Bab Dua Perencanaan
-
Upload
universitas-pgri -
Category
Technology
-
view
37.911 -
download
5
description
Transcript of Bab Dua Perencanaan
1-1
FUNGSI PERENCANAAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSANBAB VI
1. Mengetahui konsep dasar mengenai perencanaan dalam manajemen organisasi.
2. Mengetahui jenis-jenis perencanaan dan bagaimana perencanaan dilaksanakan
3. Mengetahui alat-alat bantu manajemen dalam kegiatan perencanaan
4. Mengetahui cara-cara penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan
T U J U A N
1-2
Pengertian PerencanaanPengertian Perencanaan Perencanaan atau Planning adalah sebuah proses yang dimulai dari Perencanaan atau Planning adalah sebuah proses yang dimulai dari
penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasitujuan organisasi (Robbins dan Coulter ,2002) (Robbins dan Coulter ,2002)
Perencanaan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu Perencanaan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu proses, fungsi manajemen, proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusandan pengambilan keputusan. (Ernie&Kurniawan,2005). (Ernie&Kurniawan,2005)
Dari sisi prosesDari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih , fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi manajemen,Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau merubah tujuan dan kegiatan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau merubah tujuan dan kegiatan organisasi. organisasi. Dari sisi pengambilan keputusanDari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk , perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai hingga implementasi perencaan tersebut dibuktikan di yang diambil belum tentu sesuai hingga implementasi perencaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.kemudian hari.
1-3
Fungsi atau Manfaat dari PerencanaanFungsi atau Manfaat dari Perencanaan
Pengarah OrganisasiPengarah Organisasi Minimalisasi KetidakpastianMinimalisasi Ketidakpastian Minimalisasi inefisiensi sumber dayaMinimalisasi inefisiensi sumber daya Penetapan Standar dalam Pengawasan KualitasPenetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas
1-4
Persyaratan Perencanaan Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements)(Planning Requirements)
Faktual dan RealistisFaktual dan Realistis Logis dan RasionalLogis dan Rasional FleksibelFleksibel KomitmenKomitmen Komprehensif atau menyeluruhKomprehensif atau menyeluruh
1-5
Peran Tujuan dan Rencana Peran Tujuan dan Rencana dalam Proses Perencanaandalam Proses Perencanaan
Tujuan (Tujuan (GoalsGoals)) pada dasarnya adalah hasil akhir pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi. individu, kelompok atau seluruh organisasi.
Rencana (Rencana (PlansPlans)) adalah segala bentuk konsep dan adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadualan dari perusahaan akan dialokasikan, penjadualan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuanterkait dengan pencapaian tujuan
1-6
Jenis-jenis TujuanJenis-jenis Tujuan
Berdasarkan jumlahBerdasarkan jumlahTujuan tunggal Tujuan tunggal (single goals)(single goals) dan Tujuan yang banyak dan Tujuan yang banyak (multiple goals)(multiple goals)
Berdasarkan KejelasanBerdasarkan KejelasanTujuan yang dinyatakan Tujuan yang dinyatakan (stated goals)(stated goals) dan rujuan yang aktual dan rujuan yang aktual atau nyata atau nyata (real goals)(real goals)
Berdasarkan Keluasan dan Waktu Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian Pencapaian Tujuan Strategis (strategic goals), Tujuan Taktis (tactical Tujuan Strategis (strategic goals), Tujuan Taktis (tactical goals), dan Tujuan Operasional (operational goals)goals), dan Tujuan Operasional (operational goals)
1-7
Jenis-jenis RencanaJenis-jenis Rencana
Berdasarkan Keluasan dan Waktu Berdasarkan Keluasan dan Waktu PencapaianPencapaianRencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka Rencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka Menengah) dan Rencana Operasional (Jangka Pendek)Menengah) dan Rencana Operasional (Jangka Pendek)
