55

BAB 3

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisa Masalah

Pada sub bab ini penulis ingin menganalisa latar belakang perusahaan,

struktur organisasi, dan segala sesuatu yang berhubungan dengan PT Royal

Engineering.

3.1.1 Gambaran Perusahaan

PT Royal Engineering adalah perusahaan yang bergerak di bidang

penjualan dan service genset diesel dan chiller. Mesin diesel genset lebih dikenal

oleh masyarakat Indonesia dengan sebutan genset. Produk chiller lebih dikenal

dengan pendingin ruangan atau AC. Genset dan chiller sering digunakan oleh

industri-industri besar, perumahan, perkantoran, pertokoan-pertokoan atau mall.

Sedangkan pulau-pulau terpencil yang belum terjangkau aliran listrik hanya

mengggunakan generator.

Produk-produk Royal Engineering disupply oleh distributor-distributor

terkemuka dan sudah terbukti kualitasnya. Distributornya adalah Nasional,

Toshiba, Caterpillar, GenSet, Yanmar, Perkins, Mercedes, dan Mitsubishi.

Distributor-distributor tersebut merupakan distributor tetap untuk produk-produk

PT Royal Enginerring. Sampai saat ini PT Royal Enginerring sudah

menyediakan lebih dari 50 produk untuk setiap jenis yang dipasarkan.

56

3.1.2 Sejarah Perusahaan

PT Royal Engineering berdiri sejak 18 Januari tahun 1990 yang awalnya

berlokasi di Jln. Swadaya Raya Blok G no.1635 Jakarta Barat, dan sekarang

berlokasi di Jln. P.Tubagus Angke.Komp.BNI.Pesing Blok AA No.5A Jakarta

Barat. PT Royal Engineering merupakan pengembangan usaha dari kota Siantar

yang terlebih dahulu melayani penjualan diesel genset, generator, dan AVR

(Automatic Voltage Regulator). Seiring dengan berkembangnya zaman, maka PT

Royal Engineering termotivasi untuk semakin berkembang, maka dari itu

menambah satu asetnya dengan chiller/AC.

Dengan berkembangnya PT Royal Engineering maka dapat melayani

wilayah Indonesia bagian barat yang selama ini belum terlayani dengan optimal.

Pertama kali PT Royal Engineering dibuka dengan jumlah karyawan 10 orang

dan sekarang berkembang menjadi 40 orang.

3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan

Visi dari PT Royal Engineering adalah menjadi perusahaan yang

menyediakan jasa service serta penjualan genset diesel dan chiller yang

terpercaya melalui pelayanan yang baik, pemenuhan produk-produk yang

berkualitas.

Sedangkan misi dari PT Royal Engineering adalah menyediakan pelayanan

terbaik dalam service serta penjualan genset diesel,dan chiller, dan produk-

produk terkait serta memberikan dukungan dan solusi kepada customer untuk

tercapainya relasi jangka panjang yang saling menguntungkan.

57

3.1.4 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

3.1.5 Tugas dan Wewenang

• Direktur

Tugas dari seorang Direktur adalah :

- Memantau jalannya perusahaan;

- Melakukan planning atau perencanaan strategi kebijakan bagi

pengembangan perusahaan;

- Menyusun keputusan yang penting bagi perusahaan.

Wewenang dari seorang Direktur adalah :

- Menetapkan sasaran, tujuan jangka pendek maupun panjang;

- Memilih produk yang akan di pesan dari supplier.

58

• Kepala Divisi (General Manager)

Kepala Divisi bertugas mengawasi semua aktivitas perusahaan yang

berhubungan dengan kegiatan penjualan, pembelian, marketing, keuangan,

promosi, dan service. Wewenang dari Kepala Divisi adalah memberhenti

karyawan-karyawan yang dianggap lalai dalam menjalankan tugasnya.

• Kepala Gudang dan Suku Cadang

Tugas dari Kepala Gudang dan Suku Cadang adalah :

- Mencatat barang yang masuk dan keluar.

- Mengirim barang pesanan sesuai pesanan customer.

- Memastikan jumlah barang (genset diesel / chiller) dan suku cadang yang

di pesan dari supplier tidak kurang.

