BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang -...
Transcript of BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang -...
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT. Kereta Api Indonesia (Persero) merupakan salah satu Badan Usada
Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang transportasi untuk umum
dalam negeri yang meliputi angkutan penumpang, angkutan barang, dan angkutan
non barang. Begitu pula dengan perkembangan yang terjadi di PT. Kereta Api
Indonesia Bandung, konsep pembangunan yang dilakukan di PT. Kereta Api
Indonesia (Persero) Bandung di tujukan pada pelayanan jasa khususnya jasa
angkutan Kereta Api.
Untuk mencapai tujuan pelayanan yang baik dibutuhkan suatu manajemen
yang baik. Peranan manajemen dibagian administrasi keuangan sangatlah penting.
Oleh karena itu, tugas pegawai atau pejabat administrasi keuangan itu sendiri
adalah mengkoordinir dan mencatat pekerjaan yang berhubungan dengan bagian
keuangan baik masalah pendapatan atau pengeluaran.
Dengan adanya kegiatan yang harus di biayai terlebih dahulu atau harus di
biayai tunai oleh pejabat yang melaksanakan yang disebut dengan uang muka
dinas tetap atau sementara. Setelah uang muka dinas tetap itu dipakai untuk biaya
operasional,pengeluaran itu harus dipertanggungjawabkan pada saat menyerahkan
bukti pengeluaran untuk meminta penggantian.
2
Salah satu cara untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan biaya
perusahaan adalah dengan diadakannya pengendalian biaya oleh pihak yang
berwenang dan sesuai dengan prosedur perusahaan. Salah satunya biaya yang
harus dikeluarkan adalah uang muka dinas, karena pengeluaran biaya ini
merupakan salah satu kegiatan perusahaan yang harus ditingkatkan untuk
menunjang kegiatan perusahaan.
Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk membuat laporan Tugas
Akhir dengan judul : “Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas
di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Pusat Bandung”.
1.2. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah di uraikan diatas, penulis mencoba
merumuskan hal-hal yang berhubungan dengan proses pertanggungjawaban uang
muka dinas di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung sebagai berikut:
1. Bagaimana proses pertanggungjawaban uang muka dinas di PT. Kereta
Api Indonesia (Persero) Bandung.
2. Hambatan apa saja yang dihadapi dalam proses pertanggungjawaban uang
muka dinas di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung.
3. Bagaimana upaya mengatasi hambatan yang dihadapi dalam proses
pertanggungjawaban uang muka dinas di PT. Kereta Api Indonesia
(Persero) Bandung.
3
1.3. Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan Laporan Tugas Akhir yang dilakukan oleh penulis
yaitu memenuhi salah satu persyaratan menempuh Tugas Akhir dan memperoleh
gelar AMD (Ahli Madya) SPS Administrasi Keuangan di program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran Bandung.
Sedangkan tujuan yang diharapkan dari penulis Laporan Tugas Akhir yang
dilakukan penulis adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui dan menjelaskan proses pertanggungjawaban uang
muka dinas di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung.
2. Untuk mengetahui keterkaitan teoritis dengan praktik dalam proses
pertanggungjawaban uang muka dinas di PT. Kereta Api Indonesia
(Persero) Bandung.
3. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam proses
pertanggungjawaban uang muka dinas di PT. Kereta Api Indonesia
(Persero) Bandung.
4. Untuk mengetahui upaya yang dilakukan dalam mengatasi hambatan yang
dihadapi dalam proses pertanggungjawaban uang muka dinas di PT.
Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung.
1.4. Kegunaan Penulisan
Kegunaan yang dapat diambil dari kegiatan praktek kerja lapangan ini
adalah sebagai berikut:
4
1. Penulis
1. Menambah wawasan dan pengetahuan khususnya mengenai Proses
Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas di PT. Kereta Api
Indonesia (Persero) Bandung.
2. Sebagai studi perbandingan antara teori yang didapat dalam perkuliahan
dengan praktik kerja sesungguhnya.
3. Sebagai salah satu syarat dalam menempuh Tugas Akhir pada SPS
Administrasi Keuangan di program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Padjadjaran Bandung.
2. Perusahaan
Sebagai bahan masukan untuk PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung,
dalam kaitannya dengan objek yang diteliti dan dibahas.
3. Teoritis
Memberikan sumbangan dan wawasan terhadap Ilmu Administrasi
Keuangan dalam Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas di
PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung.
1.5. Metode Penulisan dan Teknik Pengumpulan Data
1.5.1 Metode Penulisan
Metode penulisan yang digunakan penulis adalah menggunakan metode
deskriptif. Menurut Nazir yang dimaksud Metode Deskriptif adalah:
5
“suatu metode dalam meneliti status kelompok manusia, suatu objek, suatu
sistem, dan pemikiran ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang
yang bertujuan untuk membuat deskriptif, gambaran atau lukisan secara
sistematis, factual, dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta
hubungan antar fenomena yang diselidiki”. (Nazir, 2003:54)
Pendapat lain dikemukakan oleh Nawawi:
“metode deskriptif adalah suatu proses atau cara menyelesaikan masalah
penelitian dengan memaparkan keadaan objek yang sedang diselidiki
(seseorang, masyarakat, pabrik, dll) sebagaimana adanya berdasarkan
fakta-fakta yang actual pada saat sekarang”. (Nawawi, 1995:67)
1.5.2 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Studi Pustaka
Menurut Nawawi yang dimaksud dengan Studi Pustaka adalah:
“pengumpulan data dengan mempergunakan bahan-bahan tertulis dengan
mempelajari dan membaca pendapat para ahli yang berhubungan dengan
masalah yang sedang dibahas guna memperoleh gambaran teoritis untuk
menunjang penyusunan dan pembahasan”. (Nawawi, 1992:7)
Penulisan ini dilakukan dalam usaha pengumpulan data dan menjadi bahan
perbandingan dalam melakukan pembahasan. Penulis mencoba mencari informasi
dari berbagai sumber data kepustakaan untuk mendapatkan pendapat dari para ahli
dari buku-buku yang ada di perpustakaan kampus mengenai berbagai pengertian
yang berhubungan dengan Administrasi dan Proses Pertanggungjawaban
Pengeluaran Uang Muka Dinas.
6
2. Studi Lapangan
Menurut Mardlis yang dimaksud dengan studi lapangan adalah:
“pada hakekatnya merupakan metode untuk menemukan secara spesifik
dan realistis tetang apa yang sedang terjadi pada suatu saat di tengah-
tengah kehidupan masyarakat”. (Mardlis, 1995:28)
Studi lapangan yang dilakukan penulis, yaitu secara langsung ke lapangan
untuk mengadakan pengamatan dan terlibat langsung dalam kegiatan-kegiatan
perusahaan yang berhubungan dengan permasalahan yang diteliti, yaitu tentang
Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas di PT. Kereta Api
Indonesia (Persero) Bandung. Hal ini dimaksudkan untuk mengambil data yang
sebenarnya yang ada diperusahaan.
Penelitian ini merupakan usaha pengumpulan data dengan melakukan data
dengan malakukan praktek kerja lapangan secara langsung pada objek penelitian
dengan cara sebagai berikut:
A. Observasi
Menurut Nawawi yang dimaksud dengan observasi adalah :
“Pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap unsur-unsur yang
tampak dalam suatu gejala-gejala pada objek penelitian.” (Nawawi,
1995:74)
Berdasarkan uraian pengertian di atas, maka maka observasi yang
dilakukan penulis yaitu dengan melakukan pengamatan langsung mengenai
kegiatan dan keadaan perusahaan tempat penulis melakukan praktik kerja
7
lapangan, serta mencatat segala informasi yang dapat mendukung dalam
penyusunan Laporan Tugas Akhir ini.
B. Wawancara
Menurut Mardlis dalam bukunya Metode Penelitian Pendekatan Suatu
Proposal memberikan definisi bahwa :
“Wawancara (interview) adalah pengumpulan data yang dilakukan oleh
peneliti untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui bercakap-
cakap dan berhadapan muka dengan orang yang memberikan keterangan
pada si peneliti.” (Mardlis, 2002:64)
Menurut Nazir yang dimaksud wawancara adalah :
“Proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara
Tanya jawab, sambil bertatap muka antara si penanya atau pewawancara
dengan si penjawab atau responden dengan menggunakan alat yang
dinamakan interview guide (panduan wawancara).” (Nazir, 2003:193-194)
Adapun wawancara yang dilakukan penulis yaitu dengan mengadakan
Tanya jawab secara langsung terhadap pihak-pihak yang memberikan data atau
informasi yang diperlukan dalam pengamatan, khususnya para pihak yang
menangani langsung urusan pencatatan dan pembimbing di perusahaan tempat
penulis melakukan praktik kerja lapangan.
