52

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran umum perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT Abad Dua Satu Makmur didirikan oleh Lie Maryo Rusdi Hamid, yang

sekarang menjabat sebagai Direktur Utama perusahaan tersebut. Perusahaan

tersebut sebelum menjadi sebuah PT pada tahun 1992, pada awalnya masih

berupa usaha keluarga yang berlokasi di Jalan Batu Jajar No.12 H, Jakarta

Pusat dan menjual barang – barang hasil pertanian, elektronik dan lain - lain.

Lalu pada tahun 1992 perusahaan tersebut mendaftarkan diri menjadi sebuah

PT dengan nomor Tanda Daftar Perusahaan 09.05.1.51.23246 dan NPWP

01.601.587.7.025.000 yang sekarang berlokasi di Jalan Suryopranoto no.8B,

Ruko Komplek Harmony Plaza blok K 13 .

Sejak tahun 1997 PT Abad Dua Satu Makmur hanya bergerak dibidang

penjualan dan pendistribusian food supplement SEA-QUILL, dan

mencanangkan diri sebagai satu – satunya distributor resmi produk – produk

food supplement SEA-QUILL yang berasal dari Amerika. PT Abad Dua Satu

Makmur yang sekarang mempunyai sekitar 150 karyawan tetap dan kurang

lebih 500 orang SPG ( Sales Promotion Girl ) dan memiliki kantor cabang di

Bandung dan Surabaya, dengan komitmen “Untuk mencapai kehidupan Anda

yang lebih Sehat” berusaha mempersembahkan rangkaian produk makanan

kesehatan yang bermutu, teruji dan efektif. Produk-produk SEA-QUILL

53

diimpor dari produsen makanan kesehatan dengan fasilitas dan teknologi yang

canggih di Florida dan Georgia, U.S.A.

Bahan-bahan yang terstandar dan memenuhi berbagai persyaratan fisik,

teknis dan kimiawi. Tidaklah salah bila dikatakan “Alam menyediakan, SEA-

QUILL menyajikan untuk Anda”.

Sekarang ini PT Abad Dua Satu Makmur memasarkan lebih dari 50 macam

produk food supplement, dan terus berniat untuk memasarkan lebih banyak lagi

di masa yang akan datang. Sistem penjualan di PT. Abad Dua Satu Makmur

adalah sistem Penjualan Konsinyasi. Sistem ini biasa juga disebut sistem “titip

jual”. Perusahaan menitipkan barang-barang produk kepada outlet-outlet atau

counter-counter modern farmasi

3.1.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan sebuah struktur yang menandakan

keberadaan seluruh bagian penting perusahaan dan menunjukkan setiap

departemen dan divisi dalam perusahaan tersebut. Perusahaan sebagai suatu

organisasi yang mewakili manusia untuk mencapai sasaran yang diinginkan.

Bentuk dan rupa orang perusahaan tersebut harus mencerminkan jenis

usahanya. Tiap perusahaan mewakili struktur organisasi yang berbeda.

Sumber : P.T Abad Dua Satu Makmur September 2005

Gambar 3.1 “Struktur Organisasi PT. Abad Dua Satu Makmur”

55

Tugas dan Wewenang :

a. Direktur Utama

• Menentukan arah dan tujuan dari perusahaan yag akan dicapai pada

masa yang akan datang.

• Membuat kebijakan yang berhubungan dengan arah dan tujuan

perusahaan.

• Mengawasi kinerja perusahaan melalui laporan yang diterima dari

Direktur Operasional, Direktur Pemasaran, dan Manager Akuntansi

dan Keuangan.

b. Direktur Operasional

• Memimpin, membawahi dan mengawasi divisi – divisi operasional

yaitu divisi HRD, divisi Bagian Umum, divisi Logistik, divisi

Pembelian dan divisi Produk Kontrol dan menerima laporan

mengenai pendistribusian barang.