Berdasarkan KejelasanBerdasarkan KejelasanRencana Spesifik Rencana Spesifik (Specific Plans)(Specific Plans) Rencana Direktif Rencana Direktif (Directive (Directive Plans)Plans)
Berdasarkan Frekuensi PenggunaanBerdasarkan Frekuensi PenggunaanRencana Sekali Pakai Rencana Sekali Pakai (single-use plans),(single-use plans), dan Rencana yang dan Rencana yang dipergunakan secara terus-menerus dipergunakan secara terus-menerus (standing plans)(standing plans)
1-8
Hubungan antara Rencana dan TujuanHubungan antara Rencana dan Tujuan
Tujuan Organisasi
Tujuan Strategis (Jangka Panjang)
Tujuan Taktis (Jangka Menengah)
Tujuan Operasional (Jangka Pendek)
Rencana Strategis
Rencana Taktis
Rencana Operasional
1-9
Pendekatan dalam Penetapan TujuanPendekatan dalam Penetapan Tujuan
Pendekatan Tradisional Pendekatan Tradisional (Traditional Goal (Traditional Goal Setting)Setting)
Pendekatan Manajemen Berdasarkan Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran/Tujuan Sasaran/Tujuan (Management by (Management by Objectives)Objectives)
1-10
Pendekatan Tradisional Pendekatan Tradisional dalam Penetapan Tujuandalam Penetapan Tujuan
Tujuan Manajemen Puncak
Tujuan Manajemen Divisi
Tujuan Manajemen Departemen
Tujuan Pekerja secara Individual
Kita memerlukan peningkatan kinerja perusahaan
Kami ingin melihat peningkatan signifikan pada keuntungan dalam divisi kami
Tingkatkan Keuntungan bagaimanapun caranya
Jangan khawatirkan kualitas, bekerjalah dengan cepat
1-11
Pendekatan MBOPendekatan MBO
Pimpinan
Bawahan
dan
Perencanaan Bersama
Penentuan Tujuan
Penentuan Standar
Pemilihan Kegiatan
Pelaksanaan pada setiap Pihak
Bawahan Menunjukkan kinerja terbaikPimpinan
memberikan pengarahan
Evaluasi BersamaAnalisa Hasil yang dicapai
Mendiskusikan akibat dari hasil yang dicapaiMemperbaharui siklus
MBO
1-12
Kekuatan dan Kelemahan MBOKekuatan dan Kelemahan MBO
Kekuatan Kelemahan
MBO melakukan integrasi fungsi perencanaan dan pengawasan ke dalam suatu sistem yang rasional dalam manajemen
MBO mendorong organisasi untuk menentukan tujuan dari tingkatan atas hingga tingkatan bawah dari manajemen
MBO memfokuskan pada hasil akhir daripada niat yang baik maupun faktor personal.
MBO mendorong adanya manajemen diri dan komitmen dari setiap orang melalui partisipasi pada setiap tingkatan manajemen dalam penentuan tujuan
MBO dianggap terlalu menyederhanakan kegiatan dengan berusaha untuk menyelesaikan segala sesuatu.
MBO secara cepat akan ditolak oleh manajer yang memiliki gaya otoriter (yang bisa saja disebabkan karena orang-orang yang bertipe X dari McGregor) dan oleh mereka yang menerapkan birokrasi yang tidak fleksibel dan ketat.
MBO memerlukan banyak waktu dan usaha dalam implementasinya
MBO dapat menjadi tantangan bagi manajer yang kurang memiliki kualifikasi yang baik.
1-13
Beberapa Alat Bantu perencanaanBeberapa Alat Bantu perencanaan
Bagan Arus Bagan Arus (Flow Chart)(Flow Chart) Bagan Gantt Bagan Gantt (Gantt Chart)(Gantt Chart) Jaringan PERT Jaringan PERT (PERT Network)(PERT Network) dlldll
1-14
Contoh Bagan Arus (Flow Chart)Contoh Bagan Arus (Flow Chart)
Mulai
Perlu Buku
Bacaan?
Beli Buku
Bacaan ?
Ya
BerhentiTidak
Selesai
Tidak
Pinjam
Ya
Membeli Buku Bacaan yang diinginkan
Membaca Buku Yang diinginkan
1-15
Contoh Bagan GanttContoh Bagan GanttPekerjaan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4
I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
1. Pembelian Bahan Baku
2. Proses Produksi
3. Pergudangan
4. Pengiriman
Keterangan : Bagian yang diarsir menunjukkan waktu pengerjaan
1-16
Contoh Jaringan PERTContoh Jaringan PERT
Te=2¼ Te=5 ¼ Te=1 Te=7 ¼
Te=2Te=2 Te=6
A B
C
D
E
F
G H I1
2
3
4
5
6
7
8
9 10
Te=4 ¼
Te=3 Te=1
= Kegiatan-kegiatan(Activites) dalam kerangka PERT, dimana pada contoh diatas dapat memerlukan waktu pengerjaan antara 1 hari hingga 7 ¼ hari.= Kejadian-kegiatan (Events) yang menjadi indikator sebelum kegiatan dilaksanakan. Misalnya, setelah kejadian A terjadi, maka pengerjaan kegiatan 1 dapat dilaksanakan, dan seterusnya.