8
1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja
1.6.1. Lokasi Praktek Kerja
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan dilakukan oleh penulis di PT. Kereta
Api Indonesia (Persero) di jalan. Stasiun Timur No.14, Bandung.
1.6.2. Waktu Praktek Kerja
Adapun lama waktu praktek kerja lapangan selama 40 hari terhitung dari
tanggal 18 Febuari sampai dengan 19 April, dengan ketentuan jam praktek kerja
lapangan disesuaikan dengan jam kerja kantor tersebut dengan 5 hari kerja dari
hari senin sampai hari jumat, sedangkan waktu kerja mulai pukul 08:30-12:00.
10
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Administrasi Keuangan
Kata administrasi berasal dari Bahasa Latin yang terdiri dari kata
“ad” yang mempunyai arti sama dengan “to” yang berarti ke atau kepada,
dan “ministratie” sama artinya dengan “to serve” yang berarti melayani,
membantu, atau mengarahkan. Dalam hal ini kata administrasi diartikan
sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani,
mengarahkan atau mengatur semua kegiatan dalam mencapai tujuan.
Menurut Siagian dalam bukunya “Filsafat Administrasi” :
“Administrasi diartikan sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua
orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.” (1994 : 3)
Ulbert Silalahi dalam bukunya “Studi Tentang Ilmu Administrasi”
mengemukakan pendapatnya ilmu administrasi dalam arti sempit sebagai
berikut : “Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan
pencatatan data secara informasi secara sistematis dengan maksud untuk
menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali
secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi
dalam arti lebih tepat disebut tata usaha (Crerical Work, Office Work)”
11
Adapun pengertian administrasi menurut Munawardi
Reksohadiprawiro, yang dikutip oleh Ulbert Silalahi dalam bukunya “Studi
Tentang Ilmu Administrasi”, mengemukakan bahwa : “Administrasi berarti
Tata Usaha yang mencakup setiap penyaluran yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta-fakta secara tertulis dengan tujuan memperoleh
pandangan yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta
dengan fakta lainnya.” (1994 :6)
Drs. Soewarno Handayaningrat dalam bukunya Pengantar Studi
Administrasi menyatakan : “Administrasi adalah suatu proses yang ada
pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta,
sipil atau militer, usaha yang besar atau usaha yang kecil dan yang lain
sebagainya serta kegiatan dari kelompok yang mengadakan kerjasama
untuk menyelesaikan tujuan bersama.” (1996 : 2)
Berdasarkan penjelasan diatas, bahwa yang dimaksud dengan
administrasi adalah proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk
mencapai tujuan yang sudah ditentukkan melalui rangkaian aktivitas
tertentu.
Keuangan adalah administrasi yang mengurusi keluar masuknya
uang dalam suatu lembaga. Sedangkan pengertian uang sendiri adalah alat
tukar atau standar pengukur nilai (kesatuan hitungan) yang sah. Keuangan
berarti berhubungan dengan uang. Berikut ini diungkapkan beberapa
pengertian keuangan, diantaranya adalah :
12
“Keuangan adalah segala bentuk kekayaan atau harta benda yang dapat
dinilai dengan uang.” (Mamesah, 1995 : 13)
Badudu dan Zain mengemukakan bahwa : “Keuangan adalah segala hal
yang menyangkut uang .” (Badudu dan Zain, 1996 : 157)
Pengertian lain dikemukakan oleh Arsjad, dkk yaitu sebagai berikut :
“Makna Keuangan atau finance yaitu menggambarkan segala kegiatan
didalam mencari sumber-sumber dana (source of fund) dan kemudian
bagaimana dana-dana tersebut digunakan (use of fund) untuk mencapai
tujuan-tujuan tertentu.” (Arsjad, 1992 : 2)
Dari pengertian diatas, dapat dijelaskan bahwa keuangan
merupakan suatu proses dalam pengelolaan uang, dimulai dari pencairan
sumber-sumber dana sampai dengan pendayagunaan sumber-sumber dana
tersebut seefesien dan seefektif mungkin dalam rangka pencapaian tujuan.
Administrasi Keuangan sangat penting sekali didalam rangka
peningkatan dan mempertahankan konitnuitas perusahaan. Administrasi
Keuangan adalah peristiwa-peristiwa yang berhubungan dengan keuangan.
2.2 Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas
Handayaningrat mengemukakan pengertian Proses adalah :
“Serangkaian tahap kegiatan mulai dari menentukan sasaran sampai
berakhirnya sasaran atau tercapainya tujuan.” (Handayaningrat, 1989 : 20)
Sedangkan menurut Siagian pengertian Proses adalah :
13
“Sesuatu yang permulaannya diketahui akan tetapi akhirnya tidak
diketahui.” (Siagian, 1989 : 3)
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Proses mengandung pengertian :
“Runtutan perubahan (peristiwa) dalam perkembangan sesuatu atau
rangkaian tindakan, perbuatan atau pengolahan yang menghasilkan
produk.” (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2001 : 899)
Dari beberapa pengertian diatas penulis dapat mengambil kesimpulan
bahwa Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu
hasil atau tujuan.
Pengertian tanggung jawab menurut Arifin P.Soeria Atmaja adalah :
“Kewajiban untuk memikul pertanggungjawaban sehingga memikul kerugian
(bila dituntut) baik dalam kaitan dengan hukum maupun dalam administrasi”
(Atmaja, 1986:42).
Pengertian pertanggungjawaban menurut Kamus Bahasa Indonesia adalah
“Memberikan jawab dan menanggung segala akibatnya bila ada kealahan”
(Poerwadarminta, 1997:104).
Pengeluaran adalah expenditure yaitu pembayaran yang dilakukan saat ini
untuk kewajiban pada masa akan datang dalam rangka memperoleh beberapa
keuntungan (untung), jika dilakukan untuk meningkatkan aktiva tetap,
pengeluaran itu disebut pengeluaran modal, jika dilakukan untuk biaya operasi,
pengeluaran itu disebut pengeluaran operasional, biaya tunai tersebut untuk
mendapatkan barang, jasa, atau hasil usaha.
14
Uang muka menurut kamus besar bahasa Indonesia (2005:1233) uang muka
merupakan uang yang dibayarkan terlebih dahulu sebagai tanda jadi pembelian,
panjer, persekot.
Menurut kamus besar bahasa Indonesia (2005:265) dinas adalah bagian
kantor pemerintah yang mengurus pekerjaan tertentu, tugasnya pun mengurusi
segala sesuatu yang bersangkutan dengan jawaban (pemerintah) bukan swasta.
Uang Muka Dinas adalah dana berupa uang tunai (kas) yang disediakan
khusus secara resmi/sah, guna membiayai pengeluaran perusahaan, yang atas
dasar pertimbangan untuk dapat menciptakan efisiensi, mengarah pada upaya
pencapaian sasaran, mengurangi birokrasi dengan tetap menjaga keamanan harta
perusahaan, dan menanggulangi adanya kebutuhan atau kewajiban mendesak
(tidak dapat dihindari), perlu/harus dibayar secara tunai lebih dahulu sebelum
pengesahan pengeluaran dari perusahaan secara formal melalui pejabat tertentu
yang memperoleh wewenang, sesuai dengan peraturan perusahaan.
2.3 Ruang Lingkup Uang Muka Dinas
2.3.1 Uang Muka Dinas Tetap
Dalam Surat Edaran Keuangan (SK) Nomor 11/KU.401/KA-96 tentang
Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) pengertian Uang Muka Dinas Tetap adalah
uang tunai dalam jumlah relative kecil yang harus disediakan melalui seorang
pejabat untuk melaksanakan kegiatan yang harus dibiayai terlebih dahulu atau
harus dibiayai secara tunai, serta harus segera dipertanggungjawabkan pada saat
15
diminta penggantian kembali/ditutup karena penggantian pejabat, penggantian
tahun anggaran atau karena tidak diperlukan lagi.