• Memberikan laporan mengenai divisi – divisi yang dibawahinya

kepada Direktur Utama.

c. Direktur Pemasaran

• Bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama, memimpin,

membawahi dan mengawasi divisi – divisi pemasaran yaitu divisi

Promosi, divisi Penjualan.

• Merencanakan strategi dan mengambil keputusan yang

berhubungan dengan kegiatan pemasaran.

56

• Menerima laporan dari divisi Promosi dan Penjualan, serta

meneruskannya ke Direktur Utama.

d. Manajer Akuntansi dan Keuangan

• Mengatur penggunaan dana perusahaan agar seefisien mungkin.

• Mengawasi kegiatan penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan.

• Membuat laporan mengenai pembelian dan penjualan.

• Menganalisa laporan keuangan, secara periodik dan mengadakan

evaluasi keadaan keuangan perusahaan.

e. Manajer SDM

• Membuat laporan yang berkaitan dengan hal – hal yang

menyangkut kepegawaian.

• Bertanggung jawab untuk merekrut, melatih, memberhentikan dan

memutasi karyawan atas persetujuan direktur.

• Berwenang untuk memberikan cuti, uang harian, dan gaji bulanan

kepada pegawai.

f. Manajer Bagian Umum

• Mengawasi hal – hal yang berkaitan dengan pembelian serta

perawatan perlengkapan dan peralatan kantor.

• Bertanggung jawab menjaga agar fasilitas kantor berfungsi dengan

semestinya.

• Memberikan laporan tiap bulan berkaitan dengan departemen yang

dipimpinnya kepada Direktur Operasional seperti biaya – biaya

57

yang dikeluarkan selama bulan ini untuk pembelian dan perawatan

fasilitas kantor.

g. Manajer Logistik

• Memberi persetujuan atau otorisasi berkaitan dengan keluar

masuknya barang ke gudang.

• Memberikan laporan tiap bulan berkaitan dengan departemen yang

dipimpinnya kepada Direktur Operasional seperti laporan mengenai

jumlah barang yg keluar dan masuk gudang selama 1 bulan.

• Melakukan pengecekan stok atau persediaan barang yang ada di

gudang, jika stok telah menipis maka akan melaporkannya ke

bagian pembelian.

h. Manajer Pembelian

• Mengatur pembelian barang jika stok barang di gudang telah

menipis dan mengatur negosiasi harga dengan pemasok.

i. Manajer Produk Kontrol

• Memberi perintah kepada kepala bagian untuk melakukan

pengontrolan terhadap stok barang yang ada di outlet.

j. Manajer Promosi

• Mencanangkan program promosi apa saja yang harus dilakukan

oleh perusahaan untuk meningkatkan penjualan, mengawasi

program promosi dilapangan. Promosi yang dilakukan dibedakan

menjadi 2 :

a. ATL (Above The Line)

58

Promosi ini dilakukan melalui media cetak dan elektronik.

b. BTL (Below The Line)

Kegiatan promosi yang dilakukan di lapangan antara lain :

i. Event Promotion; Seminar kesehatan, penyuluhan,

pameran kesehatan, dan lain - lain.

ii. Instore Promo; Pengecekan tekanan darah gratis,

pengecekan retina mata, dan lain - lain.

k. Manajer Penjualan

• Melihat dan mengontrol laju penjualan produk, kegiatan pesaing,

menentukan perlu tidaknya pembukaan outlet baru atau penutupan

outlet yang sudah ada.

• Mencari peluang bisnis baru atau pasar baru untuk dimasuki.

• Bertanggung jawab terhadap penjualan dan omset penjualan.

l. Medical Representative

• Dikepalai oleh seorang supervisor.

• Melakukan kegiatan pemasaran dan penjualan ke institusi-institusi

kesehatan seperti klinik, rumah sakit, apotik, dokter.

m. Toko Obat

• Dikepalai oleh seorang supervisor.