- Memastikan barang masuk dan keluar dalam keadaan baik.

Kepala Gudang mempunyai wewenang terhadap kegiatan yang berlangsung

di dalam gudang.

• Kepala Teknisi

Kepala Service bertugas mengawasi kinerja after sales service, yaitu

mengontrol kapan suatu pekerjaan harus selesai, dan mengontrol mesin-

mesin apa saja yang sedang atau yang akan diservice. Serta bertugas

mengawasi para mekanik yang secara langsung menangani perbaikan mesin,

dan memberi informasi kepada mekanik bila ada hal yang kurang di mengerti

oleh mekanik, serta memberikan tugas yang akan dilakukan oleh mekanik.

59

• Kepala IT

Kepala IT bertanggung jawab mengatur jalannya fungsionalitas perangkat

teknologi informasi dalam mendukung operasional PT Royal Engineering.

Ruang lingkup pekerjaan kepala IT meliputi pemeliharaan website

perusahaan, aplikasi aplikasi pendukung lainnya, jaringan LAN, koneksi

internet, pemeliharaan hardware di perusahaan. Kepala IT mempunyai

wewenang sebagai pengambil keputusan dalam pengadaan software,

hardware maupun jaringan didalam perusahaan.

• Network Engineer

Network Engineer memiliki beberapa tanggung jawab seperti melakukan

pemasangan, pemeliharaaan dan perbaikan terhadap hardware untuk jaringan,

dan jaringan komputer perusahaan, misalnya bila koneksi antar computer

atau hardware terputus.

• Sistem Engineer

Sistem Engineer memiliki tanggung jawab untuk melakukan pemasangan,

pemeliharaaan dan perbaikan terhadap perangkat keras server, perangkat

keras client, printer, penyediaan pirant lunak untuk server dan client. Serta

mengupdate program bila diperlukan.

• Kepala Penjualan (Head of Purchasing)

Kepala penjualan bertanggung jawab seputar pengadaan barang-barang untuk

kebutuhan PT Royal Engineering seperti alat-alat kantor, kebutuhan dapur

perusahaan, makanan dan minuman. Kepala penjualan mempunyai

60

wewenang sebagai pengambil keputusan dalam pengadaan kebutuhan

didalam perusahaan.

• Kepala HRD

Kepala HRD bertanggung jawab seputar absensi karyawan, izin, sakit, cuti,

perekrutan karyawan baru, mengadakan pelatihan bagi karyawan, pengaturan

hak hak karyawan dan memberhentikan karyawan, serta mereview

performance karyawan.

• Kepala Finance dan Accounting

Kepala Finance dan Accounting bertanggung jawab seputar keuangan

perusahaan. Kepala Finance dan Accounting bertugas me-review tugas tugas

dari stafnya, memberi laporan bulanan transaksi penjualan, pembelian, dan

pajak kepada kepala divisi.

• Accounting Staf

Tugas dari accounting staf adalah untuk memantau kegiatan transaksi berupa

penjualan mesin dan pembelian stok barang yang terjadi di perusahaan. Serta

pembayaran pajak setiap bulannya. Accounting staf mempunyai wewenang

seputar pencatatan semua kegiatan transaksi penjualan dan pembelian

perusahaan.

• Staf Administrasi

Membantu kelancaran proses administrasi dokumen perusahaan.

• Kepala Customer Service

Kepala Customer Service bertanggung jawab seputar kepuasan konsumen

setelah customer membeli produk dari perusahaan. Kepala Customer Service

61

bertugas mengawasi kinerja operator-operator dalam menangani dan

melayani customer ketika customer menyampaikan keluhan. Kepala

Customer Service berkewajiban mengadakan pelatihan kepada operator

mengenai prosedur penerimaan keluhan yang baik, sopan, ramah, dan benar.

• Operator

Operator bertugas menerima dan melayani customer ketika customer

mengadukan keluhan atau komplain.

• Maintenance Contract

Maintenance contract bertugas membuat contract, memperpanjang contract,

dan memperbaharui contract.

