BAB 3 Hardcover - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00742-si-bab 3.pdf ·...
Transcript of BAB 3 Hardcover - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00742-si-bab 3.pdf ·...
47
BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Riwayat Perusahaan
Sejarah Ketenagalistrikan di Indonesia dimulai pada akhir abad ke-19,
ketika beberapa perusahaan Belanda mendirikan pembangkit tenaga listrik yaitu
NV. NIGM yang memperluas usahanya dari hanya di bidang gas ke bidang tenaga
listrik. Selama Perang Dunia II berlangsung, perusahaan-perusahaan listrik
tersebut dikuasai oleh Jepang dan setelah kemerdekaan Indonesia, tanggal 17
Agustus 1945, perusahaan-perusahaan listrik tersebut direbut oleh pemuda-
pemuda Indonesia pada bulan September 1945 dan diserahkan kepada Pemerintah
Republik Indonesia. Pada tanggal 27 Oktober 1945, Presiden Soekarno
membentuk Jawatan Listrik dan Gas, dengan kapasitas pembangkit tenaga listrik
hanya sebesar 157,5 MW saja.
Tanggal 1 Januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah menjadi BPU-
PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang bergerak di
bidang listrik, gas dan kokas.
Tahun 1992, pemerintah memberikan kesempatan kepada sektor swasta
untuk bergerak dalam bisnis penyediaan tenaga listrik. Sejalan dengan kebijakan
48
di atas, pada bulan Juni 1994 status PLN dialihkan dari Perusahaan Umum
menjadi Perusahaan Perseroan (Persero).
Dengan terbitnya Surat Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor
257.K/010/DIR/2000 tanggal 2 November 2000, tentang Pembentukan Organisasi
dan Tata Kerja Unit Bisnis Strategis Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban Jawa
Bali, maka PT PLN (Persero) P3B yang merupakan unit pusat laba (profit center)
berubah menjadi unit pusat investasi (investment center) dengan nama Penyaluran
dan Pusat Pengatur Beban Jawa Bali (P3B).
Terhitung sejak 2 Nopember 2000 maka organisasi PT PLN (Persero) P3B
sebagai unit pusat laba (profit center) berubah status menjadi unit pusat investasi
(investment center). Perubahan status organisasi ini mengharuskan dilakukannya
kajian ulang visi dan misi organisasi, rekayasa ulang atas proses bisnis organisasi
ke arah yang lebih efisien, serta revitalisasi strategi organisasi dalam berbagai
aspek.
Peran dan tugas P3B sesuai Keputusan Direksi pembentukannya adalah
mengelola operasi sistem tenaga listrik Jawa-Bali, mengelola operasi dan
pemeliharaan sistem transmisi tegangan tinggi Jawa-Bali, serta mengelola
pelaksanaan transaksi tenaga listrik antara PLN Pusat selaku Single Buyer dengan
perusahaan pembangkit dan unit distribusi.
Peran ini selaras dengan peran pada masa datang yang digambarkan pada
Kebijakan Restrukturisasi Sektor Ketenagalistrikan yang diluncurkan Pemerintah
49
pada 25 Agustus 1998, kecuali bahwa pengelola transmisi juga merupakan Single
Buyer, yang masih berada di PT PLN (Persero) Kantor Pusat.
3.1.2 Visi dan Misi
Visi :
Diakui sebagai pengelola transmisi, operasi sistem dan transaksi
tenaga listrik dengan kualitas pelayanan setara kelas dunia, yang mampu
memenuhi harapan stakeholders, dan memberikan kontribusi dalam
peningkatan kesejahteraan masyarakat.
Misi:
1. Melakukan usaha transmisi tenaga listrik yang efisien, andal, aman
dan ramah lingkungan
2. Melaksanakan pengelolaan operasi sistem tenaga listrik yang
handal, aman, bermutu dan ekonomis
3. Melaksanakan pengelolaan transaksi tenaga listrik yang transparan
dan kredibel
4. Melaksanakan pengembangan dan pemberdayaan suberdaya
manusia (SDM) yang kompeten dan professional
5. Mengembangkan usaha di luar usaha pokok yang dapat
memberikan kontribusi pada perolehan laba usaha.