2.3.2 Uang Muka Dinas Sementara
Uang tunai harus disediakan melalui seorang pejabat untuk melaksanakan
kegiatan yang tidak terprogram sangat mendesak dan harus dibiayai terlebih
dahulu atau harus dibiayai secara tunai, serta harus segara dipertanggungjawabkan
pada saat diminta penggantian kembali atau diperbaharui/ditutup karena
penggantian pejabat, penggantian tahun anggaran atau karena tidak diperlukan
lagi. Sehingga terlihat jelas perbedaan Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) dengan
Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) yaitu apabila pelaksanaan UMDT
dilaksanakan secara rutin pada setiap bulannya, sedangkan pelaksanaan UMDS
tidak secara rutin atau tidak terprogram, karena terdapat kebutuhan yang sangat
mendesak.
2.4 Hubungan Administrasi dengan Proses Pertanggungjawan Pengeluaran
Uang Muka Dinas
Proses pertanggungjawaban merupakan proses dari pelaksanaan dan
pengawasan yang dilakukan oleh pihak yang terkait. Dengan adanya ketiga fungsi
administrasi tersebut maka proses pertanggungjawaban itu sendiri dapat
dilaksanakan dengan baik tanpa adanya kesalahan maupun penyimpangan yang
tidak sesuai dengan tugas dan wewenang yang telah ditentukan. Maksud dari
proses pertanggungjawaban itu sendiri bukan untuk mencari kesalahan terhadap
orangnya tetapi mencari kebenaran terhadap hasil dari pelaksanaan pekerjaannya,
16
dengan tujuan agar hasil pelaksaan pekerjaan diperoleh secara berdaya guna
(efisien) dan berhasil guna (efektif) dengan apa yang telah ditentukan sebelumnya.
17
BAB III
OBJEK PRAKTEK KERJA LAPANGAN
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung
Dalam pengembangan bidang transportasi di negara indonesia,pemerintah
menyediakan sarana dan prasarana pelayanan transportasi baik darat, laut maupun
udara. Salah satu jasa tranportasi darat yang dimiliki pemerintah adalah Angkutan
Kereta Api. Berdasarkan peraturan pemerintah No.19 tahun 1998 sejak tanggal 1
juni 1999 telah dialihkan usahanya dari PERUMKA menjadi PT. Kereta Api
Indonesia (Persero). Pemerintah memberi wewenang dan tanggung jawab kepada
PT. Kereta Api untuk menyelenggarakan jasa angkutan kereta api di Indonesia.
Kehadiran kereta api di Indonesia ditandai dengan pencangkulan pertama
pembangunan jalan KA di desa Kemijen, Jum’at tanggal 17 Juni 1864 oleh
Gubernur Jenderal Hindia Belanda, Mr. L.A.J Baron Sloet van den Beele.
Pembangunan diprakarsai oleh “Naamlooze Venootschap Nederlandsch Indische
Spoorweg Maatschappij” (NV. NISM) yang dipimpin oleh Ir. J.P de Bordes dari
Kemijen menuju desa Tanggung (26 Km) dengan lebar sepur 1435 mm. Ruas
jalan ini dibuka untuk angkutan umum pada hari Sabtu, 10 Agustus 1867.
Keberhasilan swasta, NV. NISM membangun jalan KA antara Kemijen -
Tanggung, yang kemudian pada tanggal 10 Februari 1870 dapat menghubungkan
kota Semarang - Surakarta (110 Km), akhirnya mendorong minat investor untuk
18
membangun jalan KA di daerah lainnya. Tidak mengherankan, kalau
pertumbuhan panjang jalan rel antara 1864 - 1900 tumbuh de-ngan pesat. Kalau
tahun 1867 baru 25 Km, tahun 1870 menjadi 110 Km, tahun 1880 mencapai 405
Km, tahun 1890 menjadi 1.427 Km dan pada tahun 1900 menjadi 3.338 Km.
Selain di Jawa, pembangunan jalan KA juga dilakukan di Aceh (1874),
Sumatera Utara (1886), Sumatera Barat (1891), Sumatera Selatan (1914), bahkan
tahun 1922 di Sulawasi juga telah dibangun jalan KA sepanjang 47 Km antara
Makasar--Takalar, yang pengoperasiannya dilakukan tanggal 1 Juli 1923, sisanya
Ujungpandang - Maros belum sempat diselesaikan. Sedangkan di Kalimantan,
meskipun belum sempat dibangun, studi jalan KA Pontianak - Sambas (220 Km)
sudah diselesaikan. Demikian juga di pulau Bali dan Lombok, pernah dilakukan
studi pembangunan jalan KA.
Sampai dengan tahun 1939, panjang jalan KA di Indonesia mencapai 6.811
Km. Tetapi, pada tahun 1950 panjangnya berkurang menjadi 5.910 km, kurang
Iebih 901 Km raib, yang diperkirakan karena dibongkar semasa pendudukan
Jepang dan diangkut ke Burma untuk pembangunan jalan KA di sana.
Jenis jalan rel KA di Indonesia semula dibedakan dengan lebar sepur 1.067
mm; 750 mm (di Aceh) dan 600 mm di beberapa lintas cabang dan tram kota.
Jalan rel yang dibongkar semasa pendudukan Jepang (1942 - 1943) sepanjang 473
Km, sedangkan jalan KA yang dibangun semasa pendudukan Jepang adalah 83
km antara Bayah - Cikara dan 220 Km antara Muaro - Pekanbaru. Ironisnya,
dengan teknologi yang seadanya, jalan KA Muaro - Pekanbaru diprogramkan
19
selesai pembangunannya selama 15 bulan yang mempekerjakan 27.500 orang,
25.000 diantaranya adalah Romusha. Jalan yang melintasi rawa-rawa, perbukitan,
serta sungai yang deras arusnya ini, banyak menelan korban yang makamnya
bertebaran sepanjang Muaro- Pekanbaru.
Setelah kemerdekaan Indonesia diproklamir-kan pada tanggal 17 Agustus
1945, karyawan KA yang tergabung dalam “Angkatan Moeda Kereta Api”
(AMKA) mengambil alih kekuasa-an perkeretaapian dari pihak Jepang. Peristiwa
bersejarah tersebut terjadi pada tanggal 28 September 1945. Pembacaan
pernyataan sikap oleh Ismangil dan sejumlah anggota AMKA lainnya,
menegaskan bahwa mulai tanggal 28 September 1945 kekuasaan perkeretaapian
berada di tangan bangsa Indonesia. Orang Jepang tidak diperbolehkan campur
tangan lagi urusan perkeretaapi-an di Indonesia. Inilah yang melandasi
ditetapkannya 28 September 1945 sebagai Hari Kereta Api di Indonesia, serta
dibentuknya “Djawatan Kereta Api Republik Indonesia” (DKARI).
Dan sekaramg seperti yang kita ketahui perkeretaapian di Indonesia
dikenal dengan nama PT. Kereta Api Indonesia (Persero).
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi perusahaan : Menjadi penyedia jasa perkeretaapian terbaik yang fokus
pada pelayananan pelanggan dan memenuhi harapan stakeholder.
Misi Perusahaan : Menyelenggarakan bisnis perkeretaapian dan bisnis
usaha penunjangnnya, melalui praktek bisnis dan model organisasi terbaik
20
untuk memberikan nilai tambah yang tinggi bagi stakeholder dan
kelestarian lingkungan berdasarkan 5 nilau utama : integritas, professional,
pelayanan prima, keselamatan, inovasi.
3.3 Unit-unit kerja, Tugas Pokok dan Fungsi PT. Kereta Api Indonesia
(Persero) Kantor Pusat
A. Direktorat Keuangan
Direktorat Keuangan adalah satuan organisasi dilingkungan Kantor Pusat
PT. Kereta Api Indonesia (Persero) yang berkedudukan di Bandung.