3.2 Analisa Sistem Call Center yang Sedang Berjalan

Setelah penulis menganalisa PT Royal Engineering, penulis mendapatkan

gambaran sistem aplikasi Call Center yang sedang berjalan di PT Royal

Engineering. Berikut adalah diagram dan penjelasan mengenai sistem yang sedang

berjalan berbasis DOS.

62

Menelpon PT Royal ENgineering

Menyebutkan company/contact

person/aset

Menerima laporan dari operator

Melaporkan pada customer bahwa masalah telah

selesai

Melakukan input customer

Data customer

valid?

Melakukan input complain

Melaporkan complain kepada

teknisi seraca manual

Menerima laporan dari teknisi

Menerima laporan complain

Datang ketempat customer

Masalah selesai ? Perbaiki kembali

Melaporkan kepada operator bahwa masalah

telahselesai secara manual

tidak

ya

belum

ya

Menolak laporan

Customer Operator Coordinator Tech Suport

Mulai

Selesai

Gambar 3.2 Diagram Sistem Yang Sedang Berjalan

Berikut adalah penjelasan mengenai gambar diatas :

Pertama kali customer menelpon PT.Royal Engineering, lalu customer

menyebutkan nama perusahaan / contact person. Kemudian operator melakukan

input data, bila data customer valid / ada didalam database Operator akan

menginput complain dari customer, bila data customer tidak valid / tidak ada

didalam database maka Operator menolak untuk menginput complain. Setelah

menginput complain maka Operator akan melaporkan complain secara manual

63

kepada CoordinatorTechnicalSupport. Setelah menerima laporan

CoordinatorTechnicalSupport mengirim teknisi untuk memperbaiki/menangani

complain, bila permasalahan belum bisa diselesaikan pada hari itu, maka

permasalahan akan dilanjutkan pada hari berikutnya. Seteleh masalah selesai,

CoordinatorTechnicalSupport melaporkannya kepada Operator secara manual.

Setelah menerima laporan, Operator memberitahukan kepada Customer bila

permasalahan sudah diselesaikan.

3.3 Analisa Kebutuhan Sistem

Pada sub bab ini penulis ingin menjelaskan bagaimana penulis menganalisa

kebutuhan-kubutuhan yang diperlukan, permasalahan yang terjadi, dan usulan

untuk memecahan masalah yang dihadapi oleh PT Royal Engineering.

3.3.1 Wawancara Sistem Berjalan

Untuk mengetahui kesulitan apakah yang dialami dalam sistem yang

sedang berjalan saat ini, maka penulis mengadakan wawancara dengan pihak

perusahaan.

1. Menurut anda apakah sistem aplikasi Call Center yang sedang berjalan di PT

Royal Engineering saat ini sudah memberikan hasil yang memuaskan ?

Jelaskan alasan anda.

Jawab : secara fungsional tidak mengalami masalah, masalah yang kita

hadapi sekarang tampilan yang kurang manis dan biaya pemeliharaan yang

mahal.

64

2. Menurut anda, apakah operator Call Center sering mengalami kesulitan

dalam mengatasi data-data keluhan yang disampaikan customer ?

Jawab : ya, karena data-data keluhan customer sering tercecer atau tidak

terorganisir karena kurangnya integrasi sistem dengan divisi terkait sehingga

tidak jarang keluhan customer tidak bias tertangani. Dan bila salah satu

operator absen, kami sangat kesulitan untuk memproses keluhan consumen.

3. Menurut anda, bagaimana cara terbaik untuk mengatasi masalah yang

dihadapi operator seperti pada pertanyaan No.2 ?

Jawab : mungkin dengan adanya sistem aplikasi Call Center berbasis web

yang baru dapat lebih mudah mengorganisir keluhan-keluhan consumen,

sehingga terabaikannya keluhan-keluhan consumen dapat diminimalkan.

4. Menurut anda, apa saja yang perlu ditambahkan ke dalam sistem aplikasi

Call Center PT Royal Engineering saat ini ?

Jawab : mungkin perlu ditambahkan database yang lebih baik, input

complain, input customer. Dan mungkin masih banyak yang perlu

ditambahkan, seiring dengan pembuatan sistem aplikasi Call Center yang

baru.

5. Menurut anda, bila metode Call Center yang baru dibuat, dan di

implementasikan, apakah dapat meningkatkan produktifitas kerja operator ?