50
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
GENERAL MANAGER
KEPALA AUDIT INTERNAL
MANAJER BIDANG PERENCANAAN
MANAJER BIDANG SISTEM TRANSMISI
MANAJER BIDANG KEUANGAN
MANAJER BIDANG SDM DAN ORGANISASI
MANAJER BIDANG OPERASI SISTEM
DEPUTI MANAJER PENGEMBANGAN KOMPETENSI
DEPUTI MANAJER PERENCANAAN
SISTEM
MANAJER BIDANG UMUM
DEPUTI MANAJER ENJINIRING
PROTEKSI, KONTROL DAN SCADATEL
DEPUTI MANAJER PENGENDALIAN OPERASI SISTEM
DEPUTI MANAJER PENGELOLAAN KEUANGAN
DEPUTI MANAJER ADMISNISTRASI UMUM DAN FASILITAS
DEPUTI MANAJER PENGADAAN DAN PENGENDALIAN
INVESTASI
DEPUTI MANAJER PERENCANAAN SCADATEL,
METERING, DAN TI
MANAJER REGION JAWA TIMUR DAN BALI
MANAJER REGION JAWA TENGAH DAN D.I.Y
DEPUTI MANAJER KESELAMATAN
KETENAGALISTRIKAN DAN LINGKUNGAN
MANAJER REGION JAKARTA DAN BANTEN
MANAJER REGION JAWA BARAT
DEPUTI MANAJER ENJINIRING SISTEM
TRANSMISI
DEPUTI MANAJER PERENCANAAN DAN ANALISA
OPERASI SISTEM
DEPUTI MANAJER PERENCANAAN PERUSAHAAN
DEPUTI MANAJER PENGEMBANGAN
ORGANISASI
DEPUTI MANAJER ANGGARAN
DEPUTI MANAJERHUKUM, KOMUNIKASI SI
BINA LINGKUNGAN
DEPUTI MANAJER PEMBINAAN O& M
DEPUTI MANAJER TRANSAKSI TENAGA
LISTRIK
DEPUTI MANAJER ADMINISTRASI SDM
DEPUTI MANAJER AKUNTANSI
DEPUTI MANAJER TEKNOLOGI INFORMASI
DEPUTI MANAJER FASILITAS OPERASI
SISTEM
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) P3B Jawa-Bali (Sumber: Uraian
Jabatan Kantor Induk PT PLN (Persero) P3B JB Edisi 1 Tahun 2007)
51
3.2.1 Wewenang dan Jabatan
3.2.1.1 General Manager (GM)
General Manager membawahi dan mengkoordinasi beberapa
manajer-manajer bidang berikut:
3.2.1.1.1 Manajer Bidang Perencanaan
Manajer bidang perencanaan memiliki wewenang diseputar bidang
perencanaan dan membawahi Deputi – Deputi Manager berikut:
3.2.1.1.1.1 Deputi Manajer Perencanaan Sistem
Mengkoordinasi kegiatan di sub bidang Perencanaan
Sisstem Agar menghasilkan rencana perluasan sistem penyaluran
dan pembangkitan Jawa – Bali jangka panjang. Rinciannya:
1. Merekomendasikan kebutuhan investasi penyaluran.
2. Merekomendasikan investasi pada pembangkit untuk
memenuhi pertumbuhanbeban.
3. Menerbitkan kajian teknis instalasi baru.
4. Menerbitkan kajian periodik tentang kinerja sistem
tenaga listrik.
3.2.1.1.1.2 Deputi Manajer Perencanaan Perusahaan
Mengkoordinasi kegiatan di sub Bidang Perencanaan
Perusahaan dalam rangka penyusunan Rencana Jangka Panjang
52
Perusahaan (RJPP) yang merupakan arah danacuan PLN P3B Jawa
Bali dalam melaksanakan kegiatannya; termasuk Rencana
SasaranKinerja Korporat (RSKK), Manajemen Risiko, Laporan
Manajemen dan LaporanPenilaian Tingkat Kinerja Triwulan dan
Tahunan. Rinciannya:
1. Mempertanggung jawaban Strategis Jangka Panjang
Perusahaan (RSJPP) untuk kurun waktu 5 tahun dan
diperbaharui secara periodik.
2. Menyarankan pemanfaatan sumber daya perusahaan
yang potensial berdasar proyeksi terhadap sumber daya
perusahaan.
3. Merekomendasikan kelayakan Anggaran Investasi dan
Anggaran Operasi untuk peningkatan kinerja korporat.
4. Mempertanggung jawaban Rumusan Sasaran Kinerja
Korporat.
5. Mempertanggungjawaban pembuatan Laporan
Manajemen Risiko.
6. Mempertanggungjawaban Laporan Manajemen
Triwulanan dan Tahunan.
7. Mempertanggungjawaban Laporan Tingkat Kinerja
Korporat Triwulanan
53
3.2.1.1.1.3 Deputi Manager Perencanaan SCADATEL
Metering & Teknologi Informasi
Mengkoordinasi kegiatan di Sub Bidang Perencanaan
SCADA & Telekomunikasi, Metering & TI dalam rangka
penyusunan Rencana Perluasan Sistem SCADA &
Telekomunikasi, Metering & TI Jawa Bali jangka panjang.
Rinciannya:
1. Mengevaluasi kebutuhan investasi sistem SCADA,
Telekomunikasi, metering dan TI dari Region / Bidang.
2. Merekomendasikan kebutuhan investasi sistem SCADA,
Telekomunikasi, Metering dan TI.
3. Menerbitkan buku :
• Rencana Perluasan Sistem SCADA &
Telekomunikasi Jawa Bali jangka panjang.
• Rencana Perluasan Sistem Metering & Teknologi
Informasi Jawa Bali Jangka Panjang.
4. Menerbitkan kajian teknis instalasi/produk teknologi
baru.
5. Berkoordinasi langsung dengan Manajer Bidang
Perencanaan, Deputi Manager bidang lain, Region dan Unit
untuk kelancaran tugasnya.
54
3.2.1.1.2 Manajer Bidang Sistem Transmisi
Bertanggungjawab atas Enjiniring Transmisi & Gardu Induk,
Proteksi / SCADA, Pengelolaan Asset & Pengendalian Konstruksi,
pengembangkan Pembinaan O&M Transmisi & GI serta pengelolaan
pelaksanaan K3 & Lingkungan Hidup untuk mendukung peningkatan
efisiensi & keandalan sistem instalasi penyaluran dalam mencapai Target
Kinerja P3B dengan sasaran Kecelakaan Kerja Nihil (Zero Accident)
yang memenuhi kaidah–kaidah Lingkungan Hidup. Rinciannya:
1. Menentukan kebijakan organisasi bidang teknik.
2. Mengambil keputusan dalam permasalahan kebijakan
managemen.