B. Manajing Director of Finance
Mempunyai tugas pokok menyelenggarakan fungsi pengelolaan keuangan
secara terpusat yang mencakup penyelenggaraan fungsi Pendanaan,
Penganggaran, Treasury, termasuk investasi jika pindah di Pasar uang dan / Pasar
modal, Penagihan, Akuntansi Manajemen, Perpajakan, Akuntansi Keuangan, dan
Konsulidasi Laporan Keuangan Anak Perusahaan, Akuntansi Biaya,
Pengendalian, Verifikasi Pendapatan dan Pelaporan Kas Pendapatan Perusahaan,
Pengawasan Keuangan atas Pendapatan dan rekening Koran kas Pendapatan
Perusahaan, pengawasan dan pembinaan,pemeriksaan kas Pusat dan Daerah serta
mengintegrasikan, mengkonsulidasikan unit organisasi di bawahnya.
21
Manajing Director of Finance bertanggung jawab atas:
a. Pengupayaan sumber pendanaan Perusahaan untuk program rutin dan
pengembangan bisnis perusahaan, pengendalian dan pendistribusian dana,
pendayagunaan kas perusahaan, pengurusan ingklaring (Kebeanan) dan
administrasi pengadaan barang impor serta penyusunan peraturan
keuangan.
b. Perencanaan, Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan RKA Kantor Pusat,
Daerah Operasional, Divisi Regional, UPT dan Penyusunan RKA
perusahaan.
c. Penyelenggaraan tata laksana perbendaharaan (Rupiah dan Valuta Asing)
dan Pengelolaan tata usaha Kas Kantor Pusat, evaluasi/verifikasi dokumen
pembayaran dan pengesahan pembayaran internal dan eksternal di Kantor
Pusat, pembinaan penagihan di daerah.
d. Penyusunan Laporan Keuangan Kantor Pusat, Laporan Keuangan
Perusahaan, Penyusunan Laba rugi Fiskal dan Laporan Ekstern lainnya,
Penyusunan sistem Akuntansi, peraturan Akuntansi, Pengkonsulidasian
laporan Keuangan Anak perusahaan serta pelaksanaan pembuatan laporan
Manajemen, Evaluasi, Sosialisasi dan pengurusan PPn dan PPh.
e. Pelaporan Akuntansibiaya PSO, Non PSO dan IMO, TAC & Kinerja
Operasi serta Evaluasidan pelaporan.
f. Pelaksanaan pengendalian dan pengawasan keuangan atas pendapatan dan
piutang angkutan penumpang, angkutan barang, pendapatan dan piutang
22
pengusahaan asset, pengelolaan administrasi pemeriksaan kas serta
pembinaan dan pengawasan kompetensi pemeriksaan kas.
Selain menjalankan tugas pokok dan tanggungjawabnya, Manajing Director
of Finance melaksanakan pembinaan terhadap unit organisasi di bawahnya.
Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggungjawabnya, Manajing
Director of Finance, di bantu oleh 6 (enam) VP, yaitu:
1. VP. Corporate Finance (KF)
Tugas pokok tanggungjawab mengupayakan sumber pendanaan perusahaan
untuk program rutin dan program pengembangan bisnis perusahaan,
megendalikan dan mendribusikan dana, pendayagunaan kas perusahaan,
pengurusan Ingklaring (kepabeanan) dan administrasi pengadaan barang impor
serta penyusunan peraturan keuangan.
Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggungjawabnya VP. Corporate Finance
(KF) dibantu oleh 3 (tiga) manajer, yaitu:
1. Manajer Corporate Finance (KFC) yang bertanggungjawab atas
pendanaan internal dan pengupayaan sumber pendanaan eksternal
perusahaan serta mengkoordinir dan evaluasi Feasibilty Study.
2. Manejer Finance Regulation (KFR) yang bertanggungjawab atas
penyusunan peraturan keuangan, pengendalian dan pendistribusian dana
serta pendayagunaan dana kas perusahaan.
23
3. Manajer Import Administrasion (KFI) yang bertanggungjawab atas
pengelolaan L/C dan tatalaksana Ingklaring (kepabeanan) serta barang
impor.
2. VP. Budgeting (KA)
Tugas pokok dan tanggungjawab merencanakan, mengevaluasi dan
melaporkan pelaksanaan RKA Kantor Pusat, Daerah Operasi, Divisi Regional,
UPT dan menyusun RKA Perusahaan, mengevaluasi otorisasi dan pelaksanaan
anggaran Kantor Pusat serta mengendalikan Anggaran Perusahaan.
Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggungjawabnya, VP. Budgeting (KA)
dibantu oleh 3 (tiga) manajer, yaitu:
1. Manajer Budget Program (KAP) yang bertanggungjawab atas
penyusunan RKA Kantor Pusat, Daerah Operasi, Divisi Regional, UPT
dan penyusunan RKA.
2. Manajer HQ Budget Otorization (KAO) yang bertanggungjawab atas
pelaksanaan evaluasi otorisasi dan pelaksanaan anggaran Kantor Pusat.
3. Manajer Budget Control and Evaluation (KAC) yang
bertanggungjawab atas pengendalian dan evaluasi anggaran perusahaan
dan laporan pelaksanaannya.
24
3. VP. Financial Administration (KW)
Tugas pokok dan tanggungjawab menyelenggarakan tata laksana
perbendaharaan dan pengelolaan tat usaha Kas Kantor Pusat, mengevaluasi /
verifikasi dan melaksanakan pembayaran internal dan eksternal di Kantor Pusat,
membina penagihan di Daerah, membuat kebijakan dan pelaksanaan penagihan
piutang pengusahaan asset serta administrasi piutang pengusahaan asset serta
administrasi piutang (aging schedule) pendapatan angkutan penumpang dang
barang.
Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggung jawabnya, VP. Financial
Administration (KW) dibantu oleh 3 (tiga) manajer, yaitu:
1. Manajer HQ Treasury (KWT) yang bertanggungjawab atas
penyelenggaraan tata laksana perbendaharaan serta pengelolaan tata usaha
Kas Kantor Pusat.
2. Manajer HQ Disbursement erification (KWD) yang bertanggungjawab
atas evaluasi / verifikasi dokumen pembayaran dan pelaksanaan
pengesahan pembayaran internal dan eksternal di Kantor Pusat.
3. Manajer Collection (KWL) yang bertanggungjawab atas kebijakan dan
pelaksanaan penagihan piutang pengusahaan asset serta administrasi
piutang (aging schedule) pendapatan angkutan penumpang dan barang.
25
4. VP. GENERAL ACCOUNTING AND TAXATION (KC)
Tugas pokok dan tanggungjawab menyusun Laporan Keuangan Kantor
Pusat, Laporan Keuangan Perusahaan, menyusun Laba Rugi Fiskal dan Laporan
ekstern lainnya, serta membina Akuntansi Daerah, menyusun sistem akuntansi,
peraturan akuntansi, mengkosolidasikan laporan keuangan Anak Perusahaan serta
melaksanakan pembuatan laporan Manajemen, melakukan evaluasi, sosialisasi
dan pengurusan PPn dan PPh.
Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggungjawabnya, VP. General
Accounting and Taxation dibantu oleh 5 (lima) manajer, yaitu:
1. Manajer Balance Sheet Report (KBC) yang bertanggungjawab atas
pelaksanaan Akuntansi Kantor Pusat, pemantauan dan pengendalian
rekening hubungan pembukuan antara unit Akuntansi PT. Kereta Api
Indonesia (persero) secara menyeluruh, penyusunan kompilasi Laporan
Keuangan Daop/Divisi/Kantor Pusat serta pengkonsolidasian laporan
keuangan Anak Perusahaan, kionsentrasi pada laporan neraca (Balance
Sheet Report).
2. Manajer Income Statement and Cash flow Report (KCI) yang
bertanggungjawab atas pelaksanaan Akuntansi Kantor Pusat, pemantauan
dan pengendalian rekening hubungan pembukuan antara unit Akuntansi
PT. Kereta Api Indonesia (Persero) secara menyeluruh, penyusunan
kompilasi Laporan Keuangan Daop/Divisi/Kantor Pusat serta
pengkonsolidasian laporan keuangan Anak Perusahaan, konsentrasi pada
26
laporan Rugi Laba (Income statemen) serta penyusunan laporan Cash
Flow Perusahaan.
3. Manajer Accounting System (KCS) yang bertanggungjawab atas
penyusunan sistem akuntansi dan peraturan akuntansi.