Jawab : pastinya, karena sesuai dengan perkembangan teknologi, menangani

keluhan consumen melalui website lebih kurang dapat banyak membantu

mengatasi keluhan consumen, yang mana menjadi kendala buat kami.

65

3.3.2 Rancangan Kuisioner

Untuk mengetahui sistem yang akan diusulkan bagi PT Royal

Engineering dalam pengadaaan sistem aplikasi Call Center berbasis web yang

baru, maka penulis menyebarkan kuesioner kepada 15 responden PT Royal

Engineering. Kuesioner yang disebarkan sebanyak tiga lembar untuk setiap

responden yaitu pihak management, kepala customer service dan operator.

Rancangan kuesioner dapat dilihat didalam halaman lampiran, yang dimulai dari

Lampiran A-1.

Dari hasil kuesioner yang dikembalikan secara lengkap, penulis mendapat

kesimpulan bahwa sebagian besar karyawan PT Royal Engineering terbiasa

menggunakan komputer dan internet dalam kegiatan pekerjaan sehari-hari.

Penulis kemudian mencermati bahwa produktifitas operator dalam menangani

keluhan dari operator sangat lambat dan tidak efektif sehingga tidak jarang suatu

keluhan bisa ditangani dalam jangka waktu lebih dari satu minggu. Penulis juga

mendapat kesimpulan bahwa sistem yang sedang berjalan mempunyai beberapa

masalah sehingga sangat perlu diganti dengan sistem aplikasi Call Center yang

baru dengan alasan tampilan GUI kurang menarik, penggunaan program yang

sulit dipelajari, tidak terintegrasi dengan divisi lain.

3.3.3 Gambaran Permasalahan

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan pada PT Royal Engineering,

penulis menemukan bahwa permasalahan yang timbul merupakan akibat dari

lemahnya koordinasi antar divisi dan seputar pemakaian program itu sendiri.

Permasalahan yang sering timbul antara lain :

66

1. Tampilan GUI (Graphical User Interface) yang kurang menarik.

2. Sulit untuk melakukan maintenance dan patching program dikarenakan

sistem tersebut terinstall dimasing masing client, sehingga akan menyita

banyak waktu bila harus maintenance seluruh komputer client.

3. Diperlukan waktu, tenaga dan biaya untuk implementasi ketika menambah

jumlah operator atau membuka cabang baru, karena antara operator atau

cabang tidak saling terhubung.

4. Penggunaan komputer kurang optimal dikarenakan aplikasi Call Center yang

lama disimpan didalam disket dan hanya bisa berjalan di mode DOS

sehingga mengharuskan pengguna untuk mem-booting komputer melalui

disket untuk masuk ke DOS. Keadaan ini menyebabkan pengguna hanya bisa

menggunakan aplikasi Call Center yang lama saja, tidak bisa menggunakan

aplikasi Windows yang lain.

5. Lemahnya integrasi antar divisi yang berkaitan seperti divisi Operator,

Coordinator Tech Support dan Maintenance Contract.

3.3.4 Usulan Pemecahan Masalah

Setelah mengetahui permasalahan yang dialami PT Royal Engineering,

maka penulis memberikan suatu usulan yaitu membangun suatu aplikasi berbasis

web yang berfungsi untuk membantu PT Royal Engineering dalam pengajuan

proses complain yang memiliki fungsi utama :

1. Membuat sistem berbasis web yang terintegrasi antar divisi yang

bersangkutan.

67

2. Memberikan laporan yang up-to-date yang dapat mempercepat dalam proses

penyelesaian complain.

3. Memberikan status penyelesaian tugas yang up-to-date.

4. Membuat suatu sistem database yang lengkap.

5. Memberikan laporan yang dapat digunakan oleh semua pihak yang

berhubungan.

6. Membantu memudahkan proses instalasi jika ada penambahan user atau

cabang baru.