3. Menyetujui dan mengesahkan surat perintah kerja internal dan
eksternal.
4. Menentukan dan mengesyahkan RAB dan HPS.
5. Mendelegasikan tugas ke Deputi Manager pada bidang teknik.
6. Konsolidasi dengan unit kerja PLN, PEMDA, dan instansi
terkait.
Manajer bidang transmisi membawahi dan mengkoordinir Deputi-
Deputi Manajer berikut
55
3.2.1.1.2.1Deputi Manajer Enjiniring Sistem Transmisi
Mengkoordinir dan mengevaluasi serta mengendalikan
hasil pelaksanaan tugas-tugas sub bidang fungsi enjiniring
Transmisi & GI, yang terdiri atas perencanaan, survey, penyusunan
spesifikasi, teknik panduan rancang bangun dan anggaran serta
pekerjaanpekerjaan korektif, agar diperoleh hasil yang memenuhi
terhadap standar dan mutu yang telah ditetapkan serta memonitor
kinerja Unit/Region. Rinciannya:
1. Mengesahkan penetapan standar desain, Instalasi
penyaluran spesifikasi teknik
transmisi dan Gardu Induk serta Kinerja teknik.
2. Menetapkan hasil evaluasi program kerja yang
diusulkan oleh unit-unit/Region P3B.
3.2.1.1.2.2 Deputi Manajer Enjiniring Proteksi, Kontrol &
Scadatel
Mengkoordinir dan mengevaluasi kegiatan engineering
sistem proteksi & kontrol serta SCADA dan telekomunikasi untuk
transmisi Jawa Bali dan connection point dengan unit lain (PLN
Proyek, Pembangkit, Distribusi, Icon, konsumen TT, Kontraktor
dan Pabrikan) yang berupa sistem disain, problem solving dan
sistem pengembangan.
56
A. Internal Perusahaan :
1. Melakukan koordinasi kegiatan enjiniring proteksi dan
scadatel dengan Bidang lain P3B dan Unit-Unit P3B.
2. Mengesahkan penetapan
pola/kaidah/setting/spesifikasi/disain proteksi dan scadatel
yang akan diterapkan di sistem Jawa Bali.
3. Menetapkan hasil evaluasi program kerja proteksi dan
scadatel usulan unit-unit P3B Jawa Bali.
B. Eksternal Perusahaan :
1. Melakukan koordinasi kegiatan enjiniring proteksi dan
scadatel dengan PLN Distribusi, Icon+, Unit Pembangkit
dan Konsumen Tegangan Tinggi, dan pihak ke 3.
2. Mengesahkan penetapan
pola/kaidah/setting/spesifikasi/desain proteksi dan
SCADATEL yang diusulkan PLN Distribusi, PLN Proyek,
Kontraktor, Icon, Unit Pembangkit dan Konsumen
Tegangan Tinggi.
3. Menetapkan hasil evaluasi kelaikan penggunaan
peralatan proteksi danSCADATEL jenis baru atau yang
baru pertama kali dipasang di sistem Jawa Bali.
57
3.2.1.1.2.3 Deputi Manager Pembinaan O & M
Melaksanaan pengembangan dan pembinaan O&M
peralatan transmisi, gardu induk, Relai Proteksi dan scada
telekomunikasi dengan sasaran optimalisasi /peningkatan kesiapan
dan keandalan peralatan dengan memperhatikan aspek efisiensi
biaya dan kemampuan kompetensi SDM. Merumuskan metode dan
penerapan pelaksanaan O&M berdasarkan hasil evaluasi dan
kajian pelaksanaan kegiatan O&M GI & Transmisi sebagai
pengembangan dan perbaikan pelaksanaan O&M peralatan
sehingga keandalan dan kesiapan peralatan dicapai secara optimal
yang memenuhi standar dan mutu O&M setara perusahaan sejenis
di negara maju. Rinciannya:
1. Mengusulkan rekomendasi hasil kajian pelaksanaan
O&M.
2. Mengusulkan kebutuhan pengembangan pelaksanaan
O&M termasuk kebutuhan pelatihan petugas O&M untuk
peningkatan kompetensi SDM.
3. Menetapkan kondisi pengusahaan peralatan
GI&Transmisi termasuk termasuk relai proteksi dan
SCADA Telekomunikai.
4. Mengorganisir dan berkoordinasi langsung dengan unit
internal PLN P3B dan ekternal terkait dalam hal O&M dan
permasalahannya.
58
3.2.1.1.4 Deputi Manager Pengadaan dan Pengendalian
Investasi Transmisi
Mengendalikan Pelaksanaan Pekerjaan Investasi (SKI),
pengembangan aset Region dan PLN Proyek serta melaksanakan
proses serah terima proyek agar semua pekerjaan dilaksanakan
sesuai dengan jadwal, biaya dan mutu yang ditetapkan.