4. Manajer Taxation (KCT) yang bertanggungjawab atas pelaksanaan
evaluasi dan sosialisasi peraturan perpajakan, menghitung, mengurus dan
pelaporan PPn, bertanggungjawab atas pelaksanaan evaluasi, menghitung
dan mengurus PPh Badan , laporan realisasi pembayaran pajak
perusahaan serta penyusunan Laba Rugi Fiskal perusahaan.
5. Manajer Manajement Report (KCM) yang bertanggungjawab atas
pelaksanaan pembuatan laporan manajemen dan penyusunan laporan
eksternal lainnya serta analisa laporan keuangan.
5. VP. COST ACCOUNTING (KB)
Tugas pokok dan tanggungjawab melaksanakan Akuntansi biaya PSO dan
biaya operasi KA, Akuntansi biaya Non PSO, Akuntansi biaya IMO, TAC dan
kinerja operasi serta evaluasi dan pelaporan.
Dalam menjalankan tugas pokok dan tanggungjawabnya VP. Cost
Accounting (KB) dibantu oleh 3 (tiga) manajer yaitu:
1. Manajer PSO Accounting (KBP) yang bertanggungjawab atas
pelaksanaan perhitungan, pelaporan akuntansi biaya PSO serta
perhitungan biaya operasi KA.
27
2. Manajer Non PSO Accounting (KBN) yang bertanggungjawab atas
pelaksanaan perhitungan, pelaporan akuntansi biaya Non PSO dan Laba
Rugi persegmen.
3. Manajer IMO, TAC Accounting & Operation Perfomance (KBI)
yang bertanggungjawab atas pelaksanaan perhitungan dan pelaporan
akuntansi biaya IMO, TAC dan kinerja operasi perusahaan serta
mengevaluasi dan melaporan pelaksanaannya.
6. VP. REVENUE COMPTROLLER (KR)
Tugas pokok dan tanggungjawab melaksanakan pengendalian dan
pengawasan keuangan atas pendapatan dan piutang angkutan penumpang,
angkutan barang, pendapatan dan piutang pengusahaan asset, buku kas stasiun dan
rekening koran Bank, piutang usaha serta menyusun perencanaan dan pelaksanaan
pengawasa serta pengelolaan administrasi pemeriksaan kas.
Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggungjawabnya, VP. Revenue
Comptroller (KR) dibantu oleh 4 (empat) manajer yaitu:
1. Manajer Passenger & Freight Revenue Comptroller (KRP) yang
bertanggungjawab atas pengendalian dan pengawasan keuangan atas
pendapatan dan piutang angkutan penumpang serta angkutan barang.
2. Manajer Commercialization of Asset Revenue Comptroller (KRA)
yang bertanggungjawab atas pengendalian dan pengawasan keuangan atas
pendapatan dan piutang pengusahaan asset.
28
3. Manajer Cash Record Comptroller (KRR) yang bertanggungjawab
atas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan pemeriksaan kas serta
pengelolaan administrasinya.
Dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab pemeriksaan kas, Manajer
Cash Comptroller dibantu oleh satuan-satuan kerja Pemeriksa Kas (Cash
Comptroller Team) yang terdiri dari:
a. Chief of Cash Comprtoller Team setingkat Junior Manajer sebagai
Koordinator pelakasanaan pemeriksaan kas dan melaporkan hasil
pemeriksaan kas dan melaporkan hasil pemeriksaannya kepada Manajer
Cash Comptroller.
b. Members of Cash Comptroller Team setingkat Assistans Manajer sebagai
anggota pelaksanaan pemeriksaan kas dan melaporkan hasil
pemeriksaannya kepada Chief of Cash Comptroller Team.
30
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Prosedur Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas di
PT. Kereta Api Indonesia (persero) Kantor Pusat Bandung
Menurut keputusan Direksi PT. Kereta Api (persero) “Uang Muka Dinas
adalah dana berupa uang tunai (kas) yang disediakan khusus secara resmi/sah,
guna membiayai pengeluaran perusahaan, yang atas dasar pertimbangan untuk
dapat menciptakan efisiensi, mengarah pada upaya pencapaian sasaran,
mengurangi birokrasi dengan tetap menjaga keamanan harta perusahaan dan
menanggulangi adanya kebutuhan atau kewajiban mendesak (tidak dapat
dihindari) perlu /harus dibayar secara tunai terlebih dahulu sebelum pengesahan
pengeluaran dari perusahaan secara formal melalui pejabat tertentu yang
memperoleh wewenang, sesuai dengan peraturan perusahaan”.
Uang Muka Dinas Tetap adalah dana yang bersifat tetap sepanjang
diperlukan, dana ini diberikan kepada Vice President (VP) dan pelaksana yang
ditunjuk minimal setingkat manajer yang perlu dan mampu
mempertanggungjawabkan pada saat dimintakan pengisian kembali atas dana
tetap tersebut.
Uang Muka Dinas Sementara adalah dana ini digunakan untuk
menanggulangi kebutuhan kerumahtanggaan atau kebutuhan perusahaan lainnya
yang bersifat khusus dan mendesak.
32
a. Kriteria Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)
1) Bersifat dana tetap sepanjang diperlukan dan dana harus segera
dipertanggungjawaban pada saat dimintakan pengisian kembali atas dana
tetap tersebut.
2) Dapat diberikan kepada pejabattertentu minimal setingkat manager yang
dipandang perlu dan mampu (bertanggungjawab mengelola UMDT).
3) Digunakan untuk menanggulangi kebutuhan kerumahtanggaan perusahaan
rutin/sehari-hari yang relative kecil.
4) Lokasi waktu pengolahan maksimum adalah 1 (satu) tahun dan bergulir
dalam tahun (buku) berjalan.
5) Lokasi dana UMDT yang disediakan, dibersihkan berdasarkan pada
kebutuhan rata-rata perbulan sesuai dengan data sebelumnya atau estimasi
wajar, dan dibatasi berdasarkan peraturan perusahaan (tidak harus
maksimum). Pengecualian batas dana maksimum UMDT, hanya dapat
diberikan oleh Direksi/Dirku atas dasar permintaan resmi
EVP/VP/GM/SM terkait, setelah mempertimbangkan urgensi serta volume
dan frekuensi beban tugas harian.
6) Pertanggungjawaban dan tutupan sebagai dasar pengesahan penggantian
dana dibuat secara bulanan, dan dalam keadaan tertentu dimungkinkan 2
(dua) kali, setelah disetujui oleh Direksi/Dirku, dengan
mempertimbangkan anggaran yang tersedia, serta pada pelayanannya.
7) UMDT tidak diperbolehkan untuk keperluan operasional/emolumen bagi
awak kereta api.
33
b. Batasan Nilai Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)
Batasan Nilai Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) di kantor pusat
setinggi-tingginya adalah Rp. 500.000,- (lima ratus ribu rupiah) setiap VP
dan Rp. 500.000,- (lima ratus ribu rupiah) per pelaksana kas (manajer)
setiap bulan dan hal terjadi lonjakan kebutuhan yang bersifat insidentil,
pengajuan Uang Muka Dinas (UMD) diajukan sekali dalam setahun.
Sedangkan pertanggungjawaban dilakukan setiap bulan berdasarkan pada
analisa pertanggungjawaban Uang Muka Dinas/bentuk G.61.
c. Penjelasan Pelaksanaan Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)
Langkah-langkah yang harus dilakukan didalam tata laksana Uang
Muka Dinas Tetap adalah sebagai berikut:
1) Pengajuan Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) :
a. Unit pemohon Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) mengajukan
permohonan Uang Muka Dinas (UMD) ke bagian Keuangan (KW) untuk
mengetahui siapa saja yang mengajukan dan meminta persetujuan VP
Keuangan (KW) dalam bentuk G.64, dengan nilai permohonan maksimum
adalah 1 (satu) tahun dan bergulir dalam tahun (buku) berjalan.
Contoh :
Keperluan UMDT perbulan = Rp. 500.000
Nilai Permohonan maksimum = Rp. 500.000 * 12 bulan
= Rp. 6.000.000
34
(Dokumen permohonan Uang Muka Dinas) rangkap 2. Lembar pertama
G.64 diserahkan ke pejabat yang berwenang memberikan persetujuan
pemberian Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) dalam hal ini yaitu DIRKU
Keuangan atau Vice President Keuangan (KW) sedangkan lembar kedua
disimpan sebagai arsip.
b. Setelah G.64 lembar pertama diserahkan ke bagian keuangan kemudian
G.64 tersebut diverifikasi oleh VP Keuangan (KW) untuk menyetujui atau
tidaknya pemohon mendapatkan Uang Muka Dinas (UMD).
c. Jika G.64 disetujui maka G.64 tersebut diberikan kembali kepada
pemohon Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) untuk di serahkan ke bagian
unit anggaran sebagai dasar permohonan Nota Permintaan Dana (NPD).
