Gaji

Setelah rekap absensi selesai di periksa, Bendahara akan melakukan

perhitungan gaji sesuai dengan rekap absensi yang sudah di periksa oleh

Kepala Sekolah secara manual menggunakan Microsoft Excel.

3. Prosedur Pembayaran Gaji

Pembayaran gaji di lakukan setiap awal bulan di ruang Tata Usaha (TU)

oleh bendahara, dan setiap guru wajib menandatangani form daftar

penerima honor guru sebagai tanda terima pengambilan gaji, setelah itu

39

daftar penerima honor guru akan di arsipkan untuk dokumen pembuatan

laporan penggajian.

4. Prosedur Pembuatan Laporan Penggajian

Pembuatan laporan penggajian di ambil dari arsip penggajian, setelah itu

arsip tersebut akan di tandatangai oleh Bendahara untuk di berikan kepada

Kepala Sekolah umtuk di simpan sebagai arsip laporan penggajian.

3.3. Activity Diagram

Activity Diagram ini menjelaskan mengenai aktivitas sistem berjalan

penggajian guru honorer yang ada pada SMKN 1 Banyusari saat ini.

Gambar III.2

Activity Diagaram Sistem Berjalan

40

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi dokumen sistem berjalan terdiri dari masukan / input dan

dokumen keluaran / output yaitu sebagai berikut :

1. Spesifikasi Dokumen Masukan

A. Nama Dokumen : Daftra Absen Guru

Sumber : Kurikullum

Tujuan : Bendahara

Fungsi : Untuk Daftar Absen Guru

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Melakukan Absen

Bentuk : Lampiran A.1

2. Spesifikasi Dokumen Keluaran

A. Nama dokumen : Daftar Penerima Honor Guru

Sumber : Bendahara

Tujuan : Kepala Sekolah

Fungsi : Tanda Terima Gaji Guru

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Bulan

Bentuk : Lampiran B.1

B. Nama dokumen : Slip Gaji

Sumber : Bendahara

Tujuan : Guru

Fungsi : Bukti Penggajian

41

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Bulan

Bentuk : Lampiran B.2

3.5. Permasalahan Pokok

Setelah melakukan riset di SMKN 1 Banyusari penulismenyimpulkan

bahwa sistem penggajian yang di lakukan masih menggunakan sistem manual.

Sehingga memungkinkan terjadi beberapa permasalahan yaitu sebagai berikut:

1. Dengan menggunakan sistem yang masih manual maka mulai dari pengecekan

kembali daftar absensi, perhitungan dalam menentukan gaji yang akan

dikeluarkan yang masih menggunakan Microsoft Excel itu sangat memakan

waktu juga memungkinkan terjadinya salah perhitungan.

2. Penyimpanan dokumen yang membutuhkan banyak ruang, berdebu sulit

mencari informasi yang dibutuhkan sehingga memakan waktu, kemungkinan

tercecer, Menguras banyak tenaga untuk mencari dokumen sesuai yang

dibutuhkan.

3. Pembuatan laporan harus menginput lagi secara manual berdasarkan data yang

sudah ada.

42

3.6. Pemecahan Masalah

Adapun solusi pemecahan masalah sistem penggajian di SMKN 1 Banyusari

yaitu:

1. Harus ada sistem yang terkomputerisasi sehingga pengerjaan perhitungan gaji

menjadi akurat, cepat, dan tepat. Dengan begitu lebih memudahkan dan

mengurangi resiko terjadinya salah perhitungan,

2. Dengan adanya sistem yang sudah tekomputerisasi maka penyimpanan

dokumen lebih aman dan tidak membutuhkan banyak ruang, sistem yang

terkomputerisasi memiliki data base / basis data yang tujuan utamanya adalah

memelihara data yang sudah diolah atau informasi dan membuat informasi

tersedia saat dibutuhkan. Pada intinya basis data adalah media untuk

menyimpan data agar dapat diakses dengan mudah dan cepat,

3. Pembuatan laporan dapat dilakukan dengan mudah dikarenakan tidak

menginput lagi secara manual.