Rinciannya:
1. Bertanggung jawab kepada Manager Teknik,
berkoordinasi dengan semua Bidang dan Sub Bidang yang
terkait dengan konstruksi, logistik dan aset PT PLN
(Persero) P3B.
2. Melakukan pembinaan tentang pengendalian konstruksi
kepada Region.
3. Melakukan koordinasi masalah kebutuhan material baik
dengan intern (Region) maupun ekstern (PLN Proyek dan
PLN Unit lainnya).
4. Bertanggung jawab atas penyerapan SKI dan
melaporkannya kepada PLN Pusat.
3.2.1.1.5 Deputi Manajer Keselamatan Ketenagalistrikan &
Lingkungan
Mengkoordinasikan strategi dan kebijakan di bidang K3
agar K3 dapat dilaksanakan sesuai dengan peraturan dan
perundang-undangan, serta target kinerja perusahaan & kecelakaan
59
kerja nihil (zero accident) dapat tercapai. Mengkoordinasikan
strategi dan kebijakan di bidang Lingkungan Hidup agar
pelaksanaan pengelolaan dan pemantauan lingkungan ( RKL / RPL
– UKL / UPL ) serta kerawanan sosial di wilayah kerja PLN P3B
dapat dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang undangan
dan target kinerja perusahaan dapat tercapai.
1. Bertanggung jawab kepada Manager Bidang Sistem
Transmisi, berkonsultasi dengan Ahli Utama Transmisi dan
GI, serta berkoordinasi dengan semua Bidang dan Sub
Bidang yang terkait di lingkungan PT PLN (Persero) P3B.
2. Malakukan pembinaan tentang K3 & Lingkungan Hidup
kepada Region.
3. Melakukan Koordinasi dengan Instansi di luar PLN yang
berkaitan dengan K3 seperti Departemen Tenaga Kerja dan
Transmigrasi atau yang berkaitan dengan Lingkungan
Hidup seperti Departemen kementerian Lingkungan Hidup
dan BAPEDAL / BAPEDALDA.
4. Melaporkan permasalahan K3 & LH kepada DDLKL
PLN Pusat
60
3.2.1.1.3 Manajer Bidang Operasi Sistem
Manajer bidang operasi sistem memiliki wewenang di seputar bidang
operasi sistem, mengkoordinasi dan membawahi deputi-deputi manager berikut:
3.2.1.1.3.1 Deputi Manajer Pengendalian Operasi Sistem
Wewenang jabatan :
1. Melakukan negosiasi dengan pihak-pihak terkait baik
internal maupun eksternal BOPS, dan memutuskan
penyelesaian permasalahan bidding dan perencanaan
operasi mingguan serta operasi real time.
2. Mengembangkan prosedur kerja yang terkait dengan
pelaksanaan tugas bidding dan perencanaan operasi
mingguan serta perencanan operasi harian dan pelaksanan
real time-nya.
3. Mengusulkan parkiraan mingguan dan harian beban dan
energi.
4. Mengusulkan penjadwalan mingguan outage unit-unit
pembangkit.
5. Mengusulkan rencana operasi mingguan waduk PLTA.
6. Mengusulkan prakiraan pasokan daya mingguan dan
harian.
7. Mengusulkan alokasi mingguan pembelian energi dari
pusat pembangkit.
8. Mengusulkan SOP Hari Khusus, Strategi Operasi.
61
9. Mengusulkan hasil studi, hasil perhitungan, layanan
informasi di bidang tugas dan tanggungjawabnya sesuai
hubungan kerja.
10. Mengesahkan database yang dipergunakan dalam
bidang tugas dan tanggungjawabnya.
11. Mengusulkan pelatihan, studi banding, seminar,
pengadaan buku untuk pengembangan personel di bidang
tugas dan tanggung jawabnya.
12. Mengusulkan perbaikan atau alternatif bagi program
aplikasi dan pemilihan program paket di bidang tugas dan
tanggungjawabnya.
13. Mengusulkan surat dan dokumen di bidang tugas dan
tanggungjawabnya.
14. Melakukan tindakan yang diperlukan sesuai lingkup
tugas dan tanggungjawabnya.
3.2.1.1.3.2Deputi Manajer Transaksi Tenaga Listrik
Mengendalikan fungsi transaksi tenaga listrik di sistem
Jawa Bali terkait dengan kontrak PPA, PSA, dan jasa penggunaan
transmisi (TSA) agar tercapai hasil transaksi yang cepat, akurat,
akuntabel dan transparan, serta mengelola analisa dan evaluasi
pembangkit yang akurat dan tepat waktu untuk mendukung
keandalan dan keekonomian operasi sistem Jawa Bali.
62
1. Menyusun rencana pengembangan sistem transaksi
tenaga listrik untuk mendukung kebutuhan transaksi yang
sesuai dengan pasar listrik.
2. Mengelola sistem dan proses transaksi tenaga listrik
antara pihak-pihak yang bertransaksi terkait dengan kontrak
PPA, PSA dan TSA untuk memperoleh Berita Acara
transaksi yang akuran dan valid.
3. Menyelesaikan permasalahan transaksi terkait dengan
kontrak PPA, PSA dan TSA untuk dicapainya kesepakatan
dengan pihak-pihak terkait.
4. Mengevaluasi penyusunan tata laksana proses transaksi
terkait dengan kontrak PPA, PSA dan TSA bersama para
pihak untuk pedoman transaksi secara transparan dan
akuntabel sesuai kontrak.