Kemudian unit anggaran menerbitkan Nota Permintaan Dana ACC (NPD
ACC) untuk jangka waktu satu tahun sebagai bentuk persetujuan
permohonan dana. Jika G.64 tidak disetujui maka akan dikembalikan
kepada pemohon.
2) Penerbitan NPD ACC Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) :
a. NPD ACC untuk UMDT harus diterbitkan maksimal 3 (tiga) hari kerja
setelah permohonan NPD diajukan oleh unit pemohon.
b. NPD ACC yang diterbitkan unit Anggaran harus memperhatikan sisa
bulan pada tahun berjalan.
Contoh :
Nilai Permohonan maksimum di G.64 = Rp. 500.000 * 12 bulan =
Rp. 6.000.000
35
Karena Pengajuan NPD yang terlambat NPD ACC terbit pada
bulan maret, maka NPD ACC yang dikeluarkan = Rp. 500.000 *
10 = Rp. 500.000
Setelah unit anggaran menerbitkan NPD ACC maka, NPD ACC tersebut
diserahkan kembali ke bagian Keuangan Distribursement Verification
(KWD) untuk di verifikasi kembali sebelum mengeluarkan Uang Muka
Dinas tersebut, dalam hal ini pejabat yang berwenang yaitu manajer
Keuangan.
3) Penerbitan Dok. Pengeluaran Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)
a. Setelah NPD ACC di verifikasi maka pejabat Pengesah Pembayaran (VP
Keuangan)/ Pembantu Pengesah Pembayaran (Manajer Keuangan)
menerbitkan bukti pengeluaran Uang Muka Dinas (UMD) / bentuk G.63
untuk kemudian ditindaklanjuti oleh Pengesah Pembayaran (VP
Keuangan)/ Pembantu Pengesah Pembayaran (Manajer Keuangan) dengan
penerbitan SPU.
Contoh :
NPD ACC = Rp. 500.000
Nilai alokasi bulanan di G.63 = Rp. 500.000 : 10 = Rp. 50.000
b. Bentuk G.63 untuk Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) diterbitkan dalam
rangkap 3. Lembar pertama dan kedua G.63 diserahkan kepada pemohon
UMD untuk proses pengambilan UMD ke bendaharawan, sedangkan
lembar ketiga disimpan sebagai arsip.
4) Pengeluaran Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)
36
a. Dengan menunjuk G.63 yang telah diterbitkan oleh PP/PPP (Pengesah
Pembayaran/Pembantu Pengesah Pembayaran) maka pemegang atau
penerima UMD dapat melakukan pengambilan tunai UMDT tersebut ke
bendaharawan.
b. Atas pengeluaran UMDT berdasarkan G.63 terkait, bendaharawan
mencatat dokumen tersebut di analisa/ikhtisar pengeluaran kas/bank/B.15
dengan kode rekening sebagai berikut:
Kode rekening di dalam SAP :
Tabel 2
DEBET/
KREDIT
Chart of
Account
Functional
Area
Business
Area
Cost
Centre
DEBET 110430
(Uang Muka
Dinas Tetap)
- Daerah pemilik
RKA yang
merealisasikan
UMD
Unit
pemegang
Uang Muka
Dinas
bersangkutan
KREDIT 110110 (Kas di
Bendaharawan)
- Daerah pemilik
RKA yang
merealisasikan
UMD
Unit kas
besar/sts-pbd
bersangkutan
Sumber : PT. Kereta Api Indonesia (persero) Kantor Pusat
COA (chart of Account), dalam prosedur ini adalah kode yang berupa
jajaran angka-angka yang dipergunakan untuk mengidentifikasikan suatu
perkiraan.
BA (Business Area), dalam prosedur ini adalah suatu organizational unit
dalam akuntansi yang merupakan wilayah yang terpisah secara operasi
atau tanggungjawab dalam organisasi bisnis.
37
CC (Cost Centre), dalam prosedur ini adalah struktur berbentuk hirarki
yang berisi group unit atau unit kerja yang bertanggungjawab atas
transaksi pembebanan/pembiayaan dan pendapatan, namun untuk transaksi
pendapatan hanya dapat ditampung oleh cost centre yang memiliki proses
bisnis untuk memperoleh pendapatan.
5) Pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)
a. Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) harus dipertanggungjawabkan setiap
akhir bulan oleh pemegang UMD.
b. Untuk mempertanggungjawabkan atas penggunaan Uang Muka Dinas
Tetap (UMDT), pemegang UMD menerbitkan Analisa penggantian
Kembali Uang Muka Dinas (Pertanggungjawaban atas penggunaan Uang
Muka Dinas) / G.61 yang dilampiri dengan :
Salinan NPD ACC UMDT terkait
Kwitansi Bermaterai cukup yang ditandatangani Pihak ketiga dan
“di Contrasign” oleh Pelaksana Pemegang Kas UMD dengan
diketahui / disetujui oleh Pemegang UMD selaku peanggungjawab
Uang Muka.
c. Pemegang UMD menerbitkan Analisa pertanggungjawaban atas
penggunaan Uang Muka / G.61 dalam rangkap 3 kemudian diserahkan ke
PP/PPP untuk verifikasi G.61 dan dokumen pendukungnya. Asli
dikirimkan ke Akuntansi, salinan ke 2 disimpan sebagai arsip di PPP,
salinan ke 3 dikembalikan ke pemegang UMD / bentuk G.63 untuk
UMDT.
39
a. Kriteria Uang Muka Dinas
1) Diberikan kepada pejabat tertentu minimal setingkat Manajer, yang
dipandang perlu dan mampu (untuk bertanggungjawab penuh) mengelola
UMDS.
2) Digunakan untuk menanggulangi kebutuhan kerumahtanggaan atau
kebutuhan perusahaan lainnya, yang bersifat khusus dan mendesak, atau
merujuk juklak Pengadaan Pembelian Langsung Barang / Jasa dengan
Uang Muka Dinas adalah pembelian barang dan atau jasa yang
dilaksanakan tanpa melalui proses lelang, dan tidak didahului dengan
menerbitkan dokumen Surat Pesanan, Surat Perjanjian, Surat Kontrak.
Pengadaannya untuk memenuhi keperluan yang mendesak, tidak bias
direncanakan, kebutuhan sehari-hari, atau untuk biaya pemeliharaanyang
sifat urgensinya tinggi dengan nilai total maksimal relative tidak materil.
3) Alokasi waktu diberikan untuk 1 (satu) jangka waktu tertentu dengan batas
maksimum 1 (satu) bulan.
4) Alokasi dana yang disediakan, diberikan dalam jumlah nilai tertentu sesuai
dengan kebutuhan nyata, yang sebelumnya sudah dapat ditentukan /
diperoleh secara pasti dan wajar.
5) Pertanggungjawaban UMDS wajib dilakukan secara tersendiri dalam
tempo sesingkat-singkatnya, minimal 1 (satu) hari maksimal 30 hari / 1
bulan.
40
b. Batasan Nilai Uang Muka Dinas Sementara
Batasan Nilai Uang Muka Dinas Sementara diatur dan disesuaikan
dengan ketetapan direksi yang diatur didalam keputusan direksi tersendiri
diluar juklak UMD ini.
c. Penjelasan Pelaksanaan Uang Muka Dinas Sementara
dalam pelaksanaannya Uang Muka Dinas diperusahaan digunakan
untuk 2 (dua) pola pengadaan, yaitu pengadaan Persediaan Bahan Bakar
dan Pembelian langsung Barang tanpa melalui proses lelang dengan
batasan nilai yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Memperhatikan kondisi praktis di lapangan teersebut maka
Petunjuk Pelaksanaan Uang Muka Dinas Sementara dibagi ke dalam 2
(dua) topik, sebagai berikut :
1) Petunjuk Pelaksanaan Pengeluaran Uang Muka Dinas Pembelian Bahan Bakar
PSO
a. Permintaan Dana
Dana pengadaan BBM dilaksanakan melalui prosedur Uang Muka
Dinas (UMD/G.63) dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Berdasarkan RKAD Pos Bahan Bakar, diterbitkan NPD dan NPD
ACC pengadaan BBM. Harus diperhatikan bahwa dalam NPD dan
NPD ACC yang diterbitkan selain ditambah PPN juga harus
ditambah dengan pengenaan pungutan PPh pasal 22 sebesar tarif
yang berlaku (atau harga eceran + Rounding).