= Waktu Pengerjaan Kegiatan berdasarkan Te. Dari contoh diatas terdapat waktu pengerjaan berdasarkan Te yang berbeda-beda, dari mulai 1 hari hingga paling lama 7 ¼ hari. Secara keseluruhan contoh pengerjaan berdasarkan Jaringan PERT diatas akan membutuhkan waktu selama 21 ¾ hari yaitu dengan menjumlahkan salah satu jalur jaringan untuk waktu yang terpanjang, yaitu Te1=4 ¼ + Te2=6 + Te5=2 + Te8=2 + Te9=5 ¼ + Te10=2 ¼ sehingga total keseluruhannya adalah 21 ¾ hari.
Te
1-17
Penyelesaian Masalah Penyelesaian Masalah dan Pengambilan Keputusandan Pengambilan Keputusan
Masalah vs GejalaMasalah vs Gejala “ “ if we fail to identify the problem, we will fail to solve the if we fail to identify the problem, we will fail to solve the
problem “problem “
Penentuan faktor Penyebab Penentuan faktor Penyebab Pendekatan dalam Penyelesaian MasalahPendekatan dalam Penyelesaian Masalah Pengambilan Keputusan atas alternatif Pengambilan Keputusan atas alternatif
penyelesaian Masalahpenyelesaian Masalah
1-18
Lingkungan dan Pengambilan KeputusanLingkungan dan Pengambilan Keputusan
Keputusan pada saat Keadaan yang pasti Keputusan pada saat Keadaan yang pasti (certainty)(certainty)
Keputusan pada saat Keadaan yang tidak Keputusan pada saat Keadaan yang tidak pasti pasti (uncertainty)(uncertainty)
Keputusan pada saat Keadaan mengandung Keputusan pada saat Keadaan mengandung resiko resiko (risky condition)(risky condition)
1-19
Proses Pengambilan KeputusanProses Pengambilan KeputusanINVESTIGASI SITUASI
Identifikasi Masalah
Diagnosa PenyebabIdentifikasi Tujuan dari Keputusan yang akan diambil
PENENTUAN ALTERNATIF
Identifikasi berbagai altenatif keputusan
Evaluasi belum dilakukan pada tahap ini
PENILAIAN ALTERNATIF DAN PENENTUAN KEPUTUSAN
Evaluasi dan Penilaian alternatif yang ada
Penentuan Alternatif yang terbaik
IMPLEMENTASI DAN PENGAWASAN
Rencana Implementasi
Impelementasi dari Rencana yang telah dibuat
Pengawasan terhadap langkah implementasi
1 2
34
1-20
Tahapan Evaluasi AlternatifTahapan Evaluasi Alternatif
Apakah alternatif yang ada memberikan kemungkinan hasil yang positif atau netral ?
Apakah alternatif yang ada memuaskan ?
Apakah alternatif yang ada memungkinkan ?
TIDAK
YA
TIDAK
YA
TIDAK
YA
Batalkan alternatif
Batalkan alternatif
Batalkan alternatif
Lakukan Evaluasi Lanjutan
1-21
Keterbatasan dalam Pengambilan KeputusanKeterbatasan dalam Pengambilan Keputusan
Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan yang rasional
Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan
Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan
Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan
Keterbatasan Sumber Daya
Kelebihan Informasi
Keterbatasan Ingatan
Masalah Keahlian
1-22
Memperbaiki KeputusanMemperbaiki Keputusan
Penggunaan Aturan terhadap Alternatif Penggunaan Aturan terhadap Alternatif KeputusanKeputusanKriteria Prioritas, Kriteria MinimumKriteria Prioritas, Kriteria Minimum
Pengujian Terhadap Berbagai Alternatif Pengujian Terhadap Berbagai Alternatif KeputusanKeputusan
Pengambilan Keputusan secara Pengambilan Keputusan secara berkelompokberkelompokTeknik Curah Ide, Teknik Kelompok Nominal, Teknik Delphi,dllTeknik Curah Ide, Teknik Kelompok Nominal, Teknik Delphi,dll