5. Mengevaluasi aturan-aturan transaksi dalam Bidding
Rules, Market Rules, Grid Code dan aturan lainnya untuk
mendukung penerapan proses transaksi berdasarkan
regulasi dan aturan yang adil, transparan dan akuntabel.
6. Menetapkan laporan transaksi tenaga listrik dan neraca
energi serta laporan sesuai bidangnya untuk mendukung
laporan kinerja bidang dan korporat.
7. Menetapkan realisasi kinerja sub bidang transaksi
tenaga listrik untuk mengetahui unjuk kerja transaksi.
63
8. Mengevaluasi operasi sistem pembangkitan untuk
perencanaan operasi sistem pembangkitan yang handal dan
ekonomis.
9. Mengkoordinir analisa dan evaluasi neraca daya dan
neraca energi sistem Jawa Bali untuk perencanan operasi
sistem pembangkitan.
10. Mengkoordinir analisa dan evaluasi kinerja
pembangkit untuk perbaikan dalam pengoperasian sistem
pembangkitan.
11. Mengkoordinir analisa dan evaluasi pengoperasian
pembangkit kaskade untuk perencanaan pengoperasian
PLTA yang aman dan ekonomis terhadap sistem.
12. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan
atasan sesuai lingkup tugas dan tanggung jawabnya untuk
pencapaian kinerja bidang dan korporat.
3.2.1.1.3.3 Deputi Manajer fasilitas Operasi Sistem
Melaksanakan koordinasi dan pengendalian fungsi,
pengoperasian & pemeliharaan (O&M) serta pengembangan sistem
SCADATEL dan meter transaksi untuk meningkatkan ketersediaan
Master station, Telekomunikasi dan meter transaksi Jawa Bali.
1. Mengesahkan prosedur, instruksi kerja, rencana kerja,
dan laporan hasil evaluasi/analisis.
64
2. Memerintahkan pemilik instalasi untuk segera
memperbaiki gangguan SCADA, Telekomunikasi, dan
meter transaksi yang mempengaruhi kelancaran operasi
sistem Jawa Bali.
3. Memutuskan penyelesaian permasalahan pemeliharaan
dan pengembangan Master station, Telekomunikasi, RTU
dan meter transaksi.
4. Menetapkan rancangan spesifikasi pengembangan
Master station, Telekomunikasi, RTU dan meter transaksi.
5. Menyusun Rencana Kerja Anggaran Master station,
Telekomunikasi, RTU dan meter transaksi.
6. Mengusulkan kenaikan jenjang karier bawahan.
7. Mengusulkan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi
SDM.
3.2.1.1.4 Manajer Bidang Sumber Daya Manusia
Bertanggung jawab atas tersedianya SDM yang berkualitas serta
memiliki kompetensi sesuai bidang tugasnya meliputi penempatan,
pembinaan dan pengembangan SDM secara komprehensif dan terencana,
mengelola kegiatan administrasi kepegawaian berbasis sistem informasi
kepegawaian yang terpadu, meyelenggarakan hubungan industrial, serta
pengembangan organisasi sesuai kebutuhan dan penyempurnaan tata
laksananya termasuk penyelenggaraan analisa dan evaluasi jabatan,
65
perencanaan tenaga kerja, manajemen karir dan kinerja SDM untuk
mendukung pencapaian sasaran kinerja korporat.
1. Merekomendasikan pengembangan & penyempurnaan struktur
organisasi, proses manajemen, serta tatalaksananya.
2. Merekomendasikan standarisasi dan penyempurnaan proses
bisnis unit pelaksana dan bidang di kantor induk.
3. Merekomendasikan Formasi Jabatan, Uraian Jabatan, dan
Formasi Tenaga Kerja.
4. Merekomendasikan sistem pengembangan karir dan jalur karir,
serta peringkat unit pelaksana & sub unit pelaksana.
5. Mengembangkan SDM dilingkungan unit kerjanya.
Manajer SDM membawahi beberapa Deputi-deputi
manajer berikut :
3.2.1.1.4.1 Deputi Manajer Pengembangan Organisasi
Melakukan pengembangan dan penyempurnaan struktur
organisasi, proses bisnis, serta pengembangan kompetensi teknik
& non teknik dan pengembangan sistem karir agar mampu
mencapai efektivitas dan efisiensi proses manajemen dalam
mendukung tercapainya kinerja PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali.
1. Merekomendasikan pengembangan & penyempurnaan
struktur organisasi, proses manajemen, serta tatalaksananya.
2. Merekomendasikan standarisasi dan penyempurnaan
proses bisnis unit pelaksana dan bidang di kantor induk.
66
3. Merekomendasikan Formasi Jabatan, Uraian Jabatan,
dan Formasi Tenaga Kerja.
4. Merekomendasikan sistem pengembangan karir dan
jalur karir, serta peringkat unit pelaksana & sub unit
pelaksana.
5. Mengembangkan SDM di lingkungan unit kerjanya.
3.2.1.1.4.2 Deputi Manajer Administrasi SDM
Bertanggungjawab atas pengelolaan perencanaan dan
pengembangan sistem SDM, pengembangan SDM, layanan
administrasi personil, hubungan karyawan sehingga mampu
mencapai efektivitas dan efisiensi proses manajemen SDM dalam
memberikan kontribusi terhadap peningkatan produktivitas dan
nilai tambah SDM untuk tercapainya
kinerja.