41
2. Menunjuk NPD ACC, pembelian Persediaan Bahan Bakar
menggunakan Uang Muka Dinas diawali dengan mengajukan
Permohonan Uang Muka Dinas (UMD) / bentuk G.64 dilampiri
NPD ACC. Setelah G.64 diterbitkan dalam 2 (dua) rangkap, asli
diserahkan ke pejabat yang berwenang memberikan persetujuan
Uang Muka Dinas, salinan ke 2 disimpan sebagai arsip.
b. Penerbitan Dok. Pengeluaran UMD Pembelian Bahan Bakar
Menunjuk G.64 yang diterbitkan, EVP/VP terkait melalui PP/PPP
menerbitkan Bukti Pengeluaran Uang Muka Dinas (UMD) / bentuk G.63
dalam rangkap 3, asli dan salinan ke 2 diserahkan ke Pemohon UMD
untuk Proses transfer oleh Bendaharawan. Saat menerima UMD / G.63
pemohon harus menyerahkan Surat Pernyataan atas penerimaan Uang
Muka dan kesanggupan Bertanggungjawab kepada PP/PPP, salinan ke 3
disimpan sebagai arsip.
c. Pengeluaran Uang/Transfer Dana Pembelian
1. Dengan menunjuk G.63 yang telah diterbitkan oleh PP/PPP terkait,
Manager Sarana selaku pemohon UMD meminta Bendaharawan
terkait untuk mentransfer ke Rekening Dipo Pertamina.
2. Dan atas transfer yang dilakukan, Bendaharawan berkewajiban
segera (peling lambat 1 hari setelah transfer dilakukan)
42
menggandakan dan mendistribusikan bukti transfer tersebut kepada
pihak :
Senior Manager/Manager Sarana Divre/Daop terkait
Manager Adm. Logistik terkait
Dan PP/PPP penerbit UMD untuk keperluan administrasi
lebih lanjut
3. Dokumen G.63 oleh bendaharawan dicatat di Analisa/Ikhtisar
Pengeluaran Kas/Bank/B.15
Kode rekening di dalam SAP :
Tabel 3
DEBET/
KREDIT
Chart of
Account
Fungtional
Area
Business
Area
Cost
Centre
DEBET 110440 (Uang
Muka Dinas
Pembiayaan
Langsung)
- Daerah
pemilik RKA
yang
direalisasikan
untuk UMD
Unit
Pemegang
UMD
KREDIT 110110 (Kas
dibedaharawan)
- Daerah
pemilik RKA
yang
direalisasikan
untuk UMD
Unit Kas
Besar yang
bersangkutan
Sumber : PT. Kereta Api Indonesia (persero) Kantor Pusat
4. Berdasarkan bukti transfer yang diterima dari Pertamina/Produsen
BBM lainnya, PP/PPP berkoordinasi dengan unit sarana setempat
berkewajiban meminta faktur pajak, SSP PPh Pasal 22 dan Invoke
(DO) atas pembelian BBM tersebut telah diterima oleh PP/PPP,
43
untuk kepentingan penetapan nilai BBM di A.16, pajak masukan
PPN Masa, dan Kredit pajak PPh Badan.
d. Penerimaan BBM
1. Atas BBM yang dkirimkan dari pihak Pertamina atau Produsen
BBM lainnya unit Gudang penerima Dipo-dipo menerbitkan A.16
sebagai bukti penerimaan BBM.
Kode rekening di dalam SAP :
Tabel 4
DEBET/
KREDIT
Chart of
Account
Fungtional
Area
Business
Area
Cost
Centre
DEBET -110721
Persediaan
bahan bakar)
- 110761
(persediaan
bahan
pelumas)
- Daerah
pemilik RKA
yang
direalisasikan
untuk UMD
Unit
Penerima
BBM
KREDIT 210220
(Hutang
Rekening
antara
pembelian)
- Daerah
pemilik RKA
yang
direalisasikan
untuk UMD
Unit
Pemegang
UMD
Sumber : PT. Kereta Api Indonesia (persero) Kantor Pusat
2. Perlu diperhatikan bahwa nilai BBM yang dicatat dalam A.16
haruslah nilai bersih tersebut termasuk nilai PPN dan PPh pasal 22
yang dipungut oleh Pertamina atau Produsen BBM lainnya. Untuk
itu dalam pengisian nilai BBM di A.16, unit gudang penerima
Dipo-dipo harus meminta konfirmasi nilai perliter BBM kepada
44
unit Sarana/PP/PPP selaku pihak yang mentransfer uang pembelian
BBM.
3. Atas BBM yang dibeli, PP/PPP penerbit UMD pembelian BBM
wajib segera meminta Invoice (DO) untuk penetapan Nilai bersih
BBM perliternya.
Catatan :
Penetapan Nilai bersih BBM Perliternya dapat dilakukan dengan
cara : menghitung sendiri Nilai bersih BBM tersebut dengan
mengeluarkan nilai PPN, yang menjadi bagian harga satuan perliter
bruto.
Contoh :
Apabila unsur – unsur dalam harga eceran adalah PPN dan PKB,
maka harga eceran dipecah dalam unsur – unsur sebagai berikut :
Harga dasar = 100/115 * harga eceran = XXX
Tarif PPN = 10% * harga dasar = XXX
Tariff PBBKB = 5% * harga dasar = XXX
Harga penebusan sebelum PPh pasal 22 dan pembulatan = XXX
Unsur yang masuk didalam nilai BBM bersih adalah Harga Dasar dan
PBBKB, sehingga berdasarkan pecahan dari harga eceran BBM diatas
nilai BBM / liter yang dimasukan di A.16 adalah :
Harga dasar = XXX
PBBKB = XXX
Nilai bersih BBM di A.16 = XXX
45
e. Pertanggungjawaban UMD pembelian BBM
1. Atas Uang Muka Dinas (UMD) / bentuk G.63 yang telah
digunakan untuk pembelian BBM, paling lambat 30 hari setalah di
uangkan harus dipertanggungjawabkan.
2. Untuk pertanggungjawaban Uang Muka Dinas (UMD), diterbitkan
G.61 yang dilampiri dengan :
Invoice / DO atas pembelian BBM dari Pertamina atau
produsen BBM lainnya
A.16
SSP PPh pasal 22
Faktur pajak standar atau faktur pajak khusus
2) Petunjuk Pelaksanaan Pengeluaran Uang Muka Dinas Pembelian Langsung
Barang/Jasa
a. Permintaan Dana UMD Pembelian Langsung Barang/Jasa umum
1. Pengajuan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) dalam
pembelian langsung barang atau jasa umum pemohon harus sudah
memiliki NPD ACC untuk itu sebelum pengajuan UMD pemohon
harus sudah melakukan permohonan NPD dan memperoleh NPD
ACC ke unit anggaran disertai dengan RAB (Rencana Anggaran
Biaya).
2. Setelah pemohon mendapatkan NPD ACC dari unit anggaran maka
pemohon dapat mengajukan permohonan UMD dalam bentuk
46
G.64 dan dilampiri juga dengan NPD ACC ke bagian Keuangan
(KW).
3. G.64 di terbitkan dalam rangkap 2 (dua) lembar pertama
diserahkan ke pejabat yang berwenang memberikan persetujuan
dalam hal ini yaitu DIRKU Keuangan atau VP Financial
Administration (KW) dan salinan kedua disimpan sebagai arsip.
b. Penerbitan Dokumen Pengeluaran UMD Pembelian Langsung Barang/Jasa
Umum
1. Setelah G.64 diterbitkan oleh EVP/VP Financial ADM (KW)
maka G.64 di cek kembali ke absahannya oleh Manajer Keuangan
(PPP) kemudian di buatkan bukti pengeluran Uang Muka Dinas
(UMD) dalam bentuk G.63 yang disetujui dan ditandatangani oleh
PP/PPP dalam hal ini yaitu VP Keuangan (KW)/Senior Manajer
Keuangan (KWD) dalam rangkap 3 (tiga).