• Bagian ini melakukan kegiatan pemasaran dan penjualan ke toko-

toko obat tradisional.

n. Modern Farmasi

• Dikepalai oleh seorang supervisor.

59

• Bagian ini melakukan kegiatan pemasaran dan penjualan ke

modern-modern farmasi seperti guardian, century, dll.

3.2 Sistem Yang Berjalan

3.2.1 Prosedur Pembelian Barang

• Prosedur pembelian barang dimulai dari karyawan bagian Logistik

mengecek stok barang yang ada di gudang, jika stok barang sudah habis,

maka akan dibuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) sebanyak dua

rangkap:

1. Rangkap pertama diberikan ke bagian Pembelian

2. Rangkap kedua diarsipkan ke bagian Logistik

• Karyawan bagian Pembelian menerima Surat Permintaan Pembelian

pertama.

• Berdasarkan Surat Permintaan Pembelian, karyawan bagian Pembelian

akan melakukan pemesanan barang kepada pemasok dan melakukan

konfirmasi terhadap harga barang. SPP rangkap pertama akan diarsipkan ke

bagian pembelian.

• Karyawan bagian Pembelian membuat surat order pembelian sebanyak

empat rangkap.

1. Rangkap pertama dikirimkan ke pemasok.

2. Rangkap kedua dipegang oleh bagian Logistik.

3. Rangkap ketiga dipegang oleh bagian Akuntansi dan Keuangan.

4. Rangkap keempat diarsipkan ke bagian Pembelian.

60

3.2.2 Prosedur Penerimaan Barang

• Karyawan bagian Logistik menerima surat order pembelian kedua dari

bagian Pembelian.

• Ketika menerima barang dari pemasok, karyawan bagian Logistik

menerima faktur dan surat jalan dari pemasok. Karyawan bagian Logistik

akan melakukan pemeriksaan barang yang diterima berdasarkan surat order

pembelian kedua dan surat jalan dari pemasok.

• Setelah melakukan pemeriksaan, bagian Logistik menandai dan

menandatangani faktur dan surat jalan pemasok sebagai bukti atas

penerimaan barang.

• Berdasarkan barang yang sudah diterima, bagian Logistik memperbaharui

kartu stok yang ada. Surat order pembelian rangkap kedua akan diarsipkan

pada bagian Logistik.

• Faktur dan surat jalan pemasok yang sudah ditandatangani, diserahkan ke

bagian Pembelian.

• Berdasarkan faktur dan surat jalan pemasok yang diterima, bagian

Pembelian mencocokannya dengan surat order pembelian yang diambil dari

arsip. Bagian Pembelian mencatat atau merekap transaksi pembelian yang

terjadi.

• Bagian pembelian membuat nota pembelian sebanyak dua rangkap :

o Rangkap pertama beserta faktur dan surat jalan dari pemasok

diberikan ke bagian Akuntansi dan Keuangan.

o Rangkap kedua diarsipkan ke bagian Pembelian.

61

3.2.3 Prosedur Pembayaran Pembelian

• Bagian Akuntansi dan Keuangan menerima nota pembelian pertama beserta

faktur dan surat jalan pemasok dari bagian pembelian.

• Berdasarkan nota pembelian, bagian Akuntansi dan Keuangan akan

melakukan pembayaran tunai kepada pemasok dengan cara mentransfer

melalui bank.

• Setelah pembayaran dilakukan, bagian Akuntansi dan Keuangan akan

mengarsipkan bukti transfer, nota pembelian, faktur, dan surat jalan

pemasok.

3.2.4 Prosedur Penitipan Barang

• Karyawan bagian Penjualan mencari outlet-outlet seperti medical

representative, toko obat dan modern pharmacy untuk penitipanjual

barang.