1. Merekomendasikan strategi pengembangan SDM sesuai
dengan kesesuaian sasaran P3B
2. Merekomendasikan pengelolaan perubahan manajemen
SDM P3B
3. Merekomendasikan anggaran biaya SDM termasuk
anggaran pendidikan dan pelatihan
4. Merekomendasikan penetapan pengembangan pola
jenjang karir SDM termasuk reward dan punishment
67
5. Merekomendasikan dukungan infrastuktur sistem
informasi layanan SDM
6. Merekomendasikan kebijakan layanan pemeliharaan
kesehatan bagi pegawai beserta keluarga dan pensiun
beserta keluarga
7. Memberikan layanan administrasi pengembangan SDM
meliputi promosi, rotasi dan demosi di lingkungan P3B
8. Memberikan layanan administrasi personil, layanan
pemeliharaan kesehatan dan layanan informasi tentang
kebijakan perseroan.
3.2.1.1.5 Manajer Bidang Keuangan
Manajer bidang keuangan memiliki wewenang di bidang keugangan,
membawahi dan mengkoordinasi Deputi Manajer berikut:
3.2.1.1.5.1 Deputi Manajer Akuntansi
Mengkonsolidasikan, mendelegasikan, dan mengendalikan
fungsi akuntansi termasuk unit-unit meliputi akuntansi keuangan,
akuntansi biaya, akuntansi aktiva tetap, Akuntansi pekerjaan dalam
pelaksanaan dan akuntansi persediaan sesuai dengan standar
akuntansi keuangan yang berlaku. Rinciannya:
1. Mengembangkan sistem akuntansi berkaitan dengan
sistem akuntansi biaya berbasis aktivitas
68
2. Mengkonsolidasikan penyusunan laporan keuangan
secara akurat sesuai dengan standar akuntansi keuangan
3. Merekomendasikan usulan kepada atasan untuk
kelancaran fungsi akuntansi akibat adanya ketentuan baru.
3.2.1.1.6 Manajer Bidang Umum
Bertanggung jawab atas sistem perencanaan dan pengendalian
Teknologi Informasi, Administrasi Umum dan Fasilitas & Sarana Kantor,
serta Komunikasi, Hukum & R.O.W, guna mendukung pencapaian sasaran
kinerja P3B JB.
1. Menentukan kebijakan Organisasi Bidang Umum
2. Mengambil keputusan dalam permasalahan kebijakan
Manajemen.
3. Menyetujui dan mengesahkan surat perintah kerja Internal dan
Eksternal
4. Menentukan dan mengesyahkan Rencana pengadaan
Barang/Jasa, RAB dan HPS.
5. Mendelegasikan tugas ke Deputi Manager pada Bidang Umum
6. Konsolidasi dengan unit kerja PLN, PEMDA, dan instansi
terkait
7. Mengesahkan SPK/Surat perjanjian sesuai batas
kewenangannya.
69
Manajer bidang umum membawahi dan mengkoordinasi
deputi-deputi manajer berikut :
3.2.1.1.6.1 Deputi Manajer Hukum, Komunikasi, Bina Lingkungan
dan ROW
Melaksanakan koordinasi dan mengendalikan fungsi Hukum dan
Komunikasi, Bina Lingkungan dan ROW untuk meningkatkan kinerja
bidang umum.
1. Mengkoordinir staf fungsi hukum untuk mengikuti proses
persidangan yang berkaitan dengan permasalahan perusahaan.
2. Mengelola kontinuitas majalah PLN P3B Jawa Bali.
3. Mensyahkan usulan-usulan pekerjaan dari AMA HUMAS dan
Protokol, AMA Bina Lingkungan dan ROW, AMA Bantuan
Hukum, AMA Produk Hukum.
4. Memberikan informasi kepada publik untuk temu wicara dalam
rangka menyampaikan permasalahan hukum, komunikasi, bina
Lingkungan dan ROW.
3.2.1.1.6.2 Deputi Manajer Administrasi Umum & Fasilitas
Mengkoordinir dan mengendalikan Layanan Fasilitas Kantor, pada
fungsi Kesekretariatan, dan Keamanan & ketertiban dan fungsi
Administrasi Umum untuk mendukung pencapaian kinerja Bidang Umum.
Rinciannya:
70
1. Mengesahkan SPK/surat perjanjian sesuai batas kewenangannya
2. Mengelola anggaran pos 54 & 5.3 TU
3. Mengesyahkan laporan bulanan dan triwulan untuk pemakaian
barang-barang perabot kantor dan alat tulis kantor pada fungsi
pengelolaan Extra Comtable.
4. Mengendalikan pemakaian dan sarana fasilitas kantor sesuai
batas kewenangannya
5. Mengesahkan rencana pengadaan barang/jasa
3.2.1.1.6.3 Deputi Manager Teknologi Informasi
Mengendalikan fungsi pengelolaan data base, fungsi pembuatan
program dan fungsi. jaringan komputer agar diperoleh sistem teknologi
informasi yang handal. Merencanakan pembuatan RKS, RAB, HPS dan
spesifikasi teknik.