2. G.63 yang asli dan salinan kedua diserahkan ke pemohon UMD
untuk proses pengambilan UMD ke bendaharawan. Pada saat
menerima UMD/G.63, pemohon harus menyerahkan Surat
Pernyataan atas penerimaan Uang Muka dalam waktu 1 (satu)
bulan kepada PP/PPP, sedangkan salinan ketiga disimpan sebagai
arsip.
c. Pengeluaran Uang Muka Dinas Pembelian Langsung Barang/Jasa Umum
47
1. Dengan menunjuk G.63 yang telah diterbitkan oleh PP/PPP terkait,
pemohon/pemegang UMD dapat melakukan pengambilan tunai
Uang Muka ke Bendaharawan.
2. Dokumen G.63 oleh bendaharawan dicatat di Analisa/Ikhtisar
Pengeluaran Kas/Bank/B.15
Kode rekening di dalam SAP :
Tabel 5
DEBET/
KREDEIT
Chatr of
Account
Fungtional
Area
Business
Area
Cost
Centre
DEBIT 110440 (Uang
Muka Dinas
Pembiayaan
Langsung)
- Daerah pemilik
RKA yang
direalisasikan
untuk UMD
Unit
Pemegang
UMD
KREDIT 110110 (kas
di
bendaharawan
)
- Daerah pemilik
RKA yang
direalisasikan
untuk UMD
Unit kas
besar
bersangkut
an
Sumber : PT. Kereta Api Indonesia (persero) Kantor Pusat
d. Pertanggungjawaban/penutupan UMD Pembelian Barang/Jasa Umum
1. Atas Uang Muka Dinas (UMD)/bentuk G.63 yang telah digunakan
untuk pembelian barang/jasa umum, paling lambat 30 hari setelah
diuangkan harus dipertanggungjawabkan.
2. Untuk pertanggungjawaban sekaligus penutupan Uang Muka Dinas
(UMD), pemegang UMD menerbitkan analisa pertanggungjawaban
atas penggunaan Uang Muka Dinas / G.61yang dilampiri dengan :
Faktur pembelian
48
Kwitansi Pembelian Bermaterai cukup yang ditandatangani
pihak ketiga dan “di contrasign” oleh pelaksana pemegang
Kas UMD dengan diketahui/disetujui oleh pemegang UMD
selaku penanggungjawab Uang Muka.
Faktur Pajak Standar jika dibeli ke pengusaha kena
pajak(PKP).
3. Pemegang UMD menerbitkan Analisa pertanggungjawaban atas
penggunaan Uang Muka Dinas / G.61 dalam rangkap 3 kemudian
diserahkan ke PP/PPP untuk verifikasi G.61 dan dokumen
pendukungnya.
4. Setelah verifikasi dilakukan oleh PPP Analisa pertanggungjawaban
atas penggunaan Uang Muka / G.61 asli dikirimkan ke Akuntansi,
salinan ke 2 disimpan sebagai arsip, salinan ke 3 dikembalikan ke
pemegang UMD sebagi arsip di unit pemegang UMD.
4.1.3 Dokumen/bentuk yang digunakan
a. Bentuk G.64, adalah dokumen / bentuk permohonan Uang Muka Dinas,
yang berisikan tujuan penggunaan dan besaran Uang Muka yang diminta.
b. Bentuk G.63, adalah dokumen/bentuk bukti pengeluaran Uang Muka
Dinas, yang merupakan bukti untuk pengeluaran Uang Muka Dinas
melalui proses pengambilan tunai dibendaharawan/phb yang berakibat
timbulnya piutang / uang muka bagi perusahaan.
49
c. Bentuk G.61, adalah bentuk analisa penggantian kembali Uang Muka
Dinas yang merupakan pertanggungjawaban atas penggunaan uang muka
dengan lampiran kuitansi-kuitansi, faktur pajak, sebagi media
pertanggungjawaban dan media verifikasi.
d. Bentuk A.9, adalah bentuk yang dipergunakan sebagai bukti pembayaran.
e. Bentuk B.15, adalah bentuk analisa/ikhtisar atas pengeluaran uang oleh
bendaharawan berdasarkan A.9 atau G.63 yang diterbitkan PP/PPP.
Bentuk ini diterbitkan dan dikirimkan ke unit Akuntansi secara 4 (empat)
harian atau bulanan, atau disesuaikan dengan kebijakan perusahaan yang
berlaku.
4.1.4 Kendala-kendala yang dihadapi pada Proses Pengeluaran Uang Muka
Dinas di PT. Kereta Api Indonesia (persero)
1. Dari segi waktu masalah yang dihadapi yaitu pemohon sering kali
terlambat dalam pengajuan dana.
2. Kesalahan yang dilakukan oleh pemohon pada pengisian data dalam
formulir yang disediakan.
4.1.5 Upaya yang dilakukan dalam mengatasi pada Penerapan Prosedur
Pengeluaran Uang Muka Dinas di PT. Kereta Api Indonesia (persero)
1. Pemohon yang mengajukan permintaan dana harus mengajukan minimal
1 hari sebelum kejadian atau mulai berjalannya kegiatan agar kebutuhan
dapat segera terpenuhi.
50
2. Manajer Keuangan sebagai pihak yang melakukan pemeriksaan akan
mengembalikan formulir pengajuan UMD kepada unit pemohon untuk
diperbaiki dan dilengkapi bila terjadi kesalahan, ketelitian dari semua
pihak sangat dibutuhkan dalam setiap prosedur yang dijalankan.
51
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
1. Proses pertanggungjawaban uang mulka dinas di PT. Kereta Api Indonesia
(Persero) Kantor Pusat Bandung dilakukan dalam 4 tahap. Pertama,
Pengesah Pembayaran (PP/PPP) menerima analisa penggantian uang muka
dinas dan bukti pembayaran. Kedua, Pengesah Pembayaran (PP/PPP)
mengklasifikasikan jenis biaya serta memberikan kode perkiraan. Ketiga,
setelah diperiksa kode perkiraannya Pengesah Pembayaran (PP/PPP)
menerbitkan bukti pembayaran (A.9/SAB). Keempat, bukti pembayaran
yang telah diperiksa dan diterbitkan oleh Pengesah Pembayaran (PP/PPP)
harus didistribusikan kepada masing-masing divisi yang disertai surat
pengantar.
2. Proses pertanggungjawaban uang muka dinas di PT. Kereta Api Indonesia
(Persero) Kantor Pusat Bandung telah selesai dengan teori yang dipelajari
oleh penulis, tetapi dalam pelaksanaannya ditemui beberapa hambatan.
3. Dalam proses pertanggungjawaban uang muka dinas ditemui beberapa
hambatan. Pertama, sumber daya manusia (SDM) yang kurang berkualitas.
Kedua, kurangnya saran dan prasarana fasilitas yang kurang memadai
dalam mendukung kinerja pegawai.
52
4. Ada beberapa upaya yang telah ditempuh PT. Kereta Api Indonesia
(Persero) Kantor Pusat Bandung dala mengatasi hambatan-hambatan
dalam proses pertanggungjawaban uang muka dinas. Pertama, dalam
rangka meningkatkan kualitas sumberdaya manusia (SDM), pimpinan
memberikan pelatihan kepada karyawan. Kedua, pada PT. Kereta Api
Indonesia (Persero) Kantor Pusat Bandung menambah fasilitas sarana dan
prasarana alat pendukung kerja seperti : komputer, printer, dan lain-lain.
5.2 Saran
Dari hasil pembahasan di atas dan melihat fakta yang ada, maka penulis
mencoba memberikan saran sebagai masukan bagi pihak perusahaan, antara lain :
1. Sebaiknya pihak PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat
Bandung meningkatkan kedisiplinan pegawai dengan memberikan teguran
dan sanksi yang tegas kepada para pegawai yang kurang patuh terhadap
aturan yang berlaku dan yang tidak professional dalam menjalankan
tugasnya.
2. Agar menambah lagi jumlah unit computer agar setiap pekerjaan dapat
berjalan cepat, efektif, dan efisien.