7. Membantu memudahkan proses pemeliharaan sistem.

8. Membantu mengoptimalkan penggunaan komputer.

9. Bisa diakses dari mana saja dan kapan saja.

3.4 Perancangan Sistem Usulan

Bila penulis sudah membahas mengenai usulan pemecahan masalah, maka

dibutuhkan perancangan sistem usulan, agar usulan yang disampaikan dapat lebih

mengenai sasaran sesuai dengan masalah yang dihadapi. Rancangan yang akan

dibahas adalah rancangan proses, dan rancangan database. Rancangan proses

disini akan diwakili dengan UML,yang mana akan menceritakan alur-alur sistem

yang akan dibangun. Sedangkan Rancangan database akan merancang tabel-tabel

yang akan digunakan untuk menyimpan data-data yang akan digunakan atau

dibutuhkan oleh sistem.

68

3.4.1 Rancangan Proses

Berikut ini adalah beberapa proses yang dibuat penulis untuk menjelaskan

aktifitas apa saja yang dapat dilakukan didalam proses Call Center PT Royal

Engineering. Proses tersebut akan dibahas dalam bentuk Class Diagram, Use

Case, Sequence Diagram, dan Activity Diagram.

3.4.1.1 Use Case Diagram

Gambar 3.4 menunjukkan gambar use case diagram sistem usulan

dengan tujuan memenuhi kebutuhan stakeholder. Dimana didalam Gambar 3.4

terdapat 4 aktor yaitu Customer, Administrator, Operator, dan Coordinator

Technical Support, yang mana setiap aktor tersebut memiliki aktivitas yang

berbeda-beda. Pada kasus disini Customer dapat melakukan 2 hal yaitu

menelpon PT.Royal Engineering, dan melakukan komplain. Administrator

dapat melakukan 6 hal yaitu memasukan user baru, delete user, edit user,

memasukan role, edit role, dan delete role. Operator dapat melakukan 5 hal

yaitu mencari data company, mencari data contact person, memasukan data

company, contact person, dan aset, memasukan complain yang di ajukan

customer, memperbaharui maintenance. Coordinator Technical Support Modul

dapat melakukan 4 hal yaitu memasukan solution, membuat, melihat, dan

mencetak surat kerja.

69

Gambar 3.3 Use Case Diagram

70

3.4.1.2 Class Diagram

Class diagram merupakan rancangan awal dari segala kegiatan dalam

Analisa dan design beroerientasi objek, karena tanpa class diagram rancangan

suatu proses kegiatan tidak akan berjalan sesuai dengan yang direncanakan.

Gambar 3.3 menunjukan objek objek yang diperlukan dan hubungan antar

objek yang ada dalam rancangan proses sistem usulan.

Gambar 3.4 Class Diagram

71

3.4.1.3 Sequence Diagram

Dalam menggambarkan serangkaian pesan yang saling mengalami

pertukaran yang dilakukan oleh object atau actor yang terdapat pada sistem

aplikasi Call Center berbasis web tersebut, maka sequence diagram aplikasi ini

dapat digambarkan sebagai berikut. Untuk memudahkan membaca sequence

diagram, penulis meletakkan gambar-gambar tersebut ke dalam halaman

lampiran, yang dimulai dari halaman Lampiran B-1.

3.4.1.3.1 Sequence Diagram pada Company

Disini akan dijelaskan serangkaian interaksi yang dilakukan Company

terhadap PT Royal Engineering yang berupa sequence diagram, diantaranya

adalah :

• Sequence Diagram Company Call PT Royal Engineering.

Disini company menelpon ke PT. Royal Engineering

• Sequence Diagram Company Report Complain.

Disini company melakukan complain

3.4.1.3.2 Sequence Diagram pada Administrator (Admin)

Disini akan dijelaskan serangkaian interaksi yang dilakukan

Administrator didalam sistem aplikasi Call Center berbasis web yang berupa

sequence diagram, diantaranya adalah :

• Sequence Diagram Admin login.

Disini dijelaskan admin melakukan login / masuk kedalam sistem

72

• Sequence Diagram Admin Add User.

Disini dijelaskan admin memasukan/menginput user baru

• Sequence Diagram Admin Edit User.

Disini dijelaskan admin melakukan edit/perubahan pada user

• Sequence Diagram Admin Delete User.

Disini dijelaskan admin menghapus user

• Sequence Diagram Admin Add Role.