• Setelah outlet ditemukan, karyawan bagian Penjualan akan membuat surat

penitipan barang sebanyak dua rangkap :

1. surat penitipan barang pertama diarsipkan ke bagian Penjualan

2. surat penitipan barang kedua diberikan ke bagian Logistik

• Bagian Logistik menerima surat penitipan barang rangkap kedua.

• Berdasarkan surat penitipan barang rangkap kedua, bagian Logistik

menyiapkan barang dan menandatangani surat penitipan barang sebagai

bukti pengeluaran barang.

• Selanjutnya, bagian Logistik memperbaharui kartu stok.

62

• Berdasarkan Surat penitipan barang, bagian Penjualan akan membuat surat

jalan sebanyak dua rangkap :

1. surat jalan rangkap pertama, dan kedua beserta barang dikirimkan ke

outlet untuk ditandatangani. Surat jalan rangkap kedua beserta barang

diserahkan ke outlet.

2. surat jalan rangkap pertama diserahkan ke bagian Akuntansi dan

Keuangan.

• Bagian Akuntansi dan Keuangan menerima dan mengarsipkan surat jalan

rangkap pertama dari bagian Penjualan.

3.2.5 Prosedur Penjualan Barang

• Setiap penjualan barang yang terjadi akan dicatat dan setiap minggu

karyawan bagian Penjualan akan memberikan laporan penjualan berupa

struk penjualan barang dari outlet.

• Berdasarkan struk penjualan dari outlet, maka bagian Penjualan akan

membuat faktur penjualan sebanyak tiga rangkap :

1. Rangkap pertama diserahkan ke outlet.

2. Rangkap kedua diarsipkan ke bagian Penjualan.

3. Rangkap ketiga diberikan ke bagian Akuntansi dan Keuangan.

• Bagian Akuntansi dan Keuangan menerima dan mengarsipkan faktur

penjualan rangkap ketiga dari bagian Penjualan.

63

3.2.6 Prosedur Retur

• Bagian Penjualan menerima retur dari outlet beserta barang dan kemudian

bagian Penjualan membuat bukti retur penjualan rangkap tiga.

1. Rangkap pertama dikirim ke bagian Akuntansi dan Keuangan.

2. Rangkap kedua dikirim ke bagian Logistik.

3. Rangkap ketiga diarsipkan di bagian Penjualan.

• Bagian Logistik menerima bukti retur penjualan rangkap kedua dari bagian

Penjualan.

• Berdasarkan bukti retur penjualan, bagian Logistik menyiapkan barang

sebagai pengganti barang yang diretur kemudian mengirimkan barang

tersebut ke outlet dan menandatangani bukti retur penjualan.

• Bagian Logistik memperbaharui kartu stok.

• Bagian Akuntansi dan Keuangan menerima bukti retur rangkap pertama

dari bagian Penjualan.

• Setelah bagian Logistik mengirimkan kembali barang yang diretur ke outlet

maka bagian Akuntansi dan Keuangan memperbaharui daftar stok barang

dan mengarsipkan bukti retur penjualan rangkap pertama.

3.2.7 Prosedur Tagihan dan Pembayaran Penjualan

• Faktur penjualan akan jatuh tempo dalam jangka waktu 30 hari setelah

faktur penjualan dibuat.

• Bagian Akuntansi dan Keuangan akan menagih ke outlet pada saat faktur

penjualan jatuh tempo.

• Setelah outlet melakukan pembayaran, bagian Akuntansi dan Keuangan

akan menandai faktur penjualan rangkap ketiga sebagai bukti pembayaran

telah dilakukan.

• Bagian Akuntansi dan Keuangan mencatat penerimaan kas yang terjadi.

• Faktur penjualan yang pembayarannya telah dilunasi akan diarsipkan di

bagian Akuntansi dan Keuangan.