71
3.3 Prosedur sistem berjalan
Berikut ini akan dibahas tahap-tahap yang perlu dilakukan di dalam prosedur –
prosedur yang berjalan di bagian kendaraan dan excomptable di dalam PT (Persero) P3B
PLN Cinere Jawa Bali
3.3.1 Prosedur sistem kendaraan
Prosedur ini dimulai saat ada user yang meminta permohonan
perminjaman kendaraan.Berikut ini adalah prosedur-prosedur yang terjadi di
dalam bagian kendaraan:
1. User memulai dengan mengisi surat permohonan peminjaman kendaraan,yang
berisi nama, kepentingan, tujuan. user akan menentukan apakah dia perjalanan
dalam kota atau luar kota. apabila dalam kota, user melakukan pengisisan Surat
permohonan. tetapi bila luar kota, user akan melakukan pengisian SPPD. Apabila
user meminjam kendaraan untuk kepentingan pribadi, maka user akan mengisi
surat peminjaman social.
2. Lalu Surat itu akan diberikan kepada atasan user tersebut,dan atasan itu akan
melihat surat tersebut, dan memberikan persetujuan atau tidak.
3. Bila atasan user setuju, maka surat permohonan itu akan di berikan kepada
bagian kendaraan
4. Setelah surat-surat itu dibuat,maka bagian kendaraan akan memeriksa surat-
surat tersebut kembali. mulai dari memeriksa alasan peminjaman, tujuan, dan
72
persetujuan dari atasan.lalu bila surat tersebut disetujui oleh bagian
kendaraan,maka bagian kendaraan akan memeriksa apakah kendaraan tersedia
untuk perjalanan yang akan dilakukan.
5. bila kendaraan tidak tersedia, maka permintaan itu akan dipending terlebih
dahulu.dan akan diproses lagi apabila sudah tersedia. Atau bisa saja user memakai
kendaraan pribadi untuk perjalanan dinas nya, maka bagian kendaraan akan
membuat surat BBM menurut tujuan nya. Bila kendaraan tersedia,unutk social
maka bagian kendaraan akan mengkonfirmasi user bahwa ia boleh meminjam
kendaraan tersebut.unutk dalam kota dan luar kota, bagian kendaraan akan
membuat letter c (surat jalan) rangkap 3 yang berisi kan No mobil yang
digunakan.nama supir,jenis kendaraan,tujuan,pemakaian BBM.
6. Surat jalan tersebut, 1 disimpan oleh bagian kendaraan,1 diberikan kepada supir,
dan 1 lage diberikan kepada security. apabila semua tersebut telah
dilakukan,mobil dapat keluar dari kompleks PT (Persero) P3B PLN Cinere Jawa
Bali
7. Saat mobil kembali dari perjalanan, Apabila ada keluhan terhadap mobil
tersebut,maka mobil tersebut dapat diminta untuk diservis ( untuk mobil dinas ),
membuat keluhan kepada vendor ( untuk mobil koperasi )
8. Untuk mobil koperasi, setelah membuat keluhan kepada vendor,bagian
kendaraan akan mengirim keluhan tersebut dan menunggu balasan tindakan servis
dari vendor. sedangkan untuk mobil dinas, bagian kendaraan akan memasukan
73
nya ke bengkel dengan membuat surat permintaan servis yang berisi keluhan dan
masalah nya.
9. di bengkel, mobil akan diservis sesuai dengan surat permintaan servis.Setelah
diservis,maka bengkel akan membuat surat penanggung jawaban yang berisi
pekerjaan apa saja yang telah dilakukan, apakah mobil sudah dapat diperbaiki,
spare part apa saja yang dipakai.
3.3.2 Prosedur sistem excomptable
Menurut PT (Persero) P3B PLN Cinere Jawa Bali,berikut ini adalah
prosedur-prosedur yang berjalan di bagian excomptable:
1. User melakukan pengisian form permintaan, lalu di serahkan pada atasan user
2. Atasan user akan memeriksa dan bila sudah disetujui maka akan diserahkan
kepada bagian excomptable.
3. Bagian excomptable akan memeriksa formulir, lalu memeriksa apakah barang
yang diminta ada atau tidak. Bila tidak ada, maka bagian excomptable akan
membuat form SPK untuk meminta pembelian barang-barang tersebut lalu
diserahkan pada bagian pengadaan barang
4. Setelah bagian pengadaan barang membeli barang-barang tersebut,maka bagian
excomptable akan mencatat barang-barang tersebut menurut SPK ke dalam
catatan stok barang
74
5. Untuk permintaan rutin, setelah barang ada, maka barang yang diminta tersebut
akan langsung diserahkan kepada user yang meminta.
6. Untuk permintaan non-rutin, maka bagian excomptable akan membuat Form
penarikan untuk menarik barang di user tersebut yang ingin diganti.Setelah itu
akan bagian excomptable akan membuat Form penempatan,untuk meletakan atau
memposisikan barang baru tersebut kepada user yang meminta.
75
3.4 Diagram Aliran Data
3.4.1 Flow chart
3.4.1.Flow chart Bagian kendaraan
Dibawah ini adalah diagram aliran data dari bagian kendaraan pada
sistem berjalan.