Disini dijelaskan admin memasukan/menginput role

• Sequence Diagram Admin Edit Role.

Disini dijelaskan admin melakukan edit/perubahan pada role

• Sequence Diagram Admin Delete Role.

Disini dijelaskan admin menghapus role

3.4.1.3.3 Sequence Diagram pada Operator

Disini akan dijelaskan serangkaian interaksi yang dilakukan Operator

didalam sistem aplikasi Call Center berbasis web berupa yang sequence

diagram, diantaranya adalah :

• Sequence Diagram Operator Login.

Disini dijelaskan operator login/masuk kedalam sistem

• Sequence Diagram Operator Input Complain by Company.

Disini dijelaskan operator input/memasukan complain

• Sequence Diagram Operator Input Complain by Contact Person.

Disini dijelaskan operator input/memasukan complain

73

• Sequence Diagram Operator Add Company.

Disini dijelaskan operator memasukan/menginput company baru

• Sequence Diagram Operator Search Company.

Disini dijelaskan operator melakukan pencarian company pada database

• Sequence Diagram Operator Add Contact Person.

Disini dijelaskan operator memasukan/menginput contact person baru

• Sequence Diagram Operator Search Contact Person.

Disini dijelaskan operator melakukan pencarian contact person pada

database

• Sequence Diagram Operator Add Asset.

Disini dijelaskan operator memasukan/menginput asset perusahaan yang

belum terdaftar didalam database

• Sequence Diagram Operator Renew Maintenance Contract.

Disini dijelaskan operator memperbaharui maintenance contract

3.4.1.3.4 Sequence Diagram pada Coordinator Technical Support

Disini akan dijelaskan serangkaian interaksi yang dilakukan Coordinator

Technical Support didalam sistem aplikasi Call Center berbasis web yang

berupa sequence diagram, diantaranya adalah :

• Sequence Diagram Coordinator Login.

Disini dijelaskan coordinator login/masuk kedalam sistem

74

• Sequence Diagram Coordinator Entry Solution.

Disini dijelaskan coordinator mengentry/memasukan solusi untuk

masalah yang ada.

• Sequence Diagram Coordinator Make Work Order.

Disini dijelaskan coordinator membuat surat kerja

• Sequence Diagram Coordinator Print Work Order.

Disini dijelaskan coordinator mencetak surat kerja

• Sequence Diagram Coordinator View Work Order.

Disini dijelaskan coordinator melihat surat kerja

3.4.1.4 Activity Diagram

Dalam menggambarkan serangkaian alur aktivitas yang terdapat pada

sistem aplikasi Call Center berbasis web tersebut, maka activity diagram

aplikasi ini dapat digambarkan sebagai berikut. Untuk memudahkan

membaca activity diagram, penulis meletakkan gambar-gambar tersebut ke

dalam halaman lampiran, yang dimulai dari halaman Lampiran C-1.

3.4.1.4.1 Activity Diagram pada Company

Disini akan dijelaskan serangkaian alur aktivitas yang dilakukan

Company terhadap PT Royal Engineering yang berupa activity diagram,

diantaranya adalah :

• Activity Diagram Company Call PT Royal Engineering.

Disini dijelaskan aktivitas company menelpon ke PT. Royal Engineering

75

• Activity Diagram Company Report Complain.

Disini dijelaskan aktivitas company melakukan complain

3.4.1.4.2 Activity Diagram pada Administrator

Disini akan dijelaskan serangkaian alur aktivitas yang dilakukan

Administrator didalam sistem aplikasi Call Center berbasis web yang berupa

activity diagram, diantaranya adalah :

• Activity Diagram Administrator Login.

Disini dijelaskan aktivitas administrator melakukan login/masuk kedalam

sistem

• Activity Diagram Administrator Add User.

Disini dijelaskan aktivitas administrator menginput/mamasukan user baru

• Activity Diagram Administrator Edit dan Delete User.

Disini dijelaskan aktivitas administrator melakukan edit/perubahan dan

menghapus data user

• Activity Diagram Administrator Add Role.

Disini dijelaskan aktivitas administrator menginput/memasukan role baru

• Activity Diagram Administrator Edit dan Delete Role.