Gambar 3.2 Diagram Alir Prosedur Pembelian Barang

Gambar 3.3 Diagram Alir Prosedur Penerimaan Barang

Gambar 3.4 Diagram Alir Prosedur Pembayaran Pembelian

Gambar 3.5 Diagram Alir Prosedur Penitipan Barang

Gambar 3.6 Diagram Alir Prosedur Penjualan Barang

Gambar 3.7 Diagram Alir Prosedur Retur Penjualan

Gambar 3.8 Diagram Alir Prosedur Penagihan dan Pembayaran Penjualan

3.3 Permasalahan Yang Dihadapi

Adapun permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh PT Abad Dua Satu

Makmur adalah:

• Kemungkinan data rusak dan hilang lebih besar karena data-data disimpan dalam

bentuk kertas.

71

• Memakan waktu yang lama dalam pencarian data-data seperti data barang,

pemasok, transaksi pembelian dan data lainnya karena pencarian dilakukan

secara manual..

• Sulitnya membuat dan menyajikan laporan-laporan bulanan maupun tahunan

yang dapat menghambat strategi penjualan.

• Seringnya karyawan melakukan kesalahan dalam perhitungan transaksi-transaksi

yang terjadi dalam perusahaan.

3.4 Analisis Kebutuhan Informasi

Kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh PT. Abad Dua Satu Makmur yang

dijelaskan dan ditampilkan kedalam bentuk entitas beserta dengan penjelasannya

sebagai berikut :

Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi

Entity Name Description

Karyawan Merupakan entitas yang memberikan

informasi tentang karyawan dari PT. Abad

Dua Satu Makmur

Jabatan Merupakan entitas yang memberikan

informasi tentang jabatan-jabatan yang ada

dalam PT. Abad Dua Satu Makmur

Pemasok Merupakan entitas yang memberikan

informasi tentang pemasok.

Outlet Merupakan entitas yang memberikan

72

informasi tentang outlet dari PT. Abad Dua

Satu Makmur.

Barang Merupakan entitas yang memberikan

informasi tentang stok barang yang dimiliki

oleh PT Abad Dua Satu Makmur

Pembelian Merupakan entitas yang memberikan

informasi tentang pembelian barang yang

dilakukan oleh PT Abad Dua Satu Makmur.

Penitipan Merupakan entitas yang memberikan

informasi tentang penitipan barang yang

dilakukan oleh PT Abad Dua Satu Makmur.

Penjualan Merupakan entitas yang memberikan

informasi tentang penjualan barang yang

dilakukan oleh PT Abad Dua Satu Makmur.

PembayaranBeli Merupakan entitas yang memberikan

informasi tentang pembayaran atas

pembelian barang yang dilakukan oleh PT

Abad Dua Satu Makmur

PembayaranJual Merupakan entitas yang memberikan

informasi tentang pembayaran dari outlet

atas penjualan barang yang dilakukan oleh

PT Abad Dua Satu Makmur

Retur Merupakan entitas yang memberikan

73

informasi tentang pengembalian barang oleh

outlet

3.5 Usulan Pemecahan Masalah

Berdasarkan permasalahan yang dihadapi di atas, usulan solusi yang baik dan

bermanfaat bagi pihak perusahaan di masa yang akan datang, antara lain:

• Membuat sistem basisdata yang mendukung perusahaan dalam menjalankan

transaksi-transaksi dalam perusahaan.

• Membuat aplikasi yang mampu mencari dan memperlihatkan data-data seperti

data barang, pemasok, transaksi pembelian, transaksi penjualan dan data-data

lainnya dengan cepat dan akurat.

• Membuat aplikasi untuk menghasilkan laporan untuk tiap transaksi yang

dilakukan oleh perusahaan.

• Membuat aplikasi yang dapat melakukan perhitungan otomatis sehingga dapat

mengurangi resiko kesalahan perhitungan oleh karyawan.

• Mengadakan pelatihan dengan sistem yang baru sehingga karyawan dapat

mengoperasikan sistem basisdata tersebut dan meningkatkan produktivitas kerja.