76
Gambar 3.2 Diagram Alur Data Bagian Kendaraan PT PLN (Persero) P3B Jawa-Bali
77
3.4.1.2 Flow chart bagian Excomptable
Flowchart pada bagian excomptable terdiri dari :
Gambar 3.3 Diagram alur data Bagian
Extracomptable PT PLN (Persero) P3B Jawa-Bali
78
3.4.2 Diagram konteks
Gambar 3.4 Diagram Konteks sistem berjalan Bagian Kendaraan dan Excomp PT PLN
(Persero) P3B Jawa-Bali
79
3.4.3 Diagram Nol
Gambar 3.5 Diagram nol sistem berjalan Bagian Kendaraan dan Excomp PT PLN (Persero) P3B
Jawa-Bali
80
3.5 Hasil Wawancara
Proses wawancara dilakukan penulis terhadap salah satu user yang menjabat
sebagai Deputi Manajer Teknologi Informasi PT. PLN (Persero) P3B Jawa-Bali yaitu
bapak Wiyono. Proses wawancara dilakukan tanggal 21 september 2009. Tujuan dari
wawancara ini adalah untuk mendapatkan informasi tentang permasalahan dan
kekurangan sistem berjalan pada bagian kendaraan dan extracomptable.
3.5.1 Wawancara
Pertanyaan 1: Apakah dalam proses berjalannya terdapat permasalahan yang
terjadi pada bagian kendaraan dan extracomptable?
Jawab: Permasalahan biasanya terjadi karena belum di handel oleh sistem yang
berjalan secara terintegrasi. Sehingga karyawan yang ingin meminjam kendaraan
harus pergi ke bagian kendaraan untuk menyerahkan permohonan. Begitu juga
dengan bagian extracomptable. Lalu pada bagian kendaraan konsumsi Bahan
bakar tidak terdapat standar dan tidak dikontrol sehingga memungkinkan dana
keluar bisa tidak sesuai atau melebihi dengan yang dibutuhkan. Selain itu data-
data yang ada belum memiliki database yang terintegrasi sehingga data menjadi
double.
Pertanyaan 2: apakah sebelumnya ada rencana untuk membangun sistem dan
database untuk bagian kendaraan dan extracomptable ini?
Jawab: Sebelum ini sudah pernah ada software house yang menawarkan untuk
merancang sistem untuk bagian kendaraan dan extracomptable. Mereka sudah
81
melakukan survei dan analisis, namun mereka tidak pernah kembali lagi setelah
menyerahkan proposal.
Pertanyaan 3: Apakah memang perlu dirancang sebuah sistem dan database bagi
bagian kendaraan dan bagian extra comptable?
Jawab: itu pasti. Karena begini, transaksi-transaksi apabila tidak terkontrol oleh
sistem tentu ada kemungkinan akan keluar tidak sesuai dengan tujuannya. Sebagai
contoh adalah Permintaan dana untuk BBM tidak berdasarkan konsumsi
melainkan masih menggunanaka perkiraan. Begitu juga bila tidak memilki
database, data akan berpotensi untuk rusak, hilang dan double di tempat yang
berbeda.
Pertanyaan 4: Perlukah dibuatnya laporan akhir periode untuk kendaraan dan
extracomptable?
Jawab: tentu perlu. Hal itu biasanya untuk mengetahui apakah dibutuhkan
penambahan kendaraan apabila permintaan peminjaman bertambah dan berapa
kali mutasi, permintaan barang dan permintaan pembelian kendaraan dilakukan.
Pertanyaan 5: Kami merencanakan akan membuat sistem basis datanya. Kira-
kira bapak ada masukan untuk kami mengenai pemilihan DBMSnya?
Menggunakan Oracle atau SQL server?
Jawab: sebenarnya PLN memakai keduanya. Oracle untuk core process seperti
penggajian dan lain lain. SQL server kami juga sudah ada. Jadi silahkan kalau
mau menggunakan SQL Server.
82
3.6 Permasalahan yang dihadapi
Setelah melihat prosedur berjalan, Diagram Alur Data dan wawancara yang telah
kami lakukan dengan user di PT. PLN (Persero) P3B, kami dapat melihat beberapa
permasalahan yang dihadapi oleh sistem berjalan saat ini adalah:
• Berdasarkan prosedur dan Diagram alur data yang sudah ada dapat di lihat bahwa
transaksi peminjaman, servis kendaraan dan permintaan barang perlengkapan
masih berjalan secara manual dengan mengisi formulir-formulir yang tersedia lalu
diketik ulang untuk dimasukkan ke dalam excel. sehingga menghasilkan
pekerjaan dua kali yang sama.
• Basis data yang ada sekarang ini masih terdapat redudansi seperti surat
permohonan peminjaman kendaraan yang masih rangkap 3 dan surat perintah
jalan yang masih rangkap 2, dan lalu setelahnya dientri kembali kedalam excel.
3.7 Usulan Pemecahan masalah
Setelah kami melakukan analisa terhadap sistem yang berjalan.menurut kami
usulan yang terbaik adalah membangun suatu aplikasi sistem terintegrasi yang berbasis
data yang menghubungkan bagian kendaraan, extracomptable dan user. tentu saja basis
data yang kami rancang ini diharapkan dapat memecahkan masalah-masalah yang ada.
Tujuannya adalah untuk melakukan perubahan menjadi sistem terintegrasi untuk
mengatasi permasalahan yang terjadi pada saat sistem berjalan.