Disini dijelaskan aktivitas administrator melakukan edit/perubahan dan

menghapus data role

76

3.4.1.4.3 Activity Diagram pada Operator

Disini akan dijelaskan serangkaian alur aktivitas yang dilakukan Operator

didalam sistem aplikasi Call Center berbasis web yang berupa activity

diagram, diantaranya adalah:

• Activity Diagram Operator Login.

Disini dijelaskan aktivitas operator melukan login/masuk kedalam sistem.

• Activity Diagram Operator Input Complain by Company.

Disini dijelaskan aktivitas operator menginput/memasukan complain

• Activity Diagram Operator Input Complain By Contact Person.

Disini dijelaskan aktivitas operator menginput/memasukan complain

melalui contact person.

• Activity Diagram Operator Add Company.

Disini dijelaskan aktivitas operator menginput/memasukan data company

baru.

• Activity Diagram Operator Search Company.

Disini dijelaskan aktivitas operator melakukan pencarian data company

didalam database.

• Activity Diagram Operator Add Contact Person.

Disini dijelaskan aktivitas operator menginput/memasukan contact person

suatu perusahaan.

• Activity Diagram Operator Search Contact Person.

Disini dijelaskan aktivitas operator melakukan pencarian data contact

person didalam database.

77

• Activity Diagram Operator Add Asset.

Disini dijelaskan aktivitas operator memasukan/menginput asset

perusahaan yang belum terdaftar didalam database.

• Activity Diagram Operator Renew Maintenance Contract.

Disini dijelaskan aktivitas operator memperbaharui maintenance contract

3.4.1.4.4 Activity Diagram pada Coodinator Technical Support

Disini akan dijelaskan serangkaian alur aktivitas yang dilakukan

Coordinator Technical Support didalam sistem aplikasi Call Center berbasis

web yang berupa activity diagram, diantaranya adalah :

• Activity Diagram Coodinator Login.

Disini dijelaskan activitas coordinator melakukan login/masuk kedalam

sistem.

• Activity Diagram Coodinator Add Solution.

Disini dijelaskan activitas coordinator mengentry/memasukan solusi

untuk masalah yang ada..

• Activity Diagram Coodinator Make Work Order.

Disini dijelaskan activitas coordinator membuat surat kerja

• Activity Diagram Coodinator Print Work Order.

Disini dijelaskan activitas coordinator mencetak surat kerja

• Activity Diagram Coodinator View Work Order.

Disini dijelaskan activitas coordinator melihat surat kerja.

78

3.4.2 Rancangan Layar

Setelah diagram perancangan proses selesai dibuat, penulis kemudian

membuat rancangan layar untuk sistem aplikasi Call Center berbasis web.

Rancangan layar ini perlu dilakukan agar tampilan sistem aplikasi Call Center

berbasis web yang baru ini sesuai dengan yang sudah didesain.

Penulis membuat rancangan layar dengan bantuan piranti lunak Corel

Draw. Penulis merancang layar untuk setiap masing masing pengguna yaitu

Operator, Coordinator Technical Support dan Administrator.Untuk memudahkan

membaca rancangan layar, penulis meletakkan gambar-gambar tersebut ke dalam

halaman lampiran, yang dimulai dari halaman Lampiran I-1, J-1 dan K-1.

3.4.3 Rancangan Database

Pada umumnya, suatu rancangan sistem membutuhkan suatu wadah untuk

menampung data yang biasa disebut database. Untuk itulah dalam aplikasi ini,

penulis juga merancang database, karena tanpa database sistem tidak akan

berjalan dan data tidak akan terorganisir dengan benar. Sebelum membuat

database diperlukan sebuah rancangan database agar data-data yang dibutuhkan

sistem menjadi teratur, dan terorganisir. Rancangan database dapat dilihat

didalam halaman lampiran, yang dimulai dari halaman Lampiran D-1.

Penulis mengumpulkan informasi mengenai PT Royal Engineering, karena tanpa

informasi yang cukup penulis tidak bisa merancang dan mendesain sistem aplikasi Call

Center berbasis web untuk PT Royal Engineering. Di bab selanjutnya penulis membahas

implementasi dan evaluasi sistem yang telah